ELİTERJESZTÉS. A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés március 29-i ü l é s é r e

Átírás

1 KOMÁROM-ESZTERGOM MEGYE FİJEGYZİJE VI. 506 /2007. ELİTERJESZTÉS A Komárom-Esztergom Megyei Közgyőlés március 29-i ü l é s é r e Tárgy: Beszámoló a évi intézményi ellenırzési tapasztalatokról Elıterjesztı: Dr. Csermák Vilmos, fıjegyzı Elıadó: Szeibel Gáborné, osztályvezetı

2 2 Tisztelt Megyei Közgyőlés! Az önkormányzatokról szóló évi LXV. törvény 92. (3)-(12) bekezdéseiben, valamint a költségvetési szervek belsı ellenırzésérıl szóló módosított 193/2003. (XI. 26.) kormányrendeletben elıírt kötelezettségeknek megfelelıen a évben végzett pénzügyi ellenırzésekrıl a következıkben adunk tájékoztatást. Az ellenırzési feladatok ütemezését a 214/2005. (X. 27.) számú határozatával állapította meg a Megyei Közgyőlés. Jelen beszámoló a pénzügyminiszter által közétett módszertani útmutató szerint készült el, az alábbiaknak megfelelı részletezésben: A.) Az intézményi belsı ellenırzés bemutatása aa.) az ellenırzések tárgyi és személyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık, ab.) az éves ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felüli ellenırzések indokoltsága, ac.) az ellenırzések fontosabb megállapításai, ad.) az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosságok gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása, ae.) a folyamatba épített elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzési rendszer szabályszerőségének, gazdaságosságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok. B.) A belsı ellenırzés által tett megállapítások és javaslatok hasznosítása ba.) az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolók, az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai, bb.) az intézményi ellenırzési rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok. A.) AZ INTÉZMÉNYI BELSİ ELLENİRZÉS BEMUTATÁSA aa.) Az ellenırzések tárgyi és személyi feltételei, a tevékenységet elısegítı és akadályozó tényezık Az intézményekkel kapcsolatos pénzügyi belsı ellenırzési feladatokat a Hivatal Intézményi Ellenırzési Osztálya látja el. A évi ellenırzési feladatokat 3 fıvel látták el. Az ellenırzési egység funkcionális függetlensége biztosított, a fıjegyzı szakmai irányításával végzik a revizorok a tevékenységüket. Valamennyien megfelelnek a jogszabály által elıírt képesítési feltételeknek, rendelkeznek a munkakör betöltéséhez szükséges képzettséggel. A 3 fı közül kettınek regisztrált mérlegképes könyvelıi képesítése is van, a szakirányú, felsıfokú iskolai végzettség mellett. İk 2006-ban is részt vettek a kétnapos kötelezı képzésen. Egy revizor 2006-ban sikeres, középfokú OKJ-s közbeszerzési referensi képesítést szerzett. Az ellenırök számára továbbra is fontos az önképzés, amelyhez a Hivatal megadja a szükséges hátteret. Számítógépes hálózaton át elérhetı a Complex CD-jogtár, a Magyar

3 3 Közlöny, az Adó újságok példányai, az APEH értesítık, valamint a különféle számviteliadózási kérdéseket taglaló egyéb kiadványok. Három alkalommal vettek részt a Közigazgatási Hivatal által szervezett továbbképzésekben, amelyek témája a monitoring, az adózás, valamint a belsı ellenırzés volt. Az osztály dolgozói ideális körülmények között végzik a hivatali tevékenységüket (felkészülés, jelentés írás, stb.), mindegyikük számára külön irodai helyiség áll rendelkezésre, személyenkénti számítógép, nyomtató, hivatali vezetékes- és mobiltelefon, ami az egymás közötti kommunikációt az eltérı munkavégzési kiszállási helyeken költségmentesen biztosítja. A revizorok a tevékenységüket a Belsı Ellenırzési Kézikönyvben leírtaknak megfelelıen végzik. A Hivatal belsı ellenıre 2006-ban ellenırizte a munkavégzésük szabályszerőségét, amelyet jónak minısített. Vizsgálataikat kockázatelemzésen alapulva végezték, jelentéseik tartalmazták a kockázatelemzés részt is. ab.) Az éves ellenırzési tervben foglalt feladatok teljesítésének értékelése, a tervtıl való eltérések indoka, a terven felül ellenırzések indokoltsága A 2006-ra tervezett vizsgálati feladatok az alábbiak voltak: 1.) Valamennyi intézmény évi költségvetés tervezésének ellenırzése 2.) A évi állami normatívák elszámolásának alapjául szolgáló létszámadatok felülvizsgálata a közoktatási, a gyermekvédelmi, valamint a szociális intézményekben 3.) A évi ellenırzés utóellenırzése a Jókai Mór Gimnáziumban és Szakképzı Iskolában (Komárom) 4.) A évi ellenırzés utóellenırzése a Kultsár István Szakközépiskolában (Komárom) 5.) A évi ellenırzés utóellenırzése a Széchenyi István Közgazdasági-Informatikai Szakközépiskolában (Komárom) 6.) Valamennyi intézmény dolgozói személyi anyagának, bérbesorolásának ellenırzése 7.) A évi ellenırzés utóellenırzése, valamint az öt éves igazgatói ciklus záró vizsgálata a Móra Ferenc Általános Iskola, Szakiskola, Speciális Szakiskola és Készségfejlesztı Szakiskolában (Komárom) 8.) A évi ellenırzés utóellenırzése, valamint az öt éves igazgatói ciklus záró vizsgálata a Szakiskolában és Szakközépiskolában (Komárom) 9.) Az öt éves igazgatói ciklus záró vizsgálata a Jávorka Sándor Mezıgazdasági és Élelmiszeripai Szakközépiskola és Szakiskola és Kollégiumban (Tata) 10.) Az ötéves igazgatói ciklus záró vizsgálata a Pedagógiai Intézetben (Tatabánya) 11.) Valamennyi intézmény évi mérlegvalódiságának az ellenırzése 12.) A évi állami normatíva igénylés alapjául szolgáló (2006. évi) létszámadatok ellenırzése a közoktatási, gyermekvédelmi és a szociális intézményekben 13.) Az öt éves igazgatói ciklus záró vizsgálata a Fogyatékosok Otthonában (Tokodaltáró) 14.) A közbeszerzési értékhatárt meghaladó intézményi beszerzések ellenırzése A 2006-os évet sikerült jó ütemben, a tervet meghaladóan teljesíteni. Eredményesnek minısíthetıek az öt éves igazgatói ciklusok lejárata miatti ellenırzések, amelyek fıjegyzıi kezdeményezésre indultak el és segítik a felelısségteljes döntést az intézményvezetık kiválasztásában.

4 4 A vizsgálatok tervezése során a revizori kapacitás mintegy 30 %-a került fenntartásra az elıre nem tervezett, a fıjegyzıi elrendeléső cél-, illetve témavizsgálatokra. Ennek megfelelıen több intézményben és tárgyban történtek egyéb ellenırzések is, amelyek témái az alábbiak voltak (részletezve az 1-3. mellékletben): múzeumi egység átadás-átvételének helyszíni ellenırzése, igazgató váltás miatti átadás-átvételek helyszíni vizsgálata (3 intézmény), önköltségszámítás, bérbeadások rendjének az ellenırzése (közoktatási intézmények), a tandíj megállapítások, a mérséklések intézményi felülvizsgálata (10 intézmény), intézményi elıirányzat és teljesítési adatainak ellenırzése (1 intézmény), megbízási szerzıdések vizsgálata (1 intézmény), elfekvı készlet megszüntetésének az ellenırzése (1 intézmény). Közalkalmazotti bérbesorolásra, valamint megbízhatósági ellenırzésre (az éves beszámoló egyezıségeinek a vizsgálata) irányuló vizsgálat 6-6 intézménynél volt. Azokban az intézményekben, ahol utóvizsgálat, illetve igazgatói mandátum lejárata miatt vizsgálat történt, mindig téma volt a bérbesorolás és a megbízhatósági ellenırzés is. Közbeszerzéssel kapcsolatos célvizsgálat két alkalommal történt, de az egyéb intézményi ellenırzések során, amennyiben történt ilyen jellegő beszerzés, az ellenırzésre került ban az Állami Számvevıszék önkormányzatunkat kijelölte normatíva felülvizsgálatra. 14 intézményben történt helyszíni ellenırzés, ahová elkísérték az ÁSZ revizort az Intézményi Ellenırzési Osztály revizorai is. Ezek a vizsgálatok egy-egy napos idıtartamúak voltak intézményenként. Jó munkakapcsolat alakult ki a munkavégzés során a revizoraink és az számvevıszéki szakember között. Közel 4,5 millió Ft-os visszafizetési kötelezettséget tárt fel a vizsgálat, melyre figyelemfelhívással megbízható minısítést kaptunk. A feltárt hiányosságok szakmai eredetőek voltak. A visszafizetési kötelezettségtıl eltekintve megállapítható, hogy eredményesen zajlottak a belsı ellenırök, valamint az Intézményi Fıosztály referensei által végzett intézményi normatíva vizsgálatok, mivel az ellenırzés nélkül E Ft-tal (2006. október) több jogszerőtlenül járó normatívát igényeltünk volna meg az intézmények által eredetileg benyújtott adatok alapján. ac.) Az ellenırzések fontosabb megállapításai 1.) Tervezés, számviteli nyilvántartás területen: - elıfordult, hogy az átvett pénzeszközök (pályázat, alapítványtól átvett pénz, a gazdálkodás során keletkezett bevételi többlet, stb.) összegére év közben nem kértek elıirányzat módosítást, - a beruházási és felújítási kiadások lényegesen eltértek a módosított elıirányzattól, - több helyen pontatlan volt a tervezési indokolási lap, stb. 2.) Munkaügyi és bérgazdálkodási területen: - magas volt a dolgozónkénti túlmunka mennyisége, - az átsorolásokat a GSzSz ellenjegyzése nélkül küldték el a MÁK-ba, - helytelen volt a dolgozó fizetési fokozatának és kategóriájának a megállapítása, az elızı munkahelyek beszámítása, - rosszul állapították meg a dolgozók magasabb fizetési fokozatba való lépésének az idıpontját, - nem jól értelmezték a dolgozóknak járó szakmai szorzókat,

5 5 - munkanélküli idıszakot is beszámítottak a fizetési fokozat megállapításánál, - a szabadság nyilvántartó kartonokon helytelenül állapították meg a gyermekek után járó pótszabadság mértékét, - a felsıfokú végzettség megszerzését követıen, a sikeres nyelvvizsga letétele elıtt sorolták át a dolgozót a D kategóriából az F kategóriába, - megbízásos jogviszony idıtartamát is beszámították a dolgozó munkában töltött idejébe, - a pedagógusok hétévenkénti kötelezı képzése során elıfordult, hogy a 7 éven belül kétszer is csökkentették a dolgozó várakozási idejét, - elıfordult, hogy a személyi anyagok hiányosak voltak (végzettséget igazoló dokumentumok, munkaköri leírások, átsorolások, jubileumi jutalomról szóló rendelkezı levelek, stb.), - a jelenléti ívek vezetése hiányos volt, - a Kjt. elıírásai alapján elkészített közalkalmazotti alapnyilvántartást hiányosan vezették, nem az elıírásnak megfelelı adattartalommal, stb. 3.) Mérlegvalódiság ellenırzése területen: - eltérés volt az adósok (vevık) kötelezettségénél az analitikus nyilvántartás és a mérleg adata között, - nem szerepeltették a vevıi tartozások között kiszámlázott, de ki nem egyenlített bérleti díj összeget, - a szállítói követelések kimutatásánál eltérés mutatkozott a nyilvántartott, és a mérleg adata között, - az idegen pénzeszközök összesített egyenlege nem egyezett meg a mérlegben kimutatott értékkel (gyámhatósági betét), - ajándékba kapott tárgyi eszközöket 0-s értékkel szerepeltettek piaci érték helyett, - az intézeti gondozottak meg nem fizetett térítési díjának analitikus nyilvántartása nem egyezett a mérlegben szereplı összeggel, - a tárgyi eszközök értékcsökkenési leírási kulcsának a megállapításánál az építmények leírási kulcsát 2 %-ban határozták meg 3 % helyett, stb. 4.) Tandíj és térítési díj ellenırzése területen: - elıfordult, hogy nem módosították az intézmény SZMSZ-ét, valamint a Házirendet a megyei tandíjrendelet, valamint a Közoktatási törvény szövegének megfelelıen, - a vizsgálat idıszakáig nem mutatták be a tanulók az érvényes tartózkodási engedélyüket, stb. 5.) Korábbi ellenırzés utóellenırzése, valamint az ötéves igazgatói mandátum lejárata miatti ellenırzés területen: - a szabályzataikban nem vezették keresztül a jogszabályi változásokat, nem készítettek gépjármő üzemeltetési szabályzatot, - nem volt teljes körő a számítógépek tantermenkénti nyilvántartása, - azonnali kiadásként számoltak el olyan tételt, amelyet aktiválni kellett volna (pl. számítógép memória bıvítés), - dolgozói étkezési utalványokat a jogosultsági hónapot megelızıen átadták a dolgozók részére (januárban az I-II. havi utalványokat), - elıfordult, hogy nem készítették el a beruházási célokmányt, és nem küldték el a közgyőlés elnökéhez tájékoztatásul, - a házipénztár- és a bankszámla kezelés során a bizonylatoknál alaki-tartalmi hiányosságok mutatkoztak, szabálytalan javítást alkalmaztak (átírás, átfestés),

6 6 - rendszerbeli hiányosságok mutatkoztak egy intézmény esetében az ellátotti térítési díjak megállapítása során, - selejtezési jegyzıkönyv hiányosan került kitöltésre, hiányzott a selejtezett eszközök bruttó és nettó értéke, nem jelölték a megsemmisítés módját, - az ellátottak költıpénzkezelésének ellenırzése során megállapítást nyert, hogy néhány esetben negatív volt az egyenleg, ami túlköltekezést feltételez másik gondozott egyenlege terhére, stb. 6.) Intézményi bérbeadás, és önköltségszámítás területen: - elıfordult, hogy határozatlan idejő bérleti szerzıdést kötöttek, - az önköltség számítása pontatlan volt, - nem készítettek önköltség számítási szabályzatot, pontatlan volt a számítás, nem tartalmazott minden költség elemet (pl. amortizáció, takarítás, közvetett költségek, stb.), - nagy összegő bérleti díj tartozás halmozódott fel egy intézményben, - a több évre vállalt kötelezettségek (bérlet) esetén a fenntartóval való ellenjegyeztetés nem történt meg, - a bérleti díjat nettó módon rendezték, ami sértette a Számviteli törvény bruttó elszámolás elvét (épület bérlet helyett cserébe számítógép használat), - a bérleti díjak egységre vetített mértéke eltérést mutatott településenként, intézményenként, stb. 7.) Állami normatíva elszámolás alapjául szolgáló intézményi adatok ellenırzése területen: - eltérést mutatott a jelentett, és az intézményben ellenırzött helyszíni adat, - rossz soron jelentettek adatot, téves jogszabályi értelmezés miatt (fogyatékos tanulók után járó 90, 100, 130 %-os normatíva), - külföldi diákot is beszámítottak, aki nem rendelkezett a szükséges tartózkodási engedéllyel, - más településrıl bejárók esetében is jelentettek bejáró tanulót, annak ellenére, hogy csak más megye területérıl bejáró után van jogosultság, - fogyatékos kollégista tanuló után nem a rájuk vonatkozó sajátos nevelési igényő kollégiumi ellátás normatívát igényelték meg, stb. ad.) Az ellenırzések során büntetı-, szabálysértési, kártérítési, illetve fegyelmi eljárás megindítására okot adó cselekmény, mulasztás vagy hiányosságok gyanúja kapcsán tett jelentések száma és rövid összefoglalása 2006-ban az ellenırzés által feltárt hiányosságok miatt három esetben indult intézményvezetı ellen fegyelmi eljárás, valamennyien megrovásban részesültek, egy esetben írásbeli figyelmeztetés történt: az intézmény vezetıje a többszöri írásbeli felszólítás ellenére olyan pótlékokat adott meg a dolgozóinak, amelyre nem lett volna lehetıség (nem kötelezı pótlék), a határozott idıre szóló kereset kiegészítés visszavonása nem történt meg idıben, súlyos gazdálkodási hiányosságokat állapított meg a vizsgálat a fejlesztési támogatás felhasználása során (pazarló, nem a konkrét tevékenység érdekében felmerülı kiadások), a nagy értékő eszközök beszerzése során látszólagos hitel-tranzakciót bonyolított le a vezetı, amely kezelési költség fizetési kötelezettséget eredményezett az intézmény számára; egy dolgozó esetében a felmentési idı nem megfelelıen került

7 7 dokumentálásra; a fejlesztési támogatás miatti elıirányzat-módosítást nem hajtották végre, megsértették az önkormányzati Vagyonrendelet elıírásait, az önkormányzat érdekeit sértı magatartást tanúsított az intézményvezetı, elıirányzat nélkül vállalt fel kötelezettséget (felület stokkolás). ae.) A folyamatba épített elızetes, utólagos és vezetıi ellenırzési rendszer (FEUVE) szabályszerőségének, gazdaságosságának és eredményességének növelése, javítása érdekében tett fontosabb javaslatok A FEUVE-t az Intézményi Ellenırzési Osztály, valamint az intézmények vonatkozásában is meg kell említeni. Az osztályvezetı gyakorolta a vezetıi és munkafolyamatba épített ellenırzési jogosultságát, amely az alábbiakban nyilvánult meg: Az osztály vonatkozásában: o elkészült a tevékenységükre az ellenırzési nyomvonal, o a vezetıi ellenırzés a revizorok által megírt jelentések felülvizsgálatával, az ellenırzések folyamatos nyomon követésével, az ellenırzési mappák tartalmának a megtekintésével, az irattározási tevékenység figyelésével valósult meg. Az intézmények vonatkozásában: o az intézmények részére figyelemfelhívással éltek a revizorok (levél formájában) a FEUVE mőködése szükségességének, a szabályzatok meglétének (belsı ellenırzési szabályzat, kockázatkezelés, szabálytalanságok kezelése), a nyomvonal elkészítésének, a rendszer mőködésének a vonatkozásában, o az ellenırzéseik során tájékozódtak a FEUVE mőködésérıl, annak dokumentálásáról, a nyomvonal naprakészségérıl, a szabályzatok meglétérıl, amelyek hiányára írásban is megtették a jelzéseiket, felhívták a figyelmet a hiányosságok pótlására, az ellenırzés fontosságára. B.) A BELSİ ELLENİRZÉS ÁLTAL TETT MEGÁLLAPÍTÁSOK ÉS JAVASLATOK HASZNOSÍTÁSA ba.) Az intézkedési tervek megvalósításáról szóló beszámolók, az ellenırzési megállapítások és ajánlások hasznosulásának tapasztalatai A vizsgálatok befejezését követıen a jelentés záradéka mindig tartalmazza az intézkedési terv elkészítésének és az osztályra való megküldésének idıpontját. A vizsgálatok befejezését követıen figyelemmel voltak rá az ellenırök, hogy az intézkedési terveket elkészítették, és beküldték-e az intézmények, de így is elıfordult, hogy nem érkezett meg az intézkedési terv. Amennyiben ez nem történt meg, figyelemfelhívást eszközöltek. Az utóellenırzéseik során felülvizsgálták, hogy az intézkedési tervben elıírtaknak megfelelıen korrigálták-e a hiányosságokat, pótolták-e a szükséges anyagokat, a gazdálkodásuk során nem követtek-e el ugyanolyan, vagy hasonló hibákat. A jelentéseikben minden esetben kitértek ennek a minısítésére is.

8 8 A évben több alkalommal volt az intézmények részvételével tartott munkaértekezlet, melynek keretében a revizorok beszámoltak munkájukról, a felmerült hiányosságokról, a továbbiakban ellenırizendı témákról. bb.) Az intézményi ellenırzési rendszer fejlesztésére vonatkozó javaslatok Az elmúlt idıszakban a revizorok munkavégzési területe kiszélesedett, az ellenırzött témák sokrétőbbé, az ellenırzések gyakoribbá váltak. A korábbi gyakorlattól (kétévenkénti átfogó pénzügyi-gazdasági ellenırzések) eltérıen minden évben kell vizsgálatot végezni az intézményekben. A 2006-ban végrehatott ellenırzések mérlegét az 1. számú melléklet tartalmazza. Összesen 162 vizsgálat történt, melybıl 142 tervezett és 20 soron kívüli ellenırzés volt. Ennek következtében kevesebb idı maradt a hivatali felkészülésre, a szakosztályokkal való szorosabb együttmőködésre. Az osztályvezetı is aktív revizor, a vezetıi teendıi, a vezetés tájékoztatása mellett ı is operatívan részt vesz az intézményi ellenırzésekben. A revizori csoport nem rendelkezik adminisztratív létszámmal, az ügyviteli teendıiket is maguk látják el. Segítség lenne számukra, ha rendelkeznének laptoppal, ezáltal megállapításaikat a helyszínen közvetlenül számítógépen rögzíthetnék. Az így megtakarított idıt a szakmai felkészültség javítására fordíthatnák. Ismereteik folyamatos aktualizálása munkájuk elengedhetetlen eleme, az intézmények tılük várnak tájékoztatást, iránymutatást, ezért továbbképzésük, szakmai tanfolyamokon való részvételük indokolt. Az Önkormányzat jelenlegi gazdasági helyzete miatt a revizori létszám bıvítésére nincs lehetıség. Továbbra is a jelenlegi létszám hatékony foglalkoztatásával, a munkaszervezéssel, a munkakörülmények javításával tartom szükségesnek az ellenırzési munka ellátását. Tatabánya, március 29. Dr. Csermák Vilmos

9 9 HATÁROZATI JAVASLAT A Komárom-Esztergomi Megyei Közgyőlés 1. A évi beszámolót elfogadja. 2. Felhívja az intézmények vezetıinek a figyelmét: o A jövıben is törekedjenek a szabályos mőködésre, kövessék nyomon a szakmai és pénzügyi jogszabályok változását a gazdálkodásuk során! o Folyamatosan aktualizálják az ellenırzési nyomvonalukat, mőködtessék az intézményükben a FEUVE-t! o Ügyeljenek a beszámolók tartalmi és számszaki helyességére, biztosítsák az év végi leltárak, analitikák értékbeli, mérleggel való egyezıségét! o A selejtezéseiket a Vagyonrendelet elıírásait betartva végezzék el! o A munkaerı- és bérgazdálkodás területén tartsák be a vonatkozó jogszabályokat, ügyeljenek a szolgálati idık helyes beszámítására, a végzettségeknek megfelelı fizetési kategóriák alkalmazására! o A normatíva igénylések és elszámolások során a jogszabályi változásoknak megfelelıen számítsák az intézményi létszámadatokat! o A szakmai hiányosságokat szüntessék meg, ügyeljenek a tevékenység szabályszerőségére! Határidı: - a határozat megküldésére: azonnal - a határozat végrehajtására: folyamatosan Felelıs: Dr. Csermák Vilmos, megyei fıjegyzı, valamint az intézmények vezetıi Tatabánya, március 29.