A projektmenedzsment alapjai A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [1] Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [2] Seite 1 1
A projektek speciális jellemzői Egyszeri lefutás Komplex Meghatározott cél Határidő Meghatározott erőforrások Újdonság Feladathierarchia Ütemezés Emberek Pénz Eszközök Kockázat Bizonytalanság Projekt szervezet Monitoring A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [3] A projekt során egyensúlyban tartandó tényezők Idő Költség Minőség A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [4] Seite 2 2
A projekt életciklusa Projekt Definíciós Dokumentum Prezentáció Ajánlat, kezdés Definíció, elfogadás Részletes tervezés, előkészítés Végrehajtás, nyomonkövetés Lezárás Szakértői vélemény A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [5] A projektmenedzsment jelentősége a projekt során 100% Döntések jelentősége Készültségi fok Tervezés M e g v a l ó s í t á s Idő Előkészítés Végrehajtás Lezárás/Üzembehelyezés A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [6] Seite 3 3
Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [7] A projekt célok és terjedelem meghatározása Célrendszer Fő/kiemelt cél(ok) Célok alábontása, hierarchia, célok közötti összefüggések meghatározása Pozitív vs. negatív célmeghatározás Pozitív célmeghatározás: ami valóban cél Negatív célmeghatározás: ami nem cél, és fontos tisztázni, hogy nem az A célkitűzésben rejlő kockázatok A célkitűzést egy személy végzi és olyan dolgokra koncentrál, amik neki fontosak. Túlságosan ragaszkodunk a célokhoz. Túl konzervatív célokat határozunk meg. Elvárások egy projekt céljaival szemben Legyen őszinte, azaz valódi szándékok és a megfogalmazott célok ne váljanak el egymástól! Legyen értékelhető, azaz a célrendszer számszerűsíthető célokat (is) tartalmazzon! Legyen ismert, azaz kommunikálják nyíltan az érintettek felé! Terjedelem Tevékenység terjedelem Szervezeti terjedelem Időbeni terjedelem A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [8] Seite 4 4
Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [9] Miért? Mit? A projekttervezéskor felmerülő kérdések Hogyan? Hol? Ki(k)? Mikor? Mennyiből, miből? Milyen legyen? (CÉL) (TÁRGY) (ERŐFORRÁSOK, ESZKÖZÖK) (HELYSZÍN) (RÉSZTVEVŐK) (KEZDÉS, BEFEJEZÉS) (KÖLTSÉGEK, KERETEK) (MINŐSÉG) A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [10] Seite 5 5
Feladatok és mérföldkövek: a tartalom tervezése A célrendszer és az eszköztár összerendelése Céljaink megvalósításához milyen eszközök, módszerek állnak rendelkezésre? Átfogó, nagyvonalú ütemezés részprojektek, szakaszok, mérföldkövek (legfontosabb döntési pontok) meghatározása Részprojektek, szakaszok meghatározása a szakasz célkitűzései elvégzendő feladatok munkamódszer a szakasz eredményei ( termékei ) Veszélyek a tartalom megtervezésekor A cél és módszer nem illeszkedik egymáshoz. A cél és az elvégzendő feladatok nincsenek összhangban egymással A szakaszok elvállnak egymástól, nincsenek kidolgozva a kapcsolódási pontok. A tervezésbe nincsenek bevonva azok, akik a projektben dolgozni fognak. A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [11] Időbeli ütemezés Ütemezési technikák Progresszív (időben előre haladó) ütemezés Retrográd (időben visszafelé haladó) ütemezés Mérföldkövek meghatározása A kritikus út meghatározása Megjelenítési technikák Gantt-diagram Táblázatos forma Veszélyek az ütemezésben Nem valljuk be az elvégzendő feladatokhoz reálisan szükséges időt. Nem tervezünk be tartalékokat. Túl sok tartalékot tervezünk be. Változatok, alternatív ütemtervek kelnek életre: optimista, realista, pesszimista verziók. A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [12] Seite 6 6
Erőforrás tervezés (költségek, költségkeretek) Input elvégzendő feladatok volumene ütemezés Ráfordítások (költségek) tervezése emberi erőforrás felhasználás milyen szaktudású munkatársnak melyik szakaszban mennyi időben (óra, nap, hét ) kell rendelkezésre állnia? munkaeszközök, gépek, berendezések felhasználásának tervezése Erőforrások beszerzése anyagok, készletek felhasználásának tervezése szállítók tervezése Hogyan tervezzünk? alulról felfelé való tervezés Melyik erőforrást? Rendelkezésre állnak ezek az erőforrások? Mekkora mennyiségben? Mikor? Költségterv költségnemi bontás kifizetések ütemezése A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [13] A projekt szerepek A projekt végrehajtásában közreműködhetnek: felsővezetők, vonalbeli vezetők, munkatársak, külső partnerek (beszállítók, ügyfelek). Tisztázni kell a következőket: Ki milyen döntést hozhat? Miről kell egyeztetni és kivel? Kit és miről kell tájékoztatni? Ki miért felelős? Kinek milyen munkát kell elvégeznie? A közreműködők közötti interakciót előre meg kell határozni! Partner Projekt Szponzor Projekt Teamtag Projekt Team Szóvivő Tanszéki Projekt Szponzor A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [14] Seite 7 7
Projektterv - MINTA Szakaszok, mérföldkövek 1. szakasz: Előkészítés Feladat / Eredménytermék (dőlt betűvel) Felelős Kezdés (2003) Befejezés (2003) A projekt mérföldköveinek megtervezése 07.23 Elvégzendő feladatok meghatározása 07.23 Projekttagok kijelölése 07.23 Határidők előzetes megtervezése 07.23 Részletes projektterv 07.25 0 1 2 3 4 A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [15] Projekt Definíci ciós Dokumentum (PDD) A projekt behatárolása A projekt előzményei Célrendszer A projekt várhatóhasznai, ráfordításai A projekt terjedelme Projektszervezet Projekttagok (belső, külső) listája, elérhetősége Projekt szerepekhez (testületekhez) tartozófeladat-és hatáskörök A projekt tartalma Részletes feladatterv és ütemterv Szakaszok, mérföldkövek eredményeinek felsorolása Eredménytermékek leírása A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [16] Seite 8 8
Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [17] A projekt érintettek (stakeholders) A projekt érintettjei: közreműködők, akiknek a projekt végrehajtásához hozzá kell járulni valamilyen konkrét inputtal, akikre a projekt eredményei hatással lehetnek. Új belépők Vezetők Munkavállalók HR Igazgató Vevők Szállítók Tanszéki Projekt Szonzor Partner Projekt Szponzor Felsővezetés Vezérigazgató Gazdasági Igazgató A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [18] Seite 9 9
Az érintettek kezelése Az érintettek helyzetét célszerű körültekintően elemezni a következők szerint: érdekszféra, elkötelezettség a projekt célok iránt (pozitív, semleges, negatív) Akciók megtervezése A kedvezőtlen helyzeten változtatni kell! Megoldási lehetőségek: kommunikáció, bevonás, ösztönzés A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [19] Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [20] Seite 10 10
A kockázat egyik eleme a bizonytalanság Minden projekt esetében számolni kell bizonytalansággal! Jól mértük fel a problémát? Jó-e a kezdeti becslésünk a szükséges erőforrásokra vonatkozóan? Ráérnek-e a vezetők az interjúkra? Sikerül-e a megfelelő emberekkel felvenni a kapcsolatot? A bizonytalanságot előre meg kell becsülni és a projekt során folyamatosan kezelni kell! A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [21] A kockázatok előzetes becslése Kockázat (veszélyméret) = Valószínűség x Horderő A potenciális problémák betájolása potenciális probléma = jövőbeni lehetséges eltérés a kitűzött céltól és/vagy a feladattervtől A potenciális probléma lehetséges okainak vizsgálata Megelőző intézkedések megkeresése Mit kell tenni, hogy az ok ne következzen be? Intézkedések rögzítése arra az esetre, ha a probléma mégis bekövetkezne Információs források és utak meghatározása Ellenőrzési pontok meghatározása A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [22] Seite 11 11
Kockázat típusok Kockázatok V H K 1. Változással szembeni általános ellenállás Ellenálás a túl sok változással szemben. 3 3 9 Bizalomvesztés a projekttel szemben az idő elhúzódása miatt. Félelem a rövid időn belüli túl sok változástól. Hitetlenség a projekt eredményeire vonatkozóan. A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [23] Kockázat típusok Kockázatok V H K 2. Erőforrások hiánya A projektben és a normál működésben való helytállás a szakemberek túlterheltségét okozza. A projektterv időbeli feszítettsége, a tartalék hiánya. Döntéshozói szűk keresztmetszet. A projektmunkában közvetlenül részt nem vevő munkatársak bevonhatósága a projektbe. A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [24] Seite 12 12
Kockázat típusok Kockázatok V H K 3. Nem megfelelő kommunikáció Vezetői döntések eltérő értelmezése. Az érintettekhez nem jutnak el az információk az előző szakaszok döntéseiről. Az eredmények nem megfelelő kommunikálása a többi szakaszban (visszarendeződés). A projekt eredményeit nem fogadja el a szervezet a nem megfelelő kommunikáció miatt. A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [25] Kockázatok típusok Kockázatok V H K 4. Projektmenedzsment Résztvevők kettős irányítása (projekt, szervezet). Nem eléggé kidolgozott projektterv. A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [26] Seite 13 13
Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [27] A projekt nyomon követése Információgyűjtés Előrehaladás mérése Tervtől való eltérés azonosítása A történtek értékelése A jövőben előfordul(hat)ó események értékelése Akcióterv (mentőakciók) Megvalósítás Cost Time Quality A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [28] Seite 14 14
Néhány ötlet a mentőakciókra Time Cost Quality A célok újrafogalmazása Felelősségek újraosztása Terjedelem változtatása Ütemezés változtatása Feladatok prioritásának megváltoztatása Erőforrások cseréje Keményebb munka Munkamódszer fejlesztése Megközelítés módosítása (a célok elérése érdekében!) Stop! A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [29] Tartalom Mi Mi a projekt? Projekt célok, terjedelem Projekttervezés Érintettek Kockázatok A projekt nyomon követése Összefoglalás A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [30] Seite 15 15
Összefoglalásképpen A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [31] Murphy törvénye Ha bármi elromolhat, akkor az el is fog. de egy projekt Murphy egyértelműen megfogalmazott, és valós célokkal, megfelelő szintű vezetői támogatással, hatékony csoportmunkával, a résztvevők által elfogadott projekttervvel, rendszeres nyomon követéssel (szinte) sikerre van ítélve A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [32] Seite 16 16
És ha minden kötél szakad... nyugodtan gondold át! A projektmenedzsment alapjai 2003. 09. 15. [33] Seite 17 17