Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 programozási időszak

Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 programozási időszak

Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási Időszak Tartalomjegyzék I. Bevezetés... 5 1. Az Eljárásrend célja... 5 2. Az Eljárásrend hatálya... 5 3. Használt fogalmak, rövidítések... 5 II. A VOP és források felhasználásának közös szabályai... 7 4. A VOP és felhasználására vonatkozó jogszabályok és szabályzatok... 7 5. Projekttípusok... 8 6. Érintettek... 9 7. Az Eljárásrend alkalmazásának alapelvei... 11 8. Projekt-időtáv... 11 9. Dokumentálás... 12 10. Kapcsolattartás, adatszolgáltatás... 13 11. Projektmappák... 13 11.1. projektmappa tartalma... 14 11.2. Támogatói projektmappa... 15 11.3. projektmappa... 15 12. Tájékoztatás és nyilvánosság... 16 13. Esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság... 17 III. Az egyes eljárás-típusok különleges szabályai projekt szint... 19 14. VOP PROJEKTEK RÉSZLETES ELJÁRÁSRENDJE... 19 14.1. VOP prioritások és konstrukciók, szabályozás... 19 14.1.1. VOP prioritások és konstrukciók... 19 14.1.2. VOP szabályozás... 19 14.2. Projekttervezés előkészítése... 20 14.2.1. Projekttervezés előkészítése a 2011. február 9-e előtti projektek vonatkozásában. 20 14.2.2. Projekttervezés előkészítése a 2011. február 9-e utáni projektek vonatkozásában. 20 14.3. Projektterv készítése... 21 14.3.1. Projektterv készítése a 2011. február 9-e előtti projektek vonatkozásában... 21 14.3.2. Projektterv készítése a 2011. február 9-e utáni projektek vonatkozásában... 23 14.4. Projektterv benyújtása és befogadása... 23 14.4.1. Projektterv benyújtása és befogadása a 2011. február 9-e előtti projektek vonatkozásában... 23 14.4.2. Projektterv benyújtása és befogadása a 2011. február 9-e utáni projektek vonatkozásában... 24 14.5. Projektterv értékelése és a támogatási jogviszony létrejötte... 24 14.5.1. Projektterv értékelése és támogatási jogviszony létrejötte a 2011. február 9-e előtti projektek vonatkozásában... 24 14.5.2. Projektterv értékelése és támogatási jogviszony létrejötte a 2011. február 9-e utáni projektek vonatkozásában... 26 14.6. Projekt megvalósítása... 26 14.6.1. VOP belső projekt... 26 14.6.2. VOP külső projekt... 27 14.7. Közbeszerzések ellenőrzése... 27 14.7.1. Alapelvek... 28 14.7.2. Uniós értékhatárt el nem érő értékű közbeszerzések és szerződésmódosítások utóellenőrzése... 29 14.7.3. Az uniós értékhatárokat elérő vagy meghaladó értékű közbeszerzési eljárások minőségellenőrzése, és közbeszerzési szabályossági ellenőrzése... 31 14.7.4. Keretmegállapodásos közbeszerzési eljárások... 34 14.7.5. Központosított közbeszerzések... 35 14.7.6. Uniós értékhatárokat el nem érő értékű közbeszerzések utólagos ellenőrzése... 35 14.7.7. Uniós értékhatárokat elérő, vagy meghaladó értékű közbeszerzések, illetve szerződés-módosítások utólagos ellenőrzése... 36 Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 2

14.8. Elszámolások kezelése... 36 14.8.1. Elszámolások kezelése a 2011. február 9-e előtti projektek vonatkozásában... 36 14.8.2. Elszámolások kezelése a 2011. február 9-e utáni projektek vonatkozásában... 40 14.9. Projekt-megvalósításról történő beszámolás és annak ellenőrzése... 44 14.9.1. Projekt-megvalósításról történő beszámolás, projekt előrehaladási jelentés (PEJ) benyújtása a 2011. február 9-ét megelőzően indult projektek esetében... 44 14.9.2. Projekt előrehaladási jelentések ellenőrzésének eljárásrendje a 2011. február 9-ét megelőzően indult projektek esetében... 45 14.9.3. Projekt-megvalósításról történő beszámolás, időszakos beszámoló (IB) ellenőrzésének eljárásrendje a 2011. február 9-ét követően indult projektek esetében... 47 14.10. Helyszíni ellenőrzés... 48 14.10.1. Helyszíni ellenőrzés tervezése... 48 14.10.2. Helyszíni ellenőrzés elrendelése... 49 14.10.3. Helyszíni ellenőrzést végző k kijelölése, megbízólevelek elkészítése.. 49 14.10.4. Értesítő levél kiküldése a projektgazdának... 49 14.10.5. Helyszíni ellenőrzés lefolytatása... 49 14.10.6. Helyszíni ellenőrzési jegyzőkönyv készítése... 51 14.10.7. Hiánypótlás (a jegyzőkönyv kiegészítése)... 52 14.10.8. Intézkedések teljesítése... 52 14.10.9. Éves összefoglaló... 52 14.11. Szabálytalanságkezelés... 54 14.12. Követeléskezelés... 58 14.13. Projektmódosítás... 61 14.13.1. Projektmódosítás a 2011. február 9-e előtt indult projektek esetében... 61 14.13.2. Projektmódosítás a 2011. február 9-e után indult projektek esetében... 64 14.14. Projektzárás... 65 14.14.1. Projektzárás a 2011. február 9-e előtt indult projektek esetében... 65 14.14.2. Projektzárás a 2011. február 9-e után indult projektek esetében... 67 14.15. Archiválás... 67 15. PROJEKTEK RÉSZLETES ELJÁRÁSRENDJE... 68 15.1. tevékenységek, szabályozás... 68 15.1.1. tevékenységek... 68 15.1.2. szabályozás... 68 15.2. projekttervezés előkészítése... 69 15.2.1. Projekttervezés előkészítése a 2011. február 9-e előtt indult projektek vonatkozásában... 69 15.2.2. Projekttervezés előkészítése a 2011. február 9-e után indult projektek vonatkozásában... 69 15.3. projektterv készítése... 70 15.3.1. Projektterv készítése a 2011. február 9-e előtt indult projektek vonatkozásában... 70 15.3.2. Projektterv készítése a 2011. február 9-én vagy azt követően indult projektek vonatkozásában... 71 15.4. projektterv benyújtása és befogadása... 71 15.4.1. Projektterv benyújtása és befogadás a 2011. február 9-e előtt indult projektek vonatkozásában... 71 15.4.2. Projektterv benyújtása és befogadás a 2011. február 9-én vagy azt követően indult projektek vonatkozásában... 72 15.5. projektterv értékelése és a támogatási jogviszony létrejötte... 72 15.5.1. Projektterv értékelése és támogatási jogviszony létrejötte a 2011. február 9-e előtt indult projektek vonatkozásában... 72 15.5.2. Projektterv értékelése és támogatási jogviszony létrejötte a 2011. február 9-e után indult projektek vonatkozásában... 75 Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 3

15.6. projekt megvalósítása... 78 15.7. Közbeszerzések ellenőrzése... 78 15.8. Elszámolások kezelése... 79 15.9. projekt-megvalósítás nyomonkövetése, ellenőrzése... 81 15.10. Helyszíni ellenőrzések... 81 15.11. Szabálytalanságkezelés... 82 15.12. Követeléskezelés... 82 15.13. projektmódosítás... 82 15.13.1. Projektmódosítás eljárásrendje a 2011. február 9-ét megelőzően indult projektek esetében... 83 15.13.2. Projektmódosítás eljárásrendje a 2011. február 9-én vagy azt követően indult projektek esetében... 85 15.14. projektzárás... 87 15.15. Archiválás... 87 IV. Támogató programszintű feladatai... 88 16. VOP programszintű feladatok... 88 16.1. Monitoring Bizottság működtetése... 88 16.2. Akcióterv készítése... 88 16.3. Hitelesítési jelentés készítése... 88 16.4. Minőségbiztosítás... 89 16.5. Éves jelentés készítése... 90 16.6. Programzárási feladatok... 90 17. programszintű feladatok... 91 17.1. Monitoring Bizottság működtetése... 91 17.2. Akcióterv készítése... 91 17.3. Hitelesítési jelentés készítése... 91 17.4. Minőségbiztosítás... 91 17.5. Éves jelentés készítése... 91 17.6. Programzárási feladatok... 91 V. Mellékletek... 92 Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 4

I. Bevezetés 1. Az Eljárásrend célja A Magyarország Nemzeti Stratégiai Referenciakeret (a továbbiakban: NSRK) vonatkozásában elkészült jelen Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend (a továbbiakban: Eljárásrend) célja, hogy a jogszabályi kereteken elősegítse a 2007-2013 programozási időszak technikai segítségnyújtás (a továbbiakban: TA) forrásainak hatékony, szabályszerű, gazdaságos és felelősségteljes, a megadott kereteken i rugalmas felhasználását. 2. Az Eljárásrend hatálya Az Eljárásrend a 2007-2013 programozási időszakban a Végrehajtás Operatív Program (VOP) és az operatív programok technikai segítségnyújtás () prioritás forrásainak terhére megvalósuló projektek tervezésére, kiválasztására, megvalósítására, nyomon-követésére, folyamatba épített ellenőrzésére és zárására vonatkozó szabályokat tartalmazza. Az Eljárásrendben szabályozott eljárás-típusok a VOP projektek kiválasztása és megvalósítása, valamint az projektek kiválasztása és megvalósítása. A projektgazda (és ) nyilatkozatát (1. sz. melléklet: Kedvezményezetti nyilatkozat) arra vonatkozóan, hogy az Eljárásrendet megismerte és magára nézve kötelezőnek fogadja el, a projekt adatlaphoz csatolni kell. Az Eljárásrend felülvizsgálata évente egy alkalommal megtörténik, a felülvizsgálat figyelembe veszi az előző felülvizsgált eljárásrend hatálybalépése óta bekövetkezett szabályozásbeli változásokat, valamint a gyakorlat során felmerült egyes eljárásrendi lépésekhez kapcsolódó módosításokat. A köztes időszakban bekövetkezett, az Eljárásrendet érintő jogszabályi változásokról, módosításokról a támogató tájékoztatja az érintetteket, azzal, hogy a módosításokat az éves felülvizsgálatig értelemszerűen alkalmazni kell. Az Eljárásrend alapját képező jogszabályok és az esetleges módosítások következményeit a 4. alcím tartalmazza. Amennyiben az egyes eljárásrendi lépéseknél kötelezően és kizárólagosan bevezetésre kerül a monitoring és információs rendszerből generált automatikus kommunikáció, ezekben az esetekben az Eljárásrendben szabályozott papír alapú dokumentumáramláson elektronikus formában történő dokumentumáramlást kell érteni. 3. Használt fogalmak, rövidítések Fogalmak meghatározása Akcióterv: az operatív programok adott kétéves időszakra vonatkozó forráselosztási terve az egyes prioritásokra, konstrukciókra, alintézkedésekre vonatkozóan, mely tartalmazza a projektkiválasztás főbb irányvonalait is Audit-trail: ellenőrzési nyomvonal Belső projekt: a Miniszterelnökség szervezetén i, önálló jogalanyisággal nem rendelkező szervezeti egység projektje Fenntartási időszak: a TA projektek jellegére tekintettel nem értelmezhető Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 5

Külső projekt: a Miniszterelnökség szervezetén kívüli, önálló jogalanyisággal rendelkező projektgazda projektje, vagy az önálló jogalanyisággal rendelkező projektgazda szervezeti egységének projektje Projekt költségvetési ciklus: belső projektek esetében az akciótervhez rendelt, vagy annál rövidebb időszak, amelynek megtervezésére a projektgazdákat a tervezési felhívás kéri fel. Külső projektek esetében a költségvetési ciklus megegyezik a projekt megvalósításának kezdete és a projekt fizikai befejezésének időpontja közti teljes, vagy annál rövidebb időszakkal, amelyet a támogató egyedileg határoz meg. TA projekt: technikai segítségnyújtás forrásból megvalósítandó projekt Tervezési felhívás: az a dokumentum, amelyben a támogató felhívja a lehetséges projektgazdákat projektjük megtervezésére. A felhívás tartalmazza a tervezéshez szükséges legfontosabb adatokat és a benyújtáshoz szükséges mellékleteket, vagy azok internetes elérhetőségét. Rövidítések jegyzéke ÁSZF: Általános Szerződési Feltételek Monitoring és információs rendszer: egységes monitoring információs rendszer, amely a projektmenedzsment, valamint az ellenőrzés és a nyomon-követés számára fontos adatokat tartalmaz. Rendelkezik egy dokumentumtárral, ahová a projektek végrehajtásával összefüggő dokumentumok feltöltésre kerülnek EMK: az egységes működési kézikönyvről szóló 547/2013. (XII. 30.) Korm. rendelet [a továbbiakban: EMK] melléklete, mely tartalmazza a 2007-2013 programozási időszakban megvalósuló projektekre vonatkozó eljárási szabályokat IB: időszakos beszámoló PSZF: Pénzügyi és Számviteli Főosztály IMK: interaktív működési kézikönyv, mely a regisztrált felhasználók számára programszintű, valamint projektszintű szabályokat tartalmaz az operatív programok megvalósítására vonatkozóan. (A 2011. február 9-ét megelőzően kiadott tervezési felhívással indult projektekre vonatkozik) JSZF: Jogi Szolgáltatási Főosztály KFF: Közbeszerzési Felügyeleti Főosztály ME: Miniszterelnökség ME ÁT: a Miniszterelnökséget vezető államtitkár KKSZ: központi koordinációs szerv OP IH: operatív program irányító hatóság : operatív program technikai segítségnyújtás prioritás PEJ: projekt előrehaladási jelentés TA/TS: Technical Assistance/Technikai Segítségnyújtás TDEJF: Támogatói Döntések Elleni Jogorvoslatok Főosztálya : Uniós Fejezeti Főosztály VOP: Végrehajtás Operatív Program VOP IH: Végrehajtás Operatív Program Irányító Hatóság ZB: záró beszámoló ZPEJ: záró projekt előrehaladási jelentés Ellenőrzési tevékenységet végző szervek ÁSZ: Állami Számvevőszék EF: Ellenőrzési Főosztály Bizottság: Európai Bizottság EUTAF: Európai Támogatásokat Auditáló Főigazgatóság KEHI: Kormányzati Ellenőrzési Hivatal Kincstár: Magyar Államkincstár IgH: Igazoló Hatóság ECA: Európai Számvevőszék Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 6

II. A VOP és források felhasználásának közös szabályai 4. A VOP és felhasználására vonatkozó jogszabályok és szabályzatok A 2011. február 9-ét megelőzően kiadott tervezési felhívással induló projektek esetében a 2007-2013 időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának általános eljárási szabályairól szóló 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet [a továbbiakban: 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet] 10/D. (2) bekezdése alapján a TA projektek tekintetében az Eljárásrend szabályai irányadók. Azokban a kérdésekben, amelyekről az Eljárásrend nem rendelkezik, az IMK általános szabályait kell alkalmazni. A 2011. február 9-ét követően kiadott tervezési felhívással induló projektek esetében a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának rendjéről szóló 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet [a továbbiakban: 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet], valamint az EMKban rögzített Eljárásrend az irányadó. Az EMK-hoz kapcsolódóan az Eljárásrend ellenőrzési nyomvonalakat tartalmaz. A támogatási jogviszonyra vonatkozó jogszabályok, szabályzatok különösen: a. Vonatkozó jogszabályok, különösen: az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról és az 1260/1999/EK rendelet hatályon kívül helyezéséről szóló, 2006. július 11-i 1083/2006/EK tanácsi rendelet (a továbbiakban: 1083/2006/EK tanácsi rendelet), az Európai Regionális Fejlesztési Alapra, az Európai Szociális Alapra és a Kohéziós Alapra vonatkozó általános rendelkezések megállapításáról szóló 1083/2006/EK tanácsi rendelet, valamint az Európai Regionális Fejlesztési Alapról szóló 1080/2006/EK európai parlamenti és a tanácsi rendelet végrehajtására vonatkozó szabályok meghatározásáról szóló, 2006. december 8-i 1828/2006/EK bizottsági rendelet (a továbbiakban: 1828/2006/EK bizottsági rendelet), 2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról, 2003. évi CXXIX. törvény a közbeszerzésekről, 2011. évi CVIII. törvény a közbeszerzésekről (a továbbiakban: Kbt.) és ennek végrehajtási rendeletei, 2011. évi CXCV. törvény az államháztartásról, 1992. évi XXXVIII. törvény az államháztartásról, 255/2006. (XII. 8.) Korm. rendelet a 2007-2013 programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások felhasználásának alapvető szabályairól és felelős intézményeiről [a továbbiakban: 255/2006. (XII. 8.) Korm. rendelet], 292/2009. (XII. 19.) Korm. rendelet az államháztartás működési rendjéről (a továbbiakban: Ámr.), 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet a 2007-2013. programozási időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alapból, az Európai Szociális Alapból és a Kohéziós Alapból származó támogatások fogadásához kapcsolódó pénzügyi Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 7

lebonyolítási és ellenőrzési rendszerek kialakításáról [a továbbiakban: 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet], 4/2011 (I. 28.) Korm. rendelet, 368/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról, 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet, EMK b. Nemzeti Szabályozás az elszámolható költségekről 2007-2013 programozási időszak c. Vonatkozó belső szabályzatok, különösen: Az ME ÁT által kiadott utasítás a Miniszterelnökség beszerzéseivel és gazdálkodásával kapcsolatban [továbbiakban: ME ÁT utasítás]. d. VOP programdokumentum és módosítás e. Az egyéb OP-k TA fejezetei f. Akciótervek Amennyiben a vonatkozó jogszabályok, szabályzatok, dokumentumok módosítására sor kerül, a módosított szabályokat az azokat hatályba léptető rendelkezésektől függően kell alkalmazni. A támogató jogosult az Eljárásrend keretei között kötelezően alkalmazandó útmutatók, szabályzatok kidolgozására és közzétételére. 5. Projekttípusok A TA projektek a források és a lehetséges projektgazdák szerint az alábbi csoportokba rendezhetők: Projekttípusok Finanszírozó operatív program szerint VOP Belső Külső VOP Belső VOP Külső ME projektgazdák ME-n kívüli projektjei projektgazdák projektjei Belső Külső ME projektgazdák ME-n kívüli projektjei projektgazdák projektjei VOP és elkülönítése A 2007-2013 programozási időszakban a technikai segítségnyújtás források két helyen jelennek meg: a horizontális VOP-ban és az OP-k külön prioritásaiban. A két eltérő finanszírozási forrás eltérő célokat szolgál: a specifikus VOP az NSRK, illetve az OP-k végrehajtásához kötődő horizontális stratégiai, rendszer szintű tevékenységeket támogatja, beleértve az IH-k tevékenységeinek finanszírozását is. az OP-k technikai segítségnyújtás prioritásai az egyes programok operatív szintű, elsősorban projektszintű végrehajtásához kötődő tevékenységeit támogatják, különösen a KSZ-ekhez kötődő tevékenységeket és mindazon tevékenységeket, melyek specifikusan és kizárólagosan az OP megvalósításához köthetők, és nem kerülnek a VOP keretein támogatásra. Az egyes fejezeti pontokon a projekttípusokat egységesen kell kezelni, kivéve amennyiben a különböző projekttípusok eltérő szabályozása szükséges, s ezeket az eseteket az Eljárásrend jelöli. Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 8

Amennyiben egy projektet belső és külső projektgazdák közösen, konzorciumban valósítanak meg, a konzorciumot vezető tag minőségétől függően kell a belső vagy külső projektekre vonatkozó szabályokat alkalmazni. A tervezési felhívás, támogatói okirat vagy támogatási szerződés ettől eltérően is rendelkezhet. 6. Érintettek Támogató (IH funkció) VOP VOP IH, illetve, JSZF, KFF ME szervezeti egység vagy ME-n kívüli szervezet OP IH, illetve, JSZF, KFF ME szervezeti egység vagy ME-n kívüli szervezet VOP IH: a Miniszterelnökségen a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár irányítása alá tartozó, a VOP megvalósításáért felelős szervezeti egység. VOP IH vezető: a VOP megvalósításáért felelős irányító hatóság, a VOP hatékony, eredményes és szabályos megvalósításáért felelős vezető személy. VOP IH vezető : a VOP IH-n dolgozó főosztályvezető-helyettes vagy osztályvezető. VOP IH : a VOP IH-n dolgozó, a VOP-pal kapcsolatos irányító hatósági feladatok - beleértve a VOP/ projektek kapcsán indított szabálytalansági eljárások lefolytatását - ellátásáért felelős k. : A Miniszterelnökségen a gazdálkodásért felelős helyettes államtitkár irányítása alá tartozó, a VOP és projektek pénzügyi lebonyolításáért felelős szervezeti egység. vezető: az VOP-pal és -val kapcsolatos feladatok ellátásért felelős főosztályvezető személy. vezető : -en dolgozó, VOP-pal és -val kapcsolatos feladatokat ellátó főosztályvezető-helyettes vagy osztályvezető. : az -en dolgozó, a VOP-pal és -val kapcsolatos feladatok ellátásáért felelős pénzügyi referensek, titkársági k. JSZF: projektgazda szerepkörben a VOP/ belső projektek közbeszerzési eljárásainak lefolytatásában közreműködő k. KKSZ i: a Miniszterelnökségen működő szervezeti egységek, melyek az operatív programok egységes eljárásrendek mentén történő koordinált végrehajtását biztosítják. KFF : a KFF-en dolgozó, a VOP/ projektek keretében indított közbeszerzések jogi-közbeszerzési ellenőrzését végző. ME ÁT: a Miniszterelnökséget vezető államtitkár, a fejezetet irányító szerv, aki a technikai segítségnyújtás projektek esetében a támogatási szerződést vagy támogatói okiratot aláírja. Szakmai teljesítésigazolásért felelős ME szervezeti egység (a külső projektgazdák projektjei esetében projektszinten): kijelölt szervezeti egység, melynek feladata a projekt keretében megvalósuló feladatok figyelemmel kísérése szakmai szempontból, valamint a Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 9

kifizetéshez szükséges szakmai teljesítésigazolás kiállítása az Eljárásrendben és az ME ÁT utasításban meghatározottak szerint. : azon szervezet, szervezeti egység, mely támogatásban részesül és felelős a támogatás szabályszerű és eredményes felhasználásáért (ahol a jogszabály kedvezményezettet említ, ott ezen Eljárásrend alkalmazásában a projektgazdát kell érteni). képviselője: a projektgazda szervezeti egység, aki egyben a projekt szakmai felelőse is. : a projektgazda szervezeti egység projektgazda képviselője által kijelölt. OP IH: az illetékes (ágazati fejlesztésért felelős) minisztériumban található, az operatív program végrehajtásáért felelős szervezeti egység OP IH vezető: az adott operatív program hatékony, eredményes és szabályos megvalósításáért felelős vezető személy. prioritással foglalkozó IH, melynek feladatait az Eljárásrend határozza meg. Pénzügyi ellenjegyző: VOP és esetében a támogatói okirat vagy támogatási szerződés pénzügyi ellenjegyzője a fejezetet irányító szerv, vagy az általa írásban kijelölt személy. Támogató: az ME ÁT. Támogatóként eljáró szervezeti egység: VOP projektek esetében a KKSZ kijelölt szervezeti egységei, az operatív programok technikai segítségnyújtás prioritásából finanszírozott projektek esetében az operatív program irányító hatósága és a KKSZ kijelölt egységei. Összeférhetetlenség Amennyiben az ME, vagy a Kormány európai uniós források felhasználásával kapcsolatos IH feladatok ellátására kijelölt tagja által vezetett minisztérium a projektgazda, az összeférhetetlenségre az alábbi szabályok érvényesek: Ha a projekt végrehajtása projektgazdaként a támogatóként eljáró szervezeti egység feladata, a támogatói és projektgazdai tevékenység végzését a szervezeti egységen személyében el kell különíteni. Ha az ME, vagy a Kormány európai uniós források felhasználásával kapcsolatos IH feladatok ellátására kijelölt tagja által vezetett minisztérium a projektgazda, a támogatóként eljáró szervezeti egységet vagy személyt a projektgazdaként eljáró szervezeti egység a támogatói tevékenység végzése során nem utasíthatja. Az egyes eljárási cselekményekre, így különösen a projektek kiválasztására, az ellenőrzésre, a közbeszerzések ellenőrzésére, a szabálytalanságkezelésre vonatkozó szabályokat a fenti bekezdésben meghatározott szabályok figyelembevételével kell alkalmazni. Gondoskodni kell arról, hogy a projektterv kidolgozásában és az értékelésben résztvevők személyükben elkülönüljenek. A közbeszerzések ellenőrzését közbeszerzési-jogi szempontból a KFF végzi, azonban saját projektje tekintetében a VOP támogatói oldal által megbízott közbeszerzési szakértő végzi a KFF, mint projektgazda közbeszerzésének ellenőrzését az Eljárásrend 14.7. Közbeszerzések ellenőrzése alcíme alapján. A közbeszerzések támogathatósági, elszámolhatósági és műszaki szempontú ellenőrzését az végzi. Az saját közbeszerzése tekintetében az ellenőrzést a VOP IH végzi el. A szabálytalansági eljárások során az eljáró szervezetként a VOP IH/OP IH jár el, a döntést az IH vezető hozza meg az Eljárásrend 14.11. Szabálytalanságkezelés alcíme alapján. Azonban az IH saját projektjének szabálytalansági eljárása tekintetében (vagyis amikor a projektgazda Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 10

képviselője az IH vezető) VOP esetén a szabálytalansági eljárást a JSZF folytatja le, szabálytalansági eljárással kapcsolatos döntést az ME ÁT hozza meg. OP TS esetén a szabálytalansági eljárást az IH feladatok ellátására kijelölt miniszter által vezetett minisztérium szervezeti és működési szabályzatában, vagy egyéb szabályzatában meghatározott szervezeti egysége folytatja le, a döntést a Kormány európai uniós források felhasználásával kapcsolatos IH feladatok ellátására kijelölt tagja, vagy az általa kijelölt személy hozza meg. 7. Az Eljárásrend alkalmazásának alapelvei A támogató és a projektgazda (a továbbiakban együtt: felek) törekszik a költséghatékony, a projekt hozzáadott értékével arányban lévő és a TA céljait mérhető módon megvalósító forrásfelhasználásra. A felek a projekttervezés, megvalósítás és zárás időtartama alatt egymással szorosan együttműködnek. A projekttervezés és megvalósítás során vizsgálják az esetleges párhuzamos tevékenységeket, vagy kettős finanszírozást (egyazon tevékenységet, számlát nem lehet többször elszámolni és finanszírozni), és haladéktalanul intézkednek e tevékenység, illetve a kettős finanszírozás megszüntetése iránt. A projektgazda a projekt megvalósítása során, az egyes beszerzésekről való döntés meghozatalakor köteles előnyben részesíteni az esélyegyenlőséget, illetve a fenntarthatóságot megvalósító szervezeteket, vagy folyamatokat. Ezen szempontokat az adott beszerzés kiválasztásának szempontrendszerébe kell beilleszteni. A projektgazda köteles az európai uniós vagy hazai jogszabályban, vagy az Eljárásrendben meghatározott ellenőrző szervek által lefolytatott bármely, az Eljárásrend keretében megvalósuló projektjére vonatkozó ellenőrzés során az ellenőrző szervekkel és a támogatóval együttműködni, a szükséges adatokat, információkat és dokumentumokat haladéktalanul rendelkezésre bocsátani. Amennyiben a projekt végrehajtása során szabályosságot veszélyeztető hiányosságot tár fel a támogató (pl. projektgazdai projektmappa nem megfelelő vezetése, PEJ megküldési határidők többszöri mulasztása, zárási folyamat akadályozása), úgy dönthet az adott projektgazda kötelezettségvállalási folyamatainak, vagy kifizetéseinek felfüggesztéséről, melyről a projektgazdát tájékoztatják. A felfüggesztés a hiányosság kiküszöbölését követően, külön értesítéssel szűnik meg. A projektek végrehajtása során a felek törekednek az elektronikus dokumentumok használatára, beleértve az elektronikus aláírás alkalmazását. A támogató feladatait a négy szem elvének megtartásával látja el. köteles külön nyilatkozatban hozzájárulni ahhoz, hogy az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény előírásainak megfelelően a projekt adatlapon feltüntetett projektfelelős, illetve a projekt megvalósításában résztvevő személyek személyes adatait a támogató jogosult kezelni (ideértve ezen adatok felvételét, tárolását, nyilvánosságra hozatalát is). Ennek alapján projektgazda szavatol azért, hogy ezen személyes adatok fentieknek megfelelő kezelése az érintettek hozzájárulásával történik (1. sz. melléklet). 8. Projekt-időtáv A projekt kezdő időpontja a projekt adatlapon a projekt megvalósításának kezdete mezőben szereplő időpont. A projekt során ettől az időponttól felmerülő költségek számolhatók el. Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 11

A projekt fizikai befejezési időpontja a projekt adatlapon a projekt megvalósításának befejezése mezőben szereplő időpont. A projekt terhére vállalt kötelezettségeknek és azok szakmai teljesítésének meg kell történnie az adott projekt befejezésének dátumáig. A 2007-ben indult projektek esetében a projekt adatlapon a projekt megvalósításának befejezése mezőben szereplő időpont alatt azt a dátumot értjük, ameddig a projekt terhére kötelezettséget lehet vállalni, a szakmai teljesítésre későbbi időpontban is sor kerülhet. A projekt megvalósítás időpontja (fizikai és pénzügyi) a fizikai befejezés utáni azon időpont, ameddig a lekötött, fizikai teljesülésnek megfelelő összegek kifizetésre kerülnek. Utófinanszírozott tételeket tartalmazó projektek esetében ez időpontot követően nyújtja be a projektgazda a záró kifizetési igénylést és zárójelentését, beszámolóját. A projekt akkor tekinthető befejezettnek, ha a projekt zárójelentésének, beszámolójának elfogadását követően a támogató teljesíti fizetési kötelezettségét, és a projektet a monitoring és információs rendszerben lezárja. A projekt lezárásáról hivatalos levélben értesíti a projektgazdát. Projekt fenntartása: a technikai segítségnyújtás projektek esetében a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet 116. (2) bekezdés c) pontja szerinti fenntartási kötelezettség nem áll fenn, melynek következtében a projekt befejezését követően a projektgazdának további kötelezettségei a dokumentum megőrzést kivéve nincsenek, a projekt lezártnak tekinthető. Projekt költségeinek elszámolhatósága: az 1083/2006/EK tanácsi rendelet 56. cikkének megfelelően a 2015. december 31-ig felmerült és kifizetett költségek számolhatóak el, melynek következtében az utófinanszírozandó tételek esetén a projektgazda általi kifizetésnek, míg szállítói finanszírozású tételek esetén az általi kifizetéseknek kell megtörténniük 2015. december 31-ig. 9. Dokumentálás A TA projektek dokumentálása teljes körű és ahol lehetséges - elektronikus legyen. A TA projektek életútjának dokumentálása a projekttervezési eljárás megindításától kezdődően - az Eljárásrendben szabályozott esetben - papíralapon vagy elektronikusan történik. A projektmappa (11. alcím) vezetéséért felelős személy folyamatosan gondoskodik az adott időszakra vonatkozóan a papíralapú hivatalos (cégszerűen aláírt, iktatott) dokumentumok (pl. szakmai teljesítésigazolások, szerződések, közbeszerzési dokumentáció) szkenneléséről, ezzel is megkönnyítve a projekt zárásakor történő archiválást. Az 1083/2006/EK tanácsi rendelet 90. cikke tartalmazza a dokumentumok megőrzésére vonatkozó előírásokat. A 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet, valamint a 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet értelmében mind a támogatói oldal, mind a projektgazda felelős a dokumentumok megőrzéséért, mely kötelezettsége 2020. december 31-ig áll fenn. A támogatói oldal a támogatói tevékenységet a monitoring és információs rendszeren keresztül végzi. Amennyiben a monitoring és információs rendszer felülete nem alkalmas az egyes tevékenységek megfelelő elvégzésére, a támogató a dokumentumok csatolásával biztosítja a dokumentumok monitoring és információs rendszerben történő rendelkezésre állását. Az elszámolások szállítói számláinak rögzítése esetében, amennyiben a szállító a számlán a kifizetési határidőt nem a szállítóval kötött szerződésnek (pl. megállapodás, megrendelés) megfelelően tünteti fel, a rögzítést végző személy ebben az esetben is a szerződésben meghatározott fizetési határidőt rögzíti a monitoring és információs rendszerben (nem pedig a számlán szereplőt). Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 12

Amennyiben az a projekt lebonyolítása során a projektgazdától bármilyen dokumentumot papír alapon és szkennelve is bekér, az -nek meg kell vizsgálnia, hogy a szkennelt dokumentum megegyezik-e a papír alapúval. Amennyiben eltérés van a két dokumentum között, akkor az -nek kell beszkennelnie a dokumentumot, majd azt köteles a monitoring és információs rendszer dokumentumtárába feltölteni. 10. Kapcsolattartás, adatszolgáltatás A projekt végrehajtása során a kedvezményezettel való elektronikus és papír alapú kapcsolattartás tekintetében az EMK Elektronikus alkalmazások használata, kapcsolattartás című fejezetében leírtak az irányadóak. Az Eljárásrendben szereplő dokumentumokat a Pályázati e-ügyintézés felületen kell rögzíteni. Abban az esetben, ha a Pályázati e-ügyintézés felület infrastrukturális feltételei nem biztosítottak, a kért dokumentumokat papír alapon és elektronikusan is be kell nyújtani. A felek a támogatási jogviszony időtartamára t jelölnek ki. A projektgazda, illetve a projektgazda ja a projektgazda oldalán történő szervezeti és személyi változásról - az Eljárásrendben rögzített határidőn - tájékoztatja a támogatót. A projektgazda személyének változása esetén szükséges a tájékoztatással egyidejűleg a kedvezményezetti nyilatkozatot, külső projektek esetén továbbá az új aláírási címpéldányt/aláírás mintát is megküldeni a támogató részére. Az értesítésben a projektgazda képviselője megzi azt a személyt, aki a projektgazda tevékenységet ellátja és gondoskodik arról, hogy a projekt menedzsmenttel kapcsolatos gyakorlati ismeretek átadásra kerüljenek. A kapcsolattartás során a pl. bejelentési, beszámolási, jelentéstételi kötelezettség teljesítéséhez a támogató által rendelkezésre bocsátott - az Eljárásrend részét képező sablonokat kell használni. Az egyes projektek hatékony megvalósításának feltétele, hogy a lebonyolításban résztvevő szervezetek között biztosított legyen a folyamatos információáramlás. A támogató folyamatosan tájékoztatást nyújt a projektgazdáknak a projektek megvalósítását érintő szabályozási háttér változásáról, az Eljárásrend módosításáról, valamint a szervezeti változásokról. A VOP belső projektnél az információt szolgáltat a projektgazdák és a VOP IH részére az egyes projektek keretében indított beszerzésekről, illetve az azokhoz kapcsolódó kifizetésekről. 11. Projektmappák A projektgazdai és a támogatói projektmappa (továbbiakban: projektmappák) tartalmazza a pontosan vezetett önellenőrző listát, valamint a projekt életútja során keletkezett dokumentumokat, amely dokumentumokat főként elektronikus formában, valamint az Eljárásrendben meghatározott esetekben papíralapon, meghatározott témák szerint csoportosítva rendezi. A dokumentumok megőrzéséről az Eljárásrend 9. Dokumentálás, a 14.15. Archiválás és a 15.15. Archiválás alcíme rendelkezik. A projektmappát az azt kezelő személy a projekttervezési eljárás során keletkező tervezési felhívással és annak mellékleteivel nyitja meg. A projektmappa az Eljárásrend 2. sz. melléklet: Projektmappa önellenőrző lista alapján a következő témák köré csoportosítva tartalmazza a releváns projekt dokumentumokat: Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 13

projekttervezés (tervezési felhívás, projekt benyújtás) döntés, támogatási jogviszony dokumentumai, végrehajtás, közbeszerzések, helyszíni ellenőrzés, projekt végrehajtási ülés, szabálytalanságok, külső ellenőrzések, valamint a zárás dokumentumait. A 2. sz. melléklet a projektmappa tartalmára vonatkozóan valamennyi résztvevő (a projektgazda és a támogatói oldal) számára alkalmazandó melléklet, a mellékleten rögzítésre kerültek azok az elemek, amelyeket kizárólag a támogatónak kell kitölteni (pl. forráslehívások, támogatás átutalásának mellékletei). 11.1. projektmappa tartalma A projektgazdai projektmappa naprakész vezetéséért a projektgazda képviselője felel. A konkrét dokumentálási feladatokat a projektgazda látja el. A projektgazda folyamatosan frissíti az önellenőrző listát elektronikus formában oly módon, hogy minden, a projekt végrehajtással kapcsolatos eredeti dokumentum fellelhetőségi helyét pontosan meghatározza. VOP belső projekt dokumentumok esetében a projekt végrehajtása során felmerülő dokumentumok: tervezési felhívás és egyéb tervezéshez kapcsolódó dokumentumok, projekt adatlap, támogatói okirat, projekt adatlap módosítások, PEJ-ek, időszakos beszámolók és minden, a projekt életútjához kapcsolódó hivatalosan papíralapon benyújtott, illetve a projektgazda részére eljuttatott irat (szkennelt formában az elektronikus projektmappában), a projekt végrehajtása során előkészített megrendelők és megkötött szerződések előkészítési folyamatainak dokumentumai, beleértve a közbeszerzések dokumentációját (Kötelezettségvállalás Szabályzat szerint), a közbeszerzések dokumentációi alapvetően a Jogi Főosztályon állnak rendelkezésre, de a projektgazdának kötelessége a dokumentumok pontos helyét ismerni, illetve szükség esetén a Jogi Főosztály ival együttműködve azokat az ellenőrző szervek rendelkezésére bocsátani, számlák, számviteli bizonylatok másolatban, teljesítésigazolások másolatban, a teljesítést igazoló dokumentumok (ME Szabályzat) szerint kiállított szakmai teljesítés igazolás alapjául szolgáló dokumentumok összessége, amelyet az a kifizetés indításához bekér) eredeti példányban, helyszíni ellenőrzések dokumentumai, beleértve a helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyvét, az intézkedési tervet és az intézkedések megvalósulását alátámasztó dokumentumokat, ellenőrzések dokumentumai (pl. EUTAF, Bizottság, belső ellenőrzés, stb.), beleértve az intézkedési terv és az intézkedések megvalósulását alátámasztó dokumentumokat, szabálytalanságok dokumentumai. Az eredeti dokumentumok fellelhetőségét a projektmappa önellenőrző listában kell feltüntetni. Az alábbi dokumentumok az -en, mint a ME pénzügyi egységénél találhatóak meg: számlák, számviteli bizonylatok eredeti példányban, teljesítésigazolások eredeti példányban, a teljesítést igazoló dokumentumok eredeti példányban, kifizetéshez kapcsolódó dokumentumok eredeti példányban. VOP és külső projektek esetében felmerülő dokumentumok a projektgazda belső eljárásrendje szerint kiállított: Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 14

projekt adatlap, támogatói okirat, támogatási szerződés, projekt adatlap módosítások, PEJ-ek, IB-k, és minden, a projekt életútjához kapcsolódó hivatalosan papíralapon benyújtott, illetve a projektgazda részére eljuttatott irat (szkennelt formában, az elektronikus projektmappában), a projekt végrehajtása során elkészített megrendelők és megkötött szerződések elkészítési folyamatainak dokumentumai, beleértve a közbeszerzések dokumentációját (belső szabályzatok szerint), számlák, számviteli bizonylatok eredeti példányban vagy hitelesített másolatban, teljesítésigazolások eredeti példányban, a teljesítést igazoló dokumentumok eredeti példányban, kifizetéshez kapcsolódó dokumentumok eredeti példányai vagy hitelesített másolatban, helyszíni ellenőrzések dokumentumai, beleértve a helyszíni ellenőrzés jegyzőkönyvét, az intézkedési tervet és az intézkedések megvalósulását alátámasztó dokumentumokat, ellenőrzések dokumentumai (pl. EUTAF, Bizottság, belső ellenőrzés), beleértve az intézkedési terv és az intézkedések megvalósulását alátámasztó dokumentumokat, szabálytalanságok dokumentumai. Az eredeti dokumentumok fellelhetőségét a projektmappa önellenőrző listában kell feltüntetni. 11.2. Támogatói projektmappa A támogatói projektmappa naprakész vezetésért az kijelölt felel és a konkrét dokumentálási feladatokat a kijelölt látja el. VOP projekt dokumentumok: a támogatói döntés alapjául szolgáló eredeti dokumentumok (pl. tervezési felhívás, a tervezési felhívásban meghatározott dokumentumok, továbbá a tervezési folyamatban született egyéb dokumentumok, értékelő lapok, döntés dokumentumai) a támogatói okirat elkészítéséhez kapcsolódó dokumentumok, amennyiben azokat a VOP IH vagy az külön bekérte (pl. aláírási címpéldány külső projektgazdák esetében), a projektgazda által a kifizetések igényléséhez és a szakmai teljesítés igazolásához benyújtott dokumentum, PEJ-ek (külső projektek esetében számlaösszesítők), IB-k és minden, a projekt életútjához kapcsolódó hivatalosan papíralapon beérkezett, illetve a projektgazda részére eljuttatott irat (szkennelt formában, az elektronikus projektmappában vagy a monitoring és információs rendszer Dokumentumtárban); az alkalmazott és kitöltött ellenőrzőlisták (befogadási ellenőrző lista, projektterv szakmai értékelő lap, projektterv pénzügyi értékelő lap; elszámolás dokumentáció tartalmi ellenőrző lista; PEJ, IB szakmai és pénzügyi ellenőrző lista, projektzárási önellenőrző lista) záráskor a kifizetett számlák összesítője monitoring és információs rendszerből generálva, helyszíni ellenőrzések dokumentumai, ellenőrzések dokumentumai (pl. EUTAF, Bizottság, belső ellenőrzés), beleértve az intézkedési terv és az intézkedések megvalósulását alátámasztó dokumentumokat, szabálytalanságok dokumentumai. VOP projektek esetében az elektronikusan is tárolt támogatói dokumentumok - amennyiben a dokumentum (pl. projektterv) véglegesítésre kerül lehetőség szerint az által szkennelésre kerülnek. 11.3. projektmappa belső projektek esetében, ahol a támogató és a projektgazda ugyanazon szervezeti egység része, egyetlen projektmappa van, melynek tartalma megegyezik a Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 15

projektgazda és támogatói projektmappa együttes tartalmával (duplikáció nélkül). Az projektmappát az vezeti. Amennyiben az OP IH belső munkamegosztása alapján az eredeti dokumentum nem az nél található meg, a projektmappának kell tartalmaznia a másolatot, valamint az eredeti dokumentum fellelhetőségének pontos helyét. Azon belső projektek esetében, ahol a támogató és a projektgazda különböző szervezeti egység részei, ott elkülönül a támogatói és a projektgazda projektmappa a 11.1. és a 11.2. alcímben foglaltak szerint, azzal a kiegészítéssel, hogy ahol VOP belső projektet említ, ott OP TA belső projektet kell érteni. Az külső projektekre a fenti rendelkezéseket kell megfelelően alkalmazni azzal a különbséggel, hogy a támogatói projektmappát az vezeti és valamennyi ezzel kapcsolatos feladatot ő látja el. belső és külső projektek esetében az alábbi dokumentumok az -en találhatóak meg: számlák, számviteli bizonylatok eredeti példányban (belső) vagy hitelesített másolatban (külső), teljesítésigazolások eredeti példányban, a teljesítést igazoló dokumentumok eredeti példányban (belső) vagy hitelesített másolatban (külső), kifizetéshez kapcsolódó dokumentumok eredeti példányai (belső) vagy hitelesített másolatban (külső) 12. Tájékoztatás és nyilvánosság A projektgazdák részéről történő, a nyilvánosság számára adandó tájékoztatásának alapja, hogy az 1828/2006/EK bizottsági rendelet és az 1083/2006/EK tanácsi rendelet kommunikációs kötelezettségeket és azok technikai megvalósítási módozatait határozza meg a tagállamokra és az uniós támogatások projektgazdáira vonatkozóan. Az Európai Uniónak a szabályozással az a célja, hogy a támogatott projektek eredményeinek bemutatásán keresztül az európai tagság előnyeit kézzelfogható módon és eszközökkel szemléltesse az uniós állampolgárok számára. A TA projektekkel kapcsolatos tájékoztatási eszközök: A TA projekttel kapcsolatos tájékoztatási eszközökre és azok használatára vonatkozóan a www.szechenyi2020.hu honlapon található Arculati kézikönyv, valamint a Kedvezményezettek tájékoztatási kötelezettségei és arculati előírásai című összefoglaló dokumentum az irányadó. A TA projektgazdák számára minden esetben a legkisebb kommunikációs csomagban meghatározottak szerint kell a tájékoztatás és nyilvánosság kötelezettségeknek eleget tenni. Ez alól csak a beruházás helyszínén elhelyezendő táblára vonatkozó kötelezettség képez kivételt, melyet nem kötelező elhelyezni. A kommunikációs csomagokból egy-egy publikációs eszközt abban az esetben kell kiválasztani és a kapcsolódó információkat megadni, ha kifejezetten kommunikációs (tájékoztatási és nyilvánossági) céllal került sor az eszköz alkalmazására (pl. ha a projekt keretében nyitó vagy záró rendezvényre is sor került, mint pl. értékelési záró konferencia esetén). Kifejezetten kommunikációs tevékenységekre a TA projektek végrehajtása során jellemzően nem kerül sor, mindemellett a projektekből megvalósult, vagyis a teljesítés során keletkező valamennyi dokumentumon (pl. tanulmányok, elemzések, illetve olyan rendezvények esetében, mint például a munkamegbeszélés, a workshop, jelenléti ív, emlékeztető) az Arculati kézikönyvében meghatározott arculati elemek együttesét (magyarul vagy angolul) szerepeltetni kell. A tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségek, tevékenységek (az online PEJ/IB, PEJ/IB-hez csatolt mellékletben) teljesítését az alábbiak szerint szükséges igazolni: belső projektgazdák: a számlákhoz kapcsolódó teljesítésigazoláskor, külső projektgazdák: PEJ/IB benyújtásakor. Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 16

Példák arra, hogy a projekten megvalósuló tevékenységtípusoknál milyen módon kell a tájékoztatási kötelezettséget teljesíteni: Tevékenységtípusok Kedvezményezetti (projektgazda) kommunikációs feladatok a tájékoztatási eszközökön Szakértés, tanácsadás, Utalás az uniós támogatásra: rendszerfejlesztés, stb. A tanulmány, az értékelés stb. nyomtatott és CD változatán, illetve a honlapra helyezett dokumentumokon (pl. vezetői összefoglalón, teljes tanulmányon, értékelésen) Az informatikai fejlesztés fő felületén, honlapon Képzés Utalás az uniós támogatásra: a meghívón, a programon az előadás kiosztott anyagán (pl. a tananyagon), a prezentáción, a jelenléti íven, a keletkező anyagokon (pl. az emlékeztetőn) a beszerzett eszközön (könyvön, CD-n, DVD-n, laptopon, stb.) a fotókat tartalmazó CD-borítón Rendezvény, konferencia (pl.workshop, munkacsoport megbeszélés, PIB-ülés) Utalás az uniós támogatásra: a meghívón, a programon, a jelenléti íven, a prezentáción a kiosztott anyagon roll-upon (pl. ME központi roll-up) tájékoztatási, irányító táblán a kiadványokon (brosúra) a fotókat tartalmazó CD-borítón Utalás az uniós támogatásra: a kiadványon Kiadvány (pl. tájékoztató füzet, összefoglaló kiadvány) Honlap A projektgazda honlapján (amennyiben van ilyen) folyamatosan utalni kell az uniós támogatásra a fenti arculati elemek elhelyezésével. Sajtóesemények (amennyiben releváns az adott projekt esetében) Utalás az uniós támogatásra: a sajtóközleményben (a szövegezésben is) a sajtótájékoztató meghívóján, kiosztott sajtóanyagán (szövegezésben is), prezentációján, jelenléti íven a médiafelületeken megjelenő szakmai kommunikáció részeként 13. Esélyegyenlőség és környezeti fenntarthatóság Az Európai Unió fejlesztési támogatásai során külön figyelmet fordít az esélyegyenlőség és a fenntartható fejlődés érvényesítésére 1. A horizontális elvárás azt jelenti, hogy az NSRK keretében megvalósítandó minden projektnek hozzá kell járulnia az esélyegyenlőség biztosításához. A VOP feladatai között megfogalmazza az intézményrendszerhez tartozó képzéseket (ezen a horizontális képzéseket is), a monitoring és információs rendszer és az értékelés működtetését (beleértve a horizontális célok teljesítésének mérését és értékelését). A VOP kiemeli, hogy a horizontális elvek OP lebonyolítása során történő érvényesítése nagy jelentőségű, mivel ezek közvetetten gyakorolnak hatást mind az 1 1083/2006/EK rendelet 16-17. cikke Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 17

intézményrendszeren i, mind kívüli szereplőkre egyaránt: érvényesítésük pozitívan befolyásolhatja ezen elveknek az egyes operatív programok, illetve az NSRK egészének szintjén történő megvalósítását is. Ennek megfelelően a központi és horizontális intézmények működtetése során különös figyelmet kívánunk fordítani a horizontális elvek érvényesítésére. TA esetében esélyegyenlőségi és környezeti fenntarthatósági tartalmi értékelésre is sor kerül, a projektgazda által az előre meghatározottak közül választott intézkedések értékelésén keresztül. A tartalmi értékelés feladata annak eldöntése, hogy az adatlapon kiválasztott intézkedések teljesítése reálisan várható-e. Példák esélyegyenlőségre: Hasonló/azonos munkakörben dolgozó k azonos bérezésben részesülnek (I/N) A szervezet döntéshozói, munkavállalói vagy a nagy nyilvánosság számára esélyegyenlőségi képzést tart (I/N) Részmunkaidős foglalkoztatottak száma (fő) Fogyatékossággal élő alkalmazottak száma (fő) Roma foglalkoztatottak száma (fő) GYES-ről, GYED-ről, ápolási díjról visszatérő munkavállalók száma az elmúlt 5 évben (fő) Esélyegyenlőségi terv, koncepció megléte (I/N) Távmunkában foglalkoztatottak száma (fő) Információs (elsősorban internetes) akadálymentesítés (számszerűsítve) Rugalmas munkaidő-szervezés vagy csúsztatható munkakezdés lehetősége (fő, kedvezmény mértéke) A törvényben meghatározottnál több szabadság biztosítása a dolgozóknak (fő, kedvezmény mértéke) Munkaidő-kedvezmény biztosítása a dolgozók továbbképzéséhez (számszerűsítve) GYES-en, GYED-en levő kkal való szervezett kapcsolattartás (számszerűsítve) Vállalati családi rendezvények szervezése (db/év) Egészségvédelmi és kulturális programok szervezése, törvényben előírt kötelező mértéket meghaladó szociális juttatások biztosítása a dolgozóknak (számszerűsítve) Vállalati, szervezeti gyermekintézmények fenntartása (db) Esélyegyenlőségi, felelős alkalmazása (fő). Példák a környezeti fenntarthatóságra: Környezeti szempontú tanúsítás szerint működik [Igen/nem] A fenntarthatósággal kapcsolatos tudásmegosztáson részt vett munkavállalók aránya [fő/összlétszám] A tudásmegosztás (pl. képzések, műhelyek, konferenciák, megbeszélések) választott körülményei környezettudatosságot tükröznek [Igen/nem] Környezeti szempontokat alkalmaz eszközök, termékek, alapanyagok, szolgáltatások beszerzésénél [Igen/nem] Újrahasznosított papír használat bevezetése, illetve növelése az irodai és nyomdai munkák során [Igen/nem] A társadalmi bizalom szintjének növekedését szolgáló megoldások száma [db]. Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 18

III. Az egyes eljárás-típusok különleges szabályai projekt szint 14. VOP PROJEKTEK RÉSZLETES ELJÁRÁSRENDJE 14.1. VOP prioritások és konstrukciók, szabályozás 14.1.1. VOP prioritások és konstrukciók A VOP céljainak elérését szolgáló eszközök a következő prioritások alatt jelennek meg: VOP 1. prioritás: a támogatások felhasználásáért felelős központi és horizontális intézmények működtetése és fejlesztése A támogatások felhasználásáért felelős központi intézmények kapacitásának biztosítása. Az intézményrendszer egészének felkészülését segítő képzési, humánerőforrás menedzsment programok kidolgozása és végrehajtása. VOP 2. prioritás: a támogatások minőségi felhasználásához szükséges eszközrendszer Az EU előírásainak megfelelő, egyben az intézményrendszerben dolgozók munkáját támogató IT rendszer fejlesztése. Fejlesztési programok értékelése, a folyamatos értékelés rendszerének működtetése, tanulmányok, útmutatás. A lehetséges projektgazdák és a szélesebb közvélemény tájékoztatása. Lehetséges projektgazdák felkészítése, szakértői hálózat a minőségi projektek előkészítése és megvalósítása érdekében. A végrehajtás időszaka alatt bekövetkezett jogszabályi változások (4/2011. (I.28.) Korm. rendelet kihirdetése), illetve a belső és külső projektek különböző eljárási szabályai miatt a 6 VOP konstrukció a monitoring és információs rendszerben technikailag több konstrukcióban (alintézkedésben) jelenik meg. 14.1.2. VOP szabályozás Az Eljárásrend kialakítása során az uniós jogi szabályozás mellett a következő hazai jogszabályi előírások változása határolja el az egyes tevékenységeket. A 2011. február 9-ét megelőzően kibocsátott tervezési felhívások alapján induló projektek esetében továbbra is 255/2006 (XII. 8.) Korm. rendelet, a 16/2006. (XII. 28.) MeHVM-PM együttes rendelet, valamint a 281/2006. (XII. 23.) Korm. rendelet az irányadó. A 4/2011. (I. 28.) Korm. rendelet hatálya a 2011. február 9-én vagy azt követően kiadott tervezési felhívásokkal megvalósuló projektek esetében irányadó. A Technikai Segítségnyújtás projektek vonatkozásában az EMK Technikai Segítségnyújtás fejezete alkalmazandó. A közbeszerzési eljárás, szabálytalanság, kifogás és szállítói előleg vonatkozásában a 2011. február 9-ét megelőzően kibocsátott tervezési felhívások alapján induló projektek esetében is a 4/2011. (I. 28). Korm. rendelet, valamint az EMK irányadó. A 14. VOP projektek részletes eljárásrendje alcímben témakörönként kerülnek elkülönítésre a 2011. február 9-e előtti és utáni tervezési felhívással kezdeményezett projektek esetében alkalmazandó folyamatok. Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 19

14.2. Projekttervezés előkészítése 14.2.1. Projekttervezés előkészítése a 2011. február 9-e előtti projektek vonatkozásában A projekttervezés megindítására a programozási ciklus kezdetén, új projektek indítása előtt, valamint teljes programozási időszakra szóló projektek esetében a projekt-költségvetési ciklus felülvizsgálatát megelőzően kerül sor. A VOP IH tervezési felhívásban (3. sz. melléklet) értesíti a lehetséges projektgazdákat a projekttervezési folyamat megindításáról. A tervezési felhívás kötelező mellékletét képezi: a projekt adatlap sablon, a projekt adatlap mellékletei (pl. költségtervezési tábla sablon), a támogatói okirat minta és az általános szerződési feltételek, VOP elszámolhatósági útmutató. A tervezési felhívásban szerepeltetni kell a hatályos Eljárásrend és mellékleteinek elérhetőségét, illetve segédletként egyéb dokumentumok is megküldhetők (pl. indikátorlista, egységárak, egyéb útmutatók). Az indikátorlistát a támogató határozza meg a tervezési felhívást megelőzően. A tervezési felhívás kézhezvételétől számított 5 a projektgazda képviselője kijelöli a projektgazda t, és erről értesíti a VOP IH-t. A projektek tervezését megelőzően a VOP IH lehetőség szerint - az összes érintett részvételével tervezésindító workshopot tart szóbeli tájékoztatás és a felmerülő kérdések tisztázása céljából. 1. Eljárásrendi lépések Projektterv előkészítése I. Ssz. Eljárásrendi lépés 1. Tervezési felhívás összeállítása Tervezési felhívás és VOP IH - - mellékletei 2. Tervezési felhívás kiküldése Tervezési felhívás és mellékletei 3. Projekt kijelölése Kijelölt projektgazda ról értesítő levél 4. Tervezésindító workshop megtartása szükség szerint Emlékeztető VOP IH képviselő VOP IH / vezető VOP IH vezető - A tervezési felhívás kézhezvételétől számított 5 napon. - A felhívásban megadott határidőn, egyeztetett időpontban 14.2.2. Projekttervezés előkészítése a 2011. február 9-e utáni projektek vonatkozásában A technikai segítségnyújtás projektek esetében a támogató tervezési felhívásban értesíti a lehetséges projektgazdát a projekttervezési folyamat megindításáról a programozási ciklus kezdetén, új projektek indítása előtt; valamint a teljes programozási időszakra szóló projektek esetében a projekt-költségvetési ciklus felülvizsgálatát megelőzően. A támogatónak a tervezési felhívásban (3. sz. melléklet) rögzítenie kell különösen a következőket: a projektjavaslat benyújtásának módját, helyét és határidejét, a benyújtandó dokumentumok listáját, az elszámolható költségek, illetve a támogatható tevékenységek ismertetését, a további részletes információk elérhetőségét. Technikai Segítségnyújtás Eljárásrend 2007-2013 Programozási időszak 20