1/11 Naplófőkönyv, pénztárkönyv program-dokumentáció Bevezetés Az egyszeres könyvvitelt alkalmazó vállalkozások naplófőkönyv és analitikus nyilvántartások vezetésével tesznek eleget könyvvezetési kötelezettségüknek. A naplófőkönyv a pénzmozgásokat és a pénzügyi elszámolásokat zárt, az elszámolások egyezőségét automatikusan biztosító, a vállalkozás pénzügyi helyzetét tükröző rendszerben mutatja ki. Egyidejűleg biztosítja az adóelszámoláshoz szükséges adatokat. A naplófőkönyvbe az adatokat kizárólag bizonylatok alapján és legalább havonta kell bejegyezni. A számítógépes program alkalmazása sokkal tágabb lehetőségeket biztosít a felhasználónak, mint a hagyományos kézi vezetésű naplófőkönyv, pénztárkönyv. Amellett, hogy szolgáltatja a kötelező adatokat, számos hasznos információt és segítséget tud adni a vállalkozás számára. Az alapprogram tartalmazza: adatrögzítés, javítás bizonylati napló nyomtatás tételes naplófőkönyv, pénztárkönyv nyomtatás kimutatások készítése, könyvelési kódokra való összegzéssel naplófőkönyvi, pénztárkönyvi kivonat, zárás pénztárgép ellenőrző lista pénzforgalmi jelentés ÁFA lista vevő-szállító analitika számlák rögzítése, számlázás folyószámlák vezetése számlanapló követelések kötelezettségek (folyószámla-kivonat) tartozások, kintlevőségek egyenlegközlő levél átutalási megbízás nyomtatása (opcionális) A program jellemzője, hogy nem közvetlenül a rovatszámokra kell könyvelni, hanem előre megadható könyvelési kódokra (szövegkódokra). Maximum ezer könyvelési kódot nyithatunk meg, és ha ezekre könyvelünk, sokkal nagyobb információ-tartalma lesz adatainknak, mintha csak 26 (naplófőkönyv) illetve 9 (pénztárkönyv) rovatba könyvelnénk. A könyvelési kódok definiálásánál természetesen meg kell adnunk, hogy mely rovatba tartozik. Az egyszeres könyvelés is a "Mozaik" Integrált Ügyviteli Rendszerünk része.
2/11 A kettős könyvelésnél megszokott főkönyv és pénzügy modulok legfontosabb funkcióit egyben, egy modulba sűrítve tartalmazza. Ha a cégek adatainak felvételekor egyszeres könyvvezetési módot jelöltünk be, úgy a Főkönyv modul helyett a Naplófőkönyv vagy a Pénztárkönyv fog megjelenni. A kapcsolódó modulok közül ez esetben értelem szerűen nem használható a Tevékenység, a Mérleg, a Pénzügy, a Számlázás és a Házi pénztár modul. Az analitikus nyilvántartások (eszközök, készletek, munkabérek) természetesen továbbra is használhatók, de automatikus feladást nem készíthetünk a pénztárkönyv és a naplófőkönyv felé, mivel az egyszeres -ben csak konkrét pénzmozgásokat könyvelhetünk. A főmenü Első használatbavételkor a Beállítások menüben nézzük át a naplótípusokat, számlatípusokat, a lehetséges fizetési módokat és bankszámlákat. Hogyan kezdjünk hozzá a naplófőkönyv vezetéséhez? 1. Dátum beállítása A tárgyév a beállított dátumnak megfelelő év lesz. Ha az adott évben még nincsenek megnyitva adatbázisaink, akkor a program megnyitja azokat, és felajánlja, hogy előző évi adataink alapján feltölti a törzsállományokat (rovatok, könyvelési kódok, ügyfelek) és beállítja a nyitó értékeket (rovatok nyitója, kifizetetlen számlák, kötelezettségek, stb.). 2. Rovatok megtekintése A rovatokat a program első induláskor automatikusan létrehozza, az Adatrögzítés -> Rovatok menüpontban megtekinthetjük, esetleg a megnevezésükön módosíthatunk.
3/11 3. Könyvelési kódok felvétele A navigátor gombok segítségével új könyvelési kódot vehetünk fel, vagy módosíthatjuk a korábban felvettek adatait. A navigátor gombok használatát a "Mozaik" rendszer általános kezelési útmutatójában ismertetjük részletesen, a könnyebb programkezelés érdekében kérjük tanulmányozzák át. Törölni csak olyan könyvelési kódot lehet, amelyre tárgyévben még nem könyveltünk. 4. Naplótípusok A bizonylatokat csoportosítanunk kell a könyvelés során. Minden típuson belül a bizonylatok 1-től 999999-ig sorszámozhatók. A naplótípus azonosítója a típusjel, amely egy nagybetű vagy kisbetű lehet. A pénztár esetében a megnevezésen kívül meg kell még adnunk, hogy ez "B" bevétel vagy "K" kiadás-e. A bevételi és a kiadási naplónak legyen azonos a megnevezése, mert csak akkor tud a program helyes pénztáregyenleget mutatni. Több pénztár esetén pénztáranként nyissunk bevételi és kiadási naplót, pénztáranként eltérő megnevezéssel.. Természetesen, ha több bankszámlánk van, mindegyiknek nyitnunk kell külön naplót más-más megnevezéssel. Összefoglalva: az azonos nevű naplók a kivonaton, a pénzforgalmi jelentésen, és más listákon összevontan szerepelnek, egyenleget is így von belőlük a program. A kivonaton is annyi pénzforgalmi rovat jelenik meg, ahány napló-megnevezést talál a program.
4/11 5. Számlatípusok A bejövő számlákat másképpen a szállítókkal szembeni kötelezettségeknek, a kimenő számlákat vevőkkel szembeni követeléseknek is nevezhetjük. Tehát a számlák áruszállításból és szolgáltatásból származó követelések és kötelezettségek. Ebből kiindulva: az egyéb követeléseket és kötelezettségeket is felvihetjük a programba, mint számlákat. A számlák típusait egy betűjellel azonosítjuk (ezzel kezdődik a számlaszám). A kötelezettségeket nagybetűvel, a követeléseket kisbetűvel jelöljük. A Technikai jelleg mezőben számla esetén Számla, egyéb követelés vagy kötelezettség esetén Követelés, kötelezettség, felvásárlási jegy esetén Felvásárlási jegy kerüljön. Az egyéb követelés és kötelezettség esetén a számlán csak olyan könyvelési kód szerepelhet, ahol az áfa-kulcs nincs kitöltve. Példa: a cég felvesz 1 millió Ft hitelt: ezt egyrészt lekönyveljük a pénztárkönyvbe a banknaplón (könyvelési kód: hitelfelvétel, ami az egyéb bevételek rovatba tartozik), másrészt előírjuk kötelezettségként, azaz felviszünk egy speciális bejövő számlát, ahol ügyfélként megadjuk a hitelnyújtó céget, az esedékességhez beírjuk a visszafizetési határidőt. (könyvelési kód: hiteltörlesztés, ami az egyéb kiadások rovatba való)
5/11 Adatrögzítés Bizonylatok rögzítése Először ki kell választanunk, hogy mely naplót kívánjuk rögzíteni. A bizonylatokat besorszámozva, dátummal ellátva visszük fel. Az alábbi képernyő szolgál az adatok felvitelére: Számlakiegyenlítés esetén a hivatkozás mezőt kitöltjük, ellenkező esetben a hivatkozást üresen hagyva egy <Enter>-rel továbblépünk. Utána a könyvelési kódot kéri a gép. Ha nem tudjuk fejből a gazdasági esemény kódját, akkor egy nem létező kód (pl. 0) beütésére megjelenő táblázatból választhatunk. Miután sikeresen beírtunk egy könyvelési kódot, megjelenik annak megnevezése, majd beírhatjuk az összeget és kitölthetjük a megjegyzést. Az áfá-s tételeknél az adóalap rögzítése után a program automatikusan adja a következő sorban a kapcsolódó áfa-könyvelési kódon az áfa összegét. Az összeg átjavítható vagy egy <Enter>-rel jóváhagyható. Amennyiben a rögzíteni kívánt bizonylat egyszerűsített számla, úgy a program az ÁFA visszaszámításhoz segítséget ajánl fel. (a forgalom mezőben az <F8> billentyű lenyomására) Ha a bizonylat rögzítésével végeztünk, akkor navigátor soron a változások mentése gombbal (pipa) érvényesítsük. Ekkor a program a képernyő alján kijelzi, hogy az éppen látható bizonylaton mennyi a bevétel és a kiadás összege. Számlakiegyenlítés esetén Az előzőleg rögzített számlára hivatkozhatunk a számla számának beírásával. Például: B 1/92, K 321/94, K 10/99, stb.
6/11 Ha nem tudjuk fejből a számlaszámot, kérjünk segítséget a géptől. A hivatkozás mezőbe egy kérdőjelet beírunk, majd az <Enter> lenyomására megjelenik a számlakeresés képernyője. Megadhatjuk az ügyfél kódját, vagy nevének a kezdőbetűit, a teljesítés időszakát, a végösszeget vagy egy szövegdarabot. A keresés gombra kattintva, a program egy táblázatban felsorolja az adott feltételeknek megfelelő számlákat. Ha nem adtunk meg semmit, akkor az összes számla megjelenik. Álljunk rá a kiegyenlítendő számlára, és nyomjunk a Kiválasztás -ra. A kiegyenlítendő számlát részleteiben is megmutatja a gép, és kéri a kifizetett összeget. Itt a számla még kiegyenlítetlen részének megfelelő összeget ajánlja fel. Ez természetesen átírható. Ha csak részben egyenlítettünk ki egy számlát, akkor az adóalapnak és az áfá-nak is csak az arányos része könyvelődik le a naplófőkönyvbe illetve pénztárkönyvbe. Nyitó felvitele A nyitás egy speciális bizonylattal történik: a pénztár bevételi napló 0. sorszámú bizonylatán, melynek kelte előző év utolsó napja. Először is fel kell vennünk annyi nyitó-könyvelési kódot, ahány rovatban nyitó összegnek kell szerepelnie, ugyanis a rovatokba közvetlenül nem írhatunk, csakis könyvelési kód által. Miután a 0. sorszámú bizonylatra felvittük a rovatok nyitó értékét, a pénztár egyenlege ezek összege lesz, a bankban pedig még nulla az egyenleg. Folytatva a nyitást, ugyancsak a 0. sorszámú bizonylatra rákönyveljük, hogy készpénz fizetünk be a bankba (2-es könyvelési kód, mínusz összeg), és a banknapló 0. sorszámú bizonylatán ugyanezt az összeget bevételezzük a bankba (2-es könyvelési kód, pozitív összeg). Ezzel kész a nyitás. Ügyfelek adatai (folyószámlák megnyitása)
7/11 Adatrögzítés - Számlák rögzítése A következő adatokat mindenképpen ki kell tölteni a fejlécben: számlaszám (belső nyilvántartási szám) ügyfél kódja fizetési mód teljesítés dátuma kelt esedékesség megjegyzés (ide az eredeti számlaszámot kell beírni) Az ügyfél kiválasztásánál segítséget ad a program. A fejléc kitöltése után a számla tételeit kell bevinnünk. A könyvelési kódot mindenképpen ki kell tölteni, ha az adott sorban összeg is szerepel. A könyvelési kódok közül csak azok kerülhetnek a számlára, ahol az áfa-kulcs meg van adva, például 20%, 5% vagy men az áfa-mentes tételek esetén. Az áfa összegét a program kiszámolja, de ha az eredeti számlán ettől eltér az áfa, akkor nekünk át kell javítani a gép által kiszámított összeget. A nettó érték mezőben lehetőségünk van egy bruttó összeg bevitelére, majd az F8 billentyű lenyomásával, annak nettósítására.
8/11 Kartonok - Rovatok tételes forgalma A lerögzített bizonylatokat a könyvelési kódoknak megfelelő rovatokban tárolja a program. A rovatok forgalmába történő gyors betekintésre szolgál a Kartonok menüpont. Kiválasztva a kívánt rovatszámot és a keresett időszakot megadva kapjuk a képernyőre a rovat forgalmát. A kartonokat ki is nyomtathatjuk. Kartonok Folyószámlák tételes forgalma Az egyes ügyfelek folyószámlájának alakulását kísérhetjük figyelemmel a kartonok menüpontban. Ügyfelenként lekérhetjük az összes vagy csak a kifizetetlen számlákat, illetve szűrhetünk a bejövő számlákra (kötelezettségekre) vagy a kimenő számlákra (követelésekre) egy megadott időszakban. A képernyőn megjelenő adatokat ki is nyomtathatjuk.
9/11 Listák Naplófőkönyvi, pénztárkönyvi kivonat Meg kell adnunk egy időintervallumot (tárgyidőszak), melyre a kivonat vonatkozik. Ez általában egy hónapot jelent. A kivonat az egyes rovatok forgalmát jeleníti meg: a tárgyidőszak nyitójával kezdi, folyatja a tárgyidőszak forgalmával, végül a záró forgalmat hozza. A kivonat végén megjelenik a tárgyidőszakban elért pénzügyi eredmény. Tételes naplófőkönyv, pénztárkönyv nyomtatása Ez a lista tulajdonképpen azt a nagy lepedőt produkálja, amit naplófőkönyvnek nevezünk. A megadott tárgyidőszak forgalmát úgy jeleníti meg, mintha tételesen beírtuk volna a naplófőkönyvbe. A lista alján összesíti a rovatok forgalmát. Könyvelési kód összesítő A könyvelési kód összesítő a kódok forgalmát mutatja meg. Ha bejelöljük a részletes lista négyzetét, akkor az egyes könyvelési kódoknál szereplő bizonylatokat is kilistázza tételesen. Pénztárgép ellenőrző lista A pénztárgépek forgalmát elkülönített könyvelési kódokon könyveljük, így pénztárgépenként összesíthető a forgalom. A számláló nyitó állásból és a forgalomból kiszámítható a záró, amennyiben könyvelés után eltérést észlelünk keressük meg a hibát. Pénzforgalmi jelentés Az időszak beállítása után ki kell választani egy naplótipust, majd a nyomtatást kezdeményezve megnézhetjük a naplótipus időszaki forgalmát. Bizonylati napló Bizonylati napló a rögzített adatok naplózására való, ennek átnézésével is ellenőrizhető az adatrögzítés. Naplótípust kell választani, majd meg kell adni egy időintervallumot,amelybe tartozó bizonylatokat kérjük. Egy bizonylatszám-intervallum megadásával is szűkíthető a lekért bizonylatok köre.
10/11 ÁFA lista Az áfa bevallásához nyújt segítséget ez a lista. Az előzetesen felszámított áfa (levonható áfa), valamint a fizetendő áfa külön listában kerül kimutatásra. A listákat dátumkorlátok (tárgyidőszak) megadásával kérhetjük le. A beérkező számlák esetében a program kimutatja, hogy mely számlák vannak 100%-ig kifizetve, vagyis visszaigénylési pozícióban mennyi lehet a visszaigényelhető összeg. A kimenő számlák esetében a program figyeli a 45 napos határidőt, vagyis a kifizetetlen számlák áfá-ját is be kell vallani, amennyiben a teljesítéstől számított 45 nap lejár a bevallási időszak végéig. Ha egy adott számla teljesítése 45 napnál korábbi, mint a bevallási időszak kezdete, akkor ennek áfá-ját már korábban bevallottuk. Ha a tárgyidőszakban erre a számlára érkezik valamilyen befizetés, akkor ennek áfá-ját nem kell még egyszer bevallani. A lista végén az összesítő után - ezekről a kimenő számlákra érkező befizetésekről tájékoztató jelleggel kimutatás készül. Számlanapló nyomtatás A számlanapló nyomtatása a gépben levő bejövő ill. kimenő számlák rögzítési listáját adja ellenőrzés céljából. A listát kérhetjük bizonylatszám sorrendben vagy dátum tól-ig korlátok megadásával. Követelések, kötelezettségek vagyis folyószámla kivonat A naplófőkönyv, pénztárkönyv vezetésére kötelezett vállalkozók a könyvbe csak a pénzügyileg realizált tételeket vezethetik be. Azonban analitikus nyilvántartást kell vezetniük a követeléseikről, kötelezettségeikről. Különféle szűrőfeltételek megadásával szűkíthetjük le a listát. Ha mind a kötelezettségek, mind a követelések benne lesznek a listában, akkor a kötelezettségek előjele negatív lesz. Tartozások, kintlevőségek listázása Két különálló menüpont. Beállítjuk az időpontot, amelyhez képest vizsgáljuk a megadott napok között lejárt tartozásokat. Beállíthatunk ügyfélcsoportot, amennyiben a folyószámla megnyitáskor az ügyfeleket csoportokba szerveztük, vagy megadhatunk
11/11 csak egy ügyfelet is. Egyenlegközlő levél Az egyenlegközlő levéllel könnyíthetjük meg a partnereinkkel történő elszámolást. Ez a levél tartalmazza a partnerrel szembeni követeléseket és tartozásokat.