ELŐ TERJESZTÉS Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testületének 2009. szeptember 10-i ülésére Tárgy: Az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete Szervezeti és Működési szabályzata módosításának jóváhagyása Előadó: Kovárcziné Sárfi Andrea intézmény Előterjesztés tartalma: határozati javaslat Szavazás módja: egyszerű többség Előterjesztés előkészítésében részt vett: Dr. Árpásy Tamás jegyző. Kovárcziné Sárfi Andrea intézmény Előterjesztés előkészítésében közreműködnek: Ügyrendi, Helyi Közéleti, Kistérségi és Nemzetközi Kapcsolatok Bizottsága; Pénzügyi Ellenőrző és Gazdasági Bizottság Láttam: dr. Árpásy Tamás jegyző
Tisztelt Képviselő-testület! A 327/2008.(XII.30.) Korm. rendelet (a továbbiakban : Ámrmód) módosította 2009. január 1. napjától az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.) Korm. rendeletet (a továbbiakban : Ámr.) Az Ámrmód 68. (10) bekezdésében foglaltak alapján a módosított Ámr. rendelkezései alapján a szervezeti és működési szabályzat módosításokat 2009. szeptember 30-áig kell elvégezni. A módosított Ámr. 13/A. (3) bekezdése szabályozza, hogy a költségvetési szerv szervezeti és működési szabályzatának a külön jogszabályban meghatározottakon kívül - mit kell tartalmaznia. E jogszabályi hely figyelembe vételével felülvizsgáltuk az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete (a továbbiakban GAESZ) szervezeti és működési szabályzatát. A felülvizsgálat eredményeképpen került módosításra a szervezeti és működési szabályzat. A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. Törvényben foglaltak alapján módosultak a költségvetési szervek besorolása korábban gazdálkodási jogköre feladatellátáshoz kapcsolódó funkciója alapján. A korábbi részben önálló költségvetési intézmény elnevezés önállóan működő költségvetési szerv besorolásra módosult. A GAESZ hatályos alapító okirata az alaptevékenységén belül köteles biztosítani: Benedek Elek Napköziotthonos Óvoda és Bölcsőde Zirc, Reguly Antal Általános Iskola és Előkészítő Szakiskola Zirc, Békefi Antal Városi Könyvtár, Művelődési Ház és Tourinform Zirc, Stúdió KB. Zirc, Reguly Antal Múzeum és Népművészeti Alkotóház Zirc pénzügyi, feladatainak szolgáltatásai szinten történő ellátását. A feladat ellátásra vonatkozóan a GAESZ és költségvetési szervek 1999.január 1-jén már megállapodást kötöttek, mely megállapodás módosításra került a 73/2003.(III:31.) Kt. számú határozattal A jogszabályi módosulásnak megfelelően az együttműködési megállapodást is felül kellett vizsgálni és az elnevezés változásokat át kell vezetni. Mivel azonban ez az egész megállapodást érinti új együttműködési megállapodás került elkészítésre az államháztartás működési rendjéről 217/1998.(XII.30.) Korm. rendelet (a továbbiakban : Ámr) 14. (7) bekezdésben foglaltak figyelembevételével. Az Ámr. 14. (6) bekezdés b) pontja alapján a képviselő-testület, mint irányító szerv jóváhagyja az önállóan működő és gazdálkodó és az önállóan működő költségvetési szerv közötti megállapodást, amely a munkamegosztást és a felelősségvállalás rendjét rögzíti. Kérem Tisztelt Képviselő-testületet az előterjesztésem megtárgyalására és a határozati javaslatok elfogadására. Zirc, 2009. augusztus 31. Kovárcziné Sárfi Andrea intézmény
Határozati javaslatok /2009. (IX.10.) Kt. számú határozat 1. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását az előterjesztés 1. számú mellékletében foglaltak jóváhagyja. 2. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete utasítja az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete intézményjét, hogy a módosított Szervezeti és Működési Szabályzatot hozza nyilvánosságra. Határidő: 1.pont esetében : Ottó Péter polgármester 2.pont esetében : Kovárcziné Sárfi Andrea intézmény 1. pont esetében: azonnal 2. pont esetében: 2009. szeptember 15. /2009. (IX.10.) Kt. számú határozat 1. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete és az érintett önállóan működő költségvetési szervek között kötendő együttműködési megállapodást az előterjesztés 2. számú mellékletében foglaltak jóváhagyja. 2. Zirc Városi Önkormányzat Képviselő-testülete utasítja az érintett költségvetési szervek it a megállapodás aláírására, egyúttal utasítja őket, hogy a Szervezeti és Működési Szabályzatukhoz annak ként nevezett megállapodást csatolják. Határidő: 1.pont esetében : Ottó Péter polgármester 2.pont esetében : Kovárcziné Sárfi Andrea intézmény, Lingl Zoltán igazgató, Igmándyné Hebling Gabriella intézmény, Benczikné Tóth Magdolna igazgató és STÚDIÓ KB. mb., Illés Ferenc igazgató 1. pont esetében: azonnal 2. pont esetében: 2009. szeptember 15.
1. számú melléklet Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete Zirc Szervezeti és Működési Szabályzata
I. Fejezet Általános és szervezeti rendelkezések 1. A költségvetési szerv megnevezése: Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete (továbbiakban: Szervezet) 2. A Szervezet székhelye: Zirc Alkotmány u.1/c. szám 3. A Szervezet működési területe: Zirc Város Önkormányzat közigazgatási területe 4. Adószám: 15428543 1 19 5. Statisztikai számjel: 15428543 8411 322 19 6. Számlát hitelintézet neve,címe: Zirci Takarékszövetkezet Zirc József A.u.4. 7. Bankszámlaszám: 73900030-10012002 8. Telefon: 06/88/414-330 9. Telefax: 06/88/414-330 10. E-mail:gaesz@invitel.hu 11. Az alapító megnevezése: Zirc Nagyközségi Közös Tanács 12. Az alapítás időpontja: 1983. január 01. 9/1982.számú tanácshatározat 13. Az alapító okirat száma: 160/2009.(VI.29.) Kt. számú határozat 2009.július 1. 14.Alaptevékenység: 751 75-7 Önkormányzati,valamint többcélú kistérségi társulási intézmények ellátó,kisegítő szolgálatai 2010.január 1-től 841 12-6 Önkormányzatok és többcélú kistérségi társulások igazgatási tevékenysége 841 14-3 A költségvetés végrehajtása, a kifizetések ellenőrzése területi szinten 841 90-1 Önkormányzatok,valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai. 15.Az alaptevékenységet meghatározó jogszabályok: A Számvitelről szóló 2000.évi C. törvény Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.)Korm. rendelet Az államháztartásról szóló 1992.évi XXXVIII: törvény A költségvetési szervek jogállásáról és gazdálkodásáról szóló 2008. évi CV. törvény Az államháztartás szervezeti beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló Korm. rendelet A költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003.(XI.26.) Korm. rendelet 16. A Szervezet bélyegzője: Kör alakú, a közepén a Magyar Köztársaság címere Felirata: Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete Zirc
A Szervezet jellege, jogköre, képviselete, felügyelete A Szervezet: 1. Zirc Város Önkormányzat intézménye. 2. Fenntartója és felügyeleti szerve: Zirc Város Önkormányzat Képviselő-testülete. 3. Tevékenységének jellege alapján: közszolgáltató költségvetési szerv, közintézmény 4. Feladatellátáshoz kapcsolódó funkciója alapján: önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerv 5. Önálló jogi személy (költségvetési szerv) egyszemélyi felelős vel. A felelős a Szervezeti és Működési Szabályzatban, a Szervezet ügyrendjében és a feladatkörében meghatározott tevékenységeket ellátásáért. 6. A gazdálkodási jogkörébe utalt önállóan működő költségvetési szervvel munkamegosztás rendjét magállapító megállapodás alapján dolgozik, utasítási jogköre az intézmények vonatkozásában. 7. Hatósági feladatokat nem lát el, de az alaptevékenységbe tartozó pénzügyi, feladatait önálló hatáskörben látja el. 8. Képviseletét a látja el. A Szervezet létszáma: 4 fő - 1 fő - 3 fő pénzügyi előadó Az intézmény szervezeti felépítése A Szervezet feladatai 1. A Szervezet a és pénzügyi feladatokat az érvényben levő és vonatkozó jogszabályok teljes körű betartásával látja el. 2. Munkájának szervezését és közvetlen irányítását a végzi. Kialakítja és folyamatosan ellátja az intézmény könyvviteli, elszámolási, vagyon nyilvántartási rendszerét. 3. A felügyeleti szerv szakmai és irányítása mellett döntően támogatásból látja el feladatait. 4. Az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerveknél pénzügyi- tevékenységet az alábbi személyek látnak el: - intézmény - ügyintéző
- pénzügyi ügyintéző Feladataik: Intézmény: - Közvetlenül vezeti és ellenőrzi a szervezetet - Gazdasági intézkedéseket hoz - Felelős az önállóan működő és gazdálkodó intézmény gazdálkodásáért - Felelős az intézmény költségvetésének betartásáért,betartatásáért a jogszabályoknak megfelelő ellátásáért - Felelős az intézmény könyvviteli,elszámolási,vagyon nyilvántartási, vagyon védelmi rendjének kialakításáért - Ellenjegyzési jogot gyakorol a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szerv előirányzatai felett. - Ellátja a kötelezettségvállalással,utalványozással kapcsolatos feladatokat Gazdasági ügyintéző: - Ellátja az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat - Ellátja a pénztárellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat - Vezeti a tárgyi eszköz nyilvántartást - Részt vesz a leltározásban Pénzügyi ügyintéző: - Feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése,megőrzése - Vezeti a pénztárral kapcsolatos nyilvántartásokat és elszámolásokat - Felméri a készpénzszükségletet - Részt vesz a készpénz pénzintézetben történő felvételében - Végzi a számlázással kapcsolatos feladatokat - Vezeti a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását - Vezeti a kis értékű eszközök nyilvántartását 5. Az önállóan működő költségvetési szervvel kapcsolatos feladatait a két intézmény közötti a felügyeleti szerv által jóváhagyott- munkamegosztás rendjét tartalmazó megállapodás alapján végzi. 6. A Szervezet ellátó jellegéből adódóan felelős az alábbi önállóan működő intézmények pénzügyi, feladatainak szolgáltatási szinten történő ellátásáért. - Benedek Elek Napközi otthonos Óvoda és Bölcsőde, Zirc - Reguly Antal Általános Iskola és Előkészítő Szakiskola, Zirc - Békefi Antal Városi Könyvtár, Művelődési Ház és Tourinform Zirc - Stúdió KB, Zirc - Reguly Antal Múzeum és Népművészeti Alkotóház, Zirc A gazdálkodási jogkörébe vont intézmények ellátását az alábbi szakfeladatokon végzi: 552 31-2 szakfeladat Óvodai intézményi közétkeztetés 552 32-3 szakfeladat Iskolai intézményi közétkeztetés 552 41-1 szakfeladat Munkahelyi vendéglátás 633 21-5 szakfeladat Utazásszervezés, idegenvezetés 751 75-7 szakfeladat Önkormányzati valamint többcélú kistérségi társulási
intézmények ellátó, kisegítő szolgálatai 751 92-2 szakfeladat Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai 801 11-5 szakfeladat Óvodai nevelés 801 12-6 szakfeladat Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése 801 21-4 szakfeladat Általános iskolai nappali rendszerű nevelés, oktatás 801 22-5 szakfeladat Sajátos nevelési igényű tanulók nappali rendszerű, általános iskolai nevelése, oktatása 801 23-6 szakfeladat Általános iskolai felnőttoktatás 805 11-3 szakfeladat Napköziotthoni és tanulószobai foglalkozás (szorgalmi időben) 805 21-2 szakfeladat Pedagógiai szakszolgálat 853 21-1 szakfeladat Bölcsődei ellátás 921 42-0 szakfeladat Televízió műsorszolgáltatása 921 81-5 szakfeladat Művelődési központok, házak tevékenysége 923 12-7 szakfeladat Közművelődési könyvtári tevékenység 923 21-5 szakfeladat Múzeumi tevékenység 2010. JANUÁR 1-től 561 00-02 szakfeladat Éttermi, mozgó vendéglátás 562 91-21 szakfeladat Óvodai intézményi étkeztetés 562 91-31 szakfeladat Iskolai intézményi étkeztetés 562 91-71 szakfeladat Munkahelyi étkeztetés 682 00-22 szakfeladat Nem lakóingatlan bérbeadása, üzemeltetése 852 00-01 szakfeladat Alapfokú oktatás intézményeinek, programjainak komplex támogatása 852 01-11 szakfeladat Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) 852 01-21 szakfeladat Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) 852 01-31 szakfeladat Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása (1-4. évfolyam) 852 01-41 szakfeladat Általános iskolai felnőttoktatás (1-4. évfolyam) 852 02-11 szakfeladat Általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) 852 02-21 szakfeladat Sajátos nevelési igényű általános iskolai tanulók nappali rendszerű nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) 852 02-31 szakfeladat Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók nappali rendszerű általános iskolai nevelése, oktatása (5-8. évfolyam) 852 02-41 szakfeladat Általános iskolai felnőttoktatás (5-8. évfolyam) 855 91-11 szakfeladat Általános iskolai napközi otthoni nevelés 855 91-21 szakfeladat Sajátos nevelési igényű tanulók napközi otthoni nevelése 855 91-31 szakfeladat Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók napközi otthoni nevelése 855 91-41 szakfeladat Általános iskolai tanulószobai nevelés
855 91-51 szakfeladat Sajátos nevelési igényű tanulók általános iskolai tanulószobai nevelése 855 91-61 szakfeladat Nemzeti és etnikai kisebbségi tanulók általános iskolai tanulószobai nevelése 856 01-11 szakfeladat Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység 889 10-11 szakfeladat Bölcsődei ellátás 562 91-21 szakfeladat Óvodai intézményi étkeztetés 851 00-01 szakfeladat Óvodai nevelés intézményeinek, programjainak komplex támogatása 851 01-11 szakfeladat Óvodai nevelés, ellátás 851 01-21 szakfeladat Sajátos nevelési igényű gyermekek óvodai nevelése, ellátása 851 01-31 szakfeladat Nemzeti és etnikai kisebbségi óvodai nevelés, ellátás 856 01-11 szakfeladat Pedagógiai szakszolgáltató tevékenység 856 01-21 szakfeladat Korai fejlesztés, gondozás 910 20-11 szakfeladat Múzeumi gyűjteményi tevékenység 910 20-21 szakfeladat Múzeumi tudományos fel és publikációs tevékenység 910 20-31 szakfeladat Múzeumi kiállítási tevékenység 910 20-41 szakfeladat Múzeumi közművelődési, közönségkapcsolati tevékenység 855 93-22 szakfeladat Iskolarendszeren kívüli szakmai oktatás 910 12-11 szakfeladat Könyvtári állomány gyarapítása, nyilvántartása 910 12-21 szakfeladat Könyvtári állomány feltárása, megőrzése, védelme 910 12-31 szakfeladat Könyvtári szolgáltatás 900 40-01 szakfeladat Kulturális műsorok, rendezvények, kiállítások szervezése 799 00-01 szakfeladat Egyéb foglalás 910 50-11 szakfeladat Közművelődési tevékenységek és támogatásuk 910 50-21 szakfeladat Közművelődési intézmények, közösségi színterek működtetése 821 90-02 szakfeladat Fénymásolás, egyéb irodai szolgáltatás 602 00-01 szakfeladat Televízió-műsor összeállítása, szolgáltatása 731 10-02 szakfeladat Reklámügynöki tevékenység 731 20-02 szakfeladat Médiareklám 841 12-61 szakfeladat Önkormányzatok és többcélú társulások igazgatási tevékenysége 841 14-31 szakfeladat A költségvetés végrehajtása, a kifizetések ellenőrzése területi szinten 841 90-11 szakfeladat Önkormányzatok, valamint többcélú kistérségi társulások elszámolásai 7. A Szervezet a 6. pontban felsorolt intézmények ellátása érdekében az önállóan működő intézmény jének bevonásával elvégzi: - az előirányzatok tervezése és módosítása - pénzellátási, - költségvetési gazdálkodási, - vagyonnal való gazdálkodási,
- beszámolási - - adatszolgáltatási feladatokat. 8. Az önállóan működő költségvetési szerveknél pénzügyi- tevékenységet az alábbi személyek látnak el: - intézmény - ügyintéző - pénzügyi ügyintéző Feladataik: Intézmény: - Felelős az önállóan működő intézmény gazdálkodásáért - Felelős az intézmény költségvetésének betartásáért,betartatásáért - Felelős az intézmény könyvviteli,elszámolási,vagyon nyilvántartási, vagyon védelmi rendjének kialakításáért - Végzi a kötelezettségvállalással,ellenjegyzéssel kapcsolatos feladatokat Gazdasági ügyintéző: - Ellátja az érvényesítéssel kapcsolatos feladatokat - Ellátja a pénztárellenőrzéssel kapcsolatos feladatokat - Vezeti a tárgyi eszköz nyilvántartást - Részt vesz a leltározásban Pénzügyi ügyintéző: - Feladata a pénztárban tartott készpénz kezelése,megőrzése - Vezeti a pénztárral kapcsolatos nyilvántartásokat és elszámolásokat - Felméri a készpénzszükségletet - Részt vesz a készpénz pénzintézetben történő felvételében - Végzi a számlázással kapcsolatos feladatokat - Vezeti a szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartását - Vezeti a kis értékű eszközök nyilvántartását 9. A feladatait az államháztartásról szóló többször módosított 1992.évi XXXVIII. törvény, a Számvitelről szóló 2000. évi C. törvény, valamint a Korm. rendelet előírásainak megfelelően köteles ellátni. A Szervezet jének jogállása, felelőssége, feladatai 1. Mint a Szervezet egyszemélyi felelős je köteles megtenni mindent, ami lehetővé teszi a zavartalan működést, a Szervezet tevékenységi körébe utalt valamennyi feladat maradéktalan végrehajtását. 2. Biztosítja az intézmény működéséhez szükséges személyi és tárgyi feltételeket. 3. Képviseli az intézményt külső szervek előtt. 4. Tervezi,szervezi,irányítja és ellenőrzi az intézmény szakmai és működésének valamennyi területét.
5. Az önállóan működő költségvetési szerv je számára a megalapozott és szakmai érdekeket is figyelembe vevő döntések meghozatala érdekében adatot szolgáltat Megállapodás. 6. Korm. rendelet alapján információt nyújt a felügyeleti szervének. 7. Felelős a folyamatba épített, előzetes és utólagos i ellenőrzés (FEUVE) megszervezéséért és hatékony működéséért. 8. Elkészíti az intézmény SZMSZ-ét, kötelezően előírt szabályzatait, továbbá az intézmény működését segítő egyéb szabályzatokat. 9. Az önkormányzati gazdálkodás irányításához szükséges információ megszerzése céljából esetenként beszámol a Szervezet gazdálkodásáról. 10. A Szervezet i felett gyakorolja a munkáltatói jogokat, dönt a k besorolásáról és munkaköri feladatairól. E döntésnél köteles betartani az érvényesés vonatkozó előírásokat. II. Fejezet Az intézmény működésének főbb szabályai 1. Az intézmény munkavégzéssel kapcsolatos szabályai 1.1.A közalkalmazotti jogviszony létrejötte Az intézmény az alkalmazottak esetében a belépéskor munkaszerződésben, vagy határozatlan idejű kinevezésben határozza meg, hogy az alkalmazottat milyen munkakörben,milyen feltételekkel és milyen mértékű illetménnyel foglalkoztatja. 1.2 Az intézménnyel közalkalmazotti jogviszonyban álló k díjazása 1.2.1.Rendszeres személyi juttatások A rendszeres személyi juttatások körébe tartozik a foglalkoztatottak alapilletménye,illetménykiegészítése,illetménypótléka és mindazon juttatások,amelyek rendszeresen ismétlődve kerülnek kifizetésre. A közalkalmazottat illetményének megállapítása érdekében fizetési osztályba és fizetési fokozatba kell besorolni. A munka díjazására vonatkozó megállapodásokat munkaszerződésben,vagy kinevezési okiratban kell rögzíteni. Az illetményt,a tárgyhót követő hó 03 napjáig-ha az munkaszüneti napra esik az azt megelőző munkanapon-(legkésőbb a tárgyhó követő10-ig) kell kifizetni.
1.2.2.Nem rendszeres személyi juttatások A személyi juttatások előirányzatai közül a rendszeres személyi juttatások,a munkavégzéshez kapcsolódó juttatások előirányzat maradványa használható fel év közben,illetve a következő évben a pénzmaradvány jóváhagyását követően jutalom kifizetésére. A munkáltató köteles a munkába járás költségeit,annak meghatározott százalékát a vonatkozó rendelkezésék értelmében megtéríteni. Ha a alkalmazása után a munkába járás körülményeiben változás áll be, azt az intézmény részére azonnal be kell jelenteni. Az intézmény valamennyi ja jogosult étkezési hozzájárulásra A Személyi jövedelemadóról szóló többször módosított 1995.évi CXVII. törvény 1.sz. melléklet 8.17. pontja alapján. 1.3.A munkavégzés teljesítése,munkaköri kötelezettségek,hivatali titkok megőrzése A munkavégzés teljesítése az intézmény je által kijelölt munkahelyen, az ott érvényben lévő szabályok és a munkaszerződésben vagy kinevezési okmányban leírtak történik. A köteles a munkakörébe tartozó munkát képességei kifejtésével,az elvárható szakértelemmel és pontossággal végezni, a hivatali titkot megtartani. Ezen túlmenően nem közölhet illetéktelen személlyel olyan adatot, amely a munkaköre betöltésével összefüggésben jutott tudomására és amelynek közlése a munkáltatóra,vagy más személyre hátrányos következménnyel járhat. A munkáját az arra vonatkozó szabályoknak és előírásoknak,a munkahelyi je utasításainak,valamint a szakmai elvárásoknak megfelelően köteles végezni. A hivatali titok megsértése fegyelmi vétségnek minősül. Az intézmény valamennyi ja köteles a tudomására jutott hivatali titkot mindaddig megőrizni,amíg annak közlésére az illetékes felettesétől engedélyt nem kap. 1.4.A munkaidő beosztása A heti munkaidő 40 óra Az intézményben a munkavállalók munkaideje hétfőtől csütörtökig 7,30 órától 16,00 óráig, pénteken 7,30 órától 13,30 óráig tart. A munkaközi szünet időtartamára a munkavállalókat díjazás illeti meg.
1.5.Szabadság A k éves rendes szabadságának mértékét a közalkalmazottak jogállásáról szóló törvényben foglaltak kell megállapítani. A kat megillető és kivett szabadságról nyilvántartást kell vezetni. 1.6.Helyetteítés rendje Az intézményben folyó munkát a időleges vagy tartós távolléte nem akadályozhatja. A k távolléte esetére helyettesítés rendszerének kidolgozása az intézmény jének feladata. 1.7.Munkakörök átadása A k munkakörének átadásáról illetve átvételéről változás esetén jegyzőkönyvet kell felvenni. 1.8.Egyéb szabályok - Telefonhasználat Az intézményben lévő telefonokat magáncélra csak térítés ellenében lehet használni. - Dokumentumok kiadásának szabályai Az intézményi dokumentumok (személyi anyag,szabályzatok,stb.)kiadása csak az intézmény engedélyével történhet. 2. Saját gépkocsi használata A saját tulajdonú gépjárművek használatának díját és elszámolási rendszerét a mindenkor érvényes központi előírások rendelkezései,illetve az adójogszabályok kell kialakítani. Saját gépkocsit hivatali célra az intézmény előzetes engedélyével lehet igénybe venni. 3. Kártérítési kötelezettség A közalkalmazott a közalkalmazotti jogviszonyból eredő kötelezettségének vétkes megszegésével okozott kárért kártérítési felelősséggel tartozik. Szándékos károkozás esetés a közalkalmazott a teljes kárt köteles megtéríteni.
4. Anyagi felelősség Az intézmény valamennyi ja felelős a berendezési,felszerelési tárgyak rendeltetésszerű használatáért,a gépek,eszközök stb. megóvásáért Költségvetés tervezés, pénzellátás 1. A Szervezet költségvetési javaslatának elkészítéséhez a keretszámokat az Önkormányzat határozza meg. A költségvetési tervezet elkészítéséhez az Önkormányzat által meghatározott szempontok az önállóan működő költségvetési intézmény az önállóan működő és gazdálkodó költségvetési szerven keresztül szolgáltat adatot a felügyeleti szervnek. 2. A pénzellátást az Önkormányzat biztosítja a Takarékszövetkezetnél vezetett költségvetési számlájára. Költségvetés gazdálkodás,végrahajtás 1. A Szervezet önálló hatáskörben bonyolítja le: a saját alkalmazási jogkörében foglalkoztatott k személyi és dologi költségekkel kapcsolatos, valamint az adminisztratív és teendők kapcsán felmerülő előirányzatait. 2. Az intézményk érdemi döntése és megbízása alapján bonyolítja a Szervezet az alábbi előirányzatok felhasználását: - személyi juttatások - munkaadókat terhelő járulékok - dologi kiadások - szakmai tevékenységgel összefüggő speciális kiadások - különféle kiadások, befizetések 3. Az intézményk közvetlenül és saját hatáskörben döntenek az intézmények munkaerőinek bérfejlesztéséről és jutalmazásáról. Nyilvántartások vezetése 1. A Szervezet vezeti: a.) - a befektetett eszközöket - a tárgyi eszközök - a munka- és védőruha (intézményi bontásban) - a tüzelőanyag - hajtó- és kenőanyag nyilvántartásokat
b.) a PM által előírt egyéb nyilvántartásokat. 2. Az intézmények vezetik: - a könyvtári állomány alakulásával, - a szakmai anyag (a technika oktatásához szükséges), - térítési díjakkal kapcsolatos - az élelmezéssel kapcsolatos nyilvántartásokat. Bankszámlák feletti rendelkezés A banknál vezetett számla feletti rendelkezési jogosultakat aláírás bejelentési kartonon a számla hitelintézetnél be kell jelenteni. Az aláírás bejelentő kartonok egy-egy példányát a köteles őrizni. Kötelezettségvállalás, ellenjegyzés, utalványozás, érvényesítés rendje Kötelezettségvállalás Intézményk vagy megbízottjaik intézményük teljes vonatkozásában. Ellenjegyző: Ha a kötelezettségvállaló az intézmény, akkor a Szervezet je vagy megbízottja. Ha a kötelezettségvállaló a Szervezet je, akkor a Szervezet könyvelője. Utalványozó: Intézményk. Érvényesítő: A Szervezet könyvelője. Az általános forgalmi adó elszámolásának ügyvitele Intézményünk az általános forgalmi adónak nem alanya, nyilvántartási kötelezettsége csak a kimenő és beérkező számlák esetében van. Az önállóan működő intézmények esetében, amennyiben az általános forgalmi adónak nem alanya a kimenő és beérkező számlák esetében a nyilvántartásokat az önállóan működő és gazdálkodó vezeti intézményenként.
Az önállóan működő intézmények esetében, amennyiben az általános forgalmi adónak alanya, az általános forgalmi adóval kapcsolatos nyilvántartási kötelezettség az önállóan működő és gazdálkodót terheli. Az önállóan működő és gazdálkodó a TATIGAZD programon belül önállóan működő intézményenként vezeti az általános forgalmi adóval kapcsolatos nyilvántartásokat.. Állami vagyon kezelése A Szervezet és az intézmények kötelesek a leltár i átadott vagyon kezelését és védelmét a jogszabályi előírások biztosítani. A Szervezet leltározási teendőire a leltározási Szabályzat az irányadó. Munkaerő gazdálkodás A Szervezet jét a képviselőtestület nevezi ki, a Szervezet i tekintetében a kinevezési és munkáltatói jogokat a Szervezet je gyakorolja. Beszámoló a gazdálkodásról A Szervezet a PM által előírt beszámolási rendszernek megfelelően teljes körűen készíti el a költségvetés végrehajtásáról számot adó félévi és éves számszaki beszámolót. és bizonylati rend A számvitel bizonylati rendjéről szóló hatályos PM rendelet előírásai és az annak alapján készített Bizonylati Szabályzat az irányadó a Szervezet és az intézmények vonatkozásában egyaránt. Adatszolgáltatás A Szervezet je az önkormányzati gazdálkodás irányításához szükséges információ biztosítása céljából szükség köteles tájékoztatást adni az egyes költségvetési előirányzatok alakulásáról, a gazdálkodási folyamatok állásáról.
Ellenőrzés Az intézmény je a gazdálkodás folyamatára és sajátosságaira tekintettel köteles kialakítani,működtetni és fejleszteni a folyamatba épített,előzetes és utólagos i ellenőrzést (FEUVE). Az ellenőrzések tapasztalatait az intézmény folyamatosan értékeli és azok alapján a szükséges intézkedéseket megteszi,illetve kezdeményezi. Az intézmény köteles elkészíteni az intézmény ellenőrzési nyomvonalát,amely a szervezet tervezési,pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges illetve táblázatba foglalt és folyamatábrákkal szemléltetett leírása. Kockázatkezelés Az intézmény je köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni és meg kell állapítani az intézmény tevékenységében,gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját,amelyek csökkentik illetve megszüntetik a kockázatot.
III. fejezet Záró rendelkezések Az SZMSZ...jóváhagyásával..napján lép hatályba és visszavonásig érvényes. Jelen SZMSZ hatálybalépésével egyidejűleg hatályát veszti a 92/1997.(XII.22.)Kt számú határozatával életbelépett Szervezeti Működési Szabályzat. Az SZMSZ inek naprakész állapotban tartásáról az intézmény je gondoskodik. Zirc, 2009. szeptember...... Kovárcziné Sárfi Andrea mb.
FOLYAMATBA ÉPÍTETT ELŐZETES ÉS UTÓLAGOS VEZETŐI ELLENŐRZÉS RENDSZERE Az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezete Folyamatba épített, előzetes és utólagos i ellenőrzés rendszerét (a továbbiakban FEUVE ) az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény., az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rend., illetve a költségvetési szervek belső ellenőrzéséről szóló 193/2003. (XI. 26. ) Korm. rendelet alapján a következők határozom meg. I. ÁLTALÁNOS RÉSZ Az államháztartási törvény alapján a költségvetési szerv je felelős: - a feladatai ellátásához a költségvetési szerv vagyonkezelésébe, használatába adott vagyon rendeltetésszerű igénybevételéért - az alapító okiratában előírt tevékenységek jogszabályban meghatározott követelményeknek megfelelő ellátásáért, - az intézmény gazdálkodásában a szakmai hatékonyság és a gazdaságosság követelményeinek érvényesítéséért, - a tervezési, beszámolási, információszolgáltatási kötelezettség teljesítéséért, annak teljességéért és hitelességéért, - a gazdálkodási lehetőségek és a kötelezettségek összhangjáért, az intézményi rendért, - a folyamatba épített, előzetes és utólagos i ellenőrzés, valamint a belső ellenőrzés megszervezéséért és hatékony működtetéséért. A költségvetési szerv je évente az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített előzetes és utólagos i ellenőrzésének, valamint a belső ellenőrzésének működtetéséről. Az Áht.-ban meghatározott kötelezettség, a költségvetési szerv jének feladata, a szervezeti struktúrában meghatározott egységek i hatáskörének, felelősségének és beszámoltathatóságának szabályozottságán valamint jelen szabályzaton keresztül valósul meg. 1
1. A FEUVE rendszerének célja, tartalma A folyamatba épített, előzetes és utólagos i ellenőrzés a szervezeten belül a gazdálkodásért felelős szervezeti egység által folytatott első szintű pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszer, amelynek létrehozásáért, működtetéséért és fejlesztéséért a költségvetési szerv je felelős a pénzügyminiszter által közzétett irányelvek figyelembevételével. A költségvetési szerv je köteles olyan szabályzatot kiadni, folyamatokat kialakítani és működtetni a szervezeten belül, amelyek biztosítják a rendelkezésre álló források szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes felhasználását. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési feladatok magukba foglalják: - a pénzügyi döntések dokumentumainak elkészítését ( ideértve a költségvetési tervezés, a kötelezettségvállalások, a szerződések, a kifizetések, a szabálytalanság miatti visszafizettetések dokumentumait is,) - az előzetes és utólagos pénzügyi ellenőrzést, a pénzügyi döntések szabályszerűségi és szabályozottság szempontból történő jóváhagyását, illetve ellenjegyzését, - a események elszámolását (a hatályos jogszabályoknak megfelelő könyvvezetés és beszámolás). A felsorolt tevékenységek feladatköri elkülönítését biztosítani kell. A pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszernek biztosítani kell, hogy - a költségvetési szerv valamennyi, gazdálkodással kapcsolatos tevékenysége és célja összhangban legyen a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel, - az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásban ne kerüljön sor pazarlásra, visszaélésre, rendeltetésellenes felhasználásra, - megfelelő, pontos és naprakész információk álljanak rendelkezésre a költségvetési szerv gazdálkodásával kapcsolatosan, - a folyamatba épített, előzetes és utólagos i ellenőrzés harmonizációjára és összehangolására vonatkozó irányelvek végrehajtásra kerüljenek, - a rendelkezésre álló eszközök és források a szabályszerűség, szabályozottság és megbízható gazdálkodás elveivel összhangban kerüljenek felhasználásra. A FEUVE rendszer az alábbi három fő területet szabályozza: - az ellenőrzési nyomvonal kialakításának kötelezettsége, - a kockázatkezelés - a szabálytalanságokkal kapcsolatos eljárásrend kialakításának kötelezettsége. Az intézmény az éves költségvetési beszámoló keretében beszámol a költségvetési szerv folyamatba épített, előzetes és utólagos i ellenőrzésének, valamint belső ellenőrzésének működtetéséről. 2
II. AZ ELLENŐRZÉSI NYOMVONAL 1. Az ellenőrzési nyomvonal fogalma Az Ámr. rendelkezései az ellenőrzési nyomvonal a költségvetési szerv végrehajtási, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, vagy táblázatba foglalt, vagy folyamatábrákkal szemléltetett leírása. 2. A költségvetési szerv jének kötelezettsége az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során Az intézmény köteles elkészíteni a költségvetési szerv ellenőrzési nyomvonalát, amely a költségvetési szerv tervezési, pénzügyi lebonyolítási és ellenőrzési folyamatainak szöveges, táblázatba foglalt leírása. Az ellenőrzési nyomvonal az intézmény szervezeti és működési szabályzatának mellékletét képezi. 3. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a költségvetési szerv működésében Az ellenőrzési nyomvonal a folyamatokra vonatkozó egyes tevékenységeket, a tevékenységek jogi alapját, felelősét, ellenőrzését, nyomon követését, a kapcsolódó dokumentumokat öleli fel: - a költségvetési szerv működésének, egyes tevékenységeinek egymásra épülő eljárásrendjeit egységes folyamatként mutatja, teljes egészében tartalmazza az ellenőrzési pontok összességét, - kialakításával a költségvetési szervre jellemző valamennyi tevékenység, valamennyi szereplő, funkció együttes koordinálására kerül sor, - valamennyi résztvevő számára írott és átlátható formában válik ( követendő eljárásként) feladattá az eljárások és módszerek betartása, miközben a dokumentumtípusok és az eljárások is egységessé válnak, - megmutatja a szervezet folyamatba épített ellenőrzési rendszerének hiányosságait, így felgyorsítja a pénzügyi irányítás folyamatainak megfelelő átalakítását, és a működtetés színvonalának, a nyújtott szolgáltatások értéknövekedését segíti elő. 3
4. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a felelősségi szintek területén Az ellenőrzési nyomvonal egy standardot jelent, eljárások együttesét, amelyek alapján meghatározhatók valamennyi folyamatban a felelősök, az ellenőrzési pontok. Az ellenőrzési nyomvonal segítségével könnyen és gyorsan azonosítható a hibás működés, a hozzá tartozó felelős. Az ellenőrzési nyomvonal megmutatja, hogy a teljes folyamat minősége az egyes résztevékenységekért felelős közreműködőkön is múlik. 5. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeten belüli együttműködés erősítése területén A különböző szervezeti egységek kapcsolatában nagyobb rugalmasság, jobb együttműködés, koordináció várható az ellenőrzési nyomvonal kialakításától. Az ellenőrzési nyomvonal a teljes feladatellátására kiterjed, vagyis a működtetés jobbításának fontos eszköze. 6. Az ellenőrzési nyomvonal jelentősége a szervezeti működés területén A megbízható ellenőrzési nyomvonal kialakításának jelentősége abban áll, hogy segítségével feltérképezhető a szervezet összes folyamatában rejlő működési kockázat. A hibásan kialakított ellenőrzési nyomvonal gátolhatja a szervezet folyamatainak pontos ismeretét, így a működtetését. Az ellenőrzési pontok elégtelensége vagy az átfedések kialakulása működési zavarokhoz vezethet. 7. Az ellenőrzési nyomvonal elkészítése Az ellenőrzési nyomvonal készítésének kötelezettsége felöleli a költségvetési szerv tevékenységét jellemző összes folyamatot. A költségvetési szerv működési folyamatai a szervezet célkitűzéseinek elérése érdekében kerülnek kialakításra és ennek (a működési folyamatoknak) megfelelően kell a költségvetési szervet működtetni. Az ellenőrzési nyomvonalat ezekhez a működési folyamatokhoz ( eseménykehez) kell hozzárendelni. A megfelelő irányítási szinteken folyó szabályozott tevékenységek részletes információkat nyújtanak az egyes, a költségvetési szerv tevékenységére vonatkozó eseményekről, műveletekről, a műveletekben résztvevőkről, a felelősségeikről, a pénzügyi tranzakciókról, a folyamatot kísérő dokumentumokról. A szabályszerűen vezetett és dokumentált folyamatok megmutatják a művelettel kapcsolatos információkat, a művelet időpontját, a feladat ellátásának módját, az alátámasztó (beérkező és kimenő) dokumentumokat. 4
Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása a költségvetési szerv teljes tevékenységére vonatkozik, az intézmény szervezetét, struktúráját jellemző működési folyamatokkal, illetve a folyamatokat működtető folyamatgazdákkal együtt, vagyis azon személyekkel, akik a szervezeten belül elsődlegesen felelősek az adott folyamat végrehajtásáért. A működési folyamatok pontos és teljes körű meghatározás, a szabályzatokban való rögzítése az intézmény felelőssége és kötelezettsége. 8. Az egyes eseményekkel kapcsolatos ellenőrzési nyomvonal kialakításának gyakorlati megvalósítása A költségvetési szerv gazdálkodásának, működési sajátosságainak fegyelembe vételével szükséges az ellenőrzési nyomvonalat kialakítani. Rendszeres időközönként a már érvényben lévő ellenőrzési nyomvonalakat felül kell vizsgálni, folyamatosan aktualizálni kell. Az ellenőrzési nyomvonal felülvizsgálatáért és folyamatos aktualizálásáért felelős: Kovárcziné Sárfi Andrea mb. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításának első lépése a folyamatok és folyamatgazdák azonosítása. A költségvetési szerv működési folyamatait a főfolyamatok mentén kell csoportosítani, majd a főfolyamatokat részfolyamatokká kell bontani. A működési folyamatok szabályozottságára lehet alapozni az ellenőrzési pontok, nyomvonalak elkészítését. Az ellenőrzési nyomvonal kialakítása során különféle ellenőrzési pontokat kell beiktatni. Az ellenőrzési pontok meghatározása és működtetése, annak minősége, a FEUVE erősségeit, illetve gyengeségeit mutatja meg. Az ellenőrzési pontok lehetnek: - i ellenőrzési pontok - szervezeti ellenőrzési pontok - jóváhagyási ellenőrzési pontok - működési ellenőrzési pontok - hozzáférési ellenőrzési pontok - megszakítási ellenőrzési pontok Az intézmény ellenőrzési nyomvonalának kialakításakor a események sorrendiségének kiválasztásában a költségvetési szervre vonatkozó legjellemzőbb folyamat az elsődleges szempont. A esemény, folyamat meghatározása alapján kerül sor az intézmény ellenőrzési nyomvonalának táblázatba történő foglalására. 5
9. Az ellenőrzési nyomvonal kialakításánál alkalmazott táblarendszer A eseményekre vonatkozó táblarendszer elsősorban az érintett szervezet felelősségi és az információs szintjeit tartalmazza, a kapcsolódásokat, az irányítási és ellenőrzési folyamatot. A táblarendszer fejlécének adatai, melyet valamennyi esemény leírásánál egységesen használunk: - sorszám - tevékenység, feladat - jogszabályi alap - előkészítés - keletkező dokumentum - felelős/kötelezettségvállaló - határidő - ellenőrzés/érvényesítés - utalványozás/ellenjegyzés - pénzügyi tejesítés - könyvvezetésben való megjelenés A táblázatok elkészítése során hivatkozni kell az érvényben lévő szabályzatokra a táblázatok egyes rovatain belül. A táblarendszer az egyes eseményekkel kapcsolatosan a teljes folyamatot írja le, vagyis a tervezéstől a végrehajtáson át a beszámolás fázisáig, megjelölve a folyamatot és a felelőst, ellenőrzési pontot, a dokumentumokat (adatbázist), amelyet az adott folyamat használ és az ezekért való felelősségeket. A eseménycsoportok, mint alapfolyamatok esetében az egyes szakaszokhoz hozzárendelhető az adott tevékenység felelőse (ellenőrzési pont), a beérkező dokumentum típus, valamint a tevékenység következtében előálló és már a következő feladat inputját képező dokumentum jellege. Az intézmény ellenőrzési nyomvonalát, táblarendszerét a szabályzat 1. számú tartalmazza. 6
III. KOCKÁZATKEZELÉSI SZABÁLYZAT Az államháztartás működési rendjéről szóló- többször módosított 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet alapján a költségvetési szerv je köteles a kockázati tényezők figyelembevételével kockázatelemzést végezni, és kockázatkezelési rendszert működtetni. A kockázatelemzés során fel kell mérni, és meg kell állapítani a költségvetési szerv tevékenységében, gazdálkodásában rejlő kockázatokat. A kockázatkezelés rendjének kialakítása során meg kell határozni azon intézkedéseket és megtételük módját, amelyek csökkentik, illetve megszüntetik a kockázatokat. A kockázatkezelés, mint módszer a vezetési gyakorlati eszköze, a tervezés és döntéshozatal, a végrehajtás alapvető része. A knek külön figyelmet kell fordítani arra, hogy a kockázatkezelést minden folyamatba beépítsék, és a szervezet minden tagja megértse a kockázatkezelés értékét. Fontos figyelembe venni, hogy a kockázatkezelés elsősorban a szervezet feladatellátását támogató belső folyamat, és nem az adott költségvetési szerven kívüli szervezetek, hatóságok igényeit szolgálja. 1. A kockázat fogalma Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII. 30.) Korm. rendelet 2.. 63. pontja meghatározza a kockázat fogalmát: kockázat a költségvetési szerv gazdálkodása tekintetében mindazon elemek és események bekövetkeztének a valószínűsége, amelyek hátrányosan érinthetik a szerv működését. A kockázat lehet egy esemény vagy következmény, amely lényegi befolyással van egy szervezet célkitűzéseire. A kockázat lehet véletlenszerű esemény, hiányos ismeret vagy információ. Eredendő kockázat, amely szabálytalanságok vagy a megvalósítás során fellépő hibák előfordulásának kockázata. Ellenőrzési kockázat: az ezen hibákat vagy szabálytalanságokat meg nem előző illetve fel nem táró folyamatba be nem épített ellenőrzési eljárásból fakadó kockázat. 2.A kockázatkezelés, a kockázat kezelő A kockázatkezelésért felelős költségvetési szerv jének tevékenységében támaszkodnia kell a belső ellenőrzés ajánlásaira, javaslataira. 7
A kockázat azonosítással a megfelelő válaszlépések kialakíthatók, így a kockázatok mérsékelhetők. A költségvetési évre szóló munkaterv végrehajtását megakadályozó tényezők, kockázatok azonosítását követően a kockázatok kiküszöbölésére vonatkozó válasz/intézkedés meghatározása szükséges. A választott intézkedés, kockázatkezelés hatását is szükséges felmérni, a felmérés eredményét szükséges összevetni az adott művelettel, tevékenységgel kapcsolatos eredetileg tervezett végeredménnyel. A kiemelt nagy kockázatú tevékenységek esetében az intézmény intézkedik a legmagasabb kockázatú terület/tevékenység ellenőrzéséről, folyamatos jelentést, beszámolót kér vagy helyszíni vizsgálatot tart, vagy felkéri a belső ellenőrzést vizsgálat elvégzésére. A hatékony folyamatba épített ellenőrzés a legjobb eszköz a kockázatok kezelésére. A folyamatba épített ellenőrzés hatékonyságát támogatja az ellenőrzési nyomvonal kialakítása. Az ellenőrzési nyomvonal kiépítése alapján lehet a megfelelő kockázatelemzési tevékenységet ellátni. A kockázatkezelést intézményünkben az intézmény je végzi. 3. A kockázatkezelési hatókör A költségvetési szerv jének felelőssége és kötelessége az éves költségvetési terv kialakítása, végrehajtása és folyamatba épített ellenőrzése, illetve a tevékenységről való beszámolás során a kockázati tényezők, elemek azonosítása, a kockázatok bekövetkezésének valószínűsítése, a kockázati hatás mérése és semlegesítése. Az intézmény elkészíti a területe célkitűzéseinek végrehajtását akadályozó kockázatok elemzését (azonosítás, értékelés), annak kezelési módját. Az intézmény felméri, mi jelenthet kockázatot az adott területen, és mekkora kockázatnagyságokkal lehet számolni, és a meghatározott kockázati nagyság alapján milyen intézkedéseket kell elvégezni. 4. Az intézményi kockázatok kezelésének folyamata Az intézmény működésének alapvető érdeke, hogy elérje célkitűzéseit. Az intézmény a szervezeti cél érdekében végzett tevékenysége, működése során különféle kockázatokkal szembesül. Az intézmény vezetésének feladata az, hogy a kockázatokra, amelyek lényegi befolyással lehetnek a célkitűzésekre, tudjon válaszolni oly módon, hogy lehetőség elősegítse a szervezet eredeti céljainak elérhetőségének, teljesítésének valószínűségét, s ezzel egy időben minimálisra csökkentse az ezt veszélyeztető tényezők bekövetkeztének esélyét, lehetséges hatását. Ezt kockázatkezeléssel érheti el az intézmény. A kockázatok elsődleges okai együtt vagy külön-külön az alábbiak lehetnek: - véletlenszerű események, 8
- hiányos ismeret vagy információ, - ellenőrzés hiánya és/vagy az ellenőrzések gyengesége a szervezetben. A kockázatkezelés állandó, ciklikus folyamat, amely az alábbi lépéseket tartalmazza: - a kockázatok felmérése, - a kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas keretek meghatározása, - a kockázatok értékelése, - az elfogadható kockázati szint meghatározása (szervezet vagy vezetés számára) - a kockázathoz kapcsolódó lehetséges reakciók azonosítása, - a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelése, meggyőződés a tervezett válaszintézkedések hatékonyságáról, gazdaságosságáról, - a válaszintézkedés beépítése és a kialakított keret rendszeres felülvizsgálata. 4.1. A kockázatok felmérése A kockázatfelmérés célja a kockázatok megállapítása és jelentőségük i sorba állítása annak alapján, hogy mekkora az egyes kockázatok bekövetkezési valószínűsége, és azok milyen hatással lehetnek az intézményre, ha valóban felmerülnek. Az intézmény évről évre köteles meghatározni és aktualizálni az intézmény előtt álló rövid és középtávú prioritásokat, célkitűzéseket és feladatterveket. Ezeket a célokat, célkitűzéseket az éves tervben rögzíteni. Az éves munkaterv elkészítését átfogó kockázatfelméréssel kell összekötni, a feladatokat egy időben kell végrehajtani. 4.2. A kockázat azonosítása és az azonosításra alkalmas módszerek meghatározása A kockázat azonosítás célja annak megállapítása, hogy melyek az intézmény célkitűzéseit veszélyeztető fő kockázatok. Az azonosítás meghatározó eleme a tevékenység jellege. A kockázatok azonosítását a költségvetési szerv je végzi. A két leggyakrabban alkalmazott módszer a kockázatvizsgálat vagy a kockázati önértékelés. A kockázati önértékelés során a szervezet valamennyi területén munkatárs részt vesz a tevékenységek kockázati szempontú vizsgálatában. 9
Ez többféle módon történhet: - kérdőívek segítségével, - interjúk, vagy - tapasztalt szakértők által levezényelt munkamegbeszélések során. Az alábbi táblázat bemutat néhány kockázati kategóriát. KÜLSŐ KOCKÁZATOK Jogi és szabályozási A jogszabályok elégtelensége vagy hibája megakadályozhatja a normális működést. PÉNZÜGYI KOCKÁZATOK Költségvetési A kívánt tevékenység ellátására nem elég a rendelkezésre álló forrás. TEVÉKENYSÉGI KOCKÁZATOK Információ A döntéshozatalhoz nem megfelelő információ a szükségesnél kevesebb ismeretre alapozott döntést eredményez Az intézmény a kockázatazonosítás során a kockázati önértékelés módszerét alkalmazza. 10
IV. A SZABÁLYTALANSÁGOK KEZELÉSÉNEK RENDJE Az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998.(XII.30.)145/A. (5) bekezdésének megfelelően a költségvetési szerv jének kötelessége a szabálytalanságok kezelésének eljárásrendjét kialakítani. A szabálytalanságok fogalomköre széles, a korrigálható mulasztások vagy hiányosságok, a fegyelmi-, büntető-, szabálysértési-, illetve kártérítési, eljárás megindítására okot adó cselekmények egyaránt beletartoznak. A szabálytalanság valamely létező szabálytól (törvény, rendelet, utasítás, szabályzat, stb.) való eltérést jelent, az államháztartás működési rendjében, a költségvetési gazdálkodás bármely eseményében, az állami feladatellátás bármely tevékenységében, az egyes műveletekben előfordulhat. 1. A szabálytalanságok alapesetei - a szándékosan okozott szabálytalanságok (félrevezetés, csalás, sikkasztás, megvesztegetés, szándékosan okozott szabálytalan kifizetés stb.) - a nem szándékosan okozott szabálytalanságok (figyelmetlenségből, hanyag magatartásból, helytelenül vezetett nyilvántartásból, stb. származó szabálytalanság) 2. A szabálytalanságok megelőzése A szabályozottság biztosítása, a szabálytalanságok megakadályozása elsődlegesen az intézmény felelőssége. A szabálytalanságok megelőzésével kapcsolatosan az intézmény felelőssége, hogy: - a jogszabályoknak megfelelő szabályzatok alapján működjön az intézmény - a szabályozottságot, illetve a szabályok betartását folyamatosan kísérje figyelemmel a, - szabálytalanság esetén hatékony intézkedés szülessék, a szabálytalanságok korrigálásra kerüljenek. 11
A szabálytalanságokkal kapcsolatos intézkedések általános célja, hogy: - megakadályozza a különböző jogszabályokban és szabályzatokban meghatározott előírások megszegését - keretet biztosítson ahhoz, hogy azok sérülése, megsértése esetén a megfelelő állapot helyreállításra kerüljön, a hibák, hiányosságok, tévedések korrigálása, a felelősség megállapítása, az intézkedések foganatosítása megtörténjen. 3. A szabálytalanságok észlelése a FEUVE rendszerében A szabálytalanságok észlelése a folyamatba épített előzetes és utólagos i ellenőrzés rendszerében történhet a munkavállaló és munkáltató részéről egyaránt. 3.1. Az intézmény valamely munkatársa észlel szabálytalanságot Amennyiben a szabálytalanságot az intézmény valamely munkatársa észleli, köteles értesíteni az intézmény jét. Amennyiben az intézmény je az adott ügyben érintett, a munkatársnak a felettesét, annak érintettsége esetén a felügyeleti szervet kell értesíteni. A költségvetési szerv jének kötelessége gondoskodni a megfelelő intézkedések meghozataláról, illetve indokolt esetben a szükséges eljárások megindításáról. 3.2. Az intézmény belső ellenőrzése észleli a szabálytalanságot Amennyiben a belső ellenőr ellenőrzési tevékenysége során szabálytalanságot tapasztal, a 193/2003.(XI. 26.)Korm. rendelet rendelkezéseinek megfelelően jár el. A költségvetési szervnek intézkedési tervet kell kidolgoznia a belső ellenőrzés megállapításai alapján, az intézkedési tervet végre kell hajtani. 3.3. Külső ellenőrzési szerv észleli a szabálytalanságot A külső ellenőrzési szerv szabálytalanságra vonatkozó megállapításait az ellenőrzési jelentés tartalmazza. A szabálytalanságra vonatkozó megállapítások alapján az intézménynek intézkedési tervet kell kidolgozni. 4. A szabálytalanság észlelését követő szükséges intézkedések, eljárások megindítása Az intézmény felelős a szükséges intézkedések végrehajtásáért. Büntető- vagy szabálysértési ügyekben a szükséges intézkedések meghozatala az arra illetékes szervek értesítését jelenti annak érdekében, hogy megalapozottság esetén az illetékes szerv a megfelelő eljárásokat megindítsa. Fegyelmi ügyekben az intézmény vizsgálatot rendel el a tényállás tisztázására. A vizsgálatban való részvételre munkatársakat (indokolt esetben külső szakértőt) kér fel a munkajogi szabályok tiszteletben tartásával. 12
5. Intézkedések, eljárások nyomon követése Az intézmény je: - nyomon követi az elrendelt vizsgálatokat, a meghozott döntéseket, a megindított eljárások helyzetét - figyelemmel kíséri az általa és a vizsgálatok során készített javaslatok végrehajtását. 6. A szabálytalanság/intézkedés nyilvántartása Az intézmény feladata: - a szabálytalanságokkal kapcsolatos iratanyagok nyilvántartásának naprakész vezetéséről gondoskodik - nyilvántartja a megtett intézkedéseket, az azokhoz kapcsolódó határidőket - a pályázati úton felhasználásra kerülő források, költségvetési előirányzatok tekintetében figyelembe veszi az Európai Unió Strukturális Alapjai és a Kohéziós Alap támogatásainak fogadásához kapcsolódó pénzügyi lebonyolítási, és ellenőrzési rendszerek kialakításáról szóló 233/2003.(XII.16.) Korm. rend. VII. Szabálytalanságok kezelése című fejezetében meghatározottakat. 7. Záró rendelkezés Az Alapfokú Oktatási Intézmények Gazdasági Ellátó Szervezet Folyamatba Épített Előzetes és Utólagos Vezetői Ellenőrzés Rendszere 2009.napjától lép hatályba. A szabályzatot jogszabályváltozás, belső szervezeti változás vagy feladatváltozás során módosítani kell. Dátum:2009.. 13