ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 12. ea.: Projektek végrehajtása III. Projekt eredmények bevezetése Projekt zárás Szakmai jelentés Pénzügyi jelentés
Projekt eredmények bevezetése
A bevezetés (3.fázis) HEFOP 3.3.1.
Átadás-átvétel Átadás-átvételi jegyzőkönyv Műszaki stb. dokumentáció Dokumentálás a későbbi viták elkerülésére! Implementációs terv Üzembe helyezés Tanácsadás Garancia
Üzembehelyezési szerződés (IT) 1. Telepítési és implementációs terv (telepítés módja, személyek) Telepítési helyszínnel szemben támasztott követelmények (klimatizált helyiség, erősáram) Szállítás (módja, ideje) Installálás (kik, milyen ütemben) Teljesítési teszt (eljárások) Teljesítés elismerése (mikor elismert) Teljesítés helye, ideje, módja Oktatás (felhasználó, karbantartó)
Üzembehelyezési szerződés (IT) 2. Technikai segítségnyújtás (folyamatos jelenlét, forródrót) Szervízelés (eseti, általánydíjas) Hibás teljesítés Teljesítés lehetetlenné válása (vis maior) Szerződésszegés következményei Kártérítés
Projekt zárás
A projekt zárása (4. fázis)
Projekt befejezése Teljesítés Célok teljesítve: levonulás, projektszervezet megszüntetése, erőforrások átirányítása (mindezeket tervezetten, ütemezve!) Projekt leépítése Más projekt nagyobb prioritású lett, a cél elavult, megváltozott a piac, a törvényi háttér vagy a cégpolitika Projektet érdemes lehet folytatni valamely hasznosítható részeredményig Leállítás Elégtelen teljesítés, költségtúllépés, minőségi probléma, rossz vezetés Céghírnévre súlyos következménye van!
Projekt lezárásának folyamata I. 1. A projekt termékének vagy eredményének átadása a megbízó vagy felhasználó részére - tartalmazza az átadásátvételi dokumentumot és a megkívánt vagy szükséges dokumentációt. 2. Karbantartási megállapodás - megállapodások a további tanácsadási, karbantartási, kiegészítési munkák terjedelmére és felelősségeire. Ide tartozik még a garanciamegállapodás megkötése és a további karbantartási munkák felelősségének szabályozása. 3. A projekttagok re-integrációja - a projektszervezet feloszlatása és adott esetben a projekttagok re-integrációja a funkcionális szervezeti egységekbe. A projekttagokkal és vezetőikkel tisztázni kell a jövőbeli projektekben vagy a szervezetben való munkavégzés kérdését, valamint az esetleges továbbképzés szükségességét.
Projekt lezárásának folyamata II. 4. Erőforrások re-integrációja - a projekt rendelkezésére bocsátott eszközök további felhasználásának biztosítása (irodák, számítógépek, kommunikációs eszközök, berendezések). 5. Utókalkuláció - az utókalkuláció elvégzése, lehetőleg a projektfázisok és költségfajták szerinti bontásban, ahol külön-külön meghatározandók a személyi-, infrastrukturális-, dologi-, tanácsadási-, stb. Költségek. 6. Lezáró analízis - egy analízis elkészítése a projekt tartalmára, a célok elérésének szintjére és a végrehajtási folyamatra (módszerekre) vonatkozóan. Ezzel ellenőrizzük, hogy a célokat a megbízásnak és a sikerkritériumoknak megfelelően elértük-e? Itt lehet utólagosan megvizsgálni, hogy az eljárások, módszerek helyesek és hatékonyak voltak-e a projekt folyamán?
Projekt lezárásának folyamata III. 7. A tapasztalatok rögzítése - a projekt folyamán nyert tudás, know-how, tapasztalatok biztosítása a projekttagok és a jövőbeli érintettek részére. Tartalmazza egy rendezett végrehajtási dokumentáció összeállítását, esetleg összefoglalókat, jelentéseket, prezentációkat vagy egy létező tapasztalati adatbank" további feltöltését. 8. Lezáró értekezlet - a projekt lezárását jelentő dokumentum elkészítése a projektzáró értekezlet eredményeit összefoglalva. 9. Tájékoztatás - a szervezet ínformálása a projekt lezárásáról, ami általában a projektzáró dokumentum az érintetteknek való elküldésével történik.
A projekt zárás dokumentálása 1. Bevezetés (előzmények) 2. Projekt célja 3. Időtartam, ütemezés (és alakulása) 4. Feladatok ütemezése (és alakulása) 5. Erőforrások, ráfordítások (terv-tény) 6. Eredmények részletezése 7. Eredmények hasznosulása (mi, hol, következő lépések, felelősök) 8. Egyebek (külső tanácsadó eredménye, tapasztalatok, kudarcok és sikerek)
Szakmai jelentés A szakmai jelentés alapvetően szöveges beszámoló, mely az elvégzett tevékenységeket mutatja be. A szakmai jelentés kötelező formátumát a Támogatási Szerződés tartalmazza. A jelentést a projekt menedzser állítja össze, de az egyes tevékenységek rövid összefoglalóját a felelős szakértők írják meg. A szakmai jelentés nem attól jó, ha minél bővebb, sőt a kötelező formátum általában karakterkorlátozást ad az egyes fejezetekre. A szakmai jelentés tartalmazza az összes elvégzett tevékenységet, az elkövetkezendő időszak feladatait, valamint a cselekvési és ütemtervtől való eltérés esetén az eltérések indokait, a problémák kezelésének módját. A jelentés mellékleteit képezik a projekt értekezletek dokumentációi és az egyes szakmai tevékenységek során keletkezett, a munkatervben már felsorolt outputok, illetve az ezekhez kapcsolódó dokumentumok.
PÉNZÜGYI JELENTÉS A pénzügyi jelentések általában Excel táblázatokból, illetve az ezeket alátámasztó mellékletekből állnak, melyeket szintén a Támogatási Szerződés ad meg a Kedvezményezett számára: számlaösszesítő - az adott időszakban keletkezett számlák, bizonylatok költség-nemenkénti felsorolása, nettó költségmegoszlás EU-ós és társfinanszírozás között, Áfa tartalom felvezetése, csatolt számla és kifizetést igazoló bizonylat feltüntetése, összegzés költség összefoglaló - a számlaösszesítőben foglalt adott időszakra vonatkozó adatok illesztése az eredeti költségvetéshez, különbözetek számolása, egyenlegközlő - a számlaösszesítő és költségösszefoglaló táblázatok adatait egységes szerkezetben tartalmazó, az aktuális pénzügyi egyenleget tükröző táblázat.
PÉNZÜGYI JELENTÉS A táblázatokhoz csatolandó, a jelentésben található adatok alátámasztására szolgáló mellékletek, illetve azok hiteles másolatai: átutalásos és készpénzes számlák, kifizetési bizonylatok (bankkivonat vagy kiadási pénztárbizonylat), munkabéreknél: munkaszerződések, (megbízási vagy vállalkozói szerződések), bérszámfejtési jegyzék, teljesítésigazolás, járulékfizetési bizonylat, egyéb költségeknél (értékhatártól függően): megrendelés, írásos ajánlat, (Szerződő Hatóság által is aláírt) beszállítói szerződés, teljesítésigazolás (szállítólevél), származási bizonyítvány.
PÉNZÜGYI JELENTÉS A csatolt számlákon, bizonylatokon minden esetben fel kell tüntetni bizonyos formai adatokat is: program azonosító kódja, szerződés szám, beszámolási negyedév, költségtípus kód (azon költségvetési sor száma, amelyre a költségek el kívánjuk számolni), negyedéves jelentés táblázatában megadott sorszám. Az eddigi tapasztalatok alapján a pénzügyi jelentésekkel kapcsolatosan leggyakrabban észlelt hibák a következők: táblázatok közötti konzisztencia hiánya, számszaki hibák, hibás Áfa tartalom kiszámítása, hibás önerőszámítás, szakmai jelentés és pénzügyi jelentés közötti konzisztencia hiánya, hiányos jelentés: a feltüntetett bizonylatok és számlák nem csatolása, vagy azok formai hibái.
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA Kötelező adminisztratív elvárás minden támogatott projektnél negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések benyújtása. Az adminisztrációs rendszer felépítését tehát érdemes a jelentések szempontjából megközelíteni, azaz mit kell benyújtani egy-egy jelentéshez. A jelentés törzsanyagának számító forma-dokumentumokat a Szerződő Hatóság a Támogatási Szerződés mellékleteiben a Kedvezményezettek számára kötelező érvénnyel rendelkezésére bocsátja. A jelentések alátámasztására, igazolására azonban számos támogató dokumentumot kell csatolni.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI Ismertesse a projekt eredményeinek bevezetési folyamatát! Ismertesse a projektek lezárásának folyamatát! Ismertesse a projektzárás dokumentációs elvárásait!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projektek végrehajtása Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: projekt eredmények, ellenőrzés, monitoring, értékelés