PROJEKT-TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS A projekt szerepe a szervezetekben. A projekt fogalma. A projektek csoportosítása:

Átírás

1 PROJEKT-TERVEZÉS ÉS FINANSZÍROZÁS 1. A projekt szerepe a szervezetekben Összeállította: Naár János okl. üzemgazdász, okl. közgazdász-tanár, mesterpedagógus 1 A projekt fogalma Projekt: minden olyan feladat, amely eltér egy szervezet szokásos napi tevékenységétől, és valamilyen egyedi, egyszer előforduló komplex problémát jelent a szervezet számára, ezenkívül meghatározott idő (kezdés és befejezés) alatt és adott költségkereten belül kell elvégezni és egy definiált cél (eredmény) elérésére irányul. 2 A Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) által kiadott meghatározás szerint: "A projekt egy olyan egyedi folyamatrendszer, amely kezdési és befejezési időpontokkal megjelölt specifikus követelményeknek határidő, költség, erőforrás megfelelő célkitűzés elérése érdekében vállalt, koordinált és kontrollált tevékenységek csoportja." (ISO 8402, 1994) Egy konkrét projekt mindenkor leírható az elérendő eredménnyel a teljesítés időtartamával a teljesítés költségkeretével A fenti három tényező közötti összefüggés ábrája: 3 A háromszög csúcspontjai az egyes projektcélok, melyek adott kombinációjával azonosítható a konkrét projekt. 4 A projektek csoportosítása: 1.A projektek téma illetve tartalom alapján lehetnek építési projektek fejlesztési projektek (termék-, szervezetfejlesztési) IT projektek logisztikai projektek környezetvédelmi projektek marketingprojektek rendezvényprojekt stb Komplexitás szerint egyszerű projektek komplex, összetett projektek több projektből álló programok mega- vagy gigaprojektek 3.Részvétel illetve kezdeményező szervezet alapján belső projektek külső projektek részlegen belüli projektek részlegek közötti projektek 6 1

2 4. Időtáv szerint rövid távú projekt középtávú projekt hosszú távú projekt A projektek érintettjei Minden szervezet a működése során számos személlyel vagy társadalmi csoporttal (a projekt érintettjeivel) kerül kapcsolatba, amelyek hatnak a szervezet működésére, illetve olyanokkal, amelyeke hat a szervezet működése. Amikor egy feladat megoldásával kapcsolatos döntések előtt állunk ezeket a hatásokat figyelembe kell venni. 7 8 Az érintettek azon szervezetek, személyek összessége akik közvetve befolyásolhatják a projekt megvalósítását, pl. a támogató szervezet, az állam stb. közvetlenül érdekeltek a célok elérésében, pl. egy vállalkozás tulajdonosai, a projektmenedzserek stb. döntöttek a beavatkozásról és finanszírozzák azt, pl. az állam, finanszírozó bankok stb. részt vesznek a projektben, pl. tervezők, kivitelezők stb. a közszférában dolgozó érintett végrehajtók, pl. pedagógusok, kórházi orvosok, bírók, rendőrök stb. a projekt végső kedvezményezettjei, pl. az érintett lakosság, egy iskola diákjai, az autópályát használók stb. 9 A vállalkozás érintettjeinek csoportosítása: A. Belső érintettek: valamilyen jogviszony keretében a szervezethez tartoznak általában különböző érdekekkel rendelkeznek, ez eltérő törekvésekben nyilvánul meg. a tulajdonosok a vezetők (menedzserek) alkalmazottak B. Külső érintettek: ők jelentik azt támogatást vagy korlátot, amely feltételrendszer keretei között működik a szervezet. fogyasztók szállítók (ide soroljuk a hitelezőket is!) versenytársak központi és helyi közigazgatási intézmények (pl. helyi önkormányzat, járási hivatal, NAV, ÁNTSZ stb.) egyéb csoportosulások (pl. mozgalmak, vallási csoportosulások, érdekvédők, segélyszervezetek stb.) 10 A vállalkozás kiemelt érintettjeinek csoportosítása: A. Kedvezményezettek: valamilyen módon részesülnek a szervezet eredményeiből Célcsoport: akit vagy amit közvetlenül érint a szervezet működése (pl. tulajdonos, alkalmazott) Végső kedvezményezett: hosszú távon részesednek a szervezet működésének eredményéből (nyugdíjasok, gyerekek, más fogyasztók) B. Partnerek: olyan egyének vagy szervezetek, akik vagy amik részt vesznek a szervezet céljainak megvalósításában, együttműködnek vele (pl. közös marketing akció, közös logisztikai bázis) átmenetet képeznek a külső és belső érintettek között Stratégiai partnerek: amelyek a legnagyobb hatással vannak a szervezet működésére (pl. Kormány) A projektfinanszírozás lényege Egy céltársaság/projekttársaság finanszírozása a projekt szponzorainak/tulajdonosainak korlátozott felelősségével, amelynél a finanszírozó elsődlegesen a következőket vizsgálja meg: a projekttársaság cash-flow-ját, mint a hitel visszafizetésének elsődleges forrását; valamint a projekttársaság eszközeit, mint a hitel biztosítékát

3 Néhány projektfinanszírozás keretében megvalósult ismertebb beruházás és rendezvény: MOL-MSZKSZ stratégiai gáztároló projekt M6 2. fázis, M1/M15, M4 autópálya projektek Tisza II. erőmű retrofit projekt Paksi Atomerőmű üzemidő-hosszabbítási projekt Dunapláza bevásárló központ fejlesztési projekt Duna projekt - a magyarországi Duna-szakasz árvízvédelmi rendszerének megerősítése Művészetek Palotája projekt Várkert Bazár kiemelt projekt Sziget 2016 fesztivál projekt Zempléni Fesztivál 2016 projekt A projektmenedzsment jelentősége Projektmenedzsment: a vezetéstudomány önálló, független ága, amely egy totális rendszerbe integrálja azokat a technikákat, amelyek elősegítik a projekt céljainak hatékony és eredményes realizálását. (Gál Szabó: 2010) Projektmenedzsment célja: a projekt létrehozására irányuló folyamat (tevékenységek) kézben tartása (költségek, határidők, minőség stb.) és ellenőrzése (problémák feltárása gyors reagálás, kockázat felismerése megszüntetés káros hatások minimalizálása) Projektmenedzsment feladata: a projekt valamennyi szempont szerinti definiálása (megtervezése): o célok kitűzése, o keretek meghatározása (figyelembe véve a költség-időminőség egyensúlyát), o feladatok kiosztása, o kommunikációs utak és ellenőrzési folyamatok meghatározása, o projektszabályzat elkészítése. követése és ellenőrzése, és mindazok motiválása, akik részt vesznek a projekt céljainak az előre meghatározott időben, költségkereteken belül és megfelelő minőségben történő megvalósításában. Projektmenedzsment területei Projektmenedzsment folyamatok: Végrehajtás Indítás Tervezés Zárás Kontroll Projektmenedzser (projektvezető): felelős a teljes projektért, a projektben végzett munkáért, a kitűzött célok eléréséért irányítja, ellenőrzi, értékeli az egyes csapatok munkáját, és rendszeresen tájékoztatja a projektfelügyelőt az előrehaladásról ill. a pillanatnyi állapotról, a döntést igénylő kérdésekről az a személy, aki elsősorban a projektfolyamat kézbentartásában, a projektteam vezetésében járatos

4 Projektmenedzser feladatai: kommunikáció biztosítása a projektszereplők között felelősségek, hatáskörök meghatározása megfelelő munkalégkör kialakítása konfliktuskezelés munkavégzéshez a személyi és tárgyi feltételek megteremtése részvétel a projekt tervezésében: célmeghatározás. feladatfelbontás (WBS), erőforrás, határidő meghatározása a projekt eredményeiről történő jelentés készítése a csapat (team) munkájának irányítása ellenőrzi a projekt végrehajtását, nyomon követ, dokumentál 19 A stratégia értelmezései egy perspektíva, egy iránytű, a szervezet hosszabb távú céljait, cselekvési akcióinak sorozatát tartalmazza a követendő út a szervezet jövőbeni szándékainak összessége viselkedési minta A szervezet számára változásokat irányoz elő, ezek a változások különféle projektek teljesítésével következnek be. A projektek és a projektvezetés a szervezeti változások megvalósításának eszközrendszerét képezik. A szervezeti stratégia és a projektek kapcsolata 20 A projektszervezet formái 1. Lineáris-funkcionális szervezet A projekt mindig valamilyen szervezet keretein belül - egy meglévő intézményben, egy vállalatnál, egységen belül vagy az adott projekt kapcsán létrehozott csoportosulásban -, úgynevezett projektszervezetben valósul meg. Projektszervezet: az adott feladat megoldására létrejött csoportosulás, amelynek munkatársi gárdája nem feltétlenül munkahely szerint, hanem az adott feladat célkitűzései alapján szerveződik A szervezetben a szakmai irányítást a különböző szakosztályok (pénzügy, számvitel, értékesítés stb,) végzik, de a vállalatvezetés is kifejt függelmi irányítást az egyes egységekre. A szervezeti forma kialakításának előfeltételei: stabil piac, könnyen áttekinthető tevékenység, nem túl széles termék/szolgáltatás választék. Jellemzői: bonyolult, összetett feladatok megoldásával foglalkozik, ezek stabilak, visszatérőek, időben hosszabb ideig változatlanok, a folyamatok szabályozottak, a szabályokat a szervezeten kívül történő képzési folyamat során sajátítják el, ügyfelekkel kialakított kapcsolatok gyakran fontosabbak, mint a szakértők vagy a szakértői csoportok közötti kapcsolatok (pl. vezetői tanácsadó cég, orvosi rendelő)

5 2. Projektre-orientált szervezet Jellemzői: a projektteljesítés tevékenységeit, egy erre a célra kialakított, külön szervezet irányítja, a projektmenedzser vezetése mellett. magába integrálja a különböző funkcionális tevékenységeket a projekt szempontjából szükséges időtartamra és kapacitásban. a szervezet összetétele és mérete a projektteljesítés során is változik A projekt teljesítésével összefüggő lényegi döntéseket a projektvezető hozza meg a projektmenedzsernek közvetlen utasítási joga és ellenőrzési lehetősége van a projekt egyes tevékenységeit illetően a projektvezető szerepköre egyértelműen koordináló és döntéshozó jellegű Előnyök: Az emberi és a tárgyi erőforrásokat a projekteredmény elérésére képes koncentrálni (ti. prioritásbeli problémák nem hátráltatják a projekt időbeni megvalósulását) A projektcsoport tagjai közötti információáramlás gyors és közvetlen, így a projektszervezet reakcióképessége is jó. 27 Hátrányok: Konfliktus esetén a projektérdek háttérbe szoríthat más, a funkcionális szervezetek által képviselt, esetleg az egész vállalatot érintő, szakmai érdekeket. A projekt-team nem minden tagjának teljes a munkaterhelése a projektben végzett tevékenységek alapján kisebb hatékonyság, nagyobb költségek A projektszervezet az állandó ideiglenesség állapotában van mind létszámában mind pedig, szakmai összetételében folyamatosan változik a projekttel való azonosulás és elkötelezettség, illetve az eredményes csapatmunka kialakítása, meglehetősen nehézkes. A projekt befejezésekor a szervezeti egység megszűnik a felhalmozódott tapasztalatok jelentős része elvész és nem feltétlenül hasznosítható további hasonló projektekben Mátrix-struktúrán alapuló szervezet Olyan szervezeti forma, ahol o vagy tárgyi elven (azaz valamilyen termék alapján), o vagy funkcionális elven (azaz valamilyen feladat alapján) szervezik meg a munkát. Fő jellemzője: kettős irányítás a munkacsoportot egyszerre két vezetés irányítja egy szakmai vezetés (a projektvezetők) egy központi vezetés (az ábrán a fejlesztési vezető, termelésirányítás stb. szimbolizálja). Azonos kompetenciával, együttesen döntenek

6 Jellemzőik: munkamegosztás, hatáskörmegosztás, nagy teljesítőképesség, vezetők rivalizálása (állandó konfliktusok vannak a vezetők között a kétoldali vezetés következménye), túlhajtott csoportmunka, döntések elhalasztása, felelősség áthárítása, összeomlásveszély kritikus helyzetekben. Feltételek: gyakori és erős környezeti változások, a feladatok komplexitásának, újdonságának és rizikótartalmának magas foka, a szervezet tagjainak kommunikációs készsége fejlett, konfliktustűrő képességük jó KÖSZÖNÖM A FIGYELMET! 33 6