Dilemmák: Tényleg jó az ebeszerzés?

Átírás

1 Dilemmák: Tényleg jó az ebeszerzés? Közép-kelet-európai e-beszerzési Csúcstalálkozó Werle Zoltán 2017 április 6

2 Agenda A beszerzés fontossága Az e-beszerzés célja IFUA H&P felmérés eredménye 2

3 A beszerzés az egyik leghatékonyabb eredményjavító tényező A beszerzéshez kapcsolódó költségek 10%-os csökkentésével elérhető profit megegyezik 60%-os árbevétel növekedéssel.* Kezdő állapot 10%-al csökkentett beszerzési költség Árbevételnöveléssel elért eredmény Árbevétel Beszerzési költségek Fix költségek Bérek Profit * A példában szereplő költségstruktúra mellett.

4 de ezt a szállítóink máshogy látják 10%-os javulás a következő tényezőkben Nyereséget befolyásoló tényezők a következő eredményjavuláshoz vezethet: Nyereség Eredeti érték Új érték Eredeti érték Új érték Egység ár % 10 M 20 M 100% Fajlagos változó költség -10% M 16 M 60% Értékesített mennyiség +10% 1 M db 1,1 M db -10% Fix költségek 30 M 27 M 10 M 14 M 10 M 13 M 30% 40% Forrás: Simon Dolan: Árképzés okosan,

5 A beszerzési stratégiaalkotás elméleti keretrendszerét a Kraljic mátrix alapozza meg Az anyagok és szolgáltatások kategóriáinak elemzésével és csoportosításával meghatározható az egyes termékcsoportok beszerzéséhez legjobban illő eszközök, technikák alkalmazása. Tárgyalás Standardizáció, specifikáció Versenyorientált beszerzési kultúra Többkörös ár tárgyalás Hosszabb távú kapcsolatok Pályáztatás Eseti beszerzés A beszerzési folyamat költségének csökkentése eprocurement Kiszervezés Eseti/taktikai beszerzés Fordított aukció Beszállítók számának racionalizálása Piac/ Szállító ereje Magas 2. Szűk keresztmetszet kategóriák Szállítótól függőség, nem kritikus termék. Hangsúly a megbízhatóságon, szolgáltatási színvonalon, értékelésen 1. Rutin beszerzési kategóriák Nem-kritikus, könnyű beszerezni 4. Stratégiai partnerségek, hosszú távú megállapodások Szállítótól függőség, kritikus termék. Hangsúly a hosszú távú stratégiai partnerségen 3. Volumenkihasználás Fontos termék, könnyű beszerezni Pénzügyileg érdekes (ktg érzékenység) Stratégiai partnerség Hosszú távú szerződések Közös költségcsökkentés Közös termékfejlesztés Közös előrejelzés és tervezés Open book Csoportszintű lehetőségek Magas szinten, azonos területen dolgozó vezetők partnerkapcsolata Volumenkihasználás Részesedés leosztás ( ) Csoportszintű lehetőségek Single source eárlejtés Alternatívák keresése (új technológia) Alacsony Alacsony Termék komplexitása/ fontossága Magas

6 Agenda A beszerzés fontossága Az e-beszerzés célja IFUA H&P felmérés eredménye 6

7 A beszerzési folyamatok elektronizálásának célja Cél a beszállítók kiválasztásának teljesen transzparenssé tétele, a beszerzési eljárás S2C - folyamat költségeinek csökkentése elektronikus megoldásokkal További cél, az igénykielégítési folyamatok elektronikus támogatása az igények megjelenésétől a számlák kifizetéséig R2P - az átfutási idők és a folyamatköltségek minimalizálása érdekében Az ebeszerzést biztosító rendszerek lehetőséget biztosítanak megfelelő és költséghatékonyan előállítható mutatószámrendszer segítségével a beszerzési folyamatok mérésére és fejlesztésére.

8 E-Beszerzés folyamati elemei Beszerzési tudás Szükségletek és piacok elemzése Szállítók minősítése Igény létrehozása Igény jóváhagyása Stratégiai szállító kiválasztási ciklus Szállítókiválasztási stratégia meghatározása Szállítókiválasztás, szerződéskötés Szerződés management Vision Cikkek és szolgáltatások kiválasztása Operatív rendelési ciklus Beszerzési megrendelés elkészítése Lehetséges szállítók listája RFx folyamat Számlafogadás és kifizetés Áru beérkezés, teljesítés benne van a levegőben (azonosított megtakarítások) rajta van az asztalon (előkészített megtakarítások) benne van a zsebünkben (realizált megtakarítások) Beszerzési eljárás S2C (Source to Contract) A piackutatás és elemzések adják az inputot az erfx folyamatokhoz Teljes transzparenciát biztosító, zárt rendszerben zajló folyamat e-árlejtés-el ártárgyalás Szerződés management CM (Contract Management) Az erfx alapján megkötött szerződések kezelése, szignózási és aláírási folyamatok Lejárati határidőkre figyelmeztetés Forrás: Capgemini 2005 Igénytől a kifizetésig R2P (Requisition to Payment) Az igénytől a kifizetésig folyamat teljes elektronizálása Kontírozott igény, kétszintű engedélyezéssel Katalógusból választás Elektronikus megrendelés (AutoPO) 3 way matching A folyamat átláthatósága nő, átfutási ideje és költségei drasztikusan csökkennek!

9 Kezdjük a piackutatásnál - Hírlevél

10 Majd fogjunk hozzá a beszerzési eljáráshoz - e-rfx RFx_%26_Supplier_Management

11 Az árról se feledkezzünk meg e-árlejtés/aukció Forrás: eeebid Kft

12 Az árról se feledkezzünk meg e-árlejtés/aukció Időtartam: 2 óra 20 perc Résztvevő: 8 cég Licitszám: 242

13 Punch-out katalógusok A megkötött szerződésből az igényeket web shopping - szerűen teljesíteni segít a beszerzési szervezet elfogadásában és a költséghatékonyság javításában SRM katalógus Szállítói webshop #1 Szállítói webshop #2 Szállítói webshop #... SRM igénylési rendszer + engedélyezési workflow SAP Elektronikus megrendelés Teljesítés igazolás Automatikus teljesítés igazolás (ASN) Szállító #1 Szállító #2 Szállító #... E-számla Előnyök : A belső Ügyfél úgy tud igényelni és vásárolni, mint otthon a Web-áruházakban A Web-áruházi rendelés a vállalat szokásos engedélyezési workflow-ján megy keresztül A Web-áruházi rendelés elektronikusan jut el a Szállítóhoz Nő a belső Ügyfél elégedettsége A teljesítés igazolása leegyszerűsödik Az elektronikus számlázás támogatott

14 Az igény megrendelés számla egysége és a folyamat elektronizálása az alapja az alacsony folyamatköltségnek

15 Mercateo erfx/ e-aukciós eszköz Portál A beszerzésben alkalmazott elektronikus megoldások a szükséges támogató tevékenységekre is alkalmazhatók Szállító management / információ Nyilatkozatok (FCPA, Etikai kódex) Szállító minősítés/értékelés Tenderek lebonyolítása / erfx eszközzel E-Auciók Hírlevél szolgáltatás Környezetvé delmi kérdések Tender értékesítés Csoport szinten alkalmazott Integrált erfx és eauction eszköz Amazon-like procurement A szállítók regisztrálhatnak és használhatják a felületet

16 Kisértékű, nagy PO számú beszerzés = automatizálás! Beszerzési megrendelések(db): Kisértékű beszerzések ( beleértve a keretszerződésből való lehívást is) 50% Rendelési érték(huf): 0,5% az összes megrendelés 50%-a HUF/megrendelés alatti a teljes költés 0,5%-a HUF/megrendelés alatti tételekből áll Cél: Még több web-alapú igénykezelés és megrendelés lebonyolítás!

17 Projektpélda: A 10 legtöbb időt igénybe vevő tevékenység teszi ki a teljes munkaidő 58 %-át 23% Az összes mérés során adminisztrált tevékenység kategóriáinak megoszlása (%) 12% 4% 38% Beszerzői feladatok Termék kontroller feladatok Közös vagy egyéb feladatok Minőségbiztosítási feladatok Ebédidő, szünet A mért tevékenységek jelentős része a Beszerzői feladatok kategóriájába tartozik. A tevékenységlista véglegesítése során kialakított közös és egyéb kategóriába a mért tevékenységek 23 %-át sorolták. Ebédidővel és szünettel az összes mért idő 4 %-át töltötték csak. 23% 17 Tevékenységek Összes időtartam Részarány Rendelés rögzítés Navisonben, készletvizsgálat 209:24:55 15% kezelés 136:09:22 10% Bejövő számlák, szállítólevelek ellenőrzése 98:37:54 7% Akciós beszerzési és eladási árak beállítása, az akciós táblázat alapján 55:39:25 4% Minőségi bizonyítványok 53:57:07 4% Tárgyalás 53:55:59 4% Címkekészítés, ellenőrzés 50:55:38 4% Árváltozás tábla kezelése 47:27:05 3% Rendelés leadása a szállító partner felé 44:36:08 3% Telefonálás 39:31:02 3% Összesen 790:14:35 58%

18 A teljesítés után a számlafeldolgozás költséghatékonysága kiemelt kérdés Igény Igény Megrendelés Teljesítés Számla Egyeztetés Létrehozás Jóváhagyás Igazolás Beérkezés Kifizetés Számla jóváhagyás Automatizálás Jóváhagyási folyamat További idő és folyamati költségek!!! A számla egyezik a jóváhagyott beszerzési megrendeléssel (PO) és a teljesítés igazolással A számla nem egyezik a beszerzési megrendeléssel (PO) és/vagy a teljesítés igazolással

19 Az elektronikus számlafeldolgozás javítja a minőséget, valamint jelentős folyamatköltség csökkentő hatása van Median Elektronikus tranzakciók aránya (EDI or non-paper) Egy számla költsége Időbeni fizetés aránya 1st Q 71% $ % 2nd Q 27% $ % 3rd Q 8% $ % 4th Q 0% $ % Akár 99%-os költségcsökkenés!! IFUA felmérés 2015: 3-30 eft/számla The Hackett Group Accounts Payable Process Benchmark,

20 Agenda A beszerzés fontossága Az e-beszerzés célja IFUA H&P felmérés eredménye 20

21 A kérdőíves felmérésben 62 vállalat vett részt az iparágak széles köréből Autógyártás és autóipari beszállító Iparágak szerinti eloszlás 12% Vállalat teljes árbevétele (Mrd Ft) 30% Egyéb Élelmiszerek és italok 10% 12% 9% 14% 9% 14% 11% 14% Kereskedelem 10% 1 alatt 1-4,99 5-9, , , , felett Bank / biztosító / pénzügy 8% Telekommunikáció Vegyipar / olajipar / gázipar Energiaipar Építőipar Gépgyártás 4% 4% 4% 8% 8% 4% 14% Alkalmazottak létszáma (fő) 14% 12% 12% 24% 10% 4% 4% Gyógyszeripar / Egészségipar 4% < > N.A. Ipari termékek / Műanyaggyártás 4% Légiközlekedés / hadászat Fogyasztói termékek és kozmetika (nem élelmiszer) 4% 2% Kérdőívet kitöltők pozíciója 56% Szállítás / logisztika / raktározás / kiszállítás Számítógépipar / high-tech ágazatok / szoftvergyártás 2% 2% 8% 8% 5% 23% Textílipar / bőripar / ruházat Turizmus 2% 2% Felsővezető Gazdaági igazgató Beszerzési / logisztikai vezető Beszerzési munkatárs Egyéb 21

22 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 52%-a nem használ elektronikus rendszereket sem a tenderek lebonyolításához, sem az automatikus rendelésfeldolgozáshoz Szállítókiválasztási és szerződéskötési folyamat elektronikus támogatása Használnak-e a szállítókiválasztási és szerződéskötési folyamatban elektronikus megoldásokat? A tendereket nem elektronikus rendszereken bonyolítjuk le 52% Használt elektronikus megoldások: A tendereket csak részben és csak a vevő kérésére bonyolítják elektronikusan A nagy tendereket elektronikus rendszereken bonyolítják. 24% Minden tendert elektronikusan bonyolítanak le és archivál 9% 15% Electool/ Fluenta Emptoris E-aukció E-tendering saját belső fejlesztés Pool4Tool SAP SRM ScanMarket Automatikus rendelés feldolgozás Mi az aránya az Ön cégénél az automatikus rendelésfeldolgozásnak? 52% 31% 9% 7% Jelenleg nincs rendszerszinten integrált katalógus. 50%-nál kevesebb 50-75% 75%-nál több 22

23 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 40%-ánál az igénykezelés-megrendelés-teljesítésigazolásszámlafeldolgozás elektronikusan támogatott Igénykezelés - megrendelés teljesítésigazolás számlafeldolgozási folyamat elektronikus támogatása Használnak-e az igénykezelés megrendelés teljesítésigazolás Számlafeldolgozás folyamatok egészére, vagy 1-1 részének támogatására elektronikus megoldásokat? 15% 18% 27% 40% Nem használunk. Részben (igénykezelés / megrendelés) Jelentős részben (igénykezelés/ megrendelés/ teljesítésigazolás) Teljes egészében. Használt elektronikus megoldás: EDI INFOR Mentor Movex MRP Oracle QAD Saját fejlesztés SAP ERP (SRM) SAP Workflow Windows NAV Vectory 23

24 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 68%-ánál kevesebb mint 10 fő foglalkozik a számlák feldolgozásával, és 56%-uknál kevesebb mint 5 főnél fordul meg az adott számla Számlafeldolgozási folyamat érintettjei Összesen hány fő foglalkozik Önöknél a számlák feldolgozásával? 37% 31% 7% 4% 20% Számlafeldolgozás Hány embernél fordul meg egy adott számla a feldolgozási folyamat során? 55% 40% 6% 0%

25 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 72%-ánál a szállítói számlák legfeljebb 5%-a elektronikus számla Szállítói számlák aránya Mi az elektronikus szállítói számlák aránya a papír alapúhoz viszonyítva? 22% 50% 15% 4% 6% 4% 0% 1-5% 6-20% 21-50% 51-80% 81% felett elektronikus számla Elektronikus számlafogadási megoldás Papír alapú szállítói számlák érkeztetése Milyen elektronikus számlafogadási megoldást alkalmaznak? Hova érkeztetik a papír alapú szállítói számlákat? Fogadunk e-számlát, de kinyomtatjuk és papírszámlaként kezeljük Egy kizárólagos külső szolgáltatón keresztül mindig egységes formátumban fogadjuk az elektronikus számlákat.. Saját igényeinkre fejlesztett, az ERP-vel integrált megoldásunk van. Nem fogadunk be elektronikus számlát. 2% 23% 35% 40% 4% 96% Egy központi helyre Bármelyik fióktelepen fogadunk számlákat, onnan belső postán továbbítjuk a központba 25

26 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A szállítói számlák iktatása és jóváhagyása nagyobb részt elektronikusan történik, a számlaegyeztetés ugyanakkor túlnyomórészt manuálisan Szállítói számlák iktatása Hogyan iktatják a szállítói számlákat? A postázóban rögzítik az iktatókönyvben. 22% Beérkező számlák jóváhagyása Hogyan hagyják jóvá a beérkező számlákat? Papír alapon köröztetjük. 35% A postázóban beszkennelik, és ellátják metaadatokkal. 26% A pénzügyön beszkennelik, és adatait kézzel rögzítik. 32% A pénzügyön beszkennelik, OCR-ezik. 20% Általános dokumentumkezelő rendszerben hagyjuk jóvá. Automatizált elektronikus workflow-ban hagyjuk jóvá. 17% 48% Számlaegyeztetés elvégzése A számlajóváhagyási folyamatban végeznek-e számlaegyeztetést a beszerzési előzményekkel? Papír alapú szállítói számlák archiválása Hogyan archiválják a papír alapú szállítói számlákat az iktatás után? 35% Igen Igen, automatikusan (96%) elvégzi a rendszer. 64% Nem (4%) 62% 4% Igen, manuálisan végzünk. Nem végzünk. 36% Külső szolgáltató bevonásával tároljuk a törvényben előír Saját irodán belül tároljuk a törvényben előírt ideig 26

27 3. Beszerzési szervezet és folyamatok Évente jellemzően 20 ezernél kevesebb szállítói számla érkezik, amelyek átlagosan 1-10 nap alatt kerülnek feldolgozásra Szállítói számlák db száma évente (ezer db / év) Évente mennyi szállítói számla érkezik Önökhöz? 28% 34% 16% 8% 14% kevesebb, mint , , több mint 100 Beszerzési előzménnyel rendelkezői szállítói számlák aránya Milyen arányban vannak beszerzési (PO) előzménnyel rendelkező számláik? 6% 6% 4% 10% 73% 0% 1-10% 11-25% 26-50% 50% felett Egy számla feldolgozására fordított idő (nap) Mennyi időt fordítanak egy számla feldolgozására az érkeztetéstől a lekönyvelésig? 60% 29% 8% 4% 1-10 nap között nap között nap között 30 napon túl 27

28 3. Beszerzési szervezet és folyamatok A vállalatok 64%-ánál nincs a beszerzésnek honlapja vagy központi információforrása sem az interneten, sem az intraneten Beszerzés elérhetősége a honlapon A beszerzésnek van önálló honlapja az intraneten vagy az interneten? 64% Nincs a beszerzésnek honlapja vagy központi információforrása sem az interneten, sem az intraneten. 15% A beszerzés honlapját folyamatosan frissíti egy arra kijelölt személy. 13% A beszerzésnek van elérhető honlapja. 8% A releváns beszerzési témákat a globális beszerzési hálózatba kapcsolják. 28

29 ebeszerzés eszközök- 3

30 Dilemmák: Tényleg jó az ebeszerzés? Saving? E-Beszerzés Saving? A kezdetek Saving? Második fázis e-árlejtés R2P Controlling e-portál e-árlejtés e-rfx (S2C) e-portál R2P Controlling Szerződés management e-árlejtés Hírlevél Hírlevél Katalógus alapú igénykezelés Procurement 4.0 AutoPO-k

31