HP szállító beállítási utasítások: Hogyan regisztrálják cégüket a HP beszállítói adatbázisában

Átírás

1 Biztonságos Szállítói Adminisztrálási Eszköz (Secure Vendor Administration Tool, SVAT) HP szállító beállítási utasítások: Hogyan regisztrálják cégüket a HP beszállítói adatbázisában Global Procurement Utoljára frissítve:

2 Tartalom 1. Miért van a HP-nek szüksége az Önök cégi adataira? értesítés a Biztonságos Szállítói Adminisztrálási Eszköztől (SVAT-ból)... 4 Mi a teendő, ha az értesítés a levélszemét (junk ) mappába megy? Hozzáférés a Biztonságos Szállítói Adminisztrációs Eszközhöz (SVAT) A Szállítói Beállítási Űrlap kitöltése... 6 Fizikai cím információk... 6 Központi iroda kapcsolat-felvételi adatai... 7 A szállító banki és számviteli részletei... 8 Szállító osztályozási részletei További információk, Jegyzetek, Hozzászólások Csatolmányok Global Procurement Page 2 Last Updated: 3/30/2012

3 1. Miért van a HP-nek szüksége az Önök cégi adataira? A Hewlett-Packard-nak (HP-nek) szüksége van az Önök üzleti adataira, hogy megkönnyítse a HP és az Önök közötti üzletkötést és biztosíthassa a jövőbeli megrendelések pontos kifizetését. A megadott adatok titkosítva tárolódnak a Biztonságos Szállítói Adminisztrálási Eszközön (Secure Vendor Administration Tool, SVAT-on) keresztül. Minden információ bizalmasan lesz kezelve és csak arra használható fel, hogy megkönnyítse a HP és az Önök közötti üzletkötést. Global Procurement Page 3 Last Updated: 3/30/2012

4 2. értesítés a Biztonságos Szállítói Adminisztrálási Eszköztől (SVAT-ból) Ha szeretnék beállítani vagy frissíteni a cégi adataikat, akkor az adatbázisunkban egy automatikus értesítést fognak kapni a biztonságos szállító adminisztrálási eszköztől (SVATból). Az értesítés a következő HP címről lesz kiküldve: SupplierSetup@hp.com. Megjegyzés: Ez az csak a HP szállítói regisztrációs folyamat megkezdése. Ez az cím nem ellenőrzött, így kérjük, ne válaszoljon erre az címre. 1. Az üzenetben van egy rövid magyarázat arról, hogy miért van szükség az üzleti információkra és ezek a bizalmas információk hogyan lesznek felhasználva és továbbítva. 2. Lesz egy rövid leírás a cégi adatok beküldésének eljárásmódjáról. 1 2 Mi a teendő, ha az e- mail értesítés a levélszem ét (junk e- m ail) mappába megy? Néhány esetben az értesítés a levélszemét (junk ) mappába mehet. Annak érdekében, hogy megakadályozzák ezt, ügyeljenek arra, hogy a SupplierSetup@hp.com e- mail cím ne legyen blokkolva a levélszemét (Spam/Junk) szabályok miatt. Global Procurement Page 4 Last Updated: 3/30/2012

5 3. Hozzáférés a Biztonságos Szállítói Adminisztrációs Eszközhöz (SVAT) A SVAT egy web eszköz, amely arra szolgál, hogy összegyűjtse a szükséges információkat és a jóváhagyásokat ahhoz, hogy be lehessen állítani egy szállítót a HP szállítói adatbázisába. A megadott adatok titkosítva tárolódnak. Az értesítésben, amit a HP-től kap, megtalálhatja a linket a SVAT eszközhöz és a szállítói adatok beállításához szükséges hozzáférési kódokat. 1. Lépjen be a HP SVAT linkre, amit az értesítésben kapott meg. 1 Nézze át a Szállítói Beállítási Utasításokat, hogy kitölthesse a Szállítói Frissítési Űrlapot. Kattintson az alábbi linkre, ami a HP Szállítói Portáljához vezet: Kattintson a HP GP Szállítói Beállítási utasításokra! Nézze át a Szállítói Beállítási Utasításokat! Jelentkezzen be a HP GP Secure Administration Tool (SVAT)-ra: Írja be az alábbi szállítói beállításhoz szükséges kódot (Request Key-t): Kattintson a Go-ra! Töltse ki az összes kötelező mezőt a Szállítói Frissítési Űrlapon! Kattintson a Submit -ra! 2. Írja be a szállító beállításához szükséges kódot, amit az értesítésben megtalálhat. Megjegyzés: A kód csak egyszer használható fel. Ha szüksége van kiegészítő vagy jövőbeli frissítésekre, akkor új kódot (request key-t) kell kérniük a HP-től az alábbi címen: SupplierSetupSupport@hp.com. 3. Kattintson a "Go -ra és eljut a Szállító Beállítási Űrlaphoz 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 3/30/2012

6 4. A Szállítói Beállítási Űrlap kitöltése A Szállítói Beállítási Űrlap 6 szakaszt tartalmaz: fizikai címmel kapcsolatos információk, központi iroda kapcsolat-felvételi adatai, a banki és számviteli részletek, a szállító osztályozási részletei, további információk, megjegyzések, hozzászólások, mellékletek. A csillaggal (*) jelölt mezők kötelezőek. Amíg nem tölti ki ezeket, addig nem fogja tudni elküldeni az űrlapot. Fizik ai cím inform ációk A Szállítói Beállítási Űrlapon az első rész a cég fizikai címét tartalmazza. 1. Írja be a cég teljes hivatalos nevét a Legal Vendor Name (Törvényes Szállító Név) mezőbe! 2. Töltse ki a fizikai címet a Vendor Address (Szállító Cím) mezőben! 3. Töltse ki a fizikai címet a City (Város) mezőben! 4. Írja be a régiót, kerületet, államot vagy vidéket (Region, District, State or Province), ha szükséges. 5. Töltse ki az irányítószámot (Zip or Postal Code)! 6. Töltse ki a postafiók számát (PO Box number), a postafiók irányítószámát (PO Box Postal code) és a postafiók várost (PO Box City), ha szükséges. 7. Válassza ki az országot a megadott listából! 8. Írja be a cég telefonszámát a Vendor Phone number mezőbe! Kérjük, használja a nemzetközi formátumot, pl Global Procurement Page 6 Last Updated: 3/30/2012

7 A következő négy mező kötelező, ha a HP képviselőjének fel kell vennie a kapcsolatot a cégükkel faxon, telefonon vagy -en. 9. Töltse ki szállító Fax számát (Vendor Fax number), ha van. 10. Adja meg a cég kapcsolattartó személyének nevét (Vendor Contact Name), akit a jövőben -en felkereshetünk. 11. A Vendor Contact Phone annak a személynek a telefonszáma, akivel a HP felveheti majd a kapcsolatot. 12. A Vendor Contact az az cím, amelyen a kapcsolattartó személy elérhető Központi iroda kapcsolat- felvételi adatai A második része a Szállítói Beállítási Űrlapnak a szállító címét, avagy a központi iroda kapcsolatfelvételi adatait tartalmazza. Ezeket a részleteket fogja a HP felhasználni, amikor rendezi a kifizetéseket a cégükkel. 13. Ha a szállító cím/ központi iroda kapcsolatfelvételi adatai ugyanazok, mint az előzőleg kitöltött adatok, akkor kattintson az azonos (Same) négyzetre! A cím, amelyet beírt a fizikai cím információ részben, automatikusan át lesz másolva. 14. Ha a szállító cím/ központi iroda kapcsolatfelvételi adatai különbözőek, akkor ki kell töltenie a cég székhelyének címét és elérhetőségeit ebben a részben. A szükséges információk ugyanazok, mint az előző részben. Global Procurement Page 7 Last Updated: 3/30/2012

8 13 14 A szállító bank i és szám viteli részletei Ebben a részben lévő mezőket azért kell kitölteniük, hogy meglegyenek a cég könyvelési adatai az adatbázisunkban és hogy biztosítsa a jövőbeli megrendelések kifizetését. A HP majd felveszi Önnel a kapcsolatot, ha szükség lesz ezekre az adatokra ahhoz, hogy a cégük bekerüljön az adatbázisunkban; ezért fontos, hogy ezeket az információkat a benyújtás időpontjában írja be, hogy felgyorsítsák a beállítási időt. Az Önök könyvelési osztályáról kijelölt személynek az alábbi információkat kell kitöltenie: 15. A Bank Name mezőnek tartalmaznia kell a bank nevét, ahová szeretné a pénz utalását. 16. A Sucursal mezőben, ha szükséges, írja be a fióktelep adatokat ez lehet BIZ kód, belső felhasználású kód, stb, de ha az információ fontos a helyes kifizetéshez, ügyeljen arra, hogy beírja ebbe a mezőbe az adatokat. Például Mexikóban a Sucursal szám megadja a Bank key-t. Global Procurement Page 8 Last Updated: 3/30/2012

9 A következő négy mező az Ön által használt bank címét képviseli: 17. A bank címe, a város, az állam / régió / egyéb és az ország (Address, City, State/Region/Other, Country), válassza ki az országot a megadott menüből. 18. Adja meg a Bankfiókot (Bank Branch), ha szükséges. 19. Bank Key a bank key-nek különböző formátuma van (tartalmazhat csak számokat, vagy lehet szám és betűk kombinációja) és a hossza függ az adott országtól. Például az amerikai szállítók esetében a bank key az úgynevezett ABA routing szám. Ha nem biztos abban, hogy mi a bank key az Önök esetébne, vegye fel a kapcsolatot a bankkal. 20. Bank Account Number: Bankszámlaszám: a számlaszám, amit használni szeretne a számlák kifizetésére. 21. Account Holder Számlatulajdonos - a legtöbb esetben a számlatulajdonos a cége. 22. Control Key töltse ki ezt az információt, ha szükséges. Az Egyesült Államok szállítói esetében írja be a számla típusát: Savings (Megtakarítás) 01/Checking (Ellenőrzés) SWIFT Code - SWIFT Kód töltse ki a SWIFT kódot (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication), amely a bankot egyedileg azonosítja. A SWIFT kódot arra használják, hogy azonosítsák a bankok nemzetközi fizetési műveleteit. A SWIFT kódnak 8 vagy 11 számjegye van az országtól függően, és az ötödik és hatodik számjegy az ország kódját képviseli. 24. IBAN Code Nemzetközi Számlaszám. Szükséges az egyik országból egy másik országba történő tranzakciókhoz és kötelező minden Európai bankos országokban. A Szállító banki es számviteli részleteinek utolsó négy mezőcsoportja a cég adó-információit tartalmazza. Ezek a csoportok kétféle mezőtípus kombinációja: az egyik egy legördülő lista, ahonnan kiválaszthatja az országnak megfelelő konkrét számokat, a másik egy üres mező, amiben meg kell adnia a cégjegyzékszámot. Ezek a számok specifikusak minden egyes ország esetében. Például az adószám (VAT ID) az európai országok esetében vagy a szövetségi adószám (Federal Tax ID) az Egyesült Államokban. Global Procurement Page 9 Last Updated: 3/30/2012

10 25. Tax/VAT #1 vagyis adószám - a legördülő menüből kiválaszthatja az országának megfelelő kódot. 26. Country Specific Numbers (az országnak megfelelő kódok) a Tax/VAT #1 legördülő listából választhat különböző országokra vonatkozó kódok közül. A kiválasztás az adószám és annak az országnak a szabályai alapján történik, amelyben a cég regisztrálva van A Tax/VAT #1/2/3/4 mezőben ki kell választania az ország specifikus kód típust és a mellette lévő mezőbe írja be az adókódot (HU+az adószám első 8 számjegye). 27 Szállító osztályozási részletei Ez a rész további információkat igényel a cégéről. 28. Válassza ki a Company Classification Code (Cég Osztályozási kódját) /Vendor Tax Type (Szállító adótípusa)/vendor Situation (Szállító helyzete), Recipient Type (A címzett típusa) stb. Előre meghatározott kódok találhatóak a megadott menüben. Például, ha a cég nem tartozik az USA-hoz, akkor ki kell választani az A01 külföldi tulajdonban lévő kódot (A01 Foreign Owned). 29. A következő mezőben arra kell választ adnia, hogy a társaság részvénytársaság-e? Global Procurement Page 10 Last Updated: 3/30/2012

11 Tov ábbi inform ációk, J egyzetek, Hozzászólások 30. A Comments/ Hozzászólások mezőben megadhat minden olyan információt, amelyet szükségesnek lát figyelembe venni, amikor beállítjuk a cégüket a HP szállító adatbázisunkba. 30 Csatolmányok Ebben a részben csatolhat bármilyen dokumentumot, amely szükséges a cég megfelelő beállításához a HP beszállítói adatbázisába, vagy amely jogilag kötelező az ország törvényei és rendeletei szerint. 31. Kattintson a Browse (böngésző) gombra és navigáljon a számítógépen tárolt file-ra. 32. Adja meg a rövid leírását a csatolt dokumentumnak. 33. Kattintson az Attach file (fájl csatolása) gombra. Megjegyzés: Minden egyes csatolt fájl mérete max. 10 MB-ra van korlátozva. Ha bármelyik fájl meghaladja ezt a méretet, a rendszer hibát eredményez és a fájl nem lesz feltölthető vagy nem mentheti el. 34. Ha a fájl csatolt, akkor megjelenik a felette lévő táblázatban. 35. Ha azt szeretné, hogy törölje a már csatolt fájlokat, akkor kattintson a törlés opcióra a bal oldalon. 36. Kattintson a Küldés/Submit gombra, ha beírta az összes szükséges információt Global Procurement Page 11 Last Updated: 3/30/2012