MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ ÉS FOLYAMATOK

B U D A P E S T I Ü G Y V É D I K A M A R A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ ÉS FOLYAMATOK AZ ARHITEL PROJEKT KERETÉBEN TERVEZETT KOMPLEX JOGÜGYLET-BIZTONSÁGI SZOLGÁLTATÁSOK NYÚJTÁSÁHOZ a Budapesti Ügyvédi Kamara részére 2014. február 3.

2 / 76 Dkumentumkntrll Prjekt név: Dkumentum: Budapesti Ügyvédi Kamara Arhitel prjekt Működési mdell és flyamatk az Arhitel prjekt keretében tervezett kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásk nyújtásáhz Verziókövetés Ver. szám Ver. Dátum Módsíttta Leírás File név v0.6 2013.12.12. Liszits Gergely A dkumentum átadása első körös véleményezésre v1.0 2014.02.03. Liszits Gergely A dkumentum módsítása az 0.6-s verzió átadása óta bekövetkezett váltzásk alapján arhitel_mukdesi_knc epci_v06.dc Arhitel_mukdesi_knc epci_es_flyamatk_v 1.0.dc Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

3 / 76 Tartalmjegyzék 1. BEVEZETÉS 5 2. A KAMARAI TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA 6 2.1 A működési kncepció tervezési alapegységei 6 2.2 A szlgáltatásk, feladatk tervezett jövőbeli tartalmi váltzásai 9 2.3 A működési kncepció kialakításának sikerkritériumai 11 2.4 A működési kncepció kialakításakr vizsgált lehetőségek 11 2.4.1 Közpntsítás vagy decentralizáció 12 2.4.2 A feladatk működési egységekhez történő rendelése 13 2.4.3 A működési egységek szervezeti-működési frmája 15 2.4.4 Tulajdnsi, irányítási jgk gyakrlása 18 3. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS TERJEDELME ÉS SZABÁLYOZÓI ELVÁRÁSOK 20 3.1 A KJÜB szlgáltatás terjedelme 20 3.2 A szlgáltatáshz kapcslódó szabályzói elvárásk 21 3.3 Általáns szervezeti-működési alapvetések 21 4. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA 23 4.1 A szlgáltatásban közreműködők bemutatása 23 4.2 Szlgáltatásnyújtáshz kapcslódó flyamatk leírása 25 4.2.1 Biztnságicímke-lgisztika és -készletkezelés 26 4.2.1.1 Biztnságicímke-lgisztikával kapcslats alapvetések 26 4.2.1.2 Flyamat(k) részletes leírása 28 4.2.1.2.1 Közpnti igénytervezés, igények felülvizsgálata 30 4.2.1.2.2 Készletfigyelés (ügynökségi, nymdai, területi és rszágs készletszintek) 31 4.2.1.2.3 Ügynökségi gyártási megrendelés 33 4.2.1.2.4 Egyedi ügyvédi megrendelés nymdától 35 4.2.1.2.5 Szállításra vnatkzó ügynökségi nymdai megrendelés 37 4.2.1.2.6 Készletátcsprtsítási igények és rendelések teljesítése 38 4.2.1.2.7 Személyes átvétel ügyvéd által TÜK-ben 41 4.2.1.2.8 Biztnságicímke-átadás ügyvédek között 43 4.2.1.3 A közreműködők szerepe a lgisztikával kapcslats flyamatkban 44 4.2.2 Biztnsági címke felhasználása, aktiválása 48 4.2.2.1 Biztnsági címke felhasználásával kapcslats alapvetések 48 4.2.2.2 A biztnsági címke felhasználásának részletes flyamata 50 4.2.2.3 A közreműködők szerepe a felhasználással kapcslats feladatkban 51 4.2.3 A szlgáltatás elszámlása 51 4.2.3.1 A biztnsági címke és szlgáltatás díjának elszámlását érintő alapvetések 51 4.2.3.2 Flyamat(k) részletes leírása 53 4.2.3.2.1 Elszámlás nymdával, lgisztikai szlgáltatóval 53 4.2.3.2.2 Elszámlás ügyvéddel 54 4.2.3.3 A közreműködők szerepe az elszámlásban 54 4.2.4 Biztnsági címkék érvénytelenítése 56 4.2.5 Fel nem használt címkék visszaváltása 57 Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

4 / 76 4.2.6 Készletleltárzás (ügynökségi, területi, nymdai, ügyvédi készletek) 58 4.2.7 Közpnti felhasználótámgatás 59 4.2.8 A szlgáltatás eredményeinek felhasználása 60 4.2.8.1 A szlgáltatás eredményének felhasználásáhz kapcslódó alapvetések 60 4.2.8.2 A szlgáltatás eredményének felhasználásáhz kapcslódó feladatk 60 4.2.9 Szlgáltatás tvábbfejlesztéséhez kapcslódó feladatk 61 4.2.10 A szlgáltatás jgi és szabályzási kereteinek kijelölése, módsítása 61 4.2.11 Az Ügynökség irányításával és működtetésével kapcslats feladatk 62 4.3 Ügynökség irányítási és krdinációs mechanizmusai 62 4.3.1 Szlgáltatásnyújtás belső szabályzási rendszere 63 4.3.2 Szlgáltatásnyújtáshz kapcslódó döntési szintek 65 4.3.3 Flyamatkhz kapcslódó döntési és hatásköri lista 66 4.3.4 Ügynökségi szervezeti felépítés, hierarchia 67 5. NYITOTT KÉRDÉSEK 69 1. SZ. MELLÉKLET: FOLYAMATLISTA 70 2. SZ. MELLÉKLET: RÉSZLETES DÖNTÉSI-HATÁSKÖRI LISTA (DHL) 70 3. SZ. MELLÉKLET: ÜGYNÖKSÉG KÖTELEZŐ BELSŐ SZABÁLYOZÁSAI 70 4. SZ. MELLÉKLET: SZÁMVITELI ÉS ADÓJOGI ELEMZÉS 71 Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

5 / 76 1. BEVEZETÉS A Magyar Ügyvédi Kamara (tvábbiakban: MÜK) 2011 őszén az ügyvédek közreműködésével készülő kiratk és az ügyvédek közreműködésével zajló jgügyletek biztnságának növelését, és ezzel együtt az ügyvédi szakma közbizalmi szerepének erősítését célzó prjekt (tvábbiakban: Arhitel prjekt) indításáról döntött. A prjekt előkészítését a Budapesti Ügyvédi Kamara (tvábbiakban: BÜK) vállalta fel. A prjekt előkészítése a megvalósítási lehetőségek jgi, műszaki, pénzügyi elemzését célzó megvalósíthatósági elemzésével 2011-2012 frdulóján elkezdődött. 2013 őszén döntés született arról, hgy a mező- és erdőgazdasági hasznsítású föld tulajdnjgát érintő, ügyvédi ellenjegyzéssel készülő kiratkat biztnsági jellel (biztnsági címkével) kell ellátni, és a biztnsági jellel elláttt kiratkat nyilvántartásba kell venni 2014. május 1-től kezdődően. Döntés született arról is, hgy 2015. január 1-től az összes ügyvédi ellenjegyzéssel készülő kiratt és meghatalmazást el kell látni biztnsági jellel. A prjekt keretében a kapcslódó jgszabályk, szabályzói elvárásk és szándékk figyelembevételével specifikálni kell, és be kell szerezni a tervezetten alkalmazandó biztnsági címkét, ki kell alakítani a címke nyilvántartásba vételét biztsító infrmatikai rendszert, valamint meg kell határzni a címke lgisztikáját, aktiválását és elszámlását biztsító szlgáltatást és annak működését. (A feladatellátást biztsító tevékenységek összességét a tvábbiakban kmplex jgügylet biztnsági szlgáltatásként (vagy kjüb szlgáltatásként) hivatkzzuk. A jelen dkumentum célja, hgy az elvárásk alapján meghatárzza a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás működési kncepcióját és flyamatait, amely megalapzza a tárgyban készülő kamarai szintű és egyéb belső szabályzatk elkészítését azzal, hgy definiálja a szlgáltatásban közreműködők szerepét, leírja a kapcslódó flyamatkat, és meghatárzza a szlgáltatás irányítási és krdinációs mechanizmusait figyelemmel a kamarák részéről már végzett és tervezett szlgáltatásk működésének ptimális intézményi kereteire. A területi ügyvédi kamarák száms közfeladata mellé a közelmúlt törvénymódsításai újabb rszágs hatáskörű feladatkat, tevékenységeket rendeltek (pl. letéti nyilvántartás vezetése, mérlegbeszámlók fgadása, nyilvántartásba vétele). Tekintettel arra, hgy a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás működésének tervezését a többi területi kamarai feladat működéstervezése jelentősen beflyáslja, a dkumentum eredeti célja kiegészült a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtásáhz kapcslódó flyamatk bővebb mű-m ködési környezetének vizsgálatával, és a területi kamarák által végzett legfntsabb tevékenységekhez, feladatkhz kapcslódó működési kncepció meghatárzásával. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

6 / 76 2. A KAMARAI TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA A területi ügyvédi kamarák száms közfeladata mellé a közelmúlt törvénymódsításai újabb feladatkat, tevékenységeket rendeltek. Ezek része az iratk biztnsági jellel történő ellátásáhz kapcslódó feladatk, a letéti nyilvántartás vezetése, és a mérlegbeszámlók fgadása, nyilvántartásba vétele is. Az új kamarai tevékenységek egységes és hatékny ellátása, a kapcslódó működési flyamatk eredményes működtetése kizárólag a területi kamarák és a Magyar Ügyvédi Kamara, valamint az ügyvédi társadalm érdekeivel összhangban, átgndlt működési környezetben biztsítható. A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás kialakításának első lépése ennek megfelelően a szlgáltatás tágabb működési környezetének tervezése, és ennek keretében a területi ügyvédi kamarai tevékenységek és szlgáltatásk ptimális működési kncepciójának kialakítása. A működési kncepciótervezés fő lépései az alábbiak: A működési kncepció tervezési egységeinek meghatárzása (azaz a területi kamarák részéről már kezelt és tervezett szlgáltatáscsprtk számbavétele). A mdell szintű tervezési irányelvek és é s alapvetések meghatárzása a szabályzói, kamarai elváráskra és tervezési egységenként az elkövetkező időszakban tervezett szlgáltatásfejlesztési elképzelésekre tekintettel. A már működő és tervezett szlgáltatásk esetében ptimális szervezeti kereteket t érintő alapelvek meghatárzása. A működési kncepció fenti értelmezése részben túlmutat az Arhitel működési kncepcióján, de irányai kap- cslódáskban és működési környezet szintjén meghatárzóak az Arhitel ptimális szervezeti-működési mdellje szempntjából. A Kamarai tevékenységek és szlgáltatásk működési kncepciójával kapcslatban száms alapvető kérdés eldöntésre vár (elsősrban a 2.4 A működési kncepció kialakításakr vizsgált lehetőségek fejezet alapvetéseivel kapcslatban). A lenti fejezetekben összefglalt elemzések célja, hgy meghatárzza a kamarai tevé- kenységek és szlgáltatásk működési kncepcióját érintő legfntsabb kérdéseket, és megalapzza, elő- készítse kncepció véglegesítéséhez szükséges vezetői döntéseket. A végleges döntések meghzását köve- tően a lenti fejezeteket, és a dkumentum tvábbi, részletes működéstervezést érintő fejezeteit is módsí- tani, véglegesíteni szükséges. 2.1 A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ TERVEZÉSI ALAPEGYSÉGEI A működési kncepció tervezési egységeinek tekintjük a kamarai közfeladatkat és a kamarai közfeladatktól elkülönítetten fejlesztett és üzemeltetett egyes fő szlgáltatáscsprtkat, már működő és tervezett gazdasági/vállalkzási tevékenységeket. A kncepcióban az alábbi tervezési egységekkel számltunk. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

7 / 76 Kamarai alapfeladatk Országs szlgáltatásk Letétnyilvántartás szlgáltatásk KJÜB szlgáltatás (biztnsági jel) Tudás alapú szlgáltatásk Számviteli beszámló közzététele Egyéb tevékenységek, szlgáltatásk Tagnyilvántartás, kamarai ügyvitel-támgatás támgatás szlgáltatásk A kamarai alapfeladatkat és rszágs szlgáltatáskat kiszlgáló támgató feladatk 1. ábra - A működéstervezés tervezési alapegységei Az alábbi táblázatban röviden részletezzük az egyes tervezési egységek szlgáltatásainak tartalmát. Tervezési / működési egység Kamarai alapfeladatk Az adtt egység tevékenység / szlgáltatás tartalma A kamara alapfeladatk a területi kamarák számára jgszabályban meghatárztt alábbi közfeladatk: Szabályzási, érdekképviseleti feladatk; Közigazgatási hatósági tevékenységek végzése; Köztestület irányítási, ellenőrzési feladatk. Nem tartznak a működéstervezés hatókörébe. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

8 / 76 Tervezési / működési egység Az adtt egység tevékenység / szlgáltatás tartalma Országs szlgáltatásk A kamarák részéről már működtetett, illetve előkészítés alatt álló rszágs kiterjedésű szlgáltatásk alatt az alábbiakat értjük: Kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásk (Arhitel): az Ütv. 25/A. és 25/B. -ban meghatárztt biztnsági jel és kapcslódó iratnyilvántartás ügyvédek számára történő biztsításáhz kapcslódó szlgáltatásk. Letétnyilvántartás szlgáltatás ltatásk (Dep itív): az Ütv. 30. (1) bekezdésben meghatárztt letétnyilvántartás vezetéséhez kapcslódó szlgáltatásk nyújtása az ügyvédeknek. A szlgáltatás később kiegészülhet a letétkezelési szlgáltatással is. Számviteli beszámló közzététele (Mérleg) eg): Számviteli beszámlók beküldéséhez, nyilvántartásba vételéhez és közzétételéhez kapcslódó szlgáltatásk nyújtása az ügyvédeknek. Tudás alapú szlgáltatásk (Jgtudr): az ügyvédek számára hzzáférés biztsítása különböző jgi adatbáziskhz. A szlgáltatás tervezetten tvábbi, jövőbeli tudásmegsztási szlgáltatással bővül ki a jövőben (pl. ktatásk, tvábbképzések szervezése és tartása). Tagnyilvántartás, kamaa- rai ügyvitel-támgatás támgatás szlgáltatásk (e-lexisz) Egyéb tevékenységek, szlgáltatásk A kamarai alapfeladat- kat és rszágs szlgáll- tatáskat kiszlgáló tá- t mgató feladatk Része a tagnyilvántartás, a kamarai ügyvitel-támgatás tagdíjkezelés. A szlgáltatásk nyújtását az e-lexisz fejlesztés támgatja (.hu és.bp). A rendszer egyéb rszágs szlgáltatásk működéséhez is alapinfrastruktúrát biztsít. Döntéstől függő egyéb, kamarai alapfeladatk közé nem tartzó tevékenységek (pl. ügyvédshp, kamarai, ügyvédi archívumk, módszertani közpnt, kutatócentrum, hirdetések, fénymáslás, stb.). A kamarai alapfeladatkat és rszágs szlgáltatáskat kiszlgáló tevékenységek közé értjük különösen az alábbi tevékenységeket: Rendszerfejlesztési, rendszerüzemeltetési szlgáltatásk; Felhasználótámgatás (help desk, supprt, ktatás); Infrmatikai és kmmunikációs alapinfrastruktúra biztsítása; Pénzügyi, számviteli szlgáltatásk (számlázás, könyvelés, könyvvizsgálat, adótanácsadás) Létesítménygazdálkdás (takarítás, karbantartás, prtaszlgálat, ruhatár, stb.). Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

9 / 76 2.2 A SZOLGÁLTATÁSOK, FELADATOK TERVEZETT JÖVŐBELI TARTALMI VÁLTOZÁSAI A működési kncepció kialakítása srán tervezési egységenként számba vettük a jgszabálykból, szabályzói elképzelésekből levezethető szlgáltatástartalmi váltzáskat, és azk megvalósulásának várható ütemezését (azaz a szlgáltatásbővítési terveket). Az alábbi táblázat az rszágs kiterjedésű szlgáltatásk, a tagnyilvántartási szlgáltatás és az egyéb szlgáltatásk esetében fglalja össze a szlgáltatásbővítési terveket 1 : Tervezési / műkö- dési egység Jelenleg meglévő elemek Tervezett szlgáltatásbővítés 2014 2015 2016-tól Kmplex jgügylet- biztnsági szlgáll- tatásk A 2012-ben készült megvalósíthatósági tanulmány alapjain 2013 IV. negyedévében elindult a 2014.05.01-jével induló szlgáltatás kialakítása (előkészületek, fejlesztések). 2014 májusban indul a szlgáltatás (és nyilvántartás) a földtulajdnt érintő kiratk tekintetében, a lebnylítást végző szervezetnek eddig az időpntig kell felállnia. Az előkészítő feladatkat a BÜK végzi. 2015 januárjában a szlgáltatás kibővül a meghatalmazásk és ellenjegyzett ügyvédi iratk kiratk teljes körére. - Letétnyilvántartás szlgáltatásk - Kötelező letétnyilvántartás szlgáltatás fejlesztése várhatóan 2014. II. félévtől. Kötelező letétnyilvántartás szlgáltatás 2015.01.01-jétől megkezdi működését. A letétnyilvántartás szlgáltatás várhatóan 2016-2017-től kezdődően kiegészül a letétkezelési szlgáltatással is 2. Mérlegbeszámló elektrnikus letétt- be helyezése - 2015.01.01-jétől az ügyvédeknek elektrnikusan kell beküldeni a kamarákhz a számviteli beszámlókat. A szlgáltatás ennek az elektrnikus benyújtásnak és letétbehelyezésnek a feltételeit fgja biztsítani. - - 1 Frrás: BÜK 2 Ezzel nem számlunk még a működési mdell kialakításakr. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

10 / 76 Tervezési / műkö- dési egység Jelenleg meglévő elemek Tervezett szlgáltatásbővítés 2014 2015 2016-tól Jgtudr és tu- t dásmegsztás szlgáltatáscsprt A BÜK jelenleg a JgtudrPlusz Kft-n keresztül működteti a szlgáltatást (ügyvédek számára jgi adatbáziskhz való hzzáférés biztsítása). 2014 másdik félévétől kezdődően tervben van a szlgáltatásk kiterjesztése az összes területi kamara vnatkzásában. 2014-től kezdődően a szlgáltatás tvábbi tudásalapú szlgáltatáskkal (pl. ktatásk, tvábbképzések) egészülhet ki. 2014-től kezdődően a szlgáltatás tvábbi tudásalapú szlgáltatáskkal (pl. ktatásk, tvábbképzések) egészülhet ki. 2014-től kezdődően a szlgáltatás tvábbi tudásalapú szlgáltatáskkal (pl. ktatásk, tvábbképzések) egészülhet ki. Tagnyilvántartás, kamarai ügyvitel- támgatás szlgáll- tatásk A krábban is működő, BÜK-öt kiszlgáló e-lexisz.bp szlgáltatás mellett 2014 januárjáig elindult a többi területi ügyvédi kamarát kiszlgáló tagnyilvántartás szlgáltatás (e- Lexisz.hu). 2014 januárjától rszágs szinten elérhetők az e-lexisz.hu szlgáltatásai. 2014- ben az e-lexisz.hu és e-lexisz.bp párhuzamsan működik, így együttesen szlgálják ki a területi kamarák tagnyilvántartással, authentikációval és ügyvitel-támgatással kapcslats feladatait. Az e-lexisz.hu 2014- ben kialakításra kerülő új verziója tervezetten 2015.01.01-jével indul, amely rszágs szinten lesz képes szlgáltatni kamarai ügyviteli szlgáltatáskat. (Ezzel párhuzamsan kivezetésre kerül az e-lexisz.bp). Nem lesz releváns váltzás a szlgáltatásban. Egyéb tevékenyséé- gek, szlgáltatásk sk A BÜK jelenleg is végez különböző kis értékű gazdasági tevékenységeket (pl. szárazbélyegzőkészítés, ügyvédi igazlvány pótlása, terembérbeadás, fénymáslás, hirdetések, stb.) 2014-től kezdődően döntéstől függően egyéb kiegészítő tevékenységek is elindulhatnak (pl. ügyvédshp, kamarai, ügyvédi archívumk, módszertani közpnt, kutatócentrum, stb.). 2014-től kezdődően döntéstől függően egyéb kiegészítő tevékenységek is elindulhatnak (pl. ügyvédshp, kamarai, ügyvédi archívumk, módszertani közpnt, kutatócentrum, stb.). 2014-től kezdődően döntéstől függően egyéb kiegészítő tevékenységek is elindulhatnak (pl. ügyvédshp, kamarai, ügyvédi archívumk, módszertani közpnt, kutatócentrum, stb.). A kamarai alapfeladatkat és rszágs szlgáltatáskat kiszlgáló támgató feladatk: a kiszlgáló tevékenységek esetében a jelenleg végzett pénzügyi számviteli, infrmatikai üzemeltetési és fejlesztési, valamint létesítménygazdálkdási feladatk (beleértve: takarítás, karbantartás, prtaszlgálat, ruhatár, stb.) mellett tevékenységi kör bővülésével nem számlunk, visznt a feladatvlumen és ennek következtében a kiszlgáló feladatk ellátásának kapacitásigénye a fenti táblázatban szereplő szlgáltatásbővítésekkel párhuzamsan növekedni fg. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

11 / 76 2.3 A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ KIALAKÍTÁSÁNAK SIKERKRITÉRIUMAI A krábbi fejezetekben bemutattt tevékenységek és szlgáltatásk (tervezési egységek) figyelembe vételével, lyan működési kncepció kialakítása vlt a cél, amely biztsítani tudja az alábbi célk teljesülését: Törvényi kötelezettségeknek való megfelelés: a kialakítandó működési struktúra biztsítsa a törvényi kötelezettségeknek történő megfelelést a kötelezettségek hatályba lépésének idejére. Egységesség: a kialakítandó működési struktúra biztsítsa a szlgáltatásk rszágsan egységes működését. Biztnság: a kialakítandó működési struktúra biztsítsa az adatk biztnságs kezelését, ügyvédi titk védelmét és a flyamats ellátásbiztnság fenntartását a különböző szlgáltatásk tekintetében. Költséghatéknyság: a kialakítandó működési struktúra ne jelentsen vállalhatatlan terhet kamaráknak, ügyvédeknek. A működés a lehető legkrábbi időpnttól kezdődően tartsa fent magát, és biztsítsa a fkzats kiterjeszthetőséget. Adófizetési kötelezettségek ptimalizálása: a működési struktúra biztsítsa, hgy az érintettek (TÜK, ügyvédek) adófizetési kötelezettségének ptimális szintjét az adókckázatk kiküszöbölése mellett. Beruházásk megtérülése: e: a működési struktúra biztsítsa a beruházásk és nem beruházási célú induló finanszírzás bevételekből történő visszatéríthetőségét a finanszírzó szervezet számára a lehető legrövidebb időn belül. Átláthatóság: a működési struktúra biztsítsa a működés gazdasági átláthatóságát és ennek keretében a kamarai alapfeladatk és gazdasági tevékenységek egyértelmű szétválasztását. Átlátható működési struktúra, döntési és irányítási keret jöjjön létre minden működési (tervezési) egység tekintetében. Bevételek célhz kötött felhasználásának f biztsítása: a működési struktúra biztsítsa a működési eredmény meghatárztt szempntk és felhasználási elvek szerinti felhasználását. Magasabb (ügyvédi és kamarai) szlgáltatási színvnal, ügyfélbiztnság: a működési struktúra kialakítása biztsítsa a szlgáltatásk magasabb színvnalú ellátást. Szlgáltatási struktúra tvábbfejlesztése: a működési struktúra biztsítsa a szlgáltatási struktúra jövőbeli fejlesztési elképzeléseinek megvalósítását, a működés ennek megfelelően történő rugalmas módsításának lehetőségét. 2.4 A MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ KIALAKÍTÁSAKOR VIZSGÁLT LEHETŐSÉGEK A működési kncepció kialakításakr az alábbi legfntsabb vizsgálati szempntk mentén történt meg a fenti célkkal összhangban lévő működési lehetőségek vizsgálata: Közpntsítás vagy decentralizáció: milyen tevékenységre célszerű közpnti szervezeti egységet létrehzni, és melyek a decentralizáltan hatéknyabban működtethető tevékenységek? Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

12 / 76 Tevékenységek és szlgáltatásk működési egységekhez történő rendelése, azaz annak meghatárzása, hgy a krábbi fejezetekben összefglalt, működéstervezés hatókörébe tartzó feladatk ptimális ellátásáhz milyen működési egységek hzatók létre, hgyan célszerű a tevékenységeket a jelenlegi és kialakítandó működési egységek között felsztani. Ehhez kapcslódóan vizsgálandó az eszközök, jövőbeli fejlesztések és emberi erőfrrásk működési egységek közötti megsztásának elve. Szervezeti-működési frma kiválasztása: a krábbi fejezetekben összefglalt, működéstervezés hatókörébe tartzó feladatkat ellátó működési egységeknek milyen szervezeti vagy társasági frmában célszerű működni. Tulajdnsi struktúra, irányítási mdell kiválasztása: a kialakítandó működési egységeket milyen tulajdnsi szerkezettel és irányítási struktúrával célszerű létrehzni? A lenti fejezetekben összefglalt elemzések célja, hgy meghatárzza a kamarai tevékenységek és szlgálta- tásk működési kncepcióját érintő legfntsabb kérdéseket, és megalapzza, előkészítse kncepció végle- gesítéséhez szükséges vezetői döntés ntéseket. A végleges döntések meghzását követően a lenti fejezeteket, és a dkumentum tvábbi, részletes működéstervezést érintő fejezeteit is módsítani, véglegesíteni szüksé- ges. 2.4.1 KÖZPONTOSÍTÁS VAGY DECENTRALIZÁCIÓ A krábbi fejezetekben meghatárztt feladatk ellátásával kapcslatban az egyik legfntsabb cél az egységesség: a különböző rszágs szlgáltatáskkal kapcslats alapvető elvárás, hgy minden megyében ugyanúgy működjenek. Az egységes működés leghatéknyabban közpnti szabályzással, ellenőrzéssel, beszerzéssel, lgisztikával, elszámlással, felhasználótámgatással és az ezeket a feladatkat végző közpnti szervezeti egység felállításával biztsítható. A közpnti szervezeti egység létrehzásának nyilvánvaló előnyei az alábbiak: Egységes irányítás, működés, kmmunikáció, szabályk betartása könnyebben biztsítható; Költséghatékny, a feladatk ellátásáhz szükséges termékek és szlgáltatásk beszerzése lcsóbban biztsítható; A feladatk ellátásáhz szükséges flyamatkat csak egy helyen kell működtetni, ezzel csökkenthető a decentralizált szervezeti egységekben a feladatk ellátásáhz kapcslódóan szükséges emberi erőfrrásigény; A feladatk ellátásáhz szükséges tudás egy közpnti szervezeti egységnél könnyebben menedzselhető. A közpnti működési egység létrehzásának hátrányai: A közpnti működési egység felállítása jelentős szervezési feladatt és költséget jelent; A közpnti működési egység felállítása esetén meg kell ldani a kamarák tulajdnsi-irányítási jgainak közös gyakrlását, ami bnylultabb irányítási mdellt, mélyebb szervezeti struktúrát és nagybb emberi erőfrrás költségeket feltételez; A közpnti működési egység létrehzása esetén meg kell ldani a bevételek és működés költségek területi kamarák közötti felsztását, és ennek rendszeres elszámlását. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

13 / 76 A fenti szempntkat és a jgalktói elváráskat mérlegelve a krábbi fejezetekben meghatárztt, működéstervezés hatókörét érintő feladatk ellátására közpnti működési egység, azaz közpnti, kamaraközi szervezeti egység vagy gazdasági társaság létrehzása javaslt. 2.4.2 A FELADATOK MŰKÖDÉSI EGYSÉGEKHEZ TÖRTÉNŐ RENDELÉSE A működési kncepció készítésekr a feladatk működési egységek közötti felsztásával kapcslatban az alábbi elvárásk, szempntk fgalmazódtak meg: egy működési egységben célszerű végezni azkat a feladatkat, amelyek érintetti köre egységes (pl. minden területi kamarát érintő vagy törvényben számukra előírt feladatk); esetében a szlgáltatásk célcsprtja, végső felhasználója azns vagy hasnló (pl. ügyvédek); esetében az alapfeladat azns (szlgáltatásk közvetítése, szakmai irányítása); szabályzását, irányítását egységes elvek szerint kell biztsítani (pl. MÜK által); irányítása és peratív vezetése a feladatk, szlgáltatásk kiemelt jelentősége kán dedikált erőfrráskat igényel; bevezetésének ideje közel egy időpntra esik; beruházásigényesek, ezért frrásk biztsítását igénylik a kamarák részéről. külön működési egységbe célszerű szervezni azkat a tevékenységeket, amelyek kiszlgáló, támgató vagy a szlgáltatásk alapinfrastruktúrájának biztsításáhz kapcslódó feladatk; tulajdnsi háttere előzőektől különböző (csak egy kamarát vagy a kamarák egy részét érintő); a fenti feladatk támgatásán túl a kamarai alapfeladatk kiszlgálását is biztsíthatják; elsősrban emberi erőfrrásigényes és nem beruházásigényes feladatk, ezért elsősrban nem beruházást, hanem emberi erőfrrásk biztsítását (átcsprtsítását) igénylik. Fenti szempntk mérlegelésével a Budapesti Ügyvédi Kamara döntést hztt arról, hgy a működéstervezés tervezési alapegységeit két jól elkülöníthető működési egységre javaslja felsztani az alábbiak szerint: 1. Működési egység (tvábbiakban Ügynökség ): célja az alábbi rszágs szlgáltatásk nyújtása szlgáltatás tásközvetí közvetítő, tő, és szakmai irányító szerepben a kamaráknak és a kamarák nevében az ügyvédeknek. 2014-2015-ben induló szlgáltatásprtfliója az alábbi elemekből fg állni: Letétnyilvántartás szlgáltatásk (Dep itív); Kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásk (Arhitel); Számviteli beszámló közzététele (Mérleg); Tudás alapú szlgáltatásk (Jgtudr). Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

14 / 76 Az Ügynökségnél realizálódnak az rszágs szlgáltatáskból származó bevételek és kiadásk, beleértve a szlgáltatáskhz kapcslódó eszközökre és immateriális javakra irányuló beruházáskat is. 2. Működési egység (tvábbiakban Szlgáltató közpnt): célja az Ügynökség (valamint a BÜK és később egyéb területi kamarák tervezésben nem érintett kamarai alapfeladataihz kapcslódó) kiszlgáló tevékenységeinek ellátása, így különösen: pénzügyi, számviteli feladatk; infrmatikai üzemeltetési feladatk; infrmatikai fejlesztések krdinálása; felhasználótámgatási feladatk; létesítménygazdálkdási feladatk ellátása. A Szlgáltató közpnt feladatai közé tartzik az rszágs szlgáltatáskhz kapcslódó alapinfrastruktúra részeként az egységes tagnyilvántartási szlgáltatás biztsítása az 1. Működési egység és a területi kamarák számára. A feladatk kamarai alapfeladatktól történő egyértelmű elválasztása érdekében a Szlgáltató közpnt feladatai közé tartznának a döntéstől függő egyéb tevékenységek is (pl. ügyvédshp, kamarai, ügyvédi archívumk, módszertani közpnt, kutatócentrum, hirdetések, fénymáslás, stb.). A Szlgáltató közpntban kiszlgáló apparátus kerül létrehzásra. A kiszlgáló feladatkhz kapcslódó szftverekre és műszaki berendezésekre irányuló beruházásk szintén a Szlgáltató közpntban merülnek fel. A Szlgáltató közpnt szlgáltatási díjat számláz ki az Ügynökségnek, valamint a BÜK-nek és egyéb területi kamaráknak az elvégezett kiszlgáló tevékenységek után. Az alábbi áttekintő ábra a fenti működési egységeket, és ezek alapvető feladatait szemlélteti: Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

15 / 76 1. Működési egység: Ügynökség Tulajdns: BÜK, TÜK, MÜK Kamarai feladatk végzése a TÜK helyett, szlgáltatásk közvetítése Kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás Számviteli beszámló (befgadás, közzététel) Letétbejelentés és -nyilvántartás Tudás alapú szlgáltatásk 2. Működési egység: Szlgáltató közpnt Tulajdns: BÜK Kiszlgáló tevékenységek ellátása Alapinfrastruktúra és tagnyilvántartás szlgáltatás (e-lexisz) Kamarai és ügynökségi kiszlgáló funkciók (pénzügy, számvitel, infrmatika, létesítménygazdálkdás) Fejlesztések krdinálása, prjektek irányítása Döntéstől függő egyéb tevékenységek (pl. ügyvédshp) 2. ábra - Tervezési egységek felsztása működési egységek között A működési kncepcióval összhangban javaslat született arra is, hgy az egyes működési egységekhez biztsítani kell az annak keretében végzett tevékenységek ellátásáhz szükséges (meglévő, fejlesztés alatt álló vagy tervezett) eszközállmányt és emberierőfrrás-állmányt is. Tvábbá, célként fgalmazódtt meg, hgy a jövőben a tervezett szlgáltatásfejlesztések azn működési egységek krdinációjában valósulhassanak meg, amelyekhez azk kapcslódni fgnak. 2.4.3 A MŰKÖDÉSI EGYSÉGEK SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI FORMÁJA A tervezett működési egységek működését alapvetően beflyáslja, hgy azk kamarai kereteken belül vagy azn kívül, gazdasági társaságként vagy nem gazdasági társaság frmájában kerülnek létrehzásra. Ennek megfelelően a fejezet bjektív szempntk mentén összehasnlítja a tervezett működési egységek működési frmájával kapcslats egyes alternatívákat. A működési egységek szervezeti-működési frmájával kapcslatban az alábbi szempntk vizsgálata kiemelt fntsságú: valamelyik kamara részeként (azaz egy köztestületi szervezeti egységként) vagy a kamaráktól elkülönült gazdálkdási-jgi egységként célszerű az előző fejezetben meghatárztt működési egységeket létrehzni; ha a működési egységek külön gazdálkdási-jgi egységként kerülnek létrehzásra, mi legyen annak frmája: gazdasági társaság vagy nem; Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

16 / 76 ha gazdasági társaság, akkr milyen társasági frmában. A működési egységek külön gazdálkdási-jgi egységként, de nem gazdasági társasági frmában történő létrehzásával kapcslatban a 2011-2012-ben készült megvalósíthatósági elemzés keretében történtek vizsgálatk (knkrétan a plgári jgi társaságként és a köztestületi költségvetési szervként történő működéssel kapcslatban), ezek a működési frmák már akkr elvetésre kerültek. Ennek megfelelően, az elemzésben a kamara részeként történő működéssel és a gazdasági társaságként történő működéssel fglalkzunk. A fenti szempntkkal összhangban megvizsgáltuk a tevékenységek legegyértelműbb elhatárlását biztsító gazdasági társaság(k) létrehzása mellett és ellen szóló érveket 34. Az értékelés összefglaló megállapításait az alábbi táblázat tartalmazza: Értékelési szempntk Érvek Ellenérvek 2015-től biztsan 60% fölé nő a gazdasági tevékenységből származó bevétel aránya a területi kamarai bevételen belül, és ezzel a teljes tagdíjbevétel l után is adózni kell (társasági adó). Ez akár évi 50-60 millió Ft többlet adófizetési kötelezettséget jelenthet. (Civil tv. 2. (7)). - Számviteli és adózási szempnt 5 Az ügyvédeknek nyújttt közfeladati szlgáltatásk terén is el kell kerülni annak látszatát, hgy azt bárki szja-köteles jövedelemnek próbálja minősíteni az ügyvédek ldalán. (Szja. tv 7. (1) d). Az ügyvéd a kamarával közjgi visznyban van, és az Ütv. A kamara feladatai és bevételei között semmilyen jgi kapcslatt nem teremt, a kereskedelmi jgban szcializálódtt adószakma (és közte az adóhatóság) reflexből más álláspntra is helyezkedhet. (Szja. tv 7. (1) d). Áfa-aránysítás következtében akár 80 millió Ft áfa veszteséget szenvedhet el a kamara 2014-ben, abból adódóan, hgy a gazdasági és nem gazdasági tevékenységhez kapcslódó beruházásai és költségei nem lesznek egyértelműen szétválaszthatók. A kamara részeként létrehztt ügynökségi működés esetén könyvvizsgálni kell a kamara teljes tevékenyséé- 3 Külön nem elemezzük a feladatk kamarán belüli végzésével kapcslats érveket és ellenérveket, mert ezek a táblázatban írt, gazdasági társasággal kapcslats érvekből és ellenérvekből következnek. 4 Az összehasnlító elemzésben feltételeztük, hgy az Arhitel és Dep itív szlgáltatáskat gazdasági tevékenységnek és nem közfeladatnak minősülnek, és ennek megfelelően adóznak. 5 A számviteli és adózási szempntk részletes vizsgálati eredményeit a 4 sz. melléklet: Számviteli és adójgi elemzés melléklet tartalmazza Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

17 / 76 Értékelési szempntk Érvek gét (azaz a nem gazdasági tevékenység részét is). Ellenérvek Irányítás, átlátható- ság Átláthatóbb működés, egyértelmű munkamegsztás, gazdasági (vállalkzói) tevékenységek és közfeladatk egyértelmű szétválasztása. Fókusz az alaptevékenységeken: a Kamara irányítása mentesül a nem alaptevékenységhez tartzó tevékenységekkel kapcslats peratív irányítási, vezetési feladatktól. A kamarán belül végzett tevékenységek esetén a gazdasági tevékenységek egyszerűbb, lapsabb és egységesebb irányítása valósulhatna meg, mint egy különálló társaságkban. Költségek Jgalktói elvárás Kiszlgáló tevékenységek kiszervezése kikényszeríti azk transzparens és költséghatékny működtetését. A kiszervezés adózási szempntból ideálisabb műkö- dési struktúra kialakítását teszi lehetővé. Az Ütv. 130/B.. (5) bekezdésében a jgalktó külön lehetőségként nevesíti, hgy a letétkezelési és biztnsági jellel kapcslats feladatk ellátására gazdasági társaságt hzhatnak létre a területi kamarák. Kiszervezési és cégalapítási költségek merülnek fel, valamint kis mértékben magasabb lesz a tevékenységek működtetési költségei (pl. szükség lesz felügyelőbizttságra, ügyvezetőkre, stb.). Kamarán belül végzett tevékenységnél nagybb emberi erőfrrásigény, mélyebb szervezet. - A fenti értékelés alapján megállapítható, hgy a gazdasági (vállalkzási) tevékenységek a BÜK B ÜK-től jgilag, gazdálkdásilag független működési egységekben (gazdasági társaságkban) történő végzése jelentős adó- kckázatktól mentesíti ti a kamak marákat és jelentősen növeli azk gazdasági átláthatóságát. A gazdasági társaságként működő működési egységek knkrét gazdasági társasági frmájával kapcslatsan a zártkörűen működő részvénytársaság és a krlátlt felelősségű társaság merült fel lehetőségként. A lehetőségeket mérlegelve a BÜK a működési egységek társasági frmájával kapcslatban az alábbi javaslatt fgalmazta meg: Ügynökség: zártkörűen működő részvénytársaságként történő működés. Ennek indkai: A zrt-nek a kft-vel szemben nagybb presztízsértéke van, ami az Ügynökség által elláttt feladatk (erősen közbizalmi) jellegéhez és a várható bevétel nagyságrendjéhez jbban illeszkedik; A zrt-ben a kft-vel szemben kmplexebben szabályzható a tulajdnlás és a társaságirányítás, valamint az ellenőrzés kérdése, lényegesen szerteágazóbb ennek eszközrendszere (igazgatóság, felügyelő bizttság, részvényesek közötti viszny jbban szabályzható, stb.); Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

18 / 76 A magasabb jegyzett tőke követelmény és ezzel együtt a felelősségvállalás magasabb szintje erősíti a társasággal szembeni bizalmat; Működési struktúrája, irányítási és ellenőrzési szervezetrendszere biztsítja a gazdasági átláthatóság legmagasabb szintjét; Az eredmények felsztása, illetve célhz kötött felhasználása, valamint a beruházásk és működési költségek miatt felmerülő finanszírzás megtérítése a részvénystruktúrán és irányítási funkciókn, szavazati jgkn keresztül kifinmultan gyakrlható, biztsítható. Szlgáltató közpnt: krlátlt felelősségű társaságként történő működés. Ennek indkai: Egyszerű alapítás és működtetés: nincs szükség nagy létszámú igazgatóság vagy felügyelőbizttság felállítására (de ha az ellenőrzés, traszparencia miatt szükséges, akkr lehetőség van rá); Alacsnyabb létrehzási és fenntartási költségek. Tulajdnsi és irányítási jgk megfelelő módn gyakrlhatók. 2.4.4 TULAJDONOSI, IRÁNYÍTÁSI JOGOK GYAKORLÁSA Az Ügynökség működési egység esetében a tulajdnsi, irányítási jgk gyakrlása a tulajdnsi célkkal és elváráskkal összhangban kidlgztt tulajdnsi struktúrán (részvénystruktúrán) és ezen alapuló szavazati jgkn keresztül történik. A tulajdnsi struktúrával és irányítási jgkkal kapcslatsan az alábbi szempntk, megrendelői elvárásk fgalmazódtak meg: Az Ügynökségben tulajdnsnak kell lenni az rszágs szlgáltatásk nyújtásában érintett összes területi kamarának és a Magyar Ügyvédi Kamarának. A tulajdnsi struktúrának (részvénystruktúrának) tükrözni kell a tulajdns területi kamarák közötti taglétszámbeli és a szlgáltatáskból származó egyes kamarákat érintő várható bevételek közötti különbségeket. A tulajdnsi struktúrának (részvénystruktúrának) biztsítani kell a kezdeti beruházásk finanszírzásának visszatérítését a finanszírzó (feltehetőleg BÜK) számára. A tulajdnsi struktúrának (részvénystruktúrának) biztsítani kell a MÜK jgait a vezető tisztségviselők kinevezésében és egyéb stratégiai döntésekben (pl. eredmény célhz kötött felhasználása) történő érdekérvényesítésre. A tulajdnsi struktúrának (részvénystruktúrának) biztsítani kell a területi kamarák jgait a vezető tisztségviselők kinevezésében és egyéb stratégiai döntésekben (pl. eredmény célhz kötött felhasználása) történő érdekérvényesítésre. A tulajdnsi struktúrának (részvénystruktúrának) biztsítani kell a szlgáltatásnyújtás eredményéből származó sztalék tulajdnsk közötti igazságs felsztását (az egyes tulajdnsk által termelt bevétel arányában). A Szlgáltató közpnt kizárólags tulajdnsa annak indulásakr a Budapesti Ügyvédi Kamara kell, hgy legyen. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

19 / 76 A részvénystruktúra kialakítása, meghatárzása nem képezi a dkumentum hatókörét, azt az ügynökségi gi részvénystruktúráról készített kncepció 6 és az Ügynökség alapszabály-tervezete tartalmazza. Ennek megfelelően ennek a vizsgálati szempntnak a részletes kifejtésétől az elemzésben eltekintünk. Ezzel együtt beflyáslja az Ügynökséghez kapcslódó irányítási, döntési szintek, szerepkörök meghatárzását, így a dkumentum későbbi fejezetében a kapcslódó javaslatkat figyelembe vettük. 6 BÜK belső feljegyzés Összefglaló az Arhitel Zrt. által kibcsátható részvényfajták és részvénysztályk maximális mennyiségével kapcslatban tárgyban. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

20 / 76 3. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS TERJEDELME ÉS SZABÁLYOZÓI ELVÁRÁ- SOK A dkumentum következő fejezeteiben a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatáshz kapcslódó működés sajátsságaival, flyamataival, döntési és irányítási hatásköreivel fglalkzunk. 3.1 A KJÜB SZOLGÁLTATÁS TERJEDELME A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás tervezett fejlesztések legfntsabb célja az ügyvéd által nyújttt jgi szlgáltatásk biztnságának növelése első körben (várhatóan 2014. májusától) a termőfölddel, másdik körben (várhatóan 2015. januárjától) pedig az összes ügyvédi ellenjegyzéssel készülő kirat vnatkzásában. Ennek keretében cél az ügyvédi közreműködéssel készülő kiratk biztnságának (jgszerűség, hitelesség, hamisíthatatlanság) növelése, az iratkkal kapcslats visszaélések számának visszaszrítása; az ügyvéd jgsultságának kötelező, flyamatba épített ellenőrzésével a jgsulatlan iratkészítés visszaszrítása; fentieken keresztül az ügyvédi közreműködéssel flyó jgügyletek általáns biztnságának, az ügyfelek (hatóság) biztnságérzetének javítása; és az ügyvédek közbizalmi szerepének erősítése. A tervezett fejlesztések célja tvábbá, hgy a jgbiztnságba, ügyvédi szlgáltatáskat érintő minőségbiztsításba, minőségfejlesztésbe visszafrgatandó frráskat biztsítsn az alábbi célk és feladatk megvalósítása révén: valódi ügyfélfedezet, biztsíték az ügyfelek esetleges kárigényeinek jbb kielégítésére; a papír alapú és elektrnikus ügyvédi kiratk biztnságsabb megőrzésének támgatása, az ügyféltitkkat jbban megóvó ügyvédi adatbiztnság támgatása; ügyvédek flyamats tvábbképzésének biztsítása; az ügyvédek piaci helyzetének megerősítése, versenyképességük javítása; a jghz való társadalmi hzzáférés javítása (kirendelt védői és népügyvédi jgi segítségnyújtásban való esetleges közreműködés). A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás a fejlesztések első fázisában közvetlenül a fizikai iratbiztnságt megtestesítő biztnsági címkére, valamint a biztnsági címkével elláttt iratk elektrnikus aláírással és időbélyeggel biztsíttt nyilvántartására, és az ehhez kapcslódóan biztsíttt lekérdezési szlgáltatásra terjed ki. Közvetetten a szlgáltatás részének tekinthetők a szlgáltatásból származó eredményből finanszírztt ügyfélbiztnsági, ügyvédi minőségbiztsítási és minőségfejlesztési szlgáltatásk is. A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás címzettje közvetlenül az ügyvéd, aznban, mivel a magasabb jgügyletbiztnság előnyeit végsősrn az ügyvédi jgi szlgáltatás ügyfele élvezi, a szlgáltatás közvetett címzettje a jgügyletben érintett ügyfél. A jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtása a törvény rendelkezéseinek megfelelően a területi ügyvédi kamara feladata. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

21 / 76 3.2 A SZOLGÁLTATÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ SZABÁLYOZÓI ELVÁRÁSOK A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtásának és az ehhez kapcslódó biztnsági címke alkalmazásának kötelezettségét az Ütv. és az Inytv. határzza meg: Az Ütv. 12. (2) bekezdése a területi ügyvédi kamara közfeladatai között meghatárzza, hgy az az ügyvédi tevékenységgel összefüggő jgügyletek biztnságával kapcslats feladatkat lát el. Az Ütv. 25/A. -a és az Inytv. 32. (4) bekezdése előírja, hgy ügyvéd által készített termőföld tulajdnjgát érintő jgügyletekben ügyvédi ellenjegyzéssel készített kiratkhz ellenjegyzéséhez a Magyar Ügyvédi Kamara a szabályzatában meghatárztt biztnsági címkét kell használni. Az Ütv. 25/A. -a meghatárzza a biztnsági címkék ügyvédek közötti átadásának feltételeit. Az Ütv. 25/B. -a meghatárzza a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásban érintett, biztnsági címkével elláttt iratk nyilvántartásba vételi kötelezettségét, a nyilvántartás tartalmát, előírja a nyilvántartás vezetésének szabályait. Az Ütv. 107. (1) bekezdés h) pntja rendelkezik arról, hgy a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatáshz kapcslódó szabályk megtartásának ellenőrzését a területi kamara elnöke rendelheti el. Az Ütv. tervezetének 112. (1) bekezdés p) pntja rendelkezik a biztnsági jel gyártásával, beszerzésével, rendelkezésre bcsátásával, kezelésével, felhasználásával, a biztnsági jel felhasználásának nyilvántartásával, a biztnsági jel ellenértékének megfizetésével és nyilvántartásával, valamint az ezekkel összefüggő kamarai feladatk ellátásával kapcslats részletes szabályk kiadásáról, valamint a biztnsági jel és kapcslódó szlgáltatás árának meghatárzásának jgsultjáról. Az Ütv. tervezetének 130/B. (5) bekezdése felhatalmazást ad arra, hgy a kmplex jgügyletbiztnsági szlgáltatás nyújtásáhz a területi kamarák és a Magyar Ügyvédi Kamara különálló kamaraközi szervezetet hzzn létre gazdasági társaság frmájában. 3.3 ÁLTALÁNOS SZERVEZETI-MŰKÖDÉSI ALAPVETÉSEK A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás szervezeti és működési mdelljének, valamint részletes flyamatainak kialakítását jelentősen beflyáslják a kamarai tevékenységek és szlgáltatásk kncepcinális kérdései (részletesebben lásd a 2 A KAMARAI TEVÉKENYSÉGEK ÉS SZOLGÁLTATÁSOK MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓ- JA fejezetben). Tekintettel arra, hgy a kamarai tevékenységek és szlgáltatásk hivatkztt fejezetben leírt kncepciójával kapcslatban száms kérdés eldöntésre vár mér, a részletes működéstervezést érintő fejezetekben a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás tágabb környezetét érintő kncepcinális kérdésekkel kapcslatban feltételezésekkel éltünk. Az alábbi felsrlás a részletes működéstervezés srán alapvetésként figyelembe vett feltételezéseket, elváráskat tartalmazza (figyelemmel a krábbi kamarai döntésekre, elváráskra, irányelvekre, javaslatkra). A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtása az ügyvédeknek a területi ügyvédi kamarák feladata. Ezzel együtt, a szlgáltatással kapcslats feladatk ellátására a területi kamarák és a MÜK külön közpnti szervezetet hznak létre. A szlgáltatást nyújtó szervezet a területi kamarák nevében nyújtó kamaraközi szervezet gazdasági társasként fg létrejönni (Ügynökség). A gazdasági társaság tagjai (tulajdnsai) a területi kamara, és a MÜK lesznek. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

22 / 76 A gazdasági társaságt zártkörűen működő részvénytársaság frmájában kell létrehzni. A gazdasági társaságnak mindegyik területi ügyvédi kamara és a MÜK is részvényese lesz. Az Ügynökség peratív irányítására igazgatóság jön létre, amelyben a területi kamarák és a MÜK is részt vállal. Az igazgatóságba a MÜK egy, a területi kamarák régiónként 1-1 tagt delegálnak. Az igazgatóság elnökét a legnagybb szlgáltatási bevételt adó területi kamara delegálja. A napi peratív vezetési feladatkat az Ügynökségnél munkavisznyban álló vezérigazgató látja el. Alapelvárás lyan szervezeti és működési keretek kialakítása, amely minimalizálja a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatáshz kapcslódó ügyvédeket és területi kamarákat érintő adminisztratív terheket; Bár az Ütv-ban a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás közfeladatként történő nyújtása utalásként megjelenik, nem cél, hgy az Ügynökség az ezzel kapcslats adóelőnyök kihasználása érdekében a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatást közfeladatként nyújtsa. A MÜK szabályzatban rendelkezik a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás eredményeinek felhasználásával kapcslats elvekről. A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás eredményének felhasználásánál elsődlegességet élvez a működési és beruházási költségek megtérítése (ezen költségek megtérítéséig nem lehet a kijelölt minőségbiztsítási, minőségfejlesztési célkra költeni). Az Ügynökség a területi kamarák nevében az Üt. alapján eljáró szakmai tevékenységirányító és szlgáltatásközvetítő szervezetként kerül létrehzásra, amely magában fglalja az Arhitelhez, Dep itívhz, Jgtudrhz (Tudás) és Számviteli beszámló beküldéséhez (Mérleg) kapcslódó szlgáltatáskat. Az Ügynökségnél realizálódnak a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásból származó bevételek, és hzzá kerülnek az általa nyújttt szlgáltatáskhz közvetlenül kapcslódó eszközök, beruházásk. Az Ügynökség kiszlgáló tevékenységeinek ellátását egy gazdasági társaságként létrehztt ún. Szlgáltató közpnt fgja végezni. A Szlgáltató közpnt magába fglalja a kamarai és ügynökségi (cégcsprti), kiszlgáló funkciókat (tagnyilvántartási, pénzügyi, számviteli, létesítménygazdálkdási, infrmatikai és felhasználó támgatási tevékenységek), a fejlesztési prjektek krdinációját, irányítását, valamint döntéstől függő egyéb feladatk ellátását. A Szlgáltató közpnthz kerül az érintett kiszlgáló tevékenységeket jelenleg a BÜK-ben ellátó emberierőfrrás-állmány, valamint a kiszlgáló feladatkhz kapcslódó szftverek, műszaki berendezések. A Szlgáltató szlgáltatási díjat számláz ki az Ügynökségnek, a BÜK-nek és a TÜKöknek az elvégezett kiszlgáló tevékenységek után. A kamarai tevékenységek t és szlgáltatásk hivatkztt fejezetben leírt kncepciójával kapcslats végleges döntések alapján el kell végezni a lenti fejezetek felülvizsgálatát és szükség szerinti módsítását is. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

23 / 76 4. A KJÜB SZOLGÁLTATÁS MŰKÖDÉSI KONCEPCIÓJA A fejezetben rögzítjük a KJÜB szlgáltatással kapcslats szabályzói elvárásk és fejlesztési irányelvek alapján a szlgáltatás működési kncepcióját 3 nézetben: Szlgáltatásban közreműködők bemutatása, Szlgáltatásnyújtáshz kapcslódó flyamatk leírása, Ügynökség irányítási és krdinációs mechanizmusai. 4.1 A SZOLGÁLTATÁSBAN KÖZREMŰKÖDŐK BEMUTATÁSA A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtása, a kapcslódó döntési, irányítási, tervezési, elszámlási, ellenőrzési flyamatk működtetése kmplex feladat, aminek sikeres végrehajtásáhz száms szerepkör együttműködése szükséges. Az alábbi táblázat bemutatja a szlgáltatás nyújtásában vagy ehhez kapcslódó flyamatkban érintett közreműködőket, szervezeteket. Közreműködők / szer- vezetek megnevezése Magyar Ügyvédi Kamara (MÜK) Területi ügyvédi kamarák A közreműködés módja, frmája A MÜK köztestület, az ügyvédek rszágs szervezete, amely önálló ügyintéző szervezettel és költségvetéssel rendelkezik. A MÜK tagjai a területi kamarák. A MÜK szerepe a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtásában a számára meghatárztt döntési hatáskörhöz tartzó stratégiai döntések (pl. Ügynökség gazdasági frmája, szlgáltatás ára, felhasználás irányelvei, stb.) meghzása, a részletes szabályk kidlgzása a területi kamarák és az ügyvédek részére, és a szabályk betartásának ellenőrzése. A területi ügyvédi kamara köztestület, amely képviseleti, ügyintézői szervezettel, önálló költségvetéssel rendelkezik. A törvény értelmében a biztnsági címke kibcsátása és a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás nyújtása a területi kamara felelőssége, de ezzel a feladattal a törvény adta lehetőséggel élve külön szervezetet bíz meg. A területi kamara szerepe elsősrban a biztnsági címke lgisztikai feladataira (ügyvédek részére történő személyes átadás), az ügyvédi felhasználók támgatására, és a címke felhasználásának ellenőrzésére terjed ki. A közreműködőn belül érin- tett szerepkörök Teljes ülés Elnökség Közgyűlés Elnökség TÜK lgisztikai kapcslattartó Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

24 / 76 Közreműködők / szer- vezetek megnevezése Ügynökség Egyéni ügyvédek 7 / Ügyvédi irdák Feljgsíttt személy A közreműködés módja, frmája A MÜK és a területi kamarák által közösen fenntarttt és irányíttt rszágs közpnti szlgáltató, amely a területi kamarák megbízásából nyújtja a kmplex jgügyletbiztnsági szlgáltatást, és biztsítja a kapcslódó nyilvántartást. Az Ügynökség tervezi és krdinálja a biztnsági címke felhasználási helyekre történő eljuttatásáhz kapcslódó lgisztikai (készletfigyelési, közpnti rendelési és készletátcsprtsítási) feladatkat. Az Ügynökség kezeli megnövelt jgügyletbiztnságért felszámlt díjak és költségek ügyvédekkel való elszámlását, valamint a biztnsági címke gyártási és lgisztikai költségének nymda felé történő elszámlását. Az Ügynökség felel az rszágs szlgáltatáshz kapcslódó ellátásbiztnságért, a felhasználók flyamats támgatásáért és az infrmatikai rendszerrel kapcslats szükséges módsításk megrendeléséért is. Az Ügynökség felel a szlgáltatás nyújtásáhz kapcslódó igénybe vett szlgáltatásk megrendeléséért. A jgi szlgáltatást nyújtó egyéni vagy ügyvédiirda-tag ügyvéd, aki az ügyvédi hivatás gyakrlásának feltételeivel rendelkezik. A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás igénybevevője. Feladata a biztnsági címkék tárlása és felhasználása a jgügyletekhez kapcslódóan, az Ügynökségnél vezetett nyilvántartásban a biztnsági címkével elláttt iratk aktiválása. Az Ügynökség által nyújttt szlgáltatás tekintetében elszáml az Ügynökséggel. Feljgsíttt személyek nyilvántartásában szereplő személy, aki ügyvéd, európai közösségi jgász és más ügyvédtől, európai közösségi jgásztól, ügyvédi irdától feljgsító meghatalmazást kaptt; az ügyvédnek, ügyvédi irda tagjának a Ptk. szerinti közeli hzzátartzója; bármely ügyvéddel, ügyvédi irdával alkalmaztt ügyvédként, alkalmaztt európai közösségi jgász- A közreműködőn belül érin- tett szerepkörök Közgyűlés Felügyelő bizttság Igazgatóság Vezérigazgató Titkársági adminisztrátr Lgisztikai perátr HD perátr Ügyvéd Ügyvéd (egyéni, ügyvédi irda tagja) Közeli hzzátartzó Alkalmaztt ügyvéd Ügyvédjelölt Ügyvédasszisztens 7 Egyéni ügyvéd vagy ügyvédi irda tagja vagy európai közösségi jgász Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

25 / 76 Közreműködők / szer- vezetek megnevezése Ügyfél Biztnsági címke gyártója (nymda) Érintett hatóság (pl. bíróság, földhivatal) Elektrnikus aláírás és időbélyeg szlgáltató Elektrnikus számlázás szlgáltató Külső IT fejlesztő Lgisztikai szlgáltató A közreműködés módja, frmája ként, ügyvédjelöltként vagy ügyvéd-asszisztensként munkavisznyban áll. A jgi szlgáltatást igénybevevő magánszemély vagy szervezet, aki az ügyvédet a jgi szlgáltatás elvégzésével megbízza. A biztnsági címkével elláttt irattal kapcslatban az Ügynökség által vezetett nyilvántartásban meghatárztt adatkat ellenőrizhet. Felel a biztnsági címkék legyártásáért, kiszállításáért, valamint a biztnsági címkék követésére szlgáló lgisztikai nyilvántartás vezetéséért. A nymda a gyártási és lgisztikai költségeket az Ügynökséggel számlja el. A biztnsági címkével elláttt irattal kapcslatban az Ügynökség által vezetett nyilvántartásban meghatárztt adatkat ellenőrizhet. Minősített elektrnikus aláírás és időbélyeg szlgáltatást nyújtó szervezet. A szlgáltatást közvetlenül az ügyvédeknek teljesíti, és ellenértékét is az ügyvéddel számlja el. Az Ügynökség a biztnsági címkéről és a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás ellenértékéről elektrnikus számlát állít ki az elektrnikus számlázás szlgáltatón keresztül. Közreműködik a közpnti nyilvántartás fejlesztésében, hibajavításában, illetve a felhasználók támgatásában. A nymda által megbíztt szlgáltató, aki a biztnsági címke lgisztikai feladataiban működik közre. A közreműködőn belül érin- tett szerepkörök - - - - - - 4.2 SZOLGÁLTATÁSNYÚJTÁSHOZ KAPCSOLÓDÓ FOLYAMATOK LEÍRÁSA Az alábbi fejezetek a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatáshz kapcslódó legfntsabb feladatkat mutatják be két szempntból: egyrészt bemutatják, hgy a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatáshz és az Ügynökség működtetéséhez kapcslódó flyamatk, feladatk tervezése srán milyen alapvetésekből indultunk ki; másrészt a flyamatk legfntsabb tevékenységeit, inputjait, utputjait és kapcslódásait; másrészt meghatárzzák az érintett fő szerepkörök legfntsabb feladatait. A fejezet struktúrájának kialakításakr szempnt vlt, hgy az a dkumentummal párhuzamsan készülő Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

26 / 76 MÜK szabályzathz és infrmatikai rendszertervezéshez egyaránt könnyen felhasználható inputt adjn. 4.2.1 BIZTONSÁGICÍMKE-LOGISZTIKA ÉS -KÉSZLETKEZELÉS 4.2.1.1 BIZTONSÁGICÍMKE-LOGISZTIKÁVAL KAPCSOLATOS ALAPVETÉSEK A biztnsági címke a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás közpnti eleme, ennek megfelelően a címkék legyártása felhasználási helyeken történő rendelkezésre állásának flyamats biztsítása kritikus jelentőséggel bír. A szlgáltatásnyújtás első fázisában a biztnsági címkék ügyvédekhez történő eljuttatása a területi ügyvédi kamarákn keresztül történik, ennek megfelelően, a területi ügyvédi kamaráknál az Ügynökség területi készleteket tart fent. A területi készletek feltöltése alapértelmezésben közvetlenül a nymda által, illetve sürgős esetben az Ügynökségnél lévő sürgősségi készletből vagy más területi ügyvédi kamara területi készletéből történik. A területi ügyvédi kamaráknál az ügyvédek (vagy megbízttjaik) személyesen veszik át a biztnsági címkéket. A szlgáltatásnyújtás másdik fázisában lehetőség nyílik a közvetlenül a nymdától történő megrendelésre, és az ügyvéd címére történő értékbiztsíttt kiszállításra is. A szlgáltatásnyújtás első és másdik fázisában a biztnsági címkék végső felhasználási helyekre történő eljuttatása és készletezése az alábbi áttekintő ábrán látható módn történik. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

27 / 76 Ügyvéd 1 Címke Ügyvéd 2 Címke Címke Területi ügyvédi kamara 1 Címke Területi ügyvédi kamara 2 Címke Címke Címke Ügynökség Címke Címke Címke Címke Címke Nymda Jelmagyarázat Kiszállítás megrendelésre Személyes átvétel Készletátcsprtsítás Címkekészlet 3. ábra - Biztnsági címke lgisztikai útvnal áttekintő ábrája A biztnságicímke-lgisztikával kapcslats flyamatk, és flyamatkn belüli munkamegsztás tervezése srán az alábbi legfntsabb működési alapvetéseket vettük figyelembe. A biztnságicímke-igények teljesítésének krdinálása az Ügynökség feladata. A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás elindításának előkészítéseként kiválasztásra kerül a biztnsági címke szállítója, az Ügynökség megköti a nymdával a biztnsági címke szállítására vnatkzó megállapdást. 8 8 A biztnsági címkebiztnsági jellemzőivel kapcslats elváráskat a kapcslódó MÜK szabályzat tartalmazza Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

28 / 76 A biztnsági címkék kiszállítása 2014-ben a nymdával kötött keretmegállapdás részeként (szintén a szlgáltatás előkészítéseként) meghatárztt gyártási-szállítási ütemtervnek megfelelően hárm különböző időpntban történik. Biztnsági címkekészlet a következő közreműködőknél áll rendelkezésre: Nymda: a szlgáltatásnyújtás másdik fázisában az ügyvédi megrendelések teljesítése ebből a készletből lehetséges; Ügynökség: csak sürgősségi készlet, ügyvédi átvétel nem lehet ebből; Területi kamara: ügyvédi személyes átvétel ebből a készletből lehetséges; Ügyvéd: az ügyvéd saját késztelet tart fent a felhasználási igényeknek megfelelő mennyiségben. A biztnsági címke átvételét az ügyvéden (egyéni ügyvéden vagy ügyvédi irda tagján) kívül az ügyvédnél, illetve ügyvédi irdánál munkavisznyban álló alkalmaztt ügyvéd, ügyvédjelölt és ügyvédasszisztens, illetve egyéb a feljgsíttt személyek nyilvántartásában szereplő személy is átveheti (tvábbiakban feljgsíttt személy). A biztnsági címke állaptában, kezelőjében bekövetkezett minden lényeges váltzást rögzíteni kell az erre a célra kialakíttt infrmatikai rendszerben. Az infrmatikai rendszerben a címke kezelőjének váltzása esetén az átadás és átvétel tényét is dkumentálni kell. A biztnsági címke állaptában, kezelőjében bekövetkezett minden lényeges váltzást papír alapn is dkumentálni kell (átadás-átvételi elismervény, stb.) a részletes szabályzáskban meghatárztt módn. Az Ügynökség a területi ügyvédi kamaráknál lévő és ügynökségi biztnságicímke-készletet flyamatsan mnitrzza. Az Ügynökség a területi készletek, közpnti ügynökségi készlet, illetve a nymdai készlet más készlet javára történő átcsprtsításáról saját hatáskörben dönthet. 4.2.1.2 FOLYAMAT(OK) RÉSZLETES LEÍRÁSA A biztnságicímke-lgisztikával kapcslats legfntsabb flyamatkat és ezek kapcslatát a következő ábra szemlélteti. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

29 / 76 Keretmegállapdás megkötése gyártóval Közpnti igénytervezés Hsszútávú közpnti igénytervezés (éves) Éves gyár-tási ütemterv készítése, felülvizsgálata Minimális készletszintek meghatárzása, felülvizsgálata Megrendelés Ügynökségi gyártási megrendelés Ügyvédi megrendelés nymdától Gyártás, készlet kiszállítása Készletátcsprtsítás (ügynökségi, TÜK, nymdai készletek között) Ügynökségi készletfigyelés Ügyvédi megrendelés teljesítése, átvétele Személyes átvétel ügyvéd által Átcsprtsítás ügyvédek között Ügyvéd által végzett készletfigyelés, igénytervezés Kiszállítás, átvétel, átcsprtsítás Készletfigyelés Biztnságicímkekészletek leltárzása Biztnságicímkekészlet kezelésének ellenırzése Biztnsági címke érvénytelenítése, selejtezése Készletkezelés, ellenırzés 4. ábra - Biztnságicímke-lgisztikával kapcslats flyamatk összefüggései Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

30 / 76 4.2.1.2.1 KÖZPONTI IGÉNYTERVEZÉS, IGÉNYEK FELÜLVIZSGÁLATA Az igénytervezés alapvetően éves igénytervezést jelent. A hsszútávú igénytervezés részeként az Ügynökség éves gyártási ütemezést állít össze és egyeztet a nymdával. Az éves felhasználási mennyiség becslésének biznytalanságából, a felhasználás előre nem tervezhető szeznalitásából, illetve az iratszámt érintő esetleges jgszabályi váltzáskból adódóan előfrdulhat, hgy a gyártási- ütemezés nem fedezi az aktuális igényeket, ezért az Ügynökség az rszágs ellátásbiztnság fenntartása érdekében rendszeresen felülvizsgálja az éves gyártási ütemezés alapjául szlgáló infrmációkat (ügyfrgalmi statisztikák, biztnságicímkefelhasználási statisztikák, stb.), és ezek figyelembe vételével kezdeményezi a gyártási ütemezés módsítását. Az Ügynökség az rszágs ellátásbiztnság fenntartása érdekében a kmplex jgügyletbiztnsági szlgáltatásban érintett ügyek számára vnatkzó területi statisztikai adatk alapján meghatárzza az egyes területi kamaráknál lévő területi készletek minimális készletszintjét is. A felhasználási adatk és prgnózisk alapján rendszeresen el kell végezni a készletszintek felülvizsgálatát és módsítását is. Az Ügynökség az ellátásbiztnság gyártási-szállítási ütemtervben meghatárztt szállítási ütemezésnél nagybb mértékű biztnságicímke-felhasználás esetén történő fenntartása érdekében sürgősségi készletet tart fent, amelyből szükség esetén amennyiben egy területi ügyvédi kamaránál lévő területi készlet a minimális készletszint alá csökken a területi készletet feltölti. A sürgősségi készlet minimális készletszintjét az Ügynökség a várható rszágs időaránys biztnságicímke-felhasználás alapján határzza meg. A szlgáltatásnyújtás induló időszakát követően (tervezetten 2014. nvembertől) lehetőség lesz a nymdától történő rendelésre is. Ahhz, hgy a nymdai kiszállítási igények teljesíthetők legyenek, a nymdánál is kész- letet kell fenntartani, meghatárztt minimális készletszinttel. Ennek felülvizsgálatát és módsítását a többi készletre vnatkzó követelményekkel összhangban szintén rendszeresen el kell végezni. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

31 / 76 4.2.1.2.2 KÉSZLETFIGYELÉS (ÜGYNÖKSÉGI, NYOMDAI, TERÜLETI ÉS ORSZÁGOS KÉSZLETSZINTEK) 5. ábra - Készletfigyelés A biztnságicímke-készletek figyelése, a készletekkel kapcslats döntések meghzása és a készletek átcsprtsításának vagy feltöltésének kezdeményezése alapvetően ügynökségi feladat. Az Ügynökség a területi ügyvédi kamaráknál lévő, ügynökségi és nymdai biztnságicímke-készletet rendszeresen mnitrzza, és szükség esetén gndskdik azk feltöltéséről. A készletek mnitrzása a közpnti lgisztikai nyilvántartás adatai alapján történik a gyártási ütemezés, ügyfrgalmi előrejelzések és minimum készletszintek figyelembe vételével. A készletfigyelés célja a készletek flyamats rendelkezésre állásának biztsítása a készletkezelési feladatk elvégzésével. Ennek megfelelően feladata a készletek közötti szükséges átcsprtsítási igények meg- határzása, így a területi kamarai készletek feltöltése nymdai, ügynökségi vagy más területi kamara készletéből; az ügynökségi készlet feltöltése a nymdai készletből vagy területi kamarai készletből; szükség esetén a nymdai készlet feltöltése ügynökségi vagy területi kamarai készletből. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

32 / 76 Amennyiben az rszágs ellátásbiztnság fenntartása készletek közötti átcsprtsításkkal nem biztsítható, az Ügynökség gndskdik a biztnságicímke ztnságicímke-gyártás gyártás nymdai megrendeléséről 9. Bár nem elsődleges feladata, készletfigyelési tevékenységet a TÜK is végezhet. Amennyiben a TÜK lgisztikai adminisztrátr a készletfigyelés srán azt tapasztalja, hgy a készletszint a kritikus minimum szint alá csökkent, az Ügynökséggel knzultálva kezdeményezheti saját készletének ügynökségi, nymdai vagy más TÜK készletéből történő feltöltését. 9 A szlgáltatás indulásakr a gyártás kiszállítás meghatárztt éves gyártási ütemezésnek megfelelően több ütemben történik (2014-ben tervezetten 3 időpntban). Amennyiben az igényeket a meghatárztt ütemezés nem fedezi, gndskdni kell annak módsításáról Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

33 / 76 4.2.1.2.3 ÜGYNÖKSÉGI GYÁRTÁSI MEGRENDELÉS 6. ábra - Ügynökségi gyártási megrendelés A fenti ábra az ügynökségi biztnságicímke-rendelés flyamatát mutatja be. Ebben a flyamatban a megrendelést az Ügynökség kezdeményezi a kiválaszttt nymda felé egy megrendelési igény összeállításával. (Az ügyvédek, ügyvédi irdák által kezdeményezett megrendelési flyamatt külön ábrán mutatjuk be, lásd 4.2.1.2.4 Egyedi ügyvédi megrendelés fejezet. Az ügynökségi rendelésnél az igény tartalmazza, hgy milyen szállítási pntkra (ezek lehetnek az Ügynükség, illetve a TÜK-ök) milyen darabszámú biztnsági címkét szükséges szállítani, illetve a legyártandó Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

34 / 76 srszámtartmány tartmány, illetve az elvárt szállítási határidő is meghatárzásra kerül. Az igényt ügynökségi ldaln egy jóváhagyónak ellenőrizni szükséges, ezután kerülhet az át a nymdáhz. A nymdai adminisztrátr a beérkező rendelésről visszaigazlást készít, amelyben új szállítási időpntt javaslhat vagy elfgadhatja a megrendelésben szereplő feltételeket. Előbbi esetben az Ügynökség módsít a megrendelésen és újra elküldi azt. Ezt követően a flyamat szintén a nymdáhz kerül visszaigazlásra. Amennyiben a nymda vállalja a rendelésben szereplő feltételeket, elindulhat a biztnsági címkék gyártása. Ennek flyamatát, illetve státuszait nem szükséges az Arhitelben nyilvántartani, azt a nymda egy saját nyilvántartással tudja támgatni. A legyárttt biztnsági címkékat a nymda készletezi és aznnal (a rendszer indulásakr) vagy - várhatóan 2014 végétől kezdődően az egyedi megrendelések alapján flyamatsan szállítja ki. A kiszállítási csmagk összeállításáhz és a kiszállításhz kapcslódó flyamatt a 4.2.1.2.5. fezetet tartalmazza. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

35 / 76 4.2.1.2.4 EGYEDI ÜGYVÉDI MEGRENDELÉS NYOMDÁTÓL cmp Szállítási megrendelés - Egyedi ügyv édi megrendelés Ügyv édi / Ügyv édi irdai készletek figyelése A csak aktiváláskr fizetendő ("ingyenes") biztnsági címkéket nem kell külön igényelni, ha az ügyfél ingyenes biztnsági címke készletszintje megfelel az előírásknak, autmatikusan kap egy ívet. Készletfeltöltés szükséges? igen nem Megrendelés rögzítése, számlázási adatk rögzítése átv étel módjának kiv álasztása Megrendelés Átvétel módja? Személyes átvétel TÜK-ben Nymdai kiszállítás Eseti megrendelés v isszaigazlása az ügyv édnek Megrendelés v isszaigazlása Eseti megrendelés v isszaigazlása az ügyv édnek Megrendelés v isszaigazlása Biztnságicímke-átvétel TÜK-ben Készletátcsprtsítás, rendelések teljesítése 7. ábra - Egyedi ügyvédi megrendelés nymdától Várhatóan 2014 végétől kezdődően az ügyvédeknek, ügyvédi irdáknak lehetőségük lesz az infrmatikai útn történő rendelésre is. Az ügyvéd vagy a nevében eljáró közreműködő (feljgsíttt személy) elektrnikus felületen keresztül egy megrendelő űrlap kitöltésével közvetlenül a nymdánál kezdeményezi a kívánt számú biztnsági címke rendelését (minimális rendelési mennyiség az 1 ív lesz). Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

36 / 76 Az ügyvéd vagy a nevében eljáró közreműködő (feljgsíttt személy) az elektrnikus felületen a rendeléskr kiválasztja az átvétel módját (személyes átvétel az ügynökségnek a területi kamarák valamelyikénél vagy kiszállítás az ügyvéd címére; megadja (kiválasztja) a kiszállításhz szükséges adatkat (szállítási cím, mennyiség, stb.). A biztnsági címke rendelésekr nem kell megadni, hgy csak aktiváláskr fizetendő ( ingyenes ), vagy aktiválástól függetlenül hónapzáráskr fizetendő biztnsági címkét kér-e, ha van rá lehetőség, akkr a meghatárztt keret erejéig alapértelmezésben ingyenes biztnsági címkét fg kapni. Az elektrnikus felület a befgadtt megrendelésről aznsító számt igazl vissza a megrendelőnek. Alapértelmezetten a kiszállítást kérő megrendelések teljesítése a nymda saját készletéből történik. A TÜKben személyesen átveendő biztnsági címkékat a megadtt TÜK saját készletéből teljesíti (annak érdekében, hgy egy megrendelés a lehető legkevesebb szállítási feladatt generálja). Szükség esetén a TÜK vagy az Ügynökség gndskdik a gyártás megrendeléséről vagy a területi készletek közötti átcsprtsításról (lásd 4.2.1.2.5. fejezet). Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

37 / 76 4.2.1.2.5 SZÁLLÍTÁSRA VONATKOZÓ ÜGYNÖKSÉGI NYOMDAI MEGRENDELÉS 8. ábra - Szállításra vnatkzó egyedi ügyvédi megrendelés A nymdától történő készletátcsprtsításra (azaz a nymdai készlet terhére történő gyártást nem igénylő kiszállításra) megrendeléssel van lehetőség. Nymdai megrendelést az Ügynökség rögzíthet. A megrendelést a nymda az Ügynökségnek elektrnikusan visszaigazlja. A megrendelés teljesítésének a flyamatát (kiszállítás) a 4.2.1.2.5. fejezet tartalmazza Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

38 / 76 4.2.1.2.6 KÉSZLETÁTCSOPORTOSÍTÁSI IGÉNYEK ÉS RENDELÉSEK TELJESÍTÉSE 9. ábra - Készletátcsprtsítási igények, rendelések teljesítése Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

39 / 76 A fenti flyamat a készletek közötti átcsprtsításk, gyártást követő kiszállításk, valamint egyedi ügyvédi megrendelések teljesítésének feladatait, lépéseit tartalmazza. A készletek közötti átcsprtsításk az alábbi típuskba tartzhatnak: a területi kamarai készletek feltöltése nymdai, ügynökségi vagy más területi kamara készletéből; az ügynökségi készlet feltöltése a nymdai készletből vagy területi kamarai készletből; szükség esetén a nymdai készlet feltöltése ügynökségi vagy TÜK készletből. Mivel a flyamat az egyes átcsprtsítási típusk esetében alapvetően megegyezik, az egyes típuskat egyben tárgyaljuk. Az egyes szállítási helyekhez a feladónak (nymdának, Ügynökségnek, területi kamarának) szállítási csma- gkat szükséges összeállítani, amelyek több szállítási egységből (csmag, ív) állhatnak. Ezt az összerendelt, illetve a csmagk összeállításának státuszait a feladónak (nymdának, Ügynökségnek, területi kamarának) a lgisztikai nyilvántartásban rögzíteni szükséges. Ezt követően a feladó (nymda, Ügynökség, területi kamara) megadja a szállító, illetve szállítás adatait (dátum, aznsító), majd kinymtatja a szállítójegyzéket, és ezzel együtt a csmagkat átadja a szállítónak nak. A szállító kézbesíti a csmagkat a megfelelő szállítási pntkra, ahl az átvevő ellenőrzi a csmag hiányta- lanságát, aláírja a szállítójegyzéket zállítójegyzéket, átveszi a csmagt, majd az átvétel tényét rögzíti az nyilvántartásban. Ezt követően a szállító feladata az aláírt jegyzékek visszajuttatása a feladónak (nymdának, Ügynökségnek, területi kamarának). Az egyedi ügyvédi megrendelések teljesítésének flyamata alapvetően megegyezik a fent leírtakkal. A kiszállítás teljesítéséről a fgadó ügyvéd / ügyvédi irda elektrnikus értesítésben kap tájékztatást. Az alábbi táblázat a készletmzgásk tipikus, rendszer által is támgattt (lgisztikai nyilvántartásban kezelt) eseteit tartalmazza. Átadó Átvevő Gyártásra / szállításra vnatkzik? Megrendelés szükséges? séges? Kezdeményező Flyamat- hivatkzás Nymda Ügynökség Gyártás Igen Ügynökség 4.2.1.2.3, 4.2.1.2.6 Nymda TÜK Gyártás Igen Ügynökség 4.2.1.2.3, 4.2.1.2.6 Nymda Ügynökség Szállítás Igen Ügynökség 4.2.1.2.5, 4.2.1.2.6 Nymda TÜK Szállítás Igen Ügynökség 4.2.1.2.5, 4.2.1.2.6 Nymda Ügyvéd Szállítás Igen Ügyvéd 4.2.1.2.4, 4.2.1.2.6 Ügynökség TÜK Szállítás Nem Ügynökség / TÜK 4.2.1.2.6 Ügynökség Nymda Szállítás Nem Ügynökség 4.2.1.2.6 TÜK TÜK Szállítás Nem Ügynökség / TÜK 4.2.1.2.6 TÜK Ügynökség Szállítás Nem Ügynökség / TÜK 4.2.1.2.6 TÜK Nymda Szállítás Nem Ügynökség 4.2.1.2.6 TÜK Ügyvéd Szállítás Nem Ügyvéd 4.2.1.2.7 Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

40 / 76 Átadó Átvevő Gyártásra / szállításra vnatkzik? Megrendelés szükséges? séges? Kezdeményező Flyamat- hivatkzás Ügyvéd Ügyvéd Szállítás Nem Ügyvéd 4.2.1.2.8 Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

41 / 76 4.2.1.2.7 SZEMÉLYES ÁTVÉTEL ÜGYVÉD ÁLTAL TÜK-BEN 10. ábra - Személyes átvétel ügyvéd által TÜK-ben Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

42 / 76 Az ügyvédek, illetve általuk felhatalmaztt személyek a biztnsági címkékat induláskr kizárólag a TÜK-nél vehetik át. Tervezetten 2014 nvemberétől az átvételi lehetőségek köre kibővül a nymdai kiszállítással is, de ekkr is megmarad a TÜK-nél történő átvétel lehetősége. Ennek első lépéseként az átvevő jelzi a TÜK adminisztrátrnak, hgy kinek a nevében hány darab biztnsági címkét szeretne átvenni, az adminisztrátr meggyőződik az átvevő személyaznsságáról (meghatalmaztt esetén a meghatalmazást is megnézi), illetve, hgy jgsult-e biztnsági címkét átvenni (pl. ha ki nem fizetett, lejárt tartzása van, akkr nem). Amennyiben ez rendben van, az adminisztrátr kitölti az átadás-átvételi átvételi űrlapt, ezt követően átadás-átvételi biznylatt nymtat, amit az átvevő aláír. Az átvevő ezt követően az átvétel tényét szintén rögzíti az nyilvántartásban. Az átvett biztnsági címkék lehetnek csak aktiváláskr fizetendő ( ingyenes ), illetve hónapzáráskr aktiválástól függetlenül fizetendő biztnsági címkék. 10 A biztnsági címke átvételekr nem kell megadni, hgy csak aktiváláskr fizetendő ( ingyenes ), vagy aktiválástól függetlenül hónapzáráskr fizetendő biztnsági címkét kér-e, ha van rá lehetőség, akkr a meghatárztt keret erejéig alapértelmezésben ingyenes biztnsági címkét fg kapni. 11 Amennyiben az ügyvéd a megrendelt biztnsági címkéket a TÜK-nél személyesen szeretné átvenni, a TÜK a készletek figyelembe vételével elektrnikusan visszaigazlja az átvétel lehetséges időpntját. Az átadásátvétel flyamata innentől megegyezik a személyes biztnságicímke-átvétel fenti flyamatával. 10 Ennek részletes szabályai a megvalósítás, működés srán váltzhatnak, így a rendszert úgy szükséges kialakítani, hgy biznys krlátzáskkal, de ezeket követni tudja. 11 A megvalósítandó szabály az, hgy ha egy íven X biztnsági címke van, az ügyvédnek pedig legfeljebb Y db (vagy az ívnyi biztnsági címke max. T %-ának megfelelő) Z státuszú (pl. ingyenes) biztnsági címke van, akkr A db ívet ingyenee- sen felvehet (ő vagy a meghatalmazttja). Amennyiben ennél többre van szüksége, akkr az A feletti darabkért fizetnie szükséges. Lehetséges példák a fenti szabályra: egy íven 20 biztnsági címke van és ha az ügyvédnél max. 10 ingyenes biztnsági címke van, akkr kaphat egy ívet ingyen; egy íven 20 biztnsági címke van és ha az ügyvédnél max. az íven levő biztnsági címke 25%-ának megfelelő (5 db) nem aktivált biztnsági címke van (ez lehet ingyenes, de krábban térítéssel átvett is), akkr kaphat 2 ívet ingyen. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

43 / 76 4.2.1.2.8 BIZTONSÁGICÍMKE-ÁTADÁS ÜGYVÉDEK KÖZÖTT 11. ábra - Biztnsági címkeátadás ügyvédek között Az átvett biztnsági címkék ügyvédek, ügyvédi irdák között az aktiválásig szabadn átruházhatók. Ügyvé- dek, illetve ügyvédi irdák közötti átadás esetén az átadás és átvétel tényét is rögzíteni szükséges a nyilvántartásban. Az átvételről biznylatt is szükséges készíteni. Az átvételhez kapcslódóan az átvevő fele számlázási kötelezettség keletkezik, az átvett kifizetetlen biztnsági címkék díját az Ügynökség az átvevőnek számlázza a hónap végén. Az átadó által már kifizetett biztnsági címkék költségét az ügyvédek / ügyvédi irdák egymás között elszámlják. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

44 / 76 4.2.1.3 A KÖZREMŰKÖDŐK SZEREPE A LOGISZTIKÁVAL KAPCSOLATOS FOLYAMATOKBAN A biztnsági címkeigények tervezése, a címkék rendelkezésre állásának flyamats biztsítása, a címkekészletek biztnságs kezelése, valamint a címkék nymnkövetése kmplex flyamatk működtetését igényli a címkelgisztikában résztvevő szerepkörök részéről. A fenti flyamatkban érintett közreműködőket és ezek feladatait az alábbi táblázat tartalmazza. Szerepkör Feladat Ügynökség A biztnságicímke-igények flyamats teljesítésének krdinálása az Ügynökség feladata. Ennek keretében az Ügynökség ellátja az igénytervezéssel, készletfigyeléssel, keretátcsprtsításk kezdeményezésével és készletkezeléssel kapcslats feladatkat. A biztnságicímke-igények tervezése keretében az Ügynökség megköti a biztnsági címkeszállításra vnatkzó keretmegállapdást a nymdával, és rendszeresen felülvizsgálja, szükség esetén kezdeményezi annak módsítását; elvégzi a keretmegállapdás részeként meghatárztt éves gyártásiszállítási ütemterv rendszeres felülvizsgálatát és szükség esetén kezdeményezi annak módsítását; a biztnsági címkék kiszállítását megelőzően meghatárzza a címkefelhasználás területi ügyvédi kamarák közötti várható megszlását; meghatárzza az ügynökségi biztnságicímke-készletek minimális készletszintjét (területi készletekhez, sürgősségi készlethez, teljes ügynökségi készlethez és teljes rszágs készlethez is), és rendszeresen felülvizsgálja (a címkefelhasználási statisztikai adatk alapján), szükség esetén pedig módsítja azt; meghatárzza a biztnsági címkék várható éves felhasználásának mennyiségét (a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásban érintett ügyek jövőbeli (2014 utáni) számára vnatkzó statisztikai adatk alapján). A biztnságicímke-igényekkel kapcslats ellátásbiztnság fenntartása érdekében az Ügynökség biztnságicímke-készleteket tart fenn a saját telephelyén (közpnti készlet) és a területi ügyvédi kamaráknál (területi készlet), tvábbá a szlgáltatásnyújtás másdik fázisától kezdve a nymdánál (a nymdától történő ügyvédi megrendelések teljesítése érdekében). Az ügynökségi készletek feltöltése a nymda által történik az előkészítés részeként meghatárztt gyártási-szállítási ütemtervnek megfelelően, megrendelés alapján. A kiszállíttt biztnsági címkéket fizikailag (mennyiségileg és minőségileg) a sürgősségi készlet esetében az Ügynökség, a területi készlet esetében pedig a területi ügyvédi kamara veszi át a nymda által megbíztt pstai szlgáltatótól (futárcégtől). Az átvétel tényét a közpnti nyilvántartásban dkumentálják. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

45 / 76 Szerepkör Feladat Az Ügynökség ellenőrzi a teljesítést a területi készletek átvétele alapján (a közpnti nyilvántartás ellenőrzésével) és kiállítja a nymda felé a teljesítésigazlást. Az Ügynökség készletfigyelési tevékenysége keretében rendszeresen ellenőrzi a biztnságicímke-készletek alakulását, a különböző készletekre vnatkzó minimális készletszintek és rögzített szállítási ütemek figyelembevételével. A készletek mnitrzása a közpnti lgisztikai nyilvántartás adatai alapján történik. Amennyiben a készletek (területi, közpnti, ügynökségi vagy rszágs) szintje eléri a minimális készletszintet, kezdeményezi a készletek közötti átcsprtsítást, vagy gyártásra vnatkzó megrendelést ad fel a nymda felé, vagy kezdeményezi a gyártási-szállítási ütemterv felülvizsgálatát, módsítását. Az Ügynökség a készletek közötti átcsprtsítás keretében gndskdik a területi készletek közpnti sürgősségi készletből történő feltöltéséről; a területi készletek egymás közötti átcsprtsításáról. A területi készletek közpnti készletből történő feltöltése, illetve területi készletek más területi kamaránál lévő területi készletből történő feltöltése esetén az Ügynökség pstai szlgáltató (futárcég) segítségével gndskdik a biztnsági címkék területi ügyvédi kamarákhz történő átszállításáról. Az átcsprtsítás tényét az Ügynökség az átcsprtsításban érintett biztnsági címkék esetén a közpnti nyilvántartásban rögzíti. Amennyiben biztnságicímke-felhasználásból adódó készletfeltöltési igények a készletek közötti átcsprtsítással nem teljesíthetők, az Ügynökség megrendelést ad fel a nymda felé a közpnti nyilvántartásn keresztül, és szükség szerint kezdeményezi a gyártási-szállítási ütemterv módsítását. A nymda által kiszállíttt biztnságicímke-készletek mennyiségi és minőségi ellenőrzésének eredménye alapján az Ügynökség kezdeményezheti a biztnsági címkékkel (a termékkel, a csmaglással, a kiszállítással, annak dkumentáltságával, a nyilvántartás vezetésével, stb.) kapcslats nemmegfelelőségek kezelését. A nemmegfelelőségről az Ügynökség jelentést készít, amit megküld a nymdának is, egyúttal kezdeményezi a nemmegfelelőség krrekciójáról szóló intézkedési terv elkészítését is. Az Ügynökség készletkezelési és ellenőrzési tevékenysége keretében elvégzi a területi készletek és nymdai készletek tárlásának és kezelésének ellenőrzését a területi ügyvédi kamaráknál; elvégzi a területi és közpnti készletek rendszeres leltárzását, a leltárzás eredményének dkumentálását, közpnti nyilvántartásn történő átvezetését; az általa kezelt készletet érintően elvégzi az elveszett, megrngálódtt, Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

46 / 76 Szerepkör Feladat egyéb módn érvénytelenné vált biztnsági címkék közpnti nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését. Kezdeményezi és végrehajtja a biztnságicímke-nymda gyártási és készletkezelési flyamatainak ellenőrzését, az ellenőrzés eredményének dkumentálását, a nemmegfelelőségek kezelésével kapcslats intézkedési tervek kidlgzását. Az Ügynökség gndskdik a nymda szerződésszerű teljesítésének flyamats ellenőrzéséről, a nymdával kötött keretmegállapdás rendszeres felülvizsgálatáról, és szükség szerint a megállapdás megszüntetéséről és új nymda kiválasztásáról. Nymda Közreműködik a szállítói keretmegállapdás és ennek részeként elkészített gyártási és szállítási ütemterv rendszeres és eseti felülvizsgálatában, szükség szerinti módsításában. A nymda a gyártási és szállítási ütemterv és kapcslódó megrendelés alapján legyártja és pstai szlgáltató (futárcég) igénybevételével az Ügynökség által meghatárztt területi elszlás szerint leszállítja az Ügynökséghez és a területi ügyvédi kamarákhz a megrendelt biztnsági címkéket. A biztnsági címkék gyártását, készletre vételét és kiszállítását dkumentálja a közpnti nyilvántartásban. A nymda a legyárttt biztnsági címkéket a kiszállításig készletezi, ennek keretében a biztnsági címkéket az Ügynökség által biztsíttt közpnti lgisztikai nyilvántartásban rögzíti. A nymda a címkék kiszállításáig gndskdik a biztnságicímke-készlet biztnságs, egyértelműen nymnkövethető tárlásáról, kezeléséről. A nymda elvégzi az általa kezelt készletet érintően az elveszett, megrngálódtt, egyéb módn érvénytelenné vált biztnsági címkék közpnti nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését. A nymda az Ügynökségtől érkező gyártási illetve kiszállítási megrendelés alapján gndskdik a biztnsági címkék legyártásáról, biztnságs csmaglásáról és az Ügynökség által meghatárztt területi elszlás figyelembe vételével történő kiszállításáról. A megrendelés visszaigazlását, valamint a biztnsági címkék gyártását és kiszállítását dkumentálja a közpnti nyilvántartásban. A szlgáltatásnyújtás másdik fázisában a nymda az ügyvédektől érkezett megrendeléseket visszaigazlja és saját készletéből teljesíti (a területi kamaráhz vagy az ügyvéd címére történő kiszállítással). Az Ügynökség erre vnatkzó jelzése alapján kivizsgálja a nem megfelelő teljesítéssel kapcslats kkat, közreműködik a nemmegfelelőségek elhárítására vnatkzó intézkedési terv kidlgzásában, és gndskdik annak végrehajtásáról. Közreműködik a gyártási és készletkezelési flyamatk ellenőrzésében, biztsít- Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

47 / 76 Szerepkör Feladat ja az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges feltételeket, együttműködik a nemmegfelelőségek kezelésével kapcslats intézkedési tervek kidlgzásában. Az Ügynökségtől kaptt teljesítési igazlás alapján az Ügynökség részére elkészíti a biztnsági címke és kiszállítás ellenértékéről szóló számlát. Ügyvédek Az ügyvédek, ügyvédi irdák a biztnsági címkefelhasználás és készletfgyás alapján, a jövőbeli várható ügyszám figyelembevételével flyamatsan tervezik a biztnságicímke-igényeiket annak érdekében, hgy a megfelelő számú biztnsági címkét a szükséges jgügyletekhez biztsítsák. Az ügyvédek alapértelmezetten a területi ügyvédi kamaráknál tárlt területi készletekből személyes átvétellel juthatnak hzzá a biztnsági címkékhez. (A biztnsági címke átvételét az ügyvéden (egyéni ügyvéden vagy ügyvédi irda tagján) kívül az ügyvédnél, illetve ügyvédi irdánál munkavisznyban álló alkalmaztt ügyvéd, ügyvédjelölt és ügyvédasszisztens, illetve egyéb, a feljgsíttt személyek nyilvántartásában szereplő személy is átveheti.) A személyes átvétel tényét az ügyvéd a közpnti nyilvántartásban dkumentálja. Az ügyvédek a biztnsági címkékhez sürgős esetben más ügyvédtől, ügyvédi irdától is hzzájuthatnak. Más ügyvédtől történő átadás-átvétel tényét a közpnti nyilvántartásban dkumentálni kell. Az ügyvédek egymás közötti biztnságicímke-átadásával kapcslats elszámlás az érintett ügyvédek feladata. A szlgáltatásnyújtás másdik fázisában az ügyvéd elektrnikusan rendelést adhat fel a nymdai készletből történő kiszállításra vnatkzóan is (a területi kamaráhz vagy az ügyvéd címére történő kiszállítással). A biztnsági címkék területi készletből történő átvételét követő biztnságs, nymnkövethető kezeléséért az ügyvéd felel. A biztnsági címkék kezelése és ellenőrzése keretében ennek megfelelően az ügyvéd gndskdik a biztnsági címkék flyamats, biztnságs tárlásáról; nyilvántarttt és valóságban rendelkezésre álló biztnságicímkekészletek összhangjának ellenőrzése érdekében elvégzi az ügyvédi készlet rendszeres leltárzását, a leltárzás eredményének dkumentálását, közpnti nyilvántartásn történő átvezetését; az általa kezelt készletet érintően elvégzi az elveszett, megrngálódtt, egyéb módn érvénytelenné vált biztnsági címkék közpnti nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését; közreműködik az ügyvédi készletek tárlásának és kezelésének területi ügyvédi kamara által végzett ellenőrzésében. Területi ügyvédi A területi ügyvédi kamarák elsősrban a biztnsági címke ügyvédekhez történő eljut- Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

48 / 76 Szerepkör kamarák Feladat tatásában, a biztnsági címke kezelésével kapcslats szabályk betartásának ellenőrzésében, a szlgáltatás kereteit meghatárzó kamarai szabályzatk és tvábbfejlesztési lehetőségek véleményezésében működik közre. Ennek keretében a következő legfntsabb feladatkat látja el. Véleményezi a szlgáltatásnyújtás kereteit meghatárzó kamarai szabályzatkat, megállapdáskat, illetve ezek módsításait. Ennek keretében véleményezi a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás és a biztnsági címke ügyvédek által fizetett - MÜK szabályzatban meghatárztt ellenértékét. A biztnságicímke-lgisztikai feladatk keretében Mennyiségileg és minőségileg átveszik területi ügyvédi kamara székhelyére kiszállíttt biztnsági címkéket, a közpnti nyilvántartásban rögzítik az átvétel tényét, dkumentálják és az Ügynökségnek jelzik a nem megfelelő teljesítéseket. Az ügyvédek részére személyes átadás-átvétel keretében átadják a biztnsági címkéket, és ennek tényét dkumentálják a közpnti nyilvántartásban. Elvégzik a területi kamarai készletek ellenőrzését, dkumentálását. A készletkezelési és ellenőrzési feladatk keretében elvégzik a területi ügyvédi kamaránál lévő területi készletek leltárzását, és a leltárzás eredményének dkumentálását a közpnti nyilvántartásban; elvégzik az általuk kezelt készletet érintően elvégzi az elveszett, megrngálódtt, egyéb módn érvénytelenné vált biztnsági címkék közpnti nyilvántartásban történő érvénytelenítését, selejtezését; elvégzik a biztnságicímke-készlet tárlásának és felhasználásának ellenőrzését az ügyvédeknél, az eredmények dkumentálják 4.2.2 BIZTONSÁGI CÍMKE FELHASZNÁLÁSA, AKTIVÁLÁSA 4.2.2.1 BIZTONSÁGI CÍMKE FELHASZNÁLÁSÁVAL KAPCSOLATOS ALAPVETÉSEK A biztnsági címke felhasználására az ügyvéd által nyújttt jgi szlgáltatás keretében kerül sr az kirat elkészítését, felek általi aláírását és ellenjegyzését követően. A biztnsági címke felhasználása a biztnsági címke szabályszerű felragasztását és a felragaszttt biztnsági címkével elláttt irat közpnti nyilvántartásban történő rögzítését jelenti. A biztnsági címke felhasználása az ügyvédeknél történik a kapcslódó jgszabálykban meghatárztt jgügyletek srán. A felhasználással kapcslats legfntsabb alapvetéseket a következő felsrlás tartalmazza: Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

49 / 76 Biztnsági címkével el kell látni az kirat minden ellenjegyzendő eredeti (fő példány) és máslati (másdlati példány) példányát. A biztnsági címke felhasználására az ügyvéd által nyújttt jgi szlgáltatás keretében kerül sr az kirat elkészítését, felek általi aláírását követően, az ellenjegyzéssel egy időben. A biztnsági címke felhasználása a biztnsági címke szabályszerű felragasztását és a felragaszttt biztnsági címkével elláttt irat közpnti nyilvántartásban történő rögzítését jelenti. A biztnsági címke felhasználásának flyamata (a lépések srrendje), módja alapvetően megegyezik a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatásban érintett különböző jgügyletek esetén. A közpnti nyilvántartásban történő adatrögzítés srán az ügyvéd a rögzítendő adatkat a saját elektrnikus aláíró kártyájáról ellátja elektrnikus aláírásával. A nyilvántartásba vett iratadatkat időbélyeggel is el kell látni (ezt a kapcslódó infrmatikai rendszer autmatikusan elvégzi). A biztnsági címke aktiválását követően a címke érvénytelenítésére nincs lehetőség. A biztnsági címke aktiválását csak a nyilvántarttt ügyvéd végezheti el (azaz az aktiválásra alkalmaztt ügyvéd vagy az ügyvéd, ügyvédi irda alkalmazttja nem jgsult). A biztnsági címke aktiválásra való előkészítésében az ügyvéden kívül a feljgsíttt személyek nyilvántartásában szereplő és az infrmatikai rendszerben a szükséges jgsultsággal rendelkező felhasználók közre tudnak működni. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

50 / 76 4.2.2.2 A BIZTONSÁGI CÍMKE FELHASZNÁLÁSÁNAK RÉSZLETES FOLYAMATA 12. ábra - Biztnsági címke felhasználása, aktiválása Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

51 / 76 Biztnságicímke-aktiválás aktiválást ügyvédek, illetve közreműködők is kezdeményezhetnek. Ehhez meg kell adniuk a tranzakció típusát (pl. ellenjegyzett kirat, meghatalmazás), az érintett irat példányszámát, az érintett ügyvéd nevét, a tranzakció dátumát. Ezt követően a megadtt példányszámnak megfelelően a tranzakcióhz az adtt ügyvéd, illetve az ő ügyvédi irdájának a szabad készletéből biztnsági címkékat kell rendelni a tranzakcióhz, illetve definiálni szükséges, hgy melyik biztnsági címke a főpéldányi. A tranzakció adatai ezen a pntn még módsíthatóak, illetve az egész tranzakció visszavnható. A rögzítést követően kerül sr az ellenjegyzésre. Ezt csak ellenjegyzők végezhetik és az ellenjegyzés tényét elektrnikus aláírással is meg kell erősíteniük. Az Arhitel indulásakr a tranzakció számlázása utólag, havi összesítésű számlákn történik (több más típusú művelettel együtt), a fizetés is ennek megfelelően halasztttan történik. 4.2.2.3 A KÖZREMŰKÖDŐK SZEREPE A FELHASZNÁLÁSSAL KAPCSOLATOS FELADATOKBAN A biztnsági címke felhasználásával és a biztnsági címkével elláttt kirat nyilvántartásba vételével kapcslats feladatkat az alábbi felsrlás tartalmazza. Szerepkör Ügyvéd Feladat Az ügyvéd az érintett jgügyletek esetében a biztnsági címkét az kirat ellenjegyzéséhez felhasználja és a biztnsági címkével elláttt iratt a közpnti nyilvántartásban aktiválja. Ennek keretében: Az érintett jgügylethez kapcslódóan a felek aláírását és az kirat ellenjegyzését követően 3 napn belül felragasztja a biztnsági címkét az érintett kiratkra; Aktiválja a biztnsági címkét, azaz a közpnti nyilvántartásban rögzíti a biztnsági címkével elláttt iratk Ütv-ben és kapcslódó MÜK szabályzatban meghatárztt adatait, a nyilvántartásban rögzített adatkat elektrnikusan aláírja és időbélyeggel látja el. 4.2.3 A SZOLGÁLTATÁS ELSZÁMOLÁSA 4.2.3.1 A BIZTONSÁGI CÍMKE ÉS SZOLGÁLTATÁS DÍJÁNAK ELSZÁMOLÁSÁT ÉRINTŐ ALAPVETÉSEK A biztnsági címke elszámlásával kapcslats alapvetéseket az alábbi felsrlás tartalmazza: A nymda a biztnságicímke-lgisztikai flyamatkban érintett szerepkörök közül csak az Ügynökséggel áll szerződéses kapcslatban, ennek megfelelően a biztnsági címke gyártásának és kiszállításának ellenértékét a nymda az Ügynökséggel számlja el. A kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás ellenértékének Ügynökség és ügyvéd / ügyvédi irda közötti elszámlása az átvett biztnsági címke típusától függően többféleképpen történhet: Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

52 / 76 a csak aktiváláskr fizetendő ( ingyenes ) címkék közül az aktiváltakat az Ügynökség havnta (hónapzáráskr) kiszámlázza az ügyvédeknek / ügyvédi irdáknak; az ingyenes készleten felül étvett címkéket az Ügynökség havnta (hónapzáráskr) aktiválástól függetlenül kiszámlázza az ügyvédeknek / ügyvédi irdáknak; A fizetés halaszttt módn történik havnta előre meghatárztt időpntban kiállíttt számla ellenében. A fizetés a jelenlegi elképzelések szerint kétféleképpen történhet: egyszerű banki átutalással (a rendszer indulásakr) vagy később nline fizetéssel. A biztnsági címke eredeti (fő példányi) és máslati (másdlati példányi) példányáhz felhasznált biztnsági címke és kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás ellenértéke megegyezik. A biztnsági címke és kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás árát a MÜK vnatkzó szabályzata rögzíti. A biztnsági címke díjának és a kmplex jgügylet-biztnsági szlgáltatás biztnsági címkedíjn felüli részének elszámlásáhz külön számla fg készülni. A biztnsági címke és kapcslódó jgügylet-biztnsági szlgáltatás ellenértékének ügyfél felé történő tvábbszámlázásáról, illetve a kapcslódó költségek áthárításáról az ügyvéd saját árképzésének megfelelően szabadn dönt. A biztnsági címke ügyvédek közötti átadásáhz kapcslódó elszámlást a MÜK külön nem szabályzza, az ezzel kapcslats tranzakciók már nem képezik részét az ügynökségi pénzügyi nyilvántartásknak. Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG

53 / 76 4.2.3.2 FOLYAMAT(OK) RÉSZLETES LEÍRÁSA 4.2.3.2.1 ELSZÁMOLÁS NYOMDÁVAL, LOGISZTIKAI SZOLGÁLTATÓVAL 13. ábra - Elszámlás nymdával, lgisztikai szlgáltatóval Az Ügynökség a nymdával és lgisztikai szlgáltatóval a biztnságicímke-gyártás és kiszállítás költségei tekintetében rendszeresen elszáml. Az elszámlásk alapja az aláírt szállítólevél, valamint a nyilvántartásban rögzített biztnsági címke átvételek. A különböző típusú kiszállításk és átcsprtsításk esetében az alábbi tételek elszámlására kerül sr: gyártási megrendelés: nymda kiszámlázza a biztnsági címke díját és a szállítási költséget az Ügynökségnek; egyedi rendelés ügyvéd által: nymda kiszámlázza a szállítási költséget az Ügynökségnek; átcsprtsítás tás nymdai készletből (TÜK-nek, Ügynökségnek): nymda kiszámlázza a szállítási költséget az Ügynökségnek; Arhitel_mukdesi_kncepci_es_flyamatk_v1 0_TELJIG