Sióagárd Fácánkert Körjegyzősége Projektmenedzsment ismeretek 2009-2010. ÁROP I. rész Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése 1
Kérem a résztvevőket, hogy mutatkozzanak be és egy rövid projekt példa vagy tapasztalat ismertetését (ha volt ) I.1. A képzés célja 1. Az általános projektmenedzsment oktatás alapvető célja: a közös nyelv megteremtése A képzés célja: a közös fogalomrendszer megismerése, a projektek során használatos nyelv elsajátítása, és a projektszerű működés sajátosságainak érzékelése; azon alapismeretek elsajátítása, melyek révén hatékonyan tud közreműködni a projektekben teamtagként (projektszemlélet kialakulása). 2
I.1. A képzés célja 2. A projektszemlélet kialakításának eredményeként az önkormányzatnál az alábbi területeken jelentkez(het)nek: Adott projekt lebonyolításának megbízhatósága javul, Az illetékességek tisztázottak, Könnyebb az adott feladattal való azonosulás, A munkatársak foglalkoztatásának rugalmassága javul, Javul a kommunikáció, A munkatársak munkájának ellenőrzöttségi foka nő, Konfliktuskezelés javul, A szakmai problémák kezelése, megoldása könnyebbé válik. I.1. A képzés célja 3. A képzésnek NEM (közvetlen) célja: a projektmenedzsment gyakorlatának megváltoztatása; azon szervezeti, módszertani, és szabályozási feltételek megteremtése, melyek előfeltételei a projektmenedzsment eszközök hatékony alkalmazásának. 3
I.2. Időtartam, résztvevők Időtartam: a tematikában foglaltaknak megfelelően Résztvevők: Minden munkatárs, leendő projekttagok / szakértők, akik a jövőben várhatóan közreműködnek projektekben. I.3. Tematika 1. I. Rész: Bevezető, bemutatkozás, célok, tematika áttekintése I.1. A képzés célja I.2. Időtartam, résztvevők I.3. Oktatás témakörei (tematika) I.4. Módszertan I.5. Hatékonyság mérése II. Rész: Projektmenedzsment alapok II.1. Projekt jellemzői II.2. Projektszemlélet II.3. Projekt életciklus II.4. Projektmenedzser feladatai 4
I.3. Tematika 2. III. Rész: Projektek szervezése III.1. Projekt szervezet III.2. Team munka III.3. Projekt megbeszélések III.4. Projektnapló IV. Rész: Projekttervezés IV.1. Projektcélok meghatározása IV.2. Struktúra terv készítése IV.3. Mérföldkövek meghatározása IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv IV.5. Erőforrás tervezés IV.6. Projekttervezési módszerek I.3. Tematika 3. V. Rész: Projektvezetés V.1. Projektvezetési ismeretek V.2. Vezető szerepe és feladatai V.3. Változásmenedzsment V.4. Kommunikáció V.5. Időgazdálkodás V.6. Konfliktuskezelés V.7. Dokumentálás VI. Rész: Projekt monitoring IV.1. Nyomonkövetés IV.2. Mérföldkövek IV.3. Kontrolling IV.4. Értékelés IV.5. Projektzárás 5
I.4. Módszertan A képzés módszertana: Power Point-os elméleti oktatás, és az előadáson elhangzottak gyakorlatban történő elmélyítése a résztvevők aktív közreműködésével. Megjegyzések: Az esettanulmányok önkormányzati példákat mutatnak be. A csoportfoglalkozás keretein belül különböző kis projekteket kell megoldaniuk és a foglalkozás végén prezentáció segítségével bemutatni azokat. A képzésen az elmélet / gyakorlat tervezett aránya: 40/60%. I.5. Hatékonyság mérése A képzés zárásaként értékelő kérdőívet töltetünk ki a résztvevőkkel, amellyel értékelik trénerünk munkáját, a képzési tananyag minőségét, érthetőségét, az oktatás során elsajátítottakat. A kérdőív értékelését az önkormányzat vezetésének átadjuk. 6
II. Rész Projektmenedzsment alapok II.1. Projekt jellemzői 1. Projekt A projekt egy meghatározott cél érdekében történő ideiglenes működési forma (feladat/tevékenység-együttes, szervezet stb.), mely: meghatározott célú, egyedi, jelentős méretű idő, költség és erőforrás keretekkel rendelkezik. Nem projekt az, ami:rendszeres, rutin, rövid, végtelen, céltalan. 7
Feladat Soroljunk fel projektek -et! Gondoljunk arra, hogy melyek elégítik ki a projekt definícióját! A rendelkezésre álló idő 5 perc II.1. Projekt jellemzői 2. A projektek sikerének alapvetően három +1 feltétele van Egyértelműen definiáljuk, mit értünk siker alatt, azaz: Mi a cél. Részletesen megtervezzük a célhoz vezető utat. Mérjük az "úton-maradást" a végrehajtás során. Mérjük és értékeljük projektek sikerességét a végrehajtás végén. 8
II.1. Pojekt jellemzői 3. Projektmenedzsment A projektmenedzsment a tudás, a képességek, az eszközök és a technikák alkalmazása a projektekben azok céljainak elérése érdekében. A projekt menedzsment fajták* Integráció menedzsment (Project Integration Management), Kiterjedés menedzsment (Project Scope Management), Minőség menedzsment (Project Quality Management), Időgazdálkodás (Project Time Management), Költség menedzsment (Project Scope Management) Kockázatkezelés (Project Risk Management), Emberi erőforrás menedzsment (Project Human Resource Management), Szerződés/beszállítás menedzsment (Project Procurement Management), Kommunikáció menedzsment (Project Communications Management) * forrás: A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE (PMI Standards Committee) II.2. Projektszemlélet 1. Rendszer A rendszer olyan elemekből áll, amelyek egymással kapcsolatban vannak Elem Az elem egy rendszer legkisebb definiált alkotórésze, amely tovább már nem bontható. Kapcsolat A kapcsolat két elem között megmutatja azok egymástól való kölcsönös függőségét. elem Kapcsolat 9
II.2. Projektszemlélet 2. Zárt rendszer A zárt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, de nem létezik kapcsolat a környezettel. elem Kapcsolat II.2. Projektszemlélet 3. Nyílt rendszer A nyílt rendszerben kapcsolat áll fenn a rendszer elemei között, és létezik legalább egy kapcsolat a környezettel. külső fél elem Kapcsolat 10
II.2. Projektszemlélet 4. Kemény rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) egyértelműen szabályozott. Pl. egy gép működése (technikai rendszerszemlélet) elem Kapcsolat II.2. Projektszemlélet 4. Lágy rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) nem egyértelműen szabályozott. Pl. egy gép működése (technikai rendszerszemlélet) elem Kapcsolat 11
II.2. Projektszemlélet 5. Lágy rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) nem egyértelműen szabályozott. Pl. egy csoport működése elem Kapcsolat II.2. Projektszemlélet 6. Vegyes vagy ember-gép rendszerszemlélet Akkor beszélhetünk róla, ha az összetevők és a kapcsolat (mérhető és/vagy megfigyelhető) részben egyértelműen szabályozott. Pl. egy működése elem Kapcsolat 12
II.2. Projektszemlélet 7. Rendszerelvű projektszemlélet Esettől és helyzettől függően egy-egy rendszer szemléletmód (zárt, nyílt, kemény, lágy, vegyes ) alkalmazása mellett. Tisztában kell lennünk, hogy milyen problémák merülhetnek fel a projekt fejlődése és végrehajtása során, még akkor is, ha nem minden részlet tisztázott. (Szükséges tevékenység a kockázatkezelés ) II.2. Projektszemlélet 8. Egy lehetséges PM rendszer: DIN 69904 Vezérfonalat nyújt a projektmenedzsment rendszerszemléletű megközelítésének bevezetéséhez (mint referencia modell). 19 elemre bontja fel a teljes PM rendszert: 1. Céldefiníció 2. Strukturálás 3. Szervezet kialakítása 4. Személyzet menedzsment 5. Szerződésmenedzsment 6. Követelés menedzsment 7. Konfiguráció menedzsment 8. Változásmendzsment 9. Projekt költség kalkuláció 10. Költség menedzsment 11. Erőforrás menedzsment 12. Tevékenység tervezés és határidő menedzsment 13. Több projekt menedzsment 14. Kockázat menedzsment 15. Információ menedzsment 16. Kontrolling 17. Logisztika 18. Minőségmenedzsment 19. Dokumentáció menedzsment 13
II.3. Projekt életciklus 1. Projekt életciklus Szakaszok sorozata, amelyeken keresztül a projekt a kezdetektől a befejezésig eljut, beleértve a hasznosítást vagy megsemmisítést, ahol ez szükséges. Szakasz A projekt szakasz a projekt során időben elhatárolt egysége. Mérföldkő Az szakaszok közötti átmenet (különleges jelentőségű vagy kulcs események). II.3. Projekt életciklus 2. A projekt életciklus sokban függ a projekt fajtájától. Alapvetően az alábbiakat különböztetjük meg: Beruházási projekt (visszafordító tervezés) Fejlesztési projekt (elindító tervezés) Szervezeti/szervezési projekt (az előző kettő kettő kombinációja) 14
II.3. Projekt életciklus 3. Építési beruházásra vonatkozó példa (HOAI módszer) Teljesítmény szakasz Szakasz tartalom 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Alapok feltérképezése Előtervezés Vázlatos tervezet Engedélyezési terv Kivitelezési terv Átadás előkészítése Közreműködés az átadásban Objektum felügyelet Objektum gondozása Építési feladat elvégzéséhez szükséges előfeltételek meghatározása Tervezési feladat lényeges részeinek kidolgozása Tervezési feladat végleges kidolgozása Engedélyezéshez szükséges dokumentumok, engedélyek elkészítése, benyújtása. Kivitelezéshez szükséges tervezési megoldások összegyűjtése és kifejtése. Mennyiségi egységek összeállítása, teljesítményjegyzék elkészítése. Költségek összeállítása, együttműködés az átadásban. Az objektum kivitelezésének felügyelete. Hiányosságok helyesbítésének felügyelete, eredmények dokumentálása. II.3. Projekt életciklus 4. Életciklus szakaszok és mérföldkő tervezés folyamata Kezdeményezés Definiálás Tervezés Végrehajtás Értékelés Ötletek, elképzelések konkretizálása Megvalósíthatóság vizsgálata Célrendszer felépítése, Erőforrásbecslés Terjedelem meghatározása IT eszközök Komplex projekt terv készítése, Projekt szervezet konkretizálása Projekt kommunikáció meghatározása Változás kontroll, Módosítások kommunikálása, Újratervezés, Eltérés elemzés, IT eszközök Terv tény összehasonlítás, Eltérések vizsgálata, Tapasztalatok összesítése, Eredmények hasznosítása, Ünneplés 15
II.4. Projektmenedzser feladatai 1. A menedzsment, mint funkció magában foglalja a szervezetirányítás valamennyi területét (igazgatás, képzés, üzemeltetés, stb.) Magyar megfelelője: vezetés. A menedzsment alapfunkciói: Célok kitűzése, munka megszervezése, motiváció és kommunikáció, teljesítmény mérése és interpretálása, Személyiségfejlesztés (beleérve az önfejlesztést is). II.4. Projektmenedzser feladatai 2. Vezetői funkciók szabályozási modellje (kibernetikus menedzsment modell) (Kibernetika: szabályozás tudománya az élő és élettelen rendszerekben) 16
II.4. Projektmenedzser feladatai 3. Menedzsment elvek és vezetési koncepciók Célmegegyezésen alapuló vezetés Kivételeken alapuló vezetés Delegáláson alapuló vezetés Projekteken alapuló vezetés II.4. Projektmenedzser feladatai 4. Követelmények a menedzserrel szemben (az alapképzettségen és tapasztalatokon túl: Szociális érzékenység. Kiemelt szerep vállalása az információáramlásban. Élethosszig tartó tanulás. Vezetésdidaktikára való képesség (mentor).. Projektmenedzsmentben: PM alapismeretek, Módszertani ismeretek, Szervezeti ismeretek 17
III. Rész Projektek szervezése III.1. Projektszervezet 1. Gyűjtsük össze a személye tapasztalatok alapján, hogy kik a projektek részvevői. 18
III.1. Projektszervezet 2. Személyek Teamtag Teamvezető Projektvezető Projektszponzor Alvállalkozó teamtag Alvállalkozó projektvezető Szakmai vezető Megrendelő Erőforrás gazda Projektiroda vezető Projekt adminisztrátor Projektcontroller Ügyvezetés Igazgatótanács tag Szervezet Projektteam Projektvezetés Szakmai vezetés Projekt Steering Committee Igazgatóság/Osztály/Csoport Alvállalkozó Ügyvezetés Igazgatótanács III.1. Projektszervezet 3. A projekt legszűkebb környezete és érintettjei. 19
III.1. Projektszervezet 4. Egy lehetséges projektszervezet felépítése III.1. Projektszervezet 5. Figyelem! A projekt tagok magukkal hozzák az örökségüket az állandó beosztásukból. 20
Feladat Szabályok: 1. A játékosok csak írásban kommunikálhatnak egymással 2. Minden játékos csak a B személyen keresztül üzenhet 3. A B személy mindenkinek írhat 4. Az a csapat nyer, akinek legelőször van megoldása Feladó: Címzett: Üzenet: III.1. Projektszervezet 6. Példa: Logisztikához kapcsolódó informatikai projekthez kialakítandó szervezetre 21
III.1. Projektszervezet 7. Projektszponzor Aljegyző 35 éve a hivatalban dolgozik 2 éve van a nyugdíjig Lassan járj, tovább érsz! Közigazgatási és pénzügyi ismeretek Kényszerűségből foglalkozik informatikával III.1. Projektszervezet 8. Projektvezető Függetlenített (teljes munkaidős) projektvezető Várhatóan a hivatalvezetés következő generációjának tagja 30 éves Agilis, önmegvalósító Informatikai képzettség Pénzügyi ismeretek 22
III.1. Projektszervezet 9. Projektteam-tag - felhasználói Képviselő Raktáros 59 éves Mindenkit ismer a hivatalban, ő volt az első dolgozó Gyakorlatban tanulta a raktározást Eddig fejből tudta, hogy mi hol található Fél a számítógéptől Fél, hogy elveszíti a munkáját III.1. Projektszervezet 10. Megrendelő szakmai vezető Logisztikai vezető Ambíciózus, karrierista 25 éves Változást akar, fejleszteni szeretné a területét Meg van győződve róla, hogy ő tudja legjobban, mi az, hogy logisztika A raktárban még nem járt 23
III.2. Team munka 1. Az intézményi működés folyamatos, tudatos fejlesztésébe be kell vonni a kollégákat, biztosítani kell számukra, hogy a napi rutinfeladatok elvégzésén túl részt vehessenek az intézmény minőségi működését biztosító folyamatok formálásában. A minőség javítása, fejlesztése szempontjából felértékelődik a csoportműködés, a szervezeti kultúra színvonalának emelésére irányuló tudatos szándék és tevékenység. A projektek folyamata (egy egy konkrét fejlesztési feladat) érdekében tudatos csoportfejlesztést kezdeményez. A csoportok megalakításakor figyelembe kell venni a csoportfejlődés általános szabályait és a minőségi körökre vonatkozó speciális eljárásokat. III.2. Team munka 2. Ahhoz, hogy egy csoportosulást, néhány embert csoportnak tekinthessünk, a csoporttagoknak rendelkezniük kell bizonyos jellemzőkkel. A csoportot definiálhatjuk úgy, mint két vagy több egyént, akik: közös célt próbálnak elérni, önmagukat, és mások őket a csoporthoz tartozónak tekintik, interakcióban vannak egymással, kölcsönösen függnek egymástól, osztoznak a normaalakításban és részt vesznek az egymáshoz kapcsolódó szerepek rendszerében. 24
III.2. Team munka 3. Azt, hogy ki milyen szerepet tölt be egy csoportban, nem tekinthetjük statikus állapotnak. Egy személy többféle szerepet is betölthet. Egy team megalakulásakor még nem tekinthető csapatnak, a szerepek betöltésén túl ki kell alakulnia a csoporton belüli kommunikációnak, normarendszernek, munkamegosztásnak. Ehhez a folyamathoz hosszabb-rövidebb időre van szükség, amelyben a csoport különböző fejlődési fokozatokon halad át. A csoportfejlődés általánosnak tekinthető négy szakasza: Orientációs szakasz: Polarizáció és belharc: Konszolidációs fázis: Munkafázis III.2. Team munka 4. Orientációs szakasz: A csoport tagjaira a visszafogottság, a bizalmatlanság, egymás megfigyelésének igénye a jellemző. A csoport bizonytalan és manipulálható. A résztvevők valódi érzéseiket eltitkolják, a rokon- és ellenszenvviszonyok lassan alakulnak. A tagok a vezetőtől várnak irányítást és támogatást és rajta keresztül kapcsolódnak egymáshoz is. Polarizáció és belharc: Elsősorban a negatív érzelmek törnek felszínre. Egymás után nyilatkoznak meg a szervezet tagjai és állnak egyik vagy másik oldalra. Két pólus figyelhető meg a csoportszerkezetben. Bírálják a vezetőt, a fennálló kereteket és körülményeket. Egység először - és gyakran - a formális vezető ellenében jön létre, ennek következtében csökken a csoporttagok közötti harc. 25
III.2. Team munka 5. Konszolidációs fázis: A csoport belső egyensúlyát keresi. A résztvevők aktivitása növekszik, fokozatosan kialakul a csoportközvélemény, a csoport meghatározza feladatait, céljait. Szokásokat és normákat alapoznak meg. A vezető feladata a munka koordinálása, egymás elfogadásának és a csoportnorma kialakulásának előmozdítása. Munkafázis: A csoport gyakorlatot szerez a problémák leküzdésében, az egyéni képességek, erőforrások célszerű felhasználásában. Kialakul a csoportidentitás, a mi-tudat. A tagok képesek érzékelni és megbecsülni egymás értékes, de különböző tulajdonságait. A kapcsolatok fesztelenek, a személyes ellentéteket gyorsan feloldják. A megújító, fejlesztő külső hatásokat nyílt rendszerként fogja a csoport és felerősítve, adaptálva beépíti saját működésébe III.2. Team munka 6. A hatékonyan működő csoport jellemzői A célok világosan megfogalmazottak és tisztázottak. A tagok nyitottak egymás felé. A kommunikáció közöttük kétirányú. A részvétel és a vezetés elosztott a tagok között. A csoport a közös döntést igyekszik megvalósítani a gyakorlatban. Az egyéni befolyás mértékét nem a formálisan kapott hatalom, hanem az egyéni képességek, a gyakorlottság, a szakértelem és az információkhoz való hozzáférés lehetősége határozza meg. A csoport tagjai bátran felvállalják a véleménykülönbségekből adódó konfliktusokat. Magas a csoport kohéziója, elégedettek a csoporttagsággal, elfogadják és támogatják egymást. A csoport problémamegoldó képessége magas szintű. A csoporttagok együtt értékelik ki a csoport hatékonyságát és döntenek arról, hogyan javíthatnák saját működésüket. 26
III.2. Team munka 7. A sikeres munkacsoport építésének lépései: Első lépés: a megalakulás Második lépés: megegyezés az alapokban Harmadik lépés: a félelmek eloszlatása Negyedik lépés: a részvétel ösztönzése Ötödik lépés: a csapatszellem megteremtése Hatodik lépés: a hatékonyság ellenőrzése Hetedik lépés: rátermett csoportvezető választása III.2. Team munka 8. A team munka szabályai: a tevékenységről feljegyzéseket kell készíteni, folyamatos kapcsolatot és információcserét biztosítani kell a szervezeti tagok között, információcsere a közvetlen és a közvetett partnerekkel, együttműködés a vezetéssel, külső támogató tanácsadó szervezet esetén a konzulenssel. 27
III.2. Team munka 9. A teamek jellegzetes szerepei: ötletember, elnök, hajcsár, csapatmunkás, megvalósító, specialista. III.3. Projektmegbeszélések 1. A kommunikációra vonatkozó elvárások a projekten belül: Felelősség minden csoporttagnak tudnia kell, hogy a projekt mely részéért felelős; Koordináció a csoporttagok munkájuk során egymásra vannak utalva; Projektállapot a team tagoknak tisztában kell lenni a projekt aktuális állapotával; Felhatalmazás a team tagoknak tudniuk kell a projektszereplők valamennyi a projektet érintő döntéséről; 28
III.3. Projektmegbeszélések 2. A projektmegbeszélések folyamata: Előkészítés Következő megbeszélés A megbeszélés kivitelezése Leírás és kivitelezés III.4. Projektnapló 1. A projekt azonosítása és nyomonkövetése szempontjából kiemelt fontosságú a projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályok meghatározása. Dokumentumok kezelésére vonatkozó szabályok nagy általánosságban megegyeznek a minőségirányításban használt szabályokkal (pl. az érvényes dokumentumok az érintett felhasználók számára legyenek hozzáférhetők, a feljegyzések olvashatóságát a megőrzési időn belül biztosítani kell, stb.). A projekt dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó szabályokat dokumentáció menedzsmentnek nevezzük. 29
III.4. Projektnapló 2. A projekt dokumentumok és feljegyzések készülhetnek: Papír (szabályzatok, tervek, formanyomtatványok,stb.) és elektronikus formában (pl. email, táblázatok, stb.). Célszerű előre meghatározni a projekt során használatos dokumentumok és feljegyzések alaki (dokumentum sablon, formanyomtatvány, kötetlen feljegyzés, stb.) tartalmi (elsődleges és másodlagos adatok) és használati (ki mikor, kinek, tárolás, stb.)követelményeit. Az erről a tevékenységről készített dokumentumot nevezzük Iratszükséglet mátrixnak. III.4. Projektnapló 3. Javasolt a projekt dokumentáció menedzsment rendszer működésének minőségét valamilyen erre a célra kialakított szoftver alkalmazásával javítani. Sok projekthez kapcsolódó szoftver kapható a piacon, de elsődlegesen javasoljuk az MS Projekt szoftver alkalmazását, az általános projekt célú alkalmazásra kialakított szerkezet, illetve a már meglévő MS Office szoftverekhez hasonló felhasználói támogatás miatt. 30
IV. Rész Projekttervezés IV.1. Projektcélok meghatározása 1. Projekt cél Azon egyedi célok összessége, amelyeket a projekt végrehajtásával kapcsolatosan el akarunk érni. A projekt célokat eredménycél és eljárási cél kategóriákba sorolhatjuk. A projektcélok három célterületet foglalnak magukba: Eredmények (új termék, beruházás, stb.) Idő (időtartamok és határidők) Ráfordítások (humán és anyagi erőforrások). 31
IV.1. Projektcélok meghatározása 2. Projekt célok funkciói A projektmenedzsmentben a célok funkciói az alábbiak: Ellenőrző, Tájékoztató Kapcsolattartó Koordináló és kiválasztó. Megjegyzések: 1. A célok és a funkciók között összhangnak kell lennie. 2. A célok között hierarchia van. 3. A célokkal kapcsolatban meg kell vizsgálni azok elérhetőségét és gazdaságosságát. IV.1. Projektcélok meghatározása 3. Projekt célok meghatározására használatos módszerek Intuitív módszer 1. ötletek létrehozása, 2. ötletek rendszerezése, 3. ötletek értékelése Diszkurzív módszer 1. előre kialakított rácsrendszer feltöltése a projektre vonatkozó információkkal. 2. valamennyi részinformáció kombinálása. 3. kombinációk kiértékelése. A célok meghatározásához használt résztechnikák: brainstorming, Brain writing, 635-ös módszer, morfológia, stb. 32
IV.2. Struktúra terv készítése 1. Struktúra A projekt elemei közötti alapvető kapcsolatok összessége. Részfeladat A projekt része, amely a struktúra tervben tovább bontható Munkacsomag A projekt része, amely a struktúra tervben tovább nem bontható. Struktúra terv A projekt hierarchikus részfeladatokra és munkacsomagokra történő bontása. IV.2. Struktúra terv készítése 2. A strukturálás alapelvei A projektek struktúráját alapvetően projektjellemzők határozzák meg (fajta, nagyság, időtartam, komplexitás, referenciaképesség, stb.) ugyanakkor A gyakorlatban a strukturálás a projekt: Alkotórészeire bontással, Logikai fázisokra bontással, Egymásra épülő konkrét feladatokra felosztással, Projektfunkciókra történő felosztással történik A strukturálás történhet vízszintesen vagy függőlegesen. 33
IV.2. Struktúra terv készítése 3. Kódolás Célszerű a részfeladatok és munkacsomagok kód formájában történő megjelölése a későbbi azonosítás céljából. Történhet: Tisztán numerikus, Tisztán alfabetikus, Vagy vegyes karakterekhez. Azon szervezetek, akik gyakran dolgoznak projekteken általában saját szabványkódolási rendszereket alakítottak ki, illetve használnak. IV.2. Struktúra terv készítése 4. Kódolás Célszerű a részfeladatok és munkacsomagok kód formájában történő megjelölése a későbbi azonosítás céljából. Történhet: Tisztán numerikus, Tisztán alfabetikus, Vagy vegyes karakterek használatával. Azon szervezetek, akik gyakran dolgoznak projekteken általában saját szabványkódolási illetve szabványstruktúra rendszereket alakítottak ki, illetve használnak. 34
A projekt szerkezete A feladatok alábontási rendszere (WBS - Work Breakdown Structure) (MIT?) A feladatok kivitelezőinek meghatározása (Kompetenciák és felelősségek mátrixa - KFM) (KI?) Kivitelezés technológiája (a projekt hálóterve) (HOGYAN?) A feladatok végrehajtásának időbeli tervezése Gantt diagram (MIKOR?) A kivitelezéshez szükséges források megtervezése allokáció A projekt költségeinek a felmérése (MENNYIBŐL?) IV.3. Mérföldkövek meghatározása 1. A mérföldkő egy olyan referencia pont, amelyik egy fontos eseményt jelöl meg a projektben és a projekt haladásának figyelésére használják. 35
IV.3. Mérföldkövek meghatározása 2. Mérföldkő trendelemzés példa IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 1. A projektmenedzsment fő feladata, hogy: előre meghatározott idő alatt, előre meghatározott (korlátozott) erőforrásokkal (költségekkel), technikai és gazdaságossági szempontok figyelembe vételével, elérje a kitűzött projekt célokat. Ezen feladatok problémamentes elvégzése érdekében tevékenység-határidő menedzsment módszereket alkalmazunk. 36
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 2. A tevékenység-határidő menedzsment lépései 1. Munkacsomagok létrehozása 2. Tevékenységek meghatározása (tevékenységterv) 3. Tevékenységterv átalakítása (átvezetése) határidőtervvé 4. Tevékenység és határidőterv optimalizálása 5. Kiviteli terv elfogadása 6. Határidő kontrolling A folyamat során a különféle okokból létrejött problémák miatt a tervek folyamatos aktualizálásra van szükség. Megjegyzés: A változások követése, kommunikációja kiemelt jelentőséggel bír. IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 3. A tevékenység-határidő tervezés módszerei Tevékenység határidő listák Visszajelző listák Út-idő diagramok Terv tény összehasonlítások Hálótervek Sokféle szoftver létezik, amelyek támogatják a projektstrukturálást, és elvégzik a határidő meghatározást. 37
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 4. Hálóterv A tevékenységek és alárendeltségek grafikai vagy táblázatos ábrázolása. Tevékenység Olyan folyamatelem, amely egy meghatározott történést ír le. Esemény Olyan folyamatelem, amely egy meghatározott állapot bekövetkezését írja le. Kapcsolati viszony Mennyiségben kifejezhető alárendeltség az események vagy tevékenységek között. IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 5. A projekt hálótervének ábrázolása CPM (Critical Path Method = Kritikus út módszere) Tevékenység élű háló MPM (Metra Potencial Method) Tevékenység csomópontú háló PERT (Program Evaluation and Rewiew Technique) Véletlentől függő, sztochasztikus tevékenységidők (pl. repülőgép gyártás: Lockheed) 38
IV.4. Feladatmeghatározás, ütemterv 6. IV.5. Erőforrás tervezés 1. Erőforrások ütemezése, allokálás Célja: az időtervezés eredményeinek figyelembevételével olyan ütemezést készíteni, amely a szükséges munkaerő, gépek, anyagok reális felhasználását biztosítja. Az erőforrások lehetnek: Pótolható erőforrások (kapacitások): mennyiségük független a felhasználásuktól. Nem raktározhatók. (munkaerő, gépek) Nem pótolható erőforrások (anyagok): mennyiségük a felhasználáskor csökken. Raktározhatók. (anyag, pénz) 39
IV.5. Erőforrás tervezés 2. Az erőforrás allokáció 3 féle lehet: Erőforrás korlátos Időkorlátos Idő-, és erőforrás korlátos Egy projekt kivitelezéséhez az alábbi források megtervezésére van szükség: emberi munkaerő gépek és felszerelések alapanyag és pénz IV.5. Erőforrás tervezés 3. Milyen problémák, kérdések merülnek fel általában a költség tervezés során? Az erőforrásokat és ezáltal költségeiket is nehéz megtervezni. Az anyagok, felhasználandó szolgáltatások árai változhatnak a projekt ideje alatt. Bármilyen változás történik a projektben, annak nagy valószínűséggel van költségvonzata. A szervezetek döntéshozási mechanizmusainak rugalmatlansága miatt a költségterveket módosítani szinte lehetetlen. Külső szerződések, megállapodások, szabályozások miatt a projekt költségkerete teljesen kötött. 40
IV.6. Projekttervezési módszerek 1. IV.6. Projekttervezési módszerek 2. 41
V. Rész Projektvezetés V.1. Projektvezetési ismeretek 1. Sok projekt nem teljesíti a várakozásokat, sikertelenséget mutat fel az alábbi területeken: Költségterv betartása, Erőforrások pontos becslése, Előírt határidők betartása, Fellépő kockázatok kezelése, stb. Ezért van szükség projektirányításra, hiszen a projektirányítás célja a projekt kézbentartása. (Megjegyzés: a siker még ebben az esetben sem garantált ) 42
V.2. Vezető szerepe és feladatai 1. A projektvezető feladata, szerepe A projektvezető feladata biztosítani a projekt sikerét, azaz kielégíteni a projekt végtermékével és magával a projekttel szemben megfogalmazott igényeket és elvárásokat. V.2. Vezető szerepe és feladatai 2. A projektvezető kapcsolata a többi szereplővel Másik projektvezető: Együttműködni, koordinálni Szakmai vezető: Szakmai munkát támogatni és koordinálni Team tagok: feladatokat delegálni, számonkérni, ösztönözni,... Projekt szponzor: Informálni, Segítséget kérni Felső vezetés, megrendelő, PIB: Rendszeresen beszámolni, Döntéseket előkészíteni 43
V.2. Vezető szerepe és feladatai 3. A projektvezető munkája A munka jellege: menedzselés,vezetés, irányítás, ellenőrzés, érdekképviselet. A tevékenységei: tervezés, megbeszélések, feladat delegálás, beszámoló olvasás/meghallgatás, döntés előkészítés és döntéshozás. A projektvezető általános képességei, készségei Vezetés, Kommunikáció (írásban, szóban,prezentáció), Stílus (formális, közvetlen), Iránya a szervezetben: vertikális, horizontális), Tárgyalás, Problémamegoldás, Befolyás gyakorlása a szervezetre V.2. Vezető szerepe és feladatai 4. A projektvezető szakmai ismeretei Minimális (ha van szakmai vezető). A projekt végtermékéhez kapcsolódó szakterületek átlátása olyan szinten, hogy: Ismerje a munka folyamatait, Fel tudja mérni a kockázatokat, Kommunikálni tudjon a szakmai vezetővel. Ha nincs szakmai vezető a projekt szakmai irányításához szükséges tudás: Minden lényeges szakterületen tudásbázis, amely lehetővé teszi a szakemberekkel való kommunikációt Legalább egy területen mély szakmai ismeretek A projekt szakmai termékét létrehozó koncepció és gyártási terv teljes birtoklása 44
V.2. Vezető szerepe és feladatai 5. Milyen egy jó projektvezető? Átlátja az egész projektterjedelmet Jó kommunikátor Jó szervező Önálló, Magabiztos, Határozott, Talpraesett Stressztűrő, Konfliktustűrő, Racionális gondolkodású, Analitikus gondolkodású, Strukturált gondolkodású Nyitott gondolkodású, Tanulóképes, Tanulni vágyó Döntésképes, Gyakorlatias, Lényeglátó Rendszerető, Fegyelmezett Minőségtudatos Képes kompromisszumokat kötni Képes feladatot delegálni és számon kérni Folyamatszemlélettel rendelkezik, Üzleti szemléletű, Pénzügyi szemléletű Felelősségteljes, V.3. Változásmenedzsment 1. Változások a projekt kivitelezése során Külső, finanszírozott változások esetében külső, általában a megrendelő által kért változtatások automatikusan a projekt megfelelő részének módosulásához vezetnek. Belső, nem finanszírozott változtatások esetében előre nem látható problémák miatt, a projekt-team tagjai kezdeményezik, általában a megrendelő nem fizeti meg. 45
V.3. Változásmenedzsment 2. Változások a projekt kivitelezése során Minden esetben meg kell vizsgálni a változtatási igény jogosságát. Ha a javaslat elfogadásra került, és nem jár a projekt-terv módosításával, akkor be kell vezetni. Ha a változtatás a projekt-terv módosításával jár, - el kell készíteni a változtatási kérelmet, - a változtatási kérelmet el kell fogadni, és be kell vezetni, - a projekt-terv aktualizálása a változtatás beillesztésével. V.4. Kommunikáció 1. A kommunikációról általában Nincs munka kommunikáció nélkül Projektmunka főleg nincs kommunikáció nélkül A kommunikáció a kapcsolatépítés alapvető és elengedhetetlen eszköze Az számít, ami megérkezik Függetlenül attól, hogy mit szerettünk volna üzenni,mit mondtunk, hogy szólt az üzenet Ha azt akarjuk, hogy a szándékolt üzenet érkezzen meg, képzeljük magunkat a befogadó helyébe, és tervezzük meg úgy a kommunikációt (tartalmat, formát, körülményeket) Ne feledjük: Emberekkel dolgozunk együtt, és ennek megfelelően kell velük bánnunk. 46