Török János Mezőgazdasági és Egészségügyi Szakközépiskola, Cegléd Leltározási és leltárkészítési szabályzata

Átírás

1 Török János Mezőgazdasági és Egészségügyi Szakközépiskola, Cegléd Leltározási és leltárkészítési szabályzata A leltározás részletes szabályait a Számvitelről szóló évi C törvény 69, valamint az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 4/2013. (I. 11.) Kormányrendelet előírásainak megfelelően kell alkalmazni. A leltározási és leltárkészítési szabályzat előírásait az intézmény tulajdonában és kezelésében lévő eszközök és források leltározásakor és leltárkészítésekor kell alkalmazni. 1. A mérlegtételek alátámasztása leltárral A tárgyévről december 31-i fordulónappal készített mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat minden évben leltározni kell. A leltározás végrehajtását leltárral, illetve összesítő kimutatással kell dokumentálni. A leltár a mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltárnak tartalmaznia kell tételesen és ellenőrizhető módon az intézmény: - eszközeit mennyiségben és értékben, - forrásait értékben. A leltározás végrehajtási módja: - az eszközök - kivéve a követeléseket (ide értve a kölcsönöket is), a beruházási előlegeket és az aktív pénzügyi elszámolásokat - leltározását menynyiségi felvétellel, - a követelések (ide értve a kölcsönöket is), beruházási előlegek, az aktív pénzügyi elszámolások és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. Amennyiben a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint a szerv az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor a leltározás elvégzését igazoló leltárt helyettesítheti a részletező nyilvántartások alapján készített összesítő kimutatás. (Ezen kimutatás tartalmát, formáját és kel- 1

2 lékeit a fent hivatkozott jogszabály 37. (4) bekezdése alapján a szerv e szabályzatban maga határozza meg.) Adott évre vonatkozóan a felügyeleti szerv a költségvetési szervnél a leltározási feladatok adott területen összesítő kimutatással történő leltárkészítésére vonatkozó egyetértését igazoló nyilatkozatának: - egyik példányát a leltározási szabályzathoz, - a másik példányát a leltári dokumentációhoz kell csatolni. A könyvviteli mérlegben értékben nem szereplő, használt és használatban lévő készleteket a szerv az adott évi leltározási ütemtervben meghatározott módon és körben leltározza. 2. Leltározási feladatok A leltár és a leltározás fogalmi elkülönítése A leltár az intézmény tulajdonát képező, illetve kezelésében lévő eszközök és azok forrásai, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának egy adott időpontban, meghatározott módon készített mennyiségi, illetve mennyiségi és értékbeni kimutatása. A leltározás olyan tevékenység, amellyel a szerv az eszközeit és forrásait számba veszi és a valóságban meglévő állományt megállapítja. A leltározási tevékenységhez tartozik az eszközök mennyiségi felvétele, a csak értékben nyilvántartott eszközöknél és kötelezettségeknél a nyilvántartásokkal való egyeztetése, az aktív és a passzív vagyonrészek értékelése: a leltáradatnak a nyilvántartásokkal történő egyeztetése, a leltárhiányok és többletek megállapítása, azok okainak megállapítása, tisztázása, majd rendezése, elszámolása. A leltározási körzetek és egységek meghatározása A leltározási feladatok a leltározási körzetek, egységek kijelölésével kezdődnek. A leltározási körzetek, egységek kijelölésének szükségességét elsősorban a személyi felelősség megállapíthatósága érdekében kell meghatározni. A leltározási körzetek és egységek kijelölésének követnie kell a költségvetési szerv belső szervezeti, szerkezeti, működési tagozódását, illetve felépítését. A fenti elvek figyelembevételével kialakított leltározási körzeteket és egységeket melléklet tartalmazza. 3. A leltározás módja A leltározás módja a fent ismertettek szerint lehet: 2

3 - mennyiségi felvétel, illetve - egyeztetés A mennyiségi felvétel előírásai A mennyiségi leltározás az eszközök darabszám, tömeg, súly szerinti felmérését jelenti. Ennek alapján a felvétel az eszközök jellegétől függően történhet számlálással vagy méréssel. A felvételt végre lehet hajtani: - a nyilvántartásoktól függetlenül, illetve - a meglévő analitikus nyilvántartások alapján. A nyilvántartásoktól függetlenül történő mennyiségi felvétel A nyilvántartásoktól függetlenül történő mennyiségi felvétel jellemzője, hogy a tényleges mennyiségi felvételt nyilvántartási adatokkal előre ki nem töltött leltár nyomtatványokra vezetik fel. A mennyiségi felvételt követően vezetik csak fel a nyilvántartási adatokat. A felvétel jellemzője, hogy: - megnöveli a leltárkiértékelés munkáját, mivel a helyszínen felvett tételeket kell utólag beazonosítani a nyilvántartás adataihoz, - nagy a hibalehetőség a felvétel során, ha nem egyértelműen veszik fel az azonosító adatokat, - nehéz lehet a nyilvántartás adataihoz történő beazonosítás, ha a felvétel során nem pontosan vették fel az adott eszköz azonosító adatait. A nyilvántartások alapján történő mennyiségi felvétel A nyilvántartások alapján történő felvétel jellemzője, hogy a mennyiségi felvétellel történő leltározás előtt a leltárfelvételi íveken a nyilvántartási adatokat előre ki kell tölteni. A módszer alkalmazásának feltétele, hogy a szerv ismerje, adott eszköz mely leltározási körzetben található, mivel a leltárfelvételi íveket leltározási körzetenként kell kitölteni. A módszer előnyei: - meggyorsítja a leltározási tevékenységet, - minimálisra szorítja a leltárfelvétel során az adminisztrációs és egyéb hibalehetőségeket. A szervnél a leltározást lehetőség szerint nyilvántartások alapján történő menynyiségi felvétellel kell végrehajtani. Mennyiségi felvétellel kell leltározni: 3

4 - az immateriális javak (ide nem értve az immateriális javak beruházási előlegét), - a tárgyi eszközök (ide nem értve a tárgyi eszközök beruházási előlegét) és tartozékaik, ezen belül: - az ingatlanok és az ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok, - gépek, berendezések és felszerelések, - járművek, - az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök, tenyészállatok - a befektetett pénzügyi eszközök (tulajdoni részesedést jelentő befektetések és hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok, hosszú lejáratú bankbetétek), - a készletek, - az értékpapírok, - a pénzeszközök állományát Az egyeztetés alkalmazása Az egyeztetés adminisztratív felmérést jelent, amikor a főkönyvi számlákat kell egyeztetni az analitikus nyilvántartásokkal, illetve a főkönyvi könyvelés helyességét igazoló okmányokkal. Egyeztetési módszerrel kell leltározni: - a követelések (ide értve a kölcsönöket is), - a beruházási előlegek, - az aktív pénzügyi elszámolások - a hosszú lejáratú kötelezettségek, - a rövid lejáratú kötelezettségek, - a passzív pénzügyi elszámolások állományát. Az egyeztetéssel történő leltározás során is a leltározásról készült dokumentumnak biztosítani kell a leltárral szemben támasztott követelményt. A leltárfelvételi mód év közben nem változtatható meg! 3.3. A leltározás elvégzését helyettesítő összesítő kimutatás Amennyiben a tulajdon védelme megfelelően biztosított és ellenőrzött, valamint a szerv az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatosan részletező nyilvántartást vezet mennyiségben és értékben, akkor a leltározás elvégzését igazolhatja, helyettesítheti a részletező nyilvántartások alapján készített összesítő kimutatás. Az összesítő kimutatás alkalmazási feltételei: 4

5 - a tulajdon védelmének biztosítása, ellenőrzése, - a szerv által az eszközökről és azok állományában bekövetkezett változásokról folyamatos vezetett nyilvántartás, mely mennyiségi és értékbeni adatokat is tartalmaz, - csak az eszközökre alkalmazható, - csak akkor alkalmazható, ha a költségvetési szerv felügyeleti szerve az összesítő kimutatással történő leltározást engedélyezte, - ha a költségvetési szerv az összesítő kimutatás készítésének tartalmát, formáját és kellékeit szabályozta. 4. A leltározás esedékessége A tárgyévről december 31-i fordulónappal készített mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat ha arról önkormányzati rendelet másként nem rendelkezik - minden évben leltározni kell. A leltározás végrehajtását leltárral kell dokumentálni. Leltározni tehát minden évben - teljes körűen - szükséges. Évenként azonban nem szükséges minden eszközről tényleges mennyiségi felvétellel történő leltárt készíteni. A leltározási feladatok lehetnek: - eszközök - kivéve a követelések - meghatározott vagy teljes körének: - tényleges mennyiségi felvétellel történő leltározása (ezen belül nyilvántartásoktól függetlenül, illetve analitikus nyilvántartások alapján), - a rendelkezésre álló analitikus nyilvántartások alapján összesítő kimutatás készítésével történő leltározása; - források, illetve a követelések egyeztetéssel történő leltározása. A szerv az alábbiakban határozza meg a tényleges mennyiségi felvétellel történő leltározás minimum feltételeit: - immateriális javak (11. számlacsoport): 4 évente, - tárgyi eszközök: - ingatlanok és az ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok (12. számlacsoport): 5 évente, - gépek, berendezések, felszerelések (13. számlacsoport): 3 évente, - járművek (14. számlacsoport): 3 évente, - a beruházások a tárgyi eszközcsoporttal egyidőben, de külön leltározandók, - üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök, tenyészállatok (16. számlacsoport): 3 évente, 5

6 - a befektetett pénzügyi eszközök (tulajdonosi részesedést jelentő befektetések és hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok, hosszú lejáratú bankbetétek) leltározása (17. számlacsoport): 2 évente, - a készletek esetében ( számlacsoportok): évente, - a pénzeszközök esetében ( számlacsoport): évente. A rögzített feltételnél a szerv a leltározási ütemtervhez kapcsolódóan elkészített, leltározás módját meghatározó dokumentumában - értelemszerűen - ettől gyakoribb mennyiséggel történő felvételt is meghatározhat. 5. A leltározás időpontja Csak fordulónapi leltározás végezhető el. A leltározásra kijelölt egységre vonatkozó analitikus nyilvántartások lezárásával egyidejűleg előre meghatározott naptári nappal kell leltározni. A mérlegvalódiság elvének érvényesítése érdekében a fordulónap: az év utolsó napja, december 31. A tényleges leltárfelvétel azonban történhet a fordulónap előtt vagy után is. A fordulónap és a tényleges leltárfelvétel közötti időszakban történt változásokat viszont feltétlenül figyelembe kell venni. A változásokról és a változások átvezetéséről leltárt kiegészítő dokumentumot kell készíteni, majd úgy kell összeállítani a végleges leltárt, mely a tényleges, fordulónapi adatokat tartalmazza. 6. Az értékelés szabályai Az eszközök és források értékelési szabályait külön szabályzat tartalmazza. 7. A leltározási ütemterv A leltározási munka zavartalanságát a leltározás megfelelő előkészítésével, a személyi és a technikai feltételek megteremtésével kell biztosítani. Ennek maradéktalan megszervezéséért az intézmény gazdasági vezetője a felelős. A leltározási munka tervszerűségének biztosítása érdekében minden évben - a leltározási munka megkezdése előtt legalább 30 nappal - leltározási ütemtervet kell készíteni. A leltározási ütemtervet az intézményvezető hagyja jóvá. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell: - a leltározás elkészítésével, a leltár felvételével és értékelésével kapcsolatos munkafolyamatok tervezett időpontját, az egyes munkafolyamatok elvégzéséért felelős személyek, a leltározás helyszíneinek, a leltározandó 6

7 eszközeinek megnevezését, továbbá a leltározás ellenőrzéséért felelős személy kijelölését; - a leltározás vezetőjének kijelölését, továbbá a leltározási bizottságok számának, a leltározási bizottságok tagjainak meghatározását. A leltározási ütemterv összeállítása a leltárvezető feladata. A leltározási ütemterv részei 1. Leltározási munkafolyamatok meghatározása. 2. A leltározási ütemterv 1. részében meghatározott feladatok leltározási helyszínei, valamint a helyszínen leltározandó eszközök - mennyiségi felvétellel történő leltározáskor. 3. A leltározásnál használandó nyomtatványok konkrét meghatározása. 4. A készletek leltározására vonatkozó szabályok, illetve a csak mennyiségben nyilvántartott eszközök leltározására vonatkozó előírások megadása. 1. Leltározási munkafolyamatok meghatározása A leltározási ütemterv első részében, a leltározási munkafolyamatok meghatározásakor részletesen fel kell sorolni: - a leltározás előkészítésével, - a leltározás végrehajtásával és feldolgozásával, - a zárójegyzőkönyv készítésével, a könyvviteli elszámolással, illetve egyéb esetlegesen felmerülő feladatok ellátásával kapcsolatos teendőket. A leltározás előkészítése: A leltározás előkészítése során el kell készíteni azt a dokumentumot, mely alapján egyértelmű, hogy adott évben a leltározandó eszközöket és forrásokat milyen módon (mennyiségi felvétellel - ezen belül nyilvántartásoktól függetlenül vagy analitikus nyilvántartások alapján -, analitikus nyilvántartásokból készített kimutatással, illetve egyeztetéssel) kell leltározni. (A besorolást számlaosztály, számlacsoport, alszámlacsoport, illetve szükség esetén számlaszám szerint kell elkészíteni.) A leltározásban résztvevő személyek kijelölését, a leltárellenőri, a leltárvezetői megbízásokat írásban kell rögzíteni. A leltározásban résztvevők oktatásának megtörténtéről szintén írásos feljegyzést vagy jegyzőkönyvet kell készíteni. A leltározás előkészítési feladatai között rendelkezni kell a mennyiségi felvétellel leltározandó eszközök, a tartalék alkatrészek, a tartozékok megfelelő elhatárolásáról, szétválogatásáról a leltározás megkönnyítése érdekében. 7

8 Az előkészítés feladatai között szabályozni kell azt, hogy a mennyiségi leltározás elvégzéséhez szükséges tárgyi eszközök biztosítva legyenek. A leltár előkészítéshez tartozik a leltározás végrehajtásához szükséges nyomtatványok beszerzéséről való gondoskodás, valamint a nyomtatvány átadás-átvétel megfelelő dokumentálásának szabályozása is. A leltározás végrehajtása és feldolgozása: A leltározás végrehajtása és feldolgozása kapcsán a leltározási ütemtervben szabályozni kell az egyes vagyoni kör leltározási munkafolyamatának kezdési és befejezési határidejét, a munkafolyamat elvégzéséért és ellenőrzéséért felelős személyt, illetve személyeket. A leltározás konkrét végrehajtásával kapcsolatos feladatokat a leltározási ütemtervben ismertetni kell, különös tekintettel arra, hogy milyen feladatokat kell elvégezni: - a mennyiségi felvétellel történő leltározáskor, - az analitikus nyilvántartások alapján elkészítendő kimutatás összeállításakor, valamint - az egyeztetéssel történő leltározáskor. A helyszíni - tényleges, mennyiségi felvétellel történő - leltározás során a leltározást végző személyeknek az alábbi feladataik vannak: - ellenőrizniük kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű e, - méréssel, számlálással, illetve egyéb módon meg kell állapítani a leltározott összeg mennyiségét, - a leltározott eszközöket leltárfelvételi jegyre, illetve ívre fel kell vezetni. A leltározási bizonylatokon a leltározandó tárgy legfontosabb azonosító adatait fel kell tüntetni. Az analitikus nyilvántartásokból készített kimutatással készített leltározáskor gondoskodni kell az analitikus nyilvántartások adatainak ellenőrzéséről az eredeti okmányok és a bejegyzések összevetésével, majd az analitikus nyilvántartásokból olyan kimutatást kell készíteni, amely tartalmazza az adott eszköz beazonosításához szükséges adatokat, az adott eszköz mennyiségét és értékét. A kimutatásokat úgy kell elkészíteni, hogy lehetőséget adjon a főkönyvi könyveléssel való egyeztetésre. A kimutatáson szerepeltetni kell a kimutatás készítésének időpontját, valamint azt, hogy az milyen fordulónapra vonatkozóan tartalmazza az adatokat. (A fordulónap ez esetben is csak adott év december 31-e lehet!) Az egyeztetéssel történő leltározásról bizonylatot kell kiállítani, hogy annak tényét később igazolni lehessen. A leltározásról olyan dokumentációt kell készí- 8

9 teni, mely főkönyvi számlánként tartalmazza adott követelés és forrás azonosító adatait, illetve az érték adatokat. A főkönyvi számlánkénti kimutatások összesítő értékadataiból újabb, a mérleg fősorainak megfelelő kimutatást kell készíteni. Az egyeztetés tényét igazoló kimutatást el kell látni keltezéssel, illetve a fordulónap megjelöléssel. A leltárfeldolgozás a mennyiségi felvétellel történő leltározás során azt jelenti, hogy a leltárfelvételt követően el kell készíteni a leltárösszesítőt. Ekkor kell kimutatni a többletet, illetve a hiányt. Az analitikus nyilvántartások alapján történő leltározást helyettesítő kimutatások készítésekor a leltárfeldolgozás a kimutatás főkönyvi számlánkénti, illetve főkönyvi számlacsoport szerinti összesítést és egyeztetést jelenti. Az összesítést követően kell megállapítani többletet, illetve a hiányt. (Ez csak adminisztrációs többletet és hiányt mutathat, melynek eredetét ki kell deríteni és meg kell teremteni a főkönyvi és a részletező kimutatás közötti egyezőséget.) Az egyeztetéssel történő leltározáskor a leltárfeldolgozás az egyeztetésekről készített kimutatások adatainak főkönyvi számonkénti, illetve főkönyvi számlacsoportonkénti összesítése. (Hiány és többlet megállapítása csak a nyilvántartások közötti adminisztrációs eltérésekből adódhat, melyet meg kell szüntetni.) A leltárkülönbözetek kimutatása a tényleges mennyiségi felvétel alapján Leltárhiánynak nevezzük azt a leltárkülönbözetet, amely meghaladja a kompenzálható leltárkülönbözet és a normalizált hiány mértékét. Amennyiben leltárkülönbözet került megállapításra, ki kell deríteni annak okát. Az okok kutatásánál figyelembe kell venni a leltározás tárgyát képező dolog sajátos tulajdonságát, tulajdonságait. A leltárhiányokat és többleteket bizonyos körülmények megléte esetén kompenzálni lehet. Kompenzálásra elsősorban az azonos cikkcsoportba tartozó, hasonló értékű és rendeltetésű termékek esetében kerülhet sor. Zárójegyzőkönyv készítése, könyvviteli elszámolás, egyéb feladatok: A leltározási ütemtervben elő kell írni a leltározás befejezése után a leltározási zárójegyzőkönyv készítési kötelezettséget. A zárójegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: - a leltározott szerv megnevezését, - a leltározási körzet és egység megnevezését, - a leltár kezdési és befejezési időpontját, - a ténylegesen felvett és a könyv szerinti értéket, - az eltérések összegét, a rendezésük érdekében teendő intézkedéseket, azok felelősét, a rendezés határidejét, a felelősséget, - a leltározási bizonylatokkal való elszámolást, 9

10 - a rontott bizonylatokkal való elszámolást, - a leltározás szabályszerűségéről szóló nyilatkozatot a leltárfelelőstől, - a leltározásban szereplő személyek sajátkezű aláírását. (A zárójegyzőkönyvet továbbítani kell a szerv vezetőjének.) Az ütemtervben rögzíteni kell, hogy a leltározásban résztvevő személyeknek el kell számolniuk a leltárnyomtatványokkal, illetve, hogy a zárójegyzőkönyvet alá kell írniuk. A leltározási ütemtervben meg kell határozni a könyvviteli elszámolásra vonatkozó feladatokat. A leltáreltérések rendezésére az alábbiak szerint kerülhet sor: - Használt készletek esetében csak az analitikus nyilvántartásokból kell a kivezetést végrehajtani. - Azokban az esetekben, ahol már a főkönyvi számla is érintett, az analitikus nyilvántartásokon történő átvezetés után a főkönyvi számlákat módosítani kell a tőkeváltozással szemben. A módosítást év végén kell végrehajtani abban az esetben, ha az adott számlára év közben feladás alapján negyedévente kell könyvelni. - Abban az esetben, ha az analitikus nyilvántartás olyan főkönyvi számlát érint, amelyre év közben folyamatosan kell könyvelni, akkor az analitikus nyilvántartásokon történt módosítás után, feladással kell átvezetni a változást. 2. A leltározási ütemterv 1. részében meghatározott feladatok leltározási helyszínei, valamint a helyszínen leltározandó eszközök - mennyiségi felvétellel történő leltározáskor A leltározási ütemterv 2. részében az 1. részben meghatározott feladatok leltározási helyszíneit, valamint a helyszínen leltározandó eszközöket kell megadni. Itt kell utalni a használandó leltárnyomtatványokra is. 3. A leltározáskor használandó nyomtatványok A leltározási ütemterv 3. részében kell meghatározni azokat a nyomtatványokat, melyet használni kell a leltározás során. (A leltározás nyomtatványai közé tartoznak az analitikus nyilvántartások összesítő kimutatásai, valamint az egyeztetéssel történő leltározás dokumentumai.) A leltározás során használható bizonylatok, nyomtatványok a következők lehetnek: 10

11 - leltárfelvételi ív, - leltárfelvételi jegy, - leltárösszesítő, - leltárfelvételi ív és összesítő, - összesítő kimutatás (az analitikus nyilvántartásokról), - egyeztetéses leltározás kimutatásai, - leltáreltérések bizonylatai, - a költségvetési szerv vezetőjének írásbeli nyilatkozata, intézkedése az eltérések rendezésére vonatkozóan, stb. A leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell részletesen az adott évben használandó nyomtatványokat, valamint a nyomtatványok alkalmazási területeit. 4. A készletek leltározására, illetve a csak mennyiségben nyilvántartott eszközök leltározására vonatkozó szabályok A leltározási ütemterv 4. részében kell szabályozni a készletek leltározását. A készletekre vonatkozó leltározási előírásoknak ki kell térnie a leltározás módjára, illetve az egyes készletféleségek speciális leltározási feladataira. A csak mennyiségben nyilvántartott eszközök leltározására vonatkozóan a leltározási ütemtervnek tartalmaznia kell, hogy mely eszközöket, milyen okból, milyen rendszerben kell majd leltározni. A raktári készletek leltározása során az eltérések kompenzálhatóságára és a káló elszámolhatóságára vonatkozó szabályokat a számviteli politikában meghatározottakat figyelembe véve a szabályzat melléklete tartalmazza. 8. A leltározási munkanapló A leltározáshoz kapcsolódóan leltározási munkanaplót kell vezetni, mely tartalmazza: - a leltározási munkafolyamat megnevezését, - a leltározási ütemterv szerint az adott munkafolyamat kezdési és befejezési időpontját, a felelős és az ellenőrzésért felelős személyt, személyeket, valamint - a tényleges feladatellátásra vonatkozó kezdési és befejezési időpontot, feladatellátót és ellenőri tevékenységet ellátó személy, személyek megnevezését. A leltározási munkanapló vezetése a munkanaplóból levonható tapasztalatokkal együtt lehetővé teszi a következő évi leltározási ütemterv jobb összeállítását és a leltározási tevékenységgel kapcsolatos vezetői ellenőrzést. 11

12 9. A leltározási dokumentumok kezelése, megőrzésének szabályai A feldolgozott, főkönyvileg elszámolt leltárakat, a leltárkülönbözetre vonatkozó jegyzőkönyvet, a leltárellenőr jelentését iktatni kell. A leltározáshoz kapcsolódó bizonylatokat - mint a mérleg bizonylatát - legalább 10 évig, olvasható állapotban meg kell őrizni. 10. A szabályzat hatálya A július 1-től hatályos leltározási szabályzat előírásait kell alkalmazni. Kelt.: intézményvezető 12

13 A szabályzat mellékletei 1. számú melléklet: A szerv leltározási körzetei és egységei 2. számú melléklet: Az egyes összesítő kimutatással is leltározható eszközök tényleges mennyiségi felvétellel történő leltározásának ciklusairól 3. számú melléklet: Leltározási ütemterv 13

14 1. számú melléklet: A szerv leltározási körzetei és egységei A költségvetési szerv vezetője a Leltározási és leltárkészítési szabályzat alapján az alábbiak szerint határozza meg a szerv leltározási körzeteit és leltározási egységeit. Leltározási körzetek Leltározási egységek 1 iskola 2 tangazdaság 14

15 2. számú melléklet Az egyes összesítő kimutatással is leltározható eszközök tényleges mennyiségi felvétellel történő leltározásának ciklusairól - tárgyi eszközök: - ingatlanok és az ingatlanokhoz kapcsolódó vagyoni értékű jogok : 3 évente, - gépek, berendezések, felszerelések, járművek : 3 évente, - tenyészállatok : 3 évente, - a beruházások a tárgyi eszközcsoporttal egyidőben, de külön leltározandók, - üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba adott (vagyonkezelésbe vett) eszközök, 3 évente, - a befektetett pénzügyi eszközök (tulajdoni részesedést jelentő befektetések és hitelviszonyt megtestesítő értékpapírok, hosszú lejáratú bankbetétek) leltározása : 3 évente, - a készletek esetében : 3 évente, - a pénzeszközök esetében :3 évente. 15

16 3.számú melléklet Leltározási ütemterv a.. évre 1. A leltározás során ellátandó feladatok, a feladatok ellátásának kezdő és befejező időpontjai, a feladat ellátásáért felelős személy(ek), valamint az ellenőrzésért felelős személy(ek) LELTÁROZÁSI ÜTEMTERV... év Leltározás időpontja: Leltározás fordulónapja: Leltározás vezetője: Leltározás ellenőre: Leltározási feladatok: I. Tárgyi eszközök leltározása A leltározás módja egyeztetés a nyilvántartási kartonokkal. A szakleltár és munkahelyi leltár szerint. Leltár felelős: Leltározók: II. Készletek leltározása A leltározás módja: tényleges mennyiségi felvétel - Tangazdaság készlet - Saját készlet - Tenyészállat III. Munkahelyi (szertári készletek) készletek leltározása a, - szakleltár szertári egyeztetéssel (szertárak) 16

17 Leltározási körzet Leltárfelelős Leltározók Egészségügyi szertár.... Állateü. szertár.. Biológia szertár Tangazdaság..... Matematika szertár. Kémia szertár Fizika szertár. Földrajz szertár Magyar szertár Testnevelés szertár 17

18 Műhely. Idegen nyelvi szertár. Történelem szertár.. Informatika Takarítónők.... Mosoda III/b. Tényleges mennyiségi felvétellel Leltározási körzet Leltár felelőse Leltározók 1. Csoport (Iskola régi épület) 2. Csoport (Iskola új épület). 18

19 3. Csoport (Tornacsarnok) 4. Csoport (Barak épület) Csoport (Tangazdaság) Kelt Szabóné Danicskó Erzsébet igazgató 19

20 MEGBÍZÁS A. évi leltározással kapcsolatos vezetői, irányítói feladatok ellátására Török János Mezőgazdasági és Egészségügyi Szakképző Iskola vezetője megbízom az alulírottat, hogy a költségvetési szerv... évi mérleghez kapcsolódó, ill. szükség szerint az egyes mérlegben nem szerepelhető vagyonleltározási tevékenységével kapcsolatos vezetői, irányítói feladatokat lássa el. Az elvégzendő feladatok kiemelten az alábbiak: 1. Mérje fel a... évben ellátandó leltározási feladat nagyságrendjét, ennek függvényében jelölje ki a leltározásban részt vevő személyeket. 2. Tartson oktatást a leltározásban résztvevő személyek számára, szakmailag nyújtson segítséget a leltározásra történő felkészülés során 3. Állítsa össze a leltározási ütemtervet. 4. A leltározási ütemtervnek megfelelően gondoskodjon a leltározási feladatok ellátásáról, továbbá a leltározási feladatok ellenőrzéséről a leltárellenőr és saját személyes közreműködése útján. 5. Irányítsa a leltározási munkát, adjon szakmai segítséget a leltározás során részt vevők számára. 6. Követelje meg a leltározás során használt nyomtatványok alaki és tartalmi követelményeinek betartását, gondoskodjon egyes leltározási feladatok megfelelő dokumentálásról. 7. Állítsa össze a leltározás befejezését követően a Záró-jegyzőkönyvet. (A jegyzőkönyvet juttasa el a költségvetési szerv vezetőjéhez) Kelt, Szabóné Danicskó Erzsébet igazgató 20

21 A megbízást tudomásul veszem, a leltározással kapcsolatos vezetői, irányítói tevékenységemet a megbízás szerint végzem el. Megbízott neve Munkaköre (beosztása) Aláírása Kataticsné Vezsenyi Erika gazdasági vezető Kelt:

22 MEGBÍZÁS A.. ÉVI LELTÁROZÁSSAL KAPCSOLATOS LELTÁRELLENŐRI FELADATOK ELLÁTÁSÁRÓL (költségvetési szerv) vezetője által adott.. évi leltározással kapcsolatos vezetői, irányítói feladatok ellátásáról szóló megbízásom alapján megbízom az alulírottakat, hogy a költségvetési szerv. évi mérlegéhez kapcsolódó, illetve szükség szerint az egyes mérlegben nem szerepeltethető vagyonleltározási tevékenységével kapcsolatos leltár ellenőri feladatokat lássa el. Az elvégzendő feladatok kiemelten az alábbiak: 1. A leltározási ütemtervnek megfelelően gondoskodjon a leltározási feladatok ellenőrzéséről. 2. Ellenőrizze a leltározás során használt nyomtatványok alaki és tartalmi követelményeit, szükség szerint adjon segítséget a kitöltés során. 3. Szúrópróbaszerűen, illetve indokolt esetben tételesen ellenőrizze a leltározást: mennyiségi felvételnél a felvétel helyességét, egyeztetéses leltározásnál az egyeztetés megtörténtének valódiságát. 4. Működjön közre a Zárjegyzőkönyv elkészítésében. Kelt Leltárvezető A megbízást tudomásul veszem, a leltározással kapcsolatos ellenőrzési tevékenységemet a megbízás szerint végzem el. Megbízott neve Munkaköre (beosztása) Aláírás. 22

23 MEGBÍZÓLEVÉL közalkalmazottat megbízom, hogy bizottsági tagként kezdődő... évi vagyonmegállapító leltározásban, mint leltárbizottsági tag részt vegyen. A leltározási munkákat a leltározási ütemterv. év szerint kötelező elvégezni. A leltározás időpontja: Kelt. Szabóné Danicskó Erzsébet igazgató Tudomásul vettem:. 23

24 JEGYZŐKÖNYV A LELTÁROZÁSBAN RÉSZTVEVŐ SZEMÉLYEK OKTATÁSRÓL A... ÉVI LELTÁROZÁSRÓL Készült: a Török János Mezőgazdasági és Egészségügyi Szakképző Iskola hivatalos helységében. Jelen vannak: a mellékelt jelentési ív szerint A jelenlévők aláírásukkal igazolják, hogy... időpontban, a leltározási feladatok ellátásához szükséges oktatáson részt vettek. A. évi leltározáshoz kapcsolódó leltározási tevékenység elvégzéséhez szükséges alapvető szakmai iránymutatást megkapták, a leltározási szabályzatot, valamint a leltározási ütemtervet áttekintették. Kmf.. Leltározás vezetője 24

25 Leltározási záró jegyzőkönyv év A.-i leltározással kapcsolatos vezetői, irányítói feladatok ellátására kapott megbízást az alábbiak szerint teljesítettem.. A leltározási ütemterv elkészült. A leltározásban résztvevő személyek kijelölése, megbízása és oktatása megtörtént. A leltározást a kijelölt személyek folyamatosan ellenőrizték. A. évi leltározás tényleges mennyiségi felvétellel történt. A számszaki kiértékelés során leltár eltérés nem mutatkozott, így hiány többlet könyvelésre nem került sor. A leltárívek alaki és formai szempontból megfelelőek. A leltárívekről leltárösszesítő készült, melyen a főkönyvi számlák szerinti bruttó érték egyezik a...-i mérlegkészítés alapjául szolgáló főkönyvi kivonattal. Kelt. Gazdasági vezető 25