A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése

Átírás

1 A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelése Intelligens Települések Országos Szövetsége Közhasznú Egyesület kiadványa Készült az e-írástudásért Közhasznú Alapítvány közreműködésével Budapest 2008

2 Kiadja az Intelligens Települések Országos Szövetsége Közhasznú Egyesület 1106 Budapest, Fehér út Felelős kiadó: dr. Mester László Szerkesztő: Decker András Lektor: Németh Pál ISBN

3 5 A kiadvány szerzői Barsi András kereskedelmi vezető Microsec Számítástechnikai Fejlesztő Kft. barsi@microsec.hu, www. microsec.hu dr. Berta István Zsolt K+F és folyamatszervezési igazgató Microsec Számítástechnikai Fejlesztő Kft. istvan.berta@microsec.hu, www. microsec.hu Berta Zsolt levéltári igazgató GDL General Document Line Iratkezelő és Ügyvitelszervező Zrt. gdl@gdl.hu, Király Zoltán fejlesztési igazgató CERTOP Termék- és Rendszertanúsító Ház Kft. kiraly.zoltan@certop.hu, www. certop.hu dr. Kissné dr. Szabó Krisztina osztályvezető Önkormányzati és Területfejlesztési Minisztérium Kormányzati Iratkezelési Felügyeleti Osztály szabo.krisztina@otm.gov.hu Kovács Gábor műszaki igazgató Docuscan Dokumentumkezelő Kft. kovacs.gabor@docuscan.hu, Kun Éva főtanácsadó Montana Információtechnológiai és Kommunikációs Zrt. kun.eva@montana.hu, www. montana.hu Mehlhoffer Viktor rendszerintegrációs osztályvezető Professzionál Informatikai Zrt. mehlhofferv@professzional.hu, www. professzional.hu

4 6 Mihalics Gábor vezető programozó Professzionál Informatikai Zrt. www. professzional.hu Miski Zoltán DMS üzletágvezető E-Group Magyarország Zrt. www. egroup.hu Nagy Kálmán igazgatóság elnöke GDL General Document Line Iratkezelő és Ügyvitelszervező Zrt. Puskás Zsolt ügyvezető igazgató netteam Magyarország Zrt. www. netteam.hu Szabó Attila ügyvezető XLNT Consulting Informatikai és Ügyviteli Tanácsadó Kft. Szittner Károly kormányfőtanácsadó főosztályvezető MEH Elektronikus Kormányzati Központ Gazdálkodási és Szabályozási Főosztály Ziaja Zsolt ügyvezető MAZE Informatikai Szolgáltató és Tanácsadó Kft.

5 7 Előszó Tisztelt Olvasó! Az e-írástudásért Közhasznú Alapítvány célja az információs társadalom fejlesztésének, megvalósításának, a digitális Gutenberg korszak működtetésének támogatása. Ebből a szempontból meghatározó szerepe van az egyes települések elektronikus önkormányzati tevékenységének, amelyek tényleges szolgáltatásaikon túlmenően a digitális demokrácia letéteményesei, valamint a civil szféra aktivitásának katalizátorai is lehetnek. Az Intelligens Települések Országos Szövetsége Közhasznú Egyesület 1999-es megalakulásától kezdve egyik fő célkitűzésének tekinti az elektronikus közigazgatás, ezen belül is az elektronikus önkormányzati működés fejlesztésének, megvalósulásának támogatását, az elért eredmények megismertetését. Ennek érdekében, az ITOSz az e-írástudásért Közhasznú Alapítvány közreműködésével kiadvány sorozatot indít, mellyel a szakma legaktuálisabb kérdései elméleti és gyakorlati vonatkozásainak, problémáinak és eredményeinek bemutatása mellett a civilek és a közfeladatot ellátó szervek új minőségű kapcsolattartását is elő kívánja segíteni. Ennek a terveink szerint On-line hivatal címen megjelenő sorozatnak az első kötetét tartja kezében az olvasó. A világban már több évtizedes múltra tekint vissza az informatika és telekommunikáció, valamint a gyakran elfelejtett, ezért sokszor a jó törekvések meghiúsulását is eredményező szervezés összehangolt alkalmazásával fejlesztett információs társadalom modell és annak különböző kiterjedésű területeken, különböző elméleti, szakmai hátterű tényleges megvalósulása. Jelen van, körülvesz, látjuk előnyeit, érezzük hátrányait és tudjuk, milyen fontos kihívás számunkra. Fontos és jelentős, hiszen a szakemberek mellett már a politikusok is állandóan az

6 8 ezen a téren tapasztalható lemaradásunkra hívják fel a figyelmet, az ebből eredő versenyképességet kívánják növelni gazdasági és társadalmi kihívásaink megvalósítása érdekében. Ezt a törekvést a maga sajátos eszközeivel a magyar civil társadalom és ezen belül Egyesületünk és együttműködő partnerünk, az Alapítvány is képes és akarja is támogatni! Nagy jelentőségű, példa értékű kezdeményezésnek tarjuk kötetünk tárgyának, a közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény létrejöttét, hiszen sok más hazai kezdeményezéstől eltérően annak bevezetését olyan tanúsított szoftver termékekhez köti, amelyek kidolgozására előzetesen már megfelelő fórumokon nyilvánosságra hozott, szakmailag kiérlelt eljárások, ajánlások kerültek kidolgozásra. Törekedtünk arra, hogy az iratkezelési rendszer bemutatása mellett ismertessük az alkalmazás környezeti kérdéseit is. Bízunk benne, hogy kiadványunk hozzájárul sok sikeres alkalmazás létrehozásához. Budapest, február Dr. Mester László az ITOSz elnöke

7 9 Tartalom Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés...11 Dr. Kissné Dr. Szabó Krisztina: A közfeladatot ellátó szervek egységes iratkezelését szabályozó törvény aktualitásai és megvalósítási lehetőségei...58 Szabó Attila: 15 GVOP e-ügyintézési projekt bevezetésének sikere és hatása Puskás Zsolt: Iktató, Ügyiratkezelő Rendszer bevezetése projekt esettanulmány Miski Zoltán: Az E-Group minősített elektronikus iratés dokumentumkezelő rendszere edox.gov.portal Mehlhoffer Viktor és Mihalics Gábor: A Professzionál Informatikai Zrt. GovSys Integrált Önkormányzati rendszerének bevezetése Budapest XXI. kerület Csepel Önkormányzatánál Kovács Gábor: Dokumentum-digitalizálás a gyakorlatban Berta Zsolt és Nagy Kálmán: Iratrendezés, irattárolás és ezek előkészítése Dr. Berta István Zsolt és Barsi András: Hiteles elektronikus iratok készítése elektronikus aláírás segítségével Kun Éva: A Rendszerető rendszerező az államigazgatástól a privát iparig...234

8 10 Király Zoltán: A közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazandó iratkezelési szoftverek tanúsítása, tapasztalatai, lehetőségei Ziaja Zsolt: BM rendelet és ISO Minõsített iratkezelési szoftverek...288

9 11 Tanúsított szoftverek (2008. február 1-jei állapot) Szittner Károly Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés A közigazgatás fejlődési pályája a Weber-i bürokráciától a szolgáltató államig decemberében a Kormány megvitatta és elfogadta az e-kormányzat Stratégia és Programtervet, azt a munkaprogramot, mely a hazai elektronikus kormányzás alapjainak megteremtését tűzte ki célul. Az elmúlt években a stratégia hat átfogó program mentén indult a megvalósítása. e-alapinfrastruktúra e-szabályozás e-hatékonyság e-szolgáltatások e-kultúra EU integráció A stratégia elfogadását követően a megvalósítás két oldalról is megerősítést kapott. Egyrészt az EU tagállamok 2003-ban jelentős gyakorlati előrelépést tettek az elektronikus kormányzás kiépítése terén, ami a csatlakozásra váró országok számára is jelentős hajtóerőt jelentett saját elektronikus kormányzati szolgáltatásaik kiépítésére. Ennek hatására év elején a stratégia kiegészült az EU által elvárt 20 szolgáltatás fejlesztésével. Másrészt az EKK koordinációjával megalakult az Elektronikus Kormányzat Operatív Bizottság (EKOB), ami a Kormányzati Informatikai

10 12 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés Egyeztető Tárcaközi Bizottsággal (KIETB) együttműködve a kezdetben elsősorban az EKK erőforrásaira támaszkodó stratégiát a központi közigazgatás valamennyi intézményére kiterjesztette. Az EKK az e- Kormányzat Stratégia céljaival összhangban ösztönözte és koordinálta az egyedi intézményi informatikai stratégiák fejlesztését, belső szabványok és ajánlások kidolgozásával támogatta az intézményi fejlesztéseket. Ugyanakkor az egyedi elektronizált hivatali eljárások, szolgáltatások kidolgozása alapvetően az érintett intézmények feladata maradt. A stratégia átfogó kezelését az e-kormányzati átalakulási mátrix szemlélteti a legjobban. Az átalakulási mátrix köti össze a szükséges változások által érintett államigazgatási területeket és azokat a képességeket, értékeket, melyeket az elektronikus kormányzat kiépítése során a kormány el akar érni: Elektronikus működés Hatékony kormányzás Tudásalapú működés Ügyfél orientáltság Esélyegyenlőség Demokratikusság és átlátható működés EU együttműködés A kiépíteni kívánt képességek újdonságuk folytán nagy kihívást jelentenek a hazai államigazgatás minden szervezete számára. Megvalósításuk a kormányzat részéről jelentős innovációs elkötelezettséget igényel. Eredményükként hatékonyabb, az EU pán-európai szolgáltatás rendszerébe illeszkedő nemzeti kormányzás jöhet létre. Ez a blokk az EKK kezdeményezésére elindított e-kormányzat Stratégia és Programterv megvalósításának előrehaladását az átalakulási mátrixban meghatározott hat átfogó program mentén tekinti át.

11 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 13 Online Hatékony Tudásalapú Ügyfélorientált Szociális Demokratikus EU kompatibilis Szabályozás és eljárások e-szabályozás Infokommunikációs infrastruktúra Tartalom és szolgáltatások Kultúra és egyéni tudás Intézményrendszer és együttműködés e-alapinfrastruktúra e-hatékonyság e-kultúra e-szolgáltatás EU Integráció 1. ábra e-kormányzat Stratégia és Programterv témáinak összefüggése A cikk keretében bemutatom az előrehaladást az eredeti célokkal öszszevetve és összefoglalom a (közel)jövő legfontosabb feladatait. Áttekintem az akciótervet, a legnagyobb kihívásokat és elért eredményeket hazai és nemzetközi kontextusban. A hazai közigazgatás elektronizálásának útja, lehetőségek korlátok e-alapinfrastruktúra Az kormányzati működés on-line hozzáférhetőségének megteremtése alapfeltétele a korszerű, szolgáltató közigazgatásnak. Az e-kormányzat Stratégia első kiemelt programja ezért a hazai on-line kormányzás infrastrukturális alapjainak megteremtését tűzte ki célul. A program a kormányzati működés több területét érinti a fizikai infrastruktúrától a tartalmak és szolgáltatások fejlesztésén keresztül az intézményrendszeri együttműködésig. A program megvalósítása sikeres volt az elmúlt években. Az egyik legnagyobb eredménye, hogy kiépült az EKG és több mint 1200 intéz-

12 14 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés ményi telephely csatlakozott hozzá. Várhatóan nemsokára a teljes kormányzati intézményi kör csatlakozik a közös infrastruktúrához, és növekszik a kiszolgált önkormányzatok száma is. Az intézményi kör bővítésével párhuzamosan, a folyamatos fejlesztések eredményeként az EKG a régió egyik legfejlettebb és legbiztonságosabb országos lefedettségű kormányzati hálózatává vált (a kapcsolódott szervezetek számát tekintve már Európa második legnagyobb hálózata). Az EKG folyamatos kiépülése mellett a legfontosabb eredmény, EKG hogy az állampolgárok számára egységes információs felületet biz- Központi tosító kor- Portál Rendszer Ügyfélkapu (KR) mányzati portál 2001-es létrehozása után a kormányzattal való kommunikáció lehetőségét megteremtő Ügyfélvonal ügyfélkapu beindulása 2005-re. Az internetes kommunikáció mellett létrejött az állampolgárok telefonon történő tájékoztatását egységes módon megvalósító ügyfélvonal (kormányzati ügyféltájékoztató központ) is. Az EKG a hozzá kapcsolódott kormányzati intézményekkel, a kormányzati portál, az ügyfélkapu és az ügyfélvonal és ezek szolgáltatásai a szolgáltatásaik igénybevételével nyújtott szolgáltatásokkal együtt képezik az on-line kormányzati szolgáltatásokat nyújtó központi rendszert (KR). Annak érdekében, hogy a szolgáltatások fejlődésével a kialakított központi rendszer meg tudjon felelni a legmagasabb, a 4. szolgáltatási szintnek tovább kell bővíteni a rendszert egy átfogó elektronikus fizetési szolgáltatással.

13 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 15 e-szabályozás A program indulásakor 2003-ban a hazai jogszabályi környezetben kettős kihívást jelentett az e-kormányzat megjelenése. Egyrészt, a szolgáltató állam, mint politikai célkitűzés a hagyományosan ügyközpontú államigazgatási gondolkodással szemben az ügyfelet és annak kiszolgálását helyezte a középpontba, és ily módon új szemléletet hozott. Másrészt, az elektronikus eljárásrend megvalósítása több, tartalmilag új jogszabály megalkotását igényelte. Az e-szabályozás Átfogó Program célja az ügyfélközpontú és az elektronikus ügyintézést támogató közigazgatási eljárási törvény kialakítása, valamint az ügyintézés eljárásrendjeinek tisztázása volt. Tekintettel arra, hogy a stratégia eredeti célja az elektronikus ügyintézésnek a hagyományossal egyenrangúvá tétele volt, a program az alaptörvények meghozatala tekintetében, kifejezetten sikeresnek minősíthető november 1-jétől elvi oldalról az a kivétel, ha valamit nem lehet elektronikusan is intézni. A jogi szabályozás azonban önmagában csak szükséges, de nem elégséges feltétele az elektronikus ügyintézésnek, így természetesen még igen sok, és sokirányú tennivalónk van az elektronikus ügyintézés, a szolgáltató közigazgatás gyakorlati megvalósulásáig. Közigazgatási Hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CLX tv. Az e-szabályozás program egyik jelentős eleme volt, hogy a program indulásakor december 12-én a Kormány 1126/2003-as határozatában elfogadta az e-kormányzat Stratégia és Programtervet. A stratégia jól áttekinthetően bemutatja azokat az átfogó célokat, melyek a szolgáltató állam kialakításának folyamatában az on-line kormányzás fejlesztését vezetik.

14 16 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés A stratégia és a Ket. elfogadása mellett egyik legnagyobb eredmény a törvényekhez kötődő végrehajtási rendeletek kialakítása. Ezek közül a legfontosabbak a következők: Elektronikus ügyintézés általános szabályai 193/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet; A közigazgatási hatósági eljárásokban alkalmazható elektronikus aláírás 194/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet; Informatikai biztonsági és együttműködési követelmények 195/2005. (IX. 22.) Korm. rendelet; Központi elektronikus szolgáltató rendszer és a kapcsolódó rendszerek biztonsági követelményei 84/2007. (IV. 25.) Korm. rendelet; A központi elektronikus szolgáltató rendszer 182/2007. (VII. 10.) Korm. rendelet. Az elektronikus információszabadságról szóló évi XC törvény A másik meghatározó feladat a közigazgatás által összegyűjtött sok esetben személyes adatokat is tartalmazó nyilvántartások, és általában a közigazgatás tevékenységét mutató dokumentumok hozzáférési lehetőségeit szabályozó jogszabálycsomag elfogadása volt. E szabályozással eleget tettünk az Európai Unió A közszféra információinak további felhasználásáról szóló irányelve előírásai többségének, de még maradtak nyitott kérdések, elsődlegesen a további felhasználás körére, lehetőségeire vonatkozóan. Az Adatvédelmi tv. erről nem szól, ám a közérdekű adatok terjesztése alkotmányos jog. Értelmezési kérdés, hogy a terjesztés joga miképpen viszonyul a továbbfelhasználás egyes különösen nyereségérdekelt eseteihez; értelmezhetők-e ezen esetek úgy, mint amelyek a közérdekű adatok terjesztésének alkotmányos jogának körébe esnek, vagy sem. Remélhetően a következő időszak jogalkotása ebben a kérdésben is ad további támpontokat.

15 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 17 e-hatékonyság A Kormányprogram kiemelt területe a hatékony kormányzás kialakítása. Az elektronikus alapú szolgáltatások önmagukban hordozzák annak a lehetőségét, hogy a kormányzati működés hatékonyabb legyen, ezzel lehetőséget adva az erőforrások jobb kihasználására. Az internetes szolgáltatások egyik legnagyobb előnye, hogy mind a közigazgatás, mind az állampolgárok részéről csökkenhet az ügyintézésre fordított idő. Emellett a papíralapú működéssel szemben, az elektronikus működés lényegesen csökkenti az adatlapok hibás kitöltésének veszélyét, ezáltal csökkenti az egy ügyre eső közigazgatási ügykezelési időt és ennek következtében a költségeket. Önmagában azonban az elektronikus közigazgatás lehetősége nem teremt hatékonyságjavulást. Sőt, az elektronikus és a hagyományos papíralapú ügyintézés párhuzamos megléte dupla költséggel is járhat. Magyarországon a hatékony elektronikus közigazgatás egyik legnagyobb akadálya a közigazgatáson belüli kiszolgáló (back-office) rendszerek fejletlensége. A terület fejlesztése jelentős invesztíciót igényel mind az elektronikus ügyintézés folyamatainak kialakításában, mind az informatikai rendszerek fejlesztésében és a rendszerek egységesítésében. Ugyanakkor a fejlesztések politikai elfogadtatása akár központi, akár helyi szinten elég problematikus feladat, hiszen látszólag a kormányzat, önkormányzat saját magára költ jelentős összeget. Holott nem erről van szó, pusztán a hatékonyabb ügyintézéshez először rendet kell tenni, működőképességet kell biztosítani. Az e-kormányzás kiépülése és bevezetése a Kormányprogramban meghatározott célok elérését nagymértékben tudja támogatni. Az e-hatékonyság átfogó program célja, hogy kezdeményezéseivel támogassa: az EKG-hoz kötődő innovációs fejlesztések gazdaságos megvalósulását, az intézményi kiszolgáló rendszerek informatikai fejlesztését és egységes standardok és infrastrukturális megoldások kialakítását.

16 18 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés Az EKG fejlesztéséhez kötődő beruházások legtöbbje nagy innovációés beruházásigényű infokommunikációs fejlesztés. Annak érdekében, hogy a kormányzat folyamatosan biztosítsa a megfelelő színvonalú fejlesztéseket, szükséges a piaci szféra bevonása a programok finanszírozásába. Ennek érdekében áprilisában az EKG fejlesztésére és üzemeltetésére kísérleti jelleggel lényegében PPP (Public Privat Partnership) alapú együttműködés jött létre. A pályázaton nyertes konzorcium a saját szolgáltatásainak eladása érdekében jelentős összegű beruházásra is vállalkozott. A tapasztalatok megfelelő hasznosításával tovább bővíthető a következő években a hasonló együttműködések köre. Az intézményi kiszolgáló informatikai fejlesztéseket illetően az APEH és az okmányirodai beruházások emelkednek ki. Ezek eredményeként 2005 végére mindkét intézményrendszerben megteremtődtek az elektronikus ügyintézés alapfeltételei. Az APEH esetében a szolgáltatások legtöbb esetben már teljesen elektronizáltak, így az ügyfelek magas színvonalú kiszolgálása mellett nagymértékben hozzájárulnak a hatékony működés kialakításához és a megnövekedett adatforgalom kezeléséhez. A szolgáltatások magas arányú igénybevétele két tényezőre vezethető vissza. Egyrészt a vállalkozások számára komoly kockázatot és feszültséget vállalva 2007-től gyakorlatilag teljes körűen kötelezővé tették az elektronikus adatszolgáltatást. Másik oldalról viszont az APEH meg is keresi azokat az adózókat, aki nem kötelezettek, és már mutattak bármiféle aktivitást az elektronikus ügyintézés területén (letöltött és beküldött bevallások). Számukra nem is küldik már ki a nyomtatott bevallási lapokat bár azok továbbra is ingyenesen hozzáférhetőek. Ez önmagában is jelentős költségmegtakarítás. Az okmányirodai rendszerek egyelőre az ügyek interneten történő elindítását teszik lehetővé. Itt két komoly az informatikán részben túlmutató akadály jelentkezik, egyrészt az okmányirodák ellenérdekeltsége, hiszen az elektronikusan teljes körűen elintézett ügyek után nem kapnak normatívát, másrészt a valós idejű elektronikus fizetés még várat magára a kincstár felkészülésének szükségessége miatt.

17 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 19 Az EKK a fenti kiemelt intézményrendszeri fejlesztések támogatása mellett megkezdte az egységes standardok és informatikai megoldások kialakítását, ezzel is támogatva az elektronikus szolgáltatások hatékony kiépülését. E téren a legutóbb megvalósult fejlesztés a biztonságos üzenetkezelést szolgáló biztonságos elektronikus dokumentumkezelő szolgáltatás (BEDSZ) amely megbízható harmadik személyként hitelesen tanúsítja mind az ügyfelek, mind a hivatalok számára a dokumentum küldésének, befogadásának időpontját, illetve tartalmának megváltoztathatatlanságát. e-szolgáltatások Az internetes szolgáltatások kialakítása az ügyfélközpontú szolgáltató állam egyik fontos végterméke. Az e-kormányzás (itt az angolszász terminológiának megfelelően a kormányzás fogalmába az önkormányzatok működését is bele kell érteni) legfontosabb célja, hogy magas színvonalú, egyszerűen és az állampolgárok számára kényelmesen, a nap 24 órájában elérhető szolgáltatásokat nyújtson. Az e-szolgáltatások Átfogó Program legfontosabb célja, hogy ügyfélbarát, mindenki számára hozzáférhető és hátrányos társadalmi csoportokat is támogató kormányzati szolgáltatási portfoliót alakítson ki. Az eredeti 1126/2003. (XII. 12.) Korm. határozatban az e-szolgáltatások Átfogó Program két fő terület fejlesztését tűzte ki célul. Az egyik, az éves szinten a kormányzati tranzakciók mintegy negyedét kitevő adóbevalláshoz kötődő szolgáltatások internetes elérhetőségének biztosítása, a másik, az állampolgárok által a leggyakoribb személyes megjelenést igénylő okmányirodai szolgáltatások elektronikus ügyindításának kiépítése év elején az e-szolgáltatások Átfogó Program céljai és működési területe bővült az EU által elvárt 20 szolgáltatással. Ezáltal 17 kormányzati intézményben kiemelt stratégiai célkitűzés lett az e-kormányzat Stratégiában rögzített feladatok teljesítése.

18 20 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés A húsz, (hazai gyakorlatban 27) kiemelt szolgáltatás elejére a következő fejlettségi szintet érte el: 4.szint (kétirányú kommunikáció): 5 szolgáltatás 3.szint (elektronikusan beküldhető): 2.szint (letölthető nyomtatványok): 13 szolgáltatás 9 szolgáltatás A teljes körű on-line szolgáltatások kiépülésének egyelőre gátja az elektronikus eljárások díjának valós idejű befizetését és ellenőrzését lehetővé tevő rendszer hiánya, valamint egyes, a dokumentumok hitelességét különös súllyal kezelő eljárásokban az elektronikus aláírás széleskörű elterjedésének elmaradása. A kialakított szolgáltatásokat a kormány a kormányportálon teszi egységesen elérhetővé. A kormány célja, hogy az egységes portál segítségével egyszerűen és gyorsan juttassa el az állampolgárokhoz az őket érintő kormányzati és államigazgatási információkat közepén közel 400 szolgáltatás és mintegy ezer űrlap, formanyomtatvány érhető el a kormányzati portálon. Az ügyintézési lehetőségek mellett 176 közszolgáltatással kapcsolatos tájékoztató ill. információkereső szolgáltatás valamint mintegy 1000 ügyleírás érhető el a portálon. Újszerű kezdeményezés a portálhoz akkreditált fórumszolgáltatás, amely a demokratikus véleménynyilvánítás közvetlen lehetősége. A következő évek egyik legfontosabb feladata a szolgáltatási portfolió bővítése az EU páneurópai szolgáltatásaival összhangban, valamint a teljes körű on-line szolgáltatások arányának növelése. A teljes körű elektronikus ügyintézést támogató szolgáltatásokat célzó program sikere alapvetően azon múlik, hogy az állampolgárok milyen mértékben tudnak, kívánnak élni az e-kormányzat adta lehetőségekkel. Ezért kiemelten fontos, hogy az újonnan kialakuló szolgáltatások azon túl, hogy lehetővé teszik az ügyek elektronikus intézését, a szolgáltató állam koncepciója értelmében valódi, az ügyfelek igényeire reflektáló szolgáltatások legyenek. Mivel a szolgáltatások indulása november 1. volt, még nem lehetett valóban általánosítható információkat nyújtó adatokat össze-

19 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 21 gyűjteni az állampolgári érdeklődésről. Ugyanakkor előrevetíthető, hogy a szolgáltatások továbbfejlesztése mellett a következő évek egyik fontos feladata lesz az állampolgárok felkészítése és IKT tudásuk növelése annak érdekében, hogy készek legyenek, az e-kormányzat nyújtotta szolgáltatások igénybe vételére. látogatottsági átlag Átlag egyedi látógató Átlag oldalletöltés Január Február Március Április Május Június Július Augusztus Szeptember Október November December Január Február Március Április Május Június 2. ábra A kormányzati portál látogatottsága e-kultúra Ahogy azt az előző címek bemutatták, év végére létrejöttek az elektronikus kormányzáshoz szükséges alapinfrastruktúra elemei. A szabályozás terén megszülettek a szolgáltató állam és az ügyfél-centrikus államigazgatást meghatározó törvények. A kormányzati intézmények csaknem mindegyike képes elektronikus úton információkat szolgáltatni és vannak olyan intézmények, akik vagy saját weblapjukon, vagy a központi rendszer segítségével teljesen vagy részlegesen elektronizált szolgáltatásokat képesek nyújtani. Összefoglalva, valamilyen szinten létrejött a szolgáltató állam valamennyi alapeleme. Az egyes területek továbbfejlesztése, az infrastruktúra és a szolgáltatások bővítése mellett az alapvető kérdés, hogy mi-

20 22 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés lyen lesz az így kialakított, alapjaiban megreformálódó államigazgatás. Ez az intézmények hivatalnokain, vezetőin és az őket összefogó szervezeteken, intézményeken múlik. Az e-kormányzat program tervezésekor jelentős ellenállásra számítottunk a status quo fenntartása érdekében. Az előzőekben tárgyalt valamennyi átfogó program eddigi megvalósítása jelentős szemléletváltást igényelt a fejlesztésbe bevont szervezetek személyek részéről. Az elmúlt évek munkája az alapok lerakásával kezdődött. Ezt az úttörő munkát, jellemzően azok a legvállalkozóbb, leginnovatívabb személyek, szervezetek vezették, akik eredetileg is elkötelezettséget éreztek az elektronikus kormányzás iránt. Ahhoz, hogy a program az elkövetkezendő években a teljes közigazgatáson belül teret nyerjen és biztosítsa a hatékony, tudásalapú kormányzást, ill. az ügyfelek számára a hagyományos ügyintézés helyett az egyszerűbb, gyorsabb, felhasználóbarát szolgáltatások kiépítését, meg kell nyerni a közigazgatás vezetőit, motiválttá kell tenni a hivatalnoki állományt, és gyakorlattá kell tenni az intézmények közti együttműködést. EU Integráció Az EU Integráció a stratégia egyik fontos átfogó programja, de jelentős hajtóerő is a hazai e-kormányzat fejlesztésében és az elektronikus szolgáltatások kialakításában óta folyamatos a kapcsolat kiépítése, fejlesztése EU infrastruktúrájával, szervezeteivel és intézményeivel. Ennek keretében a hazai kormányzati szervezetek között szélessávú kapcsolatot biztosító EKG 2004-ben kapcsolódott a TESTA-hoz, (Trans-European Services for Telematics) majd megindult a kormányzati gerinchálózaton levő szervezetek csatlakozása a TESTA szolgáltatási rendszereihez. Az EKK és az IHM részt vett a meghatározó európai e-kormányzati fejlesztéssel foglalkozó bizottságok munkájában. Tagjai vagyunk az eeurope és az IDABC irányító testületeinek, valamint részt veszünk az

21 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 23 új típusú európai e-kormányzati együttműködés alapjait lerakó Európai Interoperabilitási Keretrendszer, EIF munkáiban. Az EIF az évtized végére olyan átfogó, az EU valamennyi tagországára kiterjedő pán-európai szolgáltatásrendszer kialakítását tervezi, melyben az EU kormányzatai azonos szemantika (fogalmi rendszer) mentén képesek a teljes körű egymás közti kommunikációra, valamint az EU állampolgárai minden országban közös európai Ügyfélkapun léphetnek az egységes uniós kormányzati szolgáltatói felületre. Az uniós politikák ezáltal a következő évek hazai e-kormányzati programjai számára is jelentős hajtóerőt biztosítanak. Az elmúlt években tapasztalatot szereztünk az unió tudásbázisának kiaknázásában. Az I. Nemzeti Fejlesztési Tervben, (NFT I.) jelentős összegek kerültek meghatározásra a hazai e-közigazgatási beruházások támogatására. Ezek az összegek, bár túlnyomórészt rendeltetésszerűen használták fel, a megfelelő központi koncepció, az együttműködést meghatározó keretek hiányában nem hasznosultak megfelelően. A már elindult NFT II, a tervek szerint még átfogóbban és rendszerszerűen fogja a hazai e-kormányzati fejlesztéseket támogatni. Ugyanakkor, a következő évek fontos feladata, hogy miközben aktív, és a hazai on-line szolgáltatások kiépülése folytán egyre teljesebb körű szereplői leszünk a formálódó európai uniós e-kormányzati keretrendszernek, szerezzünk tudást és tapasztalatot külső finanszírozás bevonására a Közösségi Politikák megvalósulását támogató programokból hazai e-kormányzati fejlesztések megvalósítására. A közigazgatási eljárási törvény új megoldásai az elektronikus ügyintézés érdekében Az on-line ügyintézés egyenértékűvé vált a hagyományos ügyintézéssel

22 24 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés Az információhoz való hozzáférés mellett a hagyományos ügyintézést szabályozó jogszabályi környezet megváltoztatásával kellett lehetővé tenni, hogy az on-line ügyintézés lehetősége megillesse az állampolgárokat. Az e-kormányzat Stratégia elkészítésekor az érvényes szabályozás legfontosabb hiányossága az volt, hogy az elektronikus ügyintézés mint alapeset hiányzott a közigazgatási eljárásrendből, csak külön kegyként, az egyes intézmények, jogalkotók kegye alapján fordult elő. A évi CXL. törvény, amely a közigazgatási hatósági eljárások, és szolgáltatások általános szabályairól szól (Ket.), alapvető céljai között szerepel, hogy az elektronika és az informatika korszerű eszközeinek alkalmazásával csökkenjenek az ügyfelekre háruló eljárási terhek. A Ket. kimondja, hogy a közigazgatási hatósági eljárások elektronikus úton is gyakorolhatók. Alapelvi szinten biztosítja az állampolgárok számára az elektronikus ügyintézéshez való jogot. Az intézmények törvény, kormányrendelet, valamint önkormányzati rendelet rendelkezései alapján kaphatnak felmentést az elektronikus ügyintézés bevezetése alól. Az elektronikus eljárás egyenrangú lett a hagyományos eljárásokkal. Tagország - A Közigazgatás EU közigazgatás EU Állampolgár Tagország - B Közigazgatás Ket. 8. (1) A közigazgatási hatósági eljárásban az egyes eljárási cselekmények törvény, kormányrendelet és önkormányzati rendelet eltérő rendelkezése hiányában, jogszabályban meghatározott módon, elektronikus úton is gyakorolhatók. Törvény az elektronikus ügyintézést az ügyek vagy egyes eljárási cselekmények meghatározott körében kötelezővé teheti, vagy megtilthatja.

23 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 25 A Ket. meghatározza, hogy a központi közigazgatás a KR felhasználásával érhető el, amelyhez az önkormányzatok és más szervezetek is csatlakozhatnak. Ket. 8. (2) a hatóságok az ügyfelek hatékonyabb tájékoztatása, ügyintézésük elősegítése érdekében elektronikus tájékoztató szolgáltatásokat működtetnek. A központi közigazgatás elektronikus ügyintézése és szolgáltatásai a Központi Rendszeren (KR) keresztül érhetők el, amelyhez az önkormányzatok és más szervezetek csatlakozhatnak A Ket. szabályozása nemcsak a mintegy 6000 központi közigazgatási és 2000 önkormányzati ügy elektronikus intézését tette elvileg lehetővé az állampolgárok számra (sajnos a tényleges helyzet ennél lényegesen rosszabb), hanem előírja, hogy az ügyintézésnél a jogszabállyal rendszeresített nyilvántartásokban fellelhető adatokat a hatóságnak kell beszereznie. A Ket. ezzel elvileg jelentősen csökkenti az állampolgárok ügyintézési terheit, és megváltoztatja az eddigi ügyintézési szokásokat. Ez a változás azonban még korántsem ment végbe, a hatóságok a legtöbb esetben a törvényi kötelezés ellenére az ügyfelet küldözgetik a különféle dokumentumokért, aki erre saját jól felfogott érdekében vállalkozik is, hiszen a mai gyakorlat szerint az adatok még nem hozzáférhetően on-line, azaz gyakorlatilag egy-egy adat beszerzése akár 30 nappal is meghosszabbíthatja az ügyintézést. A Ket november 1-jei életbe lépésével jogilag 8000 közigazgatási ügytípus on-line intézését tette lehetővé. A Ket. által az állampolgárok részére biztosított jelentős szabadság, hogy megválaszthatják az ügyintézés módját, jelenleg több ágazatban és intézményben az ágazati szabályozások, az e-munkafolyamatok kialakításának hiánya miatt egyelőre még nem érvényesül. A következő évek feladata, hogy a törvények végrehajtását szolgáló ágazati rendeletek, az on-line lehetőséget tartalmazó ügyleírások teljes körűen elkészüljenek. Az ágazati szabályozások és ügyleírások elkészítése az EKK részéről biztosítandó ajánlásokkal, best practice adatbázisok összeállításával gyorsítható fel. Emellett az Államreform Ope-

24 26 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés ratív program keretében folyó folyamat-felülvizsgálat adhat támpontot a munkához. Az azonosításról A közigazgatási hatósági szolgáltatások, de ennél szélesebb körre kitekintve a közszolgáltatások jelentős része elsősorban az ún. tájékoztató szolgáltatások nem igénylik a felhasználó azonosítását: azokat a felhasználók név nélkül, anonim módon vehetik igénybe. A hatósági eljárások túlnyomó résznek igénybevételéhez és ez igaz a hatósági és egyéb közszolgáltatások egy részére is az ügyfélnek valamilyen mértékben és hitelességgel azonosítania kell magát. Mindez igaz mind az ügyek hagyományos, tehát személyesen vagy papíron történő intézésére, mind pedig az elektronikus úton történő ügyintézésre is. A hatósági ügyek ügyfelei lehetnek természetes és jogi személyek, ill. jogi személyiséggel nem rendelkező szervezetek. Mivel ez utóbbi két ügyféltípus képviseletében is minden esetben természetes személy jár el, ezért a továbbiakban elsősorban a természetes személyek azonosításával foglalkozunk, és az ügyfél alatt természetes személyt, ill. képviselőt értünk. A személy hitelességének (entity authentication) fogalmát meg kell különböztetni az adat (vagy dokumentum) hitelességének (data authentication) fogalmától, amelyet az adat sértetlenségének és eredetének bizonyosságaként értelmezünk. Általánosságban a Ket. nem foglalkozik magának az ügyfél-azonosításnak és -hitelesítésnek a módjával, legfeljebb csak azt határozza meg, hogy az egyes eljárási cselekményeknél az ügyfél milyen adatait kell rögzíteni. A hagyományos ügyintézés esetében az ügyfél-azonosításnak és -hitelesítésnek már kialakult gyakorlata van, viszont az elektronikus ügyintézés teljesen új kihívást jelent a közigazgatás számára, ezért a Ket. részletesen szabályozza az elektronikus ügyfél-azonosítás és -hi-

25 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 27 telesítés lehetséges módozatait. További részleteket határoz meg a Ket. két végrehajtási rendelete a 193/2005. (IX. 22.) és 194/2005. (IX. 22.) kormányrendeletek. A hagyományos ügyintézés során az ügyfél kérelmét írásban (esetleg személyesen szóban) terjeszti elő. Az azonosítás/hitelesítés vonatkozásában két fő típussal találkozunk. Az egyik esetben elegendő, hogy az ügyfél a kérelemben azonosítja magát, és a kérelmet aláírja. Ilyenkor a hatóság elhiszi az állított azonosságot: nincs aláírás mintája, ezért le sem tudná ellenőrizni az aláírást. Ilyenkor az aláírásra csak azért van szükség, hogy egy esetleges későbbi jogvita esetén bizonyítható legyen a kérelem eredete és sértetlensége. A másik esetben személyes megjelenésre van szükség legkésőbb az eljárás végső, érdemi fázisában, és a kérelmezőnek személyazonosítására alkalmas hatósági igazolvánnyal (személyi igazolvány, útlevél, (új) jogosítvány) kell igazolnia személyazonosságát. A Ket. nem rendelkezik arról és általános útmutatást sem ad arra nézve, hogy mely eljárásban milyen azonosítási/hitelesítési módszert kell használni. Az azonosítás/hitelesítés módjának előírása az ágazati jogszabályok hatásköre. Az első módszert alkalmazzák minden olyan esetben, amikor egy esetleges szándékos megtévesztés nagy valószínűséggel még az eljárás során vagy később amúgy is kiderül, és nem veszélyezteti az alapvető jogbiztonságot (pl. adóbevallás, adat igazolása stb.). A szigorúbb módszert szokták előírni pl. személyazonosítására alkalmas hatósági igazolvány átadásához éppen az azonosító okmányokkal való visszaélés elkerülésére, vagy különleges adatok közléséhez. Az elektronikus ügyintézésnél egyelőre nem beszélhetünk ilyen kialakult gyakorlatról, és Magyarországon jelenleg még nem léteznek elektronikus hatósági igazolványok sem. Ezért a Ket. és a korábban említett végrehajtási rendeletei részletes előírásokat adnak az elektronikus ügyintézés során használható és használandó azonosítás/hitelesítés módjára vonatkozóan.

26 28 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés Az elektronikus aláírás használata Az elektronikus hatósági ügyintézés során a kérelem benyújtásának egyik lehetséges módja a fokozott biztonságú aláírással ellátott kérelemnek a központi rendszeren keresztül vagy közvetlenül a hatósághoz történő eljuttatása. Mint ismert, az elektronikus aláírás eredeti célja a dokumentum hitelességének sértetlenségének és eredetének garantálása. A Ket. úgy rendelkezik, hogy amennyiben szükség van az ügyfél azonosítására, úgy azt az elektronikus aláírás ellenőrzésével, valamint mivel az e-aláírás általában önmagában nem alkalmas az aláíró azonosságának közvetlen ellenőrzésére a hitelesítésszolgáltató által nyújtott viszont-azonosítás útján kell elvégezni. A viszont-azonosítás során amint arról a 193-as kormány-rendelet részletesebben is rendelkezik lényegében az ügyfélnek a hatóság és a hitelesítés-szolgáltató nyilvántartásában szereplő természetes azonosítóit hasonlítja össze a hitelesítés-szolgáltató, és közli az egyezés vagy eltérés tényét. Bár az ügyfél-hitelesítés alapjául (is) szolgáló elektronikus aláírásra vonatkozóan a közigazgatási eljárásra vonatkozó jogszabályok nem követelik meg annak minősített voltát, de a regisztrációval szemben az egyébként csak a minősített e-aláírásnál alkalmazott követelményeket támasztanak. A regisztrációnak személyesen kell történnie az ügyfél személyazonosságának személyazonosításra alkalmas (arcképes) okmány alapján történő ellenőrzésével, és az okmány adatainak a megfelelő közhiteles nyilvántartásban történő ellenőrzésével. Ezzel tehát a jogosulatlan azonosságszerzés szempontjából legdöntőbb mozzanattal, a regisztrációval szemben a legmagasabb biztonsági elvek érvényesülnek. Az elektronikus aláírásnak személyazonosításra történő felhasználása meglehetősen szokatlan a nemzetközi gyakorlatban. Általában az az elterjedt nézet, hogy az (e-)aláírás és a(z elektronikus) személyhitelesítés azért nem keverendő össze, mivel más jogi fogalmak, teljesen más joghatások fűződnek hozzájuk. Az aláírás egy jól kezelhető jogi fogalom, amellyel az aláíró vállal letagadhatatlan módon felelősséget az aláírt dokumentumban foglaltakért.

27 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 29 Személyhitelesítés viszont egy folyamat, amelyre olyan esetekben kerül sor, amikor a hatóságnak kell felelősséget vállalnia azért, hogy ne jusson valaki illetéktelenül pl. hatósági igazolvány, érzékeny adat birtokába. Ha valaki átjut a személyhitelesítésen, joggal hajthat végre olyan cselekményeket, amelyekre ezzel jogosultságot szerzett. Bár mind az e- aláírásnak, mind az (erős) elektronikus személyhitelesítésnek leggyakrabban használt technikai megvalósítása a nyilvános kulcsú infrastruktúrán (PKI) alapul, a két különböző célra az esetek túlnyomó többségében különböző tanúsítványokat használnak. Az elektronikusan aláírandó dokumentum tartalmát az aláírónak ismernie kell, hogy felelősséget vállalhasson érte, míg az elektronikus személyhitelesítésnél egy a személy azonosságát ellenőrző hatóság által megküldött véletlenszerű nem visszajátszható adatot kell az ügyfélnek magánkulcsával kódolnia ellenőrzés céljából. A 193-as kormányrendelet úgy igyekszik feloldani a fenti ellentmondást, hogy olyan esetekben is egy, az ügyfél által értelmezhető belépési kérelem aláírását írja elő, amikor az ügyfél valójában nem kérvényt kíván benyújtani a hatósághoz, hanem pl. párbeszédre épülő ügyintézést indítana (pl. meg kívánja tekinteni, hogy hol tart az ügyének intézése). Természetesen ilyenkor biztosítani kell azt, hogy a kérelem tartalmazzon valamilyen nem ismétlődő adatot, hogy a kommunikáció ne legyen visszajátszható. Szokatlan volta ellenére ez a megközelítés nem egyedülálló: az osztrák e-közigazgatási törvény által előírt Bürgerkarte koncepcióban sincs külön hitelesítő (autentikációs) tanúsítvány. Amint az osztrák megoldás is egyedülálló a maga nemében, a magyar viszont-azonosításra sincs példa más országokban. A nemzetközi együttműködésben külön problémát jelenthet, hogy a magyar megközelítés egy piaci szereplő, a hitelesítésszolgáltató számára ír elő kötelező jelleggel egy speciális szolgáltatást (természetesen csak a közigazgatási célú tanúsítványokat kibocsátóktól). Nem valószínű, hogy ilyen szolgáltatást külföldi hitelesítés-szolgáltató vállalna.

28 30 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés Felhasználói név és jelszó használata A Ket. rendelkezései szerint az elektronikus aláírással nem rendelkező ügyfelek számára csak a központi rendszer biztosíthatja az elektronikus azonosítás lehetőségét. Ilyenkor az ügyfélkapun keresztül történik a belépés felhasználói név és jelszó megadásával. Ezt megelőzően egy okmányirodában regisztrálnia kell az ügyfélnek, amely ugyanolyan szigorú személyazonosítással történik, mint amilyent az elektronikus aláírás regisztrációjánál már megismertünk. Az ügyfélkapun történő beléptetést követően a hatóság információs rendszere nem kapja meg az ügyfélről a központi rendszerben tárolt természetes személyazonosító adatokat, csak a felhasználó viselt nevét és címét. Ha az ügyfél hiteles azonosítására van szükség, akkor egy, az elektronikus aláírásnál megismerttel analóg viszontazonosítási folyamattal ellenőrizheti le az ügyfél vélt személyazonosságának valódiságát. A jelszavas ügyfél-hitelesítés lényegesen kevésbé biztonságos, mint a PKI alapú. Az előbbi egyetlen, viszonylag könnyen megszerezhető információ, a jelszó feltételezetten kizárólagos ismeretén alapul (egyfázisú, single-factor hitelesítés), míg az utóbbihoz a magánkulcs birtoklása és a magánkulcs aktivizálásához szükséges jelszó (ill. PINkód) ismerete szükséges (kétfázisú, two-factor hitelesítés). Az utóbbi esetben a jelszó nem is kerül ki nyilvános csatornára. Jelentős biztonsági hátránya ellenére a jelszavas ügyfél-hitelesítést egyszerűsége miatt számos országban használják közigazgatási szolgáltatások igénybevételéhez igaz, hogy egyes esetekben kiegészítésként egyszer használatos jelszót használnak, ami összességében biztonságosabb a magyar megoldásnál. (a 27 EU tagországból húszban használnak felhasználói név-jelszó párt azonosításra, és ezek közül 7 használ kiegészítésként egyszer használatos jelszót OTP). A Ket. és végrehajtási rendeletei egyenértékűként kezelik a két ügyfél-hitelesítési módszert, és nem teszik lehetővé, hogy ágazati jogszabály mérlegelje, hogy melyik használatát engedélyezi. Egyedül abban van választási lehetőség, hogy a hatóság alkalmazzon-e hitelesítést (viszontazonosítást), vagy esetleg csak fogadja el azt, amit az ügyfél ma-

29 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 31 gáról állít. Bizonyos esetekben azonban a 193-as kormányrendelet előírja a viszontazonosítás, tehát a szigorú ügyfél-hitelesítés használatát (pl. ha az ügyfél személyes adathoz, illetve adó-, bank-, biztosítási vagy értékpapírtitokhoz kíván hozzáférni). A magyar e-ügyintézés szabályozásában meg kell említeni még egy különlegességet, amely ugyan nem az ügyfél-hitelesítéshez, hanem a dokumentumhitelesítéshez kapcsolódik. A 193-as kormányrendelet szerint alapesetben a párbeszédre épülő ügyintézés beleértve az ügyfélkapun történő, jelszavas belépést is önmagában biztosítja a kapcsolat tartama alatt végzett egyes eljárási cselekményeknek az azonosított ügyfélhez rendelését. Az eljárási cselekményekbe bele kell érteni többek között valamely dokumentum beküldését is. Tehát egy kicsit sarkosan fogalmazva a magyar jogrendszer a jelszavas ügyfél-hitelesítéshez (is) a letagadhatatlanság vélelmét rendeli. A központi rendszerről A közigazgatási hatósági eljárás és szolgáltatás általános szabályairól szóló évi CXL. törvény (a továbbiakban: Ket.) biztosítja az elektronikus hatósági ügyintézés és szolgáltatás jogszabályi alapfeltételeit. Az elektronikus ügyintézés azonban lényegesen szélesebb körű szolgáltatási kört foglal magában (pl. a hatósági ügyintézés körébe nem tartozó egyéb elektronikus ügyintézés támogatása, tájékoztató szolgáltatások stb.). Ezek hatékony megvalósítása céljából a Ket. szabályozási alapjaira támaszkodva létrejött a központi elektronikus szolgáltató rendszer (a továbbiakban központi rendszer). Ez a rendszer együttesen magában foglalja az elektronikus kormányzati gerinchálózatot, a kormányzati portált, a kormányzati ügyfél-tájékoztató központot, az ott megjelenő szolgáltatásokat és ügyintézési lehetőségeket. E rendszer működésének szabályait rögzíti a július 10-én megjelent és július 18-án hatályba lépett a központi elektronikus szolgáltató rendszerről szóló 182/2007. (VI. 10.) kormányrendelet.

30 32 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés A központi rendszer egyes elemeit, főbb szolgáltatásait és ezek kapcsolatát a következő oldalon levő ábra szemlélteti. A központi rendszer felügyeletét és üzemeltetését a Miniszterelnöki Hivatalról, valamint a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter feladat- és hatásköréről szóló 176/2007. (VII. 1.) Korm. rendelet alapján a Miniszterelnöki Hivatal biztosítja. A központi rendszer egységesen biztosítja az állampolgárok, a közigazgatási és egyéb csatlakozó szervezetek számára az elektronikus alapszolgáltatásokat, amelyhez szabványosított felületeken csatlakozhatnak a kormányzat, az önkormányzati és más szervezetek által létrehozott elektronikus szolgáltatások.

31 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés ábra A rendszerek kapcsolata Mivel a Ket. előírja, hogy az elektronikus aláírással nem rendelkező természetes személy ügyfelek számára az elektronikus ügyintézés le-

32 34 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés hetőségét a központi rendszer biztosítja, így bármely olyan szervezetnek, amely közigazgatási hatósági elektronikus ügyintézést végez, biztosítania kell ezt a hozzáférési módot is. Természetesen ezen kívül van lehetőség elvileg elektronikus aláírással történő közvetlen ügyintézésre is, azonban az országban jelenleg mindössze néhány a közigazgatási követelményeknek megfelelő elektronikus aláírás van használatban, így ez a lehetőség erősen elméleti. Ugyanakkor a Ket. nem teszi lehetővé, hogy a központi rendszeren kívül máshol is ilyen megoldású ügyfélazonosítás történjen, ezért minden elektronikus közigazgatási ügyintézést végző szervezetnek erősen ajánlom, hogy mielőbb csatlakozzon a központi rendszerhez. Az elektronikus ügyintézés egységes színvonalú és a szükséges interoperabilitást is biztosító kialakításához, a Ket. megvalósításához kapcsolódó központi szolgáltatások gazdaságos és hatékony módon történő kialakítása és igénybevétele szükséges. A központi rendszer létrejöttével az állampolgárok egy helyen juthatnak hozzá vagy egy helyen keresztül juthatnak el minden, elektronikus formában jelenleg elérhető közigazgatási információhoz és szolgáltatáshoz, továbbá egy azonosítópár használatával férhetnek hozzá az azonosítást igénylő elektronikus kormányzati szolgáltatáshoz, valamint elektronikus beadványokat tudnak készíteni közigazgatási szervek számára. Ez még a közigazgatáson kívül sincs sokszor így, tehát a közigazgatás ez esetben az üzleti szféra számára is követendő példát mutat. Utal erre, hogy az üzleti célú felhasználást megcélzó szolgáltatók már felvetették csatlakozási szándékukat a rendszerhez. A közigazgatási szervek számára pedig megtakarítást jelent, hogy a központi rendszer több, általuk igényelt funkciót központilag magas fokú biztonsággal megvalósít, majd pedig ezen szolgáltatásokhoz nyílt szabványokra szabott csatlakozási pontokon keresztül ingyenesen hozzáférést biztosít. Az informatikai rendszerek esetében főleg, ha azok kormányzati rendszerek, ahol személyes adatokat is kezelnek kiemelt fontosságú az informatikai biztonság. A központi rendszer szolgáltatásainak igénybevétele a Kormány korábbi döntése alapján a csatlakozásra kötelezett szervek, önkormányzatok és az ügyfelek számára díjmentes. Díjfizetési kötelezettség csak e

33 Szittner Károly: Az elektronikus ügyintézés és dokumentumkezelés 35 rendeletben állapítható meg (lásd pl. a második ügyfélkaput nyitó ügyfélre vonatkozó előírásokat). Nem költségvetési szervek csatlakozása esetén az esetleges fejlesztés költség és a szolgáltatás tényleges önköltsége a megállapodásban rögzített díj alapja. A helyi önkormányzatok számára a központi rendszerhez történő csatlakozás, illetve a rendszer szolgáltatásainak igénybevétele külön költséget nem okoz. A rendszer azon önkormányzatok és más költségvetési szervek számára is biztosítja az elektronikus szolgáltatások nyújtásának lehetőségét, amelyek akár anyagi helyzetük, akár méretük miatt nem képesek gazdaságosan ilyen szolgáltatások nyújtására. Az EKG-hoz történő csatlakozás a szolgáltatások igénybevételéhez, illetve nyújtásához nem elengedhetetlen, azaz az EKG-csatlakozás csak azon önkormányzatok számára indokolt, akik számára ez megtakarítást jelenthet. A központi rendszer a központosított jellegéből, a közigazgatás egészére kiterjedő használatából adódóan lehetővé teszi a központi informatikai biztonsági elvek és adatvédelmi szabályok betartását a közigazgatás jelentős, egyre növekvő részében, s megkönnyíti az Európai Uniós rendszerekhez (pl. EKG-TESTA) való csatlakozást is. A központi rendszerhez létrejötte óta folyamatosan, szolgáltatásainak bővülésével növekvő mértékben csatlakoznak az elektronikus kormányzati szolgáltatásokat nyújtani szándékozó közigazgatási szervek. Mára a központi rendszer a hazai elektronikus kormányzati szolgáltatásnyújtás társadalom és közigazgatás által is elfogadott központi helyévé vált, amit az is mutat, hogy az ügyfélkapu regisztrált felhasználóinak száma meghaladta az 550 ezret, és a Magyarországon nyújtott elektronikus kormányzati szolgáltatások túlnyomó része elérhető a központi rendszeren keresztül. A rendszer által nyújtott szolgáltatások számának növekedésével együtt nő az igény a rendszer folyamatos és biztonságos működésének fenntartására. A csatlakozó szervek számára fontos, hogy jogszabályi szempontból tiszta és egyértelműen meghatározott feltételekkel találkozhassanak a csatlakozásukkor; egyértelmű irányelvek legyenek a központi rendszer által nyújtott szolgáltatások igénybevételére vonatkozóan. Fontos szempont volt az is, hogy a rendszer üzemeltetőjének a