Az ellenőrzés az elszámoltathatóság kulcstényezője. ellenőrz. Vas Lajos számvev november 15.

Átírás

1 Az ellenőrzés az elszámoltathatóság kulcstényezője Mire fókuszf kuszál l az Állami Számvev mvevőszék k a kontrollok ellenőrz rzése során Vas Lajos számvev mvevő tanácsos

2 Kontrollok a közszfk zszférában, kontrollok a versenyszférában 2 Befolyás gyakorlása a közszférában nehezebb: a versenyszférában számítástechnikával támogatott kontroll lényegesen nagyobb mértékben alkalmazható; közszférára inkább a humán kontrollok a jellemzőek. Példa a számítástechnikai kontrollra: Versenyszférában (valutakonverzió) gépi kontroll; Közszférában Ávr. 60. (1) Érvényesítő nem lehet azonos a kötelezettségvállaló, utalványozó, teljesítésigazoló személyével. Szabályozás megfelelő DE!!! Gépi kontrollt lényegesen nehezebb lenne megkerülni.

3 A kontrollok ellenőrz rzésének technikája 3 A kontrollok kiépítése, megfelelőségének értékelése mellett; A kontrollok kellő mértékben gyakorolnak-e befolyást a folyamatokra illetve, azokat megfelelően tartják-e kézben. A kontrollok ellenőrzését munkatáblák támogatták: kiépítésének ellenőrzését alapvetően eldöntendő kérdések; működését skála típusú kérdések támogatták. A munkatábla értékelése számítástechnikai támogatással: globálisan; pillérek szerint; pilléreket alkotó elemek, részelemek szerint is.

4 Rendező elv a kiválaszt lasztásnál, jój gyakorlatok bemutatása Általánosan alkalmazott jól, működő kellő befolyást gyakorló kontrollokat nem ennek az előadásnak a keretében mutatjuk be. 4 Ilyen, a gyakorlatban elterjedt, alkalmazott kontrollok például: Az analitikus nyilvántartásokba történő könyvelés és a főkönyvi könyvelés automatikus kapcsolata; Négy szem elvének érvényesülése; Feladatkörök szétválasztás; Jelszó váltás kikényszerítése a számítástechnikai rendszer által stb. Fontos!! A jó gyakorlat -ok nem jelentek/nem jelenthetnek tökéletes válaszintézkedést, tökéletes kontrollok ugyanis mint tudjuk nem léteznek.

5 Jó gyakorlatok a kontrollkörnyezet rnyezet pillér terület letén n I. Belső szabályzatok aktualizálásának kellő időben történő elvégzése kockázathordozó (elmúlt évek ellenőrzési tapasztalata szerint) Belső szabályzat: jogszabályok érvényesítésének módját szervezeti szinten határozza meg; ahol a jogszabály véget ér ott kezdődik a kontroll. Fókuszálás az aktualizálásra befolyást gyakorló kontrollokra 5 Jó gyakorlat: a kötelező felülvizsgálat feltételei és a kapcsolódó időpontok az érintett szabályzat borítólapján feltüntetésre került. A szabályzat hatályba lépését követő január 31-ig; Jogszabályváltozást követő 30 napon belül. Ezen túlmenően: Felelősök, munkakör szerinti meghatározása.

6 Jó gyakorlatok a kontrollkörnyezet rnyezet pillér terület letén n II. 6 Beszámoltatás a továbbképzéseken elhangzottakról a részvétel önmagában még nem elegendő; beszámoltatás teszt kitöltésével; erősödik a kontroll környezet részét képező szakmai hozzáértés (kompetencia) iránti elkötelezettség. A kontroll kapcsolódása a belső kontroll rendszerhez: a kontrollrendszert a szervezet vezetői és dolgozói működtetik.

7 Jó gyakorlat a kontrolltevékenys kenységek terület letén n I. Támogatás felhasználásáról beszámoló beküldése, elszámoltatás, elszámoltathatóság Kedvezményezetteknek szakmai és pénzügyi beszámolót kell készíteni Kockázat: Beszámoló elmaradása, elszámoltatás meghiúsulhat Fókuszálás a kontrollokra, amelyek befolyást gyakorolnak a kedvezményezettekre Jó gyakorlat: Naprakész lista a pénzügyi és szakmai elszámolást határidőre be nem nyújtó kedvezményezettekről Számítógépes rendszer támogatásával; Figyelmeztető üzenet küldése a késedelemben lévők számára; Fejlődési iránya: Beszámoló küldésének határideje előtt figyelemfelhívó üzenet. 7

8 Jó gyakorlat a kontrolltevékenys kenységek terület letén n II. Kbt. előírásainak betartása a Kbt. vonatkozó előírásait bizonyos esetekben valamennyi kedvezményezettnek jogállásától függetlenül be kell tartani; Kbt. előírásainak figyelmen kívül hagyása kockázathordozó. 8 Fókuszálás a kontrollokra, amelyek befolyást gyakorolnak a jogkövetésre. Kötelem rögzítése a szerződésben (elterjedt, de nem elegendő). Jó gyakorlatnak tartjuk a Kbt. betartásának folyamatos kontroll alatt tartását (Utólagos ellenőrzésnél már csak a hiba állapítható meg) Ajánlati szakaszban (szerződés megkötése előtt); Szerződés ellenőrzése, ellenjegyzése; ellenőrzési listák (csekklisták) alkalmazása. (A csekklistákon hivatkozott dokumentumok alátámasztják, hogy fennálltak azok a feltételek, amelyek alapján a kedvezményezett a támogatás felhasználására vonatkozó szállítói szerződést megköthette.)

9 Jó gyakorlat a kontrolltevékenys kenységek terület letén n III. 9 Támogatások odaítélése, követelések minősítése támogatások odaítélése, mint tevékenység kockázatot hordoz; szubjektív elemek növelik a kockázatot. Fókuszálás a minősítés eredményét befolyásoló kockázatok kezelését végző kontrollokra. Jó gyakorlat: számítógépes értékelő program (pontszámokon alapuló ún. scoring rendszerű); scoring nem döntést hoz, minősítést végez; követelések minősítése, értékvesztés; kontroll befolyást gyakorol az objektív megítélés irányába.

10 Jó gyakorlat a kontrolltevékenys kenységek terület letén n IV. 10 Szakmai igazolás elvégzésének dokumentálása Fókuszálás azokra a kontrollokra, amelyek a teljesítésigazolás okmányos feltételeinek meglétére gyakorolnak befolyást. Jó gyakorlatnak tartjuk csekklisták (vagy tartalmukban azonos dokumentumok, ilyen lehet például az utalványrendelet) alkalmazását A csekklistán különböző fontosabb hivatkozások kötelező megjelölése: - kapcsolódó szerződés azonosítója; - teljesítéshez kapcsolódó számla száma; -műszaki átadás átvételi jegyzőkönyv azonosítója; - szállítólevél azonosító;

11 Jó gyakorlat a kontrolltevékenys kenységek terület letén n V. 11 Átutalási megbízások helyes kitöltése Kiemelten az elismerendő bankszámla számának pontos feltüntetése az átutalási megbízáson. Fókuszálás azokra a kontrolokra, amelyek a rögzítésből eredő kockázatokat kezelik Jó gyakorlat az átutalási megbízás kitöltése során a feladatot elvégző elismerendő bankszámlát csak az adatbázisból választhat CDV ellenőrzés arra vonatkozóan, hogy az elismerendő bankszámla létező lehet; CDV ellenőrzés a 8. és a 24. karakterre.

12 Jó gyakorlat a kontrolltevékenys kenységek terület letén n VI. 12 Adatrögzítés megbízhatósága Az adatrögzítési tevékenység az elütés veszélyének okán kockázathordozó Fókuszálás azokra a kontrollokra, amelyek befolyást gyakorolnak a hibátlan adatrögzítésre Jó gyakorlat a pénzügyi számviteli rendszerbe az adatokat két fizikailag elkülönült munkaállomásról rögzítik; verifikálás.

13 Jó gyakorlat az informáci ció,, kommunikáci ció, monitoring terület letén n I. 13 Információ védelem, adatvédelem Fókuszáltunk azokra a kontrollokra, amelyek kezelni hivatottak az adatvédelemmel összefüggő kockázatokat. Jó gyakorlat a számítógépes munkaállomásokhoz csak jelszóvédelemmel ellátott külső adathordozó (pendrive) csatlakoztatható; korlátozhatóak a külső adathordozó illetéktelen kezekbe jutása okán keletkező károk, veszteség.

14 Jó gyakorlat az informáci ció,, kommunikáci ció, monitoring terület letén n II. 14 Az intézkedési tervek végrehajtásának határideje 1 Ellenőrzési tapasztalat szerint az intézkedési tervek végrehajtása a megjelölt határidők javításra szorul. (a jóváhagyott intézkedési terveket és az azok megvalósulására vonatkozó információkat általában Word, illetve Excel dokumentum formátumban kezelik, körülményes, adatok viszonylag könnyen felülírhatóak.) Jó gyakorlat az intézkedési tervek nyomon követésére saját fejlesztésű program rendszerbe állítása ellenőrzési jelentésekben megjelenő kontroll hiányosságokra vonatkozó megállapítások nyilvántartása; hiányosságok kiküszöbölésére vonatkozó intézkedési terveknek a nyilvántartására;

15 Jó gyakorlat az informáci ció,, kommunikáci ció, monitoring terület letén n III. 15 Az intézkedési tervek végrehajtásának határideje 2 intézkedési tervek teljesítésével kapcsolatos információk rögzítése; a határidők követése; statisztikák készítésére, több szempontú lekérdezési lehetőség ; A rendszerbe az intézkedési tervben foglaltakat a belső ellenőrzés, a megtett intézkedéseket az intézkedés végrehajtásáért felelős szervezeti egység rögzíti. Automatikus küldési funkció a határidő lejártát megelőzően több alkalommal (10, 5 és 1 nap). A kontroll befolyást gyakorol a határidő tartására.

16 Köszönöm m megtisztelő figyelmüket! Vas Lajos számvev mvevő tanácsos vasl@asz.hu asz.hu