Projekt monitoring a HEFOP 3.4. keretében támogatott projektek esetén Foglalkoztatási Hivatal ESZA Főosztály 2006. Előadás tematikája Foglalkoztatási Hivatal helye, szerepe az intézményrendszerben Jelentéstételi kötelezettség, Előrehaladási Jelentések formái Formai ellenőrzés, hiánypótlás lehetősége Eljárásrendi ellenőrzés, korrekció lehetősége Helyszíni ellenőrzések Gyakorlati tanácsok
Szervezeti struktúra ra Irányító Hatóság ESZA Kht. Foglalkoztatási Hivatal Magyar Államkincstár Kedvezményezett Projekt előrehalad rehaladási jelentés Formái: Projekt előrehaladási jelentés (negyedévente) Időközi előrehaladási jelentés (rövidített tartalmú PEJ és részletes pénzügyi elszámolás; feltétele: az adott elszámolási időszakban az előleg 90%-nak elköltése, bármikor beadható) Projekt záró jelentés (a projekt befejezését követő 90 napon belül, a 20 % kifizetése ennek elfogadásától függ) Projekt fenntartási jelentés (a projekt befejezését követően a szerződés lejártáig - 5év- évente) (Ha 5 mft-nál kevesebb a támogatási összeg és 6 hónál rövidebb csak zárójelentés Ha 5 mft-nál kevesebb és 6 hónál hosszabb negyedévente PEJ v. csak záró PEJ)
Projekt előrehalad rehaladási jelentés Benyújtás ideje: Támogatási szerződésben meghatározott Figyelemfelhívó levél (határnap előtt 15 nappal küldjük) Időpont egyeztetés Benyújtáskor figyelembe kell venni: Támogatási szerződés Irányító Hatóság (www.hefop.hu) működési kézikönyve Előrehaladási jelentés kitöltési útmutató (szerződés melléklete, illetve a módosítások hírlevél formában megküldésre kerülnek) Pénzügyi útmutató Monitoring információs napokon elhangzottak Jelentések formai ellenőrz rzése Benyújtott dokumentumok ellenőrzése: 1. Jelentés teljes körűen kitöltésre került-e 2. Minden kötelező melléklet megfelelő példányszámban csatolásra került-e 3. Megfelelő aláírások és pecsétek szerepelnek-e (jelentés, fizetési kérelem, számlaösszesítő, záradékolás, hitelesítés, EMIR szám) 4. Fizetési kérelem számlaösszesítő számlák- PEJ költségvetési tábla összhangja
Formai hiánypótlás Ha a jelentés formai szempontból hiányos hiánypótlásra kerül sor Kézhezvételtől számított 15 naptári nap, de a határidő lejárta előtt is be lehet hozni Egyszeri alkalommal A kifizetést a hiánypótlás idejére felfüggesztjük! Ha formai szempontból teljes, a Jelentés továbbküldésre kerül a szakmai és pénzügyi közreműködő szervezetekhez Jelentések eljárásrendi ellenőrz rzése Közbeszerzési eljárások ellenőrzése 1. A beszerzés a Támogatási szerződés költségvetés szöveges indoklásában szerepel-e 2. Kbt. hatálya alá tartozik-e a beszerzés 3. Szerepel-e a PEJ 1.6-os és 9/1-es táblában a beszerzés 4. Az eljárás dokumentációját becsatolták-e 5. Becsatolt dokumentumok alapján az eljárás megfelelő volt-e Szükség esetén korrekció (együtt a pénzügyi és szakmai korrekciókéréssel, határidő 10 nap) Eljárásrendi nyilatkozat kiállítása Szakmai és pénzügyi hitelesítési jelentés megérkezése után forráslehívás elkészítése
Helyszíni ellenőrz rzés Céljai: Projekt megvalósításának ellenőrzése Esetleges problémák feltárása, közös megoldása Az ellenőrzés kiterjed: az eredeti dokumentumok, projekt dosszié rendelkezésre állásának vizsgálatára (szerződés, levelezés, Jelentések, hiánypótlás és korrekció anyaga is) Szakmai előrehaladás ellenőrzésére Pénzügyi nyilvántartás teljes körűségének és szabályosságának ellenőrzésére Eszközbeszerzések és beruházások fizikai megvalósulására Helyszíni ellenőrz rzés FH szervezi meg értesítés 10 munkanappal előbb (rendkívülinél 3 nap) Minimum egy időközi és egy záró helyszíni ellenőrzés (esetleg rendkívüli) Időközi helyszíni ellenőrzést a projekt megvalósítás félidejére szokás szervezni. A záró helyszíni ellenőrzés elfogadása feltétele az utolsó 20 % kifizetésének. támogatási szerződés szerint ez a projekt záró jelentés elfogadásáig visszatartásra kerül Időpontja: a záró PEJ benyújtása után, de annak elfogadása előtt. Jegyzőkönyv készül, melyet a felek aláírásukkal elfogadnak.
Gyakorlati tanácsok 1. A pályázat következetes megvalósítása Csak olyan költségek elszámolása, amelyek a programtervben benne vannak Külön figyelem az eszközbeszerzésekre, csak a tervezett darabszámot lehet beszerezni. 2. Felsorolt betartása dokumentumok átolvasása, leírtak 3. Jelentés összeállítása átláthatóan, kezelhetően 4. Másolatok olvashatósága, záradékolás, hitelesítés 5. Előzetes egyeztetés a monitoring koordinátorral 6. Probléma küldése esetén a lehető leggyorsabb jelzés 7. A szerződésben foglalt adatok kisebb, formai változása esetén FH-t 7 napon belül értesíteni 8. (Egy ablakos rendszer betartása) Köszönöm a figyelmet, és sikeres megvalósítást kívánok!