Pénzügy Működééssii lleeíírráss Figyelem! A leírás nem tér ki miután azt más leírások tartalmazzák - a rendszer általános működési, kezelési kérdéseire, azokat ismertnek tételezi fel. A leírás csak a modul azon menüpontjainak, adatinak, funkcióinak értelmezésével foglalkozik, melyek mögött lévő üzleti logika nem következik a menüpont, az adat illetve funkció megnevezéséből.
1. Fogalmak és működési alapelvek... 4 1.1 Fogalmak... 4 Előkészített számlák/bizonylatok... 4 Véglegesített számlák/bizonylatok... 4 Számla/bizonylat sablonok... 4 Pénzügyi tétel sablonok... 4 Ügylettípusok... 4 1.2 Működési alapelvek... 5 Bizonylatok rögzítése... 5 Bizonylatok keresése, tallózása... 5 2. A modul menüpontjai... 6 2.1 Állományok felügyelete... 7 Kimenő számlaállományok... 7 Bejövő számlaállományok... 8 Pénztárak... 9 Bank naplók... 10 Vegyes naplók... 11 2.2 Bizonylatok rögzítése... 12 Kimenő és bejövő számlák rögzítése... 12 Pénztár bizonylatok rögzítése... 15 Bank kivonatok rögzítése... 17 Vegyes tételek rögzítése... 19 Vegyes kompenzáció... 20 Pénzügyi Mérleg... 22 ÁFA bevallás... 23 2
Bevezetés A GOP-2011-2.2.1 és KMOP-2011-1.2.5 Vállalati folyamatmenedzsment és e-kereskedelem támogatása című Pályázati Felhívás V. számú melléklete Információs rendszerekkel, alkalmazásokkal szemben támasztott követelmények (V. számú melléklet) Pénzügyi, számviteli terület funkcionális specifikáció A követelménylista céljáról Jelen követelménylista (mint a GOP 2.2.1 / KMOP 1.2.5 pályázati felhívás melléklete) meghatározza azokat a minimális képességeket (funkciókat és azokhoz rögzített követelményeket), amelyeket egy pénzügyi, számviteli rendszernek tartalmaznia kell, abban az esetben, ha az a pályázati támogatásból kerül megvalósításra. A pénzügyi és számviteli rendszerekről A pénzügyi, számviteli rendszer ebben az esetben egy olyan szoftvert, szoftverkomponenst jelent, amely alkalmas arra, hogy: A számviteli-. ÁFA- és egyéb releváns törvények elvárásainak megfelelően folyamatosan követi a vállalkozás üzemgazdasági- és pénzügyi eredményességét, valamint a beszámolás-könyvvezetés kötelezettségéről szóló Kormányrendeletek előírásainak megfelelő könyvvezetést. Folyamatosan aktuális állapotot mutat a vállalkozás szállítói kötelezettségeiről és vevői követeléseiről, továbbá a rövid- és hosszabb távú likviditási tervek készítésével támogatja a vállalkozás pénzügyi stabilitását. Segítse az eszközgazdálkodás optimalizálását, a vállalat tulajdonában lévő tárgyi eszközök értékelését Lehetővé tegye bizonyos munkafolyamatok automatizálását, támogassa azok végrehajtását Segítse a cég működési hatékonyságának növelését Segítse a pénzügyi munkatársak munkáját, csökkentve a szükséges munkaerő ráfordítást. A fenti követelményeknek az alább ismertetésre kerülő Pénzügyi nyilvántartó program felépítése, funkcionalitása, szolgáltatásai valamint a kapcsolódó Főkönyv, Mérleg és Tárgyi eszköz modulok - megfelelnek. 3
1. Fogalmak és működési alapelvek 1.1 Fogalmak Előkészített számlák/bizonylatok Az előkészített bizonylatokat, a kimenő, bejövő számlák, valamint a pénztárbizonylatok, illetve a vegyes tételek esetében van lehetőségünk létrehozni. Az ilyen tételek nincsenek hatással a tényleges pénzügyi forgalmunkra, könyvelésre. Rögzítésük, megkötés nélkül - egyébként kötelező tartalmi elemek mellőzésével is lehetséges. Az előkészített bizonylatok korlátozás nélkül módosíthatók, törölhetők, tényleges hatásukat a véglegesítéskor fejtik ki. A funkció célja, hogy egyfajta piszkozatként, több lépcsőben, időben eltolva tehessük meg a bizonylatok rögzítését, a módosítás, változtatás lehetősége mellett. Előkészített típusú tételeket rögzíthetnek, a bizonylatokat tömegesen létrehozó funkciók is, mint például az import funkciók, kompenzáció, stb. Véglegesített számlák/bizonylatok A véglegesített bizonylatoknak, azokat a kimenő, bejövő számlákat, valamint a pénztár- és vegyes bizonylatok valamint bankkivonatokat nevezzük, melyek végleges sorszámon rögzítésre kerültek és már hatással vannak pénzügyi nyilvántartásunk és megfelelő kontírozottság esetén a főkönyvi könyvelésünk adataira. A bizonylat típusától és állapotától függően(pld. pénztár, illetve nyomtatott állapot) a végleges bizonylatok módosítása, esetleges törlése már megkötésekkel járhat. Számla/bizonylat sablonok Visszatérő, vagy tartalmukban hasonlóságot mutató bizonylatok rendszeres rögzítését könnyíti meg a sablonok használata. Egy-egy adattól, egy bizonylat teljes adattartalmáig terjedő skálában tölthetünk fel egy-egy sablon bizonylatot, melyet a jövőben, egyszerűen az általunk adott egyedi név alapján beemelhetünk az új sorszámon történő rögzítéséhez. A funkció fejlesztés alatt. Pénzügyi tétel sablonok Bejövő és kimenő számlák valamint pénztár bizonylatok esetében, rendszeresen visszatérő tételek rögzítését megkönnyítendő, törzsadatként felvehetjük és kiválaszthatjuk őket a bizonylat rögzítésekor. Ügylettípusok A rendszerben rögzíthető bizonylattípusokat jelenleg három előre beépített ügylettípusba sorolhatjuk. Belföldi, EU tagállam és Egyéb (EU-n kívüli). Ezen ügylettípusokhoz rendelhetünk az adott bizonylattípusra jellemző paramétereket, úgymint főkönyvi számlaszámok, Áfa kulcs, ÁFA típus, számlaformátum, stb., melyek az adott bizonylat automatikus paraméterezését segítik elő. 4
1.2 Működési alapelvek Bizonylatok rögzítése A bizonylatok rögzítését kezdhetjük előkészített típusú bizonylatok rögzítésével, melyek véglegesítés (egyes típusoknál nyomtatás) funkcióval tehetők végleges bizonylattá. Ez a lépéssorozat átugorható és rögzíthetünk közvetlenül végleges bizonylatokat is, a megfelelő állományokban. A pénzügyi listáinkra csak a véglegesített, főkönyvünkre pedig csak a hiánytalanul kontírozott végleges bizonylatok vannak hatással Bizonylatok keresése, tallózása A bizonylatok keresését típusonként eltérő, az adott bizonylattípusra jellemző, számos szűrési lehetőséggel felszerelt, oszloponként sorba is rendezhető, tallózó ablakokban végezhetjük. Ezekből az ablakokból a találati lista kimásolható, sőt ki is exportálható szükség esetén. Ezen keresőablakok elsősorban keresésre és nem adat export céllal készültek, emiatt a keresések optimalizálása érdekében maximálisan 100 találatot jelenítenek meg. Amennyiben ez nem lenne elégendő ilyenkor a program piros színnel kiemeli a talált sorok számát, további szűréssel szűkíthetjük a lehetséges találatokat. 5
2. A modul menüpontjai 6
2.1 Állományok felügyelete Kimenő számlaállományok A kimenő számlaállományokat elsősorban az alapján kell kialakítanunk, hogy mi milyen szempontok alapján szeretnénk állomány szinten különválasztani az egyes bizonylattípusokat, üzletágak tevékenységek forgalmát, hiszen egy állományon belül lehetőségünk van szinte az összes ügylettípus kezelésére is. Látható, hogy az adott állomány a három ügylettípus (Belföldi, EU, Egyéb) használatával, melyek közül az állományra nézve alapértelmezett is meg adható, egyszerre tudja támogatni az eltérő ügyleteket tartalmazó bizonylatok rögzítését. Minden kimenő számla állományhoz, egy-egy kapcsolódó vegyes naplót kell megadnunk, ahova a rendszer a bizonylatunkhoz kapcsolódó, automatikusan generált vegyes tételeket tudja majd rögzíteni, mint például árfolyam átértékelés, elhatárolások, stb. 7
Bejövő számlaállományok A Bejövő számlaállományokat szintén az alapján kell kialakítanunk, hogy mi milyen szempontok alapján szeretnénk állomány szinten különválasztani az egyes bizonylattípusokat, üzletágak tevékenységek bizonylatforgalmát, hiszen egy állományon belül lehetőségünk van szinte az összes ügylettípus kezelésére is. Látható, hogy az adott állomány a három ügylettípus(belföldi, EU, Egyéb) használatával, melyek közül az állományra nézve alapértelmezett is adható meg, egyszerre tudja támogatni az eltérő ügyleteket tartalmazó bizonylatok rögzítését. Minden bejövő számla állományhoz, egy-egy kapcsolódó vegyes naplót kell megadnunk, ahova a rendszer a bizonylatunkhoz kapcsolódó, automatikusan generált vegyes tételeket tudja majd rögzíteni, mint például árfolyam átértékelés, elhatárolások, stb. 8
Pénztárak Pénztár állományaink tagozódását egyértelműen meghatározza az, hogy mennyi és milyen pénztárakat vezetünk. 9
A pénztárak paraméterezése kiterjed, a pénztár előző évben található megfelelőjére, a devizanemre, vagy készpénzmozgásokra jellemző legkisebb egységre, nyitó egyenlegre és árfolyamra, de itt állíthatjuk be azt is,hogy generált pénztárbizonylattal mi állíthassunk ki bizonylatokat, vagy utólagos rögzítésként mi adhassuk meg azok bizonylatszámát. Előre definiálhatók a bizonylaton feltüntetendő pozíciók és személyek is. Bank naplók Bank állományaink tagozódását egyértelműen meghatározza az, hogy mennyi és milyen bankszámlát vezetünk. Bank naplót csak úgy tudunk létrehozni, ha a törzsadatoknál létrehozott bankot és bankszámlaszámot hozzárendeljük. 10
Vegyes naplók Több eltérő célú vegyes naplót is definiálhatunk igény szerint, generált, vagy kézzel megadható bizonylatszám kezeléssel. 11
2.2 Bizonylatok rögzítése Kimenő és bejövő számlák rögzítése Amennyiben a rendszer számlakészítő modulját használjuk a számlák kiállítására, akkor a kimenő számláink jellemzően onnan fognak érkezni ide, a számlatömböknél megadott paraméterek alapján, a bizonylat nyomtatásakor automatikusan. Természetesen kimenő számla kézzel is rögzíthető ezekben az állományokban, a bejövő számlákhoz hasonlóan. A számlafej részei Bizonylatszám és ügylettípus A bizonylat kézi rögzítésénél, magunknak kell bizonylatszámot megadnunk, majd ügylettípust választani. Partner és egyéb törzsadatok tallózása Törzsadatok tallózását érdemes a törzsadat nevének elejét beírva indítani, így a kereső ablak eleve a szűrt találatok listájával jelenik majd meg. Dátumok A program a klasszikus bizonylati dátumokon felül, megkülönbözteti a Számviteli és az ÁFA törvény szerinti teljesítés dátumokat. A könyvelési dátum alapján kezeli adatainkat a főkönyv, és az áfa dátum alapján az áfa listák. Devizanem és árfolyamok Devizás számla esetén adjuk meg az Sztv. valamint az ÁFA tv. szerint alkalmazandó devizaárfolyamot. A program, feltöltött devizaárfolyamok esetén (törzsadatok\cég\deviza árfolyamok) valamint az adóévnnél beállított paramétereknek megfelelően a teljesítés szerinti utolsó árfolyamokat fogja felajánlani. 12
Tételsor bevitele Tételsorok bevitele történhet kézzel, vagy Pénzügyi tétel sablon beemelésével, melyet a Tételsor megnevezés mezőből tallózhatunk ki. Kézi bevitel esetén az Áfa típus, az ÁFA kulcs és a kontír szám is törzsadatként tallózható. A tételsor beviteli mezők fejléceire jobb-egér gombbal kattintva láthatóvá tehetjük a bruttó bontó mezőt, ahol a tételsor összegét akár bruttó módon is megadhatjuk. Minden tételsorhoz többsoros megjegyzés is fűzhető a bal alsó Megjegyzés mezőben. Tételsorok gyűjtőzése A minden tételsort egyenként kiválasztva több gyűjtőt is rendelhetünk hozzá (párhuzamos analitikák is kezelhetők!), Sz oszlopban található kapcsolóval megadható módon százalékértékben, vagy összegben kifejezve, egyben vagy több gyűjtőre bontva. ÁFA összesítő Itt tekinthetjük meg a bizonylat áfa értékeit a bevallással összefüggésben. Bizonylat alap és áfa adatai csak devizás tétel esetén térhetnek el a bevallási adatoktól. Ütemezések, Kiegyenlítések A Fizetés ütemezés rovatban megjelenő fizetési határidőt és összeget szétbonthatjuk több részletfizetési határidőre, részöszegre is. 13
A Kiegyenlítések és Folyamatban lévő kiegyenlítések rovatban megjelenő, automatikusan generált kiegyenlítés bejegyzések bővíthetők technikai kivezetéssel a kapcsolódó vegyes naplóban folyamatban lévő kiegyenlítés esetén előkészített vegyes tétel, kiegyenítés esetén véglegesített vegyes bizonylat jön létre. Csatolmányok Itt jelenik meg a kiállított számlák PDF számlaképe, illetve ide csatolhatók az archiválási céllal digitalizált bizonylatok is. A bizonylatokhoz a további füleken Megjegyzés, belső hivatkozások és Feladatok kapcsolhatók. Ezek a funkciók részben még fejlesztés alatt állnak 14
Pénztár bizonylatok rögzítése Pénztárbizonylatok keresése közben összeghatárra és a bizonylaton szereplő személy nevére, partnerre, bizonylat számra, sorszámra és dátumra is szűrhetünk. Új bizonylat rögzítését az irány megadásával kell kezdenünk. Új bevétel / Új kiadás A bizonylatfej részei Bizonylatszám A bizonylat kézi rögzítésénél, magunknak kell bizonylatszámot megadnunk, generált kapcsoló esetén pedig a program adja a következő bizonylatszámot. 15
Átvevő és pénztáros A pénzmozgásnál személyesen jelenlévő természetes személyek, nem cégek. Árfolyam A program, feltöltött devizaárfolyamok esetén (törzsadatok\cég\deviza árfolyamok) a dátum szerinti utolsó árfolyamokat fogja felajánlani. Tételsor bevitele Tételsorok bevitelénél először a tétel típusát kell kiválasszuk, ennek megfelelően: Normál típus esetén a Megnevezés mezőből tételsablonokat Kp számla típus esetén a Partner mezőből és a Megnevezés mezőből tételsablonokat Vevő/szállítókiegyenlítés esetén a bizonylat mezőből kiegyenlítendő számlákat Kötelezettség kiegyenlítés esetén pedig a bizonylatszám mezőből kötelezettségeket tallózhatunk ki a tételsor feltöltéséhez. Tételsorok gyűjtőzése A minden tételsort egyenként kiválasztva több gyűjtőt is rendelhetünk hozzá, Sz oszlopban található kapcsolóval megadható módon százalék értékben, vagy összegben kifejezve, egyben vagy több gyűjtőre bontva. 16
Bank kivonatok rögzítése A bank kivonat beviteli ablakának az elrendezése a kivonatok szerkezetét követi. A kivonat bizonylatszámának és dátumának megadása után a tranzakció irányát kell kiválasztanunk. Lehetséges, hogy a kivonaton egyetlen sorban szereplő tranzakció, valójában számos bizonylatnak a kiegyenlítését takarja, mint a fenti ábrán is látható. Az ilyen tranzakciók kiegyenlítésekre bontott sorainak külön-külön megadható megjegyzése és gyűjtői lehetnek. A tranzakció irányának kiválasztásakor meg kell adjuk a forrástípust is. Majd pedig rendelkeznünk kell arról, hogy a tranzakcióhoz kapcsolódik-e bizonylat. 17
Kimenő és bejövő számla esetén bizonylatot Kötelezettség esetén kötelezettséget tallózhatunk be, ÁFÁ-s bizonylat választásra pedig ÁFA tartalommal bíró bizonylatot rögzíthetünk le. 18
Vegyes tételek rögzítése A vegyes tételek rögzítésének többségét a rendszer automatikusan végzi az analitikus modulokból úgy, mint Tárgyi eszköz nyilvántartó, vagy éppen pénzügyi tételek technikai kiegyenlítése, kompenzációjának eredményeképp. Kézi rögzítés egyszerűen a tartozik, követel oldalak könyvelésével A rögzítendő tétel tartozik és követel oldalának meg kell egyeznie, de a tétel oldalankénti összegeinek száma nincs megkötve. 19
Vegyes kompenzáció Az Új egyéb választásával elérhető a kompenzáció funkció, mely adott partner bejövő és kimenő számlái közül kigyűjti a ki nem egyenlítetteket,. Az ablak két oldalában kiválaszthatók az összevezetendő bizonylatok és megadható, hogy melyikre kerüljön a részkiegyenlítés eltérő egyenlegek esetén. 20
Az összevezetésről kompenzációs megállapodás nyomtatható. Melynek tartalma szerkeszthető a rendszer adminisztrációs felületén (CobraConto.Admin) a listaformátumok karbantartásánál. 21
Pénzügyi Mérleg A kiválasztott állományokból gyors összesítés kérhető le, várható bevételekkel és kiadásokkal történő kiegészítés mellett. 22
ÁFA bevallás ÁNYK (ABEV) program áfa bevallási nyomtatványához xml exportot készthetünk megfelelő paraméterezés után a Start megnyomásával. Közösségi partnereinkre adószámonkénti összesítést és xml exportot készíthetünk 23
24
Az ABEV összerendelés funkció alatt elvégezhetjük a bevallási sorok összerendelését az Áfa tételeinkkel. 25