B. melléklet Kitöltési segédlet és tájékoztató- Adatgyűjtés indítási adatlap V4 Az Adatgyűjtés indítási adatlap célja az adatgyűjtési tevékenység módszertanának fejlesztése. Szándékaink szerint kitöltése során előtérbe kerülnek mindazok az elemek, amelyeket érdemes tisztázni egy adatgyűjtés megkezdése előtt. Az adatlap segítségével biztosítható, hogy a gyűjtött adatok olyan lényeges és valid információkat tartalmazzanak, amelyek megfelelnek a kitűzött célnak, megelőzhetőek az adatgyűjtések során gyakran előforduló típushibák, megtakarítható az az idő, amely a hibák kijavításával, illetve a valóban hasznosítható adatok ismételt bekérésével telne, és fokozható a minőségfejlesztési tevékenységek megvalósulásának hatékonysága és hatásossága az adatgyűjtés eredményeinek célzott terjesztésével. Az adatlap és szükséges csatolmányainak kézhezvételét követően Főosztályunk áttanulmányozza azokat, majd személyes megbeszélést kezdeményez az adatgyűjtést indítani kívánóval a dokumentumok végleges változatának kialakítása érdekében. Kérjük, hogy ha a kitöltés során bármilyen kérdése merülne fel, akkor azt jelezze a mihalicza.peter@gyemszi.hu e-mail címen vagy a 06-1-356-1522/m.:128-as telefonszámon. Segítő közreműködését megköszönve: GYEMSZI- Minőségügyi Főosztály
I. Az adatgyűjtés pontos megnevezése II. Az adatgyűjtés által megválaszolható főbb kérdések, várt eredmények, és esetleges számszerű célkitűzések A kérdés és a várt eredmény megfogalmazása kötelező, a célkitűzés opcionális. Kérjük, kerülje a túl általános kérdéseket! Példa az általános kérdésre: Kérdés Várt eredmény Célkitűzés Milyen a betegellátás minősége? Az ellátás minősége nem megfelelő Az ellátás minősége javuljon Példa a konkrét kérdésre: Kérdés Várt eredmény Célkitűzés Az XY irányelvben foglalt MZ betegellátási folyamat a gyakorlatban megvalósul-e? Az MZ folyamat az esetek 80 százalékában megvalósul. Egy éven belül az MZ folyamat az esetek 90 százalékában valósuljon meg. A kérdések megfogalmazásakor az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni: A szakma milyen tevékenységét, résztevékenységét, eljárását és milyen indokkal vizsgálja a tervezett adatgyűjtés? Milyen betegcsoportot és milyen indokkal vizsgál az adatgyűjtés? Milyen kimenetet (outcome) vizsgál az adatgyűjtés? Mérhetővé tehetőek-e a kérdések? Potenciálisan rendelkezésre állnak-e információk a kérdések megválaszolásához? A kérdésre kapott válasz milyen módon épül be a minőségfejlesztési tevékenységbe? Az adatgyűjtés várt eredményeinek kitöltésekor arra térjen ki, hogy előzetes várakozásai szerint az adott kérdésre vonatkozóan az adatfeldolgozás és az azt követő adatelemzés milyen képet fog mutatni a vizsgált szakmai területről (pl. meg lehet fogalmazni az indikátorok értékeire vonatkozó várakozásokat, előző adatgyűjtések, tudományos közlemények eredményeit, nemzetközi tapasztalatokat). A célkitűzések megfogalmazásakor javasoljuk az alábbi kritériumok figyelembe vételét: Rövidítés Ismérv Példa/magyarázat I Időben Például: Az elkövetkezendő két év során behatárolt S Specifikus Pontosan meghatározott végpontok és célértékek M Mérhető Például: a szövődményszám 10 %-os csökkentése E Elérhető Az ellátási folyamatok intézményszintű vagy rendszerszintű szabályozásával az egészségügy saját erőforrásaira, lehetőségeire támaszkodva képes teljesíteni R Releváns A szakma alapvető céljaival/prioritásaival összhangban van
III. Az adatgyűjtés típusa: A leginkább megfelelő választ kérjük bejelölni. Ez a besorolás egyben segíthet a kérdések még pontosabb meghatározásában, fókuszálásában is. IV. Az adatgyűjtés eredményeiről a következő visszajelzések tervezettek: Több válasz is lehetséges. V. Az adatgyűjtés eredményei alapján a következő minőségfejlesztési tevékenységek tervezettek: Több válasz is lehetséges. A tevékenységeknek érdemes összhangban lenniük az adatgyűjtés eredményeire vonatkozó előzetes hipotézisekkel. VI. Visszacsatolástól várt eredmények, hasznosítási módok Az eredmények visszajelzésének, valamint a tervezett minőségfejlesztési tevékenységek ellátásra gyakorolt hatásának leírása, kifejtése. VII. Amennyiben az adatgyűjtés célja a szakmai szabályok, standardok betartásának vizsgálata, akkor az alábbiakban kérem, sorolja fel az érintett szakmai protokollokat, irányelveket, módszertani leveleket vagy EBM ajánlásokat, az elérhetőségük megadásával EBM= Evidence Based Medicine A táblázat szabadon bővíthető. Lehetőség szerint internetes elérhetőségeket adjon meg. VIII. Milyen elvek alapján történt a témaválasztás Több válasz is lehetséges. IX. A megkívánt adatszolgáltatás adatszolgáltatói Az adatszolgáltatói kör meghatározása: Például: az intenzív ellátást nyújtó fekvőbeteg osztályok Ezen a körön belül: Egy válasz lehetséges. Véletlenszerű minta esetén az alábbi tényezők mentén szükséges a reprezentativitást biztosítani: Például: ágyszám, progresszivitási szint Választott minta estén a kiválasztás pontos szempontjai Például: A 2011. szeptember 1. és 30. között adott ellátást végző X megyei szolgáltatók. X. Az adattartalom redundanciáját kivédendő, más megvizsgált adatgyűjtések (OEP finanszírozási adatlapok, regiszterek, ÁNTSZ jelentések, KSH jelentések, egyéb szakmai adatgyűjtések): Kérjük, hogy vizsgálja meg adatelemenként, hogy a jelen adatgyűjtés során bekért információkhoz hozzájuthatnánk-e más adatforrásból. Pl. OEP, KSH, másik szakfelügyeleti adatgyűjtés stb.
XI. Az adatszolgáltatás megvalósítása Kérjük, jelölje meg, hogy az adatgyűjtés milyen feltételek mellett valósuljon meg a főbb célok teljesülése és az adminisztrációs költségek minimalizálása mellett. A három éves korlátozás indoka, hogy három évenként mindenképpen felülvizsgáljuk az egyes adatgyűjtéseket, annak érdekében, hogy a begyűjtött információ lépést tarthasson az időszak alatt bekövetkezett szakmai változásokkal. Az adatszolgáltatás gyakorisága lehet például éves, negyedéves, havi, heti, esetszintű. Az időbeli mintavétellel az adatszolgáltató adminisztrációs terhe csökkenthető azzal, hogy nem minden érintett esetet kell jelentenie, hanem csak egy szűkített kört. A minta meghatározható hónap, nap, napszak vagy órák alapján. A mintavételi módszer meghatározásakor érdemes arra figyelni, hogy a vizsgálni kívánt esetek a mintában lehetőleg reprezentatív módon jelenjenek meg (pl.: császármetszések vizsgálata esetén a kizárólag hétvégi időszakot felölelő mintavételezés torz képet fog adni az eljárásról). Az adatszolgáltatást végezheti például az egészségügyi intézmény adott osztályának adminisztrátora, orvosa, a szakfelügyelő. XII. Az adatgyűjtés által vizsgálat terület indikátorai: A táblázat szabadon bővíthető vagy rövidíthető. Az indikátor megnevezése: értelemszerűen; az indikátorokat érdemes a vizsgált terület kritikus pontjaihoz, szakmai kritériumaihoz vagy eredményességéhez rendelni a jelen kérdőív II. pontjában megfogalmazott kérdésekre vonatkozóan. Az indikátor indokoltsága, magyarázata: az indikátor szakmai tartalma, annak leírása, hogy miért kell az adott indikátort figyelemmel kísérni. Az indikátor típusa (strukturális, folyamat, eredmény): Donabedian-féle felosztás, amelyben a strukturális indikátorok a tárgyi és személyi feltételekre, azaz az ellátás inputjaira vonatkoznak, a folyamat indikátorok a tényleges tevékenységekre, az ellátás menetére vonatkoznak, míg az eredmény indikátorok az ellátási folyamat kimenetelére, a klinikai eredményekre vonatkoznak (pl.: halálozás, visszavétel, komplikációk). Az indikátor megnevezése és kiszámításának módja (pl.: a számláló és nevező definíciója, kizárási kritériumok): az adatlap mely elemeinek felhasználásával és hogyan kell képezni az indikátort. Az indikátor mértékegysége: lehet %, fajlagos mutató (pl.: Body Mass Index), vagy sima érték (pl.: óra). A numerikus standard értéke (nem kötelező): lehet értéktartomány (pl.: 10-20%) vagy eloszlási határérték (pl.: outlier értékek) szakmai ajánlás, külföldi vagy hazai benchmark alapján. A standard típusa (kötelező/ elvárt/ ajánlott): értelemszerűen. Potenciális külső befolyásoló faktorok: az ellátó által nem befolyásolható olyan tényezők, amelyek módosíthatják az indikátor értékét. Az indikátor értelmezésekor ezeket a tényezőket statisztikai módszerekkel szükséges kontrollálni, hogy az ellátó tevékenységét reálisan lehessen értékelni.
Példa: Intenzív osztályos szeptikus kórfolyamat vizsgálatának két indikátora Az indikátor megnevezése A kontaminált mikrobiológiai minták aránya Az infekció gyanúját követő 24 órán túli mintavételek aránya Az indikátor indokoltsága, magyarázata A kontamináció lehetetlenné teszi a minta kiértékelését, fölösleges idő és humánerőforrás veszteséget okoz, ezért minimalizálni kell a kialakulásának esélyét A mintavétel 24 órán belül kell, hogy megtörténjen annak érdekében, hogy az adekvát kezelés 48 órán belül megkezdődhessen Indikátor típusa (strukturális, folyamat, eredmény) folyamat folyamat Az indikátor megnevezése és kiszámításának módja (pl.: a számláló és nevező definíciója, kizárási kritériumok) Nevező:az összes mikrobiológiai minta száma Számláló: a kontaminált mikrobiológiai minták száma Nevező: összes mintavétel száma Számláló: az összes mintavételen belül azon esetek száma ahol az infekció gyanúja és a mintavétel között kevesebb mint 24 óra telt el Az indikátor mértékegysége A numerikus standard értéke (nem kötelező) A standard típusa (kötelező/ elvárt/ ajánlott) Potenciális külső befolyásoló faktorok % <10% elvárt nincs % nincs ajánlott nincs
Az indikátorok minden esetben csak jeleznek és összefoglalóan mutatják a teljesítményt, de önmagukban NEM alkalmasak a teljesítmény mögött álló okok feltárására, illetve a gyakorlat komplex jellemzésére. Az indikátorok nem csak a problémákra tudják felhívni a figyelmet, hanem alkalmasak a jól teljesítő szolgáltatók azonosítására is, akiktől tanulni lehet. Az indikátoroknak az alábbi szempontoknak kell megfelelniük: valid: a valós folyamatokat jelzi releváns: az adatgyűjtés céljának, kérdéseinek megfelelő ellátási elemet számszerűsít mérhető érzékeny: a mérni kívánt ellátási tényező megváltozásakor az indikátor is változik megbízható: időben vagy térben elváló eseteknél is ugyanazt az elemet méri XIII. Alarm események Csak a valós idejű adatgyűjtések esetében töltendő ki! Olyan nyers, vagy képzett adatelemek (indikátorok) felsorolása, amelyeknél azonnali kivizsgálást igényel, ha az adat az alarm értéktartományba esik. Az informatikai rendszer ezeket az eseményeket azonnal jelezni tudja. XIV. Az adatszolgáltatás várható támogatottsága Több kategória is választható. Az adatgyűjtési kérdőív Az kérdőív megtervezésekor az alábbi szempontokat érdemes figyelembe venni: Kétszeres tagadó kérdések és állítások kerülése (pl.: Altatás közben nem monitorizálták a beteg vérnyomását?) Egyértelmű, konkrét megfogalmazás Egyértelmű, egymást nem fedő (egyszeres választás esetén egymást kölcsönösen kizáró) választási lehetőségek A választási lehetőségek közül ne az egyéb legyen a leggyakoribb A vonatkozó időtartam egyértelmű megjelölése, ha számít (pl.: Az eszközök karbantartása megtörtént? helyett Az elmúlt 6 hónap során megtörtént az eszközök karbantartása? ) A folyamatokra való konkrét kérdések megfogalmazása (pl.: Altatás közben betartották az alapvető szakmai előírásokat? helyett Altatás közben monitorizálták a beteg a) vérnyomását? b) oxigénszintjét? c) légzésszámát?) Kitöltési alapegység gondos megválasztása (osztály/szakma/intézmény) Egy kérdés egyszerre csak egy dologra vonatkozzon Sok kérdés esetén lehetőség szerint a kérdések csoportosítása valamilyen szakmai logika mentén (pl.: beteg alapadatai, diagnózis, kezelés, eredmény) A kitöltési útmutató Tartalma: Definíciók A kérdések magyarázata, bővebb kifejtése Adható válaszok magyarázata, bővebb kifejtése
A válaszként adható értéktartományok meghatározása A feldolgozási útmutató A feldolgozási útmutató célja, hogy az adatgyűjtés indítója meghatározhassa, hogy az adatgyűjtés leghatékonyabb hasznosulásához kinek milyen visszajelzést érdemes adni. Ennek megfelelően célcsoporttól (szakma, egészségpolitika, nyilvánosság) függő feldolgozások, feldolgozási szintek is megadhatóak. Az útmutató mindenképpen térjen ki a megadott indikátorok feldolgozási módjára! Lehetséges elemei: Egyváltozós elemzések: adatok megismerése átlag, módusz, medián, szórás, eloszlás, konfidencia-tartomány, standardizálás Többváltozós elemzések: összehasonlítások, összefüggések vizsgálata viszonyszámok, korreláció, bontások intézmény, terület, nem, kor(csoport), rizikófaktorok, stb. szerint. (ki?, mit?, mikor?) Idősoros elemzések: trend, szezonalitás Grafikus ábrázolás kívánt módjai Fogalom meghatározások (kivonat a klinikai audit irányelvéből) Bizonyítékokon alapuló egészségügy: a bizonyítékokon alapuló orvoslás és ápolás által kidolgozott döntéshozatali, irodalmazási, kritikai értékelési módszertant alkalmazza a gyógyító-megelőző tevékenységek során éppúgy, mint az ápolás-gondozás alkalmával. A gyógyító-megelőző ellátás eredményességének javítása érdekében a klinikai döntések és a szervezetfejlesztés során előnyösen ötvözi a legmegbízhatóbb tudományos eredményeket, a szakdolgozók tapasztalatát és a betegek preferenciáját. Protokoll: a helyi gyakorlatot leíró, azaz az aktuálisan végzett meghatározott egészségügyi ellátás, kezelés, beavatkozás, betegmenedzsment elvégzéséhez szükséges események és tevékenységek rendszerezett listája, a módszertani levelek és szakmai irányelvek ajánlásainak figyelembevételével. Diagnosztikus és terápiás irányelvek: meghatározott egészségügyi problémával kapcsolatos, rendszerezett, tudományos módszertannal kifejlesztett ajánlások. Céljuk, hogy segítség a gyógyító orvost és a beteget a legmegfelelőbb ellátás kiválasztásában, javítsák a gyógyító munka minőségét, hatékonyságát, és költséghatékonyságát. Eredmény (outcome): a beteg jelenlegi és/vagy jövőbeli egészségi állapotában bekövetkező változás, amely az egészségügyi beavatkozásoknak, vagy megelőző egészségügyi szolgáltatásoknak tulajdonítható, illetve azok következménye. Indikátor: Egy mérhető változó (vagy jellemző), amit arra használnak, hogy meghatározzák, mennyire sikerült kielégíteni egy standardot vagy minőségi célt. Az egészségügyi ellátás során előforduló események mennyiségi mérőszáma, amely felhasználható az ellátás minőségére, a lakosság egészségi állapota és az egészségügyi ellátó rendszer mérésére, értékelésére és javítására. Az indikátor nem ad közvetlen választ a lehetséges problémákra, hanem felhívja a figyelmet azon területekre, ahol a tapasztalt eltérések okainak feltárására további részletes elemzések elvégzése válnak szükségessé.
Klinikai audit: a klinikai audit ciklikusan ismétlődő folyamat, melynek során orvosok, ápolók és szakdolgozók szisztematikusan áttekintik a betegellátó tevékenységük eredményességét, és ha szükséges változtatnak a betegek kezelésével és ellátásával kapcsolatos gyakorlatukon. Kritérium: szisztematikusan kialakított állásfoglalás mely alkalmas a döntések, gyógyító eljárások és eredmények megfelelőségének vizsgálatára (az ellátás azon specifikus részeinek megfogalmazása, amely szükséges a legmagasabb szintű eredmény eléréséhez). Leíró standard: állásfoglalás arra vonatkozóan, hogy hogyan kell a beteget az elérhető legmagasabb színvonalon kezelni. Numerikus vagy normatív standard: annak százalékban történő kifejezése, hogy a kritériumként megfogalmazott eseménynek minimálisan milyen mértékben kell megvalósulnia a gyakorlatban.