K I V O N A T. Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testületének december 17-én megtartott nyílt ülésének jegyzőkönyvéből

Átírás

1 K I V O N A T Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testületének december 17-én megtartott nyílt ülésének jegyzőkönyvéből Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testülete a évre vonatkozó ellenőrzési terv elfogadásáról 9 igen szavazattal, tartózkodás és ellenszavazat nélkül az alábbi határozatot hozta: Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testületének 481/2013. (XII.17.) Kt. sz. határozata a évre vonatkozó éves ellenőrzési terv elfogadásáról Ercsi Város Önkormányzat Képviselő-testülete a Magyarország helyi önkormányzatairól szóló évi CLXXXIX. törvény 119. (5) bekezdésének felhatalmazása alapján a évre vonatkozó éves ellenőrzési tervet e határozat melléklete szerint jóváhagyja. Felelős: Szabó Tamás polgármester Dr. Feik Csaba jegyző Határidő: azonnal Kmf. Szabó Tamás sk. polgármester Dr. Feik Csaba sk. jegyző Vajdics András sk. képviselő jkv. hitelesítő Wimmer Sándor sk. képviselő jkv. hitelesítő

2 Melléklet a 481/2013. (XII.17.) Kt. sz. határozathoz évi belső ellenőrzési terv Ercsi Város Önkormányzata A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011 (XII. 31.) Korm. rendelet előírta a tárgyévet követő évre vonatkozó éves ellenőrzési tervkészítési kötelezettséget, továbbá meghatározta az éves ellenőrzési terv tartalmát. Az éves ellenőrzési terv kockázatelemzés alapján felállított prioritások, és a belső ellenőrzés rendelkezésére álló erőforrások figyelembe vételével, a Stratégiai Ellenőrzési Tervvel összhangban került összeállításra. Az éves ellenőrzési terv az abban nem szereplő tanácsadói tevékenységre, és a soron kívüli ellenőrzési feladatok végrehajtására tartalékidőt tartalmaz. 1.) Az ellenőrzési terv előkészítése A Polgármesteri Hivatal hatályos Stratégiai Ellenőrzési Tervében meghatározásra kerültek azok a kockázatok, amelyek veszélyt jelentenek a Polgármesteri Hivatal működésére. A veszélyt jelentő kockázatok a következők: - forráshiány, - jogszabályi változások, - szabályozottság, - információáramlás, - dokumentáltság, - humánerőforrás. A Stratégiai Ellenőrzési Tervben rögzítésre kerültek a stratégiai célok megvalósítását segítő ellenőrzések, amelyek a következők: - A közfeladat ellátáshoz szükséges költségvetési előirányzatok tervezése, kezelése, felhasználása, beszámolás; - Önkormányzati vagyonnal való gazdálkodás, vagyonértékelés, szerződések, önköltség számítás szabályainak meghatározása; - Az önkormányzat 100%-os, illetve többségi tulajdonában lévő gazdasági társaságok működése; - A feladatellátás teljesítmény ellenőrzése; - A civil szférának juttatott támogatások felhasználása; - A normatív állami támogatások igénylése, elszámolása; - Az Európai Uniós pályázatokkal kapcsolatos dokumentumok, elszámolások; - Az értékhatártól függően bonyolított beszerzések, szolgáltatások, beruházások esetén alkalmazott közbeszerzési eljárások; - A korábbi külső (ÁSZ) és belső ellenőrzések során feltárt hiányosságok, hibák megszüntetésére tett intézkedések végrehajtása; - A belső kontroll rendszer működtetése

3 - Az önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények átfogó ellenőrzése. - A kockázatos területek ellenőrzése téma, vagy cél ellenőrzés formájában. A évi belső ellenőrzési tervet megalapozó kockázatelemzés a belső ellenőrzési kézikönyv kockázatelemzési modellje alkalmazásával készült. A Polgármesteri Hivatal tevékenységei közül elsődlegesen azok a folyamatok és tevékenységek kerültek kiválasztásra, amelyekben forráshiány, jogszabályváltozás, emberi erőforrás kockázatok előfordultak. 2. A tervet megalapozó elemzések, kockázatelemzések Az éves ellenőrzési terv összeállítását megalapozó elemzések, általános felmérések, és kockázatelemzések előzték meg. Az éves ellenőrzési terv készítése során figyelembe vett dokumentumok, a Bkr. előírásai, a belső ellenőrzési kézikönyv, a belső ellenőrzés nemzetközi és hazai standardjai, valamint az államháztartásért felelős minisztérium módszertani útmutatója. a) Az elvégzett (kockázat)-elemzések rövid összefoglalása A kockázatelemzés módszertana az ellenőrzési kézikönyvben, a stratégiai tervben és a kockázatkezelési szabályzatban rögzített. Az alkalmazott mátrix 12 kockázati szempontot súlyoz a vizsgált folyamatok kapcsán. Az így kapott számértékek alapján lesz alacsony, közepes, magas kockázatú egy-egy esemény, tevékenység. A belső ellenőrzés kiemelten a beszámolók, pénzforgalmi információk és mérlegjelentések megalapozottságára, a bevételek beszedésére, a gazdálkodás hatékonyságára, előirányzatok betartására, intézményi szabályozottságra, annak gyakorlati megvalósulására terjedt ki. b) A kockázatelemzés eredménye Az előzőekben részletezett módon megtörtént a kockázatelemzés, ezen belül: - a működés, tevékenység főfolyamatokra tagolása, - a főfolyamatokon belül a részfolyamatok meghatározása, - az egyes folyamatok céljainak meghatározása és a folyamatok általános jellemzése, - a folyamatokhoz tartozó kockázatok azonosítása, - a kockázatok hatásának, és valószínűségének meghatározása, illetve ezek együttes értékelése, elemzése, - a kockázatok összesítése. A folyamatos jogszabályi változások, a évi ellenőrzési tapasztalatok, a jelentésekben foglalt megállapítások alapján, a kockázatelemzést követően, a belső ellenőrzési vezető arra a következetésre jutott, hogy a belső ellenőrzési terv összeállításakor változatlanul kiemelt szempontként kell kezelni a belső szabályozottság témakörét, és a hatékony vagyongazdálkodást. A évi belső ellenőrzési feladatainak tervezését a következő prioritások határozták meg: - az önkormányzat által igényelt központi támogatások jogszerűsége, - a költségvetési beszámoló megalapozottsága,

4 - a pénzkezelés és a könyvvezetés szabályszerűsége, - belső kontrollok működése (kötelezettségvállalás, gazdaságos anyag és eszköz felhasználás) - az irányított/felügyelt szervek ellenőrzése, - korábbi belső ellenőrzések során tapasztalt hibák kijavításának vizsgálata. 3. Az elvégzendő ellenőrzési folyamatok jellemzői Az ellenőrzési folyamatokhoz kapcsolódnak - főfolyamatként a tervezéssel és végrehajtással kapcsolatban ellátott, külön meghatározott ellenőrzési tevékenységek, és az azokhoz kötődő dokumentálás, - folyamatokként azon szakmai tevékenységek, melyek általában a vizsgált szervezetre jellemzőek, és az azok működésével kapcsolatos dokumentálás. Az ellenőrzéshez kapcsolódó kockázati tényezők, hogy a dokumentumok, szabályozások, eljárásrendek megismerése, betartása, illetve a betartás hiánya, valamint az aktualizálás elmaradásának tényszerű megismerése nem lehet teljes körű, így nincs tökéletesen zárt rendszer. Ercsi, 2013.november 29. Mikóné Horváth Rita mb. belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető

5 Ellenőrzési kapacitás-tervezés évre A belső ellenőrzési vezető feladatai A évi belső ellenőrzési terv nem tartalmaz évről áthúzódó belső ellenőrzést. A megbízott belső ellenőr a belső ellenőrzési vezető feladatait is ellátja: (40 nap) belső ellenőrzési kézikönyv felülvizsgálata, aktualizálása (10 nap) kockázatelemzéssel alátámasztott stratégiai és éves ellenőrzési tervek összeállítása ellenőrzések összehangolása, ellenőrzési programok készítése ellenőrzési nyilvántartások vezetése (10 nap) (10 nap) (10 nap) 1.) Ellenőrzési szerv kapacitása, ellenőrzési napok alakulása évben éves naptári napok száma 365 nap szabadnapok száma 104 nap munkaszüneti napok száma 8 nap szabadság 33 nap egyéb (továbbképzés, rendkívüli elfoglaltság) 15 nap belső ellenőrzési vezetői feladatok 40 nap Összes rendelkezésre álló idő 165 nap 2. ) évi rendszeres ellenőrzéshez szükséges idő 150 nap 3.) évi soron kívüli ellenőrzésre fordítható idő (10%) 15 nap Ercsi, Mikóné Horváth Rita mb. belső ellenőr, mint ellenőrzési vezető

6 ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV Sorszám 1. Ellenőrzés tárgya évi központi támogatások, igénylések, felhasználások jogszerűségét megalapozó dokumentumok vizsgálata Ercsi Város Önkormányzata Ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Cél:szabályszerűség, alátámasztottság Időszak: év Módszer: adatbekérés, helyszíni vizsgálat Cél:a szabályosság Kockázat elemzési azonosító Ellenőrzés típusa Ellenőrzött szerv, szervezeti egység 1.sorsz. Pénzügyi intézmények Ellenőrzés tervezett ütemezése Január, Február Ellenőrzésre fordítandó kapacitás évi beszámoló megbízhatóságának vizsgálata Időszak: év 2. sorsz. Szabályszerű ségi polgármesteri hivatal Március 15 Módszer: adatbekérés Cél: szabályosság, eredményesség 3. Járóbet szakellátás átfogó vizsgálata Időszak: aktuálisan kijelölt 3.sorsz. Teljesítmény ell. nonprofit kft. Május, Június A készpénzkezelés vizsgálata Cél:a szabályozottság, szabályszerűség elemzése Időszak: aktuálisan kijelölt 10. sorsz. Pénzügyi polgármesteri hivatal, intézmények Augusztus, Szeptember 24 Cél: szabályosság, megalapozottság 5. A köznevelési tevékenység átfogó vizsgálata Időszak:2013. év 17.sorsz. Rendszerell. óvodák Október A FEUVE rendszer működésének vizsgálata Cél: a folyamatok működésének minősítése Időszak: aktuálisan kijelölt 18. sorsz. Rendszerell. intézmények November, December 30 Összes szükséges ellenőrzési kapacitás 150 Ercsi, november 29.

7

8 ÉVES BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERV Sorszám 1. Ellenőrzés tárgya évi központi támogatások, igénylések, felhasználások jogszerűségét megalapozó dokumentumok vizsgálata Ercsi Város Önkormányzata Ellenőrzés célja, módszerei, ellenőrizendő időszak Cél:szabályszerűség, alátámasztottság Időszak: év Módszer: adatbekérés, helyszíni vizsgálat Cél:a szabályosság Kockázat elemzési azonosító Ellenőrzés típusa Ellenőrzött szerv, szervezeti egység 1.sorsz. Pénzügyi intézmények Ellenőrzés tervezett ütemezése Január, Február Ellenőrzésre fordítandó kapacitás évi beszámoló megbízhatóságának vizsgálata Időszak: év 2. sorsz. Szabályszerű ségi polgármesteri hivatal Március Járóbet szakellátás átfogó vizsgálata 4. A készpénzkezelés vizsgálata Módszer: adatbekérés Cél: szabályosság, eredményesség Időszak: aktuálisan kijelölt Cél:a szabályozottság, szabályszerűség elemzése Időszak: aktuálisan kijelölt 3. sorsz. Teljesítmény ell. 10. sorsz. Pénzügyi nonprofit kft. polgármesteri hivatal, intézmények November, December Augusztus, Szeptember Cél: szabályosság, megalapozottság 5. A köznevelési tevékenység átfogó vizsgálata Időszak:2013. év 17.sorsz. Rendszerell. óvodák Október A FEUVE rendszer működésének vizsgálata Cél: a folyamatok működésének minősítése Időszak: aktuálisan kijelölt Összes szükséges ellenőrzési kapacitás 150 Ercsi, november sorsz. Rendszerell. intézmények Május, Június 30

9 Ellenőrzés tárgya KOCKÁZATELEMZÉS ERCSI VÁROS ÉVI BELSŐ ELLENŐRZÉSI TERVÉHEZ Belső Bevétel/ Külső Előző Vezetői Pü. szab. Rendszer Kölcsö kontroll Változás költség- befolyás ellenőrzés aggályok valósz. komplex n-hatás Összes érték. szint Döntési hatás Munkatárs képzetts. Állami hozzájárulások igénylése, megalapozottsága, elszámolása Beszámoló készítése A gazdálkodás szabályossága az egészségügyi ellátó rendszerekben Beruházások, felújítások végrehajtása Bizonylatok kiállítása, könyvviteli rendszerben történő feldolgozása Szociális juttatások szabályszerűsége Humán erőforrás gazdálkodás Jogszabályi változások miatti szabályozás átvezetése Közvélemény 8 Készletek nyilvántartása Készpénzzel való gazdálkodás Kötelezettségvállalás,utalványozás,ellenjegyzés,érv ényesítés,szakmai teljesítés igazolás Költségvetési rendelet évközi végrehajtása Közbeszerzés szabályozottsága, eljárások összhangja Leltározás, selejtezés végrehajtása Vagyongazdálkodás rendszere

10 Nyújtott támogatások elszámolása Köznevelési feladatok ellátása (átfogó vizsgálat) Államháztartási belső kontrollok kiépítettsége, FEUVE működtetése Ercsi, november 29. Összeállította: Mikóné Horváth Rita mb.belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető

11 Kockázatelemzés összegzése Ercsi Város évi belső ellenőrzési tervéhez A kockázatelemzés a stratégiai terv kockázatelemzési modellje, Ercsi Város belső ellenőrzési kézikönyve, valamint a vezetés tapasztalatai alapján történt. A kockázatok minősítése: pont között Alacsony pont között 101- pont fölött Magas Javasolja az ellenőrzés valamennyi Magas kockázatúnak minősített folyamat vizsgálatát, és a kockázatúnak minősítettek közül minden 85 pontértéket meghaladó kockázat bevonását. Sorszám Ellenőrzés tárgya Összesített pontszám A kockázatok alapján kijelölt ellenőrzési pontok vagy folyamatok 1. Állami hozzájárulások igénylése, megalapozottsága, elszámolása 2. Beszámoló készítése 3. Egészségügyi ellátó szervezetek gazdálkodása szabályozottságának értékelése 4. Beruházások, felújítások végrehajtása Bizonylatok kiállítása, könyvviteli rendszerben történő feldolgozása Alacsony Szociális juttatások szabályszerűsége Humán erőforrás gazdálkodás Jogszabályi változások miatti szabályozás átvezetése 52 Alacsony 9. Készletek nyilvántartása 60 Alacsony 10. Készpénzzel való gazdálkodás 11. Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés, szakmai teljesítés igazolás Alacsony Igényjogosultság alapdokumentumai, leigényelt támogatás helyessége Mérleg alátámasztottsága, a főkönyvi könyvelés és a beszámoló egyezősége, pénzmaradvány elszámolás. Szabályozottság, szabályosság Operatív gazdálkodási folyamatok alapdokumentumai, bevételek/ráfordítások hatékonyságvizsgálata, az eredményességet befolyásoló tényezők Dokumentáltság ellenőrzése, az aktiválandó összeg meghatározása, a beruházás üzembe-helyezése, ideje Bizonylatok kiállításának tartalmi és formai kellékei, főkönyvi könyvelésben feldolgozásuk A szociális juttatások alapdokumentumainak vizsgálata. A folyamat jellemzői. Alkalmazottakkal kötött szerződések jogszerűsége, besorolások helyessége, bérkiadások szabályszerűsége Belső szabályzatok aktualizálása, a jogszabályi környezet változása miatti átvezetések, gyakorlati alkalmazás Készletmozgások bizonylatolása, ennek csatolása a beérkező számlákhoz, főkönyvi könyvelés részére adatszolgáltatás, készletek fizikai ellenőrzése Pénzgazdálkodással összefüggő jogkörök szabályozása, elszámolásra kiadott összegek szabályszerűsége, pénzgazdálkodás bizonylatolása Kötelezettségvállalás rendjének kialakítása, alap-bizonylatolás ellenőrzése, utalványrendelet szabályszerűségének ellenőrzése

12 Költségvetési rendelet évközi végrehajtása Közbeszerzés eljárások összhangja szabályozottsága, 14. Leltározás, selejtezés végrehajtása 15. Vagyongazdálkodás rendszere 62 Alacsony Nyújtott támogatások elszámolása Köznevelési feladatok ellátása 18. Államháztartási belső kontrollok részét képező FEUVE folyamata 91 Bevételek beszedésének időarányos elérése, kiadások időarányos felhasználása, a tervezés és az előirányzat- gazdálkodás összhangja Jogszabályi illeszkedés, gyakorlati megfelelés, eljárások szabályszerűsége Ütemterv készítés és leltározás végrehajtása, kiértékelés teljes körűsége, selejtezési gyakorlat vizsgálata A beszerzési folyamatok, nyilvántartások teljes körűsége, pontossága,a mozgások bizonylatolása, a felhasználás és elszámolás zártkörűsége, felelőssége, vagyon-elemek fizikai ellenőrzése, a hasznosítás helyzete Pályázatok dokumentáltságának szabályszerűsége, elszámolás bizonylatolása A gazdálkodás szabályossága, tervezés, végrehajtás, operatív folyamatok elemzése A kontroll rendszer szabályozottsága, gyakorlati megfelelősége, kialakított kontroll szerepe a megelőzésben, a FEUVE minősítése Ercsi, november 29. Mikóné Horváth Rita mb. belső ellenőr, mint belső ellenőrzési vezető

13

14