KVTÖKT Társulási. Belső Ellenőrzési Csoport

Átírás

1 ELŐTERJESZTÉS SAJÓGALGÓC KÖZSÉGI ÖNKORMÁNYZAT KÉPVISELŐ-TESTÜLETÉNEK ÁPRILIS 17-EI MUNKATERV SZERINTI NYÍLT ÜLÉSÉRE. IKT. SZ: /2013. MELLÉKLETEK SZÁMA: 2 DB I. N API R E N D Tárgy: évi ellenőrzési jelentés Előterjesztő: Előterjesztést készítette: Bartus József polgármester Dr. Herczeg Tibor jegyző címzetes főjegyző Melléklet: 1. sz. Határozati javaslat 2. sz. Ellenőrzési jelentés KVTÖKT Társulási Iroda Belső Ellenőrzési Csoport A döntés formája: határozat Szavazás módja: Egyszerű többség Tisztelt Képviselő-testület! A költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló (XII.31.) Korm.rendelet 56. (8) bekezdése szerint: (8) Az éves ellenőrzési jelentést a társulás munkaszervezeti feladatát ellátó, vagy közös feladatellátás esetén a feladatellátást végző, intézményi társulás esetén az intézmény székhelye szerinti önkormányzat által kijelölt költségvetési szerv vezetője az egyes önkormányzatok zárszámadásának határidejére, de legkésőbb március 20-ig az érintett jegyző részére megküldi, hogy azt a polgármester a zárszámadással egyidejűleg a képviselő-testület elé terjeszthesse. A KVTÖKT Társulási Iroda Belső Ellenőrzési csoportja év vonatkozásában végezte el ellenőrzési tevékenységét, melynek tapasztalatait az előterjesztés melléklete szerinti ellenőrzési jelentésben összegzett. Fentiekre tekintettel kezdeményezem az előterjesztés mellékletében szereplő határozati javaslat jóváhagyását. Sajógalgóc, április 3. Bartus József sk. polgármester

2 Határozati javaslat: / ( I V ) s z á mú K ép v is e l ő-t e stület i h at á ro z at Tárgy: évi ellenőrzési jelentés Sajógalgóc Községi Önkormányzat Képviselő-testülete a jegyzőkönyv mellékeltét képező előterjesztés szerint tárgyalta a évi ellenőrzési jelentést, melyet jelen határozatával jóváhagy. Felelős: polgármester, jegyző, intézményvezetők Határidő: értelemszerűen

3 Kazincbarcika és Vonzáskörzete Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás Társulási Iroda Belső Ellenőrzési Csoport Iktatószám: 50-5/ Kazincbarcika, Rákóczi tér 6. Tel./fax szám: 48/ ELLENŐRZÉSI JELENTÉS Sajógalgóc Községi Önkormányzatnál a leltározási tevékenység ellenőrzéséről 3

4 Az ellenőrzést végző szervezet: Kazincbarcika és Vonzáskörzete Többcélú Önkormányzati Kistérségi Társulás, Társulási Iroda, Belső Ellenőrzési Csoport Az ellenőrzött szervezeti egység: Sajógalgóc Községi Önkormányzat Az ellenőrzés tárgya: A fenti önkormányzatnál a leltározási tevékenység ellenőrzése. Az ellenőrzés típusa: Pénzügyi-szabályszerűségi ellenőrzés. Az ellenőrzés célkitűzései: Annak megállapítása, hogy a leltározási tevékenység a vonatkozó jogszabályoknak és a belső szabályzatoknak megfelelően történik-e. Az ellenőrzés részletes feladatai: 1. A leltározási tevékenységhez kapcsolódó szabályzatok meglétének és aktualizáltságának vizsgálata. 2. A leltározás végrehajtásának ellenőrzése. 3. A kis értékű tárgyi eszközök leltározásának vizsgálata. 4. Az egyes mérlegtételek leltárral történő alátámasztása megfelelő-e. 5. A leltár tartalma megfelel-e a 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet 37. -ában foglaltaknak. Az alkalmazott ellenőrzési módszerek és eljárások: Eljárások és rendszerek szabályzatainak, dokumentumainak, nyilvántartásainak vizsgálata, elemzése és értékelése. Vonatkozó jogi háttér: a helyi önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény (Ötv.); a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet (Bkr.); a számvitelről szóló évi C. törvény (Szám. Tv.); az államháztartásról szóló évi XXXVIII. törvény (Áht. régi); az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (Áht. új); 368/2011. (XII. 31.) sz. Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról (Ávr.); az államháztartás működési rendjéről szóló 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet (Ámr.); az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (Áhsz.). Ellenőrzött időszak: év, I.-V. hó A helyszíni ellenőrzés kezdete és vége: (jelentés határideje) Vizsgálatvezető neve és megbízólevelének száma: Takács Lászlóné, 50-2/2012. Belső ellenőr neve és megbízólevelének száma: Vinczlér Attila, 50-3/2012. Időigény: 10 szakértői nap Az ellenőrzött időszakban hivatalban lévő vezetők neve és beosztása: Bartus József polgármester Dr. Ruszkai Henriett körjegyző (a vizsgálat idején tartósan távol) Nagy János mb. körjegyző ( től ig) Zupkóné Zörgöly Zsuzsanna mb. körjegyző ( től ig) Dr. Herczeg Tibor mb. körjegyző ( től) 4

5 A 50-4/2012. iktatószámú ellenőrzési program szerint elvégzett vizsgálat megállapításai: A leltározás végzésének vizsgálata Sajógalgóc Községi Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat) gazdálkodási tevékenységét megállapodás alapján Vadna Sajógalgóc Sajóivánka Községek Körjegyzőségi Hivatalában (továbbiakban: Hivatal végzik. A Körjegyzőség Szervezeti és Működési szabályzata (továbbiakban: SzMSz) szerint a gazdálkodáshoz kapcsolódó szabályzatokat a Körjegyzőség készíti. Az Önkormányzat eleget téve a Sztv. 14. (3) bekezdés, valamint a Áhsz. 8. (4) bekezdésében foglalt előírásoknak kialakította és írásban rögzítette Számviteli politikáját, mely jétől hatályos. A számviteli politika aktualizálása időszerű. A Számviteli politika keretében az Áhsz. 37. (6) bekezdése szerint elkészítették a Leltárkészítési és leltározási szabályzatot, mely jétől hatályos. A szabályzat előírásokat tartalmaz a leltárra, leltározásra, leltározás módjára, a leltár adatainak feldolgozására, a leltárkülönbözetek számviteli elszámolására, a leltár előkészítésére, végrehajtására és a leltári bizonylatok megőrzésére. A szabályzat három melléklete a leltározás során alkalmazandó nyomtatványok mintái: leltározási utasítás, megbízólevél és záró jegyzőkönyv. A Szabályzat mellékletei közül hiányzik a Jegyzőkönyv a készpénzállomány leltározásáról és a Leltárnyitó jegyzőkönyv, de a leltározás végrehajtása során ezeket a nyomtatványokat is alkalmazták a Szabályzat három mellékletével együtt. A Szabályzatot az akkori jegyző jóváhagyta, a szabályzathoz megismerési záradékot nem csatoltak. Az Önkormányzat elkészítette a Áhsz. 8. (4) bek. alapján az Eszközök és források értékelési szabályzatát, amely jétől hatályos. A szabályzat tartalmazza az eszközök bekerülési értékének tartalmát, az egyes eszközök értékelését (immateriális javak, tárgyi eszközök, befektetett pénzügyi eszközök, üzemeltetésre átadott eszközök, készletek, követelések, a forgóeszközök között kimutatott értékpapírok), a mérlegben szereplő egyes források értékelését. A szabályzatban az adósok minősítésére vonatkozóan előírások nem szerepelnek. A szabályzatot az akkori jegyző jóváhagyta, a szabályzathoz megismerési záradékot nem csatoltak. A Szabályzat aktualizálása időszerű. Az önkormányzat tulajdonáról és a vagyonnal való gazdálkodás egyes szabályairól szóló 9/2000. (XII.21.) sz. rendeletben a selejtezés tekintetében értékhatárhoz kötött döntési jogosultságot (képviselő-testület, polgármester) nem rögzítettek. A vagyonrendelet aktualizálása szükséges. Az eszközök leltározását az immateriális javak, követelések kivételével mennyiségi felvétellel kell minden évben elvégezni (Áhsz (1) és (3) bek.). A Leltárkészítési és leltározási szabályzat az immateriális javakra, az ingatlanokra 5 évenkénti, a gépekre, berendezésekre, járművekre, beruházásokra 4 évenkénti leltározást ír elő. A jogszabály lehetőséget nyújt arra, hogy a leltározást, ebben a körben, két évenként lehessen lefolytatni, amennyiben a vagyon védelme megfelelően biztosított, az eszközökről és azok állományváltozásáról folyamatosan részletező nyilvántartást vezetnek (Áhsz. 37. (7) bek.). Az Önkormányzatnál a két évenkénti leltározásról nem döntöttek. Az önkormányzatnál az eszközök évi leltározása az egyéb feladatok halmozódása miatt elmaradt, arra én került sor A mérlegben értékkel nem szereplő készletek, immateriális javak és eszközök leltározási módját a leltározási szabályzatban kell rögzíteni (Áhsz. 37. (6) bek.). 5

6 A kis értékű tárgyi eszközök leltározási gyakoriságáról előírást a szabályzat nem tartalmaz, annak értékhatára (50 eft), amely a gyakorlattal (100 eft) nincs összhangban (Áhsz. 18. (2) bek.). A Leltárkészítési és leltározási szabályzat aktualizálása szükséges. A készletek esetében az élelmiszerekre évenkénti, a használatra kiadott vagyontárgyakra 2 évenkénti leltározást rögzítettek. A végrehajtott leltározás a csak értékben kimutatott eszközökre, illetve a készletekre is kiterjedt. Az mb. körjegyző én leltározási utasítást adott ki, mely az Önkormányzat valamennyi vagyontárgyára kiterjedt. Az utasításban a leltározás ütemezése és leltári körzetek szerepelnek. A következő leltározási körzetek kerültek kijelölésre: Polgármesteri Hivatal (iroda, tárgyaló, nagyterem), háziorvosi szolgálat, könyvtár, tájház, ravatalozó és tűzoltószertár. A leltározás lefolytatására a mb. körjegyző megbízólevelet adott ki a Hivatalban dolgozó gazdálkodási főmunkatárs részére, aki a leltározás vezetője volt. A leltározás vezetője további megbízást adott a Hivatal munkatársának, az alpolgármesternek és a falugondnoknak, mint a leltározásban résztvevőknek. A leltározás megkezdése előtt a leltárnyitó jegyzőkönyveket leltározási körzetenként aláírták a leltározók és a leltárfelelősök. A leltározás során a tárgyi eszközökről és a készletekről leltárfelvételi íveket vettek fel, melyeket a leltárfelvevők és leltárellenőrök aláírták. Az íveken szerepel az eszköz megnevezése, a könyvszerinti készlet és a ténylegesen felvett készlet mennyisége. A leltározott tárgyi eszközök bruttó értékét az íveken nem rögzítették, leltárösszesítő nem készült. A leltározási utasítás 6. pontja szerint a záró jegyzőkönyvet ig kell elkészíteni. A leltározás befejezéséről az ellenőrzés során a záró jegyzőkönyvek leltározási körzetenként rendelkezésre állnak. A belső ellenőrzés a leltárívekről kiválasztott, következő vagyontárgyak (készletek) meglétéről győződött meg a helyszínen: Polgármesteri Hivatal: 1 db kanapé, 1 db festmény: Téli táj, 1 db mikrohullámú sütő, 1 db, kétágú létra, 16+4 db rendezvény asztal, 4 db üveges, kétajtós szekrény, 1 db Sony színes TV, 1 db videó, 1 db asztal (adomány), a könyvtárban: 10 db szék, 1 db Sony Hifi készülék (adomány). Tűzoltószertár: 3 db talicska, 1 db, vízmérték, 1 db kétajtós faszekrény, a konditeremben: 1 db lábgép, 1 db húzódzkodó, 1 db hősugárzó. Orvosi rendelő: 1 db csecsemőmérleg digitális, 1 db csecsemőmérleg hagyományos, 1 db fapad (hosszú). Tárgyi eszközök (100 eft feletti): 1 db Makita fűkasza (a mérleg fordulónapján 2 db volt, utána leselejtezték), 1 db szőnyegtisztító gép, 1 db hűtőgép, 1 db Panasonic hifi torony. (utóbbi a készletek leltárfelvételi ívén és a tárgyi eszközök leltárfelvételi ívén is megjelenik. Ha az érték alapján nem kis értékű t. eszköz, akkor a készletnyilvántartásból ki kell venni.) A fenti tételeket a belső ellenőrzés a leltáríveken megjelölt helyen és mennyiségben megtalálta. Ezen kívül többletként talált 6 db adományként átvett kisasztalt, továbbá a tűzoltó készülékek nem kerültek a leltárban rögzítésre. A Tájház leltározása az utasításban szerepel, azonban leltárfelvételi íveket nem vettek fel. A falugondnoktól kapott tájékoztatás szerint az épületben található muzeális értékű vagyontárgyakat a lakosok megőrzésre adták át. Az átadásokról bizonylat nem áll rendelkezésre. 6

7 Miután ezen tárgyi eszközök (dolgok) zöme több mint tíz éve az Önkormányzat szakadatlan birtokában van, ezért felmerülhet az elbirtoklás (Ptk (1) bek.) tényállása. Megfontolandó a muzeális vagyontárgyak nyilvántartásba vétele (022 letétbe vett készletek). A leltározás előtt én tárgyi eszközök és készletek selejtezését folytatták le. A tárgyi eszköz selejtezési jegyzőkönyvhöz csatolták szaküzlet szakvéleményét és két eltulajdonított eszköz esetében a Kazincbarcikai Rendőrkapitányság határozatát a nyomozás indításáról. A jegyzőkönyvben a selejtezésre szánt eszközök mennyiségét tüntették fel. A selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke tartalmazza az eszközök eredeti bruttó és nettó értékét, valamint az elszámolt értékcsökkenést is. A készletek selejtezéséről készült jegyzőkönyvhöz csatolták a selejtezett vagyontárgyak jegyzékét és megsemmisítési jegyzőkönyvet. A leltározást az 1208/2012. sz. iktatószámon, a selejtezést az 1207/2012. sz. iktatószámon iktatták be. A leltározásban résztvevő munkatársak munkaköri leírása tartalmazza a leltározási feladatokat. Az egyes mérlegtételek leltárral történő alátámasztása Az ellenőrzés vizsgálta, hogy a leltár a Áhsz. 37. (2) bek.-nek megfelelően a könyvviteli mérlegben (1. sz. melléklet) kimutatott eszközök és források valódiságát alátámasztja-e, továbbá a leltár tételesen és ellenőrizhető módon tartalmazza-e az Önkormányzat szervezetének eszközeit mennyiségben és értékben, illetve forrásait értékben. A mérlegben szereplő eszközöket, ill. forrásokat a forduló napon egyeztetéssel végzett leltározás támasztja alá. ESZKÖZÖK I. Befektetett eszközök 7. sor: Immateriális javak A mérlegben immateriális javakként kimutatott nettó 0 eft a 38-as űrlap adataival megegyezik évben a bruttó 87 eft-os értékű szoftverek értéke 0 -ra íródott. 8. sor: Ingatlanok és vagyoni értékű jogok Az Önkormányzatnál én kimutatott ingatlanok nyitó állomány eft, záró nettó értéke eft volt, állományuk évben eft-tal növekedett (értékcsökkenés összege eft). A vagyonkataszterben rögzített vagyoni elemek adatai a mérleggel és a főkönyvi nyilvántartással megegyeznek. 9. sor: Gépek berendezések felszerelések Az Önkormányzat én eft buttó, illetve 647 eft nettó értékben mutatott ki gépeket és berendezéseket. Az állománya évközben 200 eft-tal növekedett, év közben egy fűkaszát vásároltak. A teljesen 0 -ra leírt gépek állománya eft volt. A vagyonkataszterben rögzített vagyoni elemek adatai a mérleggel és a főkönyvi nyilvántartással megegyeznek. 10. sor: Járművek Az Önkormányzat én egy e Ft nettó értékű falugondnoki gépjárművel rendelkezik, amelyet ától lízingelnek. A Porsche Bank kimutatása szerint a lízingszerződés ig szól. Az előző évi záró összeghez képest a csökkenés mértéke eft volt. A vagyonkataszterben rögzített vagyoni elemek adatai a mérleggel és a főkönyvi nyilvántartással megegyeznek. 7

8 12. sor: Befejezetlen beruházások A befejezetlen beruházások, felújítások nettó értéke én eft-ot tett ki, mely a csapadékvíz elvezetés tervezési díja. 30. sor: Üzemeltetésre átadott eszközök Az üzemeltetésre átadott eszközök (gázvezeték rendszer) i nettó értéke eft, az elszámolt értékcsökkenés összege eft. II. Forgóeszközök 39. sor: Követelések áruszállításokból és szolgáltatásokból A mérlegsornál az év végi nettó összeg 2 eft, amely szemétszállítási díj tartozás. 40. sor: Adósok Az adósok állománya (2.423 eft), amely az előző évhez képest majdnem kétszeresére nőtt. Ebből a gépjárműadó hátraléka 351 eft, a helyi adó hátraléka eft, amelyből 1 vállalkozás évi tartozása kb. 1 millió Ft. A követelések állományát megfelelő főkönyvi analitikák támasztják alá. Az önkormányzatnál a évi mérlegben értékvesztést nem számoltak el (Áhsz (2) bek.), az adósok minősítése nem történt meg. Az adós minősítése alapján a tartósnak mutatkozó és jelentős összegű követelések esetében az értékvesztés elszámolását vizsgálni szükséges. Az Art (3) bek. értelmében az Adóhatóság nyilvántarthatja behajthatatlanként a Ftot meg nem haladó adótartozást, ha a behajtás érdekében szükséges intézkedés megtétele a tartozással arányban nem álló költségeket eredményez. Az adótartozás végrehajtásához való jog az esedékesség naptári évének utolsó napjától számított 5 év elteltével évül el, végrehajtási cselekmény foganatosítása az elévülést 6 hónappal meghosszabbítja (Art (6) bek.). 58. sor: Pénztár A házipénztárban én található készpénzállományról felvették a Leltárkészítési és leltározási szabályzat 1. sz. mellékletében található jegyzőkönyvet. A mérlegben kimutatott pénztári pénzeszközök összegét ( Ft) pénznemenkénti bontásban az időszaki pénztárjelentés támasztja alá. 59. sor: Költségvetési pénzforgalmi számla A költségvetési pénzforgalmi számlán eft összeget mutattak ki, amely a Sajóvölgye Takarékszövetkezetnél lekötött összeg és kamata. A lekötött betét összege eft, ennek a kamata a 196 eft. 67. sor: Egyéb aktív pénzügyi elszámolások (függő és aktív átfutó) A költségvetés aktív átfutó tételei között (1.419 eft) a án kifizetett havi nettó bérek és járulékok, valamint az ápolási díj szerepelnek döntő mértékben. FORRÁSOK 99. sor: Felhalmozási hitel felvétele A i hitelállomány nettó összege 964 eft, amelyet a falugondnoki autó vásárlására fordítottak. 104 sor: Rövid lejáratú hitel A rövidlejáratú hitelállomány likvid hitel, amelyből eft visszafizetésre került, a hitelállomány i összege eft. 8

9 sorok: Egyéb rövid lejáratú kötelezettségek A mérlegtétel a következő tételeket tartalmazza: a helyi adó túlfizetése miatti kötelezettség (653 eft), a beruházási célú hitel következő évi törlesztő részlete (551 eft), a tárgyévet követő költségvetést terhelő rövidlejáratú kötelezettségek (507 eft) és az egyéb kötelezettségek 22 eft). A megfelelő analitikus nyilvántartások rendelkezésre állnak. A évi mérlegben szereplő eszközök és források értékelésekor az Áhsz ainak előírásai alapvetően érvényesülnek. A mérleg alátámasztása az Áhsz 37. (2) követelményét figyelembe véve megfelelő, a vonatkozó analitikus nyilvántartások rendelkezésre állnak. A vagyonkataszterben, 38-as űrlapon, a főkönyvben, vagyonkimutatásban és a mérlegben szereplő adatok egyezősége biztosított. Az Áhsz. 44/A. (2) bek alapján: A vagyonkimutatás felépítése az 1. számú melléklet alapján legalább a római számmal jelzett eszköz-, illetve forráscsoportonkénti kivéve a tárgyi eszköz, illetve a befektetett pénzügyi eszközcsoportok esetében, ahol a könyvviteli mérleg arab számmal jelzett tételei szerinti tagolásban tartalmazza az önkormányzat vagyonát törzsvagyon, illetve törzsvagyonon kívüli egyéb vagyon bontásban. A vagyonkimutatás további részletezését, tételes alábontását az erre vonatkozó önkormányzati rendelet szabályozza. A vagyonkimutatás (8/2012. (IV. 26.) sz. Ör. 7.sz. melléklet jelentés 2.sz. melléklete) a könyvviteli mérlegben szereplő eszközöket, továbbá a "0"-ra leírt eszközök állományát tartalmazza, azonban (Áhsz. 44/A. (3) bek.) a kötelezettségeket abban nem rögzítették. A rövidlejáratú kötelezettségvállalásról készült kimutatás a mérleg alátámasztására szolgáló iratanyagban szerepel (507 e Ft összegben). VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ Főbb megállapításaink és következtetéseink: Az Önkormányzat a leltár készítéséhez szükséges alapvető szabályzatokkal rendelkezik, a Leltárkészítési és leltározási szabályzat, az Eszközök és források értékelési szabályzat aktualizálása időszerű. Az önkormányzat tulajdonáról és a vagyonnal való gazdálkodás egyes szabályairól szóló rendeletben a selejtezés tekintetében értékhatárhoz kötött döntési jogosultságot nem rögzítettek, amelyet célszerű szabályozni. Az önkormányzatnál az eszközök évi leltározása elmaradt, arra én került sor. A mb. körjegyző én leltározási utasítást adott ki, mely az Önkormányzat valamennyi vagyontárgyára kiterjedt. A kiválasztott tételeket a belső ellenőrzés a leltáríveken megjelölt helyen és mennyiségben megtalálta. Ezen kívül többletként talált 6 db adományként átvett kisasztalt, továbbá a tűzoltó készülékek nem kerültek a leltárban rögzítésre. A Tájház leltározása a leltározási utasításban szerepel, azonban leltárfelvételi íveket nem vettek fel. Megfontolandó a muzeális vagyontárgyak nyilvántartásba vétele A leltározás előtt én tárgyi eszközök és készletek selejtezését folytatták le. A selejtezett tárgyi eszközök jegyzéke tartalmazza az eszközök eredeti bruttó és nettó értékét, valamint az elszámolt értékcsökkenést is. A készletek selejtezéséről készült jegyzőkönyvhöz csatolták a selejtezett vagyontárgyak jegyzékét és a megsemmisítési jegyzőkönyvet. 9

10 A mérleg alátámasztása megfelelő, a vonatkozó analitikus nyilvántartások rendelkezésre állnak. A vagyonkataszterben, a 38-as űrlapon, a főkönyvben, a vagyonkimutatásban és a mérlegben szereplő adatok egyezősége biztosított. Az Eszközök és források értékelési szabályzatában az adósok minősítésére vonatkozóan előírások nem szerepelnek. A vagyonkimutatás a könyvviteli mérlegben szereplő eszközöket, továbbá a "0"-ra leírt eszközök állományát tartalmazza, azonban a kötelezettségeket abban nem rögzítették. A megállapításokhoz kapcsolódó javaslatok: 1. A Leltárkészítési és leltározási szabályzat, az Eszközök és források értékelési szabályzat aktualizálása. 2. A többletként talált vagyontárgyak felvétele a Hivatal nyilvántartásába. 3. Az év végi mérleg készítésekor megfontolandó az adósok minősítése. Kazincbarcika, Vinczlér Attila belső ellenőr Takács Lászlóné vizsgálatvezető 10