BESZÁLLÍTÓI DOKUMENTÁCIÓ

Átírás

1 1 BESZÁLLÍTÓI DOKUMENTÁCIÓ HOGYAN VIGYÜNK FEL E- SZÁMLÁT A PORTÁLRA? SZEPTEMBER A beszállítók a beszállítói dokumentációban foglaltakat követik. A KONE jobbá szeretné tenni a beszerzési fizetési ciklusát és a folyamathatékonyságot. Időben kifizetett számlák, időés pénzspórolás. Basware Corporation Copyright Basware Corporation Minden jog fenntartva

2 2 Tartalom A. A KONE elektronikus számlázásra vált... 3 A számlafelviteli szolgáltatás használatához 3 egyszerű lépést kell követni... 3 B. Számla létrehozása lépés: A Documents (Dokumentumok) oldalon kattintson a Create New > Invoice (Új létrehozása > Számla) lehetőségre lépés: Feladó kiválasztása lépés: Címzett kiválasztása lépés: Adja meg a számla adatait lépés: Adja meg a tételek adatait lépés: Csatolmányok hozzáadása a számlához lépés: Kattintson a Send Invoice (Számla küldése) lehetőségre, hogy a számlát elküldje az ügyfél részére C. Jóváíró számla létrehozása D. Függelék A számla tartalmával kapcsolatos előírások táblázat: Számla fejléce mezők táblázat: Számlatételek táblázat: Tizedesjelek Számlafájlok letöltése Számla keresése... 16

3 3 A. A KONE elektronikus számlázásra vált A KONE törekszik arra, hogy a lehető legmagasabb szintű szolgáltatást nyújtsa üzleti partnerei számára. Ennek érdekében a KONE egy átalakulási folyamaton megy keresztül, amelynek célja, hogy egységesebbé és ellenőrizhetőbbé váljanak az üzleti folyamatok. Szeretnénk fejleszteni a beszerzési fizetési ciklusunkat és a folyamathatékonyságot, valamint arra törekszünk, hogy mindig időben rendezzük a számláinkat. Ez az útmutató részletes tájékoztatást ad arról, hogyan lehet a Basware portálra felvinni a számlákat, amelyeket utána a rendszer továbbít a KONE-nak. Így a KONE elektronikus formában kapja meg a számlákat, közvetlenül a saját rendszerébe. Ez egy ingyenes szolgáltatás. A számlafelviteli szolgáltatás használatához 3 egyszerű lépést kell követni: 1. Regisztráció a szolgáltatásba, és fiók létrehozása. 2. Fiók aktiválása. 3. Számla létrehozása és elküldése lásd B fejezet. 1. Fiók létrehozása Nyissa meg a regisztrációs hivatkozást: A szolgáltatás kezdőoldalán adja meg az -címét, és kattintson a Regisztráció gombra. Jegyezze meg a megadott -címet, mert a portálra történő bejelentkezéskor ez lesz a felhasználóneve. Adjon meg egy biztonságos jelszót, és hozza létre a fiókot. o A portál visszaigazoló t küld az Ön -címére. A visszaigazoló üzenet a <no.reply@basware.com> címről érkezik, ezért előfordulhat, hogy a levélszemét mappába kerül. Kérjük, hogy ellenőrizze a levélszemét mappát is. Nyissa meg a visszaigazoló üzenetet, és aktiválja fiókját legfeljebb 7 napon (168 órán) belül, mielőtt a hivatkozás lejár. Ha a fenti lépéseket megtette, sikeresen létrehozta fiókját, és most már bejelentkezhet a portálra a felhasználónevével és jelszavával.

4 4 2. Fiók aktiválása A Basware számlafelviteli-szolgáltatás aktiválásához meg kell adnia néhány adatot a cégéről. Cégadatok megadása A My Organization (Saját szervezet) részben adja meg a cég adatait: utónév, vezetéknév, ország, cégnév stb. Kérjük, mindig mentse el az adatokat a Save (Mentés) gomb segítségével. o Adja meg a cég azonosítóját. Ezt az egyes országokban érvényes jogszabályok és szabályozások alapján kell kiválasztani (pl. az Amerikai Egyesült Államok esetében TIN). Az Egyesült Királyság esetében például a VAT-számot, azaz az adószámot kell megadni. Ehhez válassza ki az Organization Identifiers (Szervezeti azonosítók) részen belül az Add Organization Identifier (Szervezeti azonosító hozzáadása) lehetőséget. A legördülő menüből válassza ki a VAT lehetőség, és adja meg a cégazonosító számot az alábbi pillanatképnek megfelelően. Az Organization s Contact Information (A szervezet elérhetőségei) részben adja meg a cégnevet, a kapcsolattartó személy nevét, a hozzátartozó -címet és telefonszámot. Ez egy nagyon fontos -cím, ahova fontos értesítések érkeznek például, ha egy számla visszautasításra kerül, ezért, kérjük, hogy ne egy általános vagy közös -címet adjon meg, amelyet nem figyelnek.

5 5 Ha kérdése merülne fel a KONE-nek való számlaküldéssel kapcsolatban, az alábbi elérhetőségeken állunk rendelkezésére: Cég KONE Számlázással kapcsolatos kérdések (pl. melyik KONE vállalat nevére kell kiállítani a számlát) Elérhetőség Magyarország: ContactAP_HU@kone.com További országok elérhetőségéért kattintson ide Basware Ha a Basware portállal kapcsolatban műszaki kérdése merül fel (pl. regisztrációs problémák, számla létrehozása a portálon) Kapcsolattartói űrlap (angol) B. Számla létrehozása A portálra történő belépést követően átirányítjuk Önt a felhasználói felületre. 1. lépés: A Documents (Dokumentumok) oldalon kattintson a Create New > Invoice (Új létrehozása > Számla) lehetőségre. A Basware hálózat megnyitja az Edit Invoice (Számla szerkesztése) nézetet, és létrehoz egy számlatervezetet. 2. lépés: Feladó kiválasztása. Alapértelmezés szerint a szolgáltatás a kedvenc szervezetet választja ki feladóként. Szükség esetén a feladót manuálisan megváltoztathatja. a. A feladó megváltoztatásához kattintson a Sender (Feladó) alatt a Change (Módosítás) lehetőségre. b. Keresse ki azt a céget, amelyet feladóként szeretne beállítani, és kattintson a Select (Kiválasztás) gombra.

6 6 A cég neve mellett található ikonra kattintva felveheti a céget a kedvencek közé. A kedvencekként megjelölt cégek mindig a lista tetején jelennek meg. 3. lépés: Címzett kiválasztása. a. Kattintson a Select Recipient (Címzett kiválasztása) lehetőségre. b. Keresse ki azt a céget, amelyet címzettként kíván beállítani, és kattintson a Select (Kiválasztás) gombra.

7 7 A céglista szűréséhez használja a keresőmezőt. Ha a kiválasztott címzettnek több országban is van adószáma, megnyílik az elérhető országok listája. Válassza ki azt az országot, amelyet a számla kiállításához használni szeretne. 4. lépés: Adja meg a számla adatait. A szolgáltatás ellenőrzi a mezők tartalmát, és értesíti Önt arról, hogy azok jóváhagyhatók-e. A számla beküldéséhez a kékkel jelölt mezők kitöltése kötelező. Ahhoz, hogy megfelelő legyen a számla formátuma, kérjük, kövesse az 1. táblázat A számla tartalmával kapcsolatos előírások című részben leírtakat.

8 8 5. lépés: Adja meg a tételek adatait. a. Új számlatétel hozzáadásához kattintson a Line Data (Tétel adatai) fülön az Add Line (Tétel hozzáadása) lehetőségre. b. Adja meg a tétel adatait. A kötelező mezőket kék szín jelöli. Amennyiben nem ad meg áfaértéket, a rendszer automatikusan 0 százalékot rendel hozzá. Csak a címzett által elfogadott tételtípusokat adhat meg. A tételtípussal kapcsolatos mezőleírásokért és további információkért tekintse meg a függelékben található,a számlázással kapcsolatos előírásokat tartalmazó 2. táblázatot. A tételeknél használt tizedesjel formája attól függ, hogy Ön milyen nyelven használja a felületet (ez az a nyelv, amelyet a Basware portálra történő regisztrációkor a cégadatoknál megadott).

9 9 Ha nem megfelelő tizedesjelet használ, a Basware hálózat az összes számot rosszul mentheti el? A függelék 3. táblázatában megtekintheti, hogy mely nyelvek, mely tizedesjelet használják. Amennyiben az Ön nyelve nem szerepel a listán, az azt jelenti, hogy azt a nyelvet a Basware nem támogatja, tehát az angol nyelvet kell számlázási nyelvként kiválasztania. A tételadatok megadását követően a rendszer automatikusan megjeleníti az adó mértékét és a végösszeget. Kérjük, ellenőrizze, hogy a végösszeg megegyezik-e az Ön számításaival. Amennyiben elfelejtette megadni az adó mértékét, az összeg nem fog egyezni. c. Kattintson az Add Line (Tétel hozzáadása) lehetőségre, ha új elemet szeretne felvinni. Ha a feladó szervezet profilján nincs megadva bankszámlaszám, a Sender's Details (Feladó adatai) részben hozzáadhatja azt. A közvetlenül a számlán megadott bankszámlaszám nem lesz elmentve a szervezet profilján. A bankszámlaszám adatainak megadása kötelező.

10 10 Ha a szervezet profilján nem adta meg az adatokat, ebben a részben kell megadnia őket. Abban az esetben, ha a profilján már megadta a banki adatokat, de egy másik bankszámlaszámot is szeretne hozzáadni a számlához, mindkét adat megjelenik a számlán, és a kifizetés előtt összevetjük azokat a KONE törzsadataival. 6. lépés: Csatolmányok hozzáadása a számlához. a. A Files (Fájlok) fül megnyitásához kattintson a Files (Fájlok) lehetőségre. b. A kiemelt szövegre kattintva tallózással csatolmányt adhat hozzá, vagy közvetlenül a kiemelt szövegre történő áthúzással a dokumentumhoz csatolhatja azt. Kérjük, kizárólag akkor adjon hozzá számlaképet csatolmányként, ha erről külön megállapodott az ügyféllel. Számla küldésekor automatikusan létrejön egy számlakép. Kérjük, hogy olyan dokumentumokat ne küldjenek itt, amelyek nem a számlához kapcsolódnak (pl. számlakivonatok, emlékeztetők stb.). A számlához csak a költségek értelmezését segítő dokumentumokat lehet csatolni (pl. szállítólevél, számlázandó projektek részletes munkaidő-beosztása stb.). 7. lépés: Kattintson a Send Invoice (Számla küldése) lehetőségre, hogy a számlát elküldje az ügyfél részére. A Basware hálózat korlátozott ideig tárolja a számlákat. Töltse le a dokumentumkép egy példányát a Files (Fájlok) fülről, és mentse el helyileg. A csatolmányok letöltéséhez, kérjük, kövesse a függelék utasításait, amelyet az alábbi hivatkozáson keresztül érhet el: Csatolmányok letöltése. Számla létrehozásával kapcsolatban további információkat talál a következő hivatkozáson keresztül elérhető bemutatóvideóban: C. Jóváíró számla létrehozása

11 11 Kétféleképpen tud jóváíró számlát létrehozni: Egy már elküldött számlát átalakít jóváíró számlává: Ebben az esetben nem Önnek kell a jóváíró számla összes mezőjét kitöltenie, hanem a rendszer az eredeti számla alapján kitölti a mezők egy részét. Nyissa meg a számlát, és kattintson a Convert To Credit Note (Jóváíró számlává alakítás) lehetőségre. Teljesen új jóváíró számla létrehozása. A Documents (Dokumentumok) oldalon válassza ki a Create Credit Note (Jóváíró számla létrehozása) lehetőséget, és kövesse a fenti utasításokat (lásd Számla létrehozása fejezet). D. Függelék A számla tartalmával kapcsolatos előírások A Basware hálózat ellenőrzi a számla tartalmát az egyes országok helyi és a nemzetközi szabályozásai alapján. Csak az ellenőrzést követően tudja elküldeni a számlát. A Basware azonban nem garantálja a Basware hálózatán keresztül küldött számlák jogszerűségét. A számlakiállító felelőssége annak biztosítása, hogy a számla megfeleljen a vonatkozó jogszabályoknak. Figyelem! A számlának az alábbi mezőket kell tartalmaznia:

12 12 1. táblázat: Számla fejléce mezők X (=elérhető) M (=kötelező) O (=opcionális) C (=feltételes) R (=csak olvasható vagy a szervezeti adatokból kiszámított vagy beolvasott) L (=csak jogszerű kép) * (=rejtett) Általános információ Mező neve a portál felhasználói felületén Számla sorszáma Invoice number M Áfás számla/adójóváíró számla (megadja, hogy követelés vagy tartozás) (A dokumentumtípust a cím jelöli) Számla kelte Invoice date M Fizetési határidő Due Date O Teljesítés Delivery Date O Fizetési feltételek Payment Terms O Kamat - - Pénznem Currency M Rendelésszám Order Reference O Szerződésszám Contract Number O Vevő-/Ügyfél-azonosító Buyer Reference O Szállítási költség Freight * Kezelési költség Handling * Árfolyam Exchange rate * Megjegyzés Comment O Szállítási és kezelési költség áfája (%) Feladó adatai Szállítási és kezelési költség áfája (%) Feladó neve A feladó teljes neve Sender name M Feladóazonosító, alapértelmezett Organization No. O A feladó teljes címe City, Postal code, Street address, Country code (Város, irányítószám, utca, országkód) O A beszállító nemzetközi adószáma az ISO szabványnak megfelelően, amely alapján terméket vagy szolgáltatást nyújtott. Sales Tax Number (Lábléc) (Forgalmiadószám) A beszállító szervezeti azonosítója Organization No.: R A feladó kapcsolattartója Supplier's Contact Person O A beszállító adóképviselője (ha van) - - A feladó bankszámlaszáma (helyi formátumban) Account No. MC Bankszámlaszám Bank Accounts On Document Globális R * R M

13 13 IBAN (bankszámlaszám IBAN-formátumban) IBAN MC SWIFT (BIC) SWIFT/BIC O A feladó elektronikus számlázási címe - - Fizetési azonosító (Maksuviite, OCR nummer, KID nummer) Organisasjonsnummer (Norvégia) Payment Reference * Organisasjonsnummer (Norway) Kedvezményezett azonosítója - - Halasztott adó Deferred Tax * Az Organisation (Szervezet) részből beolvasott mezők, és amelyeket az Organisation (Szervezet) részben kell kitölteni Részvénytőke Share Capital * Bejegyzés helyszíne Bejegyzés helyszíne * Jogi állapot Legal Status * Siren (francia vállalkozások és egyesületek azonosítója) Siren * Adószám Adószám * Ügyvezető igazgató Managing Director * ytunnus ytunnus * STEUERNUMMER STEUERNUMMER: * Ügyféladatok Címzett Az ügyfél teljes neve Recipient name M Ügyfélazonosító - - Az ügyfél teljes címe City, Postal code, Street address, Country code (Város, irányítószám, utca, országkód) M A vevő nemzetközi adószáma (adóügyi illetékesség és azonosítószám) A vevő elektronikus számlázási címe Sales Tax Number (Fejléc) (Forgalmiadószám) Recipient's einvoicing address Teljesítés helyszíne City, ZIP, Street, Country (Delivery address) (Város, irányítószám, O utca, ország) A vevő szervezeti azonosítója - - Az ügyfél adóképviselője (ha van) - - A vevő kapcsolattartója Recipient's Contact Person A vevő kapcsolattartási -címe Recipient's Address O Vevőazonosító Buyer Reference O Forgalmi adóval kapcsolatos összefoglaló Nettó összeg (áfa nélkül) Net Total R O M O

14 14 Bruttó összeg (áfával) GROSS TOTAL R Áfa mértéke Sales Tax % R Az adóköteles összeg lebontása (áfa nélkül) az áfa mértéke vagy az áfamentesség alapján Az áfa összegének lebontása az áfa mértéke vagy az áfamentesség alapján Net Total Sales Tax Details - Amount Áfa teljes összege Sales Tax R Kerekített összeg - - R R 2. táblázat: Számlatételek X (=elérhető) M (=kötelező) O (=opcionális) C (=feltételes) R (=csak olvasható vagy a szervezeti adatokból kiszámított vagy beolvasott) L (=csak jogszerű kép) * (=rejtett) A tételek adatai Sorszám Line ID R Teljesítés helyszíne - - A termékek vagy szolgáltatások termékazonosítója Product Code O Terméknév Name O A szolgáltatott termékek mennyisége vagy a nyújtott szolgáltatás mértéke és jellege Quantity Rendelésszám Order Number * Egységár (áfa nélkül) Unit Price M Végösszeg (nettó) Net Total R Áfa (%) Sales Tax % O Áfa összege Sales Tax * Áfa összege helyi pénznemben Sales Tax in <local currency> Végösszeg (bruttó) Gross Total L Árengedmények vagy kedvezmények, amelyeket az egységár nem tartalmaz - - Árkedvezmény mértéke - - Mértékegység (ME) Quantity Unit M Szállítólevélszám - - Az ügyfél termékkódja - - A termékek vagy szolgáltatások leírása/jellege Description O M *

15 15 3. táblázat: Tizedesjelek Nyelv Cseh, dán, holland (összes), finn, francia (összes), német, görög, magyar, olasz, norvég, lengyel, portugál, spanyol, svéd, Angol (összes), arab Tizedesjel, (vessző). (pont) Számlafájlok letöltése A számlafájlokat letöltheti a Basware által generált számlakép vagy a Files (Fájlok) fülön található számlacsatolmányok formájában bármelyik számlaoldalon. A felhasználónévvel és jelszóval történő bejelentkezést követően kövesse az alábbi lépéseket: 1. Kattintson a Documents (Dokumentumok) lehetőségre. 2. Menjen arra a számlára, amelynek a csatolmányait le szeretné tölteni, és kattintson a címére. A számlákat tartalmazó oldalt megnyithatja az All (Összes), Inbox (Bejövő), Sent (kimenő) vagy az Invoice (Számla) fülről. 3. A számlaoldalon kattintson a Files (Fájlok) fülre. 4. A letöltéshez kattintson a csatolmány ikonra.

16 16 Számla keresése A Basware oldalára történő bejelentkezést követően a Documents (Dokumentumok) fülön megtekintheti a Basware portálon elküldött és létrehozott számláinak a listáját. Megtekintheti a legutóbbi frissítés időbélyegzőjét, és rákereshet egy konkrét dokumentumra, ha a keresőmezőben megadja annak számát vagy egy kulcsszót.