TARTALOMJEGYZÉK ÜDVÖZÖLJÜK 4 BEVEZETÉS 6 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS 12 PROGRAMBEÁLLÍTÁSOK ÉS INFORMÁCIÓVÉDELEM 27 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE 37

Átírás

1 TARTALOMJEGYZÉK ÜDVÖZÖLJÜK 4 BEVEZETÉS 6 A KEZELÉSI ÚTMUTATÓRÓL 7 LICENCSZERZŐDÉS 7 A LICENC FELHASZNÁLÁSA 7 A SZOFTVER KÖTELEZŐ AKTIVÁLÁSA 8 SZOFTVER JOGOSULATLAN HASZNÁLATÁNAK ELENŐRZÉSE 8 INTERNET-ALAPÚ SZOLGÁLTATÁSOK 8 TERMÉKTÁMOGATÁS 9 EGYÉB RENDELKEZÉSEK 9 FELELŐSSÉG 9 A LICENC JOG MEGSZŰNTETÉSE 10 JOGÉRVÉNYESÍTÉS 10 SZERZŐI JOG (COPYRIGHT) 10 A SZOFTVER BEVEZETÉSE 11 A BEVEZETÉS JAVASOLT LÉPÉSEI 11 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS 12 INCASH LIGHT RENDSZERKÖVETELMÉNYEK 13 INCASH LIGHT TELEPÍTÉSE 13 A TELEPÍTÉS MENETE 13 REGISZTRÁCIÓ 18 A KLIENS TELEPÍTÉS MENETE 26 PROGRAMBEÁLLÍTÁSOK ÉS INFORMÁCIÓVÉDELEM 27 PROGRAMBEÁLLÍTÁSOK 28 FELHASZNÁLÓK 29 A FELHASZNÁLÓ KÓDJÁNAK ÉS JOGOSULTSÁGÁNAK MEGHATÁROZÁSA 29 BIZONYLAT KIÁLLÍTÓ SZEMÉLY 30 KIJELENTKEZÉS 30 ÁTJELENTKEZÉS 30 JELSZÓ MÓDOSÍTÁS 30 BEJELENTKEZETT FELHASZNÁLÓK 31 NYOMKÖVETÉS 31 KILÉPÉS 31 BIZTONSÁGI MENTÉS 32 MENTÉS KÉSZÍTÉSÉNEK MENETE 32 MENTÉS VISSZAÁLLÍTÁSÁNAK MENETE 35 KARBANTARTÁS MENETE 35 AUTOMATIKUS MENTÉS MENETE 36 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE 37 A TÖRZSADATOK FELTÖLTÉSE 38 A CIKKTÖRZS FELTÖLTÉSE 38 A RÖGZÍTÉS MENETE 38 A MÓDOSÍTÁS MENETE 40 GYORSMENÜ 40 InCash Ügyvitel Zrt. 1. ldal

2 ÁRKÉPZÉS 42 EGYÉB ADATOK 43 RENDELÉSEK 43 FOTÓ 43 AZ ÜGYFÉLTÖRZS FELTÖLTÉSE 44 A RÖGZÍTÉS MENETE 44 GYORSMENÜ 45 KEDVENCEK MENÜPONT 48 SZÁMLÁZÁS 49 SZÁMLAKÉSZÍTÉS 50 A SZÁMLAKÉSZÍTÉS MENETE 50 GYORSÉRTÉKESÍTÉS 54 BELSŐ ELSZÁMOLÁSÚ BIZONYLAT 54 FÉLKÉSZ BIZONYLATOK 54 A MEGRENDELÉS (FÉLKÉSZ BIZONYLAT) MENETE 54 SZÁMLAMÁSOLAT / ÉRVÉNYTELENÍTÉS 57 MÁSOLAT NYOMTATÁSÁNAK MENETE 57 A SZÁMLA ÉRVÉNYTELENÍTÉSÉNEK MENETE 58 ÁRAJÁNLAT 59 ÁRLISTA KÉSZÍTÉSE 59 AZ ÁRLISTA-KÉSZÍTÉS MENETE 59 PÉNZÜGY 63 SZÁMLAKIEGYENLÍTÉS 64 ÁTUTALÁSOK KIEGYENLÍTÉSÉNEK NYILVÁNTARTÁSA 64 PÉNZÜGYI ZÁRÁSOK 65 KASSZAZÁRÁS 65 IDŐSZAKI ZÁRÁS 66 LEKÉRDEZÉSEK 67 FORGALOMKIMUTATÁS 68 IDŐSZAKI ÖSSZESÍTŐ 68 ÁRRÉSEK 69 ÁFA KIMUTATÁS 69 CIKKFORGALOM 70 CIKKELADÁSOK 70 CIKKMOZGÁSOK 71 ELADATLAN CIKKEK 71 TOPLISTÁK 73 VEVŐ-TOPLISTA 73 CIKK-TOPLISTA 73 VEZETŐI INFORMÁCIÓK 73 EGYÉNI LEKÉRDEZÉSEK ldal InCash Ügyvitel Zrt.

3 InCash Ügyvitel Zrt. 3. ldal

4 ÜDVÖZÖLJÜK Üdvözöljük az InCash Kereskedelmi Számlázó Rendszer felhasználói körében! Megtiszteltetés számunkra, hgy munkájáhz termékünket választtta. Az Ön által vásárlt szftver egy 1998-óta tartó fejlesztés eredménye. A szftver alapgndlata: minden adatt csak egyszer dlgzzunk fel, a lehető legegyszerűbben jelenítsük meg, és tegyünk lekérdezhetővé minden fnts infrmációt. A rendszerfejlesztés flyamán egy számítástechnikai kiskereskedelmi üzlet és egy nagykereskedelmi vállalkzás szlgált alapul. InCash Light InCash Standard InCash Trade InCash Prfessinal A csak szlgáltatáskat számlázó cégek szftvere. Egy felhasználós verzió, mdulkkal nem bővíthető. A csak szlgáltatáskat számlázó cégek szftvere. Több felhasználós verzió, mdulkkal is bővíthető. A kiskereskedők számára készült verzió raktárkezeléssel, számlázással és néhány mdul bővíthetőségével. A kiskereskedők számára készült verzió raktárkezeléssel, számlázással és valamennyi mdul kapcslhatóságával. A szftvercsalád Light és Standard tagját ajánljuk azknak a cégeknek, akik készletnyilvántartás nélkül, egyszerűen és gyrsan szeretnének számlázáskat végezni, a bevételekről pnts adatkat nyerni. Ez a szftver a szlgáltató cégek ideális kiszlgálója. 4. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

5 InCash Ügyvitel Zrt. 5. ldal

6 BEVEZETÉS A kezelési útmutatóról Licencszerződés A licenc felhasználása A szftver kötelező aktiválása Internet-alapú szlgáltatáskat nyújtó összetevők Egyéb rendelkezések A használati jg megszűnése Exprtkrlátzásk Szerzői jg (cpyright) A szftver bevezetése A bevezetés javaslt lépései 6. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

7 A kezelési útmutatóról BEVEZETÉS A licencszerződés A kezelési útmutató összefglaló jelleggel bemutatja az InCash számlázó szftverének Light és Standard verzióját. Ismerteti a telepítés és üzembe helyezés menetét, bemutatja a beállítási lehetőségeket, a munkaflyamatk feldlgzásának lépéseit, a lekérdezéseket stb. A kézikönyv kiadását követő szftver stöbblet tudás nymnkövethető rendszerünkben a Terméktámgatás Verziótörténet menüpntja alatt. Licencszerződés Az InCash Ügyvitel Zrt. által készített szftver megvásárlásával és a licencszerződés elfgadásával a prgramt megvásárló (tvábbiakban) Felhasználó jgt kap arra, hgy a szftvert telepítse és az alább felsrlt jgk és kötelezettségek figyelembevételével használja. A szftver megvásárlásával sem a szftver szerzői jgai sem pedig a vagyni jgai nem kerülnek a Felhasználóhz! A Felhasználónak az InCash szftver installálása közben módja van ellvasni, majd áttanulmányzás után elfgadni jelen licencszerződést. Az elfgadás hiányában a telepítés megszakad a szftver nem telepíthető és nem használható. A licencszerződés a szftveren belül a Regisztráció menüpnt alatt található, bármikr ellvasható. A Felhasználó elfgadja, hgy a licencszerződés a jgszabályi környezet és a technikai fejlődés következtében váltzhat! A megváltztt licencszerződést minden váltzás alkalmával a szftver használata közben ismételten el kell fgadnia. Amennyiben a váltzásk kapcsán a Felhasználónak kérdése, észrevétele lenne, azt az ügyfélszlgálatunkn keresztül megteheti. A licenc felhasználása Jelen licencszerződés az alábbi jgkat biztsítja Önnek: Ön jgsult: - A megvásárlt InCash szftvert - az adatbázis kivételével - krlátlan számú számítógépre telepíteni és a megvásárlt aktív felhasználók száma szerint egy időben használni. - A szftvert a számítógép merevlemezére máslni és az eredeti példányt biztnsági célból megőrizni. A jelen licencszerződésben kifejezetten engedélyezetten kívül nem készíthet máslatt! - A megvásárlt prgramban rögzített regisztrációs adatainak megváltztatását kérni az InCash Ügyvitel Zrt-től: cégnév vagy címadatk váltzása esetén jgutóddal történő megszűnés esetén Mindkét esetben a váltztatás kezdeményezésének elengedhetetlen feltétele a váltzáskat igazló érvényes cégbírósági végzés bemutatása. A Felhasználót módsítási költség terheli, amely tekintetében az InCash Ügyvitel Zrt. díjtáblázata InCash Ügyvitel Zrt. 7. ldal

8 BEVEZETÉS A licencszerződés az irányadó. A váltztatáskat csak az élő terméktámgatással rendelkező Felhasználók kérhetik. Ön nem jgsult: - A szftvert vagy bármely részét tvábbértékesíteni, bérbe adni, a szftvert vagy adatbázisát részeire bntani, módsítani, visszaalakítani, lefrdítani, a szftver frráskódjának visszafejtésére bárminemű kísérletet tenni, vagy a szftverből más szftvert származtatni. - A frissített váltzat kézhezvétele után a szftver krábbi váltzatát használni. A szftver frissítése után a krábbi váltzatkat meg kell semmisíteni. - A szftvert a jelen szerződésben nem engedélyezett módn vagy a kezelési útmutatóban leírtaktól eltérő módn használni, a szftverhez tartzó dkumentációról máslatt készíteni. - Használni a szftvert, amennyiben pénzügyi tartzása áll fenn az InCash Ügyvitel Zrt. felé, származzn ez az alap szftver vételárából, vagy bármikr egy fejlesztésből vagy mdul vásárlásából esetleg kiegészítő szlgáltatás igénybevételéből. A Felhasználó tudmásul veszi és elfgadja, hgy az InCash krlátzhatja, vagy megszüntetheti a szftver használati jgát, letilthatja a szftvert vagy egyes szlgáltatásait, amíg a tartzás fennáll! A szftver kötelező aktiválása A jelen licencszerződés által biztsíttt licencjgk a szftver első telepítését követő tizenöt (15) napra krlátzódnak, amennyiben a Felhasználó a szftvert nem aktiválja - a kezelési útmutatóban leírtaknak megfelelően! Az aktiválás történhet interneten vagy ben, melynek esetleges költségei a Felhasználót terhelik. Az aktiváláshz szükséges kulcst az InCash akkr bcsájtja a Felhasználó rendelkezésére, amikr a vételi ár teljes mértékben kiegyenlítésre került. Előfrdulhat, hgy amennyiben a számítógépe vagy az InCash szftver knfigurációjában jelentős váltzás áll be, az aktiválást újra el kell végezni. Szftver jgsulatlan használatának elenőrzése Az InCash Szftver tartalmaz, lyan műszaki megldáskat, melyek rendeltetése az, hgy a szftver licenc nélküli, illetve jgsulatlan használatát megakadályzza. Amennyiben a Felhasználó a szftvert nem megvásárlt példányát, vagy a megvásárlt példányt nem a megvásárlt kiépítésben használja vagy a licenc használatára egyéb kk miatt nem jgsult, akkr az InCash Ügyvitel Zrt. fenntartja magának a jgt, hgy a jgsulatlan szftverhasználatt megakadályzza. A Felhasználónak ezek után nem lesz lehetősége a szftver használatára és a hzzákapcslódó szlgáltatásk igénybevételére. Az ilyen ellenőrzési eljárás srán az InCash Ügyvitel Zrt. nem gyűjt a munkaállmásáról személyi aznsításra alkalmas infrmációkat. Internet-alapú szlgáltatásk A szftver tartalmaz lyan összetevőket, amelyek lehetővé teszik, illetve megkönnyítik biznys Internet-alapú szlgáltatásk használatát. Ön elfgadja és egyetért vele, hgy az InCash Ügyvitel Zrt. autmatikusan ellenőrizheti az Ön által használt szftver és 8. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

9 BEVEZETÉS A licencszerződés alktóelemei verzióját, és a szftver frissítését vagy hibajavítását az ön munkaállmására történő autmatikus letöltéssel biztsíthatja. A licencszerződés elfgadásával Ön hzzájárul ahhz, hgy az InCash Ügyvitel Zrt. a rendelkezésére bcsáttt elérhetőségeken az Ön részére infrmációkat küldjön a megvásárlt termékhez kapcslódó szlgáltatásairól és akcióiról, míg Ön ezen infrmációk lemndásáról írásban nem rendelkezik. Terméktámgatás Az InCash Ügyvitel Zrt. a Felhasználó által megvásárlt szftverhez 1 éves időtartamú térítésmentes terméktámgatást ad. A terméktámgatás alapesetben - az alábbi szlgáltatáskat tartalmazza: ügyfélszlgálat telefnn és en szftverfrissítések autmatikus letöltése (szftverfejlesztések, hibajavítás), új verziók letöltése (nem egészszámú verzióváltás esetén), jgszabálykövetés, számlázó szftverek esetében NAV gyártói nyilatkzat (az egy éves időtartamra), a regisztrációs adatk megváltztatásának lehetősége A vásárlástól számíttt egy év letelte után a terméktámgatást meg kell hsszabbítani, az előbb említett szlgáltatásk eléréséhez, melyre a Felhasználónak térítés ellenében van lehetősége. A terméktámgatás díjszámításának alapja az InCash szftverek aktuális hivatals árlistája. Amennyiben a terméktámgatás időszakát a Felhasználó nem hsszabbítja meg, úgy a termék-támgatáshz tartzó szlgáltatásk a tvábbiakban már nem lesznek elérhetők a számára. Egyéb rendelkezések A jelen licencszerződés hatálya kiterjed a szftver minden lyan frissítésére, bővítésére, kiegészítő kmpnensére vagy internet-alapú szlgáltatást nyújtó összetevőjére, melyet a szftver kezdeti példányának megszerzését követően az InCash Ügyvitel Zrt. biztsít, illetve elérhetővé tesz Önnek, kivéve, ha az ilyen frissítéssel, bővítéssel, kiegészítő kmpnensével vagy internet-alapú szlgáltatást nyújtó összetevőjével más előíráskat bcsátunk ki. Az InCash Ügyvitel Zrt. fenntartja magának a jgt a szftver által a Felhasználónak nyújttt vagy elérhetővé tett internet-alapú szlgáltatásk leállítására. Felelősség Az InCash Ügyvitel Zrt. nem vállal felelősséget semmilyen közvetett vagy közvetlen kárért (pl. de nem kizárólagsan, gazdasági- üzleti tevékenység félbeszakadása, üzleti haszn elmaradása, egyéb erkölcsi vagy anyagi veszteség, adatvesztés stb.), melyek a szftver használatából vagy krlátztt működéséből eredhetnek. A Felhasználó vásárlás előtt köteles meggyőződni arról, hgy az InCash szftver a céljainak megfelel. Az InCash Ügyvitel Zrt. jelen szerződéssel nem garantálja, hgy a szftver mindenben megfelel a Felhasználó igényeinek, ennek számnkérése nem lehetséges. Az InCash Ügyvitel Zrt. felelőssége jelen szerződésben fglaltakra krlátzódik. InCash Ügyvitel Zrt. 9. ldal

10 BEVEZETÉS A licencszerződés A licenc jg megszűntetése Az InCash Ügyvitel Zrt. a licencjgkat a Felhasználótól megvnhatja, - egyéb jgk fenntartása mellett-, amennyiben a licencszerződésben fglaltakat megszegi. Ebben az esetben a felhasználó elveszíti jgsultságát a szftver használatára és a hzzákapcslódó szlgáltatásk igénybe-vételére. A Felhasználó megszüntetheti a licencjgt, amennyiben a szftvert és valamennyi máslatát megsemmisíti Jgérvényesítés Felhasználó a szftver használatával kapcslats észrevételeit, panaszait az InCash Ügyfélszlgálatán teheti meg személyesen, telefnn vagy en, esetleg levélben. Az ügyfélszlgálat elérhetősége: InCash Ügyvitel Zrt, 1139 Budapest Frgách u. 19. Tel.: (+36-1) , incash@incash.hu, Az InCash Ügyvitel Zrt. a lehető leghamarabb válaszl a Felhasználó észrevételeire, lehetőségeihez mérten 48 órán belül. Szerzői jg (cpyright) Az InCash szftverekben felhasznált, illetve az ahhz kapcslódó anyagk tartalma és szellemi tulajdnjga, beleértve a szftverben szereplő megvalósításkat és ötleteket, az InCash Ügyvitel Zrt. tulajdna, amelyet a hatálys szerzői jg vagy a szellemi alktáskra vnatkzó egyéb jgszabályk és nemzetközi egyezmények védenek. Ezek megsértése közjegyző által hitelesített anyagk és dkumentumk alapján bírósági peres eljárás indítását vnhatja maga után. Az összes, a jelen licencszerződésben kifejezetten nem átengedett jgt az InCash Ügyvitel Zrt. magának fenntartja. A jelen szftver licencszerződésre a Magyar Köztársaság jgszabályai és az ide vnatkzó nemzetközi szerződések az irányadók. 10. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

11 A szftver bevezetése BEVEZETÉS A szftver bevezetése Tisztelt Partnerünk! A szftver megvásárlásával Ön kinyilváníttta váltztatási vagy cégépítési szándékát, de tudnia kell, hgy az Ön szándékai csak akkr lesznek eredményesek, ha a szftver bevezetésében végig kitartó marad. A szftver rendszeres, következetes és pnts feladatkat ró minden használójára. Flyamats tanulást kíván a felhasználóktól és azt, hgy az eddig megszktt feladataikat másképpen lássák el. A váltzás gyakran ellenállást vált ki az alkalmazttakból. Amennyiben prblémák jelentkeznek a bevezetés srán, az alábbiakat ajánljuk segítségül: Bízzn a szftverben. Az alkalmazttak gyakran hárítják át hibáikat a szftverre. A szftver évek óta használatban van több mint 3000 cégnél, sha egyetlen esetben sem számlt rsszul, könyvelt rssz helyre vagy módsíttt készletet k nélkül stb. Értesse meg dlgzóival, hgy a szftver használatával munkájuk kiegyensúlyztt, átlátható lesz, a hibázásk lehetősége csökkenni fg és elkerülhetővé teszi az esetleges gyanúsítgatáskat. A bevezetés előtt jelöljön ki egy személyt, aki megtanulja a szftver kezelését és aki segíteni tud a többi dlgzónak a tanulásban. Amennyiben nem bldgul a bevezetéssel, bízza külső cégre. Egy külső cég, érzelmi érdekellentétek hiányában mindig hatéknyabban tudja képviselni a kitűzött célkat. A bevezetés javaslt lépései Válasszn ki egy alkalmazttat, aki megtanulja a szftver kezelését és a kapcslatt tartja a szftver frgalmazójával. Amíg a kapcslattartó személy nem ismeri a szftver kezelését ne próbálja bevezetni a szftvert. Tartsn tanflyamt a dlgzóknak a szftver használatáról. Minden dlgzóval csak az általa használandó részt kell megtanítani. Alakítsn ki egy szigrú biznylati rendet és tárlási útvnalat, ami tartalmazza a biznylatk kezelésének srrendjét és útját. Célszerű a biznylatn jelölni, hgy a biznylat a feldlgzás srán milyen fáziskn esett már át. A biznylatk kezelésére és feldlgzására jelöljön ki felelősöket, akiken a feladatk elvégzését számn kérheti. Az átállás időpntja előtt a dlgzók töltsék fel az adattárakat. A feltöltéssel is tanulják a szftver használatát. Alakítsa ki a jgsultsági szinteket. Legyen szigrú, a jgsultságk legyenek személyre és munkakörre szabttak. Csak lyan jgsultságkat engedélyezzen, amire a munkavégzés srán dlgzójának szüksége lesz. A jgsultságk beállítását és megváltztatását ne engedélyezze másnak, sőt helyes, ha erre egy külön rendszergazda-jelszót hz létre. Ezzel elkerülhető, ha Ön ttfelejti kijelentkezés nélkül a gépét, más visszaéljen a helyzettel. A lekérdezések használata a vezetők privilégiuma, számukra is csak a szükséges lekérdezéseket engedélyezze. Az átállás ideje alatt le kell állítsa a tranzakciókat (adás-vétel), vagy az átállást ütemezze pl. hétvégére. Tudnia kell, amennyiben pnts lekérdezési adatkat, összegeket vár el a szftvertől, ehhez pnts alapadatkra van szükség. Amennyiben a szftver bevezetése sikerült, sk sikert kívánunk Önnek és cégének, amennyiben a bevezetés nem vlt sikeres, keresse meg cégünket, hgy a bevezetésben szerzett tapasztalatainkkal segítsünk Önnek. InCash Ügyvitel Zrt. 11. ldal

12 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS InCash Light rendszerkövetelmények InCash Light telepítése A telepítés menete Telepítési típusk 12. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

13 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Rendszerkövetelmények Telepítés lépései InCash Light rendszerkövetelmények A prgram telepítéséhez és üzemeltetéséhez legalább rendelkező knfiguráció (és hálózat) szükséges: a következő jellemzőkkel. Windws 10 Windws 8 Windws 7 Vista XP perációs rendszer (32 vagy 64 bit) 2 GHz-es vagy gyrsabb prcesszr 200 MB szabad hely a merevlemezen 1366*768 pixel vagy nagybb képernyőfelbntás InCash Light telepítése A telepítés menete Figyelem! A prgram telepítéséhez alapvető számítástechnikai ismeretek szükségesek. Amennyiben nem rendelkezik ezzel, akkr bízza ezt a műveletet szakemberre! Az InCash szftver telepítését a telepítő CD behelyezésekr elinduló menüből, illetve kézi telepítés esetén a CD n található Telepítés menü elindításával kezdeményezheti. InCash Ügyvitel Zrt. 13. ldal

14 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Telepítés lépései Válassza ki, hgy klienst vagy szervert szeretne telepíteni. (Amennyiben 1 gépen fut a rendszer a Teljes telepítést válassza.) Olvassa el figyelmesen, majd kattintsn a Tvább gmbra. 14. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

15 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS A licenc szerződésünket lvassa el figyelmesen, majd kattintsn a Tvább gmbra. Telepítés lépései Adja meg, hgy hva kívánja telepíteni az InCash szftvert. Az alapértelmezett telepítési útvnal a C:\InCash lesz. Ezután kattintsn a Tvább gmbra. InCash Ügyvitel Zrt. 15. ldal

16 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Telepítés lépései Alapértelmezettként az Asztalra, a Tálcára és a Start menübe helyez el parancsiknkat a telepítő. Módsíthatja hva ne kerüljön parancsikn. A Tvább gmbra kattintva elindul a telepítés. A következő képernyőn a telepítés flyamata látható. 16. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

17 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Telepítés lépései A telepítés végén futtatható a prgram autmatikusan. A telepítés befejezése után a képernyőn megjelenik az InCash Számlázó (IC) és Iktató (IC) indítóiknja. (Az iktató szftverünk 30 napig kipróbálható a telepítéstől számítva! Külön vásárlható szftver!) InCash Ügyvitel Zrt. 17. ldal

18 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció Regisztráció Több módja is van a regisztrációnak: 1., 3x6 számjegyből álló aznsító kóddal és internetkapcslattal is rendelkezik; 2., nem rendelkezik internetkapcslattal és/vagy aznsító kóddal; 3., regisztrációs állmánnyal rendelkezik, melyet cégünk küldött el Önnek ben. 1., Amennyiben 3*6 számjegyből álló aznsító kóddal és internetkapcslattal is rendelkezik lehetősége van az internetes regisztrációra. Ez esetben nem kell felvennie a kapcslatt cégünkkel. Kérjük válassza az első pciót: Aktiválás interneten keresztül, majd kattintsn a Tvább gmbra: Töltse ki a cégadatkat pntsan! (Később nem tudja módsítani ha már beregisztrálta a rssz adattal! Egy aktiválási kód csak egyszer használható fel!) Kattintsn a Tvább gmbra: 18. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

19 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció Írja be a CD tkn található 3x6 számjegyből álló aznsító kódt, majd kattintsn a Tvább gmbra: A regisztráció végén kattintsn a Regisztráció Interneten gmbra: A prgram sikeres regisztrálást követően a Prgram indítása gmbra kattintva léphet be a szftverbe. InCash Ügyvitel Zrt. 19. ldal

20 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció 2., Amennyiben nem rendelkezik azn a gépen internetkapcslattal ahva telepítette a szftvert és/vagy aznsító kóddal a cd tkn, válassza a másdik pciót: Megrendelés telefnn vagy ben, majd kattintsn a Tvább gmbra:. Töltse ki a cégadatkat pntsan (ha beregisztrálja rssz cégadatkkal később nem tudja módsítani), majd kattintsn a Tvább gmbra: 20. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

21 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció Írja be a CD tkn található 3x6 számjegyű aznsító kódt (ha rendelkezik vele) és kattintsn a Tvább gmbra. Ha nem rendelkezik aznsító kóddal kattintsn a Tvább gmbra: Majd válassza a Megrendelés ben menüpntt. Az beérkezik cégünkhöz, mely alapján elkészítjük a regisztrációs fájlt és elküldjük Önnek ben. (Miután megkapja a zip fájlt a 3. pntban leírtak alapján kell beregisztrálnia a szftvert.) Amennyiben nincs internet azn a gépen ahva a szftvert telepítette, akkr másik számítógépről is elküldheti a szükséges adatkat cégünknek (cégnév, cím, zip fájl neve). Ha egyik számítógépen sem rendelkeznek internet kapcslattal, abban az esetben a Megrendelés telefnn pciót válassza. Ez alapján be tudja diktálni a szükséges adatkat kllégáinknak, akik elkészítik ez alapján a szükséges regisztrációs fájlt. InCash Ügyvitel Zrt. 21. ldal

22 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció Megrendelés ben gmb hatására az alapértelmezett levelező prgramba tölti be szftverünk a kitöltött adatkat, melyet Önnek csak el kell küldenie cégünk részére: Megrendelés telefnn gmb hatására az alábbi ablakt tölti be szftverünk az Ön adataival kitöltve, melyet Önnek csak be kell diktálnia telefnn keresztül cégünk munkatársainak: 22. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

23 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció 3., Amennyiben regisztrációs állmánnyal rendelkezik, melyet cégünk juttattt el Önhöz ( egy zip fájl! ) válassza a harmadik pciót: Regisztrációs állmány betöltése, majd kattintsn a Tvább gmbra: Kattintsn a Regisztrációs állmány tallózása gmbra: InCash Ügyvitel Zrt. 23. ldal

24 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Regisztráció Megjelenik a Megnyitás ablak, ahl ki kell keresnie a lementett zip fájlt, majd a Megnyitás gmbra kattintsn és Tvább gmbra: A szftver kér egy megerősítést, ahl csak az Igen gmbra kell kattintani: Ellenőrizze le a cégadatkat regisztrálás előtt, mivel később nem fgja tudni módsítani! 24. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

25 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS A legvégén kattintsn a Regisztrálás gmbra ha minden adat rendben van: Regisztráció A regisztrálást csak egyszer kell elvégeznie azn a gépen, aminek az aktiválási kódját eljuttatta hzzánk. FIGYELEM! A regisztrálás után a cégadatk véglegesen rögzítve lesznek, módsításra már nem lesz lehetősége. Ezek az adatk fgnak minden a prgram által kibcsáttt biznylat fejlécében szerepelni, amik a regisztrált adatbázist használják. Amennyiben a jövőben módsítani kellene ezen adatkban azt csak cégünk tudja elvégezni rezsióra-díj táblázatunk alapján. Felhívjuk figyelmét, hgy a kipróbálási lehetőség a rendszeridő módsítása, a prgram könyvtárából való fájltörlés (*.avc, *.avr, *.ini), a rendszerleíró adatbázis módsítása, a prgram újratelepítése vagy a szftveres védelem bármilyen manipulálása esetén megszűnhet. InCash Ügyvitel Zrt. 25. ldal

26 TELEPÍTÉS ÉS ÜZEMBEHELYEZÉS Kliens telepítése A kliens telepítés menete A prgram lehetőséget biztsít több felhasználó létrehzására, ezzel biztsítva a belső hálózatban való telepítés lehetőségét, aznban egy időben egy aktív felhasználó léphet be a szftverbe. Figyelem! A prgram telepítéséhez alapvető számítástechnikai ismeretek szükségesek. Amennyiben nem rendelkezik ezzel, akkr bízza ezt a műveletet szakemberre! Ha rendelkezik eredeti InCash telepítő cd-vel, helyezze be a számítógépébe. Ha nem jelenik meg autmatikusan a telepítés főmenüje, akkr indítsa el a cd-n lévő Autrun.exe fájlt. Ezután nymja meg a Telepítés gmbt, majd a Kliens telepítést. Ha nem rendelkezik eredeti InCash telepítő cd-vel, akkr indítsa el a telepítést a tőlünk kaptt Kliens telepítő segítségével (ezt igényelnie kell ben). Az InCash Rendszercsmag prgramjainak első indítása Ha a szerveren indítja a prgramkat és az exe fájlkkal közös könyvtárban van az adatbázis, akkr a prgramk elindulása után megadhat egy közös könyvtárat. Amennyiben nem él ezzel a lehetőséggel a közös könyvtár a futtattt exe fájl útvnala lesz. Ha a szerveren indítja a prgramkat, de az exe fájlk és az adatbázis más könyvtárban vannak, akkr Az adatbázis a helyi számítógépen van? kérdésre válassza az Igen gmbt, majd válassza ki az adatbázis és a közös könyvtár helyét. Fnts! Ha nem szeretné, hgy a kliens gépekről az adatbázisfájlkhz (incash.gdb, scan.gdb) hzzáférjenek, akkr az adatbázis könyvtáráhz ne adjn hálózati jgkat a klienseknek (ennek beállításairól tájékzódjn rendszergazdájától). Ebben az esetben a közös könyvtárnak egy másik (az adatbázis könyvtárán kívüli) könyvtárat kell választania, amihez már a klienseknek is van írási, lvasási jga. Mielőtt kliens prgramt indítana mindenképpen indítsa el legalább egyszer a szerver prgramt a knfigurációs fájlk létrehzása miatt! Tvábbi beállításk: 1. a szerver gépen a közös könyvtárat írhatóvá kell tenni a kliens gépek számára 2. a szerver gép tűzfalán engedélyezni kell a 3050 TCP Prtn a kmmunikációt a Vezérlőpultban. Ha a kliens gépen indítja a prgramt a következőket kell tennie: Az adatbázis a helyi számítógépen van? kérdésre válassza a Nem gmbt, majd válassza ki a szerver gépen megadtt közös könyvtárat. Ezután a prgramnak el kell indulnia. Ha nem így történt lépjen kapcslatba cégünkkel. 26. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

27 PROGRAMBEÁLLÍTÁSOK ÉS INFORMÁCIÓVÉDELEM Prgrambeállításk Felhasználók A felhasználó kódjának és jgsultságának meghatárzása Biznylat kiállító személy Dlgztt már lyan számlázó prgrammal, amelyben egy munkaflyamat elvégzéséhez ablakk srát kellett megnyitnia, ha elrnttt valamit ki kellett lépnie a menüből és elveszett addigi munkája? Ha a válasza igen, akkr azn munkatársak közé fg a prgram használatával tartzni, akik nem érezhetik ezt a kellemetlen munkát. Az adtt munkaflyamat elvégzése egyszerű és könnyen átlátható. Az aktuális munkaképernyőn jeleníthetők meg azk az infrmációk, melyekre szüksége lehet ahhz, hgy vevőit ki tudja szlgálni. Egy vállalkzás életében az infrmáció a legértékesebb és legféltettebb kincs. Minden vállalkzó és tulajdns rémálma, hgy alkalmazttain keresztül infrmáció áramlik ki a knkurenciáhz vagy az alkalmazttait hzza vállalkzói helyzetbe. A másik prbléma, az amikr egy vállalkzás több alkalmazttat fglalkztat prbléma a felelősség kérdésének kiderítése, a rssz biznylatlással, biznylatkezeléssel kmly veszteségek érhetik a céget InCash Ügyvitel Zrt. 27. ldal

28 AZ INCASH RENDSZERPROGRAM ÁTTEKINTÉSE Prgrambeállításk Prgrambeállításk Mielőtt bármilyen munkaflyamatt elkezdene, el kell döntenie, hgy milyen szervezeti felépítésben szeretne dlgzni. Ehhez a beállításkat kell végigvennie. Nézze végig a lenyitható ablakkkat és végezze el a szükséges beállításkat a Főmenű Beállításk menüpnt alatt. Több gépes rendszer telepítése esetén fnts!!! Vannak Glbális (minden kliens gépen érvényesülő) és Lkális (csak a helyi gépen elérhető) beállításk. Ezeket színekkel jelöli a szftver: a Glbális beállításk kék színnel vannak írva, a Lkálisak feketével. 28. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

29 Felhasználók KILÉPÉS Biztnsági mentés Az infrmációvédelem legegyszerűbb módja, hgy a felhasználók csak azkhz az adatkhz férhessenek hzzá ami a munkájukhz szükséges. A prgramba mindenki egy egyedi kóddal léphet be, melyhez egyedi jgsultságk társíthatók. A felhasználók beállításánál betölthető fénykép is, ami megjelenik a szftver bejelentkező ldalán is. Így látványssá válik, ha valaki nem a saját felhasználónevével dlgzik a szftverben. A felhasználó kódjának és jgsultságának meghatárzása Lépjen be a Főmenü Felhasználó Felhasználók és jgaik menübe. Itt meg kell adnia a belépési jelszavát. Haszns funkció, mert a felhasználók felvitelére és módsítására minél kevesebb embernek lehet hzzáférése. Új felhasználó felviteléhez nymja meg az gmbt. A jgsultságtáblában jelölje meg, hgy az új felhasználónak milyen jgsultságkat kíván adni. Ha mindenhez lesz jga, akkr a Mindet gmbra kattintva kijelölheti az összes jgt. InCash Ügyvitel Zrt. 29. ldal

30 KILÉPÉS Biztnsági mentés Ha már létezik azns jgsultságkkal rendelkező felhasználó, akkr a Máslás gmbbal egy új felhasználót hzhat létre, aki a kijelölt felhasználóval azns jgsultsággal rendelkezik majd. A rögzítéshez nymja meg a gmbt. Ha módsítani szeretné a már meglévő felhasználó jgsultságait vagy jelszavát álljn rá a felhasználóra, végezze el a módsításkat, majd a Módsít gmbra kattintsn a rögzítéshez. Ha egy meglévő felhasználót szeretne kivenni használatból, akkr a felhasználó nevére állva az Aktív felhasználónál vegye ki a pipát, majd a Módsít gmbbal rögzítse. Biznylat kiállító személy Az a személy, akit a bejelentkező kódja alapján aznsít a szftver. Ennek a személynek ráírja a nevét a biznylatra, illetve a biznylat adataival eltárlja azt. (pl. A számlamáslatknál a számlakiállító neve megnézhető) Ebből következik, hgy az alkalmazttaknak érdekük kijelentkezni a szftverből, mert előfrdulhat, hgy lyan biznylatkért lesznek felelősek, melyeket nem ők készítettek. Kijelentkezés Főmenü Felhasználó Kijelentkezés illetve a Főmenü Kijelentkezés menüpnt alatt kijelentkezhet a prgramból véglegesen, a bejelentkezési pntra kerül vissza. Átjelentkezés Főmenü Felhasználó Átjelentkezés menüpnt alatt kijelentkezhet a prgramból úgy, hgy az ESC billentyűvel még visszatérhet ha szükséges. Jelszó módsítás Itt módsíthatja régi jelszavát anélkül, hgy jga lenne a Főmenü Felhasználó Felhasználók és jgaik menühöz. 30. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

31 KILÉPÉS Biztnsági mentés Bejelentkezett felhasználók Meg tudja nézni, hgy mely felhasználók használják a prgramt Önnel egyidőben. Nymkövetés Főmenü Felhasználó Nymkövetés A rendszerbe be- és kilépéseket, munkaflyamatkat követheti nymn számítógépenként, időszaknként, felhasználókra, menüablakra, függvényre és típusra. Jbb gmbbal előjön egy gyrsmenü ahl lehetősége van kimenteni az adatkat, szűrni tárgy mezőre illetve csprtsítani is. Kilépés Főmenü Kilépés menüpnt alatt bezárhatja a prgramt véglegesen. InCash Ügyvitel Zrt. 31. ldal

32 KILÉPÉS Biztnsági mentés Biztnsági mentés Az adatbázisról biztnsági mentés készíthető, mellyel visszaállíthatók adatai. Tanácss minél gyakrabban mentést készíteni esetleg külön adathrdzóra is, mivel bármi történhet a számítógéppel melyen tárlja azt. ( A CD tkn lévő kód csak egyszer használható fel, utána a szftver adatbázisa tárlja a regisztrációt. Próba tételek és biznylatk rögzítése sem tanácss, hacsak nem készít egy adatbázis archiválást a regisztráció után amikr még üres az adatbázis és állítja vissza majd azt ha befejezte a tesztelést.) Mentés készítésének menete Kattintsn a gmbra Tallózza ki a mentés helyét a iknra kattintva (több felhasználós rendszer esetén csak a szerveren lehetséges), majd kattintsn a gmbra. A szftver kiírja, hgy mely fájlk pntsan hva és milyen névvel kerülnek mentésre. 32. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

33 KILÉPÉS Biztnsági mentés Az adatk ellenőrzése után kattintsn az gmbra. Lefut a mentés: Amikr végzett a mentéssel kattintsn a gmbra: InCash Ügyvitel Zrt. 33. ldal

34 KILÉPÉS Biztnsági mentés Lehetőség van megadtt FTP szerverre menteni az adatbázist amennyiben rendelkeznek internet kapcslattal és minden adat helyesen be van állítva. Ehhez kattinsanak a gmbra, majd a gmb futtatja a mentést. 34. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

35 KILÉPÉS Biztnsági mentés Mentés visszaállításának menete A visszaállítás megkezdése előtt mindenkinek ki kell lépnie az InCash rendszerből, különben nem fgja tudni visszaállítani a szftver a mentést! Minden visszaállítás előtt futtassn egy friss mentést a jelenlegi adatbázisról! A nyitó képernyőn kattintsn a menüpntra. Tallózza ki a bal ldaln lévő menüből a lementett fájlt, melyet a menüpntban hztt létre a szftver. Jelölje ki a jbb ldali ablakban a megfelelő dátumú incash.fdb és scan.fdb fájlt, majd kattintsn a gmbra. Ellenőrizze a következő ablakban a visszatöltendő fájl nevét stb, majd kattintsn az gmbra. A szftver megerősítést kér az adatbázis visszaállításáhz, mivel az eddig bevitt adatk elvesznek a rendszerből ha egy régebbi mentést tölt vissza. Itt kattintsn az Igen vagy Nem gmbra. Ha az Igent választja, akkr visszaállítja a szftver a mentésben lévő adatbázist, ha a Nemet választja, akkr megszakítja a flyamatt. A visszaállítás végeztével a szftver kiírja, hgy A biztnsági mentés visszaállítása befejeződött!. Ezután kattintsn a majd a gmbra. Karbantartás menete A karbantartás gyrsíthat az adatbázis sebességén illetve a beragadt felhasználók és cikkek esetében is használható. Kattintsn a gmbra. A szftver megerősítést kér, itt válassza az Igent. Ezután lefut a karbantartás. Ha befejezte kiírja a szftver. InCash Ügyvitel Zrt. 35. ldal

36 KILÉPÉS Biztnsági mentés Autmatikus mentés menete Kattintsn az gmbra. Pipálja be az -t és a napkat, órákat hgy mikr készítse el a mentést a szftver. Külön beállítható, hgy a Windws indításakr elinduljn autmatikusan a Mentő szftver, a Karbantartás iknja a Tálcára kerüljön, hány napig őrizze meg a lefuttattt mentést a prgram illetve FTP kiszlgálóra történjen-e a mentés. A beállításk elvégzése után kattintsn a gmbra. 36. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

37 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Törzsadatk Cikktörzs Ügyféltörzs Kedvencek kezelése InCash Ügyvitel Zrt. 37. ldal

38 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Alapadattárak feltöltése A törzsadatk feltöltése Saját adatk: szerkesztheti cégadatait (cégnév másdik sra, adószám, bankszámlaszám, telefnszám), melyek a biznylatain megjelennek. A cégnév első srán és címén kívül bármely adatt módsíthatja. Települések: irányítószám és helység lista, mely fel van töltve. Felvehet újjakat és módsíthatja a már meglévőket. Biznylat láblécek: a biznylatk lábléceit szabadn szerkesztheti. Megadható külön a készpénzes, az átutaláss, az utánvételes számla lábléce valamint az árajánlat, és díjbekérő lábléce is. Be kell pipálni a jelölő négyzetet, majd megadni a lábléc srszámát amit szeretne megjeleníttetni az adtt biznylatn, illetve hgy a laphz képest hva igazítsa a szftver (balra, középre vagy jbbra). Lezárásként a Rendben gmbbal rögzítse le. Számla megjegyzése: a számla és díjbekérő megjegyzését, az árajánlat megszólító és elköszönő sablnját megszerkesztheti. Ahhz, hgy megjelenjen be kell pipálni a Használatban rublikát majd a Rendben gmbbal rögzíteni. Szállítási módk: - futárszlgálattal, pstai-, vagy egyéb útn történő szállítás esetén feltüntethető a biznylatn. Alapból nincs feltöltve.megadható akár, hgy az adtt szállítási módhz milyen egyéb díjat szeretne rögzíteni a biznylatn. Pl.: psta szállítási mód esetén pstai díjat, melynek tól ig súlyhatárkkal megadja mennyi legyen az összege. A cikktörzs feltöltése A rögzítés menete Nymja meg az gmbt az új termék adatainak kitöltéséhez. A Megnevezés: rvatba gépelje be a cikk/szlgáltatás megnevezését, amely a biznylatain szerepelni fg. Üzletág: Light verzióban csak az Alap üzletág használható, nincs lehetőség más üzletág felvitelére. Termékcsprt és termékfajta: alakítsa ki a csprt felsztást fastruktúraszerűen úgy, ahgyan a lekérdezéseit szeretné csprtsítani, csprts árváltzást végrehajtani illetve kedvezményt adni ügyfeleinek. gmbra kattintva adja meg a termékcsprt/termékfajta megnevezését majd rögzítse a listában a gmbbal. Ha esetleg tévesen vitte fel vagy nem használja a rögzített mennyiségi egységet úgy a gmbbal kiveheti a listából, amennyiben nem lett cikkhez rögzítve a 38. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

39 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Cikktörzs feltöltése cikktörzsben. Termékfajta esetében megadható a TESZOR szám is, így minden tételhez azt fgja majd a biznylatkn rögzíteni. számt, majd a gmbra kattintva írja be a gmbbal rögzítse azt a bal ldali listába. A gmbbal a prgram autmatikusan betölti a termékfajtáhz. A Termék lista gmbbal megnézheti mely termékeket és szlgáltatáskat srlta adtt termékcsprt/termékfajtába. Lehetősége van a Fgd és Ejtsd technikával áthelyezni másik csprtba is az adtt terméket ill. szlgáltatást. gmbbal betölti a cikkadatk képernyőn az Üzletág / Termékcsprt / Termékfajta struktúrát, így Önnek nem kell már a lenyílóban kiválasztani. TESZOR szám: a termékfajta kiválasztásával autmatikusan kitöltődik. Amennyiben az Alap üzletág / Alap termékcsprt / Alap termékfajtát választja ki, úgy manuálisan beleírható a TESZOR rublikába a termék TESZOR száma. Ebben az esetben nem szükséges külön kialakítani a Termékcsprt / Termékfajta struktúrát. Mennyiségi egység: válassza ki az értékesítésnek megfelelő egységet a lenyíló menüből. Beállítható mennyiségi egységenként, hgy hány tizedes legyen az érték illetve felrögzíthető új mennyiségi egység is.a gmbra kattintva elérhető a szerkesztő ablak, ahl az gmbra kattintva adja meg a megnevezést és állítsa be hzzá a tizedesek számát majd rögzítse a listában a gmbbal. Ha esetleg tévesen vitte fel vagy nem használja a rögzített mennyiségi egységet úgy a gmbbal kiveheti a listából, amennyiben nem lett cikkhez rögzítve a cikktörzsben. Használatban/árlistában: a négyzetekben jelölje meg, hgy a cikk használatban és árlistában is megjelenjen-e. a használatban jelző kikapcslására, akkr lehet szükség ha a régen nem használt, feleslegesen InCash Ügyvitel Zrt. 39. ldal

40 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Cikktörzs feltöltése megjelenő cikkeket el szeretné távlítani a biznylat készítéskr a cikktörzsből, hgy ne zavarják a cikktörzsben a keresést. Ebben az esetben a cikk nem kerül törlésre, csak nem fg megjelenni a kereső ablakban. Aktívak, Árlistásk: a cikktörzsben a használatban és az árajánlatban lévő cikkek gmbkkal szűrhetők és megjeleníthetők. Amennyiben minden szükséges adatt megadtt aktívvá válik a gmb. E gmb megnymásával rögzítheti a cikket a cikktörzsbe. A módsítás menete Amennyiben egy felvitt cikk adatait módsítani szeretné, azt az alábbiak szerint teheti meg. FONTOS tudnia, hgy cikkadatkat csak abban az esetben érdemes módsítania, ha azzal a cikkel még tranzakció nem készült. A cikkadatk átírása a krábban elvégzett tranzakciók cikkadatait is megváltztatja. A rögzített biznylatkat nem módsítja! Gyrsmenü A cikklistában álljn rá a módsítani kívánt cikkre. Ekkr megjelenik a cikk minden adata az alsó adatmezőben. Váltztassa meg a kívánt adatt az adatmezőben. A gmbbal rögzítheti a váltztatáskat. A felsrlt cikkekre állva jbb egérgmbbal kattintva illetve a képernyő jbb ldalán is megtalálható a gyrsmenü, ahl lehetőség van az alábbi funkciókra: - új cikk létrehzása [Insert] - cikk adataiból új cikk (máslás) [Ctrl+Ins]: ha hasnló terméket ill. szlgáltatást szeretne felvinni, mint amit egyszer már rögzített és nem szeretné újból begépelni az adatait, lehetőség van annak máslására. Jelölje ki a cikket aminek az adatait le szeretné máslni, majd nymja le a Cikk adataiból új cikk felvitele gmbt. A szftver lemáslja az adatkat, Önnek csak módsítania kell és a Felvitel gmbbal rögzítenie az új terméket. - megjelenítendő szlpk: beállíthatja milyen szlpkat szeretne látni a cikktörzs ablakban. 40. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

41 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Cikktörzs feltöltése - szlpk csprtsítása: bármely szlpt növekvő vagy csökkenő srba rendezhet ha rákattint a fejlécén. A Fgd és Ejtsd technikával egymás alá is csprtsíthatja szlpait. A jbb felső sarkban megjelenő lakattal zárlhatja a csprtsítást, hgy mindig így jelenjen meg Önnek a cikktörzs ha megnyitja. - csprts kijelölés: több termék egyidejű kijelölésére szlgál, hgy vágólapra helyezhesse a CTRL+C és CTRL+V billentyűparancskkal. - nymtató beállításk: - cikkmegjegyzés megjelenítése: az Egyéb adatk / Megjegyzés biznylatn fül alatt felvitt infrmációk megjelenítése termékenként. - megnevezésre szűrés [F5]: egy szöveg részletre szűrhet a cikk megnevezésében. Itt tudja kikapcslni is a szűrést. - szűrés a cikk általáns leírására [F4]: az Egyéb adatk / Általáns leírás fül alatt lévő leírásban tud keresni. - szűrés a biznylat megjegyzésre [F3]: egy szöveg részletre szűrhet a Megjegyzés biznylatn fül alatt. Itt tudja kikapcslni is a szűrést. - termékcsprt szűrése [F7] - termékfajta szűrése [F8] - cikktörzs exprt-imprt: amennyiben egy már feltöltött InCash cikktörzset szeretne beimprtálni egy ugyanlyan verziójú szftverbe, hgy ne kelljen mégegyszer felvinnie a termékeket, itt van lehetősége rá. - mentés: xlsx, html és txt fájlba mentheti ki a cikktörzsablakban megjelenő adatkat. InCash Ügyvitel Zrt. 41. ldal

42 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Cikktörzs feltöltése Árképzés Nyissa le az fület. Az Eladási árak fülnél állítsa be az alkalmazni kívánt árrés alapján a különböző árkategóriákat. Összesen 3db eladási ár adható meg, ügyfélhez tudja rendelni, hgy mely ár szerepeljen a biznylatain. Láthatja a nettó eladási árat vagy a bruttó eladási árat (beállítástól függően) és a haszn százalékát. Mennyiségtől függő ár: amennyiben a különböző árak autmatikus megjelenítését a számlázáskr a vásárlt darabszámhz szeretné kötni az ügyfélnél, állítsa be, hgy a 2-es és 3-as árak mely darabszámktól legyenek érvényesek. Nettó eladási ár kerekítés: használja-e a szftver vagy sem. Amennyiben fillére pntsan visszasztva tudná a helyes bruttót feltűntetni a prgram a biznylatn, aznban a kerekítés van engedélyezve, úgy pár frints eltérés adódhat ebből. fülnél átlagárat valamint a nettó és bruttó költségárat adhat meg amennyiben a be van pipálva. A bepipálásával a szftver autmatikusan feltűnteti a számla tárgyában a A számla közvetített szlgáltatást is tartalmaz feliratt, amennyiben a terméket rögzítette a biznylat cikklistájába. Minimális árrés: termékenként beállítható százalékban. A prgram figyelmeztet, ha ez alatt értékesíti a cikket: pirsra színezi az eladási árat a biznylat készítésekr az ablakban. 42. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

43 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Cikktörzs feltöltése Egyéb adatk A fül alatt az általáns leírásnál a cikkről írhat termékleírást, ami segíti a számlázók vagy diszpécserek vevőtájékztató munkáját. (Sehl máshl nem jelenik meg!) Itt fűzhet állandó megjegyzést a Megjegyzés biznylatn fül alatt az adtt termékhez, ami megjelenik a biznylatkn a termék megnevezése alatti srban. Ezekre a megjegyzésekre lehetőség van szűrni is a cikktörzs ablak jbb ldali menürendszerénél. Rendelések A fül alatt megtekinthetők a vevői rendelései (félkész számlái) cikkenként, hgy mely ügyfeleinek tette félre illetve az árajánlatk listája is. Ftó A fül alatt rögzítheti a termék ftóját, ezzel is segítve a diszpécserek termékismertetését. gmbbal tallózhat a winchesterén és kiválaszthatja a betölteni kívánt képet. gmbbal megadható mely szkennerrel szeretne dlgzni, ha töb is telepítve lenne hálózatban. gmbbal beszkennelheti a ftót ha nincs a gépén a kép. InCash Ügyvitel Zrt. 43. ldal

44 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Cikktörzs feltöltése gmbbal kimentheti a bevitt képet. gmbbal törölheti a cikkhez rögzített képet. gmbbal teheti vágólapra a képet. A gmbbal cikktörzsön belül a kiválaszttt termékhez máslhatja a képet. A vevő kérésére a gmb lenymásával a diszpécser ki tudja nymtatni a termék fényképét. Minden elvégzett művelet (betöltés, belvasás, beillesztés) után a cikktörzsben. gmbra kattintsn, hgy a szftver rögzítse a váltzáskat a Az ügyféltörzs feltöltése Az ügyféltörzset a cikkfelvitelhez hasnlóan feltöltheti. Erre akkr lehet szükség, ha állandó vásárlói körrel rendelkezik. Ellenkező esetben a számlázáskr is felviheti az új vevőket. A rögzítés menete Nymja meg az gmbt. Vigye fel az ügyfél adatait. A név kitöltése kötelező egyedül. Ha nem elég a 40 karakter a gmbra kattintva beírhatja a cég teljes nevét, mely a biznylatkn is megjelenik a cím és az adószám mellett. A többi infrmáció csak az ügyféltörzsben látható. Nymja le a gmbt a bevitt adatk rögzítéséhez. Vásárló letiltása: nem tud azkra az ügyfeleire számlát kiállítani a tiltás felldásáig, melyeknél bepipálta ezt a rublikát. Jgsultsághz köthető, hgy mely felhasználók számlázhatnak tilttt vevőre. Számlázáskr figyelmeztetést kap a tiltásról. E-számla: lehetőség van elektrnikus számla küldésére is szftvereinkből. Ehhez elő kell fizetni partner cégünknél a számlaközpnt Zrt.-nél. Az általuk adtt hash kódt és cégük saját címét a Főmenü Törzsadatk - Saját cégadatk menüpntban kell beilleszteni, majd a Rendben gmbbal lerögzíteni. A Főmenü - Beállításk Értékesítés - Számlanymtatás alatt az E-Számla TESZT ÜZEMMÓD kikapcslása szükséges. A befgadó partner adatainál a négyzet 44. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

45 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Ügyféltörzs feltöltése jelölése után a partner által megadtt címet írja be, amelyre az elektrnikus számlák érkezni fgnak, majd a Módsítás gmbbal rögzítse. Gyrsmenü A felsrlt ügyfelekre állva jbb egérgmbbal kattintva illetve a képernyő jbb ldalán is megtalálható a gyrsmenü, ahl lehetőség van az alábbi funkciókra: - Új ügyfél (Ins) - Megjelenítendő szlpk: beállíthatja milyen szlpkat szeretne látni az ügyféltörzs ablakban. - Oszlpk csprtsítása: bármely szlpt növekvő vagy csökkenő srba rendezhet ha rákattint a fejlécén. A Fgd és Ejtsd technikával egymás alá is csprtsíthatja szlpait. A jbb felső sarkban megjelenő lakattal zárlhatja a csprtsítást, hgy mindig így jelenjen meg Önnek a cikktörzs ha megnyitja. - Csprts kijelölés: több termék egyidejű kijelölésére szlgál, hgy vágólapra helyezhesse a CTRL+C és CTRL+V billentyűparancskkal. - Ügyfélkartn nymtatása: minden a törzsbe felvitt ügyféladat kinymtatható vagy kimenthető JPG, BMP, PDF, HTML és XLSX frmátumba. - Számla készítése: a kijelölt ügyfél adataival kitölti a számla fejlécét előre. - Szűrés partner nevére (F5): amennyiben nem tudja, hgy kezdődik a partnere neve, csak egy szövegrészre emlékszik, akkr lehetőség van itt erre szűrni. - Szűrés kapcslattartóra (F6): ha nem tudja a cég nevét csak a kapcslattartóét, akkr itt szürhet rá. - Imprt: külső fájlból cégünk tudja beemelni adatbázisába az ügyfél adatkat. - Mentés XLS, HTML, TXT frmátumban: az ablakban kilistáztt adatkat mentheti le. - Szűrés ügyféltípusra: Light szftver esetében nem értelmezhető funkció. - Szűrés fizetési módra: az ügyfelekhez beállíttt fizetési módra szűrhet. - Szűrés árkalkulációra: adtt árkalkulációba tartzó partnerek lekérdezése. - Szűrés tilttt ügyfelekre: tilttt illetve nem tilttt partnerek kilistázása. InCash Ügyvitel Zrt. 45. ldal

46 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Ügyféltörzs feltöltése Nyissa le a fület. Adja meg, hgy a vevő milyen árfeltételek szerint vásárlhat. 1-es árkategória: minden termék az 1-es árn kerül eladásra. 2-es (3-as) árkategória: minden termék a 2-es (3-as) árn kerül értékesítésre. Mennyiségtől függő: az árképzésnél beállíttt mennyiségek alapján kapja a 2-es és a 3-as árat az ügyfél. Állítsa be az alapértelmezett fizetési módt és esetenként a napk számát. A fülön termékcsprt/termékfajtánként vagy csak termékcsprtnként adhat kedvezményt az ügyfélnek. 46. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

47 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Ügyféltörzs feltöltése Lehetőség van a számla végösszegéből akár csak készpénzes/utánvétes fizetés esetében kedvezményt adni. Minden (készpénzes/utánvétes) számlakészítésnél megkérdezi a prgram, hgy akar- e élni ezzel a végösszeg kedvezménnyel. Külön beállítható, hgy a termékcsprt/termékfajta kedvezmény megjelenjen-e a biznylatn. Az fülnél infrmációkat, megyjegyzéseket fűzhet az ügyfélhez, mely mindig előjön, ha kiválasztja biznylatk készítésekr a vásárlót. Képet szkennelhet be és egyedi számla láblécet állíthat be vevőnként. A fülön frgalmi- és tartzásinfrmációkat kap a vásárlóról adtt időszakra. Megnézheti mikr vásárlt utljára az ügyfél, hányadik a tplistában és mikr rögzítették az ügyfelek közé (regisztráció dátum). Kilistázza adtt időszakra az elkészített számlákát és a számláztt tételeket. fül alatt szűrhet több feltétel szerint, csak azkat listázza ki a prgram akik megfelletek ennek a szűrének. Az így nyert adatkat ki tudja nymtatni illetve ki tudja menteni JPG, BMP, PDF, HTML, XLSX frmátumba is. InCash Ügyvitel Zrt. 47. ldal

48 ADATTÁRAK FELTÖLTÉSE Ügyféltörzs feltöltése menüpntban a valós és törlendő ügyfeleket tudja összefésülni. Erre akkr lehet szükség, ha egy cég többször lett rögzítve az adatbázisba azns besrlásban. A tévedés kiküszöbölése végett öszefésülheti ezen ügyfeleit. Ha lekérdezi a cég számláit visszamenőlegesen az összes kiállíttt számláit hzni fgja a szftver. Ha a törölt ügyfélhez vltak rendelve szállítási címek és kapcslattartók is, akkr a valós ügyfélhez átteszi azkat autmatikusan a szftver. Kedvencek menüpnt A legtöbbször használt funkciók ezen a fülön vannak kigyűjtve, lyan srrendben, hgy melyiket használják a legtöbbször. Természetesen lehetőség van ezek szerkesztésére is, a nem használtakat ki lehet törölni a listáról a Használat törlése gmbbal. 48. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

49 SZÁMLÁZÁS Számlakészítés A számlakészítés menete Gyrsértékesítés Belső elszámlású biznylat Díjbekérő készítése Félkész biznylatk A vevői rendelés menete Számlamáslat / érvénytelenítés Máslat nymtatásának menete A számla érvénytelenítésének menete Árajánlat készítése Árlista készítés Egy kereskedő minden tevékenysége az értékesítés körül frg. Számára az eladás a legfntsabb tranzakció. Ennek szigrú számadású biznylata a számla. A számlázás a számviteli törvényben szigrúan szabályztt. Meghatárztt a számla frmátuma, tartalma és előírásk vnatkznak arra a szftverre is amin a számla készült. Az Ön által használt prgram megfelel a től hatálys, az általáns frgalmi adóról szóló 2007 évi CXXVII. törvény X. fejezetében leírt és a tól hatálys 23/2014 (VI.30) NGM rendeletben és módsításaiban előírt jgszabályi kötelezettségeknek. InCash Ügyvitel Zrt. 49. ldal

50 SZÁMLÁZÁS Számlakészítés Számlakészítés A számlakészítés menete Válassza ki a vevőt gmbbal vagy rögzítsen újat. Állítsa be a fizetési módt, szállítási módt és dátumkat. Nyissa meg a Cikktörzset a gmb lenymásával. Keressen rá a vevő által kért termékre. Infrmációhiány esetén nymja meg a csíkt a képernyő legalján, ezáltal lenyílik egy infrmációs adatmező, melyet már a cikktörzs feltöltésénél ismertettünk. Válassza ki a keresett cikket, adja meg a kért darabszámt, módsítsn a beállíttt árn ha szükséges. Segítséget kaphat az árakhz: az 1-es, 2-es, 3-as és árréses árat (ha a vásárló arra van beállítva) a prgram felajánlja. Alapesetben természetesen a vevőhöz beállíttt árat ajánlja fel. Az gmbbal rögzítse a cikket vagy a gmbbal törölheti. gmb: álljn rá a módsítani kívánt cikkre, majd kattintsn a Módsítás gmbra. A cikket visszateszi szerkesztésre, ahl módsíthatja a már bevitt termék megnevezését, nettó árát és mennyiségét nymtatás előtt. gmb: törölhet a felvitt termékek közül nymtatás előtt. gmb: termékenként megjegyzéseket vihet fel a cikkek megnevezése alá, melyek csak az aktuális számlán lesznek rajta, ha nem a Cikktörzs Megjegyzés - Megjegyzés a biznylatn fülnél rögzíti le. Kedvezmény adható a cikk árából:. Új számlát indíthat az gmbbal. gmb: megtekintheti a számlát, mielőtt kinymtatná, rögzítené. gmbbal tudja az elkészített biznylatt rögzíteni és kinymtatni. Nymtatási példánynál állíthatja be, hgy hány példány készüljön a számláról. Ha levesszük a nymtatási példányt nullára, akkr Rögzítés gmbra vált át a Nymtatás gmb. Ha így rögzíti a biznylatt, akkr nem nymtat ki egy példányt sem csak elmenti az Számlamáslat/ érvénytelenítés menüpntba. Kilépéskr vagy Új számla készítése gmbra kattintva, ha nem rögzítette, lehetősége van a Megrendelések közé eltárlni a biznylatt. Ilyenkr a prgram 50. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

51 SZÁMLÁZÁS Számlakészítés megkérdezi, hgy eltárlja-e vevői rendelésként. Ez egy félkész állapt amiben még szerkeszthető a biznylat a végleges nymtatásig. : itt írhatja be mennyi készpénzt kaptt a vásárlótól. Ez alapján a szftver kiszámítja, hgy mennyi a visszajáró összeg pntsan. Lehetőség van cikkek és ügyfelek rögzítése nélkül is számlázni. Ez esetben be kell állítani az Adattárak Beállításk Számlázás - Számlakészítés menüpntban, hgy Alapértelmezett cikk használata számlázásnál illetve Vevő adatainak módsítása számlázás közben. A számlakészítés ablakn csak manuálisan töltsék ki a vásárló adatait és a cikk nevét, mennyiségét, árát. A számlán az alapértelmezett mennyiségi egység a db lesz, Áfa értéke 20%, a VTSZ/SZJ szám nem lesz kitöltve. Az így eladtt termékek értékesítése ugyanúgy szűrhető a Lekérdezések menüpntban, ahl a cikk megnevezése Alap termék -ként jelenik meg. A számlatételek szerkesztéséhez a jbb egérgmbt lenymva gyrsmenü áll rendelkezésre illetve az ablak jbb ldalán is megtalálható: InCash Ügyvitel Zrt. 51. ldal

52 SZÁMLÁZÁS Számlakészítés Cikk kiválasztásánál a cikktörzset hzza be. Cikk módsításánál a kiválaszttt cikket visszateszi alulra a módsítható részbe. Törléssel kitörölheti a kijelölt cikket a tétellistából. Cikk illetve összes cikk zárlása és felldása: felhasználói jgtól függ, hgy ki tud zárlni és felldani tételeket számlákn. Biznylatk összevnása: lehetőség van azns és nem azns név alatt lévő vevői rendelések (félkész számlák) összevnására, hgy egy számlán szerepeljen az összes tétele ezen megrendeléseknek. Belvasás adatgyűjtőből: lehetőség van Chiper-Labs 8000 típusú vezeték nélküli adatgyűjtőből belvasni a termékek listáját, amelyeket elad illetve fájlból is, ha lementette a vnalkódlvasóból. Belvasás fájlból: a Chiper Labs 8000-es adatgyűjtő által létrehztt fájlt itt lvastathatja be számlázáshz. Exprt számla beállításk: ha rendelkezik a mdullal, akkr itt módsíthatja az exprt számla beállításait. Árkategória váltása: az ügyfél alapértelmezett besrlását módsíthatja számlázás közben. (Standard verzióban működő funkció.) Alapértelmezett árak: visszaállítja az ügyfélhez rendelt árakat, ha esetleg más árn rögzítette a biznylatn. Számla tárgya: itt vihet fel a számláhz tartzó megjegyzést, ami a számlán a cégadatk alatt jelenik meg. Jbb egér gmbbal egy gyrsmenü segítségével előre szerkesztett szövegekből választhat. Rendelés megjegyzése: a vevői rendeléshez itt is fűzhető rögtön megjegyzés ami megnyitáskr egy felbukkanó ablakban jelenik meg majd, a számlán visznt nem. Vevő megjegyzése: a vevői rendeléshez itt is fűzhető megjegyzés, ami megnyitáskr egy felbukkanó ablakban jelenik meg majd. Frissítés: felrögzített cikkeket frissíti. Láblécek: megnézheti és szerkesztheti a számla láblécét. Általában ezt elég időszaknként megtenni. Vevői rendelés: megnyithatja és szerkesztheti vevői rendeléseit. fül alatt az alábbi funkciókat hajthatja végre. Itt adhat bruttó kedvezményt összegben illetve százalékban az egész számlára vnatkzóan. Prjekthez rendelheti a számlát, amennyiben rendelkezik ilyen mdullal. 52. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

53 SZÁMLÁZÁS Számlakészítés Bankszámlaszám módsítható, ha más számlaszámt szeretne megadni az alapértelmezett helyett. Amennyiben vlt a vevőjének előlegszámlája, akkr azt itt csatlhatja az éppen készülő számláhz a Kiválaszt gmbbal. Törlés gmbbal megszüntetheti a csatlást. A vevő neve és címe alapján felismeri a szftver, hgy van-e előlegszámlája vagy nincs. Autmatikusan beteszi az F2-Egyéb fülhöz ha van. A fül alatt csatlhat a számláhz szállítási címet és kapcslattartót (Standard verzióban működő funkció.), mely megjelenik a számlán is illetve ügynököt rendelhet a vásárlóhz ha rendelkezik ügynök mdullal. InCash Ügyvitel Zrt. 53. ldal

54 SZÁMLÁZÁS Exprt biznylat készítése - Félkész biznylatk Gyrsértékesítés Az Adattárak Beállításk - Számlázás Gyrsértékesítés menüpntban állítsa be az alapértelmezett vásárlót, biznylat típust és biznylat példányszámát. A gyrsértékesítés ablak elindításakr a megadtt adattal fgja már kitölteni a szftver a biznylatt. Működése ugyanaz mint a számlakészítésnek. Belső elszámlású biznylat Kitöltése ugyanaz, mint a számlakészítésnek. Itt viheti fel a kézzel kiállíttt számlatömbök adatait, hgy a készletről lekerüljenek az eladtt cikkek és növelje pénzfrgalmát is. Félkész biznylatk Ön elfgadhat előrendeléseket, fglaláskat telefnn vagy más kmmunikációs csatrnákn. A fglaláskat módsíthatja, törölheti amíg a biznylat kinymtatásra nem kerül. A megrendelés (félkész biznylat) menete Készítse el a számlát. Nymtatás helyett a Vevői rendelésbe rögzítse a számlát: kattintsn a Kilépés, Új számla vagy Vevői rendelés gmbk közül valamelyikre a rögzítéshez. 54. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

55 SZÁMLÁZÁS Félkész biznylatk A Megrendelések menüpntban a jbb ldaln található egy gyrsmenü ahl lehetőség van az alábbiakra: Megrendelés megnyitása: számlakészítés ablakba nyitja meg a rendelést, ahl tvább szerkeszthető vagy rögzíthető számlaként a Nymtatás gmbbal. Megrendelés törlése: egész rendeléseket törölhet anélkül, hgy megnyitná számlakészítés ablakba. Új megrendelés készítése: a számlakészítés ablakt nyitja meg, melyben elkészítheti az új megrendelést. Nymtatás: A táblában szereplő fglaláskat vevőnként ki tudja nymtatni, így azt ellenőrzésképpen vevőjének da tudja adni. Ezzel elkerülheti az esetleg hibás számlákat. Nymtatási kép: megtekinthető nymtatás előtt a Megrendelés visszaigazlás, illetve kimenthető JPG, BMP, PDF, HTML és XLS frmátumba is. Megnyitás díjbekérőként: az eltárlt rendelést megnyithatja és kinymtathatja díjbekérőként is. Nymtatás után a Kilépés gmbra kattintva megkérdezi a szftver, hgy eltárlja-e vevői rendelésbe. Itt az Igen gmbra kell kattintani. Nem gmb esetén kitörli a rendelést félkész biznylatk közül. (Standard verzióban működő funkció.) Lezárás: InCmm rendszerben készült befejezetlen rendelések lezárására szlgál (külön szftver!) Szűrés tárgy mezőre: szűrhet a biznylathz rögzített tárgy szövegében. Tömegek beállítása (Standard verzióban működő funkció.) Inaktív vevő felldása: ha áram kimaradás történik biznylat készítése közben, előfrdulhat, hgy szürkén jelenik meg a vevői rendelés a félkész biznylatk ablakban. Ebben az esetben kell használni a felldást, hgy aktív legyen újra a rendelés és meg lehessen nyitni szerkesztésre, rögzítésre. Áthelyezés árajánlatkhz: egy gmbnymással átemelheti árajánlatkhz a félkész számlát. Tárgy mező megjelenítése: a rendelésekhez rögzített tárgyakat jeleníti meg. Előlegszámla készítése: egy gmbnymással beléphet az előlegszámla készítés ablakba, amennyiben rendelkezik ezzel a mdullal. Az ügyfél nevét kitölti a szftver (akinek a rendelésén épp állt, mikr a gmbra kattinttt), a többi adat az előlegszámla készítése fejezetben leírt módn tölthető ki és rögzíthető. Egyedi mennyiség megbntáshz (Standard verzióban működő funkció.): lehetőség van mennyiségi megbntásra rendelésen belül. Válassza ki a rendelésen belül a terméket, majd a feliratra kattintva bejön egy ablak ahl a tényleges megbnttt mennyiséget kell megadnia. A zöld pipára kattintva rögzíti a szftver. Ha több termék mennyiségét szeretné megbntani azns rendelésen belül akkr mindegyiknél végezze el a mennyiségi bntást, majd kattintsn a gmbra alul. Létrehz egy új vevői rendelést az ügyfél nevére a megadtt egyedi mennyiségekkel a szftver. Összes átlagár érték: a rendelésben lévő összes cikk átlagáras értéke. Bruttó eladási ár érték: a rendelésben lévő termékek összes bruttó eladási ára. Rendelés: a vevői rendelések mennyiségének száma InCash Ügyvitel Zrt. 55. ldal

56 SZÁMLÁZÁS Félkész biznylatk Megjegyzés, vevői megjegyzés: itt fűzhet megjegyzést a félkész biznylatkhz, melyek a rendelések megnyitásakr egy ablakban jelenek meg, a biznylatn visznt nem szerepelnek sehl. Tétel törlése a rendelésből: Tételeket törölhet a Vevői rendelés megnyitása nélkül. Szűrések: lehetőség van szűrni Frrásra (Előrendelés, Prfrma, Szállítólevél, Számla, Árajánlat), hgy hnnan lett átmzgatva a félkész biznylat, Fizetési módra, Szállítási módra és a Szállítás dátumára is. A vevői rendelés tételei a Cikktörzsben a fglalt mezőbe kerülnek, másnak eladni nem lehet. Felszabadítani úgy lehet, ha törli a tételt a Vevői rendelésből. Az Adattárak Beállításk - Egyéb menüpntban beállítható, hgy hány nap múlva járjanak le a Vevői rendelések. A lejárat után a listában pirsra szineződnek, jelezve, hgy már túl régen fglalják a készletet. Utána kell járni, hgy tvábbra is érvényesek-e a fglalásk. fül alatt megnézheti, hgy kinek, mikr és milyen árajánlatt küldött. Ezekből később vevői rendelést készíthet egy gmbnymással: álljn rá annak az ügyfélnek a nevére akinek vevői rendelést szeretne létrehzni. Kattintsn a gmbra. Átvált a rendelés gmb gmbra. Válassza ki a raktárat, amelyikből a cikket eladja, majd kattintsn az Ok gmbra. Ezután a prgram megkérdezi, hgy szeretné-e áthelyezni a vevői rendelésbe az árajánlatt. Igenre kattintva átteszi a vevői rendelések közé, ahnnan számla nymtatható belőle a már leírtak szerint. Alapértelmezett érvényességi időt is meg tud adni az Adattárak-Beállításk- Árajánlat menüpntban, hgy a lejártakat elrejtse. Az ablak jbb ldalán itt is megtalálható a gyrsmenü, ahl elrejtheti a lejárt árajánlatkat és törölheti is azkat plusz funkcióként. fül alatt a cikkeket láthatja vevőkre bntva, hgy melyik cikkből melyik vevő rendelt és mennyit. Megjegyzést tud fűzni minden félkész biznylathz, ami a biznylat megnyitásakr fg felbukkani egy kis ablakban illetve szűrni is tud minden félkész biznylatra. 56. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

57 SZÁMLÁZÁS Számlamáslat/ érvénytelenítés Számlamáslat / érvénytelenítés Az elkészített számlák visszakeresésére, érvénytelenítésére és máslat nymtatására alkalmas menüpnt. A számlák adtt időszakn belül visszakereshetők a számlaszám ismeretében vagy leszűrhetők ügyfélre, fizetési módra, számla kiállítóra, típusra, pénznemre, szállítási módra, ügynökre és származásra. A szűrt listák kinymtathatók és menthetők is a nymtatási kép jbb felső sarkában lévő iknkkal jpg, bmp, pdf, html és xls-ben. Máslat nymtatásának menete A kijelölő srral álljn rá a keresett számlára. A nymtatási ikn lenymásával vagy kettőskattintással a számla megtekinthető. A gmb lenymásával a számláról máslat készíthető. A nymtatási kép iknra kattintva lehetőség van kimenteni a számla képét JPG, BMP, PDF, HTML, XLS frmátumba is. Ezt a jbb felső sarkban tudja megtenni. A képernyő jbb ldalán található egy gyrsmenü ahl lehetőség van: - számlát érvényteleníteni - számlát újranymtatni hiteles máslatként - FOA nyilatkzatt nymtatni: frdíttt Áfa esetében szükség van a nyilatkzatra -Termékfajta listát nymtatni: melyen a kijelölt számlán lévő tételek vannak kilistázva termékfajta besrlásban - Számlákat teljesítés dátuma szerint megjeleníteni InCash Ügyvitel Zrt. 57. ldal

58 SZÁMLÁZÁS Számlamáslat/ érvénytelenítés - Számlákat exprtálni szöveges (txt) állmányba: melyek a listában szerepelnek - Számla adataiból vevői rendelést létrehzni: amely számlán áll (kéken ki van jelölve) annak az adatai alapján létrehzhat új vevői rendelést - Számla adataiból új számlát készíteni: amely számlán áll (kéken ki van jelölve) annak az adatai alapján létrehzhat új számlát, mely aznnal szerkeszthető és nymtatható - Prjektet számláhz rendelni: ha rendelkezik a mdullal és a hzzárendelést nem végezte el a számla készítésekr, akkr itt van lehetősége prjekthez csatlni a biznylatkat egyesével - Szűrni tárgy mezőre: amit a számlán rögzített - Menteni XLS, HTML, TXT frmátumba: a listában lévő számlák adatait - Számlákat feladni könyvelő szftverek felé: biznys könyvelő szftverekkel kmpatibilis szftverünk, itt végezhető el a fájlk kimentése ezen szftverekhez. (Könyvelés feladása mdul megvásárlásakr működő funkció.) A számla érvénytelenítésének menete A kijelölő srral álljn rá az érvénytelenítendő számlára. Nymja meg a gmbt. Feljön egy ablak, ahl az érvénytelenítés kát és keltjét tudja megadni. (Amennyiben rssz kiállítás dátummal adta ki a számlát, -előreszámláztt-, a szftver nem fg engedni már kisebb biznylat keltre kiállítani számlát. Itt van módja az érvénytelenítés keltjével visszaállítani az aznapira a dátumt, hgy tvábbra is tudjn biznylatkat kiállítani arra a napra!) Ezután a szftver autmatikusan elkészíti az érvénytelenítő számlát. Mindkét számla típus mezőjébe beírja a számlák státuszát és a pársíttt számla számát. Pl: érvénytelenítve (00009) ill. érvénytelenítő (00006) Az Érvénytelenítő számlán a Tárgy mezőben tünteti fel az érvénytelenítés kát ha kitöltötte. A szűrőfeltételeket használva különböző listákat nymtathat számláiból. Ha rendelkezik pénztárkezelés mdullal, akkr pénztárbiznylatt is tud nymtatni az érvénytelenítő számláhz ha készpénzes vlt. (Beállítástól függ.) 58. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

59 SZÁMLÁZÁS Árlista készítése Árajánlat Ez a menüpnt alkalmas arra, hgy számlaadatkkal rendelkező árajánlatt adjn vevői számára. Letárlásával az árajánlat visszakereshetővé válik. Az árajánlat készítésének és tárlásának menete megegyezik a számlázás és a vevői rendelés készítésének menetével. Az árajánlat fejlécében csak az árajánlat kelte és érvényessége értelmezhető. Az árajánlat fejlécében látható a cikk utlsó átlagáráhz visznyítva az ajánlat hasznkulcsa és árrése. Így számlgatás nélkül gyrsan és egyszerűen megadhatók az ajánltt árak. Kitöltése azns a számlakészítéssel. Adattárak - Beállításk Árajánlat menüpntban állítható be az árajánlatk fejlécképe. Árlista készítése A legtöbb kereskedelmi egység árlistát készít, hgy magáhz csábítsa a vevőket áruválasztékának és az árainak ismertetésével. Az árlista készítése és flyamats karbantartása manuálisan nagyn nehéz. Szftverünkkel ugyanez gyerekjáték. Az árlista-készítés menete A cikktörzsben cikkenként meg kell adnia, hgy a cikk szerepeljen-e az árlistában. ( Adattárak Cikktörzs útvnaln, az - árlistában nevű jelölő négyzetet be kell kapcslnia.) Lépjen be a Számlázás Árlista útvnaln a menübe. InCash Ügyvitel Zrt. 59. ldal

60 SZÁMLÁZÁS Árlista készítése A termékcsprtk táblából válassza ki és rakja át azkat a termékcsprt megnevezéseket az Exprtálandó csprtk táblába, melyeket az árlistán szerepeltetni szeretne. A nyilakkal az árlistán belüli pzíciója váltztatható. A gmbbal mentheti el a beállítttakat. Ha menet közben vissza szeretné állítani az egyik elmentett beállítást, nymja meg a gmbt majd keresse ki a kívánt ini fájlt. Az Árlista címe mezőbe írja be azt, aminek meg kell jelennie az árlista fejlécében. (pl. Visznteladói árlista, Árlista,.stb.). Az ügyfélnél ha szükséges válassza ki a vásárló nevét akinek a listát készíti. A Rendezés mezőben állítsa be a termékek rendezettségét. Az Árak mezőben adja meg, hgy milyen árakat szeretne szerepeltetni a listában, esetleg ha a mennyiségi egységet szeretné feltüntetni azt is megteheti. Az egyéb mezőben levághatja a cikktörzsében, a visszakeresést elősegítő előtagt, hgy csak a cikk neve szerepeljen az árlistában. (Pl.: CPUIC9 Intel Celern 950MHz) A fejléc szöveg mezőbe beírhatja üzlete nevét, címét, elérhetőségét stb. A fejléckép mezőbe a gmbbal kiválaszttt céglgó jelenik meg. Az árlistába, a különböző fülek lenyitásával tvábbi szövegrészek írhatók alul. 60. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

61 SZÁMLÁZÁS Árlista készítése Különféle knfigurációk, csmagk állíthatók össze az fül alatt és jeleníthetők meg az árlistában (Standard verzióban működő funkció): Az szlpk magassága a beírt szövegek arányában váltzik! Az alsó sr eltűnik, ha nem ír bele semmit. Az szlpk számát nem lehet váltztatni. A gmb lenymásával az árlista kinymtatható. InCash Ügyvitel Zrt. 61. ldal

62 SZÁMLÁZÁS Árlista készítése 62. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

63 PÉNZÜGY Számlakiegyenlítés Átutaláss számlák kiegyenlítésének nyilvántartása Pénzügyi zárásk Kasszazárás Időszaki zárás A különböző értékesítési és pénzügyi tranzakciók nymn követése mellett a szftver különböző pénzügyi elszámláskra is képes. A rendszer szerint a pénztárs vagy bárki, aki pénzt kezel, elszámltathatóvá válik úgy, hgy a szftver nem manipulálható. A pénzügyi elszámlás az üzlet egészére is kiterjed a különböző időszaki kimutatásk révén. InCash Ügyvitel Zrt. 63. ldal

64 PÉNZÜGY Pénzügyi zárásk Számlakiegyenlítés Az alapszftver is tartalmaz egy alap átutalás figyelést. A bővebb funkciók használatáhz szükséges a mdul megvásárlása. A számlák többféle fizetési móddal készülhetnek (készpénzes, átutaláss, utánvétes). Ettől függően a pénzmzgás is eltérő módn, időben és helyen történik. Ennek ellenére minden időpntban ismernie kell a pnts kintlévőségeit. Ez csak egy nagyn pnts és precíz nyilvántartás mellett lehetséges. Átutalásk kiegyenlítésének nyilvántartása Lépjen be a Pénzügy Átutaláss számlák kiegyenlítése menübe. A beérkezett banki biznylatn rajta van hivatkzásul a számlaszám vagy az ügyfél neve. A rendezettség menüben állítsa be, hgy milyen csprtsításban szeretne keresni. Kattintsn annak az szlpnak a tetejére amelyiket szeretné növekvő vagy csökkenő srrendbe tenni. Ha kettőt kattint az éppen aktuális srn, akkr csak azk a tételek jelennek meg amik az aktuális ügyfélhez tartznak. (Dupla kattinttással visszatérhet az eredeti listáhz.) Álljn rá a kijelölő srral a keresett számlára. A kurzrral lépjen a befizetett összeg mezőbe. Kettős kattintással vagy a gmb megnymásával beirathatja a tartzás összegét. Állítsa be a befizetés dátumát. Nymja le a gmbt. Lehetőség van egyszerre több számla kiegyenlítésére is azns ügyfélnél. Ebben az esetben a Shift vagy a Ctrl billentyű flymats nymvatartásakr jelölje ki a számlákat, majd írja be a teljes összeget a a befizetett összeg mezőbe. 64. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

65 PÉNZÜGY Pénzügyi zárásk A kiegyenlített számlák eltűnnek a kintlévőség táblából, de a gmb lenymásával bármikr előhívhatók. Kékkel a kifizetett számlák, pirssal a lejárt, feketével a még kiegyenlítetlen de nem lejárt kintlévőségek láthatók. gmb arra szlgál, ha esetleg rssz összeget vitt be vagy nem a megfelelő partnerhez, akkr itt tudja visszaállítani ki nem egyenlítettre a biznylatt. Lehetőség van szűrni a vásárlóra, szállítási módra, fizetési módra illetve megjegyzést beírni a befizetéshez. A gmb megnymásával az Számlamáslat / érvénytelenítés menüpnthz jut. Pénzügyi zárásk Abban az esetben használandó ha nem rendelkezik Pénztárkezelés mdullal de szeretné elvégezni a szftverben a napi záráskat. A munkaidővégi záráskat - függetlenül attól, hgy a számlázók veszik át a pénzt vagy külön pénztárs kezeli a készpénzt - el kell végezni. Az elszámlásnál tudni kell a kiállíttt készpénzes számlák összegét, a kifizetett átutaláss számlák összegét, a kasszából fizetett költségeket stb. A kasszazárás funkció a napi készpénz-frgalm elszámlására szlgál, de nem helyettesíti az APEH által előírt pénztár jelentést! Kasszazárás Speciálisan kiskereskedő üzletnek készült menü. A kiskereskedő itt zárhatja le a pénztárt. Ebben az elszámlásban megjelennek lyan elszámlási tételek, melyeket máshl nem használnak. Ilyen például a hitelre történt vásárlás elszámlása. A hitel esetében ugyanis a számla egyik részét készpénzzel (az önrész), a másik részét átutalással (hitel) egyenlítik ki. Az átvett készpénznek ebben az esetben meg kell jelennie a kasszában. A másik ilyen tétel a költségek felsrlása. A kiskereskedelmi üzletben itt van lehetőség a kifizetett költségek felvitelére a pénztárkönyv alapján (mivel a kiszlgálás sajátsságából adódóan külön pénztár nincs). A kasszazárás menete: Írja be a pénztárban lévő különböző címletek összegeit a címletjegyzékbe és a nyitó összeget. InCash Ügyvitel Zrt. 65. ldal

66 PÉNZÜGY Pénzügyi zárásk Írja be a pénztárból fizetett költségek összegeit és azk megjegyzését. Írja be a leadtt (pénztárból kivett) összeget. A gmbbal eltárlhatja a beírt adatkat, a gmbbal véglegestíheti a beírt adatkat és lezárhatja a napt. Időszaki zárás Az üzletek havi vagy más időszakra részletezett pénzügyi kimutatására szlgál. A kimutatás segítséget nyújt a távli üzlet frgalmának és bevételeinek flyamats követésére és a leadtt bevételek ellenőrzésére, valamint áttekintést nyújt egy adtt időszak zárásairól. 66. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

67 LEKÉRDEZÉSEK Pénzfrgalm Frgalmkimutatás Időszaki összesítő Árrések Áfa-kimutatásk Cikkfrgalm Cikkeladásk/vásárlásk Cikkmzgási napló Eladatlan cikkek Időszaki értékesítés Cikkfgyási lista Tplisták Vevő-tplista Cikk-tplista Vezetői infrmációk Egyéni lekérdezések Egy vállalkzásvezetőnek döntések srzatát kell meghznia. Döntéseit nagymértékben beflyáslja infrmáltsága. A számítógépes adatfeldlgzás nagy előnye, hgy a meglévő adatk igény szerint leszűrhetők, csprtsíthatók, lekérdezhetők. A szftver lekérdezéseit igyekeztünk úgy kialakítani, hgy a legfntsabb értékesítési infrmációk (partner, vevő, termék) elérhetők legyenek. InCash Ügyvitel Zrt. 67. ldal

68 LEKÉRDEZÉSEK Pénzfrgalm Pénzfrgalm Frgalmkimutatás Adtt időszakra, vásárlóra lekérdezhető pénzfrgalm adatk: Srnként és számlánként láthatók az árrések %-ban, jelezve üzletkötésének nyereségességét. Lehetőség van jbb egér gmbbal egy gyrsmenü segítségével szűrni a partnerstátuszra és kimenteni XLS-be a listát. Ezen kívül szűrhet ügynökre, szállítási módra is egy adtt időszakban teljesítés vagy kelt alapján illetve a kiállítóra. Időszaki összesítő Kimenő számláinak, beszerzési biznylatainak és ha rendelkezik költségnyilvántartás mdullal, akkr költség számláinak az összesítését mutatja meg egy adtt időszakra. Jelölje be a Termékcsprtnkénti bntás nymtatáskr ha ilyen listaszerűen szeretné látni. A listából jól látható, melyik termékcsprt frgalma vlt dmináns egy adtt időszakban. Akár azt is eldöntheti, mely termékcsprtra kell nagybb figyelmet szentelni. 68. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

69 LEKÉRDEZÉSEK Pénzfrgalm Árrések A cikktörzsben szereplő cikkek átlagárai, eladási árai láthatók az árrésekkel. ÁFA kimutatás Időszakra, fizetési módra lehet lekérdezni előlegszámlák, költségszámlák és számlák szerint. InCash Ügyvitel Zrt. 69. ldal

70 LEKÉRDEZÉSEK Cikkfrgalm Cikkfrgalm Cikkeladásk A termékek frgalmáról itt kapja az egyik legpntsabb és legalapsabb kimutatást. Üzletáganként, termékcsprtnként, termékfajtákként és cikkenként lekérdezhető az eladásk darabszáma és értékadatai. Eladásk lekérdezésének menete: Állítsa be a termékcsprt / termékfajta lekérdezés feltételét, ha azn termékekre kiváncsi amik da tartznak. Vásárló szűrésénél kiválaszthat egy ügyfelet akinek a vásárlásaira kiváncsi. Állítsa be a lekérdezési időszakt Nymja meg a gmbt. A szftver megkérdezi, hgy a kiválaszttt cikket (Igen) vagy a termékcsprtkat és termékfajtákat szeretné látni (Nem). Amennyiben csak a kiválaszttt cikk eladásait szeretné látni kattintsn az Igen gmbra. Ha minden termék illetve a termékcsprt/termékfajta beállítás minden cikkének szeretné látni az eladásait kattintsn a Nem gmbra. Külön beállítható még hgy a számlák, belső elszámlású biznylatk vagy mindkettő alapján mutassa az eladáskat. A gmb megnymásával ki tudja nymtatni a cikkek eladását illetve meg tudja nézni a nymtatási képét is, ahl kimentheti jpg, bmp, pdf, html és xls frmátumba az adatkat. 70. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

71 LEKÉRDEZÉSEK Cikkfrgalm Cikkmzgásk Adtt cikk mzgási naplója Állítsa be a lekérdezési időszakt. Álljn rá arra a cikkre, amit le szeretne kérdezni. Rá tud szűrni a cikkre jbb egér gmbbal vagy F5-tel. Szűrhet biznylat típusra, kiállítóra, ügyfélre és hgy számlát, belső elszámlású biznylatt vagy mindkettőt mutassa a szftver. Nymja meg a gmbt. Összesítés fül alatt az összes cikkmzgást megnézheti adtt időszakra, biznylat típusra és kiállítóra. Ezeket ki is tudja nymtatni. Eladatlan cikkek Azknak a cikkeknek a listája, melyekből a beállítási időszakban nem értékesítettek. Állítsa be a vizsgált időszakt. Állítsa be a lista feltételeit. Nymja meg a gmbt. A --- jel azt jelenti, hgy nem vlt belőle az adtt időszakban eladás. Időszaki értékesítés A cikk összes mzgását nymn tudja követni különböző feltételekkel szűrve (termék, partner, időszak szeint). InCash Ügyvitel Zrt. 71. ldal

72 LEKÉRDEZÉSEK Cikkfrgalm Cikkfgyási lista Cikkek fgyásának nymkövetése különböző szűrési feltételekkel. 72. ldal InCash Ügyvitel Zrt.

73 Tplisták MODULOK Prjektek kezelése Vevő-tplista A vevők srrendje a vásárlásk mértéke szerint adtt időszakra és árkalkuláció szeint. Cikk-tplista A cikkek srrendje az értékesítési mennyiség és bevétel szerint. Vezetői infrmációk A lekérdezésekből kinyerhető legfntsabb infrmációk egy táblába és grafiknba gyűjtött megjelenítése. A hzzáférés engedélyezése esetén a belépőképernyőn kettőskattintás után megjelenik a tábla. A tábla frissítési ideje beállítható. InCash Ügyvitel Zrt. 73. ldal

74 LEKÉRDEZÉSEK Cikkfrgalm Egyéni lekérdezések Amennyiben cégének szüksége van egy alap lekérdezésre, de a szftverünk nem tartalmazza azt, akkr lehetőség van igényelni cégünktől egy egyéni lekérdezést, mely itt tölthető be. 74. ldal InCash Ügyvitel Zrt.