Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar SAP Business One 8.82 VÁLLALATIRÁNYÍTÁSI ÜGYVITELI PROGRAMRENDSZER Váradi László Pénzügy, számvitel OKTATÁSI SEGÉDANYAG 2012/13. tanév 2. szemeszter 3. foglalkozás Budapest, 2013. március 1.
Váradi László: Pénzügy, számvitel. Copyright Váradi László, 2013 Váradi László itelligence Hungary Kft. Váci út 141 1138 Budapest phone: +36 1 452 38 28 mobile: +36 70 702 0096 fax: +36 1 452 38 39 e-mail: laszlo.varadi@itelligence.hu www.itelligence.hu Social Media Channels www.sapb1uni.hu Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 2
Tartalomjegyzék 1 SZÁMLAKERET ÉS ANNAK STRUKTÚRÁJA... 4 1.1 SZÁMLAKERET... 4 1.1.1 Főkönyvi számla jellemzői... 5 1.1.1.1 Főkönyvi számla részletei (3. ábra)... 6 1.1.2 Új főkönyvi számla létrehozása. Számlakeret szerkesztése... 7 2 NAPLÓKÖNYVELÉS... 13 2.1 NAPLÓKÖNYVELÉS ÁLTALÁNOS TERÜLETE... 14 2.2 BŐVÍTETT SZERKESZTÉSI MÓD... 15 3 SZÁMLAFAJTÁK ÉS OKMÁNYOK... 17 4 A BESZERZÉS ÉS AZ ÉRTÉKESÍTÉS FOLYAMATA A SZÁMVITEL TÜKRÉBEN... 17 4.1 BESZERZÉS FOLYAMATA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL... 18 4.1.1 Beszerzés > Árubeérkezés... 18 4.1.2 Beszerzés > Bejövő számla... 19 4.1.3 Bank > Kimenő fizetés... 20 4.2 ÉRTÉKESÍTÉS FOLYAMATA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL... 21 4.2.1 Értékesítés > Szállítás... 21 4.2.2 Értékesítés > Kimenő számla... 23 4.2.3 Bank > Bejövő fizetés... 24 4.3 A BESZERZÉS ÉS AZ ÉRTÉKESÍTÉS FOLYAMATA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL ÖSSZEGZÉS... 25 5 ELŐZETES RÖGZÍTÉS... 26 5.1 ELŐZETES KÖNYVELÉS TÉTEL LÉTREHOZÁSÁNAK BEMUTATÁSA EGY KONKRÉT PÉLDÁN KERESZTÜL... 26 5.2 ÚJ BEJEGYZÉSEK RÖGZÍTÉSE... 28 5.3 ELŐZETES RÖGZÍTÉSEK KÖNYVELÉSE... 30 5.4 FELADAT... 31 6 KÖNYVELÉSI SABLON... 32 6.1 SZÁZALÉKOS ALAPÚ KÖNYVELÉSI MINTA ELKÉSZÍTÉSE... 32 6.2 MŰVELET A KONTÍROZÁSI MINTÁVAL... 33 6.3 FELADAT... 34 6.3.1 Minta számlaszámokkal - FEALDAT... 34 7 ISMÉTLŐDŐ KÖNYVELÉSEK... 34 7.1 ISMÉTLŐDŐ KÖNYVELÉSEK LÉTREHOZÁSA... 35 7.2 ISMÉTLŐDŐ KÖNYVELÉSEK - FELADAT... 36 Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 3
1 SZÁMLAKERET ÉS ANNAK STRUKTÚRÁJA 1.1 SZÁMLAKERET A számlakeret a főkönyvi számlákat tartalmazza. A gazdasági események, a tranzakciók során a könyvelés a főkönyvi számlákra történik. A könyvelés egyszerre két főkönyvi számlát érint, egyiknek a tartozik (T) a másiknak pedig a követel (K) oldalára történik értékben a bejegyzés. Az SAP Business One rendszer paramétereinek beállításakor választani lehet, hogy az alkalmazáshoz leszállított számlakeretet használják fel, alakítják át saját igényeiknek megfelelően a felhasználók, vagy pedig felépítenek egy a vállalkozás elvárásának megfelelő számlarendet. A rendszerrel szállított számlakeret minta jelölése: CAHU (1. ábra). 1. ábra: Adminisztráció > Rendszerbeállítások > Cégadatok - Alapbeállítások regiszter Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 4
2. ábra: Pénzügy > Számlakeret A számlakeret menüpontra kattintást követően a fenti ablak (2. ábra) nyílik meg. 1.1.1 Főkönyvi számla jellemzői A főkönyvi számla lehet gyűjtősor, ezt a tulajdonságát a kék szín jelölik és lehet aktív számla, melyet fekete és a zöld szín jelöl. A gyűjtősorra közvetlenül nem lehet könyvelni, az aktívra viszont igen. Egy számla akkor definiálható gyűjtősorként, ha rendelkezik alárendelt számlákkal, melyek összegezhetők. Az aktív számla csak abban az esetben összegezhető, ha hozzárendeljük egy csoporthoz. A főkönyvi számla azonosítója nem módosítható, terjedelme 15 karakter a névnek pedig 100. A külső kódot a lekérdezéseink pontosítására használhatjuk, csak információs célokat szolgál. A száma pénzneme az a pénznem, amelyben az adott számla összes naplókönyvelése a programban rögzítésre került. Alapértelmezett pénznem a több pénznem. A számlákhoz különböző pénznemben rögzíthetünk naplókönyveléseket. Ha a számla pénznemét idegen pénznemként definiáltuk, akkor a rendszer a számlához történt összes könyvelést rögzíti a saját pénznemben és a megadott idegen pénznemben is. Ha idegen pénznemmel rendelkező számlát definiálunk és ahhoz rögzítünk tranzakciót, a számla pénzneme később nem változtatható meg és a számla pénznemétől eltérő pénznemben sem hajthatunk végre hozzá tranzakciókat. Idegen pénznemben definiált számlák általában külföldi bankszámlák. Idegen pénznemben vezetett számlának két egyenlege van, egy saját pénznemben és egy a számlapénznemben lévő egyenlege. Bizalmas jelöléssel Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 5
megakadályozhatjuk, hogy jogosulatlan személyek használják vagy megtekintsék azokhoz kapcsolódó tevékenységeket. Új számlaszám felvitelekor meghatározhatjuk annak szintjét a számlakeret hierarchiában. 1. szinten a fiókok találhatóak (pl.: Eszközök ), 2-4. szint címeket vagy számlákat rögzíthetünk. Az 5. szinten pedig csak aktív számlák vihetők fel. A számlatípusával határozzuk meg, hogy egy számla árbevétel, ráfordítás vagy egyéb típusú e. Az egyeztető számla megjelölésével a számlát egyeztető számlaként definiálhatjuk. Pénzszámla megjelöléssel a számlát pénzszámlaként definiálhatjuk. A cashflow beszámolók csak pénzszámlákra hivatkoznak. Újraértékelés megjelölés ott szükséges, ahol a definiált pénznem eltér a saját pénznemtől. 1.1.1.1 Főkönyvi számla részletei (3. ábra) Az ablak átveszi a számlakeretnél található főkönyvi számla kódot és a számla megnevezését. Adatexportálási kód a számla kiegészítésére használhatjuk. 3. ábra: Pénzügy > Számlakeret - Számla részletei - Főkönyvi számla részletei Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 6
A számla hozzárendelhető egy projekthez. Megadhatjuk az alapértelmezett áfa-kódot. Az aktív és a zárolt megjelölésekkel aktív vagy zárolt dátumintervallum határozható meg egy számlához. Költségkeret-releváns megjelöléssel a számlához költségkeretet definiálhatunk. Átváltási-árfolyam eltérések megjelölés esetén a rendszer a számlát beleveszi az árfolyameltérési tranzakciók automatikus létrehozásába. Más ÁFA - csoport engedélyezése megjelölése esetén a számlához definiált alapértelmezett ÁFA - csoport módosítható manuális naplókönyvelések vagy cikkbizonylatok létrehozásával. Pénznem átszámítása megjelölés esetén a rendszer a számlát beleveszi a pénznem-átszámítási tranzakciók automatikus létrehozásába. 1.1.2 Új főkönyvi számla létrehozása. Számlakeret szerkesztése Az alábbi ábrán látható módon megjelenítjük a számlakeretet. Ezt követően kiválasztjuk azt a fiókot, ahova az új számlát fel kívánjuk vinni. Példánkban hozzáadás módban a főkönyvi számlához rögzítjük a következő azonosítót: 45420099, a megnevezéshez pedig: Belföldi szállítók. Régió: 99 (4. ábra). A hozzáadott számlánk második szintű aktív számlaként jött létre és a fiók alsó részén található (5. ábra). A létrehozott számlánkat a számlakeret szerkesztése menüpontban szerkeszthetjük, ezt mindaddig megtehetjük, amíg egy tranzakció nem kapcsolódik hozzá. 4. ábra: Pénzügy > Számlakeret Új főkönyvi számla létrehozása 1. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 7
5. ábra: Pénzügy > Számlakeret Új főkönyvi számla létrehozása 2. A számlakeret szerkesztése menüpontra kattintva megjelenik egy új ablak (6. ábra), ahol megadhatjuk, hogy a szerkesztésünk melyik területre vonatkozik. Példánkban egy forrás számlát (45420099) rögzítettünk, ezért a szűrési feltételeknél bejelöltük a forrás mezőt. Az OK kapcsolóra kattintva lehetővé válik a számlák szerkesztése. A felvitt számlánk itt is az utolsó helyen található a forrás számlákon belül (7. ábra). Ebben az ablakban a különböző segítő funkciók felhasználásával a felvitt főkönyvi számlák a helyére navigálhatóak, ehhez az alábbiakat kell megtennünk. Mielőtt a számlánk a helyére kerülne, megnéztük, hogy a 4. szinten elhelyezkedő 45400000 gyűjtősor alá fog kerülni az 5. szintre. 6. ábra: Pénzügy > Számlakeret szerkesztése Számlakeret szerkesztése szűrési feltételek Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 8
7. ábra: Pénzügy > Számlakeret (szk) szerkesztése Számlakeret szerkesztése szf./szk. szerkesztése A szintet módosítjuk 2-ről 5-re. A fölérendelt elemek közül kijelöljük a megfelelő számlaszámot (8. ábra), arra rákattintva a korábban rögzített főkönyvi számlaszámunk (454200099) a megfelelő gyűjtőszámla (45400000) alá került (9. ábra). Ezt követően már csak a gyűjtőn belüli megfelelő helyre kell helyezni, azaz a fiókban kell megfelelően pozícionálni. Ezt a következő ábrán mutatjuk be. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 9
8. ábra: Pénzügy > Számlakeret szerkesztése Számlakeret szerkesztése 1. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 10
9. ábra: Pénzügy > Számlakeret szerkesztése Számlakeret szerkesztése 2. Helye a legfelsőbb szinten mezőnél legördülő listából kiválasztjuk a megfelelő számot. Esetünkben azt akarjuk elérni, hogy a rögzített számlánk előtt legyen a 45420006 (10. ábra). Rákattintva a megjelölt számlára az új számlaszám a helyére kerül (11. ábra). Ezt követően már csak az aktualizálást kell elvégeznünk, melynek hatására számlaszámunk beépül a számlakeretbe és a feladataink megoldásánál már hivatkozhatunk rá. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 11
10. ábra: Pénzügy > Számlakeret szerkesztése Számlakeret szerkesztése 3. 11. ábra: Pénzügy > Számlakeret szerkesztése Számlakeret szerkesztése 4. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 12
A számlakeretünket még módosíthatjuk egyenragú és alárendelt számlák rögzítésével is. Továbbá a számlakeret menüpontban megjelenített számlakeretbe is be tudunk jegyezni egy új főkönyvi számlaszámokat. Csak annyit kell tenni, hogy rápozícionálunk arra a számlára, amelyik alá egy újat kívánunk rögzíteni, majd a szám és megnevezés mezők kitöltését követően hozzáadással bővítettük a számlarendünket. 2 NAPLÓKÖNYVELÉS Korábban már találkoztunk naplókönyveléssel. Például, amikor a beszerzés vagy az értékesítés esetében olyan tranzakciókat hajtottunk végre, melyek érintették a főkönyvet, megfigyelhettük az automatikus naplókönyveléseket. Az automatikus könyvelés mellett manuálisan is létrehozhatunk naplókönyveléseket, melyek kapcsolódhatnak számlákhoz és üzleti partnerekhez. A manuálisan létrehozott naplókönyvelés, mely közvetlenül az adatbázisba kerül, nem törölhető, a visszavonáshoz a sztornózás szükséges. A naplókönyvelések létrehozása és megjelenítése két módon lehetséges, ezek a bővített és csökkentett szerkesztési módok. Az általános terület mezői a teljes naplókönyvelésre vonatkoznak (12. ábra). Példánkban egy olyan bejövő számlának az automatikus könyvelése látható, melyet nem előzte meg az árubeérkezés. 12. ábra: Pénzügy > Naplókönyvelés 1. A bővített szerkesztési módban megjelennek az egyes könyvelési sorokhoz tartozó további adatok, ezt szemlélteti a következő három ábra (13. ábra és 14. ábra). Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 13
Az ábrákon megfigyelhető, ahogyan váltjuk az egyes sorokat, úgy változnak a felső bekeretezett részben a kapcsolódó adatok is. 13. ábra: Pénzügy > Naplókönyvelés 2. 14. ábra: Pénzügy > Naplókönyvelés 3. 2.1 NAPLÓKÖNYVELÉS ÁLTALÁNOS TERÜLETE Számkörön az alapértelmezett számkör jelenik meg. Amennyiben több számkör is definiálásra került azok közül másik is kiválasztható. Szám mezőben megjeleni a Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 14
naplókönyvelés száma, ez egy folyamatosan növekvő sorszám, a rendszer automatikusan generálja azt. Könyvelési dátum az aktuális dátum. Esedékességi dátum a fizetés határideje. Bizonylat dátuma azonos a naplókönyvelés dátumával, adóbeszámolók készítéséhez szükséges. Referenciák naplókönyvelésre vonatkozólag kitölthetőek, de üresen is hagyhatók. Tranzakció kód mezőnél az előzetesen definiált kódlistából kiválaszthatunk egyet. Megjegyzések mezőben az alapbizonylatra jellemző adat jelenik meg. Forrás mezőben a forrásbizonylat rövid neve jelenik meg, esetünkben SS (szállítói számla). A navigációs nyílra kattintva eljuthatunk az alapbizonylathoz. Forrás száma a forrás bizonylat, a szállítói számla száma. Tranzakció száma mezőben a naplókönyveléshez automatikusan generált szám jelenik meg. Sablon típus: a rendszerben különböző mintákat definiálhatunk, ezek közül választhatunk. Egy adott tranzakció megkereséséhez kiválaszthatjuk a megfelelő jelzőkódot. Projekt mezőben a korábban definiált projektek közül választhatunk. Rögzített árfolyam mező megjelölése esetén lehetőség nyílik a pénznem és a hozzákapcsolódó árfolyam kiválasztására. Ha az Árfolyamok és indexek táblában definiáltaktól eltérő árfolyammal hoz létre naplókönyvelést, jelölje ki ezt a jelölőmezőt és határozza meg az adott naplókönyveléshez használt árfolyamot. Ez az információ mindenképp szükséges a beszámolók átértékeléséhez. Ha beállítjuk az átértékelés paramétereit és kiválasztjuk azt az opciót, hogy a rendszer a naplókönyvelésekben megadott árfolyamokra hivatkozzon, az SAP Business One az átértékelést az ebben a mezőben megadott árfolyam alapján végzi. Ha eltérő árfolyammal hozunk létre naplókönyvelést, ám nem jelöljük ki ezt az opciót, a naplókönyvelés átértékelési eredményei pontatlanok lehetnek, mivel az SAP Business One az Árfolyamok és indexek táblában definiált árfolyamot veszi figyelembe a naplókönyvelésnél használt aktuális árfolyam helyett. IP látható, RP látható Alapértelmezettként a naplókönyvelés összegei saját pénznemben jelennek meg, a mezők bejelölésével idegen és rendszer pénznemben is megjeleníthetők a könyvelés összegei. 2.2 BŐVÍTETT SZERKESZTÉSI MÓD Főkönyvi számla/üp kód, Főkönyvi számla/üp név A mezők elnevezésének megfelelő adatokat jelenít meg a rendszer. Amennyiben az ablak alsó részében található táblázatban a kód jelű mezőt tüntetjük fel, akkor a fölötte levő részben a név automatikusan bejegyzésre kerül. 1. ref. - Megjeleníti a bizonylatszámot a naplókönyvelés összes sorához, ha a bejegyzés olyan bizonylatból jött létre, mint pl. egy kimenő számla, bejövő fizetés stb. Megjeleníti a felhasználó által az 1. ref. fejlécmezőben megadott adatokat az összes sorhoz, ha a naplókönyvelés manuálisan jött létre. 2. ref. - Különböző információkat jelenít meg attól Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 15
a bizonylattól függően, amivel a naplókönyvelés létrejött: - Megjeleníti a bizonylathoz rendelt vevő/szállító referenciaszámát, ha a naplókönyvelés kimenő számlából, bejövő fizetésből stb. jött létre. -Megjeleníti az alapbizonylat számát, ha a naplókönyvelés stornóbizonylatból jött létre (kimenő számlán alapuló kimenő jóváírás). - Megjeleníti a bizonylat fejrészének 2. ref. mezőjében megadott adatokat, ha a naplókönyvelés készletmozgási bizonylatból jött létre, mint pl. árubeérkezés. - Megjeleníti a Nyitó egyenleg vagy a Perióduszáró egyenleg ablak 2. ref. mezőjében megadott adatokat, ha a naplókönyvelést ezekkel az ablakokkal hozta létre. - Megjeleníti a felhasználó által meghatározott adatokat, ha a naplókönyvelés manuálisan jött létre. 3. ref. - Különböző információkat jelenít meg attól a bizonylattól függően, amivel a naplókönyvelés létrejött: - Bejövő és kimenő számla, bejövő és kimenő jóváírás, bejövő és kimenő előlegszámla, bejövő és kimenő előzetes számla: - Egy üzletipartner-sor jeleníti meg a részletfizetés sorszámát. - A forrásadó sora jeleníti meg az utolsó részletfizetés sorszámát. - Bejövő és kimenő fizetések: - Egy üzletipartner-sor jeleníti meg a bizonylat számát. - A csekkfizetés a csekk számát jeleníti meg. - A hitelkártyás fizetés a hitelkártya-bizonylat számát jeleníti meg. - Az átutalásos fizetés a felhasználó által meghatározott referenciaszámot tartalmazza. - Készpénzfizetés esetén nem jelenik meg semmi. Egy bejövő vagy kimenő fizetés visszavonása esetén a visszavont bizonylat száma jelenik meg. - Számlareferencia nélküli (nem kiválasztott tranzakciók alapján) bejövő vagy kimenő fizetés létrehozása esetén a bizonylatszám létrehozása esetén a bizonylatszám a számlasorok 3. ref. mezőjében jelenik meg. - Letétek: - A csekkletét a csekk számát jeleníti meg. - A hitelkártya-bizonylat letétje a hitelkártyabizonylat számát jeleníti meg. Ellenszámla mezőbe a rendszer automatikusan bejegyzi a könyvelés ellenszámláját esetünkben a 26110000 főkönyvi számla számot. Tartozik (IP), Követel (IP), Tartozik (RP), Követel (RP) - a tranzakció pénznemén kívül a könyvelési tételek megjelennek idegen és rendszer pénznemben is. Könyvelési dátum alapértelmezettként az aktuális dátum, Esedékességi dátum a rögzítés dátuma, Bizonylat dátuma a naplókönyvelésnek a dátuma az adóbeszámolás céljából. A legördülő listából az adott sorhoz kiválaszthatjuk a kapcsolódó projektet. Adókód mezőben megjelenik az adott sorhoz kapcsolódó adónak a kódja. Elosztási szabályok mezőnél a listából kiválaszthatjuk a korábban definiált értéket. Megjegyzés mezőben alapesetben esetünkben a bizonylat nevét és a szállító kódját tartalmazza. A táblázatos részben példánkban csak néhány adat (Főkönyv/ÜP kód, Egyeztető számla, Tartozik, Követel) került feltüntetésre, de az űrlapbeállítás ikon segítségével további mezők jeleníthetők meg. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 16
3 SZÁMLAFAJTÁK ÉS OKMÁNYOK MÉRLEGSZÁMLÁK => Eszközszámlák, Forrásszámlák, Tőkeszámlák ERDEMÉNYSZÁMLÁK => Árbevételszámlák, Ráfordítási számlák Gazdasági év végén: Árbevétel számlák egyenlege Ráfordítási számlák egyenlege = Nyereség/Veszteség => Saját tőke MÉRLEG A vállalkozás vagyoni helyzetét bemutató számviteli okmány. Vagyonkimutatás. 1-4. számlaosztály => mérlegszámlák 1-3. számlaosztály => eszközszámlák 4. számlaosztály => forrásszámlák ESZKÖZÖK 10000000 Befektetett eszközök 20000000 Készletek 30000000 Követelések FORRÁSOK 40000000 Források BEVÉTELEK 900000000 Értékesítés árbevétele és bevételek RÁFORDÍTÁSOK 50000000 Költségnemek EGYÉB BEVÉTELEK ÉS RÁFORDÍTÁSOK 80000000 Értékesítés elszámolt önköltsége és ráfordítások Az EREDMÉNYKIMUTATÁS a vállalkozás mérlegszerinti eredményének levezetését tartalmazó okmány. Rendeltetése, hogy megbízható és valós képet adjon a vállalkozás jövedelemtermelő képességéről. Az eredménykimutatás elkészítéséhez, az adózott eredmény megállapításához szükséges adatokat az 5. és a 8-9. számlaosztályok számlái tartalmazzák. 4 A BESZERZÉS ÉS AZ ÉRTÉKESÍTÉS FOLYAMATA A SZÁMVITEL TÜKRÉBEN Az SAP Business One kezeli az összes pénzügyi és számviteli tranzakciókat, melyekhez kapcsolódó könyvelések nagy részét automatikusan hajtja végre. Ezt láthattuk például a beszerzés esetén a cikkek betárolásánál, a bejövő számlák elkészítésénél, majd a banki műveleteknél. De ugyanezt tapasztalhattuk az értékesítés egyes dokumentumainak (pl.: Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 17
kiszállítás, kimenő számla) elkészítésekor is, majd a banki műveleteknél is. Alábbiakban összefoglalásként bemutatjuk, hogy a beszerzés és az értékesítés során a rendszer milyen főkönyvi számlaszámokra könyvel. Ennek összefoglaló áttekintése megkönnyítheti a rendszer működésének megértését. Beszerzéshez kapcsolódó műveletek: Árubeérkezés, Bejövő számla, Kimenő fizetés. Értékesítéshez kapcsolódó tranzakciók Szállítás, Bejövő számla, Kimenő fizetés. 4.1 BESZERZÉS FOLYAMATA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL 4.1.1 Beszerzés > Árubeérkezés A példánkban betároltunk, raktári készletre vettünk 10 db memóriakulcsot (15. ábra), melynek egységára 2.000,- Ft. A vásárolt termék bruttó értéke 25.400,- Ft. 15. ábra: Pénzügy és Számvitel - Beszerzés > Árubeérkezés A bizonylat elkészítésével egy időben megtörténik az értékek könyvelése is, mely a naplókönyvelésen belül (16. ábra) megtekinthető. Könyvelési tételek: T/261-20.000,- Ft - Kereskedelmi áruk K/268-20.000,- Ft - ÁB/SZB Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 18
16. ábra: Pénzügy és Számvitel - Beszerzés > Árubeérkezés Naplókönyvelés 4.1.2 Beszerzés > Bejövő számla A betárolást követően megkaptuk a számlát (17. ábra) a szállítónktól, melyet az árubeérkezés bizonylatából származtatunk, annak adatait változtatás nélkül átvesszük. 17. ábra: Pénzügy és Számvitel - Beszerzés > Bejövő számla A bizonylat elkészítésével egy időben itt is megtörténik az értékek könyvelése, mely a naplókönyvelésen belül (18. ábra) megtekinthető. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 19
Könyvelési tételek: T/466-5.400,- Ft - Előzetesen felszámított ÁFA T/2681-20.000,- Ft - ÁB/SZB K/4541-25.400,- Ft - MEDIMARKT/ - szállító 18. ábra: Pénzügy és Számvitel - Beszerzés > Bejövő számla Naplókönyvelés 4.1.3 Bank > Kimenő fizetés Az átutalást követően megkapjuk a banki kivonatot, melyről rögzítjük a kimenő fizetés adatait (19. ábra) 19. ábra: Pénzügy és Számvitel - Bank > Kimenő fizetés Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 20
A bizonylat elkészítésével egy időben itt is megtörténik az értékek könyvelése, mely a naplókönyvelésen belül (20. ábra) megtekinthetünk. Könyvelési tételek: T/4541-25.400,- Ft - MEDIMARKT szállító K/38410001-25.400,- Ft - K&H elszámolási betétszámla 20. ábra: Pénzügy és Számvitel - Bank > Kimenő fizetés Naplókönyvelés 4.2 ÉRTÉKESÍTÉS FOLYAMATA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL A beszerzés után végig követjük az értékesítési folyamatot is pénzügyi és számviteli szempontból. A kiszállítást követően megküldjük számlánkat a vevőn részére, majd kifizetést után kezeljük a banki műveletet. 4.2.1 Értékesítés > Szállítás Az előző részben látható volt, hogy vásároltunk 10 db memóriakulcsot, melyet leszállítást követően kifizettünk. Ezt követően értékesítjük ezt a 10 db tárolóeszközt 4.000,- Ft egységáron (21. ábra). Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 21
21. ábra: Pénzügy és Számvitel - Értékesítés > Szállítás A bizonylat elkészítésével egy időben megtörténik az értékek könyvelése is, mely a naplókönyvelésen belül (22. ábra) megtekinthető. Könyvelési tételek: T/8141-92.727,- Ft - Eladott áruk beszerzési értéke K/2611-92.727,- Ft - Kereskedelmi áruk 22. ábra: Pénzügy és Számvitel - Értékesítés > Szállítás Naplókönyvelés Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 22
4.2.2 Értékesítés > Kimenő számla A kiszállítást követően kiküldjük a számlát vevőnk részére (23. ábra), melyet a kiszállítási bizonylatból származtattunk, annak adatait változtatás nélkül átvettük. 23. ábra: Pénzügy és Számvitel - Értékesítés > Kimenő számla A bizonylat elkészítésével egy időben itt is megtörténik az értékek könyvelése, mely a naplókönyvelésen belül (24. ábra) megtekinthető. Könyvelési tételek: T/311-50.800,- Ft - AGROMAG - vevő K/467-10.800,- Ft - Befizetendő ÁFA K/911-40.000,- Ft - Belföldi értékesítés árbevétele Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 23
24. ábra: Pénzügy és Számvitel - Értékesítés > Kimenő számla Naplókönyvelés 4.2.3 Bank > Bejövő fizetés Az átutalást követően megkapjuk a banki kivonatot, melyről rögzítjük a bejövő fizetés adatait: 25. ábra: Pénzügy és Számvitel - Bank > Bejövő fizetés Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 24
A bizonylat elkészítésével egy időben itt is megtörténik az értékek könyvelése, mely a naplókönyvelésen belül (26. ábra) megtekinthető. Könyvelési tételek: T/38420000-50.800,- Ft - K&H elszámolási betétszámla T/311-50.800,- Ft - AGROMAG - vevő 26. ábra: Pénzügy és Számvitel - Bank > Bejövő fizetés Naplókönyvelés 4.3 A BESZERZÉS ÉS AZ ÉRTÉKESÍTÉS FOLYAMATA PÉNZÜGYI ÉS SZÁMVITELI SZEMPONTBÓL ÖSSZEGZÉS Beszerzés > Árubeérkezés Könyvelési tételek: T/2611-20.000,- Ft - Kereskedelmi áruk K/268-20.000,- Ft - ÁSZ/BSZ Beszerzés > Bejövő számla Könyvelési tételek: K/4541-25.000,- Ft - szállító Bank > Kimenő fizetés T/466-5.400,- Ft - Előzetesen felszámított ÁFA T/2681-20.000,- Ft - ÁB/SZB Könyvelési tételek: K/38410000-25.400,- Ft - Elszámolási betétszámla T/4541-25.400,- Ft - MEDIMARKT/szállító Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 25
Értékesítés > Szállítás Könyvelési tételek: T/8141-92.727,- Ft - Eladott áruk beszerzési értéke K/2611-92.727,- Ft - Kereskedelmi áruk Értékesítés > Kimenő számla Könyvelési tételek: T/311-50.800,- Ft - AGROMAG/vevő K/467-10.800,- Ft - Befizetendő ÁFA Bank > Bejövő fizetés K/911-40.000,- Ft - Belföldi értékesítés árbevétele Könyvelési tételek: T/3842000-50.800,- Ft - K&H elszámolási betétszámla K/311-50.800,- Ft - vevő 5 ELŐZETES RÖGZÍTÉS Az előzetes rögzítés esetén létrehozhatunk naplókönyveléseket, melyeket két lépésben tudunk megoldani. Első lépésként létrehozunk egy tervezetet, egy előzetes rögzítés elnevezésű speciális mappát a terv naplókönyvelések tárolása. Ebben a fázisban a felvitt tételek ellenőrizhetők és módosíthatók (mivel azok még nem kerültek könyvelésre) majd pedig rögzíthetjük a teljes könyvtárat. Nem szükséges minden egyes naplókönyvelés külön könyvelése. Ha azonban az egyes naplókönyveléseket külön-külön kívánjuk könyvelni, akkor minden egyes terv naplókönyveléshez külön előzetes rögzítési mappát kell létrehozni. A rögzítési minta azonos a naplókönyvelési ablakkal. 5.1 ELŐZETES KÖNYVELÉS TÉTEL LÉTREHOZÁSÁNAK BEMUTATÁSA EGY KONKRÉT PÉLDÁN KERESZTÜL Az alábbi ábrán látható az előzetes rögzítés ablakának elérése (Pénzügy > Előzetes rögzítés - 27. ábra). Annak megjelenítését követően, ha az Új gyűjtő és új tranzakció létrehozása kapcsolóra kattintunk megjelenik a naplókönyvelés felviteli képernyője. Ezzel egyidejűleg létrehoz egy mappát (28. ábra). Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 26
27. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 1. Ezt követően rögzítünk egy naplókönyvelést, pénztárunkból kiadunk anyagvásárlásra 1.000,- Ft-ot (28. ábra). A hozzáadás majd a bezárás kapcsolókra való kattintással léphetünk tovább. 28. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 2. A hozzáadás kapcsolóra való kattintást követően az előzetes rögzítés ablak alsó táblázatába bejegyzésre kerül az új tranzakció. 29. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 3. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 27
Az előző műveletsor eredményeként a rendszer létrehozott egy új rekordot az Előzetes rögzítés ablak felső táblázatában. Ha ezt kijelöljük akkor az alsó táblázatban megjelenik az előzetes rögzítésben elmentett naplókönyvelést jelző tranzakció (29. ábra). Az aktualizálás gombra kattintva elmentjük a felvitt tételeinket. 5.2 ÚJ BEJEGYZÉSEK RÖGZÍTÉSE A létező előzetes rögzítéshez hozzáadhatunk új bejegyzéseket abban az esetben, ha legalább egy nyitott előzetes rögzítés található az Előzetes rögzítés ablak felső táblázatában. Az új bejegyzés rögzítéséhez előhívjuk ismét az előzetes rögzítés ablakot. Látható, hogy abban zárt státuszú tételek is megjelennek, melyeket korábban hoztunk létre. Ha a zárt jelű sorra pozícionálunk akkor ehhez a gyűjtőbe új bejegyzés nem hozható létre és természetesen könyvelés sem hajtható végre (30. ábra). 30. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 4. Amennyiben a nyitott előzetes rögzítésre pozícionálunk abban az esetben látható, hogy ahhoz új bejegyzést hozhatunk létre és a gyűjtő könyvelésére is lehetőség nyílik (31. ábra). Létező gyűjtőben új bejegyzés létrehozása kapcsolóra kattintva, ismét megjelenik a naplókönyvelés ablak. Itt rögzíthetjük az újabb könyvelési tételeinket, példánkban házi pénztárból kiadunk 200.000,- Ft-ot belföldi utazásra (32. ábra) Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 28
31. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 4. 32. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 5. A hozzáadás gombra való kattintáskor az előzetes rögzítés ablak alsó táblázatába bejegyzésre kerül egy új (2.) tranzakció, majd a bezárás gombon keresztül visszajutunk az előzetes rögzítés ablakhoz (33. ábra). 33. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 6. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 29
5.3 ELŐZETES RÖGZÍTÉSEK KÖNYVELÉSE A már ismert útvonalon megjelenítjük az előzetes rögzítéseket. Ha az alsó táblázatban kétszer rákattintunk valamelyik sorra, akkor megjelenik a naplókönyvelés, amit még ellenőrizhetünk, majd szükség esetén módosíthatunk is. A gyűjtő könyvelése kapcsolóra kattintva megjelenik egy dialógus ablak, melynél az igen ágon továbbléphetünk (35. ábra). 34. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 7. 35. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 8. A könyvelés elvégzését követően a táblázat alsó részéből törlődik a két tranzakciót jelző sor, a felső részben pedig a könyvelés megtörténtét jelezve az állapot lezártra változik (36. ábra). Az OK gombra kattintva visszajutunk a főmenühöz. A létrehozott könyvelési tételeket a naplókönyvelésen belül megtekinthetjük. Megnézve a két utolsó naplókönyvelés valóban az előzőekben létrehozott tételeket tartalmazza (37. ábra). Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 30
36. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés 9. 37. ábra: Pénzügy > Előzetes rögzítés Naplókönyvelés 5.4 FELADAT Az SBO kétlépéses eljárást követ a naplókönyvelések létrehozásánál. A naplókönyvelések létrehozhatók először tervként, majd pedig később javíthatók és könyvelhetők. Ha így járunk el, egy előzetes rögzítés elnevezésű speciális mappát hoz létre a terv naplókönyvelések tárolása. A terv naplókönyvelések bármikor módosíthatók, mivel még nem lettek könyvelve. Ilyenkor az egyik kollega például hozzáférhet az előzetes rögzítésekhez, javításokat hajthat végre, majd pedig könyvelheti a teljes mappát. Nem szükséges minden egyes naplókönyvelés külön könyvelése. Ha azonban az egyes naplókönyveléseket külön-külön szeretnénk könyvelni, minden egyes terv naplókönyveléshez külön előzetes rögzítési mappát kell létrehozni. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 31
Definiálja a saját főkönyvi számlaszámait (XX helyeken különböztesse meg másik felhasználótól) és hozzon létre új gyűjtőt és új tranzakciót! K/381100XX, 2.000,- Ft T/522000XX, 2.000,- Ft => Mentse a gyűjtőbe Hozzon létre a létező (a most létrehozott) gyűjtőbe új bejegyzést K/381100XX, 5.000,- Ft T/511100XX, 5.000,- Ft => Mentse a gyűjtőbe Könyvelje a gyűjtőben lévő tételeket! Tekintse meg a könyvelési tételeit. 6 KÖNYVELÉSI SABLON A hasonló szerkezetekkel rendelkező naplókönyvelésekhez létrehozhatunk könyvelési mintákat, sablonokat. A sablonok, minták tartalmazhatnak számlaszámokat is, de megadható csupán a számla leírása is egy sor esetében, ha még nem tudjuk, hogy melyik számlát használjuk majd. Itt fix összegek helyett százalékokat adunk meg. A százalékok a teljes összeg vonatkozó sorok közti elosztását jelzik. A kontírozási minta tárolása egy kóddal és egy leírással történik. Tehát az ismétlődő naplókönyvelések vonatkozásában mintákat hozhatunk létre. A naplókönyvelés végrehajtásánál csak a megfelelő mintát kell kiválasztani, és rögzíteni kell a hiányzó adatokat. 6.1 SZÁZALÉKOS ALAPÚ KÖNYVELÉSI MINTA ELKÉSZÍTÉSE A kontírozási minta felviteli képernyőjének megjelenítését követően a kód mezőben meg kell adni egy azonosítót, a megnevezés mezőben pedig a minta nevét kell rögzíteni. A táblázat részben megadható főkönyvi számla szám vagy üzleti partner. Példánkban a házi pénztárból való kifizetést mutatjuk be, illetve az ahhoz kapcsolódó arányokat tüntettünk fel (38. ábra). 38. ábra: Pénzügy > Kontírozási minta Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 32
A Hozzáadás kapcsolóra kattintva a rendszer elmenti a mintát. Újbóli megjelenítését követően az még módosítható. 6.2 MŰVELET A KONTÍROZÁSI MINTÁVAL A naplókönyvelés megjelenítését követően ki kell választani az előzőekben létrehozott minta típusát és a mintát. Ekkor megjelenik az előző pontban elkészített százalékos megoszlású könyvelési mintánk (39. ábra). Ha a 100 % helyére rögzítünk egy értéket, akkor a 70 és 30 %- os mezőkbe az arányoknak megfelelően automatikusan bejegyzésre kerülnek a megfelelő összegek (40. ábra). 20.000,- Ft a 100%, így a 70 % és a 30 % - nak megfelelő összegek (14.000,- Ft és 6.000,- Ft) kerülnek kiszámításra és bejegyzésre. 39. ábra: Pénzügy > Kontírozási minta 2. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 33
40. ábra: Pénzügy > Kontírozási minta 3. 6.3 FELADAT 6.3.1 Minta számlaszámokkal - FEALDAT Definiálja a saját főkönyvi számlaszámait (XX helyeken különböztesse meg másik felhasználótól) és hozzon létre egy kontírozási mintát! Kontírozási minta kódja: X_KM_12 Minta megnevezése: X_kontírozási minta_12 K/381100XX, 100 % T/511100XX, 70 % T/522000XX, 30 % A naplókönyvelési űrlap megjelenítését követően a most létrehozott mintával hozzon létre egy naplókönyvelést. A pénztárból fizessen ki 10.000,- Ft-ot. 7 ISMÉTLŐDŐ KÖNYVELÉSEK A vállalkozásoknál előfordulnak olyan könyvelési tételek, melyek hetente vagy havonta ismétlődnek, ilyen esetben érdemes ismétlődő könyvelési mintákat létrehozni. Az ismétlődő könyvelésnél is mintát használunk, melynek azonosítása szintén egy kóddal és egy névvel történik. Az ismétlődő könyvelés mintájában meg kell adni a naplókönyvelés létrehozásának várható gyakoriságát és az ismétlődő könyvelések érvényességének végét. Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 34
7.1 ISMÉTLŐDŐ KÖNYVELÉSEK LÉTREHOZÁSA Ezzel a lehetőséggel mintákat hozhatunk létre az ismétlődő könyvelésekhez. Itt beállíthatjuk a könyvelés gyakoriságát és a lejáratának dátumát is. 41. ábra: Pénzügy > Ismétlődő könyvelések 1. 42. ábra: Pénzügy > Ismétlődő könyvelések - Naplókönyvelés Példánkban minden hónap 25-én 2011. február 25-től kezdődően történik egy könyvelés (100.000,- Ft lekerül a bankszámlánkról), amelyik tranzakció sorozat 2011. március 31-ig tart (41. ábra). Ezt követően a naplókönyvelésben beállíthatjuk az ismétlődő könyvelés mintáját (42. ábra). Ha az adminisztráción belül az általános beállítások szolgáltatás regiszterén Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 35
bejelöljük, hogy az ismétlődő könyvelések jelenjennek meg végrehajtáskor, akkor a megadott határidőig mindig feljön az ablak, mely jelzi az ismétlődő könyvelést. c 43. ábra: Pénzügy > Ismétlődő könyvelések Adminisztráció > Rendszerbeállítások > Általános beállítások Szolgáltatások regiszter 7.2 ISMÉTLŐDŐ KÖNYVELÉSEK - FELADAT Definiálja a saját főkönyvi számlaszámait (XX helyeken különböztesse meg másik felhasználótól) és hozzon létre egy ismétlődő könyvelést! Ismétlődő könyvelés kódja: X_IK_1 Minta megnevezése: X_ismétlődő könyvelés_1 Főkönyvi számla: K/384100XX, 100.000,- Ft Főkönyvi számla: T/511100XX, 100.000,- Ft Gyakoriság: Hetente, pénteken Érvényesség: 2012.12.31-ig Következő végrehajtás: 2012.10.20. Hajtsa végre a könyvelést! Óbudai Egyetem Neumann János Informatikai Kar oldal 36