LELTÁROZÁSI ÉS LELTÁRKEZELÉSI

Átírás

1 NYUGAT-MAGYARORSZÁGI EGYETEM LELTÁROZÁSI ÉS LELTÁRKEZELÉSI SZABÁLYZAT SOPRON 2013

2 TARTALOMJEGYZÉK Általános fogalmak... 3 A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények... 5 A leltározás bizonylati rendje... 5 A leltározás... 6 Záró rendelkezés sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet sz. melléklet

3 A leltározási szabályzat célja, hogy a Nyugat-magyarországi Egyetemen a leltározási kötelezettség egységes elveken alapulva kerüljön végrehajtásra. (1) A leltárkészítés kötelezettsége 1. Általános fogalmak A számvitelről szóló többször módosított C. törvény 69. (1) bekezdése szerint a könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a gazdálkodó szervezetnek a mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A számviteli törvényen túl az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24) Kormányrendelet 37 (5) bekezdése alapján a leltározás részletes szabályait az intézmény saját hatáskörben állapítja meg. E jogszabályok alapján a Nyugat-magyarországi Egyetem szervezeti egységeinek leltározási kötelezettségét, e feladatok végrehajtását és ellenőrzését a következők szerint határozom meg. (2) A leltár és leltározás és kapcsolódó fogalmak a) A leltár olyan részletes kimutatás, amely az összes eszközt és azok forrásait a valóságos helyzetnek megfelelően mennyiségben, minőségben, értékben egy adott időpontra vonatkoztatva tartalmazza. b) A leltárkészítés a nyilvántartások alapján összeállított mennyiséget és értéket tartalmazó kimutatás készítése, melyet megelőz a leltározás. c) A leltározás az egyetem tulajdonában lévő, befektetett és forgóeszközök, valamint azok forrásai, továbbá az idegen tulajdonú eszközök valóságban meglévő állományának megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolása), valamint a selejtezendő és értékcsökkent eszközök feltárása is. A leltározás módja annak a meghatározását jelenti, hogy a leltározást hogyan, mi módon kell végrehajtani. A leltározás elvégzésének módja a számviteli törvény értelmében lehet: - mennyiségi felvétel: tényleges megszámlálás, mérés - egyeztetés: főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy egyéb okmányokkal (bankkivonat, folyószámla-kivonat, egyeztető levelek, analitikus nyilvántartások stb.) való egybevetése, összehasonlítása. Egyeztetés alapján készíthető el a leltár, - ha a leltározandó eszközök, források természetes mértékegységben (mennyiségben) nem értelmezhetőek, továbbá - 2 évenként a befektetett eszközökről, melyekről az egyetem a számviteli alapelveknek megfelelő folyamatos mennyiségi és értékbeni analitikus nyilvántartást vezet. (Ezen eszközöket 2 évenként mennyiségi felvétellel ténylegesen is leltározni kell.) 3

4 - 2 évenként a csak mennyiségben nyilvántartott kisértékű tárgyi eszközökről d) Leltár értékelése: a leltározott eszközök és források értékének megállapítása. e) Leltárkörzet: fizikailag elhatárolható, azonosítható terület. Az Egyetem tekintetében a karok, ill. a karokhoz nem tartozó más szervezeti egységek. f) Leltárhely: a leltárkörzethez tartozó intézetek, tanszékek, azokhoz tartozó helyiségek g) Leltárkülönbözet: leltározás során megállapított mennyiség, érték és a könyvviteli nyilvántartások különbözete. h) Leltárhiány: a szabályszerűen átadott és átvett eszközökben keletkezett, a természetes mennyiségi csökkenés és a kezeléssel járó veszteség mértékét maghaladó összeg. (3) A leltározás célja - a mérleg valódiságának biztosítása a tényleges eszköz- és kötelezettség-állományok megállapításával; - a tulajdon védelme és az eszközökért felelősök elszámoltatása; - a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárása; - a könyvelés, illetve nyilvántartások ellenőrzése és egyúttal a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése. (4) A leltár típusai a) A felvétel teljesítése szerint Tételes (teljes) vagyonmegállapító leltár, amely az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció, amely eszközt és forrást tartalmaz. Részleltár, amely a költségvetési szerv eszközeinek és forrásainak egy-egy részéről készített leltár. b) A leltározás célja szerint Átadó-átvevő (elszámoló) leltár, amely az anyagilag felelős dolgozó személyében bekövetkezett változáskor készül, ez az elszámoltatásnak, az anyagi és büntetőjogi felelősség megállapításának az alapokmánya, tevékenységük, szakszerűségének és gondosságának ellenőrzésére irányul. Idegen leltár, amely a költségvetési szerv használatában, kezelésében, de nem a tulajdonában lévő vagyontárgyakról készül. Ezt a leltárt az eszköz tulajdonosának meg kell küldeni. c) Leltározás időtartama, időpontja szerint Folyamatos leltározás: minden eszközt és forrást a jelen szabályzatban meghatározott időtartamon belül, legalább egyszer leltároznak. Fordulónapi leltározás: előre meghatározott napon a leltárfelvételi helyen minden eszközfajta leltározásra kerül 4

5 2. A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények (1) Tartalmi követelmények - teljesség: a leltárnak a költségvetési szerv valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell, azokból semmi nem maradhat ki. - Valódiság: minden leltárnak a valóságot az eszközöknek a leltározás során fellelt tényleges mennyiségét és helyesen megállapított értékét kell tükröznie, mely előfeltétele a mérleg valódiságának. - Világosság: a leltárnak áttekinthetően leltározási helyenként (raktárak, munkahelyek stb.) és ezen belül fajta, típus, méret és minőség szerinti részletezéssel kell tartalmaznia az eszközöket. (2) A leltár alaki követelményei A leltárfelvételi bizonylatok és egyéb dokumentációk (jegyzőkönyvek, kimutatások) előírás szerinti, egyértelmű és hiánytalan kitöltése. A leltárnak tartalmaznia kell: - a költségvetési szerv megnevezését, - a leltár megjelölését, - a leltárfelvételi hely (körzet) megjelölését, - a bizonylatok sorszámát, - a leltározás megkezdésének és befejezésének időpontját, - a leltár fordulónapját, ha nem folyamatos leltárfelvételről van szó - a leltározott eszközök és források szabatos meghatározását, - a leltározott eszközök és források ténylegesen talált mennyiségét, összértékét, - a leltárkülönbözetek (hiányok és többletek) kimunkálását, - a leltározás végrehajtásáért és ellenőrzéséért felelős, valamint a számadásra kötelezett személyek aláírását. 3. A leltározás bizonylati rendje (1) A leltározás során alkalmazható nyomtatványok: - a számítógépes adatfeldolgozás alapján készített leltárívek, - a leltárfelvételi jegy, - a leltárfelvételi ív, - a leltárfelvételi összesítő - befektetett eszközöknél a számítógépes program által előállított vonalkódos leltározásnak megfelelő bizonylatok A leltár-nyomtatványokat szigorú számadású nyomtatványként kell kezelni. Ezzel kapcsolatban a sorszámozás, nyilvántartás, elszámoltatás rendjét a gazdasági főigazgató szabályozza, a végrehajtást ellenőrzi. 5

6 (2) A mérleg bizonylatai A szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján helyesbített főkönyvi számlák és az azok alapján készített főkönyvi kivonat, illetve a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartások a mérleg bizonylatai. A mérleg bizonylati alátámasztásaként az éves beszámolóhoz mellékelve meg kell megőrizni: A mérleg bizonylati alátámasztásaként az éves beszámolóhoz mellékelve meg kell őrizni: - a leltározási szabályzatot, a leltározási ütemtervet, utasítást, valamint ezek kiegészítéseit és módosításait. - a leltározás szabályszerű végrehajtását igazoló bizonylatokat (leltárfelvételi ívek, leltárfelvételi összesítők, leltárkülönbözetekről felvett jegyzőkönyvek), - a leltározás ellenőrzése során készített feljegyzéseket, - az értékelésnél használt dokumentációkat (önköltségszámítás, utókalkuláció, eszközök és források értékelésének szabályzata), - az eszközök selejtezéséről felvett jegyzőkönyveket. 4. A leltározás (1) A leltározással kapcsolatos hatáskörök és felelősségek a) Rektor A rektor a leltárak elkészíttetésével biztosítja az egyetem kezelésében lévő vagyon védelmét biztosító törvényi előírások, rendeletek maradéktalan betartását, a mérleg valódiságát biztosító jogszabályi előírások maradéktalan érvényesítését. Hatáskörébe tartozik: A gazdasági főigazgató által felterjesztett, az éves mérleg valódiságát alátámasztó leltárütemterv jóváhagyása, a leltáreltérések számviteli rendezésének engedélyezése. A leltározási és leltárkészítési szabályzat jóváhagyása, leltárhiány esetében az anyagi felelősség érvényesítése. Gazdasági Főigazgató A gazdasági főigazgató felelős a leltározási tevékenység irányításáért, ütemezéséért, az előírások betartásért. Hatáskörébe tartozik: - az írásban kinevezett leltárfelelősök nyilvántartásba vétele - az éves leltározási ütemterv alapján a leltározás elrendelése - a leltározás központi ellenőrzése, - a leltározás megismétlésének elrendelése, - a leltárértékelés megszervezése, - a leltáreltérések megállapítása, annak számviteli rendezésének felterjesztése a rektor felé, kompenzálás engedélyezése, ezek könyvviteli elszámoltatása, a leltár főösszesítő jóváhagyása, - a karok és szervezeti egység vezetők javaslatára a kompenzálásról, a leltárhiányokról, az anyagi felelősség érvényesítéséről való, döntés vagy engedélyezés a szabályzat által meghatározott esetekben. 6

7 A gazdasági főigazgató a hatáskörébe tartozó feladatokat a szervezeti egységhez tartozó csoport(ok) útján gyakorolja. b) Keretgazdálkodási egység vezető: Hatáskörébe tartozik: - egységén belül a vagyontárgyak kezelésének és megőrzésének megszervezése, ellenőrzése, - a felügyelete alá tartozó szervezeti egységek vezetői által kijelölt leltárfelelősök írásos megbízása, annak továbbítása a gazdasági főigazgató felé, - a leltárkörzetéhez tartozó leltárhelyek leltározási programjának jóváhagyása, - a leltárutasítás elkészítése, valamint a szükséges megbízások kiadása (leltározó, leltárellenőr), a leltározás végrehajtásának biztosítása, - a leltárhiányokért történő felelősségre vonás megállapítása, - intézkedés az eltéréseket előidéző okok lehetőség szerinti megszüntetésére, - a karok, szervezeti egységek feladatainak ellátásához szükséges anyagok, áruk megfelelő raktározási feltételeinek biztosítása, a leltárkezelési eljárásnak, a leltárfelelős kötelezettségeinek és anyagi felelősségének meghatározása. c) A szervezeti egységek (intézetek/egyéb egységek) vezetői: Hatáskörébe tartozik: - az egység jellegzetességeinek figyelembe vételével az optimális számú leltárfelelős(ök) kijelölése - bármely ok miatt megszűnő leltárfelelősi megbízás esetében haladéktalanul köteles gondoskodni az új leltárfelelős kijelöléséről, - a leltározás előkészítéséhez, gyors és pontos végrehajtásához a személyi és tárgyi feltételek megteremtése. d) Leltárfelelős: Megbízása írásos kinevezés alapján történik, melynek hatálya visszavonásig érvényben marad. Kötelességei: - a leltárhelye területén használatba kerülő vagyontárgyak átvételét igazoló okmányt (számla, szállítólevél, egyéb okmány) aláírásával igazolja, az okmányra felvezeti az esetleges gyári számokat, a leltárhely pontos nevét és számítógépes kódját. Már leltárban lévő eszközhöz tartozék beszerzése esetén köteles feltüntetni az érintett eszköz vonalkódját, ill. a csere, javítás tényét, ha nem értéknövelő beruházásról van szó. A számlamásolatot haladéktalanul továbbítja a vagyongazdálkodási ügyintéző felé. - a leltári vagyontárgy Egyetemen belüli áthelyezésekor átadó-átvevő bizonylatot állít ki, azt az átadó és átvevő aláírásával hitelesíti, az érintett leltárhely-kódokat feltüntetik, majd haladéktalanul továbbítják a vagyongazdálkodási ügyintézőhöz, - a leltározáshoz előkészíti a leltározandó leltári tárgyakat, gondoskodik arról, hogy minden eszköz számba vehető és hozzáférhető legyen. A leltár időpontjában javításon, ill. otthoni használatban lévő eszközökről az átvételi elismervényeket, engedélyeket bemutatja. Gondoskodik a vonalkódok eszközökre való rögzítéséről, ill. ha ez nem lehetséges, a leltárhelyen ellenőrizhető módon való megőrzéséről. - a leltáreltérések keletkezésének okairól írásban indoklást ad, - kezdeményezi a felesleges vagyontárgyak feltárását, összeállítja a selejtezésre javasolt eszközök listáját. A leltárkörzetből vagyontárgyat elszállítani csak a leltárfelelős tudtával és aláírt okmánnyal lehet. Otthoni eszközhasználat esetén az írásos engedélyt az adott szervezet vezetőjének kell kiállítania, azokat a leltárfelelős köteles megőrizni. 7

8 (2) Leltározás előkészítése, szervezése a) Leltározási ütemterv Az ütemterv összeállításának célja a leltározásra kerülő eszközök, illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása, a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása. A leltározási ütemtervet a Gazdasági Főigazgató készíti el minden év elején és a rektori jóváhagyás után megküldi az önállóan gazdálkodó szervezeti egységek részére ill. nyilvánosságra hozza az egyetemi honlapon. Az ütemterv tartalmazza: - az adott naptári évben a leltározásra kötelezett leltárkörzetek nevét - a leltározandó eszközök, források körét - a leltározás fordulónapját - a leltározás módját - a leltározással kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének időpontját - a leltár kiértékelésének határidejét - az eltérések miatt esetleg szükségessé váló felelősségre vonás határidejét - a záró-jegyzőkönyv elkészítésének határidejét - rektor jóváhagyását. b) Leltározási utasítás A leltározási ütemterv alapján a karok, ill. karokhoz nem tartozó szervezetek vezetői állítják ki. Egyidőben írásos megbízást adnak a leltározásban résztvevő leltározóknak, ill. ellenőröknek a leltári feladatok ellátásához. Összeállítják a leltározási csoportokat. Az utasítás tartalmazza a leltárkörzethez tartozó leltárhelyek - leltári fordulónap időpontját, - az ütemtervnek megfelelően a leltározás kezdő és befejező időpontját - a leltározásban résztvevő leltározók és ellenőrök nevét A leltározási utasítást és a névre szóló megbízásokat a leltározás megkezdése előtt egy hónappal meg kell küldeni: - a leltárfelelősöknek - a leltározóknak - a leltárellenőröknek A leltározás befejező időpontját úgy kell meghatározni, hogy a leltárfelvételi íveket a központi analitika még az éves zárás előtt fel tudja dolgozni. (Legkésőbben tárgyév november 30.) c) Leltározási körzetek meghatározása Leltározási körzet a fizikailag elhatárolható, azonosító kódokkal megjelölt és azonosítható terület. (Karok, ill. karokhoz nem tartozó szervezeti egységek). A leltárkörzethez tartozó leltárhelyekre leltárfelelőst kell kijelölni, aki köteles gondoskodni a körzetébe tartozó eszközök vagyonvédelméről. Amennyiben a körzetében kiadott eszközöknél hiányt észlel azt haladéktalanul köteles jelezni a vagyonkezelő részleg vezetőjének. A leltári körzetek segítségével biztosítható az egyetem egész területére vonatkozóan a leltárfelvétel teljes körűsége. 8

9 (3) A leltározás személyi feltételei a) Leltározás vezetője A leltárkörzet vezetője. (Dékán, szervezeti egység vezetője) Feladata: - a leltározó csoportok kialakítása - megbízólevelek kiállítása - a leltározók felkészítése - a leltározáshoz szükséges tárgyi feltételek biztosítása (nyomtatványok, mérőeszközök stb.) - a leltározás szabályszerűségének biztosítása - a leltározás végrehajtásának szakmai irányítása, ellenőrzése - leltárértekezlet megtartása, azon a feladatok ismertetése b) Leltározási csoportok Összetétele: - leltárfelelős vagy raktáros - leltározók (min. 2 fő) - leltárellenőr A leltározási csoport tagjainak kijelölésére és megbízására, a leltározási utasításban részletezettek alapján kerül sor. A leltározási csoportba olyan dolgozókat kell kijelölni, akiknek a leltározási körzetben kellő helyi illetve szakismeretük van. A csoport tagjai kötelesek a megbízást elfogadni és teljesíteni, kivéve, ha összeférhetetlenség áll fenn. c) Leltározó Felelős a leltári alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltéséért, valamint a leltárértekezleten elhangzott utasítások pontos betartásáért. A leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat, vonalkód olvasót. A leltározást a leltárfelelős által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül. d) Leltárellenőr (Leltárkörzetenként 1-1 fő) A leltárellenőr a szervezeti egység leltározó munkájának teljes folyamatában részt vesz. Munkafeladata a következő: - a leltározás megfelelő előkészítésének és feltételek biztosításának ellenőrzése - ellenőrzi a leltározásra kijelölt személyek megjelenését, - a mennyiségi felvételek helyességének, szakszerűségének ellenőrzése - a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedéseket - a leltár összeállítás szabályosságának ellenőrzése - a leltárfelvétel befejezése után ellenőrzi a leltárfelvétel teljes körűségét - mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerűen ellenőrzi - szabálytalanság esetén a leltározás vezetőjét köteles értesíteni e) A központi analitikus nyilvántartást végzők (vagyongazdálkodási ügyintéző) A tárgyi eszközök és raktári készletek leltározásával kapcsolatosan felelős: - a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért, 9

10 - összeállítja a leltári dokumentációt, és azt átadja a leltározás vezetőjének, - az éves mérlegbe beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárokkal való alátámasztásáért - felelős a leltárkülönbözetek kimutatásáért - a leltár szerinti készletértékeket és a könyvszerinti készletértékeket egybeveti és megállapítja azok egyezőségét vagy az eltéréseket. - a tényleges leltárfelvételben munkaköri összeférhetetlenség miatt nem vehetnek részt, a leltározási tevékenységet számviteli szakmai szempontból irányíthatják (4) A leltározás tárgyi feltételeinek biztosítása A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a leltározás vezetője a felelős. Gondoskodnia kell: - a szükséges nyomtatványokról, - a leltározáshoz szükséges mérőeszközökről. A leltározási bizonylatokat, ill. az ahhoz szükséges vonalkód olvasót leltározási körzetenként, átvételi elismervény ellenében az analitika adja át a leltározási csoportok vezetőinek, vagy megbízottjuknak. A leltárbizonylatok kitöltésénél a következőket kell betartani: - a nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával (golyóstollal) kell kitölteni, - valamennyi rovatot ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat megsemmisítő vonallal át kell húzni, - a leltárbizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni, - a leltározásban közreműködők a leltározás bizonylatait aláírásukkal hitelesítik, - vonalkódos leltár esetén a számítógépes program által megkövetelt munkafolyamat szerint kell eljárni. Egyéb előkészítő feladatok: - gondoskodni kell a raktárakban, ill. munkahelyeken tárolt készletek és eszközök megfelelő azonosíthatóságáról, vonalkódok meglétéről, - biztosítani kell a különböző cikkek egymástól elkülönített tárolását, - a raktárban el kell különíteni a csökkent értékű készleteket, - az idegen tulajdonú készletek elkülönített tárolásáról gondoskodni kell, - a felesleges és selejtes vagyontárgyakat a szabályzatban foglaltak szerint lehetőség szerint raktárba kell szállítani, vagy ennek hiányában a leltárhelyen elkülönítetten tárolni. Lehetőség szerint a leselejtezésről még a leltározás megkezdése előtt gondoskodni kell. (5) Leltárfelvétel A leltározás lehet: - Mennyiségi felvétel - Egyeztetéssel történő felvétel a) Mennyiségi felvétel (nyilvántartás független felvétel) A mennyiségi felvétel mindig tényleges megszámlálást vagy mérést jelent. A mennyiségi felvétel során a leltározást végző személyeknek ellenőrizniük kell, hogy a leltározott eszköz teljesértékű-e. A leltározás során a mennyiség felvételét az alábbiak szerint kell elvégezni: - A megszámlálással megállapítható eszközöket darabszám szerint, a méterben, kilogrammban, literben mérhető anyagokat ennek megfelelő módon, - A nagy tömegű, ömlesztett halmazt képviselő anyagokat köbözés útján, - A hulladékot mérleggel való méréssel. - A leltározandó eszközök azonosítása érdekében gondoskodni kell a gépeken és egyéb berendezési tárgyakon felszerelt leltári számok, vonalkódok, valamint a márka, típus, teljesítmény és egyéb adatjelző táblák olvashatóságáról. 10

11 - Különös gondot kell fordítani a befektetett eszközök értékében benne lévő tartozékok leltározására. Vizsgálni kell, hogy ezek az analitikus nyilvántartásokban szerepelnek-e, a nyilvántartások hiányait pótolni kell. - Az épületeket és egyéb építményeket a helyszínen a helyszínrajzok, térképek alapján kell leltározni. Gondoskodni kell róla, hogy a rajzok az aktuális állapotot tartalmazzák, vagyis az új épületeket berajzolják, a bontásokat abból töröljék. A felmérést a központi nyilvántartásban szereplő mértékegységgel azonos mértékegységben kell végezni. A már leltározott eszközöket a kettős leltározás elkerülése érdekében meg kell jelölni, a jelölés történhet festék, zsírkréta, címke vagy egyéb jelzés alkalmazásával. A leltárkülönbözetek megállapítása céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival. A leltározási feladatokat az éves ütemtervben úgy kell meghatározni, hogy legalább 2 évenként sor kerüljön egyes leltári körzetek tárgyi eszközeinek mennyiségi felvétellel történő leltározására. b) Egyeztetéssel történő felvétel (nyilvántartáson alapuló felvétel) Az analitikus nyilvántartásban rögzített mennyiségek összehasonlítása, egyeztetése a helyszínen talált mennyiségekkel (rovancsolás). Kiterjed: Követelésekre, Értékpapírokra. Pénzeszközökre Csak mennyiségben nyilvántartott kisértékű tárgyi eszközökre Ingatlanokra, immateriális javakra A követelésekről, a mérleg fordulónapjára vetítve egyeztetéssel végzett leltárt kell készíteni, mely forintértékben tételesen adósonként és vevőnként is ellenőrizhető módon tartalmazza a követeléseket. A leltárban a követeléseket a mérlegben szereplő csoportosításban kell kimutatni. Az egyeztetés alapja: - Vevőkkel, adósokkal szembeni követelés esetén a vonatkozó számlák és a vevők, adós visszaigazoló levele (egyeztető levél, belső egyeztetés; - Költségvetéssel kapcsolatos követelés esetén az adóelszámolásról szóló bizonylatok, illetve adóbevallás; - Pénzintézettel szembeni követelés esetén az egyenlegek; - Munkavállalókkal szembeni követelés esetén az analitikus nyilvántartások. Az egyeztetés során feltárt eltéréseket a mérlegkészítés előtt rendezni kell. Az értékpapírokra vonatkozó mérlegadatot december 31-i fordulónapra vetítve kell leltárral alátámasztani, a leltárt egyeztetéssel végrehajtott leltározás alapján kell összeállítani. A pénzeszközök leltározását minden év december 31-ével, egyeztetéssel kell elvégezni, a pénztári pénzkészlet estében jegyzőkönyvezett rovanccsal. Az egyeztetés kétlépcsős: - az eszközök egybevetése a vonatkozó analitikus nyilvántartással, - az analitikus nyilvántartások egyeztetése a főkönyvvel. 11

12 Módszerei: belső egyeztetés (immateriális javak, ingatlanok, kisértékű eszközök, bankszámlák) egyeztetőlevél (követelés) személyes egyeztetés (jelentős összegű követelés, kötelezettség esetén) speciális egyeztetés (saját tőke, tartalékok, aktív és passzív pénzügyi elszámolás) c./ Átadott eszközök leltározása Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök leltározása, az üzemeltetővel, kezelésbe vevővel, a koncesszióba vevővel, valamint a vagyonkezelővel (a továbbiakban: vagyonkezelő) történő egyeztetést követően mennyiségi felvétellel történik. A leltározás megtörténtéről a vagyonkezelő írásban nyilatkozni köteles, melynek keretében a vagyonban bekövetkezett változásokat és azok dokumentálását köteles bemutatni. A Gazdasági Főigazgatósának kell gondoskodnia az eszközállomány számbavételének megtörténtéről. Az egyes szervek könyvviteli mérlegében kimutatott üzemeltetésre, kezelésre átadott eszközök, valamint a koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök mérlegtételeit az üzemeltetőnek a vagyon(kezelő) által összeállított hitelesített leltárral kell alátámasztania. Az üzemeltető leltározási kötelezettségét, a leltár tartalmi elemeit és az átadásának határidejét az üzemeltetővel kötött szerződés rögzíti. Az üzemeltetőtől kapott leltárkimutatás adatait a saját számviteli nyilvántartásában (főkönyvi és analitikus) szereplő adatokkal köteles egyeztetni, az egyeztetés során megállapított leltáreltéréseket az üzemeltetővel, kezelővel rendeznie kell, a szükséges helyesbítéseket a főkönyvi könyvelésben és analitikus nyilvántartásokban rögzítenie kell. Az üzemeltetőnek év végi leltározást január 10-ei határidővel kell elvégeznie, és a leltár kimutatásokat ezen időpontig kell megküldenie. A leltárkimutatásokkal kapcsolatos tartalmi követelményeknek az üzemeltető által összeállított részletező egyedi nyilvántartás, valamint azok összesített kimutatása felel meg. Az esetleges leltáreltérések rendezését a mérlegkészítés napjáig kell elvégezni, s egyúttal az üzemeltetővel az egyeztetést végrehajtja. Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott eszközök esetében a kétévenkénti leltározás nem megengedett. Az üzemeltetési szerződés megszűnésekor az eszközök átvétele tételes leltár alapján történik. (6) A leltár összesítése A szervezeti egységek a leltárbizonylatokat a leltárbefejezését követően a vagyongazdálkodási ügyintéző részére adják át feldolgozás végett. A kompenzálás szabályai szerint csak az a leltárkülönbözet kompenzálható, amelynél a többlet, ill. a hiány azonos cikkcsoportba tartozó, megközelítően hasonló értékű, minőségű, rendeltetésű, és emiatt összetéveszthető, felcserélhető és helyettesíthető. A kompenzálást a leltáreltérés okairól készült jegyzőkönyvek alapján a vagyongazdálkodási ügyintéző vezetőjének előterjesztésére a gazdasági főigazgató engedélyezi. A nyilvántartásokkal való egyeztetés során meg kell állapítani a feltárt hibákat, amelyek lehetnek például: 12

13 - leltár átadás-átvételi bizonylatolás hiánya - aktiválás elmaradása - selejtezett eszköz újra leltározása, - hibás bevételezés, - hiányzó bizonylatok könyvelésének elmaradása, stb. (7) Leltárkiértékelés A vagyongazdálkodási ügyintéző a leltározott mennyiségeket összeveti a központi nyilvántartás adataival, és megállapítja a leltáreredményt, amely lehet: - egyező leltár - leltártöbblet - leltárhiány A leltárkiértékelést a felvétel befejezését követő 30 napon belül be kell fejezni, eredményéről értesíteni kell a szervezeti egységek vezetőit. Az esetleges eltéréseket dec.31-ig az analitikus, ill. főkönyvi nyilvántartásban le kell rögzíteni, könyvelni. Leltártöbblet vagy hiány esetén a szervezeti egység vezetője köteles a leltáreltérés okait haladéktalanul megvizsgálni. A leltárhiányért való felelősség megállapítását célzó vizsgálat lefolytatására a szervezeti egység vezetője a Rendészeti Szabályzatban felsorolt személyek bevonásával tesz javaslatot. Az eljárás lefolytatására a Munkatörvénykönyvének a kártérítési felelősség megállapítására vonatkozó szabályait kell alkalmazni. A leltári körzetek egyeztetett és helyesbített leltárai alapján az intézményi leltári főösszesítő elkészítéséről a műszaki igazgató intézkedik. (8) Leltárellenőrzés A leltározás az egyetemi tulajdon védelmének és a mérlegvalódiság biztosításának fontos eszköze, ezért különös gondot kell fordítani végrehajtásának ellenőrzésére. A szervezeti egység vezetője a munkafolyamatba épített ellenőrzés keretében köteles a leltározásnak e szabályzatba foglalt végrehajtását ellenőrizni. A munkafolyamatba épített ellenőrzés része a leltárellenőr tevékenysége. A gazdasági főigazgató megbízott képviselője útján szúrópróbaszerűen ellenőrzi az egyes leltározási körzetekben folyó leltárfelvételi munkát. A szabályzatban foglaltak betartását a belső ellenőr a jóváhagyott éves munkaterve alapján az ellenőrzési programjának megfelelően vizsgálja. (9) Értékelés Az értékelés a költségvetési szerv tulajdonát képező, illetve kezelésébe vagy használatába adott eszközök, valamint kötelezettségei forint-értékének meghatározása a mérlegkészítés alkalmával. Az értékelést a Nyugat-magyarországi Egyetem Számlarendjének előírásai szerint a Gazdasági Főigazgatóság Pénzügyi és Számviteli Osztálya végzi el. 13

14 5. Záró rendelkezés Jelen szabályzatot a Szenátus a 85/2013. (V. 15.) sz. határozatával fogadta el. A szabályzat május 15. napján lép hatályba, ezzel egyidejűleg a Szenátus 244/2008. (VII. 1.) sz. határozatával elfogadott szabályzat hatályát veszti. Sopron, május 15. Prof. Dr. Faragó Sándor rektor 14

15 1. sz. melléklet Leltározási ütemterv 20 évre A tényleges leltárfelvételt 20 év hó. napjától 20 év. hó napjáig kell elvégezni. A leltározás az alábbi vagyontárgyakra terjed ki:.. Leltárkörzet Leltározás Felelős Neve módja (folyamatos ill. ford.napi).. A leltárfelvétel záró jegyzőkönyvét legkésőbb 20 év hó..napjáig kell elkészíteni, ill. a központi analitikának vagy számviteli osztálynak leadni. A leltáreltéréseket a könyvelésben legkésőbb a mérleg fordulónapjáig rendezni kell. Dátum Jóváhagyta:.. gazdasági főigazgató.. rektor 15

16 2. sz. melléklet Leltározási utasítás A 200.év.hó..napján kiadott intézményi leltári ütemterv alapján értesítem, hogy.leltári egységnél 20 év.hó..naptól, 20 év.hó.napig leltározást tartunk. A leltározásban résztvevő dolgozók:. leltározó. leltározó. Leltárellenőr Dátum. Szervezeti egység vezetője 16

17 3. sz. melléklet Megbízólevél név..beosztás részére. Megbízom, hogy a..számú.leltározási körzetben 20..év..hó..napján kezdődő leltározásnál, mint (leltározó vagy leltárellenőr) a leltározással kapcsolatos feladatokat elvégezze. A leltárfelvételt a Leltározási és Leltárkészítési Szabályzat, valamint a sz. Leltározási utasítás alapján kell előkészíteni, ill. végrehajtani. A leltárfelvétel kezdési időpontja:. Zárójegyzőkönyv leadásának időpontja. Dátum. Dékán, ill. karokhoz nem tartozó szerv.vez. 17

18 4. sz. melléklet Jegyzőkönyv (a leltározás befejezéséről) Készült 200 év..hó..nap a..leltárhelyen végrehajtott leltárfelvétel befejezése alkalmával. Jelen van:.. leltárfelelős.. leltározó.. leltározó.. leltárellenőr Jelenlévők kijelentik és aláírásukkal igazolják, hogy a fent jelzett leltárhelyen a 20.év.hó.napjától 20..év..hó..napjáig tartott leltárfelvétel az előírt utasítások betartásával történt. A leltárfelvétel eredménye a valóságos és tényleges helyzetet tükrözi. A leltárhely leltárfelelőse kijelenti, hogy a leltárfelvételen rögzített eszközök hiánytalanul megvannak és azokat további kezelésre, ill. megőrzésre átveszi. k.m.f..... leltározó leltározó leltárellenőr leltárfelelős 18

19 5. sz. melléklet Jegyzőkönyv (pénzeszközök és értékcikkek leltározásáról) Készült 20 év..hó nap során a házipénztárnál megtartott leltározás alkalmával. Jelen vannak:. pénztáros. leltározó. leltárellenőr. pénztárellenőr Jelenlevők megállapítják, hogy a pénztárzárást követően a pénztárban a következő címletű és összegű készpénz valamint az alábbi értékcikkek voltak: Készpénz: Címlet.... Összesen: db érték. Értékcikk fajta, név.. Értéke, jellege k.m.f. Aláírások 19

20 6. sz. melléklet Megbízólevél Megbízom..név.munkakör, hogy az irányításom alá tartozó.nevű leltárhelyen a leltárfelelősi teendőket ellássa. Feladatát részletesen az Intézmény Leltározási és Leltárkezelési Szabályzata tartalmazza. A megbízás visszavonásig érvényes. Dátum. A megbízást tudomásul vettem:. Dékán ill. karokhoz nem tart.szerv.vez.. Leltárfelelős (Jelen megbízás 1 példányát aláírás után továbbítani kell az Intézmény Gazdasági Főigazgatóságára, nyilvántartásba vétel miatt.) 20