PROJEKT-TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS Ismétlés 2. Projektmenedzsment módszerek Összeállította: Naár János okl. üzemgazdász, okl. közgazdász-tanár, mesterpedagógus 1 Projekt célja: az igényelt termék létrehozása (pl. technológia kifejlesztése, autópálya megépítése, fesztivál lebonyolítása) Projektmenedzsment célja: a projekt létrehozására irányuló folyamat (tevékenységek) kézben tartása (költségek, határidők, minőség stb.) és ellenőrzése (problémák feltárása gyors reagálás, kockázat felismerése megszüntetés káros hatások minimalizálása) 2 Projektmenedzsment módszertanok fajtái, hasznossága Projektmenedzsment feladata: a projekt valamennyi szempont szerinti megtervezése, követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában. Projektmenedzsment folyamatok: Indítás Tervezés Végrehajtás Mikor van szükség módszertanra? Komplex a feladat Sok az együttműködő Magas szintű a munkamegosztás Időben (és térben) nagy kiterjedésű Kockázatminimalizálási célból Költséghatékonysági követelmény Dokumentáltság-követelmény Módszertan = formalizálás Kontroll Zárás 3 4 Formalizálás: szervezeti keretek definiálása a működtetés szabályozása eljárásrend kialakítása dokumentálás Projektmenedzsment módszertanok: A. PRINCE B. PMBOK C. PCM A projekt attribútumai (jellemzői): a) Megoldandó feladat b) Ütemezés, időzítés c) Erőforrások d) Költségek 5 6 1
A. PRINCE projektirányítási módszertan PRINCE betűszó = Projects IN Controlled Environment (magyarul: projektek ellenőrzött környezetben) Kifejlesztője: Central Computer and Telecommunication Agency (Egyesült Királyság Pénzügyminisztériumához tartozó kormányszerv - központi számítógépes és telekommunikációs ügynökség) Projektirányítási szabvány az angol kormányzati szervek számára, ugyanakkor nyílt módszertan (1990-től szabadon használható díj fizetése és engedély nélkül). Illeszkedik az ISO-9001 minőségi szabványhoz. Fő jellemzője: a pozitív hatású elemeket egyesíti magában és olyan intézkedéseket vezet be, amelyek a negatív hatások megszüntetésére hivatottak. 7 A PRINCE módszertan komponensei: 1.A projekt szervezete: a projekt természetének és a kockázatok bekövetkezése valószínűségének megértése után kerül kialakításra olyan módon, hogy a kockázatok minimálisra csökkenjenek a formális szervezeti keretek teszik lehetővé a feladatok delegálását (felhatalmazások, kötelezettségek), munkakörök leírását meghatározásra kerülnek a felelősségi körök is 8 2. A tervezés: keret (sablon) a tervek elkészítéséhez és karbantartásához a projekt életciklusa folyamatán végig 9 10 3. Az irányítás és ellenőrzés: üzleti életképesség ellenőrzése: o a projekt tervszerűen, a költség- és erőforrástervvel o összhangban folyik-e? szakmai életképesség ellenőrzése, vagyis a projekttermékek kielégítik-e a meghatározott o megfelelőségi, o minőségi, o biztonsági, o megbízhatósági előírásokat? változás kezelés: o nem várt események - reakciók o hibák - megszüntetésük 11 4. A termékek és tevékenységek: Termék: a projekt eredménye, mely típusát tekintve lehet műszaki termék (pl. mosogatógép) irányítási termék (pl. vezetési döntés) minőségbiztosítási termék (pl. minőségbiztosítási-terv) A tevékenységek: szorosan összefüggnek a termékkel termékek létrehozásához szükséges, megfelelő sorrendben végzett munkák Leírása: PRINCE technikák: o szakmai stratégia: szabványos módszerek használata o minőségi stratégia: minőségbiztosítás o tervezési dokumentumok: Termék-felépítési ábra, termékszerkezet, Termék-származtatási ábra, Termékleírás, Tevékenységháló Vezetői feladatok Szakmai feladatok 12 2
Mit ad a PRINCE típusú projekt? Szervezeti struktúrát, adott felelősségi körökkel Tervkeretet és hierarchiát Terméket és terméktípusokat Tevékenységeket, a termékek előállításához Ellenőrzést, minőségbiztosítást B. PMBOK projektvezetési módszertan PMBOK betűszó = Project Management Body of Knowledge (magyarul: a projekt irányító szerve a tudás) szabványok és gyakorlati útmutatások PMBOK szerint A projektmenedzsment a projektkövetelmények teljesítése érdekében végzett tevékenységek során a tudás, képességek, eszközök és technikák alkalmazása. Kifejlesztője: PMI (Project Management Institute, USA - projektmenedzsment egyetem) 2003-tól az USA védelmi minisztériuma elfogadta hivatalos szabványként. 13 Fő jellemzője: univerzális projektvezetési módszertan, rendkívül jól alkalmazható bármilyen méretű és komplexitású projektnél. 14 A PMBOK fő területei: 1. Integrációmenedzsment: feladata a projekt különböző elemeinek összehangolása. 2. Terjedelemmenedzsment: feladata a kitűzött célok (és csak azok) megvalósításának biztosítása. 3. Ütemezés menedzsment: feladata az eredeti ütemezés betartása, melynek során projekttervet használja. 4. Költségmenedzsment: feladata a költségvetés keretein belül történő végrehajtás biztosítása, a költségtúllépés felismerése és a korrekciós tevékenységek végrehajtása. 5. Minőségmenedzsment: feladata az eredmények elvárt és specifikált paraméterekkel (minőséggel) történő biztosítása. 15 6. Emberi erőforrás menedzsment: feladata az emberi erőforrásoknak a képesség és rendelkezésre állás figyelembevételével történő optimális felhasználása, beleértve az erőforrások képzését és fejlesztését is. 7. Kommunikáció menedzsment: feladata a projektben résztvevő összes érdekelt személy és szervezet megfelelő mennyiségű, minőségű és rendszerességű tájékoztatása. 8. Kockázatmenedzsment: feladata a minőségi és mennyiségi kockázatelemzés, valamint az elkerülési tartaléktervek kidolgozása. 9. Beszerzésmenedzsment: feladata a beszállítókkal és partnerekkel történő együttműködés és integráció szabályozása. 16 C. PCM módszertan PCM betűszó = Project Cycle Management (projektciklus menedzsment) Fő jellemzője: szabványos projekttervezési és dokumentálási módszer Az Európai Bizottság az 1990-es években vezette be a PCM módszertant, amelynek kifejlesztésére és bevezetésére azért került sor, mert a megvalósított projektek értékelése során számos hiányosságra derült fény. PCM alapelvek Projektciklus szakaszok strukturált és megalapozott döntéshozatal Részvétel biztosítása érdekcsoportok bevonása a döntéshozataiba Logikai keretmátrix átfogó és konzisztens (egységes) elemzés Fenntarthatóság előnyök folyamatosságát biztosító mechanizmusok Integrált megközelítés vertikális integráció és egységes dokumentáció 17 18 3
PCM projekt életciklus A ciklus elemeinek értelmezése: Programozás: a társadalmi-gazdasági mutatók, problémák, korlátok és lehetőségek feltárására, prioritásainak meghatározása Koncepcióalkotás: a projektötletek meghatározása, beazonosítása Tervezés: részletes megvalósíthatósági tanulmányok, operatív projekttervek készítése Finanszírozás: a finanszírozók megvizsgálják a projektjavaslatokat döntés: finanszírozzák-e a projektet, vagy sem Megvalósítás: ebben a szakaszban indul el és valósul meg a projekt Értékelés: a finanszírozó értékeli az eredményeket, és a levont tanulságokat felhasználják a jövőbeni projektek tervezéséhez 19 20 A ciklusban három olyan közös pont van, amely minden szervezet esetében azonos: a) A ciklus meghatározza a legfontosabb döntéseket, az információs követelményeket és a felelősségi köröket, minden egyes szakaszra vonatkozóan. b) A cikluson belüli szakaszok progresszívek egy új szakaszhoz csak az előző szakasz teljesítése után lehet sikerrel hozzákezdeni. c) A cikluson belüli értékelés célja az, hogy a már végrehajtott projektek tapasztalatai beépüljenek a jövőbeni programok és projektek tervezésébe. A projekt érintettjeinek elemzése (Stakeholder analízis) Minden szervezet a működése során számos személlyel vagy társadalmi csoporttal (a projekt érintettjeivel) kerül kapcsolatba, amelyek hatnak a szervezet működésére, illetve olyanokkal, amelyre hat a szervezet működése. Amikor egy feladat megoldásával kapcsolatos döntések előtt állunk ezeket a hatásokat figyelembe kell venni. Stakeholder = érintett (szervezetben résztvevő szereplő) Stakeholder analízis célja: egy szervezeti és személyi stratégiai térkép kidolgozása A különböző érintettek valamint az általuk leginkább befolyásolt kérdések közötti kapcsolatrendszer felvázolása. 21 22 A stakeholderek azon szervezetek, személyek összessége akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását, pl. a támogató szervezet, az állam stb. közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, pl. egy vállalkozás tulajdonosai, a projektmenedzserek stb. döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt, pl. az állam, finanszírozó bankok stb. részt vesznek a projektben, pl. tervezők, kivitelezők stb. a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, pl. pedagógusok, kórházi orvosok, bírók stb. a projekt végső kedvezményezettjei, pl. az érintett lakosság, egy iskola diákjai, az autópályát használók stb. 23 24 4
A vállalkozás érintettjeinek csoportosítása: A. Belső érintettek: valamilyen jogviszony keretében a szervezethez tartoznak általában különböző érdekekkel rendelkeznek, ez eltérő törekvésekben nyilvánul meg. a tulajdonosok a vezetők (menedzserek) alkalmazottak B. Külső érintettek: ők jelentik azt támogatást vagy korlátot, amely feltételrendszer keretei között működik a szervezet. Fogyasztók Szállítók (ide soroljuk a hitelezőket is!) Versenytársak Központi és helyi közigazgatási intézmények (pl. helyi önkormányzat, járási hivatal, NAV, ÁNTSZ stb.) Egyéb csoportosulások (pl. mozgalmak, vallási csoportosulások, érdekvédők, segélyszervezetek stb.) 25 A vállalkozás kiemelt érintettjeinek csoportosítása: A. Kedvezményezettek: valamilyen módon részesülnek a szervezet eredményeiből Célcsoport: akit vagy amit közvetlenül érint a szervezet működése (pl. tulajdonos, alkalmazott) Végső kedvezményezett: hosszú távon részesednek a szervezet működésének eredményéből (nyugdíjasok, gyerekek, más fogyasztók) B. Partnerek: olyan egyének vagy szervezetek, akik vagy amik részt vesznek a szervezet céljainak megvalósításában, együttműködnek vele (pl. közös marketing akció, közös logisztikai bázis) átmenetet képeznek a külső és belső érintettek között Stratégiai partnerek: amelyek a legnagyobb hatással vannak a szervezet működésére (pl. Kormány) 26 A stakeholder analízis lépései: 1. Az érintettek és érdekeltségük meghatározása a stakeholderek személyi környezetének kutatása (kit érdemes elsősorban megkeresni az adott csoportból) érintettek megkérdezése (minél jobb megismerése) érdekeltségük, felhatalmazásuk, befolyásuk meghatározása Sorszám 1. 2. Ki? Mi? érdekeltsége, felhatalmazása, befolyása Miben? Egzisztenciális adunk neki? Potenciális szerep a szervezet működésére viszonyul hozzánk? Befolyás mértéke a változásra kapunk tőle? Mit várunk el, mit teszünk ennek érdekében formáljuk? 27 Ajánlott kérdések: A szervezet működése kire lesz hatással? Kinek van felelős pozíciója az érintett szervezetekben? Ki jogosult a működésünkkel kapcsolatos fontos kérdésekben dönteni? Kinek van befolyása? Kik menedzselik az erőforrásokat? Milyen eredményekkel? A stakehodlerek és az ő érdekeltségük területileg és szezonálisan stabil-e? Vannak-e kiemelt események vagy trendek, amelyek jelenleg befolyásolják a stakeholdereket (pl. migráció, földreform stb.)? 28 Ajánlott kérdések (folytatás): Volt korábban hasonló kezdeményezés a régióban? Ha igen, milyen sikerrel valósult meg? Ki volt felelős érte? reagáltak a helyi érintettek? Ki volt korábban már érintve ezen a területen (földrajzilag, időben) Ki az, aki nem volt ez idáig bevonva, de kellett volna, hogy legyen? Mi a kapcsolatuk a projekttel? 2. Az egyes stakehodlerek által gyakorolt hatás mértékének, szintjének meghatározása Egzisztenciális érdekeltség: kicsi, közepes, nagy Potenciális szerep a szervezet működésére: korlátozó, semleges, támogató Befolyás mértéke a változásra: kicsi, közepes, nagy Sorszám 1. 2. Ki? Mi? érdekeltsége, felhatalmazása, befolyása Miben? Egzisztenciális adunk neki? Potenciális szerep a szervezet működésére viszonyul hozzánk? Befolyás mértéke a változásra kapunk tőle? Mit várunk el, mit teszünk ennek érdekében formáljuk? 29 30 5
elemzése befolyás és szempontjából Több befolyás Az érintettek csoportosítása ük és befolyásolási hatalmuk alapján Alacsonyabb Nagyobb Kevesebb befolyás 31 32 Ajánlott kérdések: Milyen mértékben fogja segíteni, támogatni a céljaink megvalósítását vagy a projektet bevonás esetén? Ki fogja akadályozni, gátolni, ha nincs bevonva? Ki fenyegeti a célok megvalósítását? Ki a legérdekeltebb a célok megvalósításában? Van-e megélhetési, vagy gazdasági előnye belőle? Ezeket tudja helyettesíteni más erőforrásokkal? Ők inkább a sikerre vannak hatással, vagy hátráltatják a projektet? 3. Annak meghatározása, hogy mit várunk el az érintettektől, és mit teszünk annak érdekében, hogy ott szerepeljenek, ahol mi szeretnénk. Meghatározzuk a lehetséges stratégiákat, megközelítéseket, módszereket az egyes területek különböző stakeholdereinek a meggyőzésére Sorszám 1. 2. Ki? Mi? érdekeltsége, felhatalmazása, befolyása Miben? Egzisztenciális adunk neki? Potenciális szerep a szervezet működésére viszonyul hozzánk? Befolyás mértéke a változásra kapunk tőle? Mit várunk el, mit teszünk ennek érdekében formáljuk? 33 34 Az érintettek felhatalmazása Hol helyezkednek el, és hol kellene elhelyezkedniük az érintetteknek? 35 Felhasznált forrás: Fenyvesi Éva: Stakeholder analízis 36 6
KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! 37 7