Éves ellenőrzési jelentés 2012.

Átírás

1 Önkormányzat megnevezése: Balatonkenese Város Önkormányzat Éves i jelentés Belső ellenőr státusza, végzettsége: Kelet-Balatoni Kistérség Többcélú Társulással kötött feladat ellátási szerződés alapján: Szántó és társa Bt. képviseletében eljáró dr. Hosszuné Szántó Anita I. / A belső által végzett tevékenység bemutatása évben végzett belső Normatíva igénylésének és elszámolásának vizsgálata / terven felüli Értékelés megvalósul t/ v. nem terven felüli indoka Személyi, tárgyi feltétel biztosított/ nem biztosított (hiányosságok) Ellenőrzést segítő, tényezők Az Összesített vélemény az ellenőrzött területről A helyi önkormányzat normatív állami hozzájárulásait a költségvetési törvény 3. számú melléklete alapján Balatonkenese Város Önkormányzat Polgármesteri Hivatala igényli. Az igénylés és az elszámolás előkészítése és különböző nyilvántartásokkal történő alátámasztása az intézményekben biztosított. A vizsgálat lefolytatásához szükséges dokumentumok valamennyi ellenőrzött költségvetési szervnél rendelkezésre álltak, melyek a normatíva igénylés alapdokumentálását biztosították. A évi normatíva elszámolás a Magyar Köztársaság évi költségvetéséről szóló évi CXXX. törvény valamint a évi költségvetéséről szóló évi CLIII. Törvény (továbbiakban: költségvetési törvény) alapján történt. A belső kontroll rendszer javítása érdekében tett javaslatok Az során tett javaslat: A szociális ellátások hiteles, a jogszabályban rögzített tartalmi és formai nyilvántartási rendről

2 Balatonkenese Város Önkormányzat évi mérleg valódiságának vizsgálatáról Az Balatonkenese Város Önkormányzat évi gazdálkodásáról szóló éves beszámolóját, ennek keretében évi mérlegét a Polgármesteri Hivatal elkészítette és a MÁK felé a jogszabályban meghatározottak szerint továbbította. A könyvviteli mérleg tartalmazza az eszközök és a források előző és tárgyévi összevont, illetve főbb csoportonkénti állományi (érték) adatait. Ezek az adatok lényeges információs bázist jelentenek az önkormányzat vagyoni és pénzügyi helyzetének, az azokban bekövetkezett változások megállapításához és feldolgozásához. A vizsgálat alapján megállapítható, hogy a mérleg alapvetően összhangban van a főkönyvi nyilvántartásban feltüntetett adatokkal, jelentős hibák nem fordultak elő. A rendelkezésre álló számviteli analitikus nyilvántartások általában alátámasztották az egyes mérlegtételeket, de hiányosság tapasztalható. A gazdálkodási feladatokat ellátó Polgármesteri Hivatalban a számvitel logikailag zárt rendszerét kialakították, mivel integrált főkönyvi szoftvert alkalmaznak a pénzügyi gazdálkodás feladatellátása során. A főkönyvi könyvelés, az analitikus nyilvántartások és a bizonylatok adatai közötti egyeztetésre lehetőség volt, de az egyezőség valamennyi mérlegsor tekintetében nem állt fenn. Az során tett javaslatok: 1./ A folyamatban lévő beruházások állományát felül kell vizsgálni. 2./ A negatív bankszámla egyenleg főkönyvi felülvizsgálatáról és rendezéséről 3./ A Vhr. alapján a mérlegben kimutatott eszközök leltározásáról évi operatív gazdálkodási jogkörök ellátásának vizsgálata Az Balatonkenese Város Önkormányzat gazdálkodási feladatainak ellátásával kapcsolatban kiemelt és magas kockázatú terület a gazdálkodási jogkörök gyakorlásának a rendje. A belső kontrollok működésével kapcsolatban szabályozni szükséges az Önkormányzat gazdálkodási Az az operatív gazdálkodási jogkörök ellátását és szabályozását

3 tevékenységével összefüggésben az egyes jog- és hatásköröket, a helyettesítés, illetve a hatáskörök átruházási rendjét, az ehhez rendelt felelősség viselését. A vizsgálatba bevont bizonylatok alapján megállapítható, hogy Balatonkenese Város Önkormányzat tekintetében az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. Rendeletben (továbbiakban: Ámr) foglaltaknak teljes mértékben nem megfelelő a kötelezettségvállalás utalványozás, érvényesítés szakmai teljesítés igazolása és ellenjegyzés jogköreinek gyakorlása. A évi gazdálkodás során összeférhetetlenségi esetek ére nem volt alkalom, mivel a pénztárban az ellenjegyzés és érvényesítés teljes hiánya, valamint a banki kifizetések tekintetében a hiányosságok a valós gazdálkodási rend megállapítását kizárták. A gazdálkodási jogkörök ellátásának rendjét szabályzatban rögzítették. A szabályzat évben készült, melynek hatályosításáról nem gondoskodtak. Hatályos szabályzat nélkül az operatív gazdálkodási jogkörök helyes ellátása nem biztosított. A évi jogszabályváltozások alapján a szabályozottsági felülvizsgálatról a vizsgálattal egyidőben gondoskodott a Polgármesteri Hivatal. A kötelezettségvállalás nyilvántartás vezetéséről a SALDO programban A gazdálkodási feladatokat ellátó Polgármesteri Hivatal köztisztviselői az operatív gazdálkodási jogkörök ellátásához, a vonatkozó jogszabályokban előírt képesítési követelményeknek megfelelnek. nem tartotta megfelelőnek, jelentős hiányosságok voltak tapasztalhatóak, melyek kiküszöbölése érdekében a következő javaslatok kerülnek megfogalmazásra: 1./ Gondoskodjanak az operatív gazdálkodási jogkörök hatályos jogszabály szerinti teljes körű ellátásáról. 2./ Gondoskodjanak az operatív gazdálkodási jogkörökről szóló szabályzat hatályosításáról, felülvizsgálatáról. 3./ Gondoskodjanak a kötelezettségvállalás nyilvántartás folyamatos vezetéséről. 4./ A pénzügyi teljesítéskor amennyiben a megrendelőt, szerződést, határozatot, stb. - mint az írásbeli kötelezettségvállalás alapdokumentumát nem csatolják a kifizetés mellé, gondoskodjanak az arra való hivatkozás rögzítéséről, biztosítva a visszakeresés lehetőségét.

4 Balatonkenese Város Önkormányzat támogatási rendszerének e Az A vizsgált időszakban az Áht. 13/A -a értelmében az államháztartás alrendszerei által támogatott szervezetek, illetve magánszemélyek számára számadási kötelezettséget kell előírni a részükre céljelleggel - nem szociális ellátásként - juttatott összegek tekintetében. A Polgármesteri Hivatalnál a jogszabályban leírtaknak megfelelve évben megtörtént az önkormányzati támogatások elszámoltatása, mely formája: számla másolatok csatolása, szöveges beszámoló. Megállapítható, hogy az önkormányzat működési célú pénzeszközátadása az önkormányzati feladatokhoz, lakossági igények kielégítéséhez kapcsolódott. Összességében az alapján rögzíthető, hogy a támogatásban részesülő szervezetek a támogatás összegét a megállapodásban rögzítettek szerint, rendeltetésszerűen használták fel. A támogatott szervezetek évi támogatásának szabályszerűsége megállapítható. A Képviselő-testület a támogatások elszámolásáról szóló beszámolókat a 147/2012.(IV.26.) határozatával fogadta el, mely azonban valamennyi támogatott szervezetet nem tartalmaz. Az az önkormányzat támogatási rendszerét alapvetően megfelelőnek értékelte. Javaslatként fogalmazódik meg, hogy: 1./ A képviselő-testület az önkormányzati támogatások felhasználásáról szóló beszámolókat az összes támogatott szervezet tekintetében, határozattal fogadja el. 2./ A Polgármesteri Hivatal e feladattal megbízott dolgozója ellenőrizze a felhasznált számlákat, az tényét valamennyi számlán tüntesse fel. 3./ Gondoskodjanak a testületi határozatok és a támogatási szerződés összhangjának megteremtéséről. 4./Gondoskodni kell róla, hogy a közpénzekből nyújtott támogatások átláthatóságáról szóló 2007.évi CLXXXI. Törvény 5. -a alapján a támogatásra irányuló pályázat befogadása és elbírálása a Kormány által üzemeltetett honlapon közzétételre kerüljön.

5 2011. évi beszámolójának leltárakkal történő alátámasztásának vizsgálata Az Az eszközök és források leltározási és leltárkészítési szabályzatát elkészítették. Az önkormányzat vagyon rendelettel rendelkezik. Balatonkenese Város Önkormányzat rendeleti szinten nem rögzítette a két évenkénti mennyiségi leltározás lehetőségét, így a mérleget alátámasztó részletező leltár elkészítése minden évben kötelező, s ennek a vizsgált önkormányzat vonatkozásában a pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó Polgármesteri Hivatal részben eleget tett. Leltározási tevékenységet, mint mennyiségi felvétel és egyeztetés, a vizsgált évben folytattak, melynek dokumentálása hiányos volt, valamint a leltár kiértékelését nem végezték el. A leltározást a mérleg sorait tekintve teljes körűen nem dokumentálták, a mérleg valódiságát analitikus és egyéb bizonylatokkal egyeztetés alapján igazolták. Az során tett javaslatok: 1./ Gondoskodjanak minden évben a mérleget alátámasztó részletező leltár elkészítéséről. 2./ Gondoskodni kell a leltározás teljes körű, szabályszerű dokumentálásáról A vizsgálatok során jogellenes magatartás miatti intézkedések megfogalmazására nem került sor. Az elmúlt évek tapasztalatai alapján pozitív irányú pénzügyi-számviteli feladatellátás tapasztalható, annak ellenére, hogy a pénzügyi feladatellátásban érintettek leterheltsége magas, illetve folyamatos jogszabályváltozás nehezíti a munkát. A költségvetési szervek igénylik a szakmai tanácsadást egy-egy megoldandó feladat kapcsán, ezért az ek nyomán szerzett tapasztalatinkat egy-egy terület vonatkozásában folyamatosan megosztottuk az érintettekkel. A helyszíni vizsgálatok kapcsán - de telefonos megkeresés esetében is számos szakmai kérdésben fogalmaztuk meg szakmai véleményünket. A jogszabályban előírt tanácsadói tevékenység keretében elkészítettük és megküldtük a zárszámadási rendelet összeállításával kapcsolatos javaslatainkat, illetve a sajátos nevelési igényű gyerekek ellátása kapcsán az Alapító Okiratok módosítására vonatkozó anyagokat, melyeket a visszajelzések alapján hasznosítottak. Az ellenőrzött szervezeteknél a vizsgálatokhoz szükséges személyi és tárgyi A vizsgálatokhoz a szükséges anyagokat, információt és az elvárható segítséget megkaptuk, esetenként a vizsgált területen a leterheltség miatt kellett munkánkat átszervezni. Az ellenőrzött szervezetek megállapításainkat, javaslatainkat elfogadták, észrevétel miatt érdemi módosításra a jelentésekben nem került sor, azaz a vizsgálati jelentések véglegesítése előtt egyeztettük, lezáratlan kérdések nem maradtak.

6 Az Önkormányzatnál évben külső re nem került sor. II./ A belső kontrollrendszer működésének értékelése i tapasztalatok alapján A belső kontrollrendszer a kockázatok kezelése és tárgyilagos bizonyosság megszerzése érdekében kialakított folyamatrendszer, melynek célja, hogy a működés és a gazdálkodás során a tevékenységeket szabályszerűen, gazdaságosan, hatékonyan és eredményesen hajtsák végre. Balatonkenese Város Önkormányzatnál a tevékenységek szabályozottsága biztosított, mivel a jogszabályokban meghatározott szabályzatokat elkészítették és alkalmazzák. Fontos, hogy ezek a dokumentumok folyamatosan felülvizsgálatra, a változó jogszabályi környezet és alkalmazott gyakorlat alapján aktualizálásra kerüljenek. Ennek elmaradása magas kockázatot jelent a szervezet működésében. A kontrollkörnyezet kialakítása a szabályzatok elkészítése és az abban foglaltak alkalmazása lévén tudatos és jól szervezett tevékenység. Az önkormányzat és a költségvetési szervek működésében rejlő kockázatos területek kiválasztása érdekében a kockázatkezelés, azaz objektív kockázatelemzési módszer valamennyi folyamat vonatkozásában nem került alkalmazásra. Az Önkormányzat célkitűzéseinek elérése érdekében kialakításra kerültek azok az eljárások, eszközök, mechanizmusok, amelyek elősegítik a célkitűzéseinek elérését a működés eredményessége és hatékonysága, a pénzügyi jelentések megbízhatósága, és az alkalmazandó törvényeknek és előírásoknak való megfelelés területén. A kontrolltevékenységek kialakítása részben felelt meg a jogszabályi követelményeknek, mivel a nem teljes körűen határozták meg a folyamatba épített, előzetes, utólagos és vezetői t, illetve a Hivatalra vonatkozó beszámolási eljárásokat. Az Önkormányzat információs és kommunikációs rendszere ( pl: iktatási rendszer ) kialakításra került annak érdekében, hogy alkalmas legyen objektív módon tájékoztatást nyújtani az irányító szerveknek és az ügyfeleknek, biztosított továbbá, hogy a kívülről érkező információk, a megfelelő kommunikációs csatornákon át, eljussanak ahhoz a szervezeti egységhez, amely az információkat hasznosítani tudja. Az Önkormányzat és a költségvetési szerv vezetőinek beszámolási kötelezettségeit magas szintű jogszabályok törvények, kormányrendeletek írják elő. A beszámolást felelősséggel végző vezetőnek, miután jogi felelőssége tudatában kell az előírt tartalmú nyilatkozatokat, jelentéseket megtennie, gondoskodnia kell arról, hogy a szervezeti egységek szabályos működéséről folyamatosan megbízható adatokhoz, információkhoz jusson. Ennek eszközeként célszerű lenne kialakítani és működtetni a Vezetői Információs Rendszert ( VIR). A jogszabályi előírás alapján, az i nyomvonalhoz kapcsolódóan, minden költségvetési szervnek ki kell alakítania egy olyan monitoring rendszert (hierarchikusan felépített vezetői információs rendszert), amelynek alapján a szervezet valamennyi tevékenységének minden szakasza értékelhető, és megfelelő jelzést ad a szükséges intézkedések meghozatalára. A széles körű szabályozottság és a Polgármesteri Hivatal, valamint az Intézmények megfelelő létszáma miatt a rendszer működtetése biztosított, melynek keretében az elszámoltathatóságra, az átláthatóságra és a felelősségre a jövőben kiemelt figyelmet kell fordítani.

7 III./ Intézkedési tervek megvalósítása Belső ellenőr által megfogalmazott javaslatok száma Javasolt intézkedés megvalósult Folyamatban van Ellenőrzési tevékenység fejlesztésére tett javaslatok: Az i tevékenység fejlesztésével kapcsolatban javaslat nem került megfogalmazásra, mivel minden ellenőrzött terület vonatkozásában megfelelő kontroll mechanizmusok működnek. Szombathely, március belső ellenőr/belső i vezető Balatonkenese Város Önkormányzat és költségvetési szervei évi i jelentését jóváhagyom. Kelt:.., Polgármester Jegyző