Felhaszna lo i ke ziko nyv

Átírás

1 Neumann Projekt és Szervezési kft. Felhaszna lo i ke ziko nyv Az EUPROMIS projekt-monitoring és dokumentumkezelési rendszer alapvető funkcióihoz Halmos Szabolcs

2 Tartalom 1. Alapvető tudnivalók Telepítés Bejelentkezés Főmenü Munkalapok felépítése Mezőtípusok Projekt-monitoring Áttekintő nézet (keresés fül) Eszköztár Tulajdonságok Fejadatok Alapadatok Megvalósítási adatok Előzmények Végrehajtók Projektszakasz helye a projektfában Részarány: Dokumentumok fül Egyéb projekt funkciók Projektek tömeges szerkesztése Projektszervezet Jóváhagyás Hierarchiamásolás Projekt értesítendők Projekt jogosultságok Szűrés Dokumentumkezelés Dokumentum feltöltése Tömeges dokumentumfeltöltés Dokumentumok áttekintő nézete Dokumentumok szűrése Dokumentumokkal végezhető műveletek...22 Verziószám 1.

3 3.6. Dokumentumtörténet Dokumentum (dosszié) értesítendők Dosszié Kapcsolódó objektumok Egyéb funkciók Excel export...27 Verziószám 2.

4 1. Alapvető tudnivalók 1.1. Telepítés Az EUPROMIS telepítő készletet az EUPROMIS ügyfélszolgálattól lehet kérni. A rendszerés hálózati követelményekről az EUPROMIS rendszerkövetelmények, rendszergazdai tudnivalók nevű dokumentumból tájékozódhatunk, a telepítést pedig az eupromisinstaller.exe futtatásával tudjuk elvégezni. A telepítéshez szükséges a felhasználónév és jelszó. Kérdés esetén keressen minket az ugyfelszolgalat@eupromis.hu címen Bejelentkezés Az EUPROMIS az asztalra kihelyezett parancsikonnal indítható. Indításkor felhasználónevez és jelszót fog kérni (amelyet az Ügyfélszolgálat küld ki ben). Első bejelentkezéskor érdemes rögtön a jelszavunkat megváltoztatni. Ezt a Technikai menüpont Jelszó módosítás opciónál tudják megtenni. Az új jelszónak legalább 10 karakterrel kell tartalmaznia, melyben szerepelnek betűk és számok is Főmenü Bejelentkezés után a főmenübe jutunk. Innen indíthatóak a munkalapok. Az ügyfélszolgálat elérhetőségei a lap alján találhatóak. 1. ábra: Főmenü Verziószám 3.

5 1.4. Munkalapok felépítése Alapvetően minden munkalapnak 3 füle van. Áttekintő nézet: ebben navigálhatunk tevékenységek között. Tulajdonságok: egy adott sor tulajdonságait tudjuk megtekintetni és módosítani. Funkciógombbal meghívható fül, amelyen a keresett sor paramétereit adhatjuk meg. 2. ábra: A munkalapok fülei 1.5. Mezőtípusok Az EUPROMIS-ban vannak kitölthető, kötelezően kitöltendő és output (módosíthatatlan) mezők. Azt, hogy egy mező milyen típusú, a háttér színe jelzi. Kék hátterűek: kötelezően kitöltendő Sárga háttér: opcionálisan kitöltendő Szürke: Output mező, nem módosítható Választómezők: amelyek felett a kurzor mellett egy kérdőjel is megjelenik. Dupla kattintással meghívható a választóablak 3. ábra: Mezőtípusok az EUPROMIS-ban 2. Projekt-monitoring A rendszer a projekteket és a hozzá tartozó tevékenységeket, projektszakaszokat fa struktúrában jeleníti meg. Minden projektsor alegységekre bontható, azokhoz egyenként különböző tulajdonságokat (minden sorhoz ugyanolyanokat) rendelhetünk. A projektfák dinamikusan bővíthetőek, átalakíthatóak. Egy projektfában alapvetően három különböző elemet különbözetünk meg: Projektgazda o A projekt tulajdonosa, kedvezményezettje o A rendszerben az a rendezési szempont, mely szerint a projektek az áttekintő nézetben megjelenésre kerülnek Top-projekt o A projektmenedzsmentben megszokott klasszikus projekt fogalom o A projektfa legfelső szintje A Projektszakasz alprojekt o A projektfa alábontása o Tevékenységcsoportokat, tevékenységeket ír le Verziószám 4.

6 A programban a találkozhatunk a projekt, alprojekt, projektszakasz szóhasználattal, melyek minden esetben ugyanazt jelentik: a projektfa egy sora. Alapvetően minden sor ugyanolyan tulajdonságokkal rendelkezik, melyekről részletesebben a Tulajdonságok fejezet alatt olvashat. A projekt munkalap a főmenüből nyitható meg a projekt gomb lenyomásával Áttekintő nézet (keresés fül) 4. ábra: Főmenü eszköztár Az áttekintő nézet három részből áll: eszköztár, projektfa, táblázat. 5. ábra: Projektek áttekintő nézet A baloldalon, a fában projektgazdák szerinti rendezettségben találhatóak meg azok a projektfák (projektsorok fába rendezve), amelyeket a felhasználó a jogosultsági beállításánál fogva láthat (vagy írhat). A fában bármely projektsorra kattintva a Verziószám 5.

7 táblázatban megjeleníthető a hozzátartozó projektág (egy projektsor és annak alábontása, al-projektjei). A táblázatban megjelenítjük az egyes sorokra vonatkozó legfontosabb adatokat. Ezekre a tulajdonságokra szűrhetünk is a fejléc alatt található szűrőmezőbe írva. Az egyes tulajdonságok alapján rendezhetjük a sorokat a megfelelő fejlécre kattintva. A megjelenített tulajdonságok között találjuk az Utolsó dokumentum csatolási dátumát, amely azt mutatja meg mikor volt utoljára az adott sorhoz dokumentum csatolva. A táblázatban két féle színjelöléssel is találkozhatunk: A sorszínezés a projektszakasz készültségi szintjére utal, míg a jelzőlámpák színe a terv és tény dátumok viszonyát mutatja. Erről részletesebben a Megvalósítási adatok alfejezetben olvashat. A táblázat alapértelmezésben csak azt az utolsó három projektfát jeleníti meg, amelyekben utoljára dolgoztunk Eszköztár A táblázat és fa felett található az eszköztár, amelynek gombjai segítségével az alábbi műveletek végezhetőek. Új alprojekt: Új sort hoz létre az alá a projektszakasz alá, amelyen éppen állunk. Az új projektszakasz örökli felettese néhány tulajdonságát. Frissítés: az adott ikonra kattintva a rendszer újra lekéri az adatbázisból az adott szűrési (és rendezési) feltételek alapján a projekteket. Törlés: a gomb megnyomásával a kiválasztott projekt törölhető a rendszerből. Az ikonra kattintás után egy párbeszédablak kéri a törlés megerősítését. Csak Projekt menedzser szerepkörrel aktív. Másolás: A kijelölt projektet és annak al-projektjeit vágólapra helyezi. Beillesztés: A vágólapra helyezett projekteket (és azok al-projektjeit) beilleszti a kijelölt projektsor alá a megjelölt tulajdonságokat is lemásolva. Részletesebben lásd a hierarchiamásolás fejezetet. Dokumentumok: Megnyitja a projektszakaszhoz, projektághoz vagy a teljes projektfához kapcsolódó dokumentumokat. Jóváhagyás: Jóváhagyja az adott projektsort és azok alprojektjeit. Lásd a jóváhagyás című fejezetet. Lezárás: Lezárja és módosíthatatlanná teszi a projektsort és azok alprojektjeit. Lásd a Lezárás fejezetet. Értesítendők: Megnyitja a projekt értesítendők munkalapot. Részletekért lásd az értesítések fejezetet. Gantt: A táblázat tartalmát megnyitja a Gantt diagram formájában. Verziószám 6.

8 Excel Export: A táblázat tartalmát excel táblázatba exportálja Tulajdonságok Bármely sorra kétszer kattintva átléphetünk a módosítás fülre, ahol a projektszakasz részletes adatait tekinthetjük meg és szerkeszthetjük (ha írási jogunk van az adott projektsorhoz). A tulajdonságok fül alapvetően két részre oszlik: Fejadatok (a mindig látható részen megjelenő adatok), illetve a gyerekadatok, amelyek az alfüleken találhatóak Fejadatok 6. ábra: Projekt munkalap - részletes tulajdonságok Ezek az adatok bármely alfül kiválasztása esetén láthatóak Projekt név: Alapértelmezésben az újonnan létrejövő alprojekt megörökli a felettese nevét, ezt kell értelemszerűen átírni. Típus: Az egész projektfára érvényes tulajdonság, mely a projekt jellegét írja le. ID: A sor egyedi azonosítója, automatikusan adja a rendszer (output mező). Ebből az értékből többnyire kikövetkeztethető a sor helye a fában. Lezárt: Kijelölőnégyzet, amely a lezárt projektek esetén be van pipálva. Erről részletesebben a lezárás fejezetben olvashatunk. Az ezen kívüli adatok úgynevezett gyerekadatok és a munkalap módosítás fülének alfülein találhatóak Alapadatok Ezen a fülön az adott projektszakaszra, feladatra vonatkozó információkat adhatunk meg. Itt tudunk határidőket, felelőst, készültséget kapcsolni az adott sorhoz, valamint a szakasz többi szakaszhoz való viszonyát is itt lehet meghatározni. Verziószám 7.

9 Megvalósítási adatok Neumann Projekt Kft. Legfölül a dátumokat három szinten adhatjuk meg (terv, várható, tény). Készültségi szintet adhatunk meg (százalékos értékben) egy-egy projektsornak, ilyenkor a készültségi dátum kitöltése is kötelező. Egy projekt a megvalósítási (dátumok, készültség, költség) adatait alapértelmezetten az alatta lévő projektek értékéből számolja. Ezt szabályozni tudjuk a számítandó jelölőnégyzetek átkattintásával. Ugyanakkor, ha egy sor alá létrehozunk egy alprojektet, ez az érték automatikusan bejelöltre vált. Egy felettes projektsor kezdő dátuma attól függ, hogy alprojektjei közül melyik kezdődik legkorábban, befejezés dátumát pedig az, hogy alprojektjei közül melyik fejeződik be utoljára. 7. ábra: Megvalósítási adatok felfele aggregálódnak A lejjebb beállított (minimális) részarányok fogják meghatározni, hogy egy alprojekt mekkora mértékben felelős felettese készültségi értékéért. Színkódok Az EUPROMIS áttekintő nézetében kétféle jelöléssel találkozunk, ha a projektek jóváhagyottak. A jelzőlámpák azt jelzik, hogy a tény és terv dátumok milyen viszonyban állnak egymással, illetve a jelen idővel. 8. ábra: Jelzőlámpák A sorok színe pedig a készültségi szint függvényében változik. Ha egy szakasz készültségi szintje 0 százalék, akkor piros, 0 és 100 százalék között kék, 100 százalékos szint esetén zöld. Ha egy projekt lezárt és készültsége nem 100 százalékos, akkor sötét szürke hátterű lesz. Verziószám 8.

10 Előzmények 9. ábra: Sorszín-jelölések Azon projektszakaszok, melyeknek be kell fejeződniük, mielőtt az adott szakasz elkezdődhet. Az itt meghatározott előzményeket csak a terv és várható dátumok veszik figyelembe. Megelőző(ke)t úgy adhatunk meg, ha a sárga mezőbe kétszer kattintunk, és kiválasztjuk a listából a megfelelő projektet. Ha egy projektszakaszhoz megelőzőt rendelünk, akkor a terv adatok szintjén enged inkonzisztens adatokat megadni, de ezt sárga a kritikus dátummezőkben és a sort sem engedi jóváhagyni. A várható értékeknél egy előzmény projekt befejező dátuma automatikusan eltolja követőjének kezdődátumát (azért csak itt, hogy egy esetleges elgépelésnél a terv adatokban ne borulhasson fel a teljes ütemterv). 10. ábra: Összecsúszások kezelése a függőségben lévő projekteknél A függőségi viszonyokat áttekinteni legkönnyebben úgy tudjuk, ha a projektfáról Gantt diagramm-ot kérünk le (az áttekintő nézetből indítható funkció segítségével) és bekapcsoljuk a kapcsolatok megjelenítését Végrehajtók Ebben a mezőben tudunk egy projektsorhoz felelőst rendelni. A végrehajtó vagy végrehajtó helyettese mezőkbe kétszer belekattintva felugrik egy választómező, amelyben azon személyek közül válogathatunk, akik a Projektszervezet fülön (a top projektnél) egy adott szervezeti egységhez hozzá lettek rendelve. Itt találhatóak a jóváhagyási adatok is (ha a projekt nem jóváhagyott, akkor ezek a mezők üresek). Ha egy projektet jóváhagynak, akkor a végrehajtó mező módosíthatatlanná válik. (részletesebben lásd a jóváhagyás fejezetet) Projektszakasz helye a projektfában Verziószám 9.

11 Felettes (al)projekt: Az a sor, amely alatt a projektszakasz megtalálható. Megváltoztatásával, a projekt (és az alatta lévő hierarchia) áthelyezhető egy másik sor alá. Top projekt, projektgazda: A top projekt, amely alá sor tartozik, és a projektgazda, amely alá a top projekt tartozik. Sorrend: A vele egy szinten lévő projektek közül hányadikként jelenik meg a fában. Ha kitöltött, akkor automatikusan előbb jelenik meg, mint azok a sorok, ahol nem adtunk meg semmilyen éréket. Érdemes lyukat hagyni két egymást követő projektnél, hogy később be lehessen illeszteni közéjük mást is. Ezt a sorrendet az áttekintő nézet rendezés funkciója felülírhatja Részarány: A felettes projekt készültségi százalékágából mekkora részt tesz ki. Output mező, nem változtatható, a program automatikusan számolja. A minimum részaránnyal határozhatjuk meg, hogy legalább mekkora részben határozza meg felettese készültségét. Példa: Ha egy projektsornak két alprojektje van, melyek közül az egyiknek a minimum részaránya 75%, a másiké 25% és a készültség a 75%-osnál 100%, a másiknál 0%, akkor a felettes készültsége 75%-os lesz Dokumentumok fül Itt találhatóak a projektszakaszhoz kapcsolódó dokumentumok és itt tudunk a szakaszhoz dokumentumot csatolni. Erről részletesebben lásd a Dokumentumkezelés fejezetet Egyéb projekt funkciók Projektek tömeges szerkesztése Lehetőségünk van egyszerre akár több projektsor adatait is szerkeszteni, ha például aktualizálni szeretnénk az ütemtervet, vagy egyszerre több projektszakasz státuszát szeretnénk lejelenteni. A projekt munkalapon a szerkesztés gombra kattintva felugrik a Projekt tömeges szerkesztés munkalap, ahol azon projektsorok adatait tudjuk egyszerre szerkeszteni, amelyeket a gomb lenyomásakor a táblázat tartalmazott. 11. ábra: Projektadatok tömeges szerkesztése A tömeges szerkesztésnél kiválaszthatjuk, hogy milyen jellegű adatokat akarunk szerkeszteni, míg a többit elrejthetjük, hogy ne zavarjanak. Verziószám 10.

12 12. ábra: Projektek tömeges szerkesztése A táblázatban a sárga mezők szerkeszthetőek a fehérek nem. Ha egy mező nem szerkeszthető, akkor az a következő okokból adódhat: Top projekt Nincs jogosultsága a felhasználónak Az adat számítandó A projekt jóváhagyott, így bizonyos adatai nem változtathatóak Projektszervezet A top projekt tulajdonság fülén elérhető a projektszervezet al-fül, amelyen a munkát végrehajtó személyek csoportosított listája található. Ezt a listát az ügyfélszolgálat készíti a projektmenedzser által benyújtott adatbekérők alapján. Az itt megjelölt személyeket lehet az egyes soroknál végrehajtónak jelölni. A projektszervezet szereplőiről kontaktlista készíthető az eszköztáron található Kontaktlista funkció segítségével Jóváhagyás 13. ábra: Kontaktlista Jóváhagyni egy projektfát, projektágat, vagy projektszakaszt a projekt-munkalap áttekintő nézetéből tudunk a Jóváhagyás funkció segítségével Ez az opció csak a projektmenedzsment szerepkörű felhasználók számára aktív. Egy sor jóváhagyásával az összes alatta lévő sor jóváhagyott válik. Verziószám 11.

13 14. ábra: Jóváhagyás Egy projektsor jóváhagyásával módosíthatatlanná válnak a végrehajtók és a terv adatok. Ezért érdemes itt az aláírt, elfogadott ütemezésben, útvonaltervben foglaltakat rögzíteni. Ha változik, akkor a projektmenedzser visszavonhatja a jóváhagyást és átírhatja. Jóváhagyáskor a rendszer megvizsgálja, hogy a beállított függőségeknek megfelelnek a terv dátumok, és ha nem, akkor meghiúsítja a műveletet. Az egyes projektsorok végrehajtói automatikus értesítést kapnak a jóváhagyásról Hierarchiamásolás Egy fastruktúra minden elemével és tulajdonságával átmásolható egyik sor alól egy másik sor alá. Beállítható, hogy milyen tulajdonságok másolódjanak, így akár a kapcsolódó dokumentumok is átcsatolhatók vagy átmásolhatóak. Egy projektsoron állva nyomjuk le a másolás gombot (vagy a ctrl-c billentyűkombinációt). Ezzel vágólapra helyeztük a projektet (a vágólap egy külön ablakban megjelenik). Egyszerre több projekthierarchiát is vágólapra helyezhetünk. Ezután álljunk rá arra a projektsorra, amely alá be szeretnénk másolni a vágólapra helyezett hierarchiákat és nyomjuk le a beillesztés (vagy a ctrl-v billentyűkombinációt). Ekkor felugrik a hierarchiamásolás varázsló, ahol beállíthatjuk, hogy milyen tulajdonságokat hozzon át a forrás projektből a másolatba Projekt értesítendők A projekt értesítendők funkció lehetővé teszi, hogy a rendszerben történt eseményekről levélértesítést kapjanak azon személyek, akik erre feliratkoznak. Ezeket az értesítéseket naponta egyszer küldi ki a rendszer. A levelekben az értesítéstípust függvényében az szerepel, hogy mely projekttel vagy dokumentummal, milyen esemény történt. Az összetartozó eseményeket a rendszer egy levélben küldi ki. Értesítés típusok Értesítéstípusnak az alábbiak választhatóak: Értesítés dokumentumfeltöltésről: Ha feliratkozunk rá, akkor levelet kapunk az adott alprojekthez feltöltött dokumentumokról. Projekt várható kezdő időpontja 3 nap múlva esedékes: Levelet küld azokról a projektekről, amelyek 3 napon belül várhatóan elkezdődnek. Értesítés megjegyzésről: Levelet küld, ha egy alprojekt sor megjegyzés mezője megváltozott. Ezt használhatjuk dokumentumok bekérésére vagy adott projektsorokkal kapcsolatos témák megvitatására. Verziószám 12.

14 Használat Azokat a személyeket és projektszervezeti egységeket írathatjuk fel értesítendőnek, akik a projektszervezet tagjaként lettek megadva. Minden felhasználó azokhoz a sorokhoz állíthat be értesítést, amelyet láthat és írhat. Ennek lépései a következpek: Álljunk rá arra a projektsorra, amelyhez értesítést szeretnénk rendelni. Ha egy teljes projektághoz szeretnénk értesítést rendelni, akkor annak legfelső projektjére álljunk Az eszköztáron kattintsunk az Értesítendők gombra A felugró Projekt értesítendők ablakban nyomjuk le az Új sor gombot. Válaszuk ki az értesítés típusát és az értesítendő személyt vagy projektszervezeti egységet. Ha PSzE-t választunk, akkor a csoport minden tagja megkapja az értesítést. Delegálás: Ha egy teljes projektághoz szeretnénk feliratkozni értesítendőként, akkor elsőként iratkozzunk fel az ág legfelső projektjére, majd mentsünk. Ezután a menüsoron a Delegálás gombot lenyomva tudjuk hozzáadni magunkat projektsor alatt található többi alprojekthez Projekt időráfordítások Az időráfordítások funkció segítségével a projektszervezet tagjai lejelenthetik milyen tevékenységgel mennyi időt töltöttek. Egy időráfordítás sorban megadható, hogy Ki? Csak a projektszervezet tagjai kiválaszthatóak Mikor? Csak mai és korábbi dátumok választhatóak Mivel? Mely alprojekttel Mennyi időt töltött? órában megadva Gyorsrögzítés A munka lejelentése legegyszerűbben a munka a projekt munkalapon a gyorsrögzítés gombbal indítható. Ezt az eszköztár Időráfordítás panelján találjuk. Verziószám 13.

15 A gomb lenyomása után felugrik egy ablak, ahol megadhatóak az időráfordítás sor adatai. Alapértelmezésben kitöltött a személy és a dátum, így a munkaidő megadásával már elégségesen kitölthető a form. Fontos, hogy egy alprojekthez, egy dátumra, egy személyhez csak egyetlen sor rögzíthető. Több tevékenységet különböző alprojektekhez érdemes rögzíteni, hogy az időráfordítások jól elkülöníthetőek legyenek egymástól. Karbantartás Az Időráfordítás panel Karbantartás gombját lenyomva megjelenik az Időráfordítások áttekintő nézete. Itt azok a sorok szerepelnek, amelyek ahhoz a projektághoz vannak csatolva, amelyen éppen állunk. Ezekről a sorokról itt excel exportot készíthetünk, amelyből akár a projekt teljes élettartamára vonatkozó kimutatások nyerhetőek ki Projekt jogosultságok Jogosultságot egy projektszakaszhoz alapvetően négy-féleképpen kaphat egy felhasználó az EUPROMIS-ban. Manuálisan: Ebben az esetben az ügyfélszolgálat a jogosultsági mátrix alapján egyenként ad írási vagy olvasási jogot az egyes felhasználóknak. Automatikusan öröklés szerint: Egy újonnan létrejövő projektszakasz automatikusan megörökli a felettesében beállított (automatikus és manuális) jogosultságokat. Automatikusan végrehajtónak vagy végrehajtó-helyettesnek jelölés szerint: Ha egy adott személyt végrehajtónak vagy végrehajtó-helyettesnek jelölünk, akkor a személyhez tartozó felhasználó automatikusan módosítási jogot kap a projekthez. Automatikusan módosítási jogosultságot kap a projekt-szakasz létrehozója is. Ebből már látható, hogy egy projektszakaszhoz kétféle jogosultsága lehet egy felhasználónak: módosítási (írási) és megtekintési (olvasási, láthatási..). Verziószám 14.

16 A következőkben le fogom írni, hogy az egyes szerepköröknél egy felhasználóra vonatkozóan mit jelent a módosítási jog. Az olvasási jogosultság minden szerepkör esetében azt jelenti, hogy a projekt-szakasz összes adatát és a hozzácsatolt dokumentumokat olvasni tudja, módosítani nem. Dokumentumkezelő: Módosítási joggal dokumentumokat tud módosítani és rögzíteni. Nem rögzíthet és nem módosíthat projektszakaszokat. Projekt munkatárs: Módosítási joggal a projektszakasz minden tulajdonságát tudja változtatni, dokumentumcsatolásokat is törölhet. Ha egy projekt jóváhagyott, akkor a terv adatokat (dátumok, költség, mennyiség) és a végrehajtót nem tudja változtatni. Rögzíthet új projekt-sort, de nem törölhet. Projekt menedzser: Módosítás joggal minden projektszakaszt módosíthat, a hozzátartozó dokumentumokkal együtt. Jóváhagyási és jóváhagyás visszavonási jogosultsága van. Projektszakasz lezárási jogosultsága van. Projekt-sort rögzíthet és törölhet (csak olyat, amihez módosítási joga van). Projekt szponzor: Mindent láthat, semmit nem írhat Szűrés Ha szűkíteni szeretnénk a megjeleníteni kívánt sorok számát és nagyjából vagy pontosan tudjuk, hogy mely sorokkal szeretnénk dolgozni, akkor szűrünk. Erre van egy egyszerűbb lehetőség (fejlécszűrés) valamint egy összetettebb (részletes szűrés). 15. ábra: Fejléc szűrés az EUPROMIS-os táblázatokban A fejlécszűréshez csak a táblázatok fejlécein található szűrőmezőbe kell beütnünk a megfelelő feltételt majd az enter gombot lenyomva az áttekintő nézet már csak az ezeknek megfelelő sorokat fogja mutatni. Itt egyszerre akár több megjelenített tulajdonságra is tudunk szűrni. A szűrőfeltételek megadásával a jobb oldalon lévő fa listává alakul, hiszen a fának nem minden eleme fog megfelelni a feltételnek, így abban lyukak maradnának. Ez alól kivétel a ha projektgazdára, vagy top-projektre szűrünk (ezt a részletes tulajdonságoknál tudjuk megtenni). Verziószám 15.

17 A részletes szűréssel ugyanakkor sokkal összetettebb feltételeket is megadhatunk. Lehetőségünk van Összetett szűrőfeltételek megadására Relációk kezelésére (kisebb-nagyobb,mint ; korábbi-későbbi, mint ) Feltételek felsorolás-szerű megadására Addicionális szűrőfeltételek használatára Szűrési feltételek mentésére. A szűrés fül az eszköztáron található szűrő gombbal hívható meg. 16. ábra: Szűrés fül az áttekintő nézet eszköztárán Ezen a fülön megtalálható az összes adat, amelyet a módosítás fülön megadtunk, és bármely tulajdonsághoz értéket megadva ezekre szűrni is tudunk. 17. ábra: Szűrés fül A táblázat oszlopai: Adatmező: Az mező, amelyben a megadott értéket keresi a program. a=a: Kisbetűt és nagybetűt megkülönbözteti-e. Ha a checkbox be van pipálva, akkor a reláció alapértelmezetten a beírt érték előfordul a mezőben értéket veszi fel. Verziószám 16.

18 Reláció: Azt adja meg, hogy a megadott érték, milyen relációban állhat a mező tartalmával. Felsorolás: Ha több elemet is felsoroltunk a jobb oldalon, akkor automatikusan az eleme értéket veszi fel. A nem eleme érték csak a megadott feltétel(eke)t hagyja ki a listából. Érték: Az az érték, amit a mezőben keres a program. Jobb oldalon: Egyszerre akár több értéket, (azoknak akár alsó és felső határát) is megadhatunk egyszerre. Új sort a le gomb megnyomásával adhatunk hozzá. 18. ábra: Szűrés- funkciógombok Funkciógombok Szűrés: szűrőfeltételek aktiválása Új szűrés: az összes megadott szűrőfeltétel törlése Sor törlése: a kiválasztott adatmezőhöz megadott szűrőfeltételek törlése Elmentett feltételek: egy korábban elmentett szűrőfeltétel-csomag kiválasztása Feltétel mentése: A megadott szűrőfeltételek mentése Verziószám 17.

19 3. Dokumentumkezelés 3.1. Dokumentum feltöltése Az EUPROMIS projekt-monitoring és dokumentumkezelési rendszerben a dokumentumoknak legalább egy projektszakaszhoz kell tartozniuk. Ezért a dokumentumokat projektszakaszokon keresztül töltjük fel. Első lépésben válasszuk ki a projektsort, melyhez rögzíteni kívánjuk a dokumentumot! Azoknál a projektsoroknál, amelyekhez már van dokumentum feltöltve az Utolsó dokumentum oszlopban egy dátum látható (az utolsó dokumentum csatolás dátuma). 19. ábra: Projekt munkalap áttekintő nézete A kiválasztott projektsorra kétszer kattintva átlépünk a módosítás fülre, ahol a projektsor részletes adatait találjuk. A dokumentum fület választva megtekinthetjük a hozzá csatolt dokumentumokat, illetve lehetőségünk nyílik új dokumentumo(ka)t is csatolni. Verziószám 18.

20 20. ábra: Projekt munkalap tulajdonságok - dokumentumok fül A képen is jelölt új gombra kattintva felugrik a dokumentum munkalap, ahol a feltöltendő dokumentumhoz tartozó adatokat adhatunk meg, amely a későbbi visszakereshetőséget és a hatékony dokumentum-menedzsmentet segíti. 21. ábra: Dokumentum munkalap A feltöltéshez a következő adatokat kell megadnunk (a kék mezők kötelezően kitöltendőek): Fájl neve: A mezőbe kétszer belekattintva felugrik egy windows-os fájlválasztó ablak. Itt tudjuk megadni, hogy mely dokumentumot szeretnénk feltölteni. Funkció: Szintén választóablak. A mezőbe kétszer kattintva válasszuk ki a dokumentumot leginkább jellemző funkciót. Típus: A rendszer automatikusan tölti ki a fájl formátum alapján. Státusz: Dokumentumok nyomon-követésére használatos állapotjelölés. Azoknál a dokumentumoknál érdemes használni, ahol a dokumentum életútja fontos. Pl: Verziószám 19.

21 Szerződések, teljesítési igazolások, számlák. Vigyázat: a Jóváhagyott és Sablon státuszú dokumentumok nem módosíthatóak. Dosszié: A dosszié dokumentumok összekapcsolására szolgáló tulajdonság. Ha üresen hagyjuk, akkor a dokumentum új dossziét fog képezni (és a dokumentum nevét fogja viselni). Kétszer a mezőbe kattintva ugyanakkor kiválaszthatunk egy már létező dossziét és ebbe belehelyezhetjük a feltöltendő dokumentumot. A dosszié tartalmát későbbiekben a dosszié fülön egyben meg tudjuk tekinteni. Név: Alapértelmezésben a fájl neve (kiterjesztés nélkül). Ugyanakkor lehetőségünk van az adott dokumentum más nevű megjelenítésére a rendszerben. Ezzel nem veszítjük el azt a lehetőséget, hogy akár fájlnévre is kereshessünk a későbbiekben Tömeges dokumentumfeltöltés Lehetőségünk van egyszerre akár több dokumentumot is egyszerre feltölteni a rendszerbe. Erre akkor lehet szükség, ha például egy szerződést és mellékleteit szeretnénk a rendszerben tárolni (olyan dokumentumokat, melyeknek leíró adatai hasonlítanak). Ezt szintén a projekt munkalapról indítva tudjuk megtenni egy már csatolt dokumentum mintájára. 22. ábra: Tömeges dokumentumfeltöltés a projekt munkalapról A projekt munkalapon ráállunk (egy kattintással) a megfelelő mintadokumentumra és a Több új vagy a Több új dossziéba gombok valamelyikére nyomunk. A Több új dossziéba gombbal a dokumentumok automatikusan a mintadokumentum dossziéjába töltődnek. Fontos: Mivel a feltöltendő dokumentumoknak nem adjuk meg egyenként a leíró adatait, így a mintadokumentum bizonyos leíró adatait fogják megörökölni (funkció, státusz) Dokumentumok áttekintő nézete Verziószám 20.

22 A rendszerbe feltöltött dokumentumok áttekintő nézetét a projekt munkalap Dokumentumok gombjával tudjuk megjeleníteni. Lenyitva a menüt, kiválaszthatjuk, hogy csak az adott projektsor (projektszakasz dokumentumai), az adott projektsor és alegységeinek dokumentumait (projektág dokumentumai), a teljes projektfa dokumentumait (Teljes projekt dokumentumai) akarjuk megjeleníteni. 23. ábra: Dokumentumok áttekintő nézete Bármelyikre kattintva a dokumentum munkalap áttekintő nézetét fogjuk látni funkciók szerint rendezve. A legfelső Minden dokumentum funkcióra kattintva megjeleníthetjük az összes sort egy listában. 24. ábra: Dokumentumtár áttekintő nézete Az egyes funkciók hierarchiába vannak rendezve (baloldalon). Bármelyikre kattintva megtekinthetjük, milyen dokumentumok találhatóak az adott funkcióhoz rendelve. A legfelső, Minden dokumentum sorra kattintva pedig megjeleníthetünk minden szűrőfeltételnek megfelelő dokumentumot egy listában, függetlenül attól, hogy milyen dokumentum-funkcióhoz vannak rendelve. Innen az egyes dokumentumok két kattintással nyithatóak meg Dokumentumok szűrése Ha sok dokumentumot jelenítünk meg egyszerre, érdemes lehet egyéb szűrőfeltételeket is megadni, hogy gyorsabban megtaláljuk a keresett dokumentumot. Verziószám 21.

23 Erre több lehetőségünk is van: Egy részről használhatjuk az oszlopok tetején elhelyezett szűrő mezőket. Itt a megfelelő oszlopba írjuk be azt az értéket, aminek megfelelő dokumentumsort keresünk. Ha a dokumentum nevére vagy azonosítójára keresünk például, akkor biztosan ez a leggyorsabb módja annak megtalálására. A dokumentumok tartalmában nem tud keresni a program. 25. ábra: Oszlopszűrés A másik lehetőség, hogy részletes szűrés funkciót használjuk, amelynél több szűrőfeltételt adhatunk meg egyszerre. Itt olyan tulajdonságok alapján is kereshetünk, amelyek az áttekintő nézetben nem jelennek meg. A funkció az eszköztárról indítható. 26. ábra: Dokumentum munkalap eszköztár szűrés A gombot lenyomva megjelenik a lehetséges szűrőfeltételeket felsoroló nézet, ahol meg tudjuk adni, hogy milyen tulajdonságú dokumentumokat akarunk megjeleníteni. A legtöbb szűrőfeltételt (státusz, szerző ) választómezőből kiválasztva is megadhatjuk, míg másokat kézzel lehet csak beírni (pl.: leírás). A dokumentumokat jellemző bármely tulajdonság szerint szűrhetünk. Ha több feltételt is megadunk, akkor a szűrőfeltételek és jelleggel adódnak össze, tehát csak a minden megadott feltételnek megfelelő dokumentumokat fogja megmutatni a rendszer. A szűrés gombra kattintva aktiválhatjuk a szűrőfeltételeket és tekinthetjük meg az annak megfelelő dokumentumokat Dokumentumokkal végezhető műveletek 27. ábra: Dokumentum szűrés Egy a rendszerbe feltöltött dokumentummal többféle műveletet végezhetünk. Megtekinthetjük, módosíthatjuk, más projekthez csatolhatjuk, akár ki is cserélhetjük. Ezeknek műveleteknek a dokumentum történetben nyoma marad, onnan a korábbi verziók is visszakereshetőek. Verziószám 22.

24 Ehhez először nyissuk meg a dokumentum munkalapot. 28. ábra: Dokumentumokkal végezhető műveletek A jobb oldalon található műveletek az alábbiakat jelentik: Megtekintés: Az adott dokumentum megnyílik a Windows által a formátumhoz rendelt programban. (pl.:.doc-ot a word nyit meg,.xls-t a az excel). A fájlban végzett változtatásokat a rendszer nem menti. Szerkeszt: Az adott dokumentum megnyílik a Windows által hozzárendelt programban. A dokumentum a szerkesztés idejére elvitt állapotúra válik (lásd lejjebb). A változtatások mentve lesznek, melyet indokolnunk is kell (változtatás indoklása mező). Indoklás nélkül a változtatások nem menthetőek. Letölt: A fájlt lokálisan menti a felhasználó gépére. Ekkor lehetőségünk van a dokumentumot elvitt állapotúnak jelölni. Ez meggátol minden elvivőn kívüli felhasználót a rekord szerkesztésében. (megtekinteni és lementeni továbbra is tudják majd.) 29. ábra: elvitt állapot Visszahoz: Egy másik verziójú fájlt rak az aktuális helyére. Ha a dokumentum elvitt állapotú, akkor erre csak annak van lehetősége, aki az adott dokumentumot elvitte. Lehetőség van a dokumentumok korábbi verzióinak visszakeresésére és megtekintésére. Elvitel visszavonása: Az elvitt állapotú dokumentum szerkesztés nélküli visszahozása. Csak az teheti meg, aki az adott dokumentumot elvitte. Másolás: Lehetőségünk van egy dokumentumot akár több projektsorhoz is hozzácsatolni. Erre akkor lehet szükség, ha egy dokumentumot több helyen is logikus megjeleníteni (például PEJ-hez gyűjtjük a releváns számlákat). A csatolásra felajánlás gombbal a dokumentum belekerül a csatolásra felajánlott dokumentumok ablakba. Verziószám 23.

25 Akár több dokumentumot is felajánlhatunk csatolásra ugyanezzel a módszerrel (egyenként). Ezután a projekt munkalap áttekintő nézetében válasszuk ki azt a projektsort, amelyhez csatolni szeretnénk a felajánlott dokumentumot. A projektbe belelépve válasszuk a dokumentumok fület. A csatolásra felajánlott dokumentumok ablakban álljunk rá arra a rekordra, amelyet a kiválasztott projektsorhoz kívánunk csatolni, majd nyomjunk a Becsatolás vagy Másolat csatolása gombra attól függően, hogy az adott rekordot vagy annak másolatát szeretnénk itt megmutatni. Becsatolás után a dokumentumok már innen is elérhetőek lesznek. Fontos: Ha az eredeti dokumentumot csatoljuk ide, akkor a rekorddal történt változtatások attól függetlenül fognak megjelenni mindkét helyen, hogy azokat a változtatásokat melyik projektsoron keresztül végezték. Ha másolatot csatoltunk be, akkor azzal új rekord keletkezett, amelynek innentől saját életútja van, az eredeti rekordtól függetlenül. Azt, hogy egy dokumentum mely projektsorokhoz van becsatolva a kapcsolódó objektumok fülön tudjuk megtekinteni (lásd lejjebb) Dokumentumtörténet A dokumentumtörténet fülön megtekinthetjük, hogy ki, milyen műveleteket végzett az adott dokumentummal, milyen indoklással. A korábbi verziókat is innen tudjuk előhívni, ha az adott verzióra kétszer kattintunk. 30. ábra: Dokumentumtörténet 3.7. Dokumentum (dosszié) értesítendők Egy adott dossziéhoz tartozóan megadhatunk értesítendőket. Így a rendszer a megadott személyeknek t fog küldeni az adott értesítési szintnek megfelelően. Ehhez az Verziószám 24.

26 értesítések fülön kattintsunk az Új gombra, majd kattintsunk kétszer a személyek mezőbe, hogy a választómezőből kiválaszthassuk, hogy kinek menjen az értesítés. 4 féle, egymásból épülő értesítési szintet különböztetünk meg, ahol a legfelső már tartalmazza az alatta lévőket is. (tehát ha megtekintés szintet állítunk be, akkor is megy levél pl. módosításról) Megtekintés: Levél megy, ha a dosszié egy elemét megtekintették (nem ajánlott). Módosítás: Levél megy, ha a dosszié egy eleméből új verzió jött létre. Új felvitel: Levél megy, ha a dossziéba új dokumentumot töltöttek. Törlés: Levél megy, ha a dosszié egy elemét törölték. 31. ábra: Dosszié értesítendők 3.8. Dosszié A dosszié a dokumentumok összekapcsolására szolgáló tulajdonság. Ha feltöltéskor nem választunk mást, akkor minden dokumentum külön dossziét képez. Ha azonban egy dossziéban több dokumentum is található, úgy ezen a fülön tudjuk azokat megtekinteni. Bármelyikre kétszer kattintva átugorhatunk a másik dosszié elem rekordjára. Verziószám 25.

27 32. ábra: Dosszié Egy dokumentumot bármikor áthelyezhetünk egy másik dossziéba, kivéve, ha a dokumentum már egy olyan dossziét képez, amelyhez lettek más dokumentumok helyezve (nem lehet dosszié a dossziéban). Ezt úgy tudjuk megtenni, hogy az áthelyezni kívánt dokumentum dosszié mezőjébe kétszer kattintunk és kiválasztjuk az új dossziét Kapcsolódó objektumok Ahogy arról már korábban írtunk egy dokumentum több projektsorhoz is tartozhat. Ezen a fülön tudjuk megtekinteni, hogy az adott dokumentum mely projektsorokhoz van hozzácsatolva. Itt a projekt nevére kétszer kattintva megtekinthetjük a projektsort. Lehetőség van továbbá innen is több dokumentumot feltölteni. A dokumentumok ahhoz a projekthez lesznek csatolva, amely soron éppen állunk a gomb lenyomásakor. Verziószám 26.