Zalaegerszegi Intézet 8900 Zalaegerszeg, Gasparich u. 18/a, Pf. 67. Telefonközpont: (06-92) 509-900 Fax: (06-92) 509-930 FELHASZNÁLÁSI FELTÉTELEK (felhasználási engedély) Ez a dokumentum a Budapesti Gazdasági Fiskola Pénzügyi és Számviteli Fiskolai Kar Zalaegerszegi Intézete Könyvtárának online szakdolgozat-archívumából származik. A szerzi és egyéb jogok a dokumentum szerzjét/tulajdonosát illetik. Ha a szerz vagy tulajdonos külön is rendelkezik a szövegben a terjesztési és felhasználási jogokról, akkor az megkötései felülbírálják az alábbi megjegyzéseket. Ugyancsak a felels azért, hogy ennek a dokumentumnak az elektronikus formában való terjesztése nem sérti mások szerzi jogait. Az archívum üzemelteti fenntartják maguknak azt a jogot, hogy ha kétség merül fel a dokumentum szabad terjesztésének lehetségét illeten, akkor töröljék azt az online szakdolgozattár állományából. Ez a dokumentum elektronikus formában szabadon másolható, terjeszthet, de csak saját célokra, nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz, változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. Minden más terjesztési és felhasználási forma esetében a szerz/tulajdonos engedélyét kell kérni. Ennek a copyright szövegnek a dokumentumban mindig benne kell maradnia. A szakdolgozat szerzje a dokumentumra vonatkozóan az alábbi felhasználási engedély-nyilatkozatot tette: Alulírott, a Budapesti Gazdasági Fiskola Pénzügyi és Számviteli Fiskolai Kar Zalaegerszegi Intézete végzs hallgatója kijelentem, hogy fent nevezett oktatási intézmény, oktatási és tudományos, non-profit célokra számítógépes hálózaton (pl. interneten) vagy egyéb számítógépes adathordozón közzéteheti az intézménynél benyújtott szakdolgozatomat. Jelen nyilatkozat a hatályos szerzi jogszabályok értelmében nem kizárólagos, idtartamra nem korlátozott felhasználási engedély. A felhasználás, terjesztés a kutatást végz felhasználók számára, magáncélra ideértve a másolatkészítés lehetségét is - történhet úgy, hogy az a felhasználó(k) jövedelemszerzése vagy jövedelemfokozása célját közvetve sem szolgálhatja és nem-kereskedelmi jelleg alkalmazásokhoz is csak változtatások nélkül és a forrásra való megfelel hivatkozással használható. A szerzi és tulajdonosi jogok, valamint az üzleti célú felhasználási lehetségek továbbra is fent nevezett szerzt illetik. Hozzájárulok, hogy azonos feltételekkel a fenti felhasználási, terjesztési jogokat az oktatási intézmény harmadik személyre elssorban az Országos Széchényi Könyvtár Magyar Elektronikus Könyvtárára ruházhassa át. Kijelentem, hogy nyilatkozatommal csak saját valós jogaimat gyakoroltam, így ez a gesztusom mások jogviszonyát és érdekeit nem csorbítja szakdolgozatommal kapcsolatban.
BUDAPESTI GAZDASÁGI FISKOLA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI FISKOLAI KAR A Danubius Szállodaüzemeltet) és Szolgálató Rt. integrált vállalatirányítási rendszerét támogató software rendszer Küls szakmai konzulens: Rakosné Kiss Erika Operatív konzulens: Nagyné Halász Zsuzsanna Szabó Tamás Gellért nappali tagozat gazdálkodási szak sme szakirány Zalaegerszeg 2002
TARTALOMJEGYZÉK 1. BEVEZETÉS 1 2. A DANUBIUS SZÁLLODAÜZEMELTET ÉS SZOLGÁLTATÓ RÉSZVÉNYTÁRSASÁG 5 2.1. A Danubius Hotels Csoport története 5 2.2. A Danubius Hotels Csoport szállodái 6 2.2.1. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egysége 8 2.2.2. Szervezeti felépítés bemutatása a Danubius Rt. Hévízi Önálló Egységének példáján 10 2.2.2.1. Üzemi iroda 10 2.2.2.2. A Hévízi Önálló Egység központja 12 2.2.3. A szállodaüzemeltet) és ingatlankezel) funkciók különválasztása 12 3. A VÁLLALATVEZETÉST SEGÍT PROGRAMOK SZEREPE ÉS JELENTSÉGE, A VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI INFORMÁCIÓS RENDSZERBEN 13 3.1. Integrált vállalatirányítási információs rendszer 13 3.1.1. Az eddigi, nem integrált ügyviteli szoftverek - mint orvoslandó gyenge pontok - jellemzi 14 3.1.2. Az ügyviteli szoftverek fejlesztésének alapjai 15 4. INFORMATIKAI RENDSZEREK A SZÁLLODAIPARBAN 16 4.1. Az informatikai rendszerek szállodaipari sajátosságai 16 4.2. Lodgistix Lanmark 18 4.3. Oracle Financials 20 4.3.1. Az Oracle Corporation 20 4.3.2. Integrált vállalatirányítási programcsomag az Oracle Applications 20 4.3.3. Az Oracle Financials rendszer és moduljai 22 4.4. Az Oracle Financials bevezetése a Danubius Hotels Group-nál 24 4.5. Az Oracle Financials moduljainak szerepe a gazdasági folyamatokban 27 4.5.1. Beszerzés modul 27 4.5.2. Készletgazdálkodási modul 36 4.5.3. Kötelezettség modul 40 4.5.4. Tárgyi eszköz modul 43 4.5.5. Kinnlevség modul 46 4.5.6. Készpénzgazdálkodási (Cash) modul 49 4.5.7. Fkönyv 50 5. KÖVETKEZTETÉSEK, ÉRTÉKELÉS - az Oracle Financials versenyben nyújtott el8nyei, illetve veszélyek, nehézségek a rendszerrel kapcsolatban 53 6. ÖSSZEFOGLALÁS 56 7. SZAKIRODALMI FORRÁSOK 57 2
1. Bevezetés Az 1980-as évek végén, a számítástechnika robbanásszer? fejldésével, elterjedésével egyidben a nagyvállalatok fejldése lelassult, a cégek átszervezése, így a Danubius szállodalánc átszervezése is elkerülhetetlenné vált. Az elmúlt évtizedben a Danubius szállodalánc részvénytársasággá szervezését több gazdasági átalakulás is követte, amelynek révén a szállodalánc egyre bvült, újabb szállodák kerültek m?ködési körébe. Az átszervezést segítette, hogy lehetség nyílt a megfelel számítástechnikai infrastruktúra, ezen belül pedig a megfelel ügyviteli szoftver bevezetésére. Feladatuk alapveten a vállalat tevékenységeinek elektronikus adminisztrálása, és ezzel a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása, egyes folyamatok vezérlése, és lehetleg mindennek központosított, hierarchikus megvalósítása. Az integrált vállalatirányítási rendszerek a nagyszámítógépes programcsomagoknak egyik, viszonylag új generációját alkotják. Ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciók mind szélesebb körét, tervezik a vállalatok erforrásait, ugyanakkor ellátják a különböz vezeti szinteket a döntésekhez szükséges információkkal, és támogatják ezen döntések meghozatalát: egységes információs rendszerben integrálják az egész vállalatra kiterjed információkat, a különböz vezeti információs funkciókat, a vezeti döntés-támogató funkciókat, mind pedig a különböz vállalati alrendszerekben keletkez üzleti tranzakciókat feldolgozó funkciókat. Dolgozatomban a szállodaiparban bevezetésre kerül vállalatvezetést segít új információs rendszerekkel kívánok foglalkozni, közelebbrl a Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgálató Részvénytársaságnál kialakított rendszer ismertetésével, elemzésével. A témával kapcsolatos anyagokat, tapasztalataimat a Hévizi Önálló Egységnél 2002. szeptember-november hónapokban eltöltött szakmai gyakorlatom alatt szereztem, a leírásokat és elemzéseket többségükben a hévízi önálló egység központ adatainak alapján végeztem. A dolgozatban a kontírozási folyamatokat a Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt. egyedi számlatükrében meghatározott fökönyvi számlák segítségével szemléltetem. Az üzemi irodák három fbb számítógépes rendszert alkalmaznak. Els az Éttermi rendszer, amely egy olyan szállodán belüli rendszer, amely a vendéglátóegységeket ( étterem, söröz, drinkbár, utazási iroda, minibár, stb...) kapcsolja össze az üzemi irodával. A második a Lodgistix Lan Mark (portai, kasszarendszer), amelyen a szobaárakat, a szobákhoz kötelezen, ill. kérheten járuló szolgáltatásokat és a vendégek adatait tartják nyilván. 3
A harmadik rendszer az Oracle, amely segítségével a Danubius Rt. összes egysége kapcsolatban áll egymással. A rendszer a készlet-, illetve tárgyi eszköz nyilvántartással és a szállodán belüli pénzáramlásokkal foglalkozik. Szakdolgozatom els részében a vizsgált szállodarendszert mutatom be. A második részben az integrált vállalatirányítást segít információs rendszert támogató programokkal foglalkozom. Ezek után, a harmadik részben a pályázati rendszerben nyertes, bevezetett, integrált vállalatirányítási programcsomagnak, mint szállodaipari információs rendszernek az alkalmazását mutatom be. Ennek keretében ismertetem ugyan a rendszer m?ködésének szállodai, vállalati sajátosságait, de külön fejezetben értékelem az ersségeket és a gyengeségeket is. 4
2. A Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt. 2.1 A Danubius Hotels Csoport története A Danubius Szálloda és Gyógyüdül Vállalatot a Belkereskedelmi Minisztérium alapította 1972. április 1-én a magyarországi gyógyturizmus kialakítása és fejlesztése céljából. A 100%- ban állami tulajdonú vállalat a budapesti Grand Hotel Margitszigettel, a keszthelyi Hotel Helikonnal és az akkoriban építési szakaszban lev Budapest Hilton Hotellel kezdte meg m?ködését. Számtalan gazdasági, szakmai siker és kisebb-nagyobb gondok közepette érkezett el a vállalat 1991. júliusáig, amikor is az addig állami vállalat részvénytársasággá alakult 8 milliárd Ft jegyzett tkével. A részvények 100%-ban az Állami Vagyonügynökség tulajdonába kerültek. Az ÁVÜ Igazgató Tanácsa 1992. december 23-án a Danubius részvényeit bevezette a Budapesti Értéktzsdén (BÉT). A tulajdonosi szerkezet azóta a BÉT-én állandóan változik. A cég életében jelents változás következett be 1996. augusztusában. A Danubius elnyerte az ÁPV Rt-nek a Hungária Szálloda Rt-re kiírt privatizációs pályázatát, amit a Gazdasági Versenyhivatal 1996. decemberében jóváhagyott, s a középkategóriás szállodákat üzemeltet lánc a Danubius tulajdonába került. Az így kialakult HungarHotels (HH) 14 saját tulajdonú házában 3497 szobát üzemeltetve az árbevétel tekintetében hazánk harmadik legnagyobb szállodalánca volt. Az összes hazai kereskedelmi szálláshelybl, 14 szállodájával 6,5 százalékkal részesült a HH, a szobakapacitása pedig az országos érték 10 százalékát Budapesten 28 százalékát tette ki. Összefoglalva megállapítható, hogy a Danubius radikális fejlesztéseket eszközölve a HH-ben hosszútávon jelentsen ersítheti mind piaci, mind pénzügyi pozícióit. Az eredetileg tíz magasabb kategóriájú (4-5 csillagos) szállodájában 2195 szobát birtokló Danubius lánc a Hungária Szálloda Rt. megvásárlásával hét vidéki és ugyanennyi városi középkategóriás (3-4 csillagos) szálloda összesen 3477 szobájával bvült, és ezzel Magyarország legnagyobb, f profiljaként a gyógyidegenforgalomban érdekelt szállodaláncává vált. A fentiek tükrében a Danubius csoport piaci részesedése meghaladja a 20 százalékot, piacvezet közel 60 százalékos részesedéssel - a négycsillagos hotelek kategóriájában, a budapesti szobák 30 százaléka felett rködik. Mindezen kívül a csoport Londonban, Stuttgartban és Los 5
Angelesben tart fenn külképviseletet, valamint tulajdonosa a büki kastélyszállót üzemeltet kft-nek. A Danubius menedzsmentjének elképzelései szerint a két cég m?ködésének összehangolásából jelents elnyök származhatnak, javulhat a csoport jövedelmezsége, jelents költség megtakarításokat érhetnek el bizonyos funkciók, mint például a marketing, a reklám és a beszerzés egyesítésével. A cég életében jelents szervezeti változás következett be 1996. decemberében. Ekkor jött létre a Danubius Hotels Csoport, amelynek elnöke a részvények jelenleg 52 %-át birtokló Bernard Schreier, angol befektet. A Danubius Szálloda és Gyógyüdül Rt. mellett két részvénytársaság alakult. A Hungária Szálloda Ingatlankezel Rt. kezeli a cég vagyonát, a Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt. pedig üzemelteti a szállodákat. A Danubius Szállodaüzemeltet és Szolgáltató Rt. szállodái az ország különböz településein találhatók meg, és egy-egy önálló egységként m?ködnek. 2.2. A Danubius Hotels Csoport szállodái A Danubius Hotels Csoport székhelye Budapesten, a Szent István téren található. A hazai szállodaláncok közül a Danubius Hotels Csoport szállodáinak a kihasználtsága a legmagasabb. A gyógyturizmusból adódó sajátosságok miatt a kiadott szobák száma az év során csak kis mértékben ingadozik, valamint a vendégek átlagos tartózkodási ideje és az egy szobára jutó átlagköltés igen magas. A szállodák jól m?köd, 15-16 évenként teljesen felújított házak. A jól m?köd, nyereséges részvénytársaság további fejldése semmiképp sem valósulhatott meg intenzív módon anélkül, hogy az a szolgáltatások minségének rovására ne ment volna. Ezért döntöttek az extenzív terjeszkedési politika mellett, aminek lehetséges módjai: új szállodák építése illetve meglév szállodákban történ tulajdonszerzés. A meglév szálloda megvásárlása esetén a befektetett tke már az els évben termre fordul, hiszen a szállodát m?ködtetni lehet. 6
A Danubius Hotels Csoport szállodái: Szálloda neve Város Kategória Szobák száma Budapest Hilton Budapest ***** 322 Thermal Hotel Margitsziget Budapest **** 206 Grand Hotel Margitsziget Budapest **** 164 Hotel Gellért Budapest **** 233 Thermal Hotel Hévíz Hévíz **** 210 Thermal Hotel Aqua Hévíz **** 229 Thermal Hotel Sárvár Sárvár **** 136 Thermal és Sport Hotel Bük Bükfürd **** 200 Hotel Helikon Keszthely *** 232 Radisson SAS Béke Hotel Budapest **** 247 Park Hotel Flamenco Budapest **** 358 Grand Hotel Hungária Budapest **** 499 Hotel Astoria Budapest **** 130 Hotel Stadion Budapest *** 377 Hotel Budapest Budapest **** 289 Hotel Erzsébet Budapest *** 123 Hotel Annabella Balatonfüred *** 393 Hotel Marina Balatonfüred *** 349 Hotel Rába Gyr *** 164 Bio-Sport Hotel Lvér Sopron *** 185 Hotel Palatínus Pécs *** 94 Hotel Pátria Pécs *** 115 Hotel Eger Park Eger *** 165 A Danubius Hotels Rt. bemutatása kapcsán meg kell említeni a Danubius Béta Hotel láncot, amely 1986-ban alakult és kft-ként m?ködik. A Danubius Béta Hotels alacsonyabb kategóriájú szállodákat üzemeltet, illetve több magántulajdonban lév szállodánál névhasználattal bír. A Danubius Hotels Rt. tulajdonosának és a cég vezetinek vállalkozó kedvét bizonyítja az a tény, hogy a Danubius Rt. 2000-ben a csehországi Marianbadban (Marianske Lazne) 18 szállodát és több gyógyvízkutat vásárolt. A tulajdonszerzésrl a 2001. április végén megtartott közgy?lésen a tulajdonos mint jó befektetésrl számolt be. 7
2.2.1. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egysége A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egységhez három szálloda, a keszthelyi Hotel Helikon, a Thermál Hotel Hévíz és az ugyancsaak hévízi Thermál Hotel Aqua, valamint a három szálloda pénzügyi, gazdasági és emberi erforrás hátterét koordináló központ tartozik. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység árbevételei: év eft 1998 2.743.237. 1990 2.871.151. 2000 3.046.953. 2001 3.148.129. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység üzemeltetési G.O.P. eredménye: év eft 1998 1.086.545. 1990 1.182.098. 2000 1.253.248. 2001 1.157.855. A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység statisztikai átlaglétszáma: év f 1998 620,9 1990 603,4 2000 573,4 2001 545.9 8
A Danubius Rt. Hévízi Önálló Egység szállodáinak a kihasználtsága (%) és az átlagos tartózkodási id* (nap): Év T.Hotel Hévíz T.Hotel Aqua Hotel Helikon ÖE.átlag % nap % nap % nap % nap 1998 83,57 9,9 72,08 9,0 55,24 4,0 69,68 6,8 1999 79,58 9,1 66,28 8,9 50,81 4,1 64,92 6,8 2000 74,57 8,3 72,08 8,6 51,94 3,5 65,71 6,1 2001 77,39 8,2 73,56 8,3 60,97 3,9 70,30 6,1 A vendégek (f*) és vendégéjszakák száma (db): év T.Hotel Hévíz T.Hotel Aqua Hotel Helikon ÖE. összesen f db f db f db f db 1998 11.051 108.983 11.488 103.063 20.606 81.661 43.145 293.707 1999 11.528 105.331 10.580 94.282 18.293 74.174 40.401 273.787 2000 11.977 98.977 11.865 102.412 21.728 76.699 45.570 278.025 2001 12.218 99.954 12.426 102.532 24.084 93.244 48.728 251.214 Hotel Helikon Keszthely A háromcsillagos szálloda 1971 óta üzemel 224 kétágyas szobával és 8 lakosztállyal. A szálloda a kikapcsolódásra, sportolásra vágyó vendégeket várja, amelyhez rendelkezésre áll fedett uszoda, saját sziget-strand, fedett teniszcsarnok, szabadban lév teniszpályák, Danubius Premier fitness terem és tekepálya. A szálloda 300 f befogadására képes konferencia teremmel és négy kisebb tárgyalóteremmel rendelkezik, melyek felszereltsége kiváló lehetséget nyújt fogadások, bankettek, konferenciák, illetve egyéb tárgyalások és rendezvények bonyolítására. A szállodában étterem, kávéház, söröz, drinkbár, kozmetika, fodrászat áll a vendégek rendelkezésére. Thermál Hotel Hévíz Ez a négycsillagos szálloda Magyarország els gyógyszállodája, 1976. március óta üzemel; 203 kétágyas szobával és 7 lakosztállyal rendelkezik, f szolgáltatása a gyógyászat. A vendégek szakorvosok és szakképzett egészségügyi személyzet által nyújtott szolgáltatásokat vehetnek igénybe: - hydrotherápiás kezelések, 9
- elektrotherápiás kezelések, - mechanotherápiás kezelések. A gyógyászat egyéb szolgáltatásai: brgyógyászat, oxigéntherápia, talp-, reflexmasszázs, pedik?r, manik?r, torna, gyógypakolás, szemészet, szolárium, fogászat, fitness-terem, sport programok, tepidárium, uszoda, kozmetika. A szállodában étterem, söröz, presszó és konferencia termek állnak rendelkezésre. Thermál Hotel Aqua Négycsillagos szálloda, 1984 óta üzemel 223 kétágyas szobával és 6 lakosztállyal. A szálloda f profilja a gyógyászati szolgáltatás biztosítása. A gyógyászati szolgáltatások megegyeznek a Thermál Hotel Hévízben nyújtott szolgáltatásokkal. A Thermál Hotel Aquában 2000. novemberében élményfürd építését kezdték meg, melyet 2001. májusában adtak át. A szállodában étterem, söröz, drinkbár, kerti fagylaltozó pavilon, vegetáriánus étterem és konferenciaterem áll a vendégek rendelkezésére. 2.2.2. Szervezeti felépítés bemutatása a Danubius Rt. Hévízi Önálló Egységének példáján 2.2.2.1. Üzemi iroda Üzemi iroda minden szállodában található. A Hévízi ÖE központjába az adatok többsége ezekbl származik. Az üzemi irodában általában hat f dolgozik: egy kereskedelmi áruátvev, két adminisztrátor, két pénzügyes és az irodavezet. Itt történik a számlák összesítése, a különböz vendéglátóhelyek és a porta bevételeinek nyilvántartása, elszámolása, a beszerzések felvétele, a készletezés. Az irodák három számítógépes rendszert alkalmaznak: Squirell (vendéglátórendszer), amely egy szállodán belüli rendszer, a vendéglátóegységeket (étterem, söröz, drinkbár, utazási iroda, minibár, stb...) kapcsolja össze az üzemi irodával. Ezen tartják nyilván az eladásra szánt termékek árait, az eladott mennyiséget és az ebbl származó bevételeket. Ezeket az adatokat a számlák segítségével ellenrzik, és bontják szét 10
fizetési módok szerint. Ezek lehetnek: készpénz, hitelkártya, deviza, csekk és szobaszámlára kérés. Lodgistix Lan Mark (portai, kasszarendszer), amely a szobaárakat, a szobákhoz kötelezen, ill. kérheten járuló szolgáltatásokat és a vendégek adatait tartják nyilván. A harmadik rendszer az Oracle, amely segítségével a Danubius Rt. összes egysége kapcsolatban áll egymással. A készlet, ill. tárgyi eszköz nyilvántartással és a szállodán belüli pénzáramlásokkal foglalkozik. A bevételek összesítése manuálisan történik. E program hiányossága, hogy a másik két rendszerrel nincs kapcsolatban. A készletezés és leltározás során figyelembe kell venni a felhasználást, elhasználódás esetén a selejtezést, az összes beszerzést és az esetleges többletet, hiányt. A beszerzéseket a kereskedelmi áruátvev veszi nyilvántartásba, bevételezi az Oracle-ba. A leltár elkészítése az irodavezet feladata, amelyet minden hónapban legkésbb a 12-ei mérlegkészítésig kell összeállítani, amelyet a központban történ ellenrzések után a gazdasági igazgató hagy jóvá. 2.2.2.2. A Hévízi Önálló Egység központja A központban történik az önálló egység gazdasági, munkaügyi, marketing, üzemeltetési és gyógyászati irányítása. A gazdasági igazgatóhoz tíz alkalmazott tartozik: öt könyvel, közgazdasági csoportvezet, közgazdasági eladó, három pénzügyi eladó, fkönyvelhelyettes. A könyvelk feladata az adatbevitel, kontírozás, valamint a tárgyi eszközök nyilvántartása, és értékcsökkenésének elszámolása. Egy könyvel feladatköre kiegészül a leltárelszámoltatással, amely a készletek nyilvántartásának ellenrzését foglalja magába. A közgazdasági csoportvezet az üzemi irodákból beérkez adatok felhasználásával statisztikai elemzéseket készít a bels adatszolgáltatás, a felsbb vezetés számára, valamint adatokat szolgáltat a KSH-nak és a budapesti székhely? Danubius központnak. Munkáját egy közgazdasági eladó segíti. A három pénzügyi eladó feladata a szállítói számlák kiegyenlítése, ellegszámlák készítése a vevk felé, nemteljesítés esetén felszólítás, bérleti díjak rendezése, következ napi árfolyamok lekérdezése a számlavezet banktól, és szétküldése a különböz egységek felé, valamint az árfolyamnyereségek és veszteségek meghatározása. A fkönyvel-helyettes hagyja jóvá az utalásra szánt számlákat, követi a számviteli és adótörvény változásokat, és felügyeli a számviteli munkát. 11
2.2.2. A szállodaüzemeltet) és ingatlankezel) funkciók különválasztása A társaságnak az elmúlt években tanusított fejldése, az ingatlanállomány jelents mérték? megnövekedése és a Danubius szállodaüzemeltet standard kialakítása a vezetséget a vállalatcsoport szervezeti átalakításának kidolgozására késztette. A módosítások a szervezet racionalizálását, a központok tevékenységének összevonását szolgálják, valamint azt, hogy külön ingatlankezel és üzemeltet vállalatok jöjjenek létre a szállodaiparban kialakult nemzetközi gyakorlatnak megfelelen. Az 1998. december 18-i rendkívüli közgy(lésen megszavazott új struktúra f, el,nyei a következ,k: - a csoport teljes erejét tudja hasznosítani olyan területeken, mint például marketing, beszerzés és informatika, mind a Danubius, mind pedig a HungarHotels elnyére, - a különböz szakterületek vezeti összpontosítani tudnak egyrészrl a csoport vagyonának hasznosítására, másrészrl a szállodákban nyújtott legmagasabb minség? szolgáltatásokra és üzemeltetésre, - a hatékonyság növekedését és a költségek csökkentését tovább lehet fokozni az egész vállalatcsoporton belül, - új üzleti lehetségek kialakítására ad lehetséget mind az üzemeltet, mind az ingatlankezel cégen belül. Az új vagyonkezel és üzemeltet vállalatok a Danubius nagyobb leányvállalataiból kerültek kialakításra. A megváltozott szerkezetben az ingatlankezeléssel a Hungária Szálloda Rt. foglalkozik Hungária Szálloda Ingatlankezel, néven, míg a szállodák üzemeltetésével a Hélia Hotel Rt-bl alakuló Danubius Szállodaüzemeltet, és Szolgáltató Rt. A szállodákat tulajdonló ingatlankezel bérleti szerzdést köt az üzemeltetvel, és a megállapodás keretén belül üzemelteti a házakat. 12
3. A vállalatvezetést segít programok szerepe és jelentsége, a vállalatirányítási információs rendszerben 3.1. Integrált vállalatirányítási információs rendszer Integrált vállalatirányítási információs rendszer alatt az adott vállalat valamennyi elemének feldolgozását megvalósító, egységes információs rendszert értjük Az ilyen rendszerek általában az egész vállalatra kiterjed információs rendszerek. Az integráció ma már olyan magas fokot ért el, hogy olyan vállalatirányítási megoldások is léteznek, amelyek egy rendszeren belül képesek kezelni a legkülönbözbb ágazatokban (járm?ipar, olajipar, bankok, biztosító társaságok, kereskedelem, stb...) érdekeltséggel rendelkez nagy multinacionális vállalatok valamennyi adatát, s elvégezni azok feldolgozását. Az integráció másrészt azt is jelenti, hogy ezek a rendszerek feldolgozzák az üzleti tranzakciók mind szélesebb körét, tervezik a vállalatok erforrásait, ugyanakkor ellátják a különböz vezeti szinteket a döntéseikhez szükséges információkkal, és támogatják ezen döntések meghozatalát. Az egész vállalatra kiterjed információ a különböz vezeti információs funkciók, a vezeti döntés-támogató funkciók, mind pedig a különböz vállalati alrendszerekben keletkez üzleti tranzakciókat feldolgozó funkciók integrálását jelenti egy egységes információs rendszerben. Az integrált vállalatirányítási rendszerek a nagyszámítógépes programcsomagoknak viszonylag új generációját alkotják. Az 1990-es évek elejétl érett meg erre a számítástechnikai piac és a szoftverfejlesztés. Annak ellenére, hogy ezeknek szoftvereknek jó része már korábban is létezett, nagyméret? elterjedésük csak ekkor kezddött. Ebben az idben fejldtek a hardvereszközök olyan szintre, hogy ezek az erforrásigényes termékek a tömeggyártásban is megjelenhettek, és alkalmazásukat már a középvállalatok is megengedhették maguknak. Feladatuk alapveten a vállalat tevékenységeinek adminisztrálása, és ezzel a papírmunkák lecsökkentése, optimalizálása, egyes folyamatok (kereskedelem, gyártás) vezérlése, és lehetleg mindennek központosított, hierarchikus megvalósítása. A szoftverek évrl-évre tudásától egyre komplexebbek programok lesznek, és egyre nagyobb erforrásigénnyel bírnak. 13
Az integrált vállalatirányítási rendszerek széleskör? elterjedését elsegítette a számítástechnika fejldése. Ugyanakkor ezek a szoftverek általában egy átfogóbb terv részeként ( üzleti folyamatok átszervezése ) kerültek bevezetésre. A cégek, fleg a multinacionális nagyvállalatok fejldése lelassult, a cégek átszervezése elkerülhetetlenné vált. Az átszervezést segítette, hogy lehetség nyílt a megfelel számítástechnikai infrastruktúra, ezen belül pedig a megfelel ügyviteli szoftver kiválasztására. 3.1.1. Az eddigi, nem integrált ügyviteli szoftvereket - mint orvoslandó gyenge pontokat - az alábbiak jellemezték: - Sziget-alkalmazások: külön szoftverek gondoskodtak a pénzügy, a gyártás, a logisztika, stb. adminisztrálásáról. Ennek következményeként lényeges adatok többször is tárolva voltak, amely egy tudatos tervezés során lehet eszköz is, de itt inkább hibákat okozott. - Menedzselhetetlen hardver: nem lehetett skálázni a hardvert a teljesítmény függvényében, hiszen sok kisebb programról volt szó. A felhasználók számának növelése nem volt elre megbecsülhet a hardveroldalon, így utólagos toldozgatásokkal állították be a teljesítményt. - Portabilitás hiánya: nem lehetett különböz rendszereken futtatni ugyanazt a rendszert, amely komolyan lerövidítette egy program élettartamát, hiszen nem tudta követni a hardverek fejldését. Ezen kívül egyre inkább megfogalmazódott az igény egy vezeti információs rendszerre. A vezeti információs rendszer olyan hierarchikus struktúra, ahol minden vezet beosztású felhasználó monitorozni tudja a felügyelete alá tartozó egység tevékenységét. Minden fölötte lev szinten az általa látott adatok rejtve maradnak, csak összefoglaló látható arról, hogyan funkcionál az adott részleg. A vállalatvezetnek nem kell tördnie azzal, mi a baj a gyártócsarnokban, csupán azt kell látnia, hogy problémák vannak. A részleteket csak az arra jogosult és felels beosztású vezet tudja megtekinteni. Ezeket az igényeket és problémákat próbálta orvosolni az a koncepció, amely elvezetett az integrált vállalatirányító rendszerek kifejlesztéséhez. 14
3.1.2. Az ügyviteli szoftverek fejlesztésének alapjai a következ)k: - Integrált alkalmazások: adatbázison operáló alkalmazások, amelyek lehetleg minél többet fednek le az adott cég alkalmazásai közül. Ezek a tevékenységek általában a következ kategóriákba sorolhatók be: gyártás, kereskedelem, raktározás, szállítás, pénzügy, emberi erforrás-gazdálkodás, vezeti információs csomag. - Rugalmas felépítés, üzletági modellek: a rendszer szerves része egy fejleszteszköz és egy modellezeszköz, amelyek segítségével megfelel módósítások hajthatók végre, továbbá léteznek üzletági megoldások, mint pl. a gépgyártás, vegyipar, stb., amelyek adat és funkcionális modell-szinten is hozzáférhetek. - Skálázhatóság és portolhatóság: ezeknek a szoftvereknek mindenfajta gépen tudniok kell futni; van ahol csak 16 felhasználót szolgálnak ki, és van ahol 400-at. - Egységes felhasználói felület: szigorúan egységes a felület, amely számítástechnikailag kevésbé képzett embereket is betaníthatóvá tesz, még egy futószalag mellett dolgozó munkást is. Természetesen kevés olyan programcsomag van, amely a fenti feltételeket mind teljesíti. Valójában három ilyen létezik: SAP, Baan és az Oracle Financials, amelyeket piacvezet kategóriába lehget sorolni. Vannak kisebbek is, ilyen a Scala, Coda, a JD Edwards, PeopleSoft, a magyarok közül az InfoSys, ám ezek általában kisebb területet fednek le (fleg pénzügy), és kevésbé módosíthatóak. Az SAP és a Baan rendelkezik gyártási modullal, de az SAP inkább pénzügyi orientáltságú, ugyanúgy, mint az Oracle. 15
4. Informatikai rendszerek a szállodaiparban 4.1. Az informatikai rendszerek szállodaipari sajátosságai A 21. században egy Danubius Hotels Rt. nagyságú idegenforgalmi vállalatnak elengedhetetlen a versenyképessége megrzéséhez, hogy a megfelel információs rendszerei rendelkezésére álljanak. A Danubius Hotels Rt. Hévízi Önálló Egységének, azon belül is a Thermal Hotel Hévíz informatikai rendszere Oracle Financials: a szerver Budapesten található, ehhez kapcsolódnak bérelt Matáv vonalon az ország különböz pontjain elhelyezked szállodáknak és önnálló egység központoknak a termináljai és nyomtatói: TERM. TERM. TERM. NY TERM. NY NY NY TERM. NY SZERVER NY Épületgépészeti rendszer: itt történik a f?tés, a szellzberendezés és a medencék különböz gépeinek a vezérlése. Ezek külön-külön is számítógépes vezérlés?ek, és önnálló rendszert alkotnak, tehát a központi gép nélkül is zavartalanul m?ködnek, a terminál csak m?ködésük megváltoztatásához és állapotuk lekérdezéséhez szükséges. 16
KAZÁN SZELLSZSREDSZER MEDENCÉK SZABÁLYOZÓRENDSZERE TERMINÁL Értékesítési rendszer: a Danudius Hotels Rt. Hévízi Önálló Egységének példáján. Itt a központi gépéhez a házon belül 18 gép van csatlakoztatva kábelen. Ehhez a szerverhez kapcsolódnak még a Thermal Hotel Hévíz, valamint optikai kábelen a Thermal Hotel Aqua és bérelt Matáv vonalon a keszthelyi Hotel Helikon Lodgistix Lanmark szerverei, így a kollégák a négy rendszer bármelyikébe beléphetnek. M5szaki raktár rendszer: Ide összesen három gép tartozik. A rendszerrel tudnák támogatni a teljes m?szaki tevékenységet (kivételezett eszközök felhasználási helye, statisztikák, értéknyilvántartás), azonban ez még kihasználatlan, mivel bevezetése a többi Danubius önálló egységben csak most van folyamatban. Éttermi rendszer: Egy szállodán belüli rendszer, amely a vendéglátóegységeket ( étterem, söröz, drinkbár, utazási iroda, minibár, stb.) szolgálja ki. Ezenbelül egy speciális kasszarendszer, amely elvégzi a pincérek és a szakácsok elszámoltatását,valamint a számlázást asztalbontásban (ez továbbküldésre kerül egy interface-n keresztül a Lodgistixbe). Azonban komoly hiányosságnak tartom a rendszerben, hogy a receptúrák nincsenek meghatározva, és, hogy nincsen összeköttetésben a raktárral. Gyógyászat rendszer: A gyógyászati tevékenységek folyamatos megszervezésével megbízott munkairányító, ún. diszpécser rendszer. Végez számlázási tevékenységet, illetve vendégadatok, valamint azok orvosi kezeléséhez kapcsolódó adatok nyilvántartását. Szintén kapcsolatban van a Lodgistix rendszerrel, így a gazdasági adatok az üzemi irodába már ezen keresztül érkeznek meg. 17
Lodgistix LanMark: Portai és kasszarendszer, összesen hat terminál és 2 interface gép tartozik a LanMark Thermal Hotel Hévízben lév szerveréhez. Terminálok találhatóak a portán, az üzemi irodán és a rendszergazdánál. A két interface gép a gyógyászati, illetve az éttermi rendszerekhez való csatlakozást segítik. LODGISTIX SZERVER INTERFACE INTERFACE GYÓGYÁSZAT SZERVER ÉTTERMI RENDSZER SZERVERE 4.2. Lodgistix Lanmark A Lodgistix-et, amelyet a Sulcus Corporation dobott piacra a LanMark termékcsoport részeként, 1993-ban vásárolta meg a Danudius Hotels Rt. Több modulja is van, de a Danubius ebbl csak a front-office-t vette meg. Telepítését és betanítását a Hotel Informatika végezte, és a távfelügyeletet is látja el. A Lodgistix egyik feladata a vev, számlájának vezetése. A vevvel való kapcsolat felvétele az érdekldéstl kezddik. A rendszer kiadja a szabad szobák számát. Garantált helyfoglalás esetén, felveszik az adatokat a gépbe, és megnyitják a számlát. Elleg esetén kiszámlázzák azt a vevnek. Nem garantált helyfoglalás több féle módon történhet. Foglalhat magánszemély és utazási iroda. Utazási iroda esetén az iroda a helyfoglalást mindig elször intézi. Ezeket a helyeket megállapodástól függen, bizonyos ideig fenntartja a szálloda. Általános gyakorlat, hogy az utazási iroda több szobát foglaltat, mint amennyit várhatóan értékesíteni tud, így a 18
szálloda is általában több helyet ígér az utazási irodáknak, mint amennyi arra az idszakra a várható szabad szobaszám. Ezt hívjuk kontingens rendszernek. A vendég érkezése eltt történik a szobabeosztás a vendég igényei, illetve a szállodai kapacitás figyelembevételével. Megkülönböztetik a szobákat típusonként (pl: utcára néz, sarokszoba, 2 szoba átjáróval), szintenként, férhelyenként, stb. A vendég megkapja a szobához hozzárendelt telefonszám melléket, amely alapján (telefonközpont segítségével) a telefonszámlát ráterhelik a szobaszámlára, valamint igényelhet extra szolgáltatásokat. Megérkezés után a számla folyamatosan terheldik. A tételek árát a markaetingkód, az ártábla, valamint a fogyasztás figyelembevételével határozza meg a rendszer. Marketingkódot még a megérkezés eltt rendelik hozzá a vendéghez, attól függen, hogy a vendég milyen áron érkezik. Az ártábla viszont egy elre rögzített táblázat, amelyben (mivel az árak szezonálisan ingadozók) meghatározzák a szobatípus, az igénybevett szolgáltatások és a kedvezmények függvényében az árakat. Ezen túlmenen meghatározzák, hogy mely idszakban milyen ártáblák legyenek használatban. Ártábla létezik valuta esetén is, amely mindig érkezési árfolyamon számol. A számla egy részét a rendszer szükség esetén átterheli az utazási iroda, vagy csoport tételeire, illetve meg lehet bontani a számlát tételeire is. A vendég választhat a fizetési módok közül, amelyek lehetnek: készpénz, hitelkártya, folyószámla, voucher, csekk. A számla teljesítése után három nappal a vendég adatai törldnek a rendszerbl, és archívumba kerülnek. A Lodgistix további lehetségei közé tartozik, hogy a rajta tárolt adatokból szinte korlátlan számú statisztika készíthet,, hasznos információkat nyújtva a vállalatvezetés számára. Például: statisztika marketing kód alapján, kontingens jelentések, távozási listák, foglaltság, ellegek, várólisták, szabad szoba mennyisége, nemzetiség alapján készített és érkezési statisztikák, elveszett üzletek. A vállalatvezetés szempontjából az egyik legfontosabb statisztika a source of business kód alapján készül. Ez két kódot tartalmaz, amelyek közül a vállalat dönti el, hogy mihez rendeli hozzá.: - primer kód: hogyan, milyen módon érkezett a vedég: pl. utazási iroda útján vagy egyénileg 19