Vállalati folyamatok támogatása ELO-val Beszerzés management Leitereg Miklós junior tanácsadó Budapest, 2011. október 4.
A PREZENTÁCIÓ CÉLJA
A prezentáció célja A beszerzési folyamat áttekintése ELO technikák használata a megvalósításban Egy konkrét példa szemelvényei ELO alapú beszerzési rendszer előnyei Felmerült kérdések megbeszélése
A BESZERZÉSI FOLYAMAT ÁTTEKINTÉSE
Beszerzési folyamatok 3 fő folyamatot foglal magába Beszerzés Menedzsment Stratégiai Beszerzés Operatív Beszerzés Minden egyes elem önálló feladatokat tartalmaz, és függenek egymástól is.
Beszerzés Menedzsment folyamat 4 folyamat lépést foglal magába Szabályzások Sztenderdek 1 Teljesítmény Menedzsment 4 Beszerzés Menedzsment 2 Éves Tervezés 3 Emberek Szervezet Elsődleges hangsúly a Beszerzés Menedzsmenten
Stratégiai Beszerzés folyamata Szerződésnek való megfelelés mérése Szerződések ellenőrzése és módosítása Katalógusok ellenőrzése, frissítése Szállító Menedzsment Érintettek Bevonása Elemzés A beszerzési projekt tárgyának meghatározása Érintettek bevonása Üzleti igények rögzítése Lehetőségek meghatározása Projekt ütemterv felállítása Szállítók be / kiléptetése Katalógusok kialakítása Érintettek értesítése Szerződéses feltételek véglegesítése Szerződés aláírása Szerződés menedzsment Tárgyalási stratégia Tárgyalás / aukció Legkedvezőbb kondíciók meghatározása Átállási terv Megvalósítás Szerződés Stratégiai Beszerzés Tárgyalás Kilépés a Piacra Beszerzési Stratégia Kialakítása Középtávon ismétlődő ciklikus folyamat Külső piac elemzése Szállítók Igények Teljes költség (TCO) Megközelítés kialakítása Értékelési szempontok meghatározása Projekt ütemterv pontosítása Kommunikáció a piaccal (pl.: RFX) Folyamat lebonyolítása Ajánlatok értékelése
Beszerzési Projekt Adatszükséglete Forgalom Helyszínenként Szervezetenként Szezonalitás Tény adatok Piaci trendek Várható felhasználás Ár Helyszínenként Szervezetenként Szállítónként Ár-szezonalitás Tény adatok Beszerzési kategória jellegzetességei Termék Specifikáció Funkcionális specifikáció Formai és minőségi specifikáció Testre-szabás mértéke, Egységesítés mértéke Jelenlegi Beszerzési Folyamat Folyamat döntési pontjai Specifikálás folyamata Szállító értékelés Tárgyalás Döntéshozatal Teljesítmény mérés Minőség Visszautasítás mértéke Technikai támogatás Biztosított szolgáltatások Megszorítások / Megkötések Önként vállalt: Leányvállalatoktól való vásárlás Preferált szállítói csoportok Kormányzati/szabályozási környezet Kormányzat által jóváhagyott szállítók Nemzetközi kereskedelmi szabályok, adók,/vám Vásárlói elvárások Szállítói lista Helyi adottságok
ELO TECHNIKÁK HASZNÁLATA A MEGVALÓSÍTÁSBAN
Beszerzés folyamata az ELO rendszerben Beszerzési Terv (igény) Beszerzési projekt bonyolítása Szerződés Jóváhagyás
Beszerzési folyamatok TERVEZÉS ELŐKÉSZÍTÉS BONYOLÍTÁS Ajánlatkérés Beszerzési terv egyeztetése Beszerzési terv rögzítése Projekt megindítása Pályáztatás Szerződés kötés Szerződés módosítás Közbeszerzés Tárgyalás lebonyolítása Iktatás, archiválás Dokumentumkezelés
Támogatott folyamatok Beszerzési Terv összeállítása Projekt indítás Ajánlatkérés Pályáztatás Közbeszerzés Szerződés módosítás Szerződés kontroll Megrendelés kezelés Szerződés riport Workflow riport
Entitáskezelés Alkalmazott entitások Beszerzési tervsor Beszerzési projekt Projektstátusz adatlap Szerződés Partner
Workflow Beszerzési folyamat előkészítése Ajánlatkérések Pályáztatások Közbeszerzési munkafolyamat Egyszerűsített folyamatok
Ügykezelés Érkeztetés Iktatás Egyszerűsített Projektekkel integrált Ügykezelési folyamat Kimenő dokumentumok
EGY KONKRÉT PÉLDA SZEMELVÉNYEI
Beszerzési terv
Projekt adatlap
ELO ALAPÚ BESZERZÉSI RENDSZER ELŐNYEI
Vezetői hatékonyság Vezetői információk Rálátás és átláthatóság Minőségbiztosítási szempontok Gyorsabb, szervezettebb, pontosabb munkavégzés Költséghatékonyság
Középvezetői hatékonyság Előre definiált munkafolyamatok Jóváhagyások Csoportmunka Verziókezelés Jelentések, lekérdezések, riportok
Felhasználói hatékonyság Papír alapú működés leképezése Intuitív felületek, ismerős funkciók Funkciógombok használata Könnyű kereshetőség Integráltság, minden egy helyen
KÉRDÉSEK ÖTLETEK?
Köszönöm figyelmüket! Érdeklődéssel várom kérdéseiket! HRK Consulting Kft. Leitereg Miklós junior tanácsadó T: +36 30 692 0282 E-mail:miklos.leitereg@hrk.hu, office@hrk.hu