A belső ellenőrzési minősítések szerepe, megítélése és hatása

Átírás

1 A belső ellenőrzési minősítések szerepe, megítélése és hatása Szabó Tamás Egészségügyi Intézményi Ellenőrzési Főosztály október 24.

2 A minősítés jogszabályi előírása Bkr. 41. (4) bekezdés Az ellenőrzési jelentés vezetői összefoglalójában az ellenőrzés eredményét és a feltárt hiányosságokat összefoglaló értékelést kell adni. Belső Ellenőrzési Kézikönyv 2017 Minta A belső ellenőr összesített értékelést és véleményt adhat az ellenőrzött területről. A véleményt az öt kategória valamelyikébe lehet sorolni.

3 A minősítés előtti feladatok Szintek számának meghatározása Kategóriák kialakítása, elnevezése Kategóriák tartalmának meghatározása Egyeztetések elvégzése Időszakonként szükséges lehet a minősítési rendszer felülvizsgálata

4 Minősítési kategóriák és üzenetük A Jó, A Rossz, és a.avagy figyeljünk a belső arányokra!!! Megfelelő Korlátozottan megfelelő Gyenge Kritikus Elégtelen Kiváló Jó Megfelelt Nem felelt meg Megfelelő Részben megfelelő Nem megfelelő

5 Minősítések megítélése Minősítések transzparenciája A minősítési kategóriák megismeréséhez való szabad hozzáférés biztosítása (BEK keretében) Az ellenőrzöttel történő előzetes megismertetése A minősítések szervezeten belüli megismertetése

6 Összesített vélemény az ellenőrzött területről A belső ellenőr összesített értékelést és véleményt adhat az ellenőrzött területről. A véleményt az öt kategória valamelyikébe lehet sorolni. Megfelelő Korlátozottan megfelelő Gyenge Kritikus Elégtelen

7 Megfelelő Az ellenőrzés megfelelőnek ítélt területei szinte minden tekintetben megfelelő belső kontrollokkal rendelkeznek, és minőségi teljesítményt mutatnak. A megállapítások alapvetően nem jeleznek komolyabb hiányosságot a belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerében. Az ellenőrzési jelentésben közölt megállapítások nem utalnak alapvető gyenge pontokra a szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvekben és eljárásokban. Az ilyen területeken gyakorlott, hozzáértő munkaerő dolgozik, amely már bebizonyította, hogy képes a célkitűzések megvalósítására, a kockázatok megfelelő kezelésére.

8 Korlátozottan megfelelő Az ellenőrzés korlátozottan megfelelőnek ítélt területei a legtöbb tekintetben megfelelő kontrollokkal rendelkeznek, és elfogadható teljesítményt mutatnak. Bizonyos területek vonatkozásában a megállapítások azonban arra utalnak, hogy a belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszerét nem minden esetben működtetik, illetve követik nyomon megfelelően. Ha az adott terület vagy szervezeti egység vezetője nem tesz megfelelő korrekciós intézkedéseket, akkor a belső irányítási és ellenőrzési rendszerben lényeges hiányosságok alakulhatnak ki. A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások általában hatékonyak, és az ellenőrzési megállapítások általában olyan gyengeségekre utalnak, amelyek a szokásos munkafolyamatok mellett korrigálhatók a vezetés beavatkozása nélkül.

9 Gyenge Az ellenőrzés gyengének értékelt területein a belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok rendszere több hiányosságot is mutat, vagy a szervezeti egységek szintjén esetleg teljesen hiányzik. A szervezeti egységek lehetséges pénzügyi veszteségeinek kockázata nagy ezeken a területeken. A teljesítményt a szervezeti egység vezetői nem követik nyomon és nem felügyelik megfelelően, de az alkalmazott irányelvek és eljárások sem minden esetben elég hatékonyak ahhoz, hogy az ellenőrzési pont vagy folyamat működjön. Azonnali korrekciós intézkedésre van szükség, amit a terület vezetője részére készített rendszeres (pl.: havi) előrehaladási (státusz) jelentéseknek kell követniük.

10 Kritikus Az ellenőrzés kritikusnak ítélt területein a teljesítmény, illetve a működési feltételek több fontos szempontból is hiányosságokat mutatnak. Ezeken a területeken az alapvető belső ellenőrzési pontok vagy folyamatok működéséről sem beszélhetünk, és ezek a rendszerek annyira gyengék, hogy a pénzügyi veszteség kockázata magas (vagy az már be is következett). PL parkolási díj szedése) A szervezeti egységek szintjén alkalmazott irányelvek és eljárások ilyen esetben megakadályozzák az ellenőrzés területén kitűzött célok jelentős részének megvalósulását. A korrekciós intézkedést a vezetés részéről szigorú (pl. heti) beszámoltatásnak kell követnie.

11 Elégtelen Az ellenőrzés elégtelennek ítélt területein a teljesítmény, illetve a működési feltételek elégtelenek, súlyosan veszélyeztetik a működést. Az ellenőrzési jelentésben foglalt megállapítások hozzá nem értő, illetve hanyag ügykezelésre, PL: (az ügyiratokat nem a hivatalba tárolják, vagy nem állnak rendelkezésre) a vonatkozó törvények és jogszabályok kirívó és/vagy ismétlődő figyelmen kívül hagyására, vagy a meghatározott irányelvektől és eljárásoktól való szándékos eltérésre mutatnak rá. Mindez azt jelzi, hogy a szervezet kritikus helyzetbe került, ami ha nem tesznek sürgősen intézkedéseket végső soron a szervezet iránti bizalom teljes elvesztésével és a szervezet integritásának és életképességének a veszélyeztetésével járhat.

12 Az ellenőrzés megállapításainak rangsorolása Az ellenőrzési jelentés megállapításait célszerű a szerint rangsorolni, hogy milyen hatással vannak az ellenőrzött tevékenységre, beleértve a belső kontrollrendszer gazdaságosságára, hatékonyságára és eredményességére vonatkozó befolyásukat. A megállapítások és az adott megállapításhoz tartozó kockázatok rangsorolásának összhangban kell lennie.

13 Kiemelt jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely megakadályozza, hogy valamely tevékenység, funkció vagy szervezeti egység alapvetően eleget tegyen legfontosabb céljainak és célkitűzéseinek, vagy olyan helyzetet tár fel, amelyben a szervezet kockázati kitettsége jelentős. Ide tartozhat az eljárásrend nyilvánvaló megszegése, a jogszabályi, illetve kormányzati rendelkezések be nem tartása, az olyan általánosan bevett gyakorlat szándékos figyelmen kívül hagyása, amellyel a szervezet jelentős költségmegtakarítást érhetne el vagy hatékonyabban működhetne. A kiemelt jelentőségű megállapítások azonnali intézkedést igényelnek a vezetés részéről.

14 Átlagos jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényre mutat rá, amely valamely fontos cél vagy célkitűzés megvalósítását hátráltathatja, de azt nem akadályozza meg. Csekély jelentőségűnek minősül a megállapítás, ha olyan tényt tár fel, amely beszámoltatást, illetve korrekciós intézkedést igényel, de nem hátráltatja jelentősen a cél vagy célkitűzések megvalósítását. Az ilyen tény ugyanakkor ronthatja bizonyos műveletek hatékonyságát és minőségét.

15 Megállapítás Rangsor Következtetés Javaslat Kockázat/ Hatás Megállapítás #1 Az Utalványozási Szabályzat nem alkot egységes szerkezetet, továbbá hiányos. Megállapítás #2 A kiadási, valamint a bevételi bizonylatok érvényesítése, utalványozása, ellenjegyzése nem minden esetben a vonatkozó szabályzatnak megfelelően történik. Megállapítás #3 A kötelezettségvállalás, utalványozás pénzügyileg nem alátámasztott. Átlagos jelentőségű Csekély jelentőségű Kiemelt jelentőségű Jogosulatlan kifizetések, illetve hatáskör túllépések következhetnek be. A folyamatba épített és a vezetői ellenőrzés hiányában szabálytalan kifizetések következhetnek be. Nincs előirányzat nyilvántartás, ennek következtében az előirányzatok felhasználása sem követhető nyomon. Az Utalványozási Szabályzat egységes szerkezetben történő kialakítása, a jelentésben részletezett hiányosságok felszámolása. Az érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés gyakorlatában fokozni szükséges a folyamatba épített, valamint a vezetői ellenőrzést. Az aláírási jog gyakorlásakor az előirányzat helyzetéről dokumentum átadása. közepes alacsony Magas Intézkedést igényel Igen Igen Igen

16 1. A kontrollkörnyezet kialakítása és működtetése Szabályzat aktualizálása: Minősítés: 4/2013 Kormányrendelet szerint elmaradt 4/2013 Kormányrendelet szerint rendben, de a többi szabályzat egy része nem aktualizált 4/2013 Kormányrendelet szerint rendben, csak kisebb hiányosságok esetén Specialitások, egyedi eltérések esetén Ellenőrzési nyomvonalak nem megfelelő max. részben megfelelő megfelelő részben megfelelő ellenőr egyedi minősítése

17 2. A kockázatkezelési rendszer kialakítása és működtetése Kockázatkezelési rendszer: Minősítés: Kialakítása ellenőr egyedi minősítése Működtetése ellenőr egyedi minősítése

18 3. A kontrolltevékenység részeként a jogosultságok és jogkörök kialakítása Jogosultságok, jogkörök: kijelölése hiányzik, azonban van szabályzat és aláírás minta nyilvántartás kijelölése hiányzik, azonban van szabályzat, de aláírás minta nyilvántartása hiányzik kijelölése hiányzik, azonban van szabályzat, de aláírás minta nyilvántartása hiányos Minősítés: részben megfelelő nem megfelelő ellenőr egyedi minősítése

19 4. Az információs és kommunikációs folyamatok kialakításának megfelelősége, a közzétételi kötelezettség megvalósítása Közzétételi kötelezettség: Minősítés: közérdekű felület megléte -10 % részben megfelelő közzététel, jogszabály szerinti megfelelő felépítés - 10 % feltöltési kötelezettség hiánya - 80 nem megfelelő % 5 M Ft feletti szerződések 25 % nem megfelelő éves beszámoló 25 % nem megfelelő éves költségvetés 25 % nem megfelelő Eü projektek 25 % nem megfelelő

20 A honlap adatokkal történő feltöltésénél figyelembe kell venni a kötelező feltöltésre nevesített elemek közül, hogy 25 % hiánya esetén részben megfelelő, 50 % vagy több hiánya esetén nem megfelelő. A minősítésnél 10 %-ot el nem érő hiányosság, hiba esetén megfelelő, 40 %- ot el nem érő hiányosság, hiba esetén részben megfelelő, míg 40 % feletti hiányosság, hiba esetén nem megfelelő minősítést kell adni.

21 5. A monitoring rendszer működésének jogszabályi megfelelősége Belső ellenőrzés kialakítása és működtetése: Belső ellenőrzés kialakítása Minősítés: ellenőr egyedi minősítése Belső ellenőrzés működtetése ellenőr egyedi minősítése

22 7. A gazdálkodási jogkörökhöz előírt belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, pénzügyi ellenjegyzés, teljesítés igazolás, érvényesítés, utalványozás) évi minták az öt ellenőrzési területről 100 db minta alapján, összesítve történik a minősítés évi minták az öt ellenőrzési területről 100 db minta alapján összesítve történik a minősítés. Ellenőrzött területek: beruházások, szakmai tevékenységet segítő szolgáltatások, karbantartás-kisjavítás, készletbeszerzések bevételi előirányzatok teljesítésének szabályszerűsége. Minősítés Megalapozás Megfelelő Hibaarány legfeljebb 10 % Részben megfelelő Hibaarány felső határa legfeljebb 40 % Nem megfelelő Hibaarány felső határa meghaladja a 40 %-ot

23 8. A mérlegben kimutatott eszközök és források értékének megállapítása, a mérleg alátámasztás megfelelősége a jogszabályi előírásoknak Mérleg Leltár, selejtezés Ellenőr egyedi minősítése Ellenőr egyedi minősítése

24 Minősítések alátámasztása Kötelezettségvállalás Kötelezettségvállalás pénzügyi ellenjegyzése Tétel sorszám Főkönyvi számla Tétel azonosító, gazdasági esemény megnevezése Dátum Kiadás összege (Ft) A szerv vezetője, illetve az általa írásban felhatalmazott személy által írásban történt 100 ezer Ft el nem érő kifizetés esetén a belső szabályzatokba foglaltak betartása a pénzügyi ellenjegyzés dátumának feltüntetése a pénzügyi ellenjegyzés tényére történő utalás arra jogosult személy aláírása

25 A minősítések prezentálása Intézmény megnevezése A vizsgált időszak a évek megfelelő részben megfelelő nem megfelelő A kontroll környezet kialakítása Kockázatkezelési rendszer kialakítása Kockázatkezelési rendszer működtetése A pénzügyi és vagyongazdálkodási folyamatokhoz kapcsolódó jogosultságok és jogkörök kialakítása A közzétételi kötelezettség megvalósítása A belső ellenőrzés kialakítása A belső ellenőrzés működtetése

26 A minősítések hatása Az ellenőrzöttre: Elmarasztalás Jutalmazás Többlet munka, hibák javítása, aktualizálás Az ellenőrre: Erősödik szerepe, személye a szervezetnél Konfliktus helyzetek kialakulás, konfrontációk Gyengül a pozíciója A szervezetre: felügyeleti szervi megítélés külső ellenőrzés általi megítélés

27 Köszönöm a megtisztelő figyelmet!