Leltározási és leltárkészítési szabályzat

Átírás

1 ELSZÁMOLÓH Z Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet Leltározási és leltárkészítési szabályzat Hatályos: április 2. 2

2 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1. A leltározási és leltárkészítési szabályzat célja A szabályzat a Pécs Városi Költségvetési Központi Elszámoló Szervezet (a továbbiakban: Elszámolóház), intézményegységei (a továbbiakban: működtetett intézmények) valamint a hozzárendelt költségvetési szervek (a továbbiakban: önálló intézmények) 1 beszámolójának részét képező mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szereplő eszközök, források leltározására, valamint értékelésére vonatkozó szabályokat foglalja magában. A szabályzat elkészítésének célja, hogy a jogszabályi előírásoknak eleget téve, az Elszámolóház, valamint a hozzárendelt intézmények sajátosságaihoz, adottságaihoz, körülményeihez igazodva meghatározza azokat a szabályokat, módszereket, előírásokat, amelyekkel a beszámoló részét képező mérleg tételeit alátámasztó leltárak készítésére és a leltárban szereplő eszközök, források leltározására, valamint értékelésére vonatkoznak, elősegítve ezzel, hogy az Elszámolóház, illetve az intézmények beszámolója a vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetről a tényleges körülményeknek megfelelő, valós képet mutassa. A leltározás és leltárkészítési szabályzat kialakításánál figyelembe vett jogszabályok - A számvitelről szóló évi C. törvény (a továbbiakban: Számv. tv.), - Az államháztartásról szóló évi CXCV. törvény (a továbbiakban: Áht.), - A Munka törvénykönyvéről szóló évi I. törvény (a továbbiakban: Mt.), - A Közalkalmazottak jogállásáról szóló évi XXXIII. törvény (a továbbiakban: Kjt.), - Az államháztartás számviteléről szóló 4/2013 (I.11.) kormányrendelet (a továbbiakban: Áhsz.), - Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról 368/2011. (XII.31.) kormányrendelet (a továbbiakban: Ávr.). 2. A Leltározási és leltárkészítési Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, módosításáért felelős személyek A számviteli politika főbb irányainak meghatározásáért, az elkészítésért és az elkészült számviteli politika jóváhagyásáért, annak végrehajtásáért az Elszámolóház igazgatója felelős. A Leltározási és leltárkészítési Szabályzat tervezetének elkészítéséért, tartalmáért, a változtatásra vonatkozó javaslattételért, aktualizálásáért az Elszámolóház gazdasági vezetője a felelős. A Leltározási és leltárkészítési Szabályzat módosítására akkor van szükség, ha azt a Számv. tv. és az Áhsz. előírásai indokolják, vagy ha a szabályzat elfogadásakor fennálló körülményekben olyan változás következik be, amely a változtatást szükségessé teszi. A módosítást a módosítási igény felmerülésekor azonnali hatállyal, de legalább a jogszabályban előírt határidőben kell végrehajtani. 1 Leltározási és leltárkészítési Szabályzat 13. sz. melléklete tartalmazza az intézmények felsorolását. 3

3 3. A Leltározási és leltárkészítési szabályzat hatálya Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv számviteli politikájában dönt arról, hogy annak rendelkezéseit és a kapcsolódó szabályzatok hatályát kiterjeszti-e a hozzárendelt költségvetési szervekre, vagy azok - az előirányzatok feletti rendelkezési jogosultság függvényében - önálló számviteli politikát alakítanak ki, és külön szabályzatokat készítenek. Az Elszámolóház Leltározási és leltárkészítési szabályzatának hatálya kiterjed az Elszámolóházra, a működtetett intézményekre, és az önállóan működő intézményekre. Jelen Leltározási és leltárkészítési szabályzatot az intézményeknek keretszabályzatként kell alkalmazni. A keretszabályok előírásain belül, azzal összhangban az intézmények a sajátosságaiknak megfelelően, külön a szabályzat kézhezvételét követő 30 napon belül - kialakítják az adott Intézmény leltározására és leltárkészítésére vonatkozó részletesebb előírásokat, úgy, hogy az Elszámolóház szabályzataiban foglalt előírásoktól eltérő, ellentétes rendelkezést az intézményre vonatkozóan nem tartalmazhat. Fentiek betartását az Elszámolóház belső ellenőrzés kereteiben ellenőrzi. Leltározási és leltárkészítési szabályzat tárgyi hatálya kiterjed a vagyonkezelésben lévő valamennyi: - a Számv. tv. által meghatározott mérlegtételre (eszközökre és forrásokra), függetlenül attól, hogy azok a leltározás időpontjában az intézmények birtokában vannak-e, vagy idegen helyen találhatók, - a kizárólag mennyiségben nyilvántartott eszközökre (kis értékű eszközök, készletek), - a Klebelsberg Intézményfenntartó Központ (továbbiakban: KLIK) részére használatra átadott eszközökre A könyvtári állomány leltározásáról az érintett intézmények külön szabályzatot készítenek. II. LELTÁROZÁSRA VONATKOZÓ FOGALMI MEGHATÁROZÁSOK 1. Leltározás célja Az Elszámolóház és az intézmények vagyonának számbavétele, ezen belül is különösen: - a mérleg valódiságának biztosítása, a tényleges eszköz- és forrás állományok megállapításával, - a tulajdon védelme és az anyagilag felelős személyek elszámoltatása, - a bizonylati fegyelem megszilárdításának elősegítése, a könyvelés, illetve analitikus nyilvántartások ellenőrzésével, - a megfelelő takarékos eszköz- és készletgazdálkodás elősegítése, a csökkent értékű készletek, valamint a használaton kívüli eszközök feltárásával. 2. Leltárkészítési kötelezettség A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez, a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztására olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Elszámolóház és az intézmények mérleg fordulónapján meglévő eszközeit mennyiségben és értékben, forrásait értékben. 4

4 3. A leltár fogalma A leltár olyan részletes kimutatás, amely az eszközöket mennyiségben és értékben (kis értékű immateriális javakat, tárgyi eszközöket csak mennyiségben), a forrásokat pedig értékben, egy adott időpontra vonatkozóan - ellenőrizhetően - (tételesen) tartalmazza. A leltár a könyvviteli mérlegben kimutatott eszközök és források valódiságát támasztja alá. A leltár a könyvviteli mérleg alapdokumentuma. A leltárnak legalább az alábbi adatokat kell tartalmaznia: - az intézmény/intézményegység megnevezését; - a leltár szó megjelölését; - a leltározás fordulónapját (év, hó, nap, melyre vonatkozóan készül), valamint a leltározás megkezdésének és befejezésének tényleges időpontját; - a leltározás módját; - a leltározott vagyonelemek egyértelmű azonosításához szükséges adatokat (megnevezés, méret, minőség, cikkszám, stb.); - bizonylatok sorszámát; - a fordulónapon meglévő eszközöket és forrásokat a mérleg tételei szerinti csoportosításban (tételes felsorolás, területi, leltáregység szerinti részletezésben); - a leltárban mennyiségben és értékben szerepeltetett készleteknél az értékelés alapjául szolgáló egységárat; - a valuta és devizakészleteket, illetve a külföldi pénzértékre szóló követeléseket és kötelezettségeket forintértékben, feltüntetve a valuta, deviza nemét, összegét, a forintra átszámításnál alkalmazott árfolyamot; - csökkentett értékű eszközöket (elfekvő készlet) selejtezésig (értékesítést megelőző ajánlatkérésig) a nyilvántartás szerinti értéken. (Leltározást megelőzően a selejtezést el kell végezni); - az idegen tulajdonú, használatban lévő eszközöket elkülönítetten; - az Elszámolóház, az intézmények tulajdonát képező, idegen helyen tárolt eszközöket elkülönítetten; - az eszközöket, készleteket, melyek mérleg fordulónapjáig beérkeztek, de azt követően számlázta a szállító (beérkezett, nem számlázott tételek a fordulónapon); - az eszközök, források mennyiségét, egységárát és összértékét; - a leltározásért felelős és a számadásra kötelezett személyek aláírását, bélyegzőjét; - a leltárfelvételi íven nem szereplő eszközöket (leltárfelvételi ív kinyomatását követően beszerzett, eszközök) kézzel kell rávezetni (mennyiség). A jelen szabályzatban meghatározott esetekben, illetve feltételek mellett leltárnak tekinthető a szabályszerűen ellenőrzött és szükség szerint helyesbített, a főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartás is. A leltárnak az alábbi típusai lehetnek: Teljes vagyonmegállapító leltár, amely az éves mérleg valódiságát alátámasztó dokumentáció, valamennyi eszközt és forrást tartalmazza. Részleltár, amely az eszközök, források egy-egy részéről készített leltár. Átadó-átvevő leltár, amely az anyagilag felelős dolgozó személyében bekövetkezett változáskor készül, ez az elszámoltatásnak, az anyagi felelősség megállapításának az alapokmánya. Idegen leltár, amely az Elszámolóház, illetve az intézmények használatában, kezelésében, de nem a tulajdonában lévő vagyontárgyakról készül. Ezt a leltárt az eszköz tulajdonosának meg kell küldeni. 5

5 Üzemeltetésre átadott eszközök leltára, amely az Elszámolóház, illetve az intézmények (tulajdonos) által üzemeltetési szerződés alapján üzemeltetésre átadott eszközöket tartalmazza, mely leltárt az üzemeltető készít és megküld a tulajdonos részére, az Áhsz. előírásai szerint. Használatra átadott eszközök leltára, amely az Elszámolóház működtetett intézményeiben a PMJV Önkormányzat és a KLIK között köttetendő Használati szerződés (továbbiakban: Használati Szerződés) alapján használatra átadott eszközöket tartalmazza, mely leltárt a KLIK megküld az Elszámolóház részére a Használati szerződési előírásai szerint. Előbbiek alapján jelen szabályzatban meghatározottak szerint leltárnak tekintjük: - a tételes számlálással történő mennyiségi, értékbeni nyilvántartást, - a szabályszerűen, egyeztetéssel ellenőrzött és szükség szerint helyesbített, főkönyvi könyvelés adataival egyező analitikus nyilvántartást (kézi, illetve számítógépes nyilvántartás). A leltárral szemben támasztott tartalmi és alaki követelmények A könyvek év végi zárásához, a beszámoló elkészítéséhez a leltárt úgy kell összeállítani, hogy az tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza az Elszámolóház, intézmény mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A leltárnak biztosítani kell, hogy az eszközök állománya fajta, méret, minőség, mennyiség és érték szerint a mérleg fordulónapjára vonatkoztatva megállapítható legyen. A leltárnak biztosítani kell továbbá: - a teljeskörűséget, - a valós állapot bemutatását, - az áttekinthetőséget. A teljeskörűség azt jelenti, hogy a leltárnak az Elszámolóház és az intézmények valamennyi eszközét és forrását tartalmaznia kell. A valós állapot bemutatását a leltározás során úgy kell biztosítani, hogy a leltározás, illetve egyeztetés során a ténylegesen fellelt mennyiségi- és érték adatokat kell kimutatni. Az áttekinthetőség érdekében be kell tartani, hogy a leltárral kapcsolatban készült okmányokon történő javítást csak szabályszerűen a hibás bejegyzés áthúzásával és fölé írással szabad eszközölni, és a javítást végző személynek a javította jelzéssel és kézjegyével kell a javítást igazolni. A javítást minden esetben úgy kell elvégezni, hogy az eredeti adat, feljegyzés is olvasható, utólag ellenőrizhető legyen. A leltárkészítés során a hitelesség biztosítása érdekében gondoskodni kell a következők betartásáról: - a bizonylatok (leltárfelvételi jegyek, ívek, stb.) továbbá az egyéb dokumentációk (jegyzőkönyvek, kimutatások) egyértelmű és hiánytalan kitöltéséről, - a szükséges záradékok és aláírások a dokumentációkon rajta legyenek. 4. A leltározás fogalma, módjai Az Elszámolóház és az intézmények kezelésébe, vagy használatába adott eszközök, valamint azok forrásainak, továbbá a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglévő állományának leltár fordulónapjára vonatkozó megállapítása a leltározás fogalma. 6

6 A Szám. tv ának (1) bekezdése alapján a könyvek üzleti év végi zárásához, az elemi beszámoló elkészítéséhez, a könyvviteli mérleg tételeinek alátámasztásához olyan leltárt kell összeállítani és e törvény előírásai szerint megőrizni, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a költségvetési szervnek a könyvviteli mérleg fordulónapján meglévő eszközeit és forrásait mennyiségben és értékben. A költségvetési évről december 31-ei fordulónappal készített könyvviteli mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat ideértve az aktív és passzív pénzügyi elszámolásokat is minden évben el kell készíteni a költségvetési szerv leltárát. Az Elszámolóház és az intézmények minden évben kötelesek az elemi költségvetési beszámolójuk könyvviteli mérlegének minden sorát leltárral alátámasztani. A leltározás történhet: - mennyiségi felvétellel, illetve - a nyilvántartásokkal való egyeztetéssel A leltározási tevékenységhez tartozik a nyilvántartások szerinti állomány és a tényleges állomány közötti különbözet hiányok, többletek megállapítása és rendezése, valamint az eszközök és források értékének megállapítása. Az eszközök - kivéve a követeléseket (ideértve kölcsönöket is), a beruházási előleget és az aktív pénzügyi elszámolásokat - leltározását mennyiségi felvétellel, a követelések (ideértve a kölcsönöket is), a beruházási előlegek, az aktív pénzügyi elszámolások és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani Mennyiségi felvétel (leltározás) alapján történő leltárkészítés Az eszközök kivéve az immateriális javakat, a követeléseket (ideértve a kölcsönöket, a beruházási előleget) leltározását mennyiségi felvétellel kell végrehajtani. Mennyiségi felvétellel (leltározással) kötelező leltározni mindazon eszközöket, amelyekről és amelyek változásairól év közben folyamatos mennyiségi és értékbeni nyilvántartás nem kerül vezetésre. Mennyiségi felvétellel kell leltározni: - tárgyi eszközöket (kivétel a beruházási előleg), - készleteket, - pénzeszközöket, - üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott, illetve vagyonkezelésbe vett eszközöket, - a kis értékű immateriális javakat és tárgyi eszközöket. A mennyiségi felvételkor a mennyiségi nyilvántartásoktól függetlenül állapítják meg a meglévő mennyiséget és a nyilvántartásokkal utólag hasonlítják össze. A leltározásnak két munkafolyamatból kell állni: - az eszközök mennyiségének természetes mértékegységben történő megállapításából és - leltározott mennyiségek értékeléséből. A Pécs Megyei Jogú Város Önkormányzat Közgyűlésének a Város évi költségvetéséről 1/2014. (II. 10.) önkormányzati rendeletének 30. (1)-(2) bekezdése alapján A költségvetési évről, december 31-i fordulónappal készített könyvviteli 7

7 mérlegben kimutatott eszközöket és forrásokat minden évben leltározni kell. Kötelező a fordulónappal (a megszűnés napjával) a leltározást végrehajtani, amennyiben az intézmény átszervezés vagy jogutód nélküli megszűnés következtében megszűnik. Az átalakítás vagy jogutód nélkül megszűnés miatt megszűnő költségvetési szervnél leltározást kell végrehajtani, amennyiben az Áhsz. 34. szerinti beszámoló készítési kötelezettség keletkezik Nyilvántartás alapján történő leltárkészítés (egyeztetés) A csak értékben kimutatott eszközök (az immateriális javak, beruházási előlegek, a követelések, befektetett pénzügyi eszközök, értékpapírok az idegen helyen tárolt - letétbe helyezett, portfólió - kezelésben, vagyonkezelésben lévő értékpapírok, illetve a dematerializált értékpapírok, egyéb aktív pénzügyi elszámolások) és a források leltározását egyeztetéssel kell végrehajtani. Az egyeztetés a leltárfelvétel azon módja, amikor a főkönyvi számlák, az analitikus nyilvántartások vagy a könyvelés helyességét igazoló okmányok (egyeztető levelek, egyeztetés jegyzőkönyvei, emlékeztetői, adóbevallások, bankkivonatok, egyéb elszámolások) alapján állapítjuk meg az eszközök és források valóságban meglévő állományát. A leltárba való beállítás előtt meg kell győződni az adatok valódiságáról. Mivel a leltárnak a mérlegadatokat kell alátámasztania, a mérleget pedig a szabályszerűen vezetett kettős könyvvitel adatai alapján kell elkészíteni, szükséges, hogy a mérleg készítését megelőzően a leltár alapját képező analitikus nyilvántartások, valamint a mérleg alapját képező főkönyvi számlák adatainak egyezősége biztosított legyen. Az egyeztetést oly módon kell elvégezni, hogy az egyes, összevont értéket mutató főkönyvi számlákhoz tartozó eszközöknek, illetve forrásoknak az analitikus nyilvántartás szerint tételesen kimutatott mérleg-fordulónapi értékeit összesíteni kell, és az így kapott értékösszeget kell összevetni a főkönyvi számla szerinti záró értékkel. A leltározásnak ez a módja akkor választható, ha a tényleges állapot megállapítása az analitikus nyilvántartások egyeztetésével is biztosítható Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközök leltározásával kapcsolatos előírások Az üzemeltetésre, kezelésre átadott, koncesszióba, vagyonkezelésbe adott eszközöket a kezelést végző szerv által a december 31-i fordulónapra vonatkozó évenkénti leltározása alapján elkészített, hitelesített és a megállapodásban meghatározott időpontig megküldött leltárral kell alátámasztani. A KLIK részére használatba átadott vagyonról a Használati szerződés alapján a KLIK köteles a leltárt elkészíteni és azt tárgyévet követő év január 31-ig az Elszámolóháznak megküldeni. Az Elszámolóház köteles a leltáríveket a KLIK részére legkésőbb tárgyév december 1. napjáig átadni. 8

8 4.4. A vagyonkezelésbe vett eszközök leltározásával kapcsolatos előírások - A vagyonkezelésbe vett eszközökkel kapcsolatos leltározási kötelezettség teljesítése a vagyonkezelő által meghatározott módon és időpontban történik. - A leltárkimutatásnak legalább a következő adatokat tartalmaznia kell: a leltározás fordulónapját, időpontját, a leltározást végzők nevét, a leltározott eszköz megnevezését, azonosító adatait, a mértékegységet, mennyiséget, bruttó értéket, a leltározást végzők aláírását. - A vagyonkezelési szerződés megszűnésekor az eszközök átadása-átvétele tételes leltár alapján történik. - Az Elszámolóház vagyonkezelésbe vett eszközzel nem rendelkezik. 5. A leltározás fordulónapja Az intézményben a leltározási kötelezettség alá tartozó minden eszközt és forrást előre meghatározott naptári nappal fordulónappal kell leltározni. A leltározás fordulónapját az éves ütemterv tartalmazza. A mérleget alátámasztó leltár fordulónapja - a leltárkészítés módjától függetlenül - a tárgy év december Leltározási körzet fogalma Leltározási körzet a fizikailag elhatárolható, sorszámmal megjelölt és azonosítható terület. Minden leltározási körzetbe leltározási körzet felelőst kell kijelölni, aki köteles gondoskodni a körzetébe tartozó eszközök vagyonvédelméről. 7. Leltárkülönbözet A leltározás eredményeként megállapított mennyiség és a nyilvántartásokban szereplő mennyiség közötti eltérés. A leltárkülönbözet lehet hiány vagy többlet. III. LELTÁROZÁS SZEMÉLYI ÉS TÁRGYI FELTÉTELEI 1. Személyi feltétel A szabályzatban meghatározott, leltározással, leltárértékeléssel vagy ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok elvégzésére kijelölt személyek felelősek a feladatok határidőre történő szabályszerű végrehajtásáért. A leltározásban való részvételre megbízást csak olyan személynek lehet kiadni, aki az Elszámolóházzal vagy valamely intézménnyel közalkalmazotti jogviszonyban áll. (3. sz. melléklet: Megbízó levél: leltározás vezetője, leltározási körzet felelős, leltárellenőr, leltározó/leltározási bizottsági tag/leltározási bizottság vezetője) 9

9 1.1. Elszámolóház igazgatója/intézményvezető Az Elszámolóház igazgatója az Elszámolóház székhelyén, illetve a működtetett intézményekben lefolytatott leltározás során, az intézményvezető az önálló intézmények esetében saját intézményében folytatott leltározás során látja el az alábbi feladatokat: Feladata - a leltározás vezetőjének kijelölése és megbízása, - a leltárellenőrök kijelölése és megbízása, - a leltározási körzet felelősének kijelölése - az éves leltározási ütemterv jóváhagyása, - a leltározási utasítások kiadása; - felelős a leltározási és leltárkészítési szabályzat elkészítéséért, módosításáért; - leltárhiány esetén dönt a hiány megtérítéséről; - leltárértékelést követően utasítást ad a leltározás során tapasztalt hiányosságok jövőbeni megszüntetéséhez szükséges intézkedések megtételére Felelőssége A leltározás során maradéktalanul érvényesüljön az önkormányzati tulajdon védelmét szolgáló rendelkezések betartása és betartatása A gazdasági vezető Feladata - leltározási feladatok előkészítő folyamatok, leltározás, értékelés felmérése; - éves leltározási ütemterv elkészítése az Elszámolóház (intézményegységek nélkül) tekintetében, ennek során a leltározandó körzetek leltárfelelőseinek, leltári ellenőrök személy szerinti kijelölése, illetve az intézményi leltározási keret ütemterv elkészítése; - leltározási utasítás elkészítése - leltározási munkák megkezdése előtt leltárértekezlet megszervezése, levezetése: A leltározás megkezdése előtti leltárértekezletet az Elszámolóház gazdasági vezetője tartja. A gazdasági vezető által tartott leltározás előtti értekezleten köteles minden intézmény/intézményegység kincstárnoka, leltározás vezetője részt venni. Az oktatás során ismertetni kell a leltározással, valamint a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos előírásokat. Az oktatást jelenléti ívvel, vagy jegyzőkönyvvel dokumentálni kell. - leltározási munka folyamatában a leltározó bizottság és leltári ellenőrök részére szakmai tájékoztatás nyújtása, a munkák ellenőrzése; - a működtetett és önállóan működő intézmények leltározási ütemterveinek, utasításainak ellenőrzése/ellenőriztetése, - leltározási szabályzatban, leltározási ütemtervben foglaltak betartásának ellenőrzése. Felelőssége A leltározással kapcsolatos előkészítő és lebonyolító tevékenységek megszervezése. 10

10 1.3. A leltározás vezetője Az Elszámolóház és a működtetett intézmények tekintetében a leltározás vezetőjét az Elszámolóház igazgatója, az önállóan működő intézmények esetében az intézmény vezetője jelöli ki és ad részükre megbízást a leltározás megkezdése előtt. A leltározás vezetője a gazdasági vezető által megtartott leltározás megkezdése előtti értekezleten köteles megjelenni. A működtetett és önállóan működő intézményekben a leltározás vezetője köteles a leltározásban közvetlenül vagy közvetve közreműködők részére a gazdasági vezető iránymutatásai alapján, az intézmény sajátosságainak figyelembevételével a leltározás megkezdése előtti értekezletet megtartani. Az oktatás során ismertetni kell a leltározással, valamint a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos előírásokat. Az oktatást jelenléti ívvel, vagy jegyzőkönyvvel dokumentálni kell. Feladata - az éves leltározási ütemterv elkészítése (az Elszámolóház gazdasági vezetőjének ütemterve alapján), az intézményvezetővel történő egyeztetése és intézményvezetővel történő jóváhagyatása, - a leltározó bizottságok kialakítása, tagjainak megbízólevéllel történő ellátása, - a leltározásban közreműködők felkészítése, oktatása, - a leltározáshoz szükséges tárgyi eszközök biztosítása (nyomtatványok, mérőeszközök), a leltározás szabályszerűségének biztosítása; - gondoskodik a leltározási szabályzatban és az éves leltározási ütemtervben foglalt elvégzendő feladatok előkészítéséről; - meghatározza a leltározás menetét; - leltározást megelőzően köteles ellenőrizni, hogy a szükségessé vált selejtezés megtörtént-e: megszervezi az érintett szervezeti egységek vezetőinek bevonásával a leltározás előtti selejtezési munkákat, leltározás végrehajtását és ellenőrzését; - felméri a leltározás munkaidő szükségletét, biztosítja a leltározó munkaerő kapacitást; - biztosítja valamennyi leltározási egység számára a leltározáshoz szükséges technikai eszközöket, leltári nyomtatványokat; - szakmailag irányítja a leltárak értékelését; - ellenőrzi a kiadott feladatok végrehajtását, - az intézményegységek tekintetében az illetékes kincstárnok elkészíti a leltározási ütemtervet és utasítást az intézményegységeire és azt megküldi az Elszámolóház gazdasági vezetője, vagy az általa megjelölt személy részére, továbbá az Elszámolóház igazgatója által aláírt leltározási ütemterv és utasítást megismerteti és átveteti a leltározásban résztvevő munkatárssakkal. Felelőssége A gazdasági vezető és intézményvezető útmutatásai alapján felelős a leltározás tárgyi feltételeinek biztosításáért, valamint a leltározás gyakorlati lebonyolításáért Leltárellenőr A leltárellenőrt az Elszámolóház és a működtetett intézmények esetében az Elszámolóház igazgatója, az önállóan működő intézmények esetében az intézmény vezetője jelöli ki. 11

11 Feladata - leltározási előfeltételek biztosításának ellenőrzése; - mennyiségi felvételek helyességének és szakszerűségének ellenőrzése; - ellenőrizni a leltározásra kijelölt személyek megjelenését a leltározás helyén, - a leltárfelvétel során észlelt hiányosságok, esetleges visszaélések, a szabályok megsértése esetén köteles megtenni a szükséges intézkedést, - a leltárfelvétel befejezése után ellenőrzi a leltár-felvétel teljes körűségét, illetve ellenőrzi még a következőket: a mennyiségi felvételek helyességét legalább szúrópróbaszerűen, a leltári tárgyak azonosításának szakszerűségét, a bizonylatok formailag helyes kitöltését, - eltérés esetén a leltározás vezetőjét köteles értesíteni, - a leltárfelvétel időtartama alatt munkáját úgy kell szerveznie, hogy bármikor elérhető legyen, a felmerülő problémák zökkenőmentes rendezése érdekében, - ellenőrzés tényét az ellenőrzött bizonylatokon, összesítőkön aláírásával igazolja. Felelőssége A leltározás végrehajtásának ellenőrzése A leltározó dolgozó(k) A leltározás vezetője jelöl ki leltározónak minimum 2 főt leltározási körzetenként. Feladata - részt vesz a leltárértekezleten, ahol el kell sajátítania a leltárbizonylatok kitöltésének módját, a leltárfelvétel technikáját; - a leltározás időtartama alatt minden nap a megjelölt időben meg kell jelennie a leltározás helyén és onnan a munkavégzés ideje alatt csak a leltározás vezetőjének engedélyével távozhat; - a leltárfelvétel megkezdésekor átveszi az üres bizonylatokat aláírás ellenében, - elvégzi a leltározandó eszközök azonosítását; - ellenőrzi a leltározandó eszközök teljes körűségét; - elvégzi a leltározás során, illetve annak befejezése után felmerülő minden, a leltározással összefüggő adminisztrációs munkát; - a leltározást a leltározási körzet felelős által megjelölt sorrendben végzi, kihagyás nélkül. Felelőssége A leltári alapbizonylatok szakszerű, valóságnak megfelelő kitöltéséért, valamint a leltárértekezleten elhangzott utasítások pontos betartásáért Leltározási bizottság A leltározás vezetője leltározási körzetenként kialakítja a leltározási bizottságokat, amelyek az egyes körzetekben végzik a leltározást. A bizottságnak legalább 2 főből áll, akik közül az egyiket a bizottság vezetésével kell megbízni. A bizottsági tagjai a leltározó munkatársak. A bizottságokat úgy kell kialakítani, hogy saját körzetében senki sem lehet a bizottság vezetője. Feladata: - A leltározás elvégzése 12

12 Felelőssége: Gondoskodik a leltározás szabályzat szerinti végrehajtásáról Leltározási körzet felelős A kincstárnok/intézményvezető minden leltározási körzetbe leltározási körzet felelőst jelöl ki. A körzet felelőse megbízása visszavonásáig folyamatosan ellátja feladatait. Személyének megváltozásakor a szervezeti egység vezetője soron kívül átadó-átvevő leltár elrendelését köteles kezdeményezni. Feladata Leltározás során: - közreműködik a leltározás előkészítésében, lebonyolításában, - az általa kezelt eszközöket bemutatja, és erről nyilatkozatot tesz, - (4. sz. melléklet) - közreműködik a leltári eltérések rendezésében, - közreműködik a felesleges eszközök feltárásában, - a használatból kivont eszközök elkülönítésében, - a leltározási feladatok végrehajtása, nevezetesen: a leltározáshoz előkészíti a körzetéhez tartozó leltári tárgyakat, gondoskodik arról, hogy minden eszköz számba vehető és hozzáférhető állapotban legyen, - a leltáreltérések keletkezésének okairól írásban indoklást ad. - Két leltározás közötti időszakban: - leltározási körzete területén használatba kerülő vagyontárgyak átvétel és annak bizonylatokon aláírással történő igazolása - az eszközöket a számvitel nyilvántartásai szerinti számmal ellátja; - kezeli az eszközmozgások bizonylatait: a leltári vagyontárgy intézményen belüli áthelyezésekor, illetve állományváltozáskor köteles az állományváltozásról bizonylatot kiállítani és a szükséges aláírásokkal hitelesített bizonylatot haladéktalanul megküldeni a nyilvántartás vezetőjének (nagy értékű tárgyi eszközök, immateriális javak esetében az Elszámolóház, kis értékű tárgyi eszközök, immateriális javak, készletek esetében az intézmény), (ahol azt a nyilvántartással egyeztetve ellenőrzik és szigorú számadású bizonylatként nyilvántartásba veszik, könyvelik); - a körzetében levő vagyontárgyakban bármely jogcímen (beszerzés, átadásátvétel, felesleges vagyontárgyak jegyzékei, visszavételezés raktárba, az intézmény területéről való kiviteli engedély. stb.) létrejött változást bizonyító okmányokat, bizonylatokat megőrzi. - szemrevételezéssel ellenőrizni a körzetéhez tartozó vagyontárgyak meglétét, - egyezteti az analitikus nyilvántartással, - a vagyontárgyak eltűnését haladéktalanul írásban jelenteni, hogy a szükséges teendőket lefolytathassák: Amennyiben a leltározási körzetbe kiadott eszközöknél hiányt észlel, azt haladéktalanul köteles jelezni az Elszámolóház esetében a Számviteli Osztály vezetőjének, az intézményegységekben az illetékes kincstárnok részére (aki ezt a tényt köteles a Számviteli Osztály vezetőjének részére írásban jelezni), az intézmény esetén az intézménynél erre kijelölt dolgozónak. - a felesleges (és selejt) vagyontárgyak feltárását kezdeményezi; Felelőssége A leltározási körzetében lévő vagyontárgyakért, a leltározás során azok teljes körű bemutatásáért, melyről nyilatkozatot tesz. (4. sz. melléklet) 13

13 A leltárkörzetből vagyontárgyat elszállítani csak a leltározási körzet felelős tudtával lehet Az analitikus nyilvántartást végzők Feladata - a leltár szerinti kis értékű eszközöket, készleteket és az analitikus nyilvántartás szerinti értékeket egybeveti és megállapítja azok egyezőségét vagy az eltéréseket, - összeállítja a leltári dokumentációt és azt átadja a leltározás vezetőjének, aki előkészíti a szükséges intézkedések megtételét, - a leltár és az analitikus nyilvántartás közötti egyeztetésről jegyzőkönyvet vesz fel, - végrehajtja a leltárkörzetek közötti kompenzálást (hiányok, többletek átvezetése), - a nem kompenzálható többleteket bevételezi, a hiányokat kiadásba helyezi, - a nem kompenzálható hiányokról kártérítési eljárás lefolytatását kezdeményezi a leltározás vezetőjénél. Felelőssége - a leltárelszámolás alapját képező nyilvántartások naprakész állapotáért, az adatok, bizonylatok valódiságáért; - az éves mérlegben beállítandó készletértékek megállapításáért, azok leltárokkal való alátámasztásáért; - a leltárkülönbözetek kimutatásáért és az éves mérlegben való előírás szerinti elszámolásáért; - az idegen helyen tárolt saját készletek elkülönített kimutatásáért; - a leltározási körzetekben felvett jegyzőkönyvben szereplő rendezetlen vagy vitatott tételek rendezéséért Az analitikus és a főkönyvi nyilvántartást végzők Feladata - az analitikus és a főkönyvi nyilvántartás között egyezetés és az egyeztetés tényéről jegyzőkönyv felvétele. - A leltározási időszakon túl szúrópróbaszerűen ellenőrzi az intézményekben található tárgyi eszközöket. Felelőssége Az analitikus és főkönyvi nyilvántartás közötti egyeztetés teljes körű megvalósításáért, a Számviteli Osztályvezető iránymutatása alapján. 2. Összeférhetetlenségi szabályok A leltár kiértékelésében nem vehet részt, aki az eszközért anyagi felelősséggel tartozik (pl.: eszközfelelős, szervezeti egység vezetője). A leltározásban a leltározási körzet felelős is részt vehet, de mellette legalább még egy fő leltározónak a leltározás során jelen kell lennie. A leltár ellenőr nem lehet a leltározás vezetője, a leltározó és a leltározási körzet felelős. 3. A tárgyi feltételek 14

14 A leltározás megkezdése előtt a szükséges tárgyi feltételek biztosításáért a leltározás vezetője a felelős. Ennek keretében gondoskodnia kell: - a szükséges nyomtatványokról, - a leltározáshoz szükséges mérőeszközökről. A leltározási bizonylatokat leltározási körzetenként kell átadni a leltározási csoportok vezetőinek. A leltárbizonylatok kitöltésénél be kell tartani a következőket: - a nyomtatványokat, mint a leltár bizonylatait tintával (golyóstollal) kell kitölteni, a leltározásnál grafit ceruza nem használható, - valamennyi rovatot ki kell tölteni, a kitöltésre nem kerülő rovatokat át kell húzni, - a leltárbizonylatokat folyamatos sorszámmal kell ellátni, - Az áttekinthetőség érdekében gondoskodni kell az olvasható szövegírásról (radírozás, kaparás, lefestés a bizonylatokon nem lehet). A javítást úgy kell elvégezni, hogy a rontott adatot egy vonallal át kell húzni, s a helyes adatot fölé írni. A javítás tényét a javítást végző aláírásával köteles igazolni, - a leltározásban közreműködők a leltározás bizonylatait aláírásukkal hitelesítik. A leltározás megkezdése előtt a leltározás vezetője köteles ellenőrizni, hogy a szükségessé vált selejtezés megtörtént-e. IV. LELTÁROZÁS VÉGREHAJTÁSÁVAL KAPCSOLATOS FELADATOK 1. A leltározás előkészítése Minden leltározás megkezdése előtt leltározási ütemterv és a leltározási utasítás készül A leltározási egységek (körzetek) kijelölése A leltározási egységeket (körzeteket) az évente elkészítendő leltározási utasítás tartalmazza. Az intézmények a leltárkörzeteiket saját hatáskörben alakítják ki. A szervezeti egységek vezetői a jobb munkaszervezés és az ellenőrzés biztosítása, valamint a leltározási munka időszükségletének csökkentése érdekében a leltározási körzeten belül alkörzeteket alakíthatnak ki. Számviteli szempontból azonban csak a leltározási körzet jelent nyilvántartási egységet Leltározási ütemterv és utasítás Elszámolóház által készített leltározási ütemterv és leltározási utasítás A leltározást megelőzően az Elszámolóház leltározási ütemtervet és leltározási utasítást készít az intézmény részére minden évben a leltározást megelőzően legkésőbb 30 nappal. A leltározási ütemtervet az Elszámolóház gazdasági vezetője az alábbi tartalommal készíti el: 15

15 - a leltározás előkészítésével, a leltárfelvétellel és értékelésével kapcsolatos összes munkafolyamat megkezdésének és befejezésének tervezett idejének meghatározása, - a leltározásba bevont eszközök és források köre, - a munkafolyamatok elvégzéséért felelős személyek megnevezése, - leltározási helyszínek megjelölése, leltározási helyszínenként a leltározás időpontjának és az adott helyszínen leltározók megnevezése. Az Elszámolóház által az intézmények részére készített leltározási utasításnak legalább a következőket kell tartalmaznia: - a leltározási egységek felsorolását, - a leltár vezetőjének személyét, - a leltározók neveit leltározási egységenként, - a leltárellenőr személyét, - a leltározás ütemtervét (naptári napokra, időpontokra lebontva), rögzítve a kezdés és befejezés időpontját, valamennyi feladat vonatkozásában, - a leltározási módját Intézmények által készített leltározási üzemterv és leltározási utasítás: Az Elszámolóház leltározási ütemterve és utasítása alapján, annak kézhezvételétől számított 3 munkanapon belül, azzal összhangban az intézmények elkészítik a saját leltározási ütemtervüket (1. sz. melléklet) (leltározás vezetője készíti) és leltározási utasításukat (2. sz. melléklet) (intézményvezetője adja ki). Az intézmények által elkészített leltározási ütemterv összeállításának a célja a leltározásra kerülő eszközök, források, illetve a közreműködő szervezeti egységek munkájának összehangolása a feldolgozás folyamatosságának, zökkenőmentességének biztosítása érdekében. A leltározási ütemtervtől csak az intézmény vezetőjének engedélye, vagy utasítása alapján lehet eltérni. A leltározási ütemtervben megjelölt leltározási körzetekben a leltározást az intézmény vezetője által kiadott leltározási utasításban kell elrendelni. Az intézmények leltározási ütemtervet és a leltározási utasítást megküldik az Elszámolóház gazdasági vezetője részére legkésőbb 10 munkanappal a leltározás megkezdését megelőzően. Az intézményi leltározási ütemtervnek és utasításnak is legalább 6.1. pontban meghatározott minimális adattartalommal kell elkészülnie. A gazdasági vezető vagy az általa meghatározott személy a kincstárnok által beküldött leltározási ütemterv és utasítás ellenőrzését követően, az Elszámolóház igazgatója jóváhagyja. Ezt követően a jóváhagyott ütemterv és utasítás az intézményegység illetékes kincstárnoka részére megküldésre kerül. Az intézményegység illetékes kincstárnoka köteles az Elszámolóház igazgatója által jóváhagyott leltározási ütemtervet, leltározási utasítást a leltározásban résztvevő személyekkel - a leltározás vezetőjével, - a leltározási körzet leltárfelelősével, - raktárossal (ha a leltározás raktárban történik), - a leltárellenőrrel - leltározóval megismertetni és megismertetési nyilatkozatot aláíratni. (1/B sz. melléklet, 2/B sz. melléklet) 16

16 1.3. Megbízólevelek: A leltározásban érintett munkatársak megkapják megbízó levelüket. (3. sz. melléklet) majd megismerik a leltározási ütemtervet és a leltározási utasítást. Ezt követően megismerési nyilatkozatot írnak alá Leltározás megkezdése előtti értekezlet: A leltározás megkezdése előtt a gazdasági vezető értekezletet tart, amelyen ismerteti a leltározás folyamatát. A gazdasági vezető által tartott értekezletet követően az intézményekben a leltározás vezetője tart értekezletet a gazdasági vezető iránymutatása alapján az intézmény sajátosságainak megfelelően. Erről jegyzőkönyv készül. (5. sz. melléklet) 2. A leltározás végrehajtása, módja 2.1 Mennyiségi felvétel - Meg kell állapítani (méréssel, számlálással, stb.) a leltározott eszközök mennyiségét, - A leltározás teljességének biztosítása érdekében: A kettős felvétel vagy a kihagyás elkerüléséért a leltározott eszközöket meg kell jelölni. A jelölés történhet: a leltárbizonylatok másolatának, vagy szelvényének a leltározott eszközre való felerősítésével, festék, zsírkréta vagy egyéb jelzés alkalmazásával, a leltározott eszköznek erre a célra elkülönített területre való átrakásával. - Ellenőrizni kell, hogy a leltározott eszköz teljes értékű-e, nem tekinthető-e elfekvő készletnek. - Meg kell állapítani a leltár felvétele és a fordulónapja közötti eszköz mozgást, ha a felvétel napja és a fordulónap nem egy napra esik. - A nagy értékű eszközök leltárfelvételi ívein nem szereplő eszközöket teljes körűen rá kell vezetni (leltárfelvételi ívek rendelkezésre bocsátása és a leltár fordulónapja közötti időszakokra vonatkozó beszerzések), meg jelölni, az állományba vétel napját. A leltárkülönbözetek megállapítása (leltárértékelés) céljából a mennyiségi felvétel adatait utólag össze kell hasonlítani az analitikus nyilvántartások adataival. 2.2 Egyeztetés Az egyeztetés a főkönyvi számláknak az analitikus nyilvántartásokkal vagy a könyvelés helyességét igazoló egyéb okmányokkal (bankkivonat, egyeztető levelek, személyi nyilvántartások, stb.) való egybevetését, összehasonlítását jelenti. Minden esetben egyeztetéssel kell leltározni a követeléseket és a kötelezettségeket, a mennyiségi felvétellel nem leltározható eszközöket és forrásokat. Egyeztetés módszere lehet: - egyeztető levél (kötelezettségekre, követelésekre): az egyeztetést annak kell kezdeményezni, ahol a követelés szerepel. A követelés, kötelezettség összegszerű elismerésére szolgáló dokumentum. 17

17 - személyes egyeztetés. Célszerű jegyzőkönyvet felvenni, vagy emlékeztetőt készíteni, az egyeztetett dokumentumokon az egyeztetés tényét, az egyezőség meglétét dátum és szignó/aláírás feltüntetésével dokumentálni. Az egyeztetett mérlegtétel mennyisége, értéke a főkönyvben, az analitikus nyilvántartásokban és a valóságban (pl. a készletgazdánál) egyező értéket mutat. - nem gazdasági kapcsolatokból származó követelések egyeztetése (pl.: helyi adó), bevallások befizetési adatainak egyeztetése, könyvelés (főkönyvi adat és analitika). - speciális egyeztetés: saját tőke, tartalékok, aktív és passzív pénzügyi elszámolások, stb. Az egyeztetés elvégzését jegyzőkönyvvel dokumentálni kell, az egyeztetést a Számviteli Osztály illetékes munkatársa, illetve a gazdasági vezető, vagy az általa megjelölt személy köteles aláírni. A leltárfelvételi bizonylatokat az abban foglalt adatok helyességének igazolása céljából a leltározóknak, a leltározási körzet felelősöknek és a leltárellenőrnek alá kell írnia. (A leltárellenőrnek csak azokat a leltárfelvételi bizonylatokat kell aláírnia, melyeket ellenőrzött) 3. A leltározandó immateriális javak, tárgyi eszközök és készletek leltárfelvételhez történő előkészítése (mennyiségi felvétel) A leltározás megfelelő előkészítésével biztosítani kell, hogy - a leltározásból eszköz ne maradjon ki, - minden eszköz csak egyszer kerüljön felvételre, - a leltározási tételek megnevezése minden ismérvet tartalmazzon, mennyisége helyes legyen. A leltárfelvétel megbízható, zökkenőmentes, gyors lebonyolítása érdekében a készleteket, valamint a tárgyi eszközöket a következő szempontok szerint kell leltározásra előkészíteni: - A készletek között egyértelműen el kell különíteni a használhatatlanná, a csökkent értékűvé és a feleslegessé vált eszközöket. - A készletek és a tárgyi eszközök között el kell különíteni azokat az eszközöket, amelyek nem az Elszámolóház, nem az intézmény tulajdonát képező eszközök, azonban tárolásuk itt történik meg. A leltározási munkák fontos része - a felvételi folyamat elősegítése és zökkenőmentességének biztosítása érdekében - a leltározandó eszközök rendezése. Ennek során minden leltározási egység területén meg kell állapítani, hogy ott milyen eszközöket leltároznak, majd elő kell készíteni azokat a leltározáshoz. Az előkészítés során gondoskodni kell - a tárolási, raktározási rend kialakításáról, - az eszközök helyes elhatárolásáról, - a saját és az idegen eszközök szétválasztásáról, megjelöléséről, - az idegen helyen tárolt eszközök számbavételéről, azokat igazoló dokumentumok meglétéről, - a munkahelyek felesleges készleteinek a raktárba való beszállításáról. Az intézmény vezetőjének gondoskodnia kell arról, hogy - a felesleges (selejtezésre javasolt) eszközök selejtezése a leltározást megelőzően legalább egy hónappal megtörténjen, - a nyilvántartások naprakészek legyenek, 18

18 - a leltárfelelős (raktáros) kötelezettségeinek teljesítését ellenőrizzék. A leltárutasítás írásban történő kiadása mellett, az évente megtartandó leltárakat megelőzően leltárértekezletet kell tartani, a leltározásban résztvevő szervezetek, illetve személyek (leltárcsoportok vezetői, tagjai és leltárellenőrei) részvételével. A leltárértekezleten a résztvevőkkel részletesen kell ismertetni a lefolytatandó leltározás ütemtervét, a leltározással kapcsolatos feladatokat, jogokat, felelősséget, továbbá a leltárbizonylatok kezelésével kapcsolatos szabályokat és határidőket. Az ott elhangzott kérdésekre a helyszínen, de legkésőbb a leltározás megkezdéséig tételesen kell válaszolni. Az értekezlet résztvevőinek aláírásával jelenléti ívet, az értekezleten elhangzottakról jegyzőkönyvet kell felvenni. A leltárértekezlet megtartásáért az Elszámolóház tekintetében a gazdasági vezető, az intézmények tekintetében az intézményvezető felelős. A leltározás előkészítése során a leltározás vezetőjének gondoskodni kell arról, hogy a mennyiségi felvétel megkezdésétől a befejezés időpontjáig folyamatosan a feladat végrehajtásához elegendő és megfelelő állapotú mérőeszköz (mérőműszer) álljon a leltározók rendelkezésére. 4. Az egyes eszközök leltárfelvételével kapcsolatos főbb tennivalók A leltározási körzet felelősök, és az eszközöket személyi kizárólagos kezelésbe vevő minden dolgozó köteles a vagyonváltozást tanúsító bizonylatok és egyéb okmányok másolatát megőrizni, és ezzel biztosítani az analitikus nyilvántartással való egyeztetést. A leltározást minden eszköz tekintetében évente végre kell hajtani Immateriális javak, tárgyi eszközökkel kapcsolatos feladatok - A nyilvántartások alapján számba kell venni a kölcsönbe és javításra adott saját vagy idegen tulajdonú tárgyi eszközök állományát. - Meg kell győződni arról, hogy a tárgyi eszközökön a leltári számok olvashatók-e. Amennyiben nem, gondoskodni kell a pótlásáról. Hiányzó számok esetén a tárgyi eszközök azonosítását a korábbi leltárfelvételi okmányok alapján kell megállapítani. - Ellenőrizni kell a tárgyi eszközök tartozékainak nyilvántartását. - A használaton kívüli vagy idegen tulajdont képező tárgyi eszközöket el kell különíteni. - Meg kell győződni arról is a leltár előkészítése, leltárfelvételi ívek nyomtatása előtt, hogy a Ft érték alatti tárgyi eszközök közül, amelyek a számlarend előírásai szerint év közben folyó kiadásként elszámolásra kerültek, nem került-e tévesen értékben a nagy értékű tárgyi eszközök között is nyilvántartásba vételre. 4.2 Immateriális javak leltárfelvétele A leltárkészítésekor az immateriális javakat az analitikus nyilvántartásokból kell a leltárba felvenni a mérleg fordulónapi értéken. A kis értékű immateriális javak leltározása mennyiségi felvétel alapján történik. 19

19 4.3. Tárgyi eszközök leltárfelvétele Az ingatlanok leltározásánál gondoskodni kell a könyvviteli nyilvántartások adatainak a földhivatali, valamint a kataszteri nyilvántartásokkal való egyeztetéséről. Mivel a gépek, berendezések, járművek nagyon sokfélék, esetenként nagy értékűek lehetnek, leltározásuk különös gondosságot igényel. Különösen figyelemmel kell lenni arra, hogy minden eszköz leltározásra kerüljön, például a tartozékok: számítógép monitorok, klaviatúrák, egerek, és arra, hogy pontosan azonosíthatók legyenek, amit az eszköz gyártási számának, leltári számának feltüntetésével kell elérni. A járművek esetében a leltározás során egyeztetni kell a motor- és alvázszámokat. A beruházások leltározása nyilvántartással történő egyeztetéssel történik, illetve az egyeztetés során meg kell győződni arról is, hogy a folyamatosan beszerzett tartozékok és más jellegű tárgyak hiánytalanul megvannak-e. Idegen kivitelező esetén a leltározásnál, amit a szállító végez, a vállalkozás megbízottja legyen jelen és a leltározásról felvett jegyzőkönyvet írja alá. Az így elkészített befejezetlen beruházás állományi leltárát kell az analitikus nyilvántartásokkal egyeztetni. A befejezetlen beruházások tényleges (nyilvántartott) állományát beleértve mind a más vállalatok, idegen kivitelezők által, a saját vállalkozásban végzett, számlázott, elszámolt munkákat, továbbá a szünetelő és leállított, valamint a műszakilag befejezett, de üzembe nem helyezett beruházásokat évenként, szükség esetén a szállító (kivitelező) bevonásával, egyeztetéssel kell leltározni. A beruházásra adott előlegeket egyeztetéssel kell leltározni. Az egyeztetést úgy kell elvégezni, hogy a vállalkozóval közölni kell a náluk nyilvántartott előleget, és fel kell kérni, hogy eltérés esetén közölje az általa nyilvántartott összeget 8 napon belül. Amennyiben a vállalkozó nem válaszol, akkor az általunk nyilvántartott összeget kell a leltárban szerepeltetni. A kis értékű tárgyi eszközök leltározása mennyiségi felvétel alapján történik Befektetett pénzügyi eszközök, illetve értékpapírok leltárfelvétele A befektetett pénzügyi eszközöket, illetve a forgóeszközök között kimutatott dematerializált értékpapírokat a nyilvántartással való egyeztetéssel kell a leltárba felvenni, a nem dematerializált értékpapírokat mennyiségi felvétellel kell leltározni. A többi befektetett pénzügyi eszközt évenként egyeztetéssel. A részesedések leltárfelvételénél el kell végezni a társasági szerződések adatainak egyeztetését az analitikus nyilvántartás illetve főkönyvi könyvelés adataival. Az adott kölcsönöknél meg kell győződni a kölcsönszerződés meglétéről, továbbá ellenőrizni kell, hogy a kölcsönt igénybe vevők adataiban, körülményeiben nem történt-e változás (pld. megszűnt, meghalt). Az Elszámolóház, illetve az intézmények befektetett pénzügyi eszközzel és értékpapírral nem rendelkeznek A készletek leltárfelvétele Mind a raktárban, mind a szabadban tárolt készleteket megfelelően elő kell készíteni, hogy a felmérés rövid idő alatt biztonsággal és zökkenőmentesen elvégezhető legyen. 20

20 Ennek elérése érdekében a leltározandó tárgyakat minőség, méret, fajta stb. szerint - a lehetőségekhez képest - egy helyre, illetve egymás mellé kell helyeztetni. A készletekre vonatkozóan olyan leltárt kell összeállítani, amely tételesen, ellenőrizhető módon tartalmazza a készleteket mennyiségben és értékben. A leltárban a készleteket készletféleségenként kell csoportosítani, a leltárban a mérleg fordulónapján meglévő készleteket kell szerepeltetni. - A raktári készletek (anyagok, áruk, termények, fűtőanyagok, tartalék alkatrészek, hulladékok, göngyölegek, félkész- és késztermékek, stb.) mennyiségét évenként mennyiségi felvétellel kell leltározni. - A munkahelyre, személyi használatra kiadott eszközöket (szerszámok, munkaruhák, stb.) évenként mennyiségi felvétellel kell leltározni. - A bérmunkára (feldolgozásra) és javításra átvett készleteket mennyiségi felvétellel évenként fel kell leltározni, és a leltárfelvétel bizonylatának másolati példányát a javítást végeztetőnek - amennyiben kéri - meg kell küldeni. - Az árukészleteket évente mennyiségi felvétellel kell leltározni. - A könyvtári állomány leltározását a 3/1975.(VIII.17.) KM-PM számú rendeletben foglalt és a mellékletét képező Szabályzat szerint kell elvégezni Követelések és kötelezettségek A követeléseket és kötelezettségeket általánosan az analitikus nyilvántartásban szereplő értékadatok alapján kell felvenni úgy, hogy a leltári nyilvántartásba felvett adatok valódiságát folyószámla egyeztetéssel kell igazolni, amelyek módszere az egyeztető levél. A devizára szóló követelések és kötelezettségek leltározását ugyancsak egyeztetéssel kell elvégezni. A követelésekről, kötelezettségekről a mérleg fordulónapjára vetítve egyeztetéssel végzett leltárt kell készíteni, mely forintértékben tételesen - adósonként és vevőnként - is ellenőrizhető módon tartalmazza a követeléseket. A leltárban a követeléseket, kötelezettségeket a mérlegben szereplő csoportosításban kell kimutatni. Az egyeztetés alapja: - vevőkkel, adósokkal szembeni követelés esetén a vonatkozó számlák és a vevők, adós visszaigazoló levele, - költségvetéssel kapcsolatos követelés esetén az adóelszámolásról szóló bizonylatok, illetve adóbevallás, - pénzintézettel szembeni követelés esetén az egyenlegek (számlakivonatok), - munkavállalókkal szembeni követelés esetén az analitikus nyilvántartások, - a hitelek, kölcsönök állományát egyeztetéssel kell elvégezni a hitelt, kölcsönt folyósító hitelintézeteknek a december 31-i állapotra vonatkozó bankkivonata, más vállalkozás, szervezet által adott kölcsön esetében a folyósító egyenlegközlő levele alapján, - a szállítókkal szembeni kötelezettségeket a leltárba (folyószámla kivonat) tételesen, szállítónként kell felvezetni. A felvett értékadatok valódiságát egyeztetéssel kell elvégezni. A mérlegbe csak egyeztetett, elismert adatok kerülhetnek. Az egyeztetés során feltárt eltéréseket a számlarendben foglaltaknak megfelelően a mérlegkészítés előtt rendezni kell. Az egyeztetés tényét jegyzőkönyvvel kell dokumentálni. 21