Hírlevél Fejlesztések és változások a Precíz Integrált Ügyviteli Információs rendszerben 2009. I. negyedév 2009. február
Tartalom Számvitel modul Deviza átértékelések 3 Számvitel/Pénzügy modul Napi átlagos pénzkészlet kimutatás 6 Folyószámla analitika hiba javítása újrakönyveléssel 8 Tárgyi eszköz modul Áthelyezés 9 Emlékeztetőül Programüzenetek 10 2
Számvitel modul Deviza átértékelések A devizakészletek év végi átértékelését a számviteli törvény - a 2000. évi C. törvény 60. (2) bekezdése - szabályozza. A törvény teljes tartalma elérhető honlapunk Referenciák-Linkek menüpontjában, a Jogszabályok, törvények fejezetben! Ennek értelmében a vállalkozás a könyveiben szereplő deviza- és valutakészletet, valamint a külföldi pénznemben fennálló követeléseket és kötelezettségeket az év utolsó napján érvényes a választott hitelintézet által meghirdetett devizavételi és deviza-eladási árfolyamának átlagán, vagy a Magyar Nemzeti Bank által közzétett, hivatalos devizaárfolyamon köteles forintra értékelni. Az értékelésből adódó árfolyam különbözetet azonban csak akkor kell a könyveiben átvezetni, ha ez az egyenleg a számvitel politikában meghatározottak szerint jelentősnek minősül. A vállalkozás az árfolyamváltozásból eredő különbözetnek ezen devizák forgalmában realizált eredményét az egyéb pénzügyi szolgáltatások eredményében köteles elszámolni. A Számvitel modulban lehetőség van a deviza átértékelés automatikus lekönyvelésére. Ehhez az alábbi beállításokat kell elvégeznünk a programunkban. A Főkönyvi számla karbantartása (F1111) képernyőn ellenőrizzük, hogy az átértékelni kívánt főkönyvi számlánál engedélyezve van-e az átértékelés: az Átértékelendő mező Igen-re állítása. Az átértékelésből adódó árfolyamnyereség és árfolyamveszteség összegét egy elszámolási számlára kell könyvelni az átértékelt devizaeszköz, illetve devizakötelezettség vagy devizakövetelés számlával szemben (a folyószámlákat érintő különbözetet a program konkrétan kapcsolni tudja a vevő, a szállító partnerhez és ezen belül a megfelelő számlákhoz is). 3
Tehát létre kell hoznunk ezt a technikai elszámolási számlát, amire az átértékelés eredménye könyvelődni fog, és egy átértékelő naplót. Az átértékelő napló vegyes jellegű, egyoldalas típusú, gépi bizonylat sorszámozású. Az Ellenszámla mezőbe írjuk be a technikai elszámolási számlát. Ez egy gyűjtő átvezetési (36, 389 stb.) számla, mely egyenlegét kell az értékelést követően egy vegyes könyveléssel a pénzügyi műveletek egyéb ráfordításai vagy bevételei között elszámolni. Ha a kívánt beállításokat elvégeztük, válasszuk ki a Lekérdezések menü alatt található Egyéb lekérdezések pontot, azon belül a Deviza átértékeléseket (F397). Többféle paraméterezési lehetőséget láthatunk. A Főkönyvi számláknál bármelyik főkönyvi szám kiválasztható, de átértékelést csak azoknál végez a program, amelyeknél az előbbiek alapján beállítottuk az Átértékelendő mezőt (így akár végig is ENTER-ezhetjük ezt a két mezőt). A Banki azonosító mezőben válasszuk ki, hogy mely bank árfolyama alapján számoljon majd a program (MNB). Az Árfolyam napnál ki kell választani a kívánt árfolyamot (ha még nem rögzítettük föl, itt is megtehetjük), és árfolyam típust. A Feldolgozás típusánál először válasszuk ki a Devizás tételek átértékelése listát, ami révén ellenőrizhetjük az automatikus könyvelés előtt, hogy értékeink megfelelnek-e. A listánk Kiíratási módja szerint lehet tételes, partnerenkénti (partnerre gyűjtött), valamint főkönyvi számlánkénti (főkönyvi számra gyűjtött). Lista esetében az Átértékelő naplóval nem kell foglalkoznunk, majd az automatikus könyvelés során lesz szerepe, a program nem is engedi kitölteni. 4
A listánk ellenőrizhető, összeegyeztethető a főkönyvi kivonattal és a folyószámla tételek listájával. A program kezeli azt az eshetőséget is, amikor a forintos vevőnk devizában egyenlíti ki tartozását, illetve fordítva. Ilyen esetben az ellenőrzés megkönnyítése végett a Folyószámla tételek listázása (F240) képernyőre, amelyet a Folyószámla analitika (F24) listázásánál tudunk elérni, fölkerült a deviza paraméterezési lehetőség is. Egy lekérdezési sajátosság miatt nagyon fontos ilyenkor, hogy a Nulla egyenlegűek kiírását állítsuk Nemre. Ha a Devizás tételek átértékelése listánkat megfelelőnek találtuk, elindíthatjuk az automatikus könyvelést, a Feldolgozás típusánál kiválasztva az Átértékelés könyvelését, valamint az Átértékelő naplónál megadva a korábban létrehozott átértékelési naplónkat. A program automatikusan lekönyveli az átértékelést a beállított naplóba, a technikai elszámolási számlánkra. Előfordulhat, hogy ha könyvelés után újra lekérjük a listánkat, akkor az 1 forintos eltéréseket mutat. Ez a forint kerekítés miatt van. Az elszámolási számla egyenlegét év végén, a mérleg fordulónapjával jellegétől függően kell átvezetni az egyéb pénzügyi szolgáltatások bevételei vagy egyéb pénzügyi szolgáltatások ráfordításai közé. Arra kell még vigyáznunk, hogy ha az árfolyam különbözetet nem a program által generáljuk, hanem manuálisan könyveljük le, sose felejtsük el kitölteni a devizanem mezőt könyvelés közben. A deviza átértékelés ugyanis csak azokkal a tételekkel foglalkozik, amelyek esetében a devizanem mezőben értéket talál. 5
Számvitel/Pénzügy modul Napi átlagos pénzkészlet kimutatás (9) A (8) bekezdés szerinti napi készpénz záró állomány maximális mértékét annak figyelembevételével kell meghatározni, hogy a készpénz napi záró állományának naptári hónaponként számított napi átlaga - kivéve, ha külön jogszabály eltérően rendelkezik - nem haladhatja meg az előző üzleti év - éves szintre számított - összes bevételének 1,2%-át, illetve ha az előző üzleti év összes bevételének 1,2%-a nem éri el az 500 ezer forintot, akkor az 500 ezer forintot. Az átlag számításánál az adott hónap naptári napjainak záró készpénz állományát kell figyelembe venni. Mindaddig, amíg az előző üzleti év összes bevétel adata nem áll rendelkezésre, addig az azt megelőző üzleti év összes bevételét kell alapul venni. A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény Tehát a pénzkezelési szabályzatban a napi záró állományt kell (és ahogy eddig is kellett) meghatároznunk. Most csak annyi változott, hogy az általunk meghatározott napi készpénz záró állomány összesítése alapján megállapított havi átlag ne haladja meg az előző évi bevétel 1,2%-át, vagy 500 ezer forintot, ha ez utóbbi a nagyobb. E szabályozás a szervezet egészére vonatkozik, és nem telephelyenként értendő, akárhány házipénztárral dolgozik a cég. Amire még figyelni kell: Amíg nincs a taggyűlés által elfogadott, jóváhagyott éves beszámolónk a tárgyévet megelőző évről, addig az azt megelőző év eredmény kimutatásának összes bevételeihez viszonyítunk. Jelenleg, vagyis januárban a 2007. évi jóváhagyott eredmény kimutatás adatai érvényesek. Ennek a 1,2%-át kell kiszámítanunk. Előfordul, hogy egy munkanapon nincs készpénzmozgás. Sem a bankból nem vettek fel pénzt, sem pedig készpénzkiadás nem volt. Például egy szerdai munkanapon. Ilyenkor a keddi záró pénzkészlet lesz szerdán is a záróadat. Figyeljünk fel a rendelkezés szövegezésére! Az átlag számításánál az adott hónap naptári napjainak záró készpénz állományát kell figyelembe venni. Tehát az adott hónap minden naptári napjára kell adat a záró készpénzállományról. Szombatra és vasárnapra is, illetve az ünnepnapokra. Ilyenkor az utolsó zárókészlet adata "megy tovább". Tehát a pénteki záró készpénzkészlet a szombati és a vasárnapi adat is. Ebből leszűrhető, hogy a készpénz pénteki záró öszszege általában háromszor "vesz részt" az átlagszámításban. Ha ez az összeg kicsi, az lefelé húzza a havi átlagot. Mindig az adott hónap naptári napjainak számával osztjuk a készpénzállomány halmozott öszszegét. 6
Természetesen ahhoz, hogy ennek a szabálynak megfeleljünk, szükségünk van egy listára a programból, amin nyilvántarthatjuk a napi átlag készpénzkészletet. Akik használják a Pénzügy modult, azoknak ez nem okoz problémát. Akik viszont nem, azoknak sem kell megvenniük egy újabb licencet. Ez a lista a Lekérdezések / Egyéb lekérdezések / Napi átlagos pénzkészlet kimutatása menüpontból lekérdezhető. Időszaknak kiválasztjuk adott év megfelelő hónapját. Értékhatárnak beírjuk az előző üzleti év öszszes bevételének 1,2 %-át vagy ha azt nem éri el, akkor 500 000 Ft-ot (mely érték a programunkban a NAPIZAROKP globális változóban is megadható, beállítható), majd a legördülő menüből kiválasztjuk a havi átlagot. Ezek alapján a következő listát kapjuk. 7
Számvitel/Pénzügy modul Folyószámla analitika hiba javítása újrakönyveléssel Ha egy lekönyvelt és már rendezett tétel utólagos módosítására (például javítás, törlés) kerül sor, előfordulhat, hogy a Folyószámla analitikában (F24) a rendezett tételek között szerepel továbbra is. Ilyenkor a Szerviz menü alatt található Újrakönyvelés (F71) szükséges, ez átsorolja az érintett bizonylatot a rendezetlenek közé (futtatás előtt pipáljuk be a Tárgyévi rendezetlen tételek újraképzése menüpontot). A művelet elvégzése után a rendezett tételeket tartalmazó lista mindösszesen sorának az egyenlege 0. Így kell eljárni abban az esetben is, ha az említett összeg (módosítás után) a rendezett és rendezetlen tételek listáján is szerepel. 8
Tárgyi eszköz modul Áthelyezés Ha egy eszköz új leltárhelyre kerül vagy ha olyan döntés születik, hogy 2009. januárjától analitikát kell megadni a tárgyi eszközöknél, és ez korábban nem volt beállítva, akkor egy új mozgásnemet kell felrögzítenünk, aminek a neve: Áthelyezés. A Mozgásnemek karbantartásánál (T1111) vigyük fel az új mozgásnemet, aminek a típusánál az Áthelyezés mozgásnem típust állítsuk be. Főkönyvi számlát nem kell felrögzítenünk, ez a mozgás ugyanis nem kerül át a számvitelbe. Ha analitikát szeretnénk megadni, akkor az érintett eszköz eszköztípusánál állítsuk be a kívánt analitikát (Törzsadatok / Törzsadatok karbantartása / Eszköz típusok karbantartása). A kartonunkra vigyünk fel egy újabb tételt. Mozgásnemnek az előzőekben létrehozott mozgásnemünket, az Áthelyezést állítsuk be, és adjuk meg a dátumot, amitől kezdve szeretnénk az új beállításokat alkalmazni. Ezután kiválaszthatjuk az analitikát, illetve az új leltárhelyet. A program, természetesen, ahogy minden mozgás esetében, most is képez a megadott időszakig egy ÉCS sort is. Leltárhely áthelyezés esetében a kartonfejen az áthelyezés után megváltozik a leltárhely mező tartalma. 9
Emlékeztetőül Programüzenetek A teljesség igénye nélkül összeszedtünk egy csokorra való programüzenetet, melyek a legsűrűbben szoktak előfordulni. Itt megtalálhatják a magyarázatukat, kiváltó okaikat és a teendőket, ha ezek feltűnnek a képernyőn....has become corrupted Megsérült az állomány. Áramszünet, a program munka közbeni nem tervezett megszakítása (például számítógép, szerver helytelen módon történő kikapcsolása) idézheti elő. Bármelyik táblát, DBF fájlt érintheti. Ebben az esetben vagy beküldi a sérült állományt hozzánk, és mi kijavítjuk, vagy ha már van tapasztalata a Cleanjav nevű szervizprogramunk használatában, akkor annak futtatását végezze el. Kérjük, hogy a Cleanjav használatát megelőzően minden esetben konzultáljon munkatársunkkal! Fontos, hogy mindig a legfrissebb Cleanjav programot használja, amit letölthet a weboldalunkról (a Cleanjav futtatásáról is talál leírást a weboldalon). File access is denied Az állomány foglalt. Akkor kapjuk eredményül, ha a programban olyan tevékenységet folytatunk, amelynek feltétele, hogy csak mi tartózkodjunk az állományban (például a Szerviz menüpont programjai, programfrissítések), ellenben rajtunk kívül más felhasználó is be van jelentkezve a rendszerbe. Ilyenkor annyi a teendőnk, hogy kiléptetjük a felhasználót. 10
A program csak kizárólagosan indítható! Általában a Szerviz menüpont programjainál tapasztalhatjuk. Abban tér el az angol nyelvű párjától (lásd előző programüzenet), hogy ebben az esetben előfordulhat, hogy nem áll senki az állományban, csak beragadt felhasználókat érzékel a rendszer. Először győződjünk meg róla, valóban mindenki kijelentkezett, utána a Rendszerparaméterek karbantartása (P119) ablakban az Aktív ügyintézők számát írjuk át 1-re. Ha viszont a szervizprogram futtatása során az előző, File access is deniedes programüzenetet kapjuk, akkor az azt jelenti, hogy valóban tartózkodik rajtunk kívül még valaki az állományban (tehát az Aktív ügyintézők számának átírása nem helyettesíti a kijelentkezést). Command contains unrecognized phrase/keyword A parancs fel nem ismerhető kifejezést/kulcsszót tartalmaz. Ez már nem program-, hanem hibaüzenet (a hibaüzenet türkiz színű háttéren jelenik meg!). Abban az esetben találkozunk vele, ha valamilyen külső állományból/állományba szeretnénk adatokat kinyerni, és a megadott elérési útvonal speciális karaktereket (szóközt, ékezetes betűt, egyéb speciális karaktert) tartalmaz. Például, ha a REGFRISS.DBF fájlt vagy egyéb adatállományt az Asztal-ra helyezünk, és onnan próbáljuk beolvastatni a programunkba, akkor ilyen üzenetet kapunk (az Asztal a Documents and Settings mappában található, ami szóközt tartalmaz). Ilyenkor ellenőrizzük az adatútvonalunkat, a fájlunk nevét, és helyezzük át olyan adatútvonalra, amely nem tartalmaz speciális karaktereket. 11