Ötletek, hogyan takarítsunk meg napi 1 órát az adminisztratív HR feladatainkból KÉZIKÖNYV
A HR folyamatainkban mit, hol tudunk hatékonyabban megvalósítani? Elsőként gondoljuk át a HR folyamatainkat lépésekről lépésre (mikor, milyen dokumentumot használunk), és vizsgáljuk felül, aktualizáljuk a megváltozott feltételekhez. Hirdetéseinkben olyan elemekkel érdemes bővítenünk, amiket úgyis megkérdeznének az érdeklődők (munkaidő, műszak, ismertető videó csatolása, stb). Online toborzás (Facebook, LinkedIn, Social Talent). PR kommunikáció Van cégen belül vagy kívül szakszerű segítségünk? Egy szakértő bevonásával felesleges köröktől mentesülünk. Tapasztalataival, a bevált módszerekkel támogathat bennünket a HR&PR kommunikációban. Saját karrier oldal: alap elvárás manapság, hogy csábító, egyszerűen kezelhető legyen az oldal, azonnal tudjon jelentkezni a jelölt. Amerikában kimutatták, hogy applikációval támogatottan többszörösére növelhető a megfelelő jelentkezők száma. Munkaerő kölcsönzés, közvetítés: kérjük be a jelöltek adatait (név, lakcím, adó, TAJ, mobil, stb.) Ha az adatok már a karrier oldalon vagy a kölcsönző, közvetítő cégnél megvannak, akkor ezeket a további HR folyamatokban (ajánlattétel, visszautasítás, szerződéskötés, beléptetés) automatikusan lehet használni. Ha nincs integrált rendszer, akkor word/körlevél funkció is könnyítheti a munkaügyi adminisztrációnkat. Kerüljük a papír használatát, ha mégis kell, akkor azok legyenek előre kitöltve a dolgozó már meglévő személyes adataival. Elszállásoltatás szolgáltatás: a munkavállalóink számára biztosítandó ellátás maximum 2-3 fős elhelyezés/tiszta, kulturált szobában. A TV, hűtő, szélessávú internet, közös tér, takarítás, nyugodt körülmények, jó infrastruktúra már alapfeltételek, nélkülük magasabb a fluktuáció. Továbbá érdemes kiadni külsősnek a lakhelybejelentés, fogadás, beköltöztetés intézését. Fogadóórák működtetése viszont a HR feladata (pl: Staff House Kft.) Recriuter Leasing: szakmailag az újdonságokra kiképzett, profi toborzó bérlése. Recruiter Process Outsourcing: kiszervezett toborzás, amivel szemben elvárásaink vannak KPI számokban, akár a mi telephelyünkön. Motiváló ajánlói program: vizsgáljuk felül az ajánló programunkat, ami által magasabb százalékú ajánlást tudunk elérni, pénzbeli motivációját időben nyújtsuk el.
ÉRTELJE, HOGY MŰKÖDIK ÖNNÉL A TOBORZÁS FOLYAMATA! Mennyire tartjuk cégünk toborzási módszereit a mai kornak megfelelőnek? Mennyire jellemző, hogy vannak támogató eszközeink a toborzás folyamatában? (pl.: céges kisfilm) Mennyire eredményesen működik nálunk az ajánló rendszer? Ha az elért össz. pont száma 10 alatt van, akkor érdemes alaposabban átgondolni, mivel működhetne hatékonyabban a toborzási folyamatunk! Potenciális jelöltek kezelése: A gyorsaság a kulcs! Ha nem reagálunk azonnal a jelöltnek, akkor más lecsap rá. Ezért vizsgáljuk felül, hol tudunk hatékonyabbak lenni az előszűrés, szelektálás és a jó jelöltek behívásában. Van olyan cég, aki 24 órán belül, van olyan, aki 2 héten túl reagál. Jelöltek fogadása: Mind szellemi, de főképp fizikai munkakörökben érdemes fix napokon, időpontban (pl: H. Sz. P. 08.30 10.30 között) szervezni az üzemlátogatást/ interjúkat, így nem kell egyeztetni minden alkalommal a társosztállyal, és a mi időnk is tervezhetőbb, nem csúszik szét. Cégbemutatás: figyelemfelkeltő kisfilmeket a cégről, termelésről/szolgáltatás ellátásáról, miért jó nálunk dolgozni, mi a nehézség (munkavállalóink megszólalásával, ami hiteles). Ezzel nem nekünk kell minden alkalommal foglalkozni és hetente 3-5x elmondani, bemutatni. Visszajelzés: ne felejtsük el a visszautasító visszajelzéseket sem! Szoftverek ezeket már automatikusan képesek kiküldeni, de ha nem rendelkezünk szoftverrel, akkor is munkakörönként egy mappa rendszerben rendezve, akár 1 perc alatt az összes jelentkezőnek tudunk válaszolni. ÉRTELJE, HOGY MŰKÖDIK ÖNNÉL A KIVÁLASZTÁS FOLYAMATA! A beérkező jelölteknek maximum 3 napon belül adunk visszajelzést, ha szeretnénk találkozni vele személyesen? Mennyire jellemző, hogy vannak támogató eszközeink a kiválasztás folyamatába? Minden HR-es kolléga egységesen mutatja be cégünket, mindenki tudja, mi az az 5 erősség, amit mindenképpen megemlítünk magunkról, mint munkáltatóról. Ha az elért össz. pontszámunk 10 alatt van, akkor érdemes alaposabban átgondolni, mivel működhetne hatékonyabban a kiválasztási folyamatunk!
Munkaügyi papírok: check lista, ami megkönnyíti a folyamatainkhoz szükséges tennivalóinkat (mikor, miket kell intéznünk sorrendben, és milyen dokumentumok kellenek hozzá). Beillesztés: Új belépő kézikönyv ma már lehet elektronikus is a szellemi munkakörökben. Összegyűjteni azokat a fontos információkat és teendőket, amik az új munkatársra várnak az első napon, első héten, első hónapban, a próbaidő alatt. pl.: szervezeti felépítés, telefonszámok, szabályzatok, céges értékek, stb., grafikai képekkel. ÉRTELJE, HOGY MŰKÖDIK ÖNNÉL A MUNKAVISZONY LÉTESÍTÉSE, BEILLESZTÉS! Szellemi munkakör esetén e-mail címmel, munkaeszközökkel fogadjuk az új munkavállalót, akit az első órában bemutatunk a kollégáknak. Úgy megy haza a munkatárs az első napján, hogy ez egy profi cég, ahova jöttem dolgozni? A betanítási időben megadunk minden támogatást az új munkavállalónak annak érdekében, hogy a munkakörét 100%-osan el tudja látni. Új munkavállalóink tisztában vannak feladat-, hatás- és felelősségkörükkel. Ha az elért össz. pontszámunk 7 alatt van, akkor érdemes alaposabban átgondolni, mivel működhetne hatékonyabban a i folyamatunk! Bérezés: Egyszerűsítsük! Sőt, a bérpapír értelmezésében segítsük a munkavállalókat egy útmutatóval, de még jobb egy érthető kisvideóval. Kommunikáció: cégen belül TV kihelyezése, intranet, belső újság, faliújság, cég által működtetett facebook vagy zárt facebook csoport, mint a céges kommunikáció eszköze. Felsővezetés támogatása, jelenléte a termelésben: Fogadóóra, fórumok működtetése Online visszajelzések, nem papír alapon: akár napi szinten, vagy elköteleződés, elégedettségi felmérés Applikációk (pl: hangulat, motiváció, lojalitás visszajelzésekre vagy kommunikációra akár játékos formában) Havi elszámolás - bérszámfejtés papír alapon, vagy Excelben vagy programban beléptető rendszerrel.
ÉRTELJE, HOGY MŰKÖDIK ÖNNÉL A FOGLALKOZTATÁS! Minden munkavállaló érti, tudja, hogy miért annyi a nettó bére és ritkán jönnek hozzánk kérdésekkel. Tisztában vagyunk azzal, hogy a munkavállalók hogyan érzik magukat jelen pillanatban a vállalatunknál. Rendszeresen mérjük elégedettségüket, elköteleződésüket. Felsővezetők havonta legalább 2 alkalommal közvetlenül és személyesen találkoznak a munkavállalókkal, és valamilyen formában megkérdezik őket a kihívásaikról. Bérszámfejtőink az IT és szoftvertámogatás, egyszerű, átlátható bérezés miatt gördülékenyen bérszámfejtenek hónapról hónapra. Ha az elért össz. pontszámunk 14 alatt van, akkor érdemes alaposabban átgondolni, mivel működhetne hatékonyabban a foglalkoztatási folyamatunk? Munkaügyi papírok: ugyanúgy, mint a beléptetésnél, itt is check listával illetve szabályozással rendelkezünk, ami megkönnyíti a folyamatainkhoz szükséges tennivalóinkat (ha eltűnt, ha felmondott, hogyan járunk el, miket kell intéznünk sorrendben, és milyen dokumentumok kellenek hozzá). Exit interjú: akár külsős szolgáltatót is megbízhatunk ezzel a feladattal. Ha közvetített munkavállalóról van szó, akkor a közvetítőt, ha kölcsönzött, akkor a kölcsönző céget.
ÉRTELJE, HOGY MŰKÖDIK ÖNNÉL A KILÉPTETÉS FOLYAMATA! A munkavállaló felmondása időben eljut az illetékes munkatárshoz. A kiléptetés folyamata gyorsan, gördülékenyen zajlik a cégünknél. Kilépő munkavállalóinktól legnagyobb százalékban a valós indokot sikerül megtudnunk a távozás okáról. Ha az elért össz. pontszámunk 10 alatt van, akkor érdemes alaposabban átgondolni, mivel működhetne hatékonyabban a kiléptetési folyamatunk? ÖSSZEGZÉS: Ha átgondoljuk céges HR folyamatainkat a fenti lépéseken keresztül, önreflexiós módszerrel (kérdések értékelése) objektíven is visszajelzünk magunknak, akkor rátalálhatunk azokra a pontokra, területekre, amelyeknél érdemes átgondolnunk a működésünket és akár a fejlesztési lehetőségeinket. Mindezek eredményeképpen pedig akár napi 1 órával hatékonyabban is működtethetjük a napi HR munkánkat. Minden kedves előadás résztvevőmnek sok sikert kívánok! Kérdés esetén állok rendelkezésükre fluktuációkezelés témakörben, üdvözlettel: Budapest, 2016. november 17. Csikós-Nagy Katalin fluktuációkezelő szakértő