6/2010. számú Jegyzői Utasítás A Személyügyi Kézikönyvről

Átírás

1 6/2010. számú Jegyzői Utasítás A Személyügyi Kézikönyvről (egységes szerkezetben) Hatályos: október 19-től

2 Személyügyi Kézikönyv I. rész A projekt az Európai Unió támogatásával, az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával valósul meg. 2

3 Tartalomjegyzék 1. A kézikönyv célja, felépítése 6 2. Szervezeti kultúra Szervezeti kultúrával szembeni alapelvárások A tevékenység célja Fogalmi meghatározás A tevékenység gyakorlata Etikai kódex A tevékenység célja Fogalmi meghatározás A tevékenység gyakorlata Belső nyilvánosság A tevékenység célja Fogalmi meghatározás A tevékenység gyakorlata 9 3. Munkakörök gondozása Tevékenység célja Fogalmi meghatározás A tevékenység gyakorlata A munkakör átadás és átvétel Operatív munkaerő-gazdálkodás A tevékenység célja Fogalmi meghatározás A tevékenység gyakorlata A munkáltatói jogkör gyakorlása A közszolgálati jogviszony létesítésének feltételei A Polgármesteri Hivatallal történő közszolgálati jogviszony létesítésének 14 feltételei Pályázat Újonnan belépő munkatársak beillesztése Közszolgálati jogviszony létesítése Határozott időre szóló kinevezés Közszolgálati jogviszony megszűnése, megszüntetése A prémiumévek program és a különleges foglalkoztatási állomány Az összeférhetetlenség Vagyonnyilatkozat Vezetői megbízás, kinevezés, vezetői megbízásról lemondás, vezetői megbízás 19 visszavonása A köztisztviselő adataiban bekövetkezett változás bejelentése Létszámtervezés A munkavégzés, pihenőidő A munkaidő Munkaközi szünet Rendkívüli munkavégzés, szabadidő általány A szabadidő-általány megállapításának és elszámolásának szabályai Szabadság Általános szabályok A szabadság kiadása Szabadságmegváltás Betegszabadság Szülési szabadság Fizetés nélküli szabadság Munkaidő kedvezmények Az apa munkaidő-kedvezménye Munkavégzés alóli mentesülés A köztisztviselő, ügykezelő díjazása 26 3

4 A köztisztviselő, ügykezelő alapilletménye IA köztisztviselő, ügykezelő illetménykiegészítése A köztisztviselő, ügykezelő illetménypótléka Vezetői illetménypótlék Gépjárművezetési pótlék Idegennyelv-tudási pótlék Képzettségi pótlék Helyettesítési díj Rendkívüli céljuttatás Kiküldetés Belföldi kiküldetés Külföldi kiküldetés A köztisztviselők minősítése Fegyelmi és kártérítési felelősség Fegyelmi felelősség Kártérítési felelősség A köztisztviselő, ügykezelő kártérítési felelőssége A munkáltató kártérítési felelőssége Közszolgálati jogvita Közszolgálati nyilvántartás A Polgármesteri Hivatal Esélyegyenlőségi Terve Juttatások, támogatások Egyéb Ktv. szerinti juttatások Tizenharmadik havi illetményt kiváltó, mindenkor hatályos szabályozás szerint 32 megállapított kereset-kiegészítés Jubileumi jutalom Bankszámlára utalás költségtérítése Cafetéria-juttatások Képviselő-testület által meghatározott juttatások, támogatások Lakhatási, lakásépítési támogatás Albérleti díj hozzájárulás Családalapítási támogatás Szociális, támogatások Eseti szociális segély Temetési segély Illetményelőleg Egészségügyi támogatás Kulturális támogatás Vezetékes és mobiltelefon használat Tanulmányi ösztöndíj, képzési, továbbképzési támogatás Költségtérítés Munkába járás költségtérítése Anyakönyvvezető, protokoll munkakörben dolgozók költségtérítése Teljesítménymenedzselési rendszer Tevékenység célja Fogalmi meghatározások Stratégiai munkakörök - 360º-os értékelés Célorientált munkakörök - vezetők és további stratégiai munkakörben dolgozók 47 SMART-olt teljesítménymenedzselési rendszere Feladatorientált munkakörök - a hivatal standard működtetését biztosító 49 támogató munkakörök teljesítménymenedzselési rendszere 6. Teljesítménymenedzselési rendszerhez kapcsolódó ösztönzés A tevékenység célja Fogalmi meghatározás A tevékenység gyakorlata Címadományozás A köztisztviselő, ügykezelő kitüntetése 51 4

5 Az év közszolgálati dolgozója -Arany, ezüstés bronz fokozatú elismerés Személyzetfejlesztés A tevékenység célja Fogalmi meghatározások A tevékenység gyakorlata Tervezés Szervezése Képzések szervezése Iskolarendszeren kívüli továbbképzések szervezése Végrehajtás Dokumentálás Humán kontrolling A tevékenység célja Fogalmi meghatározások A tevékenység gyakorlata Személyügyi kézikönyvben megjelenő humán tevékenység folyamatábrái Humán folyamatcsoport blokkdiagramja Szervezeti kultúra fejlesztése Munkakörök gondozása Operatív munkaerő-gazdálkodás Személyzetfejlesztés Záró rendelkezések 65 Iratmintatár 1. számú melléklet 66 Melléklettár 2. számú melléklet 135 5

6 1. A kézikönyv célja, hatálya A közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos személyügyi feladatok egységes, átlátható szabályozása érdekében, a Köztisztviselők jogállásáról szóló évi XXIII. törvény (a továbbiakban: Ktv), a Munka Törvénykönyvéről szóló évi XXII. törvény (továbbiakban: Mt.) rendelkezéseivel összhangban, Budapest Főváros XXIII. Kerület Soroksár Önkormányzat (továbbiakban: Önkormányzat) Polgármesteri Hivatalának (a továbbiakban: Polgármesteri Hivatal) Személyügyi Kézikönyvét (továbbiakban: Személyügyi Kézikönyv), a Közszolgálati Szabályzattal egységes szerkezetbe foglalva kiadom. A Polgármesteri Hivatal jövőről alkotott elképzelésében markánsan jelenik meg a Polgármesteri Hivatalról kialakított etikus kép megőrzése, küldetése az ügyfélközpontú, szolgáltató hivatal. A célok hátterében ott kell, hogy álljon a tudatosan fejlesztett szervezet, az ezt támogató professzionális emberi erőforrás gazdálkodás, amelynek alapfeltétele a kompetens, folyamatosan fejlődő munkatársak tőkeként való kezelése. E gazdálkodás eredményeként várható el, a mindenkori stratégiai célokat elérő, csapatban dolgozó munkatársak megléte, akiknek meghatározó hányadát a köztisztviselői életpálya iránti elköteleződés jellemzi. A Személyügyi Kézikönyv célja az emberi erőforrás gazdálkodás irányelveinek és gyakorlatának összefoglalása, támogatva ezzel a személyügyi munka gyakorlatát, a rendszer átlátását és a munkatársaktól elvárt és elvárható cselekvést. A Személyügyi Kézikönyv személyi hatálya - az Önkormányzat Polgármesteri Hivatalánál foglalkoztatott köztisztviselőkre és ügykezelőkre, - a Ktv. szabályai alapján, a juttatási rendszer és a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó napidíj tekintetében az önkormányzati választott tisztségviselőkre terjed ki. A Személyügyi Kézikönyv tárgyi hatálya Egységes szerkezetben tartalmazza mindazokat a jogokat és kötelezettségeket, amelyek a Polgármesteri Hivatal köztisztviselőit, ügykezelőit segítik abban, hogy a jogok érvényesítésében és a kötelezettségek teljesítésének gyakorlatában egységes értelmezés alapján járjanak el. A Személyügyi Kézikönyv tartalmazza továbbá a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői, ügykezelői kinevezésére, képzésére, előmenetelére, teljesítményértékelésére, annak ösztönzésére, továbbá jóléti, szociális és kulturális juttatásaira, az esélyegyenlőség előmozdítására irányuló egységes szabályokat. 6

7 2. Szervezeti kultúra 2.1. Szervezeti kultúrával szembeni alapelvárások A tevékenység célja A tudatos szervezeti kultúra formálás célja olyan munkáltatói magatartás megléte, amelyből ered az elkötelezett köztisztviselők jelenléte a Polgármesteri Hivatalon belül, akik értéket teremtve képesek hozzájárulni a Polgármesteri Hivatal szervezeti és személyes hatékonyságának fejlesztésén keresztül az állampolgároknak és az Önkormányzatnak nyújtott szolgáltatás minőségének javításához, a szolgáltatások előállításához szükséges erőforrások optimalizálásának megalapozásához. A Polgármesteri Hivatalban meglévő tudatosan alakított szervezeti kultúra támogató módon történő jelenléte szükséges a mindennapok működésében Fogalmi meghatározás A szervezeti kultúra az ott dolgozók értékképzete, normái, ami meghatározza a munkatársak szervezethez, munkához való hozzáállását, magatartását, saját maguk pozícionálását, elkötelezettségét, megítélését a Polgármesteri Hivatal működéséről. A szervezeti kultúra tényként van jelen minden szervezet életében, függetlenül attól, hogy a vezetők a stratégiai célok szempontjából azt tudatosan formálják, vagy nem felismerve ennek jelentőségét a szervezeti egységek, a munkatársak ösztönösen alakítják saját szervezeti kultúrájukat. A szervezeti fejlődés egyik hajtóereje az értékekre épülő, kívánatos, domináns szervezeti kultúra típus tudatos építése, fejlesztése. Ellenkező esetben reális veszélyt hordozó szervezeti kultúra van jelen, amelyben esetleges a kívánatos értékek szerinti működés. A szervezeti kultúra szervesen kapcsolódik a belső nyilvánossághoz és a teljesítménymenedzseléshez A tevékenység gyakorlata A kívánatos szervezeti kultúra feltételezi - hogy a kerületfejlesztés koncepcióját, a Polgármesteri Hivatal mindenkori kiemelt céljait a munkatársak ismerik, azok iránti elkötelezettségük a szervezeti kultúra és a személyügyi gazdálkodás eszközeivel kiválthatók, - hogy a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői a belső nyilvánosság útján értő módon, cselekvésre orientáltan beavatottak a kerület, az Önkormányzat, a Polgármesteri Hivatal életébe, - az egyéni és a szervezeti tudás szerves kapcsolódását, - az egyéni és a szervezeti időgazdálkodás meglétét, - a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységein belül és ezek kapcsolódásánál egymást tisztelő, támogató munkatársak alkotják a munkahelyi közösséget, amelynek vezérlő elvei rögzítettek az Etikai Kódexben. A Polgármesteri Hivatal jellegéből következően kívánatos, domináns szervezeti kultúra típus a szerepkultúra, amely a törvényesség, az észszerűség, és a szervezeti értékek alapján elvárja a szakmai igényességre épülő célorientált és standardizált munkavégzést. E kultúra fejlesztésének legfőbb támogatója a célmeghatározott, feladatokat, kompetenciákat pontosan rögzítő munkaköri leírások rendszere, a munkakör s a munkatárs illesztése, fejlesztése, teljesítménykritériumok pontos meghatározása, és azok teljesülésének értékelése. A folyamatmutatók rendszer szinten képesek mutatni a szerepkultúra gyakorlatban megjelenő minőségét. A kerület fejlődése, fejlesztése megköveteli a feladatkultúra markáns jelenlétét a Polgármesteri Hivatalban. A feladatkultúra elvárja a proaktív, gyors, kreatív, kiemelkedő, sok esetben átlag feletti teherbírással megjelenő kvalitást, lehetőséget ad arra, hogy a mindennapi munkavégzésben a tettek 7

8 szintjén legyen jelen a fejlődés, az előrehaladás, amelynek eszköze a projektkultúra, a stratégiai munkakörben elvárt munkakultúra. E kultúratípus megvalósulását hivatottak mérni a Polgármesteri Hivatal által generált, vagy feladatkörükbe utalt kerületi fejlesztési programok, a projektek, munkatársak teljesítményértékelése. A munkatársak szervezeti elkötelezettségének, értékteremtő munkavégzésének alapja a Polgármesteri Hivatalon belüli megbecsültségük, motiváltságuk, a vezetők és vezetettek, munkatársak közötti, egymás tiszteletén alapuló emberi kapcsolatok, amelyben minden munkatárs érzi, hogy szüksége van rá a szervezetnek. Mindezt a támogatókultúra adja meg. E kultúratípus megvalósulását hivatottak mérni a szervezeti kultúra vizsgálat munkatársi elégedettség dimenziói. A hatalomkultúra jelenléte megfosztja a munkatársakat a felelősségvállalástól, a saját munkaköri kompetencián belüli döntési kényszertől, ezáltal lelassulnak a munkafolyamatok. A fölöttes vezetőre való várakozás, a prioritásokat figyelmen kívül hagyó, az azonnali megoldást váró vezetői kérések károsan befolyásolják a szervezet belső munkaritmusát. Amennyiben nem következik be e kultúratípus radikális csökkentése, nem jöhet létre a szervezeti kultúraváltás, a benne megjelenő domináns szerep-, és a markáns feladatkultúrával. A mindennapokban el kell érni (vezetői és stratégiai munkakörökben dolgozó munkatársak példamutatásával, ösztönzéssel, amelyben jelen van a jutalmazás és a szankcionálás), hogy az uralkodó értékek és a napi normák között tartós összhang valósuljon meg. Az alapértékek által vezérelt kiszámítható, a vezető személyiségét megmutató, ugyanakkor vezetői csapatként összhangot mutató vezetési stílus, gyakorlat kötelező. A vezetői munkában karakterisztikusan meg kell jeleníteni a feladat-delegálás, a feladat végrehajtásának támogatása, az ellenőrzés és az értékelés egységét. A vezetőknek fel kell készülniük a helyzetfüggő vezetési metódus alkalmazására, a munkatársi eredményesség kampánymentes értékelésére, a munkatársak munkamotiváltságát biztosító módszerek alkalmazására. Ennek érdekében szükséges a vezetők egyéni és csoportos, rendszeresen ismétlődő képzése. A mindennapi életben szükséges deklarálni a belső munkaerő piaci hierarchia meglétét, amely különbözőséget teremt egyes munkakörök értéke, presztízse között. Ez természetesen egy-egy munkatársban manifesztálódik. A különbség azonban a munkakörök, és nem az emberek között állítson rangsort. A tudatosan formált szervezeti kultúra eredményességének mérési eszköze az évente ismétlődő szervezeti kultúra vizsgálat, amelyek lehetőséget adnak a célértékek meghatározásához Etikai Kódex A tevékenység célja Az Etikai Kódex célja, hogy a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői, ügykezelői számára munkakörtől és vezetői beosztástól függetlenül meghatározza azokat az értékeket és magatartásnormákat, amelyek támogatják a megbízható, hatékony, minőségi munkavégzést, felelősségvállalást, segítőkészséget és az ésszerű cselekvést annak érdekében, hogy a szervezet betöltse funkcióját Fogalmi meghatározás Az Etikai Kódex irányt mutat a külső és belső kapcsolatokban elvárt egységes és kiszámítható magatartáshoz, segítséget ad egy-egy konkrét helyzetben a megfelelő viselkedés kialakításához. 8

9 A tevékenység gyakorlata Az Etikai Kódexben leírtak gyakorlati alkalmazása valamennyi köztisztviselő, ügykezelő számára kötelező. Ennek vállalásáról valamennyien nyilatkozatot tesznek. A köztisztviselő és ügykezelő éves teljesítményének értékelésénél a leírt magatartási szabályok betartása értékelési szempont. Az írott normák betartásának minősítését - a szervezeti kultúra megvalósulásának évenkénti értékelésénél - a jegyzőnek a stratégiai munkakörben dolgozók támogatásával felül kell vizsgálnia, értékelnie kell. Az Etikai Kódex megismeréséről szóló nyilatkozatot az Iratmintatár 4. sorszámú mintája tartalmazza Belső nyilvánosság A tevékenység célja E terület célja a munkatársak Polgármesteri Hivatalhoz való elkötelezettségének erősítése, a munkatársak gondolkodására, cselekvésére hatva, ezen belül az általános tájékozottság növelése, az aktualitások naprakész ismeretének biztosítása, gondolkodásra késztetés, öntevékenység elősegítése, elkötelezettség növelése, aktív informálás szokássá tétele Fogalmi meghatározás A kerület, az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal életének kiemelkedő eseményeiről, hétköznapi életéről beavató módon tájékoztat, valamint biztosítja a Polgármesteri Hivatalon belül vertikális és a horizontális kommunikációt. A belső nyilvánosság működésénél biztosítani kell a hírértékkel bíró, kellő időben adott információkat. A belső nyilvánosság dinamikus, kölcsönös folyamat, melynek működtetéséért a vezetők felelősek, akik példamutatásukkal ösztönzik a munkatársakat a cselekvésre, ezáltal kiváltva proaktivitásukat. Ideális esetben a belső nyilvánosság teszi lehetővé, hogy mindenki tudja, illetve beszerezheti a rá vonatkozó információkat, híreket, adatokat, s eközben adhat és ad is információkat. A belső nyilvánosság a hivatali működés szerves része hagyományos eszközei a belső levelezések, megbeszélések, értekezletek, fórumok, informatikával támogatott korszerű eszközei a hatékonyság növelését szolgálják: informáltság növelése, információ áramlás gyorsítása, öntevékenység elősegítése, nagyobb eredmény kisebb ráfordítással, használati feltétel a karbantartás, kontroll, kölcsönösség. A belső nyilvánosság nem azonos a kommunikációs technikák alkalmazásával A tevékenység gyakorlata Konkrét feladatok: - Értekezleti rend működtetése, a Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzata 4.3. pontjában szabályozottak szerint. - A kerület köztisztviselőinek napja, melynek célja a közösség formálása, a tisztelet és köszönetformálás a kiválóan teljesítő köztisztviselők számára. 9

10 - Osztályközi vendégnapok, melynek célja egy-egy osztály, vagy önállóan működő csoport, szakmai terület funkciójának, belső működésének megismerése, ami által erősödik a Polgármesteri Hivatalon belüli együttműködés, egymás munkájának és emberi értékeinek becsülése. A vendégnapok forgószínpad szerűen jelennek meg valamennyi szakmai területet érintve kétéves ciklusokon belül. El kell érni, hogy a Polgármesteri Hivatal munkatársainak legyen igényük e tevékenységre, vállaljanak e folyamatban operatív feladatokat. Eredményességét e területnek az évenként ismétlődő szervezeti kultúra felmérés során kell mérni, illetve értékelni. 10

11 3. Munkakörök gondozása 3.1. A tevékenység célja A munkakörök meghatározása, a munkakörök értékelése alapeleme a szervezeti hatékonyságnak, ezen belül a folyamatok működtetésének. A munkakör, munkakör értékelés alapján nyílik lehetőség az érdemi létszámtervezésre, a munkaerő kiválasztásra, a teljesítmény elvárások megfogalmazására, a személyzetfejlesztésre, és a pályakarrier gondozásra, a szervezeti kultúra-váltásra Fogalmi meghatározás Munkakörnek tekintjük a szervezeten belül egy-egy folyamat, tevékenység azon alapegységét, amely a munkamegosztás alapján elkülönül és meghatározza egy köztisztviselő, ügykezelő elvégzendő feladatait. A feladat elvégzésének célja, hogy a koordinált és rendszerezett munkaelemek egy, előre meghatározott eredményt (ami lehet információ, tárgy, szolgáltatás stb.) hozzanak létre. A munkakör azoknak a feladatoknak az összefoglaló megnevezése, amelyeket a köztisztviselő és az ügykezelő közszolgálati jogviszonya alapján ellátni köteles, illetve amelyben a köztisztviselőt, ügykezelőt a Polgármesteri Hivatal jogosult foglalkoztatni. A munkakört nem téveszthetjük össze a munkaposzttal. A munkaposzt személyfüggő. Kifejezi, hogy adott munkatárs hány munkakört, vagy annak egy részét látja el. A munkaköri leírások fontos dokumentumai az irányításnak. A munkakörök kétévente kerülnek felülvizsgálatra, szervezeti, illetve egyéb, a munkakört érintő változással egyidejűleg a munkaköri leírást módosítani kell. A munkakör értékelés olyan értékelési folyamat, amely segítségével megállapítható, hogy egy munkakörnek mennyi a relatív súlya az adott szervezeten belül A tevékenység gyakorlata A munkaköri leírások akkor képesek betölteni szervezeten belüli funkciójukat, ha az érintettek (vezetők és beosztott köztisztviselők, ügykezelők) nem adminisztratív dokumentumnak, hanem a munkavégzés iránytűjének tekintik. Éppen ezért szigorúan tilos pontos meghatározás nélkül a munkaköri leírást elkészíteni, a munkaköri leírás szerkezetének érdemi feltöltése elvárt. A munkaköri leírások fedjék le adott szervezettől elvárt hatáskört, felelősséget, kompetenciát, feladatleltárt. Szervezeti egységek közötti munkakapcsolódást tükrözniük kell a munkaköri leírásoknak. A munkaköri leírást a tipizált munkaköri leírás alapulvételével, a köztisztviselő, ügykezelő felett egyéb munkáltatói jogkört gyakorló munkahelyi vezető készíti el, a szükséges példányszámban. A munkaköri leírásban foglaltak tudomásul vételét a köztisztviselő, ügykezelő aláírásával ismeri el. Az első példány a köztisztviselőt, ügykezelőt, a második példány a közvetlen munkahelyi vezetőt, a további példány(ok) a helyettesítő(ke)t illeti(k) meg, egy példányt a személyzeti vezető őriz. A munkaköri leírást a kinevezési okmány kiadása előtt kell elkészíteni és csatolni kell a kinevezési okmányhoz. Egyéb esetben az új munkakörbe helyezéssel egyidejűleg, a kinevezés módosításához kell csatolni az új munkaköri leírást. 11

12 A köztisztviselő, ügykezelő köteles ellátni mindazokat az eseti jelleggel rábízott, a Polgármesteri Hivatal feladatkörébe tartozó azon feladatokat, amelyeket a felettes vezetőitől kapott, akkor is, ha a munkaköri leírásában nem szerepel. A munkakör értékelés célja, hogy különbség legyen tehető a stratégiai és támogató munkakörök között. E megkülönböztetés adja meg a lehetőséget az eredményes teljesítménymenedzselésnek. A munkakör értékelés szempontjai: a munkakörtől elvárt általános ismeret, a szakismeret és gyakorlat, a vezetői ismeret, az önállóság és az ellenőrzöttségi szint, a másokért és az erőforrásokért való felelősség, a Polgármesteri Hivatal eredményes működésére való ráhatás Munkakör átadás-átvétel A köztisztviselők, ügykezelők közszolgálati jogviszonyuk megszűnése (megszüntetése) esetén, továbbá belső áthelyezés, vagy a 30 napot meghaladó fizetés nélküli szabadság igénybevételét megelőzően munkaköri feladataikat, illetve az annak ellátásával összefüggő információkat, ügyiratokat átadás-átvételi eljárás keretében kötelesek átadni az átvevőnek. A vezetői megbízással rendelkező köztisztviselő munkakörének átadásakor átvevő az új vezetői megbízással rendelkező köztisztviselő, ennek hiányában a jegyző, illetve az általa megbízott köztisztviselő. Vezetői megbízással nem rendelkező köztisztviselő, ügykezelő munkakör átadása esetén az átvevő a szervezeti egység vezetője, vagy a munkáltatói jogkör gyakorlója által kijelölt köztisztviselő, ügykezelő. A munkakör átadás-átvétele előtt a köztisztviselő, ügykezelő köteles a nevére iktatott elintézett ügyiratokat irattározni, a munkafolyamatban lévő iktatásokat a Szervezési és Ügyviteli Csoporttal egyeztetni. Az irattározást és az egyeztetést követően kerül sor a szervezeti egységen belül a munkakör átadásátvételére, melynek során rendelkezni kell a munkafolyamatban lévő iktatott ügyiratok további ügyintézéséről, rögzítve a már megtett közbenső intézkedéseket. A munkakör átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet az átadó és az átvevő ír alá. A szervezeti egység vezetője - vezetői munkakör átadás-átvétele esetén a jegyző - aláírásával igazolja az átadás-átvétel megfelelőségét. A jegyzőkönyv mellékletét képezi a Szervezési és Ügyviteli Csoport által kiadott ügyiratlista, amely névre szólóan tartalmazza a munkakörét átadó köztisztviselő, ügykezelő valamennyi ügyiratát. A listában szereplő ügyiratoknak egyezőséget kell mutatniuk az átadó köztisztviselő, ügykezelő előadói munkanaplójával. A jegyzőkönyvet három példányban kell elkészíteni, melyből egy-egy példány az átadónál, illetve az átvevőnél marad. A jegyzőkönyv harmadik példányát a személyzeti vezető irattározza. Az átadás-átvételi jegyzőkönyv célja, hogy az érintett szervezeti egység feladat- és hatáskörébe tartozó feladatok végrehajtásáról átfogó képet adjon. A jegyzőkönyv tartalmi követelménye különösen: - a munkakört átadó számára előírt feladatok időarányos teljesítése, - a munkakört átadó köztisztviselőre, ügykezelőre iktatott valamennyi ügyirat fellelhetősége (irattár, határidő, ügyintéző), - a képviselő-testület, illetve bizottságok által meghatározott feladatok végrehajtása, - a polgármester, illetve alpolgármester(ek), továbbá a jegyző által kiadott feladatok, intézkedések végrehajtása, - a gazdálkodási hatáskörben kezelt költségvetési keretek tételes elszámolása, - a munkakör átadását követő időszak legfontosabb, aktuális szakmai feladatai, 12

13 - a szervezeti egység tevékenységét érintő külső és belső ellenőrzések megállapítása, adatai az azok nyilvántartásáról szóló külön jegyzői utasítás szerinti formában. Az átadás átvételi jegyzőkönyvet a vezetői megbízással, illetve a közszolgálati jogviszony megszűnésével kapcsolatos személyügyi eljárás részeként kell kezelni. A vezetői megbízással nem rendelkező köztisztviselők, ügykezelők esetében a munkakör átadásátvétel lebonyolításáért a szervezeti egység vezetője - egyéb esetben a jegyző - teljes körű felelősséggel tartozik. Amennyiben a munkakör átadására kötelezett köztisztviselő, ügykezelő elháríthatatlan okból nem tud eleget tenni a munkakör-átadási kötelezettségnek, illetőleg azt megtagadja, a közvetlen munkahelyi vezető a szervezeti egység köztisztviselői, ügykezelői közül kijelöli az átadóként eljáró személyt. Az átadóként eljáró köztisztviselő, ügykezelő két tanú jelenlétében leltárba veszi a távollévő köztisztviselő, ügykezelő személyes kezelésében lévő iratokat, amelyeket az átadási jegyzőkönyv kitöltésével ad át az erre kijelölt köztisztviselőnek, ügykezelőnek. Az átadásról a távollevő köztisztviselőt, ügykezelőt ebben az esetben is értesíteni kell, az átadási jegyzőkönyv első példányának megküldésével. A köztisztviselő, ügykezelő köteles a Polgármesteri Hivatal tulajdonát képező személyes használatában lévő eszközökkel, igazolványokkal, szakmai anyagokkal, szakkönyvekkel stb. elszámolni, azokat az illetékes szervezeti egységnél leadni. Azokról a tárgyakról, amelyek leadásra nem kerülnek, illetőleg nem képezik a Polgármesteri Hivatal tulajdonát, jegyzőkönyvet kell felvenni, majd a Polgármesteri Hivatal raktárában kell elhelyezni. Erről értesíteni kell a köztisztviselőt, ügykezelőt, vagy az ismert tulajdonost és a közszolgálati jogviszony fennállásának ideje alatt, illetve annak megszűnésétől számított 1 évig meg kell őrizni, vagy a tárgyakat a tulajdonos ismert lakcímére kell kiküldeni. A munkaköri leírás mintáját az Iratmintatár 7. sorszámú mintája tartalmazza. 13

14 4. Operatív munkaerő gazdálkodás 4.1. A tevékenység célja A Polgármesteri Hivatal stratégiai céljait megvalósító, minőségi szolgáltatást nyújtó emberi erőforrás gazdálkodás Fogalmi meghatározás Az operatív munkaerő-gazdálkodás része a köztisztviselők és ügykezelők toborzása, kiválasztása, munkába állítása, beillesztése. Foglalkoztatás alatt értendő a Ktv-ből és a közszolgálati jogviszonyból, valamint a Mt-ből következő kötelezettségek teljesítése, a teljesítmény- és ösztönzési rendszer működtetése A tevékenység gyakorlata A munkáltatói jogkör gyakorlása A munkáltatói döntések szakmai előkészítése az érintett osztály vezetőjének feladatkörébe tartozik. A Polgármesteri Hivatal köztisztviselői és ügykezelői felett a munkáltatói jogkört a hivatali szervezet vezetőjeként a jegyző gyakorolja. Egyes munkáltatói jogok gyakorlásához a polgármester egyetértése, jóváhagyása szükséges. A jegyző az osztályvezetőkre korlátozott munkáltatói jogkör gyakorlását ruházza át és szabályozza a helyettesítés rendjét. A munkáltató jogkör gyakorlását és a helyettesítés rendjét a Személyügyi Kézikönyv I. számú melléklete tartalmazza A közszolgálati jogviszony létesítésének feltételei A Polgármesteri Hivatallal történő közszolgálati jogviszony létesítésének feltételei - büntetlen előélet, - magyar állampolgárság, - cselekvőképesség, - a munkakörtől függően I. és II. besorolási osztályban (köztisztviselői feladatkörre): a köztisztviselők képesítési előírásairól szóló 9/1995. (II.3.) Korm. rendeletben előírt felsőfokú (egyetemi/főiskolai), de legalább középiskolai végzettség, III. besorolási osztályban (ügykezelői feladatkörre): legalább középszintű szakképesítés, valamint az egyes munkakörökre magasabb szintű jogszabályban előírt képesítési előírás, - összeférhetetlenség hiánya, - amennyiben a munkakör ellátása vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel jár, annak letétele, - sikeres pályázat (Ktv-ben meghatározott esetek kivételével), - a Ktv. 10. (4)-(7) bekezdésében foglaltak, valamint ügykezelői feladatkör kivételével közigazgatási versenyvizsga vagy az alóli felmentés, - előzetes orvosi alkalmassági vizsgálat. A fentiektől eltérően ügykezelői feladatkörre közszolgálati jogviszony a külön törvény szerint a szabad mozgás és tartózkodás jogával rendelkező személlyel is létesíthető, ha a feladatkör ellátásához szükséges mértékű magyar nyelvismerettel rendelkezik, továbbá az Európai Szociális Kartáról szóló megállapodásban résztvevő államok állampolgáraival. Nem létesíthető közszolgálati jogviszony, ha a köztisztviselő, ügykezelő ezáltal hozzátartozójával irányítási (felügyeleti) ellenőrzési vagy elszámolási kapcsolatba kerülne. Hozzátartozó alatt az alábbi személyek értendők: egyeneságbeli rokon és annak házastársa, 14

15 örökbe fogadó és nevelőszülő, örökbe fogadott és nevelt gyermek, testvér, házastárs, élettárs, a házastársnak, az élettársnak egyenes ágbeli rokona, testvére, a testvér házastársa Pályázat A Polgármesteri Hivatalban köztisztviselői kinevezés, vezetői megbízás, - a Ktv-ben rögzített esetek kivételével csak pályázat útján adható. A közszolgálati jogviszony létesítésére irányuló pályázat kiírására a Polgármesteri Hivatal vezető beosztású köztisztviselői tehetnek javaslatot. A pályázatot az illetékes vezetőkkel egyeztetve, a személyzeti vezető készíti elő. Pályázati kiíráshoz a jegyző előzetes jóváhagyása szükséges. A Polgármesteri Hivatal jegyzője betöltött állásra is kiírhat pályázatot, feltéve, ha az legkésőbb a pályázat elbírálásának napjától betölthető. Az állást betöltő köztisztviselőt, ügykezelőt a pályázat kiírását megelőzően legalább 8 nappal erről tájékoztatni kell. A pályázatot a személyzeti vezetőhöz kell benyújtani. A pályázat kiírásának a Kormányzati Személyügyi Szolgáltató és Közigazgatási Képzési Központ (szolgáltató központ) pályázati adatbázisában történő közzétételéről a személyzeti vezető gondoskodik. A meghirdetett pályázatban megjelölt benyújtási határidőt a szolgáltató központ adatbázisában történő megjelenéstől (közzététel) kell számítani. A pályázatot az Önkormányzat honlapján is meg kell jelentetni. A pályázati felhívásnak tartalmaznia kell: - a közigazgatási szerv megnevezését, - a betöltendő munkakör, vezetői megbízás vagy kinevezés esetén a szervezeti egység megnevezését, - ellátandó feladatok ismertetését, - a munkakör betöltéséhez, illetve a pályázat elnyeréséhez jogszabályban előírt és egyéb szükséges valamennyi feltételt, - az illetményre és az egyéb juttatásokra vonatkozó tájékoztatást, - a pályázat benyújtásának feltételeit, határidejét, valamint elbírálásának határidejét, - a pályázati eljárásra és a pályázat elbírálásának módjára vonatkozó általános tájékoztatást, - az állás betöltésének időpontját, - a pályázathoz csatolandó iratok felsorolását. A pályázati felhívás mintáját az Iratmintatár 1. sorszámú mintája tartalmazza. A pályázatok értékelésére a jegyző döntése alapján előkészítő bizottságot (a továbbiakban: bizottság) kell létrehozni. A bizottság állandó tagjai: - a jegyző, - a pályázati kiírásra javaslatot előterjesztő vezető, - a személyzeti vezető, - esélyegyenlőségi referens. A pályázót a pályázat menetéről és annak eredményéről, a személyzeti vezető, míg szakmai kérdésekről a szakterületileg illetékes vezető tájékoztatja. Nem kell pályázatot kiírni: a) a Ktv. szerinti egy évet meg nem haladó határozott idejű jogviszony létesítése esetén, b) az Mt. vagy a Közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény hatálya alá tartozó munkáltató személye megváltozik és Ktv. hatálya alá tartozó munkáltató számára kerül átadásra, 15

16 c) vezetői beosztás kivételével, azokra a munkakörökre, amelyek a Képviselő-testület döntése értelmében pályázat nélkül is betölthetők. Pályázat nélkül kinevezést kapott köztisztviselőknek is közigazgatási versenyvizsgával kell rendelkezniük. Az így kinevezett köztisztviselők száma az adott évben nem haladhatja meg a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői létszámának 3%-át. A jegyzőnek a pályázati eljárás lefolytatása nélküli köztisztviselői kinevezésről tájékoztatnia kell a Miniszterelnöki Hivatalt vezető minisztert, d) Pályázati eljárás lefolytatása nélkül adható köztisztviselői kinevezés annak a közigazgatási szervnél foglalkoztatott pályakezdő ösztöndíjas foglalkoztatottnak kivéve annak, akinek a jogviszonya a munkáltató által történő azonnali hatályú felmondással szűnt meg -, aki a közigazgatási szervnél legalább kilenc hónapig ösztöndíjas foglalkoztatotti jogviszonyban állt, feltéve, hogy az ösztöndíjas foglalkoztatottként ellátott feladatai részét képezik a kinevezésben foglalt munkakörnek és az ösztöndíjas foglalkoztatási jogviszonya megszűnése és a kinevezése között egy hónapnál kevesebb telt el. Az így kinevezett köztisztviselőnek próbaideje alatt kell közigazgatási versenyvizsgát tennie. A próbaidő utolsó napján sikeres versenyvizsga hiányában a közszolgálati jogviszony a törvény erejénél fogva megszűnik, e) Pályázati eljárás lefolytatása és versenyvizsga nélkül adható köztisztviselői kinevezés annak, aki a Bibó István Közigazgatási Ösztöndíjat megalapozó képzéshez kapcsolódó vizsgákat teljesítette Újonnan belépő munkatársak beillesztése A beillesztés célja a belépő köztisztviselő, ügykezelő szervezeti kultúrába való illesztésének elősegítése a munkavégzéshez szükséges jogszabályi keretek és belső szabályok, normák konzultációk keretében történő elsajátítása mentorok segítségével. A mentor (szakmai támogató): a Polgármesteri Hivatal jegyzője által kijelölt, nagy tapasztalattal rendelkező szakember, akinek feladata a munkatapasztalattal nem rendelkező pályakezdő gyakornok, ösztöndíjas foglalkoztatott vagy az adott szakterületen szakmai tapasztalattal nem rendelkező próbaidős új belépő kolléga (együtt: gyakornok) beilleszkedésének elősegítése, feladatai végrehajtásához szakmai segítő támogatás nyújtása. A mentor köteles a gyakornok tevékenységét figyelemmel kísérni, a gyakornok szakmai kérdéseire legjobb tudása szerint válaszolni, a Polgármesteri Hivatalnál hatályos fontosabb szabályozókra (szakmai és egyéb) figyelmét felhívni és támogatni a Polgármesteri Hivatal szervezetébe történő beilleszkedést. - A beillesztés általános és szakmai részből épül fel. A beillesztésnek célorientáltan nagyobb egésztől a részek felé haladva kell a szervezet külső és belső környezetét bemutatni. Az új munkatársnak a kerületről, a Képviselő-testület működési rendjéről, a Polgármesteri Hivatal szervezeti kultúrájáról, az Etikai kódexről, a hivatali belső működési rendről, a tevékenységek összekapcsolódásáról, saját szűkebb szervezetéről, munkaköréről és a kapcsolódó munkakörökről kell ismereteket szereznie. - A beillesztés általános részének kötelező témavázlatát a személyzeti vezető készíti el, amelyet a jegyző hagy jóvá. - A beillesztés általános részét a személyzeti vezető szervezi és a jóváhagyott témavázlat szerinti előadás megtartására a Polgármesteri Hivatal köztisztviselői közül előadót kér fel. - A szakmai rész megismerésére a közvetlen munkahelyi vezető kér fel előadót az új belépő szervezeti egysége szerinti mentorok közül. A jegyző által mentornak kijelölt köztisztviselők listáját (szakterületi bontásban) a személyzeti vezető állítja össze, vezeti és teszi közzé a helyben szokásos módon. - Az általános és szakmai rész oktatási tevékenysége a köztisztviselő, ügykezelő munkakörén kívüli többlettevékenysége, amelynek ellátásért ellentételezésre jogosult. Az ellentételezés módját, formáját, összegét a jegyző tárgyévre előre egységesen határozza meg. - A beillesztésre a munkába lépést követően, a próbaidő első hat hónapja alatt kerül sor: első lépésben - értékek, működési rend megismerése, 16

17 második lépésben - Polgármesteri Hivatal szervezetének megismerése, harmadik lépésben - saját szervezet és munkakör megismerése, következő, a próbaidőből hátralévő időszak - a jártasságot adja meg. - A szakmai képzés megszervezéséért, végrehajtásáért, dokumentálásáért a köztisztviselő, ügykezelő felett az egyéb munkáltatói jogkört gyakorló vezetője felelős. A dokumentáció másolati példányát a személyzeti vezető részére át kell adni. - A szükséges ismeretek elsajátítását a próbaidő letelte előtt a köztisztviselő, ügykezelő felett egyéb munkáltatói jogkört gyakorló vezetője szóbeli beszélgetés során köteles ellenőrizni, majd írásban javaslatot tesz a munkáltatói jogkör gyakorlója részére a véglegesítésre vagy jogviszonynak próbaidő alatti azonnali hatályú megszüntetésére Közszolgálati jogviszony létesítése A közszolgálati jogviszony kinevezéssel és annak elfogadásával jön létre, általános szabályként határozatlan időre. Helyettesítés vagy meghatározott feladat elvégzésére határozott időre is létesíthető. A határozatlan időre létesített közszolgálati jogviszonyt határozott időre kell módosítani, ha a köztisztviselő, ügykezelő prémium évek programban történő részvételéhez, illetve különleges foglalkoztatási állományba való helyezéséhez hozzájárul. Közszolgálati jogviszony létesítésekor a kinevezésben 6 hónap próbaidőt kell kikötni. A kinevezéssel egyidejűleg a köztisztviselőt, ügykezelőt tájékoztatni kell a Ktv. 11. (7)-(8) bekezdésében foglaltakról, melyet legkésőbb a kinevezéstől számított 30 napon belül írásban is át kell adni részére. A tájékoztatás formáját az Iratmintatár 3. sorszámú mintája tartalmazza. A közszolgálati jogviszonyt érintő valamennyi jognyilatkozatot írásba kell foglalni. A köztisztviselő, ügykezelő a közszolgálati jogviszonyban eltöltött időtől függően, a Ktv-ben meghatározottak szerint előmenetelre jogosult. A képviselő-testület a bizottsági döntések előkészítése, illetve a polgármester tevékenységéhez közvetlenül kapcsolódó feladatok ellátására politikai főtanácsadói, illetve politikai tanácsadói, valamint szakmai tanácsadói munkaköröket, hozhat létre. A köztisztviselőnek, ügykezelőnek kinevezésekor esküt kell tennie. Az eskütételi okmány mintáját az Iratmintatár 2. számú mintája, a kinevezést a 6. számú minta, a nyilatkozat a beszámításhoz a 8. számú minta, a beszámítás nyomtatványt a 9. számú minta, az adatlapot a 10. számú minta, a kinevezés módosítását a 11. számú minta, az átsorolást a 12. számú minta, az illetmény-változásról szólóértesítést a 13. számú minta tartalmazza Határozott időre szóló kinevezés Határozott időre létesített közszolgálati jogviszony esetén: - helyettesítés céljából alkalmazott köztisztviselő, ügykezelő munkaköri leírásában szereplő feladatok tartalmának meg kell egyezniük a helyettesített köztisztviselő, ügykezelő munkaköri leírásában foglaltakkal; - a meghatározott feladat ellátására alkalmazott köztisztviselő, ügykezelő kinevezési okmányában kell megjelölni azokat a feladatokat, amelyek ellátása céljából alkalmazására sor kerül; - a helyettesítésre alkalmazott kinevezésében rögzíteni kell, hogy mely távollévő köztisztviselő helyettesítése céljából és milyen várható időtartamig jön létre közszolgálati jogviszonya A közszolgálati jogviszony megszűnése, megszüntetése A közszolgálati jogviszony megszűnik: - a határozott idő lejártával, 17

18 - a köztisztviselő, ügykezelő halálával, - hivatalvesztés fegyelmi büntetéssel, - a 70. életév betöltésével és - a Ktv-ben meghatározott esetekben, - prémium évek programban történő részvétellel, illetőleg különleges foglalkoztatási állományba helyezés esetén az erre vonatkozó külön törvény szabályai szerint. A közszolgálati jogviszony megszüntethető: - közös megegyezéssel, - áthelyezéssel közalkalmazotti vagy a hivatásos szolgálati jogviszonyt szabályozó jogszabályok hatálya alá tartozó szervek, - lemondással, - felmentéssel és - azonnali hatállyal próbaidő alatt, A közszolgálati jogviszony megszüntetésének mintáját az Iratmintatár 14. számú mintája, a végleges áthelyezés mintáját a 15. számú, az ideiglenes áthelyezés mintáját a 16. számú, a lemondás mintáját a 17. számú mintája tartalmazza. A köztisztviselő, ügykezelő felmentése esetén kivéve, ha felmentése a gyakornoki idő alatt történt, a jogviszony megszűnésekor nyugdíjasnak minősül, vagy egészségügyi okot kivéve alkalmatlanság miatt mentették fel végkielégítésre jogosult. A végkielégítés mértékének meghatározásakor csak közigazgatási szervnél közszolgálati jogviszonyban eltöltött idő vehető figyelembe. A jogviszony megszűnése esetén a köztisztviselőtől, ügykezelőtől az Iratmintatár 18. sorszámú mintája szerint tájékoztató adatlap kitöltését kell kérni. A kitöltés nem kötelező, a munkáltató részére tájékoztató adatot tartalmaz a megszűnés körülményeiről A prémiumévek program és a különleges foglalkoztatási állomány A prémiumévek programban és a különleges foglalkoztatási állományban való részvétel, a prémiumévek programról és a különleges foglalkoztatási állományról szóló, évi CXXII. törvény alapján alkalmazandó eljárás szerint történik Az összeférhetetlenség A kinevezést megelőzően a személyzeti vezető tájékoztatja a köztisztviselő-, illetőleg ügykezelőjelöltet a közszolgálati jogviszony létesítésére és fennállására vonatkozó összeférhetetlenségi szabályokról. A köztisztviselő-, illetőleg ügykezelő-jelöltnek írásban nyilatkoznia kell arról, hogy személyét az összeférhetetlenségi szabályok érintik-e vagy sem, illetve arról, hogy az összeférhetetlenséget 30 napon belül megszünteti. Az összeférhetetlenségi nyilatkozat mintáját az Iratmintatár 5. sorszámú mintája tartalmazza. A köztisztviselőnek, ügykezelőnek a kinevezéskor fennálló munkavégzésre irányuló egyéb és további jogviszonya folytatásához, illetve a kinevezést követően ilyen jogviszonyok létesítéséhez írásban - amely tartalmazza a közvetlen munkahelyi vezető javaslatát is - engedélyt kell kérnie a Polgármesteri Hivatal jegyzőjétől, aki a kérelem benyújtásától számított 15 napon belül dönt. A döntésről szóló munkáltatói intézkedés első példánya a köztisztviselőt, ügykezelőt illeti, a második példány a személyi anyag része. A köztisztviselő a Ktv. 21. (2) bekezdésében meghatározott munkavégzésre irányuló egyéb és további jogviszonnyal kapcsolatos tevékenységet munkakörével összefüggő külön jogszabályban ekként meghatározott tevékenység kivételével a Ktv ban meghatározott munkaidőn belül a munkáltatói jogkör gyakorlója kizárólag akkor engedélyezi, ha az a munkáltató számára lényegesen nagyobb munkaszervezési terhet nem jelent, és a köztisztviselő az így kieső munkaidőt 18

19 igazolhatóan ledolgozza. Ezt a rendelkezést a vezető köztisztviselőre is megfelelően kell alkalmazni. Vezetői megbízatású köztisztviselő, a Ktv-ben meghatározott kivételektől eltekintve munkavégzésre irányuló egyéb és további jogviszonyt nem létesíthet. A köztisztviselő, ügykezelő köteles haladéktalanul írásban bejelenteni, ha vele szemben a Ktv-ben meghatározott összeférhetetlenségi ok merül fel, illetve ha közszolgálati jogviszonyának fennállása alatt összeférhetetlen helyzetbe kerül. A Polgármesteri Hivatal jegyzője írásban szólítja fel az összeférhetetlenség megszüntetésére. A felszólításról szóló munkáltatói intézkedés első példánya a köztisztviselőt, ügykezelőt illeti, a második példány a személyi anyag része. Az összeférhetetlenséggel kapcsolatos bejelentési kötelezettség elmulasztása, vagy az engedélyhez kötött tevékenység engedély nélküli folytatása, továbbá az ezekkel összefüggő valótlan vagy hiányos adatok közlése fegyelmi vétségnek minősül Vagyonnyilatkozat Az alapvető jogok és kötelességek pártatlan és elfogulatlan érvényesítése, valamint a közélet tisztaságának biztosítása és a korrupció megelőzése céljából a köztisztviselők és az ügykezelők meghatározott köre, az egyes vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló évi CLII. törvényben, valamint a vonatkozó jogszabályokban meghatározott eljárási szabályok szerint, a vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettségekről szóló törvény melléklete szerinti adattartalommal vagyonnyilatkozatot tesznek a saját és a velük egy háztartásban élő hozzátartozók jövedelmi, érdekeltségi és vagyoni helyzetéről. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel kapcsolatos munkáltatót terhelő feladatokat a személyzeti vezető látja el. A vagyonnyilatkozat-tételi kötelezettséggel járó személyek és munkakörök felsorolását, a vagyonnyilatkozat-tétel gyakoriságát a Melléklettár III. számú melléklete tartalmazza Vezetői megbízás, kinevezés, vezetői megbízásról lemondás, vezetői megbízás visszavonása A vezetői kinevezés és megbízás adására, illetőleg visszavonására a Polgármesteri Hivatal jegyzője, a polgármester egyetértésével jogosult. A Polgármesteri Hivatalban a Képviselő-testület döntése szerint, a munkamegosztás szempontjából elkülönült szervezeti egységek vezetését, osztályvezetők látják el. Vezetői megbízást, kinevezést, csak felsőfokú iskolai végzettségű, meghatározott munkakörökben jogi vagy közigazgatási szakvizsgával, vagy Országos Közigazgatási Vizsgabizottság elnöksége által adott, mentesítéssel rendelkező köztisztviselő kaphat. A vezetői megbízás határozatlan időre szól és külön indokolás nélkül azonnali hatállyal visszavonható, illetve arról a köztisztviselő bármikor, indokolás nélkül harmincnapos lemondási idővel lemondhat. A lemondás érvényességéhez elfogadó nyilatkozat nem szükséges. Lemondás esetén, ha van felajánlható munkakör, azt fel kell ajánlani, annak elfogadásáról vagy elutasításáról a köztisztviselőnek öt munkanapon belül nyilatkoznia kell. A nyilatkozat hiányát a munkakör elutasításának kell tekinteni. A megbízás visszavonása esetén, ha a Polgármesteri Hivatal felajánlható munkakörrel rendelkezik, úgy azt a köztisztviselő részére fel kell ajánlani. A köztisztviselő 5 munkanapon belül köteles nyilatkozni az állás elfogadásáról, illetve elutasításáról. Ha a köztisztviselő 5 munkanapon belül nem nyilatkozik, illetve a felajánlott állást elutasítja, akkor a vezetői megbízás visszavonását, a 19

20 közszolgálati jogviszonyból történő felmentésnek kell tekinteni. A kinevezés, megbízás visszavonását a köztisztviselő kérelmére indokolni kell. A vezetői megbízás az Iratmintatár 19., a vezetői megbízás visszavonása az Iratmintatár 20., a vezetői megbízásról történő lemondás az Iratmintatár 21. sorszámú mintái tartalmazzák A köztisztviselő adataiban bekövetkezett változás bejelentése Amennyiben a köztisztviselő, ügykezelő, alapnyilvántartásban szereplő adataiban változás áll be, köteles arról a változástól számított 8 napon belül a személyzeti vezetőt írásban tájékoztatni, aki elvégzi az adatok módosítását Létszámtervezés A Hivatal igazgatási létszámát a költségvetési rendelet alapján a Képviselő-testület határozza meg. A létszámtervezéshez három információs csoport szükséges. 1. Az ellátott lakossághoz kötött adatok 2. A Képviselő-testület által meghatározott stratégiai és éves kiemelt célok 3. A Hivatal működéséhez kötődő szervezeti mutatók A mai tervezési gyakorlat költségmeghatározott, egyrészt a stratégiai és az éves célok megvalósításához szükséges létszámot, másrészt a kerület lakosságának összetételéből (demográfiai mutatók, tankötelesek száma, adózók száma, stb.) adódó létszámszükségletet veszi alapvetően figyelembe A munkavégzés, pihenőidő Munkavégzés: A köztisztviselő, ügykezelő feladatait a köz érdekében, a jogszabályoknak, a Képviselő-testület és a munkáltatói jogkör gyakorlója döntéseknek megfelelően, szakszerűen, pártatlanul és igazságosan köteles ellátni A munkaidő Munkaidő beosztása, valamint a jelenléti ív és a távozási napló vezetésének rendje. A Polgármesteri Hivatalban a munkaidő heti 40 óra. A munkaidőt a Képviselő-testület a munkanapokra egyenlőtlenül beosztva határozta meg: Okmányirodában A Hivatal többi részlegén Hétfő: Hétfő: Kedd: Kedd: Szerda: Szerda Csütörtök: Csütörtök Péntek: Péntek A jegyző az Esélyegyenlőségi tervben megfogalmazottaknak megfelelően, egyedi kérelemre engedélyezheti az általánostól eltérő munkaidőben történő foglalkoztatást. Az ügyfélfogadás rendjét a Képviselő-testület a következők szerint határozta meg: Okmányirodában: Hétfő: ebédidő óra Kedd: ügyfélfogadás szünetel Szerda: ebédidő óra Csütörtök: óra Péntek: óra Összesen: 22.0 óra 20

21 Szentlőrinci úti lakótelepi ügyfélszolgálati irodában: Hétfő: óra Kedd: óra Szerda: óra Csütörtök: óra Péntek: óra 20.0 óra A Hivatal többi osztályán, részlegén: Hétfő: óra Kedd: ügyfélfogadás szünetel Szerda: ebédidő óra Csütörtök: ügyfélfogadás szünetel Péntek: óra 16.0 óra A munkába érkezés és távozás tényleges időpontját az arra kijelölt köztisztviselő által elkészített jelenléti ív nyomtatványon kell vezetni az irányadó jegyzői utasítás szerint. A jelenléti íven a betegállományt B, a szabadság igénybevételét pedig SZ betűjellel kell nyilvántartani. Igazolt távollétet IT betűkkel kell jelölni. A jelenléti ívek előkészítése és a kitöltött jelenléti ívek tárgyhót követő hónap 5. napjáig a személyzeti vezető részére történő átadása a munkakörileg felelős köztisztviselő, ügykezelő feladata. A napi munkaidőben engedélyezett eltávozást - kivéve a munkaközi szünetet- az erre rendszeresített távozási naplóban fel kell tüntetni, amelyet az egyéb munkáltatói jogkör gyakorlója írásban engedélyez. A köztisztviselő, ügykezelő munkából való távolmaradása akkor tekinthető igazoltnak, ha a Mt a szabályozása szerint mentesül a munkavégzési kötelezettség alól, továbbá akkor, ha azt az egyéb munkáltatói jogkör gyakorlója engedélyezte. A jelenléti ív és a távozási napló vezetésének rendszeres ellenőrzése az egyéb munkáltatói jogkör gyakorlójának kötelessége Munkaközi szünet A köztisztviselő, ügykezelő részére, amennyiben a napi munkaideje a 6 órát meghaladja a munkavégzés megszakításával, napi 30 perc, valamint minden további három óra munkavégzés után 20 perc munkaközi szünetet kell biztosítani. A 30 perces munkaközi szünetet és óra között kell kiadni. Az ügyfélfogadást végző köztisztviselőket, ügykezelőket ügyfélfogadási időben, óránként 10 perc munkaközi szünet illeti meg. A munkaközi szünetet úgy kell kiadni, hogy az a folyamatos ügyfélfogadást nem akadályozhatja. Ha a köztisztviselő, ügykezelő munkavégzése során, napi munkaidejéből legalább 4 órán keresztül rendszeresen képernyős eszközt használ, a munkafolyamatokat úgy kell megszervezni, hogy a folyamatos képernyő előtti munkavégzést óránként legalább 10 perces szünetek szakítsák meg, valamint a képernyő előtti tényleges munkavégzés a napi 6 órát ne haladja meg. A munkaközi szünet időtartama a napi munkaidő része. 21