MINŐSÉGMENEDZSMENT ALAPJAI 5. előadás Folyamatmenedzsment alapjai bedzsula@mvt.bme.hu
Amiről szó lesz ma Választ adok a következőkre: Mit jelent a folyamatok folyamatos fejlesztése alapelv? Milyen modellek és feladatok kapcsolódnak a folyamatközpontúsághoz? Hogyan kell folyamatábrát készíteni?
Folyamatokban való gondolkodás Adminisztráció Értékesítés és Marketing Gyártás Kutatás és Fejlesztés Pénzügyi ellenőrzés Termékfejlesztés Rendelés teljesítés A terméket megreparálni már túl késő, E helyett javítsuk a folyamatot! Gerald Shea
Szervezeti folyamatok menedzsmentje Minőségszabályozástól! TQM ISO 9001 Six Sigma Lean
Mi a folyamat? Több, meghatározott sorrendű tevékenység láncolata, amely bemeneteket (inputokat) értéket jelentő kimenetekké (outputokká) alakít egy partner vagy egy másik folyamat számára személyek, eljárások, eszközök (erőforrások) segítségével.
Mi a folyamat? Folyamat gazda Követelmények Követelmények FOLYAMAT SZÁLLÍTÓ MEGVALÓSÍTÓI VEVŐ Bemenet Kimenet Visszajelzés Visszajelzés
Folyamatszemlélet A modell terminológiája: Vevők: akik számára a terméket v. szolgáltatást, tehát a végterméket előállítjuk. Munkacsoport: részt vesznek a folyamatban, a bemenetek kimenetekké alakításában Szállítók: bemenetekkel látják el a folyamatot A folyamat gazdája: felhatalmazott és felelős a műveletért és a folyamat javításáért.
Folyamatszemlélet A modell terminológiája: Követelmények: leírják a vevő által várt kimeneteket Bemenet: áruk, szolgáltatások, amelyekről a beszállítók gondoskodnak, a folyamat során kimenetté alakulnak Kimenet: termék v. szolgáltatás, amely más személyek, vevők számára készül Visszajelzés: a megelégedés vagy elégedetlenség nyilatkozata a vevő részéről a kimenet teljesítményére vonatkozóan
Folyamatszemlélet Tevékenység 1 Tevékenység 2 Tevékenység 3 Hogyan dolgozzunk? Folyamat Beszállítók I N P U T Folyamat O U T P U T Vevők célorientált értéket ad hozzá Milyen, mennyi erőforrást használjunk? transzformációs Emberek Módszerek Anyagok Eszközök Idő
Folyamatszemlélet Gasztronómiai receptek (?!) Tevékenységek: konyhai műveletek Kronológiai és logikai sorrendiség fontos! Inputok: alapanyagok Erőforrások: konyhai eszközök, módszerek Output: kész étel
Mi a folyamat? SZÁLLÍTÓ MUNKA- CSOPORT VEVŐ Igények Visszacsatolás Termék/Szolgáltatás Különféle inputok integrálása a folyamatba Anyagok Berendezések Módszerek Emberek KÖRNYEZET MUNKA FOLYAMAT
A folyamatokkal kapcsolatos teendők Folyamatok azonosítása Folyamatok szabályozása Folyamatok folyamatos fejlesztése
A folyamatok menedzselése 1. 1. Azonosítsuk a sikert befolyásoló kulcsfontosságú folyamatokat! 2. Jelöljük ki a folyamat gazdáját! 3. Tervezzük meg a folyamat definiálásának és dokumentálásának megközelítésmódját! 4. Mérjük össze a teljesítményt a vevők elvárásaival!
A folyamatok menedzselése 2. 5. Ellenőrizzük a folyamatot a várható teljesítmény elérése érdekében! 6. Javítsuk a teljesítőképességet, hogy megfelelhessünk a vevők elvárásainak! 7. Optimalizáljuk a hatékonyságot és a termelékenységet!
Folyamatok azonosítása A folyamattérkép/folyamatleltár készítése Lépései: Bemenetek és kimenetek meghatározása Ezek összekapcsolása tevékenységsorokkal Folyamatok leltára
Folyamatok osztályozási Főfolyamatok lehetőségei Támogató folyamatok Kiegészítő (mellék) folyamatok Vezetési folyamatok Kulcs(fontosságú) folyamatok
Folyamatok osztályozási lehetőségei Főfolyamatok: a szervezet alaptevékenysége a vevői/partneri igények kielégítése Jellemzői: Jelentősen hozzájárulnak a szervezet céljainak megvalósításához A folyamat elején és a végén a külső vevők állnak Közvetlen hatást gyakorolnak a vevőkre
Folyamatok osztályozási lehetőségei Támogató folyamatok: A főfolyamatokat kísérik, adatokat, információkat szolgáltatnak. Kiegészítő folyamatok: A szervezet alaptevékenységéhez lazán kapcsolódó, de az esetek többségében hatékonyság szempontjából nélkülözhetetlen folyamatok.
Folyamatok osztályozási lehetőségei Vezetési folyamatok: A szervezet irányításával, stratégiájának meghatározásával és megvalósításával kapcsolatos folyamatok. Kulcs(fontosságú) folyamatok: A szervezet sikerét alapvetően befolyásoló folyamatok (nem csak a főfolyamatok közül kerülhet ki)
Kulcsfontosságú folyamatok azonosítása Mely termékek és szolgáltatások a legfontosabbak a vevőknek és melyek ezek folyamatai? Melyek azok a tényezők, amelyek a szervezet eredményességét meghatározzák és mely folyamatok játszanak szerepet a megvalósításukban?
Kulcsfontosságú folyamatok azonosítása 2. Mely folyamatok vannak a leginkább szem előtt? Mely folyamatoknak van a legnagyobb hatása a vevők által megkövetelt teljesítmény szintekre? Az adatok, valamint a józan ész sugalmazása szerint mely folyamatokban rejlenek a legerőteljesebb javítási lehetőségek?
C U S T O M E R S Szervezeti folyamatok New product requirement Business Plan Forecast Feedback Order Quality feedback Finished goods Delivery feedback The system i s ready for M P F & C SITE FINANCE Monitor Main Process Map LOGISTICS (SITE) New project BU Business Plan Business Planning & Review NEW PROJECT INTRODUCTION MONITOR PURCHASING IT (SITE) HRM (SITE) MONITOR MANUFACTURING SITE PURCHASING MON TQM Q&E SYSTEM (site) MON. ENGINEERING Generation3 Business Plan FACILITY (SITE) MONITOR PURCHASING LOGISTICS (SITE) New components requi rements New equipment requi rements Forecast Feedback Ma teria l o rd er Quality feedback Raw material supply Delivery feedback Manufacturi ng setup Quality feedback 2 S U P P L I E R S MONITOR SUPPLY TO SALES NEW PROJECT MANAGEMENT SUPPORT
A folyamatok rögzítése SZÖVEGES FORMA: Ha a szerződéstervezet nem megfelelő, az értékesítő javítja az szerződést a feljegyzések alapján a vállat adminisztrációs rendszerében. TÁBLÁZATOS FORMA: Esemény Tevékenység Szervezeti elem Input adat Output adat Támogató rendszer Szerződés nem megfelelő Szerződés javítása Értékesítő Szerződés, Feljegyzések Javított szerződés Vállalati adminisztrációs rendszer GRAFIKUS FORMA: Esemény ADATBÁZIS ALAPÚ MODELL: Input adat Szerződés, feljegyzések Szerződés nem megfelelő Szervezeti elem Értékesítő Szerződés javítása végrehajt + Vállalati adminisztrációs rendszer Támogató rendszer Tevékenység Javított szerződés Output adat
Folyamatábra a folyamat lépéseinek és azok logikai sorrendjének vizuális szemléltetésére és megértésére
Folyamatábra Van valami problémád? Nem tudom.. :I Igen! :( Nem. :) Tudsz tenni valamit? Igen. Nem tudom.. Nem. Nincs miért aggódni!
Alapszimbólumok Ovális kör: folyamat eleji állapot, ill. a folyamat eredménye Felelős Kérdés Nem Igen Téglalap: a folyamat lépései, tevékenységei Rombusz: a folyamat döntési pontja, igen/nem kérdésre kell válaszolnunk, vagy döntésre van szükség Nyíl: a folyamat iránya
Folyamatábra
Folyamatábra Hogyan alkalmazzuk? a folyamat határainak rögzítése a folyamat lépéseinek meghatározása az ábra elkészítése ábra ellenőrzése Helyesek? Logikai szálak lezárva? Érintettek igazolják? értékelés (fejlesztési lehetőség, folyamatfegyelem, ideális állapot )
Folyamatábra Mit eredményez? folyamat megértése közös nevező vizualizáció - kommunikáció fejlesztési lehetőségek tényleges vs. ideális
Folyamatábra típusai Makro folyamatábra: A folyamat áttekintésére, általános megértésére alkalmas Részfolyamatokból épül fel, melyek több tevékenységből állnak Vevői igény Szerződéskötés Terméktervezés Gyártás
Folyamatábra típusai Részletezett folyamatábra: Különböző részletezettségben készíthető Tevékenységekből és döntési pontokból áll Vevői igény Új vevő? igen Vevői adatok rögzítése nem Vevői adatok ellenőrzése Vevői igények rögzítése
Folyamatábra típusai Felülről lefele elv részletezés
Összefoglalás Folyamatokban való gondolkodás Szervezeti folyamat Folyamatmenedzsment alapvető feladatai Folyamatok rögzítésének lehetőségei Folyamatábra Köszönöm a figyelmet!