IBCS Inventory v3 Leltározási rendszer Aklan Attila IBCS Hungary Kft.

Átírás

1 IBCS Inventory v3 Leltározási rendszer Aklan Attila IBCS Hungary Kft.

2 Leltározás Ősi probléma Már megint leltároznunk kell. Te számolod a nyilakat, én a szakócákat!

3 Leltározás A LELTÁROZÁS a társaság kezelésébe, vagy tartós használatába adott befektetett- és forgóeszközök, valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának (mennyiségének) megállapítása. Ennek a folyamatnak az eredménye a LELTÁR.

4 A leltározás legyen: GYORS Mobil számítógépes munkavégzés PONTOS Hibák számának jelentős csökkentése automatikus azonosítással GAZDASÁGOS Ami eddig három hétig tartott, az most megvan két nap alatt

5 Mit leltározunk? Befektetett eszközök: Immateriális javak Tárgyi eszközök Beruházások Befektetett pénzügyi eszközök Forgóeszközök: Készletek Követelések Értékpapírok Pénzeszközök

6 Hogyan leltározunk? I. Mennyiségi felvétellel (megszámlálás, mérés, ) a. Közvetlen felvétel (a nyilvántartásoktól független): Az összes leltározandó eszközféleség megszámlálása, megmérése, majd azonosító adataival együtt történő felvezetése a leltári bizonylatokra Kezdeti leltár: Ha még nincs nyilvántartás Vak leltár : Ha van nyilvántartás, és utólag hasonlítjuk össze

7 Hogyan leltározunk? I. Mennyiségi felvétellel (megszámlálás, mérés, ) b. Rovancs: A nyilvántartásokon alapuló leltározás az analitikus nyilvántartásokban rögzített mennyiségek összehasonlítása, egyeztetése a feltalálható mennyiségekkel

8 Hogyan leltározunk? II. Egyeztetéssel (közvetett) A csak értékben kimutatott eszközök (immateriális javak, követelések, idegen helyen tárolt letétbe helyezett, vagyonkezelésben lévő értékpapírok) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani.

9 Leltározás lépései Az eszközök mennyiségének megállapítása: Felelősök kijelölése Feladatok elkészítése, kiadása Leltár A nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges mennyiségi állomány közötti különbözet hiányok, többletek megállapítása és rendezése: Adatok visszatöltése az ERP-be Bizonylatolás A mennyiségi felvétel alapján az eszközök és források forint értékének megállapítása

10 IBCS Inventory v3 a mobil leltár A fizikai leltározási folyamat csaknem egészét felöleli Leltár ütemterv és munkafolyamat szervezés Nyilvántartásból (főkönyv, analitika) adatimport Rovancsolás Mennyiségi felvétel utólagos összehasonlítással Kezdeti- és Vakleltár a nyilvántartásoktól függetlenül Befektetett eszközök - Tárgyi eszközök kis és nagy értékű eszközök mennyiségi felvétele Hiány-többlet kimutatások, bizonylatolás

11 A leltározás folyamata az IBCS Inventory rendszerrel

12 IBCS Inventory v3 1. Előkészítés ERP Törzsadatok Készlet adatok Szerver és WEB kliens 1. Adatimport Adminisztráció Feladatok előállítása A cég meglévő analitikus nyilvántartásából a tárgyi eszközök adatait áttöltjük az IBCS Inventory rendszer asztali számítógépén (PC-n) futó programjába, majd meghatározzuk a munka ütemezését, a leltározandó eszközök és helyszínek körét és a felelősöket.

13 IBCS Inventory v3 1a. Feladat áttöltése ERP Törzsadatok Készlet adatok Feladatok Leltári adatok Szerver és WEB kliens 1. Adatimport Adminisztráció Feladatok előállítása Az adatokat az asztali számítógépről egyszerűen áttöltjük a mobil adatgyűjtőkre.

14 A leltározás helyszínének azonosítása után az adott helyiségben található termékek kódjait egyenként rögzítjük a vonalkód olvasó segítségével. Sérült vagy hiányos tétel esetén fényképeket is készíthetünk, illetve megjegyzéseket is fűzhetünk hozzá. A mobil eszköz jelzi, hogy mely termékeket kell az adott helyen megtalálni, és rögzíteni. IBCS Inventory v3 2. Leltározás Helyszíni címkézés ERP 2. Leltározás Törzsadatok Készlet adatok Feladatok Leltári adatok Szerver és WEB kliens 1. Adatimport Adminisztráció Feladatok előállítása

15 IBCS Inventory v3 2a. Adat visszatöltése Helyszíni címkézés ERP Elektronikus leltárív 2. Leltározás Törzsadatok Készlet adatok Feladatok Leltári adatok Szerver és WEB kliens 1. Adatimport Adminisztráció Feladatok előállítása A helyszíni munka végeztével az leltározás során összegyűjtött adatokat, információkat egyszerűen átmásoljuk az asztali számítógépre.

16 IBCS Inventory v3 3. Kiértékelés Helyszíni címkézés ERP Elektronikus leltárív 2. Leltározás Törzsadatok Készlet adatok Leltár 3. Elfogadás és adatexport Feladatok Leltári adatok Szerver és WEB kliens 1. Adatimport Adminisztráció Feladatok előállítása Elkészítjük és kinyomtatjuk a szükséges jelentéseket és bizonylatokat (helység leltárfelvételi ívek, leltár felvételi jegyzőkönyv, hiány-többlet jegyzőkönyv, felelősökhöz tartozó eszközök listája, leltárösszesítő

17 Nagyon tetszik, de jó ez nekem is?

18 Elvárások egy új rendszertől KÖLTSÉGCSÖKKENTÉS A pontos munkavégzés és a ráfordított munkaórák csökkenése akár jelentős anyagi megtakarítást is eredményezhet. KÖNNYŰ KEZELHETŐSÉG Az IBCS Inventory rendszer használata nem igényel különösebb szaktudást, hiszen a mobil eszköz és a magyar nyelvű szoftver alkalmazása is könnyedén megtanulható, alapos számítástechnikai ismeretek nélkül is.

19 Elvárások egy új rendszertől ELLENŐRIZHETŐSÉG A rendszer csökkenti a visszaélések számát, hiszen az eszközöket a helyszínen, a valóságban is ellenőrizni kell a vonalkód leolvasásával, így nem lehet előre kitölteni a leltáríveket. Továbbá az egyes vagyontárgyak egyértelműen felelőshöz rendelhetők.

20 Elvárások egy új rendszertől KOMPATIBILITÁS Az IBCS Inventory képes fogadni a legelterjedtebb fájlformátumokat (MS Excel, MS Access, DBF, MS SQL, Oracle vagy szöveges), így a már meglévő leltáradatok könnyen importálhatók az új adatbázisba, a leltáreredmény pedig összehasonlítható az ERP vállalatirányítási rendszer könyvelési adataival. ÚJ TECHNOLÓGIÁK Az IBCS Inventory lehetővé teszi a már használatban lévő leltár rendszerünk továbbfejlesztését, pl. olyan innovatív megoldások bevezetésével, mint az RFID technológia (rádiófrekvenciás azonosítás).

21 Elvárások egy új rendszertől GYORSASÁG A mobil számítógépes munkavégzés felgyorsítja a munkafolyamatot, így a leltározást végző munkatársak jóval rövidebb ideig esnek ki napi teendőikből. PONTOSSÁG A vonalkódos azonosítás és az elektronikus adatrögzítés jelentősen csökkenti a hibák számát. Emellett lehetőség van az eszközök fényképes rögzítésére is, így sokkal könnyebb dokumentálni a tapasztalt hiányosságokat, például a sérült, vagy a meghibásodott tárgyi eszközöket.

22 Páran, akik már mellettünk döntöttek:

23 Kérdések

24 Mindenkinek köszönöm a megtisztelő figyelmet! Aklan Attila IBCS Hungary Kft aklan.attila@ibcs.hu Szerintem nem pontosan fogta fel a leltározás lényegét, Kovács!

25