Webleltár rendszer. Készítette: ABACOM Kft május. Abacom Kft.

Átírás

1 Webleltár rendszer Készítette: ABACOM Kft május 1

2 Webleltár Leírás On-Line leltározás Wifit vagy mobil internetet használó eszközökkel. A Program lehetővé teszi, hogy az intézménybe, vállalkozáshoz kerülő tárgyi eszközök úgy kerüljenek nyilvántartásba, hogy a későbbiek során egyszerűvé váljon a leltározók munkája, a leltározás időszükséglete lerövidüljön. A leltározási folyamatban csak megfelelő jogosultságú felhasználók vehetnek részt. Az induló tétellistát, vagy az utolsó leltározás óta bekerült új tételeket egy Excel táblával lehessen bevinni. A leltár-rendszer alapja egy QR-kód címke, de lehet egyszerű vonalkód, vagy RFID címke is. Rendszerünk az új, vonalkód olvasóval kezelhető leltári azonosító szám használatát támogatja, de felvesszük az adatbázisba a korábban használt más típusú leltári azonosítót, pl. az SAP kódot is. 2

3 A Webleltár rendszer előnyei A leltározási munka idejének csökkentése Statisztikák, vezetői információk Jegyzőkönyvek Webes kezelő, és adminisztrációs felület Moduláris, személyre szabott kezelőfelület QR kódos, fényképes azonosítási rendszer Adat import, export Területi, szervezeti, egyéni jogosultságok Személyes felelősség Garanciakezelés Teljes szerviztörténet Eszköz élettörténet Leltározó csapat jogosultságai Betanítás Support Technikai tanácsadás 3

4 A leltározási munka idejének csökkentése A vonal-, és QR kódos címkék felhelyezése után a leltározási munka gyorsabbá válik. Az adott helyszínen korábban felcimkézett eszközök kódját csupán le kell kattintani. Lehetőség van arra, hogy a munka kiadásakor a leltározók is kapjanak címkét és a helyszínek is felcímkézhetők. Így a munka megkezdésekor vonalkód olvasóval lehet azonosítani a leltározókat és helyszíneket. Az adatbázisba felvett eszközökről fénykép készíthető, ami segíti a pontos azonosítást. Vagyongazdálkodási szempontok miatt eltárolhatók (és előhívhatók) az eredeti számlák, a bővítések, a kiegészítések, a szervizelések és a garanciális ellenőrzések lefényképezett dokumentumai. 4

5 Statisztikák, vezetői információ Számtalan statisztikával, kimutatással támogatjuk a leltárfelelősök, gazdasági vezetők munkáját. Könnyen paraméterezhető lekérdezések segítségével a belső és külső szabályoknak pontosan megfelelő listákat, táblázatokat lehet nyomtatni. A hiánnyal, többlettel, áthelyezéssel kapcsolatos döntések, megalapozottá, könnyebbé válnak. Belső üzenő rendszerünkkel azonnal küldhető az érintetteknek. 5

6 Jegyzőkönyvek nyomtatványok Az áthelyezéshez, leltározáshoz, elejtezéshez felhatalmazások és jegyzőkönyvek készíthetők. A helységleltár listák egy gombnyomással generálhatóak. 6

7 Online webes kezelő, és adminisztrációs felület A webes technológia révén a felhasználó naprakész információkkal rendelkezhet: Az eszközök helyéről, használójáról, állapotáról, garanciális viszonyairól A Telephelyek alá rendelt eszközökről A szervezeti egységek alá rendelt eszközökről Az egyes eszközök, vagy eszközcsoportok helyéről Bármilyen nyilvántartott adat alapján szűrve is exportálhatja adatait A webes kezelés és az üzenetkezelő rendszer miatt a vezetők folyamatosan ellenőrizhetik a folyamatban levő leltározást, beavatkozhatnak, vagyis a leltárvezető távolról irányíthatja a leltározás folyamatait, A leltár résztvevői online kommunikálhatnak egymással 7

8 Moduláris, személyre szabott adattárolás, és kezelőfelület Választhat Tárgyi eszköz leltár-rendszert és/vagy Fogyóeszköz gazdálkodási rendszert. Rendszerünk működhet az Ön szerverén, vagy bérelt szerveren. A jogosultsági rendszert cége struktúrájához igazítjuk. A kezelt adatokat körét, szerkezetét az Ön igényeinek megfelelően alakítjuk. A rendszer nyelve az Ön választásán múlik. Külföldi munkatársai, szervezetei egységei számára idegen nyelveken is elérhetővé teheti, megjelenítheti a képernyő feliratait. 8

9 QR kódos, fényképes azonosítási rendszer QR kódos, fényképes azonosítási rendszer a pontos, megkerülhetetlen leltár érdekében. Rendszerünk alkalmas a tételek pontos azonosításra, mert a tételek az azonosítására a többféle azonosítót is használhat: QR kódot (program által generált, vagy az eszközön lévőt) Vonalkódot (program által generált, vagy az eszközön lévőt) RFID kódot (általunk szállított, vagy az eszközön lévőt) Eszköz fotót Korábbi leltári számot 9

10 Adat import, export Adat import, export a rugalmas integráció kedvéért: Meglévő rendszereiből is importálhatja a korábbi leltározás adatait, így gyorsan és zökkenőmentesen töltheti fel az induló adatbázist. Az export funkciók használata által könnyedén visszanyerheti aktualizált készlet adatait. 10

11 Területi, szervezeti, egyéni jogosultságok Területi, szervezeti, egyéni jogosultságok, hogy mindenki csak a saját területét kezelhesse. Rendszerünk jogosultságkezelő felületei réven pontosan meghatározhatja minden regisztrált felhasználó pontos jogkörét, Ön adhatja ki a jogosultságokat, melyeket szerkeszthet és létrehozhat új státuszokat is. A jogok egyénileg személyenként is állíthatóak, akár eseti jelleggel is. Pl. a leltáros csak a leltári időszakban végezhet leltározási munkát, vagy a raktáros helyettese csak a raktáros szabadsága alatt vihet fel tételt. 11

12 Személyes tárgyi felelősség Személyes tárgyi felelősség: Rendszerünk segítségével minden eszköznek saját személyi felelőse lehet, így a felelősség pontosan azonosítható. A felelős beállítható szervezeti egységenként, alleltár kódonként, illetve egyedileg tételenként is. Eszközáthelyezés során történt felelős váltás pontosan dokumentálható, a műveletről jegyzőkönyv is nyomtatható. 12

13 Garanciakezelés A garancialevelek illetve az esetleges szervizelésekről készült dokumentumok lefényképezésével és tárolásával valós képet kaphat az eszköz garanciális viszonyairól. Megjegyzéseket írhat illetve döntés hozhat az eszköz további sorsát illetően. 13

14 Teljes szerviztörténet, Eszköz élettörténet Szerviztörténet Az esetleges szervizelésekről készült dokumentumok tárolásával valós képet kaphat az eszköz garanciális viszonyairól. Megjegyzéseket írhat illetve döntés hozhat az eszköz további sorsát illetően Eszköz élettörténet Az eszköz élettörténetét beszerzéstől a selejtezésig folyamatosan nyomon követheti. Tárolhatja az eszköz: Számláját Bekerülési árát Forgalmazóját Javítás dokumentumait Megjegyzéseket Az eszköz fizikai és felelősség szintű mozgásait. Fotókon követheti az eszköz állapotát. 14

15 Leltározó csapat, betanítás Profi, feddhetetlen leltározó csapat: Cégünk által lehetősége nyílik a leltározást nagy tapasztalatokkal bíró csapattal végeztetni, a leltár előkészítésétől a befejezésig, vagy dönthet leltározási csoportvezető, illetve leltárellenőr alkalmazása mellet. Teljes körű betanítás: Programunk használatához maximális segítséget nyújtunk. Különböző szintű oktatásokkal, gyakori továbbképzésekkel könnyítjük meg rendszereink használatát. Szükség esetén segítséget nyújtunk. 15

16 Support, Technikai tanácsadás Support A technikai tanácsadás a webes technológia révén sokféle eszközzel vehető igénybe. 16

17 Belépés előtti felület Elérhető szolgáltatások: Regisztráció Belépés Jelszó emlékeztető Információk a rendszerről Ajánlott böngészők letöltése: Opera Firefox Google chrome 17

18 Regisztráció Elérhető szolgáltatások: Regisztráció Kötelező adatok Felhasználónév Jelszó Teljes név Igényelt státusz Munkahely További adatok: Leánykori név Beosztás Telefon szám Mobil szám Szervezet Fénykép Megjegyzés 18

19 Belső üzenetek Admin felületre ugrás Eszközbevitel Belépés utáni felület Elérhető szolgáltatások: Leltározás Leltárszabályzat Kezelési útmutató Fénykép feltöltése Rendszeridő Kilépés 19

20 Elérhető szolgáltatások: Új üzenet küldése Üzenet törlése Lomtár ürítése Belső üzenetküldő rendszer Válasz küldése Üzenet érkezési ideje Üzenet nyomtatása Üzenet mappák: Bejövő üzenetek Kimenő üzenetek Törölt üzenetek 20

21 Eszközbevitel Elérhető szolgáltatások: Eszközbevitel Visszatérés Felvihető eszköz adatok Dokumentumok: Számla Garanciajegy Szervizelési dokumentumok Eszköz fotója Eszköz neve Eszköz leírása Eszköz típus Tárgyi eszköz Fogyóeszköz db számmal Beszállító Számla száma Bekerülési érték Gyári szám Leltári szám Felelős Eszköz leltári helye Megjegyzés Termék kategória 21

22 Leltárkezelés Elérhető szolgáltatások: Vakleltár indítás / folytatás Ellenőrző leltár indítás / folytatás Textil leltár indítás / folytatás Leltár típusok: Kis értékű eszközök leltára Nagy értékű eszközök leltára Textil leltár Leltár indítás paraméterei: Leltározás helye Leltározás típusa Leltározási folyamatban résztvevők 22

23 Leltározás Elérhető szolgáltatások: Eszköz leltárba vétel név szerint Eszköz leltárba vétel QR kód szerint Darabszám bevitel Leltári Bevitel Leltár folyamat információk: Leltározott helyiség neve, címe Leltárfolyamat száma Leltározott tételek száma Tétel információ Leltár funkciók: Résztvevők szerkesztése Eddig leltározott tételek Leltár szünet Leltár befejezés Leltározás dokumentumai: Megbízólevél Alleltári leltárív Leltár statisztikák: Szűrt hiány / többlet Intézményi hiány / többlet Helység szűrt hiány / többlet Intézményei helység hiány / többlet 23

24 Szerkeszthető adatok: Felhasználónév Teljes név Leánykori név Adatkezelő felület Beosztás Telefon Mobil Fénykép Egy oldalon megjelenő tételek száma 24

25 Eszközök Felhasználók Helyiségek Admin felület Elérhető szolgáltatások: Leltár lekérdezés Dokumentumok Rendszerbeállítások Paraméter lista kezelés Címke nyomtatás Kilépés 25

26 Új eszköz bevitel QR kartonok készítése Keresés Eszközök kezelése Elérhető szolgáltatások: Eszköz adatainak megtekintése Eszköz áthelyezés Eszköz log Eszköz adatainak szerkesztése Selejtezés Excel export 26

27 Új felhasználó bevitel Keresés Tömeges eszköz áthelyezés Felhasználók kezelése Elérhető szolgáltatások: Felhasználó adatainak megtekintése Felhasználó státusz Felhasználó log Felhasználó adatainak szerkesztése Jogosultság kezelés Excel export 27

28 Új helyiség bevitel QR kartonok készítése Keresés Helyiségek kezelése Elérhető szolgáltatások: Helyiség adatainak megtekintése Helyiség leltár lista Szobák kezelése Helyiség adatainak szerkesztése Alleltári leltárív Excel export 28

29 Statisztikák készítése Leltár eredmény kezelés Keresés Leltárfolyamatok kezelése Elérhető szolgáltatások: Alleltári leltárív nyomtatás Megbízólevél nyomtatás Leltári bizottság kezelés Leltár folyamat adatainak megtekintése Alleltári leltárív Leltár státusz 29

30 Dokumentumok kezelése Szerkeszthető szövegek Főoldal szövege A Leltári Szabályzat szövege Kezelési útmutató szövege 30

31 A rendszer által készíthető dokumentumok, Komplett intézmény Helység leltár lista csomag Leltározás Megbízólevél Leltározás jegyzőkönyv Alleltári leltárív átvételi elismervény Leltári jegyzőkönyv Alleltári leltárív Tételes alleltári leltárív Textil alleltár leltárív Helység QR karton leltári szám szerint Helység QR karton név szerint Áthelyezési jegyzőkönyv Selejtezési jegyzőkönyv Eszköz QR karton leltári szám szerint Eszköz QR karton név szerint Eszköz Zebra lista címkekészítéshez Eszköz lista feltöltéshez Eszköz lista Cikkszám lista feltöltéshez Cikkszám lista Pénzügyi ellenőrzési jegyzőkönyv Statisztikai ellenőrzési jegyzőkönyv 31

32 A rendszer által készíthető kimutatások Helység Zebra lista címkekészítéshez Helység lista feltöltéshez Helyiség, vagy szűrt leltár lista Offline leltár az esetleges Offline leltározáshoz Felhasználó lista feltöltéshez Felhasználó lista Helység lista (kis értékű, nagy értékű, kis és nagy értékű) Leltári statisztika Fogyóeszköz statisztika Helység statisztika Eltérési kimutatás Leltárösszesítő összefoglaló (kis értékű, nagy értékű, kis és nagy értékű) Leltárösszesítő tételes (kis értékű, nagy értékű, kis és nagy értékű) Főkönyvi leltár összesítés Főkönyvi leltár eredmény kimutatás Leltárérték különbözet kimutatás 32

33 Komplett intézményi helyiség leltár lista csomag Funkciója: Intézmény összes helyiségében, vagy leltári körzetében található eszközök összességét tartalmazó listák összességét tartalmazó csomag. Tartalmazza az összes nyomtatott formában közreadható, Leltár listát. Választható lehetőségek: Komplett Leltár lista csomag Formája: Tömörített állomány Nyomtatható PDF-ek A4 méret 33

34 Köszönöm a figyelmet! További információ: Tomjanovich Géza Mobil: mail@abacom.hu 34