#+$k NEPTUN_TÖRZS NEPTUN_TÖRZS (Funkcionális leírás) S Budapest, 2002
#+ $k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS Tartalom TARTALOM... 2 1. BEVEZETÉS... 5 2. BELÉPÉS A RENDSZERBE... 6 3. ÚJ EGYÉN FELVÉTELE... 9 3.1 BEIRATKOZÁS... 13 4. ÚJ KÉPZÉS LÉTREHOZÁSA... 15 4.1 KÉPZÉS MÉRFÖLDKÖVEI... 17 5. ÚJ TANSZÉK FELVÉTELE... 19 6. TANSZÉKI TÁRGYAK FELVÉTELE, KÉPZÉSHEZ RENDELÉSE, TÖRLÉSE... 21 6.1. ÚJ TÁRGY LÉTREHOZÁSA... 21 6.2. ÚJ TÁRGYCSOPORT LÉTREHOZÁSA... 24 6.3. TÁRGY KÉPZÉSHEZ RENDELÉSE... 26 6.4. A TÁRGY TÖRLÉSE A NEPTUN-BÓL.... 29 6.5 ÚJ PUBLIKÁCIÓ FELVITELE, KONZULENSEK... 30 7. JEGYZETEK BEVITELE... 32 7.1. JEGYZET KURZUSHOZ RENDELÉSE... 34 8. INTÉZMÉNY; KAROK, TELEPHELYEK FELVÉTELE... 36 8.1. INTÉZMÉNY... 36 8.2. TELEPHELYEK... 38 8.2.1 Telephely karhoz rendelése... 39 8.3. KAROK FELVÉTELE... 41 9. EGYÉNEK KIJELÖLÉSE, SZŰRÉSE... 43 9.1. EGYÉNEK KIJELÖLÉSE...43 9.2. SZŰRÉS... 46 9.3. ÜZENETEK KÜLDÉSE... 52 10. EGYÉN SZERVEZETI EGYSÉGHEZ RENDELÉSE... 53 10.1. OKTATÓ, TANSZÉKI ADMINISZTRÁTOR SZERVEZETI EGYSÉGHEZ TÖRTÉNŐ HOZZÁRENDELÉSE.... 53 10.2. DOKTORANDUSZOK TANSZÉKHEZ RENDELÉSE... 55 10.3. JELSZÓCSERE OKTATÓ ÉS TANSZÉKI ADMINISZTRÁTOR RÉSZÉRE.... 56 10.4. KARI ADMINISZTRÁTOR KARHOZ RENDELÉSE... 57 11. HALLGATÓ KÉPZÉSRE VALÓ FELVÉTELE... 58 11.1.HALLGATÓ KÉPZÉSHEZ RENDELÉSE... 58 11.2. HALLGATÓ BEIRATKOZTATÁSA EGY KÉPZÉSEN ADOTT FÉLÉVRE... 61 11.3. HALLGATÓ KURZUS FELVÉTEL... 66 12. A HALLGATÓK FÉLÉVI BEÍRATÁSA, KÉPZÉSI ADATAINAK, STÁTUSZAINAK BEÁLLÍTÁSA... 68 13. TÖRLÉS KÉPZÉSRŐL...71 14. ÚJ KURZUSOK LÉTREHOZÁSA... 73 2. oldal
14.1. KURZUS FELVÉTELE A TANSZÉKI FÜZETBŐL KIINDULVA... 73 14.2. KURZUS FELVÉTELE A KÉPZÉS FÜZETBŐL KIINDULVA... 78 14.3 ÉVKÖZI FELADATOK ÉS KÖVETELMÉNYEK MEGADÁSA... 83 14.4 SZÁMONKÉRÉSEK... 86 15. OKTATÓK, TERMEK, IDŐPONTOK RENDELÉSE KURZUSOKHOZ... 90 15.1 OKTATÓK HOZZÁRENDELÉSE A KURZUSHOZ... 90 15.2. IDŐPONTOK, TERMEK HOZZÁRENDELÉSE... 93 16. KÉPZÉSENKÉNT SZAKIRÁNYOK VÁLASZTÁSA, BEOSZTÁSOK, IDŐSZAKOK... 97 16.1 ELŐZETES TÁRGYVÁLASZTÁSI IDŐSZAK... 98 16.2. VÁLASZTÁSI LEHETŐSÉGEK... 99 16.3. HALLGATÓK SZAKIRÁNYHOZ RENDELÉSE A KÉPZÉS NÉVSORBÓL... 102 16.4. NYOMTATÁS... 103 16.5 JELENTKEZÉSI IDŐSZAKOK... 106 17. KÉPZÉS ÉS TÁRGY ÖSSZERENDELÉSE... 110 17.1. KÉPZÉS FÜZETBEN... 110 17.2. A TANSZÉKI FÜZETBEN TÁRGY HOZZÁRENDELÉSE A KÉPZÉSHEZ... 112 18. MINTATANTERVEK. (HÁLÓTERVEK, TANTERVEK)... 114 18.1 MINTATANTERV LÉTREHOZÁSA ALAPKÉPZÉSBEN... 114 18.2. MINTATANTERV LÉTREHOZÁSA SZAKIRÁNYON... 117 MINTATANTERV MÁSOLÁSA... 119 19. HALLGATÓK RÉSZÉRE TÁRGYFELVÉTEL.... 120 19.1. TO ÜGYINTÉZŐ FELADATA A HALLGATÓK TÁRGYFELVÉTELE.... 120 19.2. KURZUS MÓDOSÍTÁS : TANSZÉKI ADMINISZTRÁTORI JOGOSULTSÁGGAL.... 125 19.3. TANULMÁNYI OSZTÁLYI ÜGYINTÉZŐ MÓDOSÍTÁSI LEHETŐSÉGEI... 126 20. JEGYEK BEÍRÁSA... 129 20.1. EGYÉNEK FÜZETBŐL HALLGATÓK RÉSZÉRE JEGYBEÍRÁS... 129 20.2. TANSZÉKI FÜZETBŐL HALLGATÓK RÉSZÉRE JEGYBEÍRÁS.... 132 20.2.1. Jegybevitel vizsgalista alapján... 135 20.2.2. Jegybevitel kurzus hallgatói listája alapján.... 137 20.2.3. Csoportos aláírás és jegybevitel:... 139 20.3.KÉPZÉS ÉS TANTÁRGY FÜZETBŐL KIINDULVA JEGYBEÍRÁS.... 143 20.3.1. Képzés füzetből kiindulva jegybeírás... 143 20.3.2. Tantárgyak füzetből kiindulva jegybeírás... 145 21. FÉLÉVZÁRÁS... 147 22. IGAZOLÁSOK... 151 22.1. EGYÉNEK KIJELÖLÉSE... 152 22.2. IGAZOLÁSOK KIÁLLÍTÁSA... 153 22.2.1.Pénzügyi igazolás (adóigazolás, számla)... 155 22.2.2. Ösztöndíj igazolás... 157 22.2.3. Törzskönyvi nyomtatás... 158 22.2.4. Tanulói jogviszony igazolás... 159 22.2.5. IV-díj befizetési igazolás ( IV Befizetés )... 160 22.2.6. Különeljárási díj... 161 22.2.7. Oklevél... 162 22.2.8. Indexbejegyzések... 163 22.2.9. Általános igazolások... 164 22.2.10. Tárgylista... 165 22.2.11. Banki-lap... 166 22.3. A NYOMTATVÁNY SABLONOK ELKÉSZÍTÉSE... 166 22.3.1. Az igazolásszövegek változtatásának lehetősége... 166 23. VIZSGAALKALMAK KIÍRÁSA... 168 3. oldal
23.1. VIZSGALAP NYOMTATÁSA... 172 24. HALLGATÓ TÖRZSADATLAPJA, TANULMÁNYI LAPJA, PÉNZÜGYEI... 176 24.1. JELSZÓCSERE... 178 24.2. HALLGATÓI TÖRZS ADATLAP... 179 24.2.1. Alap... 179 24.2.2. Címek... 180 24.2.3. Előképzettség... 181 24.2.4. Jogosultságok... 182 24.2.5. Egyebek... 183 24.3. TANULMÁNYI LAP... 184 24.3.1. Adminisztratív képzési adatok... 186 24.3.2. Aktuális félév... 187 24.3.3. Féléves adatok... 190 22.3.4. Hallgató képzésének füzete... 191 24.3.5. Vizsgák... 196 24.3.6. Index... 197 25. ÖSSZEFOGLALÁS... 198 4. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 1. Bevezetés NEPTUN_TÖRZS A NEPTUN_TÖRZS modul a NEPTUN 2000 ETR központi része, a hallgatók tanulmányi adminisztrációját támogatja melynek feladata hogy a hallgatót a felvételétől kezdve az Intézményben eltöltött teljes időszaka alatt az Intézményből történő távozásig vagy a végzettség megszerzéséig nyomon kövesse. Szolgáltatásai a tanulmányi osztályon a hallgató adminisztrációjával kapcsolatos teljes feladatkört lefedi pl. a hallgató felvétele, iratkoztatása, képzéshez rendelése, tantárgyak felvétele, ellenőrzése, státuszok beállítása, hallgatói igazolások kiadása, tanulmányi eredmények rögzítése, átlagszámítás, tanulmányi előmenetel ellenőrzése a követelményrendszer figyelembevételével, szigorlatok, záróvizsgák, végbizonyítvány, oklevél kiadása, hallgató kikerülése a rendszerből diplomával, vagy valamilyen egyéb okból bekövetkező távozással. A NEPTUN_TÖRZS modul kialakításakor az Intézményi struktúra határozza meg a karok, egyes szervezeti egységek, mint például intézetek, tanszékek, osztályok felvételét a rendszerbe az egymás fölé és az alárendeltséget is figyelembe véve. A kezdeti struktúra kialakítása után a későbbiekben bekövetkező szervezeti struktúraváltoztatásokat is tudja követni a NEPTUN 2000 Egységes Tanulmányi Rendszer. A NEPTUN_TÖRZS modul az oktatási struktúrának megfelelően minden képzési formát le tud kezelni a képzési idő és az időszakok figyelembe vételével. Egyes Intézményekben idegen nyelvű képzést is feltételezve, a rendszer fel van készítve a többnyelvű működésre is. A NEPTUN_TÖRZS modul kínálja azt a lehetőséget hogy a NEPTUN 2000 Egységes Tanulmányi Rendszerből a hallgatók, oktatók, tanszéki adminisztrátorok tanulmányi előadók, karok vezetői, intézmény ill. szervezeti egységek vezetői, egyéb speciális (pl. HÖK, kollégiumi) felhasználók az engedélyezett jogosultságuktól függően tájékozódjanak. A NEPTUN_TÖRZS modul célja, hogy felhasználói jogosultságtól függően szolgáltasson adatokat listás vagy statisztikai kiértékelés formában. Adatokat tud szolgáltatni a NEPTUN-on kívüli egyéb rendszerek részére, ehhez azonban intézményenként rögzíteni kell, ki jogosult ezeket a szolgáltatásokat elvégezni az adatvédelmi törvény betartásával. A NEPTUN_TÖRZS modul a többi modul részére alapadatokat szolgáltat. Biztosítja a teljes hallgatói adminisztrációt beiratkozástól a teljes oktatási folyamaton végighaladva egészen a távozásig, megadja az oktatásszervezési kereteket az intézményi struktúra alapján, szolgáltatja a képzésekhez tartozó mintatanterveket, azok tárgyait, és egymásra épülését. Használja a teljes ORACLE adatbázist és az abban tárolt adatokat A továbbiakban az egyes funkciókat foglaljuk össze, melyet a NEPTUN_TÖRZS modulban meg lehet megvalósítani. 5. oldal
#+$K NEPTUN_TORZS 2. Belépés a rendszerbe NEPTUN_TÖRZS 2.1. ábra Belépő főoldal Belépés a NEPTUN_TÖRZS modulba a 2.1. ábrán látható főoldalon keresztül történik. Ehhez szükség van az azonosító és a jelszó megadására. Az azonosítót (NEPTUN kódot) kis- és nagybetűvel is beírhatjuk, a jelszó megadásánál viszont ügyelni kell arra, hogy pontosan úgy írjuk be, ahogyan azt korábban megadtuk. Ügyeljünk rá, hogy ha valamilyen Windows fut a gépen, akkor a megfelelő karakterkészlet legyen kiválasztva! A NEPTUN azonosítónk és a jelszó begépelése után Entert ütünk, megjelennek azok a szerepkörök, melyeket a NEPTUN használatakor felvehetünk. A szerepkörök magukba foglalják azokat a jogosultságokat, melyekkel a felhasználó rendelkezik a rendszer adattábláinak olvasására, illetve írására vonatkozóan. Csak a NEPTUN-beli jogosultságunknak megfelelően enged belépni a rendszer. (Amennyiben több jogosultságunk is van, mindig a feladatnak megfelelőt válasszuk ki.) Ez a dokumentáció feltételezi, hogy az egyes fejezetekben bemutatásra került funkciókat esetleg különböző szerepkörökkel is használhatjuk és a megfelelő jogosultságot választottuk ki hozzá, amikor a NEPTUN_TÖRZS modult használjuk. 6. oldal
2.2. ábra Tanulmányi adminisztrátori szerepkörök Ha a NEPTUN_TÖRZS modulba történő belépéshez mindent beírtunk (azonosító és jelszó) és Enter után beállítottuk a választott szerepkört, újból nyomjuk meg az Entert! (2.2. ábra) A 2.2.ábrán az Azonosítóval (NEPTUN-kóddal) és a Jelszóval belépett Egyén részére adminisztrátori feladatok elvégzésére minta szerepköröket állítottunk be: Dékáni adminisztrátori, Kari adminisztrátori, Rendszer adminisztrátori Az ügyintézői funkciókhoz a felsorolt szerepkörök közül kurzorral választhatjuk ki a megfelelőt. Kiválasztás után Enter gombbal lépünk a rendszerbe. A 2.3.ábrán a belépési azonosító és jelszó begépelése és az Enter leütése után az Egyén részére pénzügyi feladatok ellátására megjelenő szerepkörök: GMF(gazdaságis) Banki Kari adminisztrátori Rendszer Adminisztrátori 7. oldal
2.3.ábra. Hallgatói pénzügyekkel kapcsolatos szerepkörök. A hallgatói pénzügyekkel kapcsolatos funkciókhoz a 2.3.ábrán látható felsorolt szerepkörök közül kurzorral választhatjuk ki a megfelelőt. Kiválasztás után Enter gombbal lépünk a rendszerbe. A szerepkörök a NEPTUN-beli jogosultságokhoz kötödnek. Az Egyén részére csak a saját beállított szerepkörei jelennek meg. A rendszer biztonságos használatához általában egyénenként 1-2 jogosultságot adunk, melyet úgy választunk meg, hogy az egyén feladatait el tudja látni. 8. oldal
#+ $k NEPTUN_TORZS 3. Új egyén felvétele NEPTUN_TÖRZS Ha egy Tanulmányi Osztályi (továbbiakban TO) ügyintéző új egyént vesz fel, akkor az új egyén ezentúl hozzá fog tartozni, tehát az ő SAJÁT -jai között fog megjelenni. Egy ügyintéző SAJÁT csoportja azt jelenti, hogy az ügyintéző a továbbiakban ebbe a csoportba tartozó egyéneket tudja adminisztrálni. A Saját hallgatóihoz van írásjoga, adataikat módosíthatja, csak a Saját hallgatóihoz tartozó ügyviteli adminisztrációt végezheti el. Kari felhasználó: Amennyiben intézmény pl. a mérnöki kar (MK) esetén létrehozza a KAR MK nevű felhasználót. Ezek után, ha új egyén vesznek fel az MK karra, akkor a KAR MK nevű felhasználó látja az új egyént a sajátjában és tovább tudja osztani a kari egyéneket a kari adminisztrátornak. E A funkció rendkívül hasznos, ugyanis a felvett egyének megjelennek a fent említett felhasználónál így azok szétosztása egyszerűbbé válik. A NEPTUN_TÖRZS kiindulási lapjáról, az Adminisztrációs lap Egyének füzetéből indulunk ki.:(3.1.ábra) 3.1.ábra. Adminisztrációs főlap, egyének füzet. A Hozzáad gombbal az Új egyén felvétele Adatok ablak jelenik meg:(3.1.ábra) 9. oldal
3.2. ábra Egyén adatainak felvétele, piros mezők kitöltése kötelező. Új egyén felvételekor a program minden új egyénnek generál egy hat karakteres kódot, ami ezentúl az egyén adatbázisbeli azonosítója NEPTUN kódja lesz. Ehhez a név (nőnemű személy esetén leánykori név), anyja neve, születési idő mezők tartalmát veszi alapul. Ezért a felsorolt mezőket (pirossal jelölteket) kötelezően ki kell tölteni. Ezután klikkeljünk a Következő lap gombra. (3.2. ábra). 3.3. ábra Címek A 3.3. ábrán az egyén különböző címeit adhatjuk meg (állandó, ideiglenes lakcímeket és az esetleges munkahelyi adatokat). Az irányítószám beírása urán a helységnév és megye automatikusan kitöltődik. A Következő lap gombbal léphetünk tovább. 10. oldal
3.4. ábra Jogosultságok A 3.4.ábrán látható Jogosultságok lapon határozhatjuk meg az egyén szerepkörét, és egyben a rendszeren belüli hozzáférési jogait. (Egy egyénnek több szerepköre is lehet, ekkor mindegyik szerepkörhöz tartozó hozzáférési joga érvényesülni fog a továbbiakban). A jogosultságok megadása a négyzetbe tett pipával történik. Maximálisan egy egyénnek 6 db jogosultságot adhatunk. Itt vihetjük be a hallgató diákkártya kódját is. Gyakran van szükség egy egyént Karhoz ill. másik Karhoz rendelni. Itt lehetséges a legördülő listából a megfelelő Kar kiválasztása, amihez az egyén a későbbiekben tartozni fog. Itt rendelhetjük telephelyhez is az adott egyént. A Bezár gombbal érvényesítjük az új egyén létrehozását a NEPTUN_TÖRZS modulban Hallgatót a tanulmányi osztályi ügyintéző /dékáni ügyintéző hozhat létre, tanulmányi osztályi. ügyintézőt, oktatót, tanszéki adminisztrátort pedig a Kari adminisztrátor. Kari adminisztrátort és Rendszer adminisztrátort létrehozhat a SU (a rendszer főadminisztrátora a szuperadminisztrátor). Minden létrehozott egyén fölfelé tovább öröklődik a SU Saját -jába. Az Egyének között ezután ellenőrizhetjük az új egyén létezését (3.5. ábra). 11. oldal
3.5. ábra Egyének listája kóddal, jogosultsággal Az egyén nevét a Saját mező melletti baloldali üres gyorskereső ablakban kezdjük beírni, de előtte a lap felső részén található Név mezőt sárgára állítjuk (ráklikkeléssel). A keresés eredményeként az új egyén NEPTUN kódját és nevét a kurzor kijelöli (kékkel megjelölt sor). Ezután az egyén globális törzsadatait a jobboldalon álló Bővebb gomb megnyomásával ellenőrizhetjük és a hiányzó adatokat pótolhatjuk. Az új egyén NEPTUN kódja a 6 karakteres alfanumerikus kód lesz. Az egyének rendszerbe történő belépésekor az azonosító a NEPTUN-kód, a jelszó pedig a születési év utolsó két karaktere, a hónap és a nap (pl. 1978.02.15 születési dátum esetén a NEPTUN-ba belépési jelszó 780215) Célszerű az Egyének, a NEPTUN felhasználók figyelmét felhívni arra, hogy a jelszavukat az első belépés után változtassák meg. 12. oldal
3.1 Beiratkozás A 3.6.-os ábrán (a hallgató tanulmányi lapján) kattintsunk a Beiratkozás gombra. A gomb megjelenítése letiltható ha a Neptun_admin programban a HALLGBEIRATKOZAS adatbázis paraméter értékét 'N'-re állítjuk. A gomb megnyomásával a hallgatónak lehetősége van arra, hogy a neptunban rögzítse a beiratkozási szándékát, illetve ha a személyi adatai megváltoztak (állandó lakcím, ideiglenes lakcím, munkahely adatok, értesítési cím, TAJ szám, adóazonosító jel, bankszámlaszám, személyi igazolvány szám) az új adatokat rögzíthesse. 3.6. ábra. Tanulmányok lap 3.7. ábra. Beiratkozás adatlap Az adatok kitöltése után a beiratkozás gombra kell kattintani. A program az adatok bevitele előtt rákérdez, hogy az egyén biztos-e beiratkozási szándékában, amennyiben igen az OK 13. oldal
gombra kell kattintani. Amennyiben a hallgató már beiratkozott a következő figyelmeztetés jelenik meg: Fontos, hogy ez nem hibaüzenet! 3.8. A hallgatónak már van beiratkozási kérelme 14. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 4. Új képzés létrehozása NEPTUN_TÖRZS Új képzést a Rendszer adminisztrátor hozhat létre. Ehhez az adminisztrációs füzet 'Képzések' fülére kell lépnünk (4.1. ábra). Itt az adott Intézmény, ill. több karból álló Intézmény esetén a kiválasztott Kar képzései jelennek meg. (Kart a rendszerbe való belépéskor választhatjuk ki.) A jobb oldalon elhelyezkedő gombok közül a Bővebb gombbal léphetünk be egy meglévő képzésbe, a Töröl gombbal szüntethetünk meg egy képzést, vagy ha elrontottunk valamit. Ha viszont valami már hivatkozik a képzésre, abban az esetben nem lehet törölni a képzést, hibajelzést ad a rendszer. A Hozzáad gombbal hozhatunk létre új képzést. 4.1. ábra Kari képzések Nyomjuk meg a 'Hozzáad' gombot, a 4.2.a ábrán látható Adatok ablak jelenik meg. 15. oldal
4.2. ábra Új képzés létrehozása Töltsük ki a megfelelő adatokat, a képzés Adatok fülén. Ezek az adatok a képzés nevéből, kódjából, rövid nevéből, továbbá a félévek számából és az aktuális félévből állnak. A félévek száma azt jelenti, hogy hány félévből áll a képzés, az aktuális félév pedig azt, hogy ténylegesen melyik félév van folyamatban, azaz melyik félév aktív. Be kell állítanunk a képzés típusát, és többi jellemzőjét, amiben a legördülő menük vannak segítségünkre. A képzés egyéb adatai: nappali esti vagy levelező a képzés, vagy kredites ill. normál képzésről van szó itt lehet beállítani Az adatok kitöltése után zárjuk be a képzés füzetet. Ezzel az új képzést létrehoztuk. A képzésre ezután a kódjával, vagy a nevével lehet hivatkozni. Visszatérve a képzés listába, most már létezik a képzés kódja és neve. A Bővebb gombbal belépve érdemes bevinni a képzés rövid leírását, valamint megadni a képzéshez tartozó információk URL elérési címét is. Az Egyéb fülre kattintva megadhatjuk a képzéshez tartozó IV adatokat (4.3. ábra.). Egy képzéshez tetszőleges mennyiségű, típusú bármikor változtatható IV adatokat vihetünk fel. A már bevitt adatokat a Módosít gombbal lehet változtatni, amennyiben újat kívánunk felvinni a rendszerbe, a Hozzáad gombra kell kattintani és megjelenik az Új IV felvétele ablak (4.3.a. ábra). Itt megadhatjuk az IV pénzügyi státuszát (költségtérítéses, másoddiplomás, normál...), típusát és összegét. A Hallgatók fület választva tekinthetjük meg a képzésre jelentkezett hallgatókat, illetve hallgatókat rendelhetünk a képzéshez (lásd. 50.-ik oldal). 4.3 ábra Képzés egyéb adatai, IV beállítások 4.3.a ábra Új IV felvétele 16. oldal
4.1 Képzés mérföldkövei Válasszuk ki a Mérföldkövek fület: 4.4. ábra. Képzés mérföldköve A fent látható ábrán a Bővebb gombra kattintva tekinthetjük meg a már létrehozott mérföldöveket. A Hozzáad gombbal pedig létrehozhatunk újakat. 4.5. ábra. Mérföldkő leírása A formon szerepel a mérföldkő leírása, feltétele, melyik félévre vonatkozik és a hallgatók listáját (a Hallgatók fület választva). A Feltétel szerkesztése gomb megnyitja a metanyelv 17. oldal
szerkesztőt, melyről bővebb leírást találhatunk a NEPTUN_FDL_META dokumentumban. A Hallgatók fül kiválasztására a következő form jelenik meg: 4.5. ábra. Hallgatók listája A Bővebb gomb szolgál a hallgatói adatok megjelenítésére. A Nyomtat gombbal kinyomtathatjuk a hallgatók listáját, továbbá lehetőség nyílik a lista fájlba való exportálására. A formon további két gomb található: - Feltételt nem teljesítő hallgatók elhagyása : A program kiveszi a listából azon hallgatókat, akik nem felelnek meg a mérföldkőben lefektetett feltételeknek. - Feltételt teljesítők elhagyása : A program kiveszi a listából azon hallgatókat, akik teljesítették a mérföldkőben meghatározott feltételeket. Ezen funkcióval könnyedén nyomtathatunk listákat a fent leírt hallgatókról. 18. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 5. Új tanszék felvétele NEPTUN_TÖRZS 5.1. ábra Az Intézmény Tanszékei Egy új tanszék felvételéhez Rendszer adminisztrátornak van joga. Lépjünk az adminisztrációs füzet Tanszékek fülére (5.1. ábra). A tanszéki listában az Intézmény összes tanszéke jön le. A tanszékeket azonban karhoz tartozóan vesszük fel, attól függően melyik karba léptünk be, az újonnan felvett szervezeti egység ahhoz a karhoz fog tartozni. Néhány Intézményben szükség van arra, hogy egy Intézményben egy konkrét karhoz tartozóan a kari felhasználók esetleg más kar tanszékeit is lássák, mivel a gyakorlat az, hogy néhány tanszék több karon is oktat. Ez az Intézmény szervezeti felépítésétől függ. Az új Integrálódó Intézményeknél, ahol a karok esetleg más-más telephelyen helyezkednek el, és a tanszékek más karhoz nem oktatnak be, csak a saját karukat szolgálják ki, ott meg kell oldani, hogy más kari tanszékek ne jöjjenek le a tanszéki listában. Ezért a 'Szerkesztés' gomb alatt érdemes alapban a kari tanszékeket lehozni.(lásd FDL dokumentáció) Új tanszék, szervezeti egység felvételéhez nyomjuk meg a 'Hozzáad' gombot. Az 5.2.ábrán látható formon értelemszerűen kell kitölteni a tanszéki adatokat. A tanszék adminisztrációjának helyét a terem programba kell először új teremként felvenni, és azután teremlistából választással töltjük be a formra. 19. oldal
5.2. ábra Új tanszék létrehozása A tanszék füzete jelenik meg (5.2. ábra), itt a Leírás fület választva töltsük ki a megfelelő adatokat. Az új tanszék elhelyezéséhez klikkeljünk a 'Terem' gombra (5.3. ábra). 5.3. ábra Terem kiválasztása A megjelenő ablakban válasszuk ki a tanszéki adminisztráció helyét. Ha minden alapadatot bevittünk (cím, telefon, fax), meg kell nyomnunk a Mentés gombot, ekkor tekinthető felvettnek a tanszék, az adatok beíródnak az adatbázisba. A többi adat kitöltése a tanszéki füzet többi lapján csak ezután lehetséges. 20. oldal
#+$k #$ k+ NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 6. Tanszéki tárgyak felvétele, képzéshez rendelése, törlése 6.1. Új tárgy létrehozása Új tárgy létrehozása a tanszéki adminisztrátor feladata. Ő a saját tanszékének a füzetét látja belépés után. Rajta kívül a Kari adminisztrátor is vehet fel új tárgyat. Neki a NEPTUN_TÖRZS adminisztrációs füzetben célszerű a Tanszékek fület választania, és ott belépni a megfelelő tanszék füzetébe (6.1.ábra, 6.2. ábra): 6.1. ábra Tanszék kiválasztása A 6.1.ábra Adminisztráció lap Tanszékek fül alatt a Tanszéki listából kiválasztjuk azt a tanszéket, amelyikhez az új tárgy tartozni fog, majd belépünk 'Bővebb' gomb segítségével. Ekkor az adott tanszék füzetébe jutunk. Első lapja Leírás a tanszék adatait tartalmazza. 21. oldal
6.2. ábra Tanszék leírása Innét a Kari adminisztrátornak és a tanszéki adminisztrátornak azonos a teendője. A Leírás fülről váltsunk át a Tárgyak fülre (6.3. ábra). 6.3. ábra Tanszék aktív tárgyai Itt a tanszék által oktatott tárgyak közül azokat láthatjuk, amelyek aktívak. Az 'Összes tárgy' gomb megnyomásával eljutunk a Tárgy archívumba (6.4.a.ábra). A tárgy archívumban találhatók a tanszék aktív tárgyai, a tanszék által tartott régi tárgyak, és az új tárgyak, valamint a tárgycsoportok. Ha a (6.4.a.ábrán) látható 'Új tárgy' gombot megnyomjuk, a (6.4.b ábra ) ablaka fog megjelenni: 22. oldal
6.4.a ábra Tárgy archívum 6.4.b ábra Új tárgy létrehozása Töltsük ki az új tárgy adatait, majd mentsük el a 'Mentés' gomb megnyomásával. A tárgy nevét és rövid nevét az Intézmény határozza meg, a szint jelenti melyik félévtől lehet ezt a tárgyat felvenni, meg kell adni a tárgy követelményeit egy legördülő listából választva, a tárgy angol illetve német nevét is meg lehet adni az alapadatoknál, ami szerepelni fog az egyének féléves adatainál is. Heti elmélet, labor, gyakorlati óraszámokat nappali hallgatóknál szoktuk megadni, míg levelező hallgatóknál itt a félévi óraszám írandó be. A leírás fülre kattintva (6.4.c ábra) megadhatjuk a tárgy leírását a módosítás gombra kattintás után. Miután bevittük az adatokat a mentés gombbal véglegesíthetjük azokat. A tárgy előkövetelményeit a szerkesztés gombra kattintva adhatjuk meg a metanyelv szerkesztővel (Lásd Meta dokumentáció). A tárgyat akkor tekinthetjük felvettnek, ha megadjuk a NEPTUN rendszerbeli tárgykódot is. A tárgyakat 11 karakteres kóddal jellemezzük, néhány Intézmény a tárgykód kiosztását speciális Egyénre bízza, a NEPTUN-ba csak Rendszer adminisztrátori jogkörrel lehet a kódot beírni. Láthatjuk, hogy a Mentés gomb megnyomása után a tárgy listában megjelenik az Új tárgy is, foglalkozhatunk a tárgy képzéshez rendelésével is. Ezt az 'Aktívvá tesz' gomb alatt tehetjük meg. A tárgylistában ellenőrizhetjük, hogy a tárgyat sikeresen vettük-e fel. 6.4.c ábra Tárgyleírás 23. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 6.2. Új tárgycsoport létrehozása NEPTUN_TÖRZS A Tárgy archívumban (6.4.a ábra) nyomjuk meg az Új csoport gombot. Megjelenik az új tárgycsoport füzete (6.5. ábra). Itt az adatok lapon (6.5.a ábra) a tárgycsoport alapadatait kérő lapot láthatjuk, melyek megegyeznek a tárgy alapadatait kérő form adataival, kivétel a Csoport-e mező, ami ilyenkor Igen. A tárgycsoportnak ugyancsak kódja van, amely javasoltan 11 karakter hosszú. 6.5.a ábra Új tárgycsoport létrehozása 6.5.b ábra Tárgyak felvétele A tárgycsoport neve, rövidneve jellemző módon választható meg, például adott képzés adott félévi választható tárgyai, vagy valamely szakirány kötelező tárgycsoportja egy adott félévre, stb. A Tárgyak lapon (6.5.b.ábra) az Intézmény tárgyai közül a Hozzáad gombbal adhatunk tárgyakat az új tárgycsoporthoz. A Hozzáad gomb megnyomására a 6.6. ábrán látható ablak jelenik meg, ahol a nyilakkal lehet a tárgyakat a tárgycsoporthoz hozzárendelni ill. elvenni onnan. 6.6. ábra Tárgy hozzárendelése a tárgycsoporthoz 24. oldal
A Szerkesztés melletti baloldali üres mezőbe a tárgykódokat beírva kurzorral kijelölődik a keresett tárgy, amit a piros nyíllal már áttehetünk a jobb oldalra a tárgycsoport tárgyai közé. A gyorskereső mellett használhatjuk szűkítésre a Szerkesztés gombot is. (Lásd FDL dokumentáció) A Bővebb gombbal léphetünk be a tárgycsoport egy kurzorral kijelölt tárgyának füzetébe, a Töröl gombbal pedig törölhetünk a tárgycsoporthoz tartozó tárgyak közül. 25. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 6.3. Tárgy képzéshez rendelése NEPTUN_TÖRZS Az új tárgy adatait már beírtuk ugyan, de a tárgy még nem szerepel egyik képzésen sem. Ehhez a tárgyat aktívvá kell tenni, azaz hozzá kell rendelni egy képzéshez. Egy tárgy több képzésen is szerepelhet. A Tárgy archívumon belül csak a Rendszer adminisztrátor teheti meg a tárgyak képzésekhez rendelését. Kredites képzés esetén ugyanaz a tárgy más-más kreditponttal is szerepelhet más-más képzésen. Ilyenkor a tárgyhoz rendelt alapértelmezett kreditpontot először itt á kell írni, és utána rendeljük a képzéshez. A Tárgy archívum ablakon a tárgylistából kurzorral kijelölhetjük azt a tárgyat, melyet képzéshez kívánunk rendelni.(6.4.a-ábra listáján) A kijelölt tárgyat kiválasztva nyomjuk meg az 'Aktívvá tesz' gombot, ezután a következő ablak jelenik meg (6.7.ábra) 6.7. ábra A tárgy képzéshez rendelése A 6.7.ábrán a bal oldali képzéslistában kiválasszuk azt a képzést, melyen a tárgy aktív, kiválasszuk egy középen legördülő menüből, hogy melyik félévre vehető fel a tárgy (Őszi, tavaszi vagy mindkettő) és utána a jobbra mutató nyíllal a képzést áttesszük a jobboldali ablakba. Így kijelöltük, hogy a tárgy melyik képzéshez tartozik, és milyen kreditponttal. Ezzel hozzárendeltük a tárgyat az intézmény valamelyik képzéséhez. A jobb oldalon minden tárgy esetében azok a képzések állnak, amelyekhez a tárgy tartozik. A középen található jobbra ill. balra mutató nyíllal rendelhetjük hozzá a képzéshez a tárgyat, ill. szüntethetjük meg a képzés - tárgy viszonyt. A tárgyat a képzés füzetből is hozzárendelhetjük egy képzéshez, ezt a Kari adminisztrátor is megteheti. Az Adminisztráció füzetben a képzések lapon jelöljük ki azt a képzést, amelyikhez a tárgyat akarjuk rendelni (6.8. ábra). 26. oldal
6.8. ábra Tárgy képzéshez rendelése 6.9. ábra Képzés tárgyai Lépjünk be ebbe a képzésbe a 'Bővebb' gombbal és itt válasszuk ki a Tárgyak fület. (6.9. ábra). A 6.9.ábrán látható 'Hozzáad' gomb megnyomásával megkapjuk a képzéshez hozzáadható tárgyak listáját. (6.10. ábra). 27. oldal
6.10. ábra Képzéshez rendelés A gyorskeresővel kiválasszuk a tárgyakat, kipipáljuk azokat, majd a félév megjelöléssel, hozzáadjuk a képzés tárgyai közé. Ha a tárgy valamilyen adatában bizonytalanok volnánk, akkor a Bővebb gombbal tudunk utána nézni. A funkció végzése közben pipáljuk ki azt a tárgyat - lehet többet is-, amelyeket hozzá akarjuk rendelni a képzéshez, állítsuk be azt a félévet melyen meg akarjuk hirdetni a tárgyat, majd nyomjuk meg a 'Hozzáadás a képzéshez' gombot. Így hozzáadtuk a tárgyat a képzéshez. A képzés tárgyai közül a Töröl gomb használatával tudunk. tárgyakat levenni a képzésről. 28. oldal
#k+$ NEPTUN_TORZS 6.4. A tárgy törlése a NEPTUN-ból. NEPTUN_TÖRZS A tárgyat törölhetjük is. Ehhez lépjünk be a 'Tantárgyak' füzetbe. Válasszuk ki a törölni kívánt tárgyat, és nyomjuk meg a 'Töröl' gombot. A program megkérdezi, valóban törölni akarjuk-e a tárgyat. Biztosan töröljük ezt? üzenet megjelenése után ha a válasz Igen, akkor a tárgyat töröljük. 6.11. ábra Tárgy törlése Fontos: Ha a tárgyra valami hivatkozik, pl. képzéshez van rendelve, hallgatók vették fel stb., a rendszer nem engedi törölni. 29. oldal
#k+$ NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 6.5 Új publikáció felvitele, konzulensek A 6.3.-as ábrán látható formon a Publikációk fület kiválasztva a következő képet kapjuk: 6.12. ábra Alapadatok A program az intézmény, kar és tankszék elnevezését megadja, a felhasználó megadhatja egy legördülő menü segítségével a publikáció típusát. A többi adatot manuálisan kell a megfelelő mezőkbe bevinni. A Szerzők fület választva kiválaszthatjuk a publikáció szerzőit. A Konzulensek fület választva konzulenseket választhatunk, illetve új külsős konzulenseket vihetünk be a rendszerbe a Külső konzulens gombra kattintva (6.13. ábra.), majd megadhatjuk a konzulens nevét, munkahelyét, beosztását, címét és a Mentés gombra kattintva elmenthetjük az adatokat. 6.13. ábra Konzulensek kiválasztása 6.14. ábra Külső konzuilens felvétele Válasszuk a Leírás fület, ahol a publikáció kulcsszavait és rövid leírását megadhatjuk, amit a,mentés gombbal véglegesíthetünk. Végül a példányok fület választva megadhatjuk a publikáció azonosítóját, raktári jelzetét és leírását. 30. oldal
31. oldal
#+$ k NEPTUN_TORZS 7. Jegyzetek bevitele NEPTUN_TÖRZS Új jegyzetek bevitele a Kari adminisztrátor hatásköre. Válasszuk az Adminisztráció lap 'Jegyzetek' fülét (7.1. ábra). Ezen a lapon jegyzeteket lehet felvenni a Hozzáad gomb segítségével, jegyzeteket lehet listából törölni a Töröl gombbal. A jegyzetekről további információkat kaphatunk a Bővebb gomb segítségével. A lista szűkítése a Szerkesztés gomb alatt található FDL szűkítéssel lehetséges (FDL dokumentáció.) 7.1. ábra Jegyzetek A 7.1.ábrán láthatjuk az Intézmény által használt jegyzetek listáját. Itt nyomjuk meg a 'Hozzáad' gombot. A 7.2. ábrán látható Jegyzetek adatai lap jelenik meg. A jegyzetek besorolásához: Intézmény, Kar, Kód megadása szükséges, Megadhatók a legfontosabb alapadatok: cím, szerzők, kiadó, nyelv Évszám, oldalszám jelzet Ezen adatok alapján lehet a megjelent jegyzeteket tárgyhoz rendelni, és a tárgy hallgatóinak létszáma alapján meg lehet becsülni a félévente szükséges jegyzetek számát, ami a jegyzetrendelést alátámassza. 32. oldal
7.2. ábra Jegyzet létrehozása A 7.2.ábrán látható jegyzetadatok a kitöltés után az adatbázisban tárolódnak. Így bármely jegyzetet a későbbiekben kiválasztva, és a Bővebb gombot megnyomva, a kiválasztott jegyzet adataihoz jutunk. A 'Bezár' gombbal fejezzük be a műveletet. 33. oldal
7.1. Jegyzet kurzushoz rendelése NEPTUN_TORZS A fő formon válasszuk ki a Képzések fület, majd kattintsunk a Bővebb gombra. Miután megjelennek a tárgy adatai válasszuk ki a Kurzusok fület. 7.3. ábra Tárgy kurzusai Válasszuk ki a kurzust, amelyikhez a jegyzeteket szeretnénk rendelni és kattintsunk a Bővebb gombra: 7.4. ábra. Kurzus jegyzetei 34. oldal
Mint láthatjuk az ábrán, a fenti kurzushoz még nincsenek jegyzetek rendelve. A Hozzáad gombra kattintva tudunk a kurzushoz egy listából jegyzeteket rendelni: 7.5. ábra. Jegyzet hozzárendelése a kurzushoz A fenti ábra bal oldalán találhatjuk a rendszerbe felvitt jegyzeteket. A Bővebb gomb segítségével bővebb információkat kaphatunk a jegyzetekről. Érdemes megfelelő szűréssel szűkíteni a keretet, hogy könnyebben megtaláljuk az általunk keresendő jegyzeteket. A keresett jegyzet kiválasztása után, kattintsunk a gombra, amivel hozzárendelhetjük a kiválasztott jegyzetet a kurzushoz. A gombbal visszahelyezhetjük, azaz megszüntethetjük a kiválasztott jegyzet hozzárendelését.. A Bezár gombra kattintva véglegesíthetjük a változtatásokat. 35. oldal
#+$k #+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 8. Intézmény; Karok, Telephelyek felvétele A NEPTUN_TÖRZS egy Intézmény adatait kezeli, Intézményenként jelöljük meg az Intézmény telephelyeit, Karait, szervezeti egységeit. 8.1. Intézmény A NEPTUN_TÖRZS-be lépve. Először az Intézményi lapot látjuk. Itt lehet felvinni mindazokat a telephelyeket, melyek az Intézményhez tartoznak. Az Intézménnyel kapcsolatos információk a 'Leírás' gomb megnyomásával vihetők be a rendszerbe.(8.2.ábra.).ez alatt az Intézmény paraméterei adhatók meg. 8.1. ábra A rendszerben szereplő Intézmény neve Az Intézményről megadhatjuk annak kódját, megnevezését, címét, telefonszámát, és az Intézményi Információk helyét meghatározó URL címet és egyéb karspecifikus adatokat.(8.3.ábra). A számlacím beállítása esetén ez lesz az alapértelmezett cím számlaadás esetén. 8.2. ábra Intézmény adatai leírása 36. oldal
37. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 8.2. Telephelyek NEPTUN_TÖRZS Az Intézmény telephelyeit a 'Telephelyek ' gomb megnyomása után megjelenő Formon vihetjük be. A telephely Megnevezése, és címe megadása után betehetjük azt az adatbázisba. Az OK gomb nyugtázásával a Telephely a listában megjelenik. A telephelyeket egyesével is végignézhetjük, a listában előre, hátra mozoghatunk, telephelyet felvehetünk és törölhetünk is a felső sorban megjelenő gombsor segítségével (balról jobbra: első elemre ugrás, előző elemre ugrás, következő elemre ugrás, utolsó elemre ugrás, új telephely felvitele, telephely törlése, telephely módosítása, módosítások elmentése, módosítások visszavonása). 8.3. ábra Intézmény telephelyei 38. oldal
8.2.1 Telephely karhoz rendelése Két lehetőség van. A már meglévő telephelyek közül választunk vagy újat hozunk létre. Először az első eset kerül ismertetésre. Válasszuk ki a Karhoz rendelt telephelyek fület: 8.4. ábra. Karhoz rendelt telephelyek A fenti ábrán láthatjuk, hogy még nem történt meg a telephely karhoz rendelése. Ezt a Hozzáad gombbal tehetjük meg: 8.5. ábra. Választható telephelyek listája 39. oldal
Válasszuk ki a telephelyet, melyet a karhoz szeretnénk rendelni majd kattintsunk a Kiválaszt gombra és ezzel a hozzárendelés megtörtént. 8.6. ábra. Karhoz rendelés megtörtént Mint látható a hozzárendelés megtörtént. 40. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 8.3. Karok felvétele NEPTUN_TÖRZS Az Intézmények gyakran Karokra tagozódnak, Karok jöhetnek létre, Karok törölhetők, stb. Az utóbbi évek integrálódása kapcsán jelentős változás történt egyes Intézmények felépítésében. A NEPTUN ezt a szervezeti változást is követni tudja, ezért létrehoztuk a Karok Füzetet, melyen a Kari listához további Karokat lehet hozzáadni a 'Hozzáad' gombbal, lehet Kart törölni a 'Töröl' gombbal, ki lehet jutni a Kari leíráshoz az URL címen keresztül. Az URL címet a Kari adatlapon lehet bevinni a rendszerbe. A 8.6. ábrán az 'Adminisztrációs' főlapon a 'Kar' gombot kell megnyomni hogy az aktuális kar adatait megkapjuk. Válasszunk ki egy Kart, a 'belépés' gombbal lépjünk be a rendszerbe. 8.4. ábra Az Intézmény Karainak listája Az 'Adminisztráció' főlapon a Karhoz rendelt telephelyek alsó fül aktívvá tételével a korábban felvett telephelyeket megjelölve hozzáadhatjuk azokat a Karokhoz is. A 'Hozzáad ' gombbal, majd a kiválasztott telephelye megjelölésével az OK nyugtázással kapjuk meg a Kari telephelyek listáját. 41. oldal
8.5 ábra Karhoz hozzárendeljük a telephelyeket A kiválasztott Kar lapjára belépve a 'kapjuk a következő adatlapot:. 8.6 ábra Kar adatai 42. oldal
#+$k #+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 9. Egyének kijelölése, szűrése Belépés után az 'Adminisztráció' főlapra kerülünk (a Rendszer adminisztrátornak előbb ki kell választania a megfelelő kart is). 9.1. ábra Egyének A rendszert használó ügyintézőhöz tartozó Egyének névsora jelenik meg az 'Egyének' fül alatt. A megjelenő egyének neveit tartalmazó lista a SAJÁT menüpont alatt találhatók, és alul az Egyének fül az aktív. Ez látható a 9.1.ábrán: Egyének kezelésének fontos művelete a kijelölés. Sok műveletnél a rendszer csak a kijelölt egyénekkel foglalkozik, azokra érti az elvégzett változtatásokat (pl. beiratkozás, pénzügyi műveletek, jegybeírás, tárgyfelvétel). A kijelöltek közül listázza ki az adott képzés füzetben a kiválasztott egyéneket a program, ezeknek a hallgatóknak a részére különböző műveleteket tudunk akár csoportosan is elvégezni. Ezért használatkor tudnunk kell, kik vannak kijelölve. Ezt úgy nézhetjük meg, hogy az egyének füzetben alul a SAJÁT fülről átváltunk KIJELÖLT állásba. 9.1. Egyének kijelölése A kijelölés a 9.1.ábra jobb oldalt található 'Kiválaszt' gombbal történik. Ha az egyének kódja előtt lévő kockák közül egyet sem pipálunk ki, akkor a listában szereplő összes egyént kiválasztja, de erre először rákérdez a program, hogy tényleg betegye-e a kiválasztottak közé. A kiválasztás történhet egyesével, a kockákba tett pipálással is, majd a Kiválaszt gombra kattintással. A névsor alatt egy legördíthető menün átállíthatjuk a 'Saját'-ot a 'Kijelölt'-re, és így megnézhetjük, kik kerültek be a Kijelölt listába. 43. oldal
A hallgatói lista alatt a 'Kijelölt' állásban a továbbiakban csoportos műveletek esetén csak a listában szereplő, korábban kiválasztott egyénekre vonatkoznak a változtatások. FONTOS: 9.2. ábra Saját / Kijelölt - akiket kijelöltünk mindig hozzáadódnak a korábban kijelöltekhez - belépéskor már lehetnek kijelölve Egyének, vagyis kilépéskor nem ürül automatikusan a 'Kijelölt' nevű tároló - kiüríteni 'Kijelölt' állásban a Kivesz gombbal lehet Kijelölhetünk tetszőleges egyéneket is a 'Saját'-ból. Ennek egyik módja az, hogy a kijelölendő egyének kódja előtt lévő kockát kipipáljuk, majd ekkor nyomjuk meg a Kiválaszt gombot. Nagyobb névsor esetén érdemes használni a gyorskeresőt. Egyén kijelölése egyenként: A gyorskereső az Egyén kódjára, nevére, típusára tud rákeresni, attól függően, melyikre klikkelünk rá a fejlécben. A kiválasztott keresési jellemző sárgán világít. A keresési jellemző kijelölése után a bal alsó sarokban lévő ablakba írjuk a kikeresni kívánt Egyén megfelelő jellemzőjét. Ha megvan, pipáljuk, majd Kiválaszt gombbal áttesszük a Kijelölt csoportba. Csoport kijelölése: Tehát ha egy csoportot akarunk kijelölni, hogy a modulon belül máshol a csoportra vonatkozó műveleteket tudjunk végezni: Először a Kijelölt listából minden egyént kiveszünk, nullázzuk a listát. A Kivesz gombbal első teendőnk Kijelölt állásban kiüríteni a kijelölt gyűjtőt. A Kijelölt gomb mellett a Minden kijelzés esetén. nyomjuk meg a Kivesz gombot. A Saját nevű gyűjtőbe visszatérve vagy egyénenként pipáljuk ki a kijelölteket, vagy a Szerkesztés gomb mellett egy kiválasztható szűkítést állítunk be, vagy a Szerkesztés alatt magunknak készítünk egy új szűkítési feltételt. A 'Saját' csoport alatt egy adott szempont szerint összeállított listát kapunk. A Kiválaszt gombbal és a Kijelölt gyűjtőbe való visszatéréssel megkapjuk a kijelölt egyének listáját. 44. oldal
45. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS 9.2. Szűrés NEPTUN_TÖRZS A kijelölés harmadik módja, a Szűrés (FDL segítségével). A hallgatói lista szűkítése előre elkészített szűréssel történhet, melyet egy legördülő listából választhatunk ki, amely közvetlenül a Szerkesztés gomb mellett található meg. Ezeket a szűréseket egyénre szabottan készíthetjük el, azokat a listákat szolgáltatja, melyet az ügyintéző nap-mint nap használ. A szűrés elkészítésében először a TO adminisztrátorokat tanítjuk meg a listák kialakítására. Segítségükre lehet Kari ill. Rendszer adminisztrátor is bonyolultabb listák elkészítésére. Ha nem áll rendelkezésre megfelelő szűrés, akkor a legördülő menü mellett a szűrés Szerkesztés gombot kell megnyomni, és saját magunk is el tudunk készíteni számunkra megfelelő szűrést. (FDL szűrések, lásd külön dokumentációban. ). Az elkészített szűrés menüből választhatóan is kialakítható. 9.3. ábra FDL szűrések A Rendszergazda, vagy Kari adminisztrátor több felhasználónak is készíthet azonos szűrést, sőt paraméteres kialakításút is, ezeket egyénre szabva külön-külön mindenki az aktuális adatbázison futtathatja. Szűrés értelmezése: a Saját listát szűkíthetjük különböző feltételek alapján. Csak azokat az Egyéneket listázzuk ki a főablakban, akiket a Saját melletti jobboldali legördülő menüben megjelöltünk, és megfelelnek a kiválasztott Szűrés feltételeinek. A legördülő Szűrés típusokat magunk is beállíthatjuk ill. szerkeszthetjük. A Szűrés szerkesztéshez a Szűrés menü melletti (színes) gombot megnyomva jutunk el. 46. oldal
A 9.4.ábrán látható ablak jelenik meg amikor a szűréseket meg akarjuk nevezni, és szerkeszteni akarjuk. 9.4. ábra Szűréseket nyilvántartó lap. A lap közepén lévő nyilakkal állíthatjuk be mely szűrések legyenek benne a legördülő listában. A baloldalon meglévő szűrések különböző listák elkészítésére alkalmasak, melyek különböző feltételnek tesznek eleget. Ha ezeket gyakran használjuk, akkor a baloldalról a jobb oldali ablakba helyezzük át. Törölni a jobb oldalról úgy tudjuk, hogy kijelöljük azt, majd a kukába helyezzük át. Ha egy szűrést kitüntetünk, vagyis alapban mindig egy megadott feltétel szerint jelenítjük meg az Egyének listáját, akkor azt az Alapba tegyük át. Kurzorral kiválasztjuk a jobb oldalról a kijelölt szűrést és utána az Alap középen látható gombra kattintunk. Már létrehozott szűréseket az Export fájlba gombbal menthetjük el és a más által létrehozott szűréseket az Import fájlból gombbal lehet a rendszerbe betölteni. Ha a listákban nem találunk olyan szűrést, melyre szükségünk lenne, akkor a meglévő szűrések mellé újakat is szerkeszthetünk. Ezt a folyamatot a következő példán keresztül mutatjuk be. Feladat, Mérnök Kar aktív hallgatóit listáztassuk ki A Szerkesztés úgy történik, hogy először a szűrés nevét beírjuk, majd a Szűrés szerkesztése gombot nyomjuk meg.(lásd a 9.4.ábrát.) Ekkor egy palettát kapunk, melyen Egyénhez kapcsolódó adatok típusaiból választhatunk. (9.5.ábra) Először az Egyéni adatokat állíthatjuk be, pl. hogy az Egyén hallgató, amit egy legördülő menüből kapunk. 47. oldal
9.5. ábra Egyén szűrése adott típusú hallgató halmazra 9.6. ábra Egyénhez kapcsolódó táblák Az Egyének lapon alul a Feltételek -ről átváltva a Kapcsolódások -ra az Egyének laphoz kapcsolódó palettaneveket láthatjuk a 9.6.ábra Válasszuk ki Ugrás a kapcsolódásra gombot, miután kijelöltük a Képzési adatok palettanevet, és kattintsunk a gomba. A 9.7.ábrán látható Képzési adatok palettán beállíthatjuk a hallgató jogi státuszát. A jogi státuszt legördülő listából választjuk. Ha más adatra is szűrni szeretnénk pl. az évfolyamra. akkor a mezőbe kattintsunk kétszer, így az évfolyam értékekből a kívánt évfolyamot választva a beillesztés gombbal tesszük meg a mezőbe való beírást. A kívánt érték rögtöni beírása helyett paraméteresen is 48. oldal
beírhatjuk az :évfolyam megnevezést. Az utóbbi előnye, hogy bármikor amikor a paraméter megjelenik, bármelyik adott évfolyamszámot beírhatjuk majd mellé. 9.7. ábra Státusz beállítása Ezután tovább haladunk, újból a 'Kapcsolódások', majd 'Képzések', majd újra 'Kapcsolódások' 'Kar' kiválasztása következik, ahova vagy a Kar kódját írjuk, vagy pedig a Kar kódjának mezőjére két kattintással kiválasszuk a kívánt kódot, és Beszúr utasítással betesszük a paraméter értékét. 9.8. ábra Szűrés feltétel fája A szűrési feltétel megszerkesztése után, sőt gyakran közben is megtekinthetjük a szűrési feltétel fáját, amiről el lehet dönteni, hogy vajon jól szerkesztettük meg a szűrést. Aktivizáljuk a 'Szűrési feltétel fája' fület. Állítsuk be a szűrés feltétel fán az Egyéneket, majd nyomjuk le az 'Ugrás a kiválasztott palettára' gombot. Így visszajutunk az Egyénekhez. Itt ismét váltsunk át a kapcsolódásokra, és most a 'Karok' kapcsolódást jelöljük ki. 'Ugrás a kiválasztott palettára ', majd a következő képet láthatjuk: 49. oldal
9.9. ábra Karokhoz kapcsolódás A 9.9.ábrán látható mezőben dupla klikk a Kar kódjára, és megjelennek a mező lehetséges értékei. Ezek közül válasszuk ki a 'MK ' kódot (a Mérnöki Kar kódja), Beszúr gombbal helyre tesszük azt, majd OK. Gomb következik A Szűrés ezzel készen van, a program rákérdez, hogy elmentse-e. Nyomjunk igent, és megkaptuk az Aktív Mérnöki Karos hallgatók Szűrését. 9.10. ábra MK aktív hallgatók szűrés. A 9.4.ábrán a szűrés OK után a baloldalon helyezkedik el. A jobbra mutató nyíllal áttehetjük az újonnan elkészített szűrést a baloldalról a jobb oldalra. a meglévő szűrések közé, melyek a továbbiakban legördülő menüből is választhatók. Az OK gombot megnyomva visszajutunk az Egyénekhez, és a program kiválogatja az új szűrésnek megfelelő hallgatói listát. Az OK SQL gombra kattintva SQL-ben szerkeszthetjük meg a kívánt szűrést (csak rendszeradminisztrátori és kari adminisztrátor jogkörrel): A kiszűrt hallgatókat a már fent leírt módon ( Kiválaszt, megerősítés után Saját Kijelölt átváltás ) betehetjük a 'Kijelölt' gyűjtőbe, és így például ha az évfolyamot is megadjuk egy egész évfolyam közös adminisztrációs műveleteit egyszerre végezhetjük,. Az előbb bemutatott szűrés Szerkesztése az FDL volt. (Részletesen lásd. FDL dokumentáció) 50. oldal
Az adattábláknak megfelelő palettákon végighaladva figyelembe kell venni a felkínált kapcsolódásokat, valamint gondosan ki kell jelölni a megfelelő mezőket konkrét értékek megadásával, vagy valamilyen paraméter kettőspont utáni beírásával. A Szűrés végén az OK gombot kell megnyomni. Egy TO ügyintéző a neki legmegfelelőbb szűréseket készítheti el, amelyek egy félév során mindig rendelkezésre állnak. Kívánatos a szűréseket félévenként felülvizsgálni, lehet aktualizálni, a feleslegeseket pedig törölni kell. 51. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 9.3. Üzenetek Küldése A 9.1.-es ábrán látható formon kattintsunk az Üzenetek gombra és a következő ablak jelenik meg (9.11. ábra). Megadhatjuk az üzenet tárgyát, a megjelenítés helyét és a üzenet érvényességének időintervallumát. Az üzenet címzettjei lehetnek a kijelölt hallgatók, amit a Kijelölt gombra kattintással aktiválhatunk, vagy pedig a Mindenki gombra kattintva az összes hallgató megkapja az üzenetet. Az üzenet érvényessége, küldőjének neve és tanszéke megjelenik az üzenetben. 9.11. ábra Üzenetek küldése 52. oldal
#+$k #+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 10. Egyén szervezeti egységhez rendelése 10.1. Oktató, tanszéki adminisztrátor szervezeti egységhez történő hozzárendelése. A Kari adminisztrátornak és a rendszergazdának van joga oktatót, vagy adminisztrátort a tanszékhez hozzárendelni, tanszéki adminisztrátornak csak oktatót. Ilyenkor a tanszék mellett egyéb szervezeti egységet pl. tanulmányi osztályt, vagy kollégiumot, stb. is érthetünk, tehát minden olyan szervezeti egységet, ami egy szinten van a rendszerben. A hozzárendeléshez előbb be kell lépni az adminisztrációs füzet Tanszékek lapjáról a kiválasztott tanszékbe, majd az Oktatók fület választani (10.1. ábra). Itt nyomjuk meg a Hozzáad gombot. Ekkor a 10.2. ábrán látható ablak jelenik meg. A baloldalon a tanszékhez rendelhető oktatókat illetve tanszéki adminisztrátorokat láthatjuk, a jobb oldalon pedig a tanszékhez tartozókat. A jobbra-balra nyilakkal rendelhetjük hozzá ill. vehetjük el a tanszéktől az oktatót. Itt is használhatunk szűrést, pontosabban lista szűkítést.. 10.1. ábra Oktatók Megjegyzés: A tanszékhez rendelhető oktatók azok, akik még nincsenek semmilyen tanszékhez rendelve. Ez azt jelenti, hogy egy oktató egyszerre csak egy tanszékhez tartozhat. 53. oldal
10.2. ábra Oktató tanszékhez rendelése A jobb oldalon a tanszéki füzetben, Oktatók fül alatt a Hozzáad gomb segítségével jutunk a 10.2. ábrához. A megadott listákból kiegészíthetjük a tanszéki oktatók névsorát. Az Oktatók fül alatt (10.1. ábrához visszatérve) kiválasztva a tanszéki oktatót, és Bővebb gombbal belépve az adataiba, beállíthatjuk az oktató adatait, pl. beosztását, foglalkoztatottságát, elérhetőségét, az oktató megnézheti személyes adatait, e-mail, honlapja címét beírhatja stb. (10.3. ábra). 10.3. ábra Oktató személyi adatai 54. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 10.2. Doktoranduszok tanszékhez rendelése Bevisszük a NEPTUN rendszerbe a doktoranduszt, vagy az egyének füzetben kiválasztjuk, és belépünk az adataiba ( Bővebb gombbal; bevitel: lásd Egyén felvétele rész). (10.4. ábra) Bevitelnél és meglévő doktoranduszok esetén is az utolsó személyi adatlap a rendszerbeli jogait tartalmazza. Mivel hozzá akarjuk rendelni a tanszékhez, a hallgatói jelleg mellett oktatói jelleget is kell neki adnunk. 10.4. ábra Oktató személyi adatai Ezután az előzőekben leírt módon az oktatókhoz hasonlóan hozzárendeljük a megfelelő tanszékhez a doktoranduszt. Egy doktorandusz oktatói munkát is végezhet; ebben az esetben meghagyjuk az oktatói jelleget, és így a rendszerben megmaradnak az oktatói jelleghez kapcsolt jogai. Azonban ha a doktorandusz nem végez oktatói munkát, a tanszékhez rendelés után elvehetjük tőle az oktatói jelleget a személyi adatlapján (10.5./a ábra). Így a doktorandusz hozzá van rendelve egy tanszékhez, azonban nincsenek oktatói jogai. 55. oldal
#+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 10.3. Jelszócsere oktató és tanszéki adminisztrátor részére. A jelszócsere biztonsági okokból nagyon fontos. Javasolt időnként jelszócserét végrehajtani. Az oktató, vagy tanszéki adminisztrátor részére ezt a Kari adminisztrátor megteheti, az Egyének lapon az Adatok alatt található jelszócsere gombbal. 10.6.ábra Oktató személyi adatlapja 10.7 ábra Jelszócsere A jelszócserét azonban az oktatók, és tanszéki adminisztrátorok maguk is megtehetik Oktató illetve tanszéki adminisztrátor jelszócserét a 10.6. ábrán látható tanszékén vezetett Személyi adatok lapon a Bövebb gombbal belépve a Törzsadatok Adatok lap alatt a Jelszócsere gombbal teheti meg, az új jelszó begépelésével, majd megerősítésével. Ez a 10.7.ábrán látható. A jelszó minimális hossza 5 karakter. 56. oldal
10.4. Kari adminisztrátor karhoz rendelése Az Egyének/Bővebb fülön válasszuk ki a Jogosultságok fület. NEPTUN_TORZS 10.8. ábra. Kari adminisztátor karhoz rendelése A legördülő menüből válaszuk ki, hogy melyik karhoz kívánjuk rendelni az egyént. A kar kiválasztása után a bezár gombbal véglegesíthetjük a hozzárendelést. Telephelyhez csak rendszergazdai jogosultsággal rendelhetjük a kari adminisztrátort. 57. oldal
#+$k #+$k NEPTUN_TORZS NEPTUN_TÖRZS 11. Hallgató képzésre való felvétele A hallgató egy adott felsőoktatási intézményben a képzés tárgyait hallgatja, a képzés tantervét követi. Ezért amikor a hallgatót felveszik az adott felsőoktatási intézményre, hozzá kell rendelni ahhoz a képzéshez, amelyikre felvették. Általában a hallgató egy képzésre jár, de lehetséges olyan hallgató, aki több képzésre jár, így hozzá lehet rendelni több képzéshez is (párhuzamos képzés). A képzéshez rendelés, a tanulmányi osztályi ügyintéző, vagy a Kari adminisztrátor hatásköre. 11.1.Hallgató képzéshez rendelése Az adminisztrációs füzet Egyének fület használva láthatjuk az egyének névsorát (11.1. ábra). Itt válasszuk ki a megfelelő egyént a kockába tett pipa segítségével. A gyorskeresőt a már leírt módon használhatjuk ehhez. Mivel a név mező sárga, a Saját melletti üres mezőbe (gyorskereső ablak) kezdjük beírni a kiválasztandó egyén nevét, és mire nagyrészt beírjuk a nevet, a kék kurzor kijelöli a keresett egyén nevét. A kockára klikkeléssel kapjuk a pipa jelet. A továbbiakban bemutatjuk, hogy lehet a megjelölt hallgatót képzéshez rendelni.egy példát mutatunk be a 11.1.ábrából kiindulva.: 11.1. ábra. Hallgatók kiválasztása A hallgatót tegyük a Saját listából a Kijelölt csoportba (a hallgató neve előtti kockába tett pipa, majd a 'Kiválaszt' gombbal, és a Saját - Kijelölt váltással). Lépjünk át az Egyének fülről a Képzések fülre, ott válasszuk ki a megfelelő képzést, és lépjünk be a Bővebb gombbal. 58. oldal