Előszó Amikor számítógépről van szó, vagy általában informatikai környezet vesz körül, egyből arra a gyorsaságra gondolunk, amivel akár bonyolult műveleteket is végre tud hajtani. Általában az első funkció, ami kihasználja ezt a gyorsaságot, a keresés, ami alatt egy adat vagy adatcsoport kivonását értjük egy archívumból, a felhasználó tetszése szerint beállítható paraméterek alapján. Ehhez szükséges egy adatbázis, vagyis egy archívum, ami egyénekre és dolgokra vonatkozó adatokat tartalmaz, mint pl. egy gyár ügyfelei, címek, a szállítandó anyagok mennyisége, raktár... stb. A Microsoft Office 2003 két programot bocsát a rendelkezésünkre, erre a célra: az Excel-t és az Access-t. Míg az első inkább a számításokra irányul egy táblázatstruktúrában a felhasználó által megadott képletek alapján; a másik szinte kizárólag az adatok tárolására és kezelésére készült. Az ACCESS használata összefoglaló táblákon alapul, amelyek rendszerezik az archívumot alkotó egységek összes tulajdonságát. Ezen információk összességét táblázat formájában hívják adatbázisnak. Ebben a könyvben elsősorban gyakorlati példákon keresztül mutatjuk be, hogy milyen hasznos és egyben könnyen kezelhető a Microsoft Office 2003 programcsomag Microsoft Office Access 2003 nevű adatbázis-kezelő programja. A könyv fejezetről-fejezetre vezet át bennünket az adatbázis-kezelés csodálatos világába. A leckék egymásra épülnek, ezért nagyon fontos, hogy minden órán pontosan és jól dolgozzunk, munkánkat minden alkalommal gondosan elmentsük.
Adatbázisok Mit jelent az, hogy adatbázis? Ismételjük át az alapfokon tanultakat! Ahhoz, hogy ne csak megtanuljuk, hanem értsük is, amit kijelentünk, előbb az alapfogalmakat kell tisztáznunk. Maga az Access felépítése, kezelése nagyon egyszerű, az adatok felvitele, lekérdezése sem jelenthet nagyobb problémát, hiszen a Microsoft igyekezett ezt a programot is a lehető legkönnyebben kezelhetővé, és megtanulhatóvá tenni. A legnagyobb gondosságot és figyelmet az adatbázis felépítésére, megtervezésére kell fordítanunk. Egy jó stratégia, a megfelelő adatmodell kiválasztása, adatbázisunk szerkezetének ennek megfelelő kialakítása alapja az egész munkánknak. Mint tudjuk, jó alapra már könnyű építkezni, de ha itt vétünk, később egész munkánk öszszeomolhat. Kezdjük tehát az alapokkal!
Lecke Alapfogalmak A mindennapi élet szinte minden területén, ha nem is tudunk róla, kapcsolatban állunk nem egy adatbázissal. Van TAJ számunk, adószámunk, bankkártyánk, munkahelyi személyi nyilvántartó kódunk, tanfolyami azonosítónk stb. Ezek mind-mind részei egy már működő adatbázisnak. De mi van feljegyzéseinkkel, könyveinkkel, telefonszámainkkal, kiadásainkkal és bevételeinkkel? Ezek is olyan információkat, adatokat tartalmaznak, melyek rendszerezett tárolás nélkül később már elérhetetlenek lesznek számunkra. Az információ és az adat látszólag ugyanazt jelenti, sokszor azonos értelemben is használják őket. A számítástechnikában az adat az észlelhető, érzékelhető, felfogható ismeret, az információ pedig az értelmezett adat. Az információ mindig valami újat közöl, bizonytalanságot szüntet meg, és ez által döntésre, válaszra, magatartásunk megváltoztatására késztethet. A fentiekből kiindulva egyértelművé válik, hogy az adat magában még nem jelent információt, akkor lesz belőle információ, ha azt valamilyen formában feldolgozzák, értelmezhetővé teszik. Ezért a számítástechnikában az adat csak egy jelsorozat, amelyből a feldolgozás során válik információ.
Az adatállomány olyan összefüggő adathalmaz, amelyben minden olyan adat megtalálható, amire egy bizonyos cél megvalósítása érdekében szükség lehet Adatbázison köznapi értelemben valamely rendezett, valamilyen szisztéma szerint tárolt adatokat értünk, melyek nem feltétlenül számítógépen kerülnek tárolásra. Az adathalmaz csak akkor válik adatbázissá, ha az valamilyen rend szerint épül fel, mely lehetővé teszi az adatok értelmes kezelését. Természetesen ugyanazon adathalmazból többféle rendszerezés alapján alakíthatunk ki adatbázist. Például egy könyvtárban a könyveket rendezhetnénk a könyvek mérete vagy akár a szerző vagy szerzők testsúlya alapján is. Ez már egy rendszert ad az adatok tárolásához. Így minden könyv helye meghatározott. De bizonyára nehéz helyzetben lennénk, ha szerző súlya alapján próbálnánk meg előkeresni egy könyvet. Ezért feltételként kell megszabni azt is, hogy az adatok tárolásába bevitt rendszernek alkalmasnak kell lennie a leggyakrabban előforduló igények hatékony kielégítésére. Ebből kiindulva az adatbázis olyan adatgyűjtemény, amely egy adott témához, vagy feladathoz kapcsolódó adatokat szervezett módon tárolja, biztosítja az adatokhoz való hozzáférést, az adatok integritásának megőrzését, és az adatok védelmét. Az adatbázisok kezelését megkönnyítő rendszerek az adatbázis-kezelő rendszerek. Az adatbázis-kezelő rendszerek az adatbázisban lévő adatok rögzítésére, tárolására és kezelésére szolgálnak. Az Access is egy ilyen adatbázis-kezelő rendszer, amelynek segítségével új adatbázisokat tudunk létrehozni, illetve a meglévő adatbázisokban tudunk új adatokat felvinni, adatokat törölni, módosítani, adatokban keresni.
Az adatbázis-kezelő rendszerek főbb funkciói: adatbázisok létrehozása, adatbázisok tartalmának definiálása, adatok tárolása, adatok lekérdezése, adatok védelme, biztonsága, adatok titkosítása, hozzáférési jogok kezelése, hozzáférések szinkronizációja, fizikai adatszerkezetek szervezése. Az adatbázis-kezelő rendszer tehát az a programrendszer, amelynek feladata az adatbázishoz való hozzáférések biztosítása, és az adatbázis belső karbantartási funkcióinak végrehajtása. Az adatbázis-kezelő rendszer rövidítése az angol elnevezése alapján (Date Base Management System) alapján: DBMS. Az adatbázis-kezelő rendszerekben az információkat táblákban tároljuk. A tábla mezőkre és rekordokra osztható. A mezők a tábla oszlopai, melyek nem mások, mint az egyes egyedek tulajdonságai. A mezőket mezőnevekkel azonosítjuk. A rekordok a tábla sorai, amelyek az egy egyedhez tartozó adatokat tartalmazzák.
Adatbázis szerkezetek (adatmodellek) Egy-egy önálló adatállomány, vagy tábla sok esetben nem tartalmaz elegendő adatot bizonyos információk meghatározásához. Ilyenkor szükségessé válhat az adatállományok (táblák) együttes kezelése valamilyen adatbázis-szerkezet, más néven, adatmodell alapján. Több adatmodell is létezik, de ebből csak három terjedt el igazán. Hierarchikus adatmodell: Az adatokat egy hierarchikus szerkezetben tárolja, mely egy fához hasonlítható leginkább. A fa mindegyik csomópontja egy rekordtípusnak felel meg. Az adatok között un. szülő-gyermek kapcsolat van, minden adatnak tetszőleges számú leszármazottja lehet, de csak egy őse. Előnye, hogy a hierarchikus szerkezet egyszerűen leírható, könnyen elkészíthető, mágnesszalagon is tárolható. Napjainkban ez az adatbázis már elavult. (1. Ábra) 1. Ábra Hálós adatmodell: A hierarchikus modell továbbfejlesztése. Ebben a modellben az adatok között tetszőleges kapcsolatrendszer alakítható ki. Egy adatnak több őse is lehet. Hátránya: bonyolult kapcsolatok, nagy tárolóigény. Nagygépes környezetben fordul elő. (2. Ábra)
2. Abra Relációs adatmodell: A különböző jellegű, de mégis kapcsolatba hozható adathalmazokat önálló táblákban tároljuk, amely táblák között egy azonos adatot tartalmazó mező tartja a kapcsolatot. Jelenleg ez a legelterjedtebb adatmodell. Ezt az adatmodellt támogatják a legismertebb adatbázis-kezelő programok is, mint a dbase, Clipper, FoxPro, Access, Oracle stb. Objektumorientált adatmodell: Valósághű adatbázist lehet tervezni és készíteni az objektumorientált technikával. Ez a modell ma még nem terjedt el. Az általunk tanult adatbázis-kezelő rendszer (Access) relációs adatmodellen alapul. 3. Ábra
Relációs adatbázis-kezelő rendszerek Relációs adatbázis-kezelő rendszernek olyan programot nevezünk, amelyik az adatokat számítógépen táblákban (relációkban) tárolja, rendezi, illetve onnan keresi vissza. Relációs adatbázis az olyan adatbázis, amelyik több összekapcsolt táblából áll. A relációs adatbázis-kezelő rendszer alkalmas arra, hogy több adattáblát logikailag összekapcsoljon egymással, és megkeresse bennük a közös információkat. Ahhoz, hogy egy táblát relációnak lehessen tekinteni, a következő feltételeket kell kielégítenie: - nem lehet két egyforma sora, - minden oszlopnak egyedi neve van, - a sorok és oszlopok sorrendje tetszőleges. Nézzük meg, hogy az alábbi tábla megfelel-e ezeknek a feltételeknek! Kaz Szerző Cím Ár 00001 Gárdonyi Géza Ida regénye 850 Ft 00002 Fekete István Tüskevár 180 Ft 00003 Gárdonyi Géza Egri csillagok 520 Ft A fenti táblázat tehát reláció, mégpedig olyan, amelyik a KÖNYV egyedet négy tulajdonságával: az azonosítójával, szerzőjével, címével és árával írja le. Látható, hogy a reláció sorai konkrét egyed-előfordulásokat, oszlopai pedig konkrét tulajdonságértékeket adnak meg.
A relációs adatbázisok általában nem egy, hanem több, logikailag összekapcsolható táblákból állnak. A táblák között meghatározott kapcsolat van. A tervezésnél nagyon fontos, hogy ezeket a kapcsolatokat jól építsük fel. A relációs adatbázis felépítésének alapja a normalizálás, amely az adatok optimális elhelyezési módját megadó módszert jelenti.
Lecke Normalizálás A normalizáláshoz szükséges alapfogalmak felsorolása: Elsődleges kulcs: Minden relációban (táblában) van olyan oszlop vagy akár oszlopok, amely a rekord többi attribútumát egyértelműen azonosítja. Az ilyen mezőt (mezőket) a reláció elsődleges kulcsának, vagy kulcsmezőnek nevezzük. Szuperkulcs: Ha a relációnak van egyetlen egy olyan oszlopa, amely egyértelműen azonosítja a rekordot, akkor azt szuperkulcsnak nevezzük (pl.. személyi szám). Függőségek: a) Funkcionális függőség: erről akkor beszélünk, ha egy rendszerben szereplő egyik tulajdonságtípus bármely értékéhez egy másik tulajdonságtípusnak csakis egy értéke rendelhető hozzá. pl. Egy személyi számhoz csak egy név tartozhat, de ugyanahhoz a névhez már több személyi szám is kapcsolódhat. (egy a többhöz kapcsolat) b) Kölcsönös funkcionális függőség: ha az előbbi feltétel mindkét irányba igaz (egy az egyhez kapcsolat). pl. rendszám - motorszám
c) Funkcionálisan függetlenek: ha az előbbiekben ismertetett viszony a két tulajdonságtípus között nem áll fenn. pl. dolgozó hajának a színe és a cég telephelye. d) Tranzitív funkcionális függőség: ha egy egyedtípuson belül egy leíró tulajdonságtípus konkrét értékei meghatároznak más leíró tulajdonság értékeit. pl. a FEOR kód meghatároz- za a szakképzettséget. 1NF (első normál forma), ha minden sorában oszloponként egy és csak egy érték áll, az értékek sorrendje minden sorban azonos, minden sor különböző. Van legalább egy vagy több tulajdonság, vagy tulajdonság csoport, amelyekkel a sorok egyértelműen megkülönböztethetők egymástól. 2NF (második normál forma), ha 1NF-ban van, és minden olyan érték, amely nem kulcs, funkcionálisan teljesen függ az elsődleges kulcstól. 3NF (harmadik normál forma), ha 2NF-ban van és csak az elsődleges, vagy az alternatív kulcsoktól függnek az attribútumok. Ha a "B" attribútum értéke függ "A" attribútum értékétől, valamint "C" attribútum értéke függ "B" attribútum értékétől, ebből következik, hogy "C" attribútum értéke tranzitíven függ "A" értékétől. A harmadik normál forma elengedhetetlen követelménye az ilyen tranzitív függések kiküszöbölése. Ha az adatbázis táblája nem 3NF formájú, akkor két táblára kell bontani úgy, hogy az egyes táblák külön-külön már 3NF formájúak legyenek. Egy szerszámok bérbeadásával foglalkozó üzlet forgalmát egy füzetben az alábbiak szerint vezetnénk:
Dátum Név Cím Szerszám Kategória Díj 1997.02.05 Nagy Ferenc Eper u. 5. sarokcsiszoló ' kis 500 Koós Nóra Nap u. 3. hegesztőgép közepes 1000 1997.02.06. Nagy Ferenc Eper u. 5. festékszóró közepes 1000 Szabó Pál Király u. 1. fűnyíró nagy 2000 Koós Nóra Nap u. 3. láncfűrész nagy 2000 Ez még nem reláció, mert nem teljesíti azt a követelményt, hogy egy sorban csak egy oszlopérték lehet. 1NF alakú akkor lesz, ha a dátumot kitöltjük minden sorban. Ekkor még rengeteg a táblázatban a redundancia, mert ugyanazok a dátumok többször is szerepelnek a táblázatban. Ilyen formában az alábbi anomáliák is fennállnak. Törlési anomália: egy fölöslegessé vált adat törlésével számunkra lényeges adatot is törlünk. Pl. a fűnyíróval kitörlődik Szabó Pál is, pedig később még kölcsönözhet, és akkor jó lenne, ha adatai a nyilvántartásban maradtak volna. Módosítási anomália: egy adat megváltoztatása miatt több helyen kell a mezők tartalmát megváltoztatni. Pl. a közepes kategóriájú szerszámok díjának változásakor. Beírási anomália: új adat felvitelénél nem tudunk minden mezőt kitölteni. Pl. új szerszám került az üzletbe, de még nem kölcsönözte ki senki. Ebben a formában elsődleges kulcs lehet a Név, Szerszám és a Kategória, mert Név meghatározza a Címet, a Szerszám a Kategóriát és a Kategória meghatározza a Díjat. Dátum Név Cím Szerszám Kategória Díj
2NF, ha az elsődleges kulcsoktól részben függő több különálló táblázatot készítünk. 1. táblázat Sorszám I Dátum I Név I Szerszám 2. táblázat Szerszám I Kategória I Díj 3. táblázat Név I Cím Még így is marad egy törlési anomália, mert ha egy Szerszámot törlünk, akkor törlődik vele a Kategória és a Díj is. 3NF, ehhez a második táblázatot kell két táblázatként kezelni. 2/a táblázat Szerszám I Kategória 2/b táblázat Kategória I Díj Nézzük meg, hogyan kapcsolódnak össze ezek a táblák egymással:
Természetesen a négy táblázatot együtt kell majd használni, hiszen legtöbb esetben csak több tábla együttes használatával lehet adatokat kiolvasni az adatbázisból. Például, ha arra vagyok kíváncsi, hogy ki (lakcímmel együtt), milyen szerszámot, hány forintért kölcsönzött ki, mind a négy táblára szükségem van. Ha csak arra vagyok kíváncsi, hogy milyen kategóriájú szerszámokat kölcsönöztek ki, ehhez elegendőek a Kölcsönzések és a Szerszámok táblában található adatok is. A táblák közös használatát az teszi lehetővé, hogy mindegyik tábla tartalmaz egy olyan mezőt, mely egy másik táblában is előfordul. Ez a mező a kapcsolómező. Információs rendszerek elkészítésének lépései Ahhoz, hogy elkészítsünk egy információs rendszert, amely tartalmazza az összes olyan adatot, melyre a későbbiekben szükségem lehet, mindenekelőtt az alábbi lépéseket kell elvégezni:
feladat megfogalmazása, részfeladatokra bontása adatok összegyűjtése és elemzése, adatbázis-tervezés, normalizálás és a táblakapcsolatok meghatározása, adatbázis elkészítése, tesztelése. Feladat megfogalmazása, részfeladatokra bontása Ebben a fázisban jelentős szerepet kap a megrendelő, aki megfogalmazza nekünk, hogy milyen jellegű adatbázist szeretne, milyen adatokra van szüksége, a kész információs rendszernek milyen speciális feladatot kell ellátni. Ezek tisztázása során egyeztetjük a megrendelővel elképzeléseinket, Ha szükséges, akkor a feladat meghatározásánál részfeladatokat hozunk létre, és ezeket külön-külön tárgyaljuk. Megtervezzük az egyes részfeladatok közötti kapcsolatot, valamint az adatfeldolgozás folyamatát. Adatok összegyűjtése és elemzése Az adatfeldolgozás folyamatának meghatározása után összegyűjtjük, elemezzük az egyes részfeladatokhoz szükséges adatokat. Meghatározzuk a feldolgozásban résztvevő egyedek tulajdonságait, az egyedek közötti kapcsolatokat. Adatbázis-tervezés, normalizálás, táblakapcsolatok meghatározása A témakörönként csoportosított adatok alapján a relációs adatmodellnek megfelelően létrehozzuk a táblákat, meghatározzuk a táblák közötti kapcsolatokat. Adatbázis elkészítése Ha már megvannak az adatbázis táblái és kapcsolatai, akkor az igényeknek megfelelően létrehozzuk a szükséges űrlapokat, lekérdezéseket és jelentéseket.
Az Analizáló lefuttatása Az elkészült adatbázisra célszerű lefuttatni a táblaanalizáló programot is, mely egy tábla tervét elemzi, sőt javaslatokat tesz illetve képes is kijavítani a felmerült problémákat. Az adatbázis hatékonyabbá tételéhez viszont a teljesítményanalizálót futassuk le, mely szintén tanácsokat, ötleteket ad az adatbázis elkészítéséhez. Tesztelés folyamata A tesztelés során az egyes rendszerösszetevőket először különkülön, majd együtt is ki kell próbálni, hiba esetén a szükséges módosításokat el kell végezni. A kipróbáláshoz célszerű a rendszert feltölteni adatokkal. Miután a tesztadatokkal kipróbáltuk adatbázisunkat, töltsük azt fel valós adatokkal. Munka az Access-ben Az Microsoft Office Access 2003 programjának elindítása után a 4. Ábrán látható ablak jelenik meg előttünk. 4. Ábra
A Microsoft Access három eljárást is kínál Access adatbázis létrehozásához. 1. Adatbázis létrehozása az Adatbázis varázslóval Az Adatbázis varázslóval egyszerre készíthetjük el a választott adatbázistípus valamennyi szükséges tábláját, űrlapját és jelentését, ez a legegyszerűbb mód. A varázsló néhány beállítást is kínál az adatbázis testreszabásához. 1. Kattintsunk az eszköztáron az Új gombra. 2. Az Új fájl munkaablakban a Sablonok csoportban kattintsunk A saját számítógépen elemre. 3. Az Adatbázisok panellapon kattintsunk a létrehozni kívánt adatbázistípusnak megfelelő ikonra, majd kattintsunk az OK gombra. 4. Adjuk meg az adatbázis nevét és helyét az Új adatbázis párbeszédpanelen, majd kattintsunk a Létrehozás gombra. 5. Kövessük az Adatbázis varázsló utasításait. Megjegyzés: Meglévő adatbázisba nem vehetünk fel új táblákat, űrlapokat vagy jelentéseket az Adatbázis varázsló segítségével. 2. Adatbázis létrehozása sablon használatával Ez az adatbázisok létrehozásának leggyorsabb módszere. Leghatékonyabban akkor működik, ha az igényeknek leginkább megfelelő sablont veszünk igénybe. 1. Kattintsunk az eszköztáron az Új gombra. 2. Az Új fájl munkaablakban a Sablonok csoportban válasszuk ki a kívánt sablont, vagy a Sablonok honlapja hivatkozásra kattintva keressünk megfelelő sablont.
3. Kattintsunk a kívánt sablonra, és kattintsunk a Letöltés elemre. 3. Adatbázis létrehozása az Adatbázis varázsló segítsége nélkül Készíthetünk üres adatbázist is, amelybe később vesszük fel a kívánt táblákat, űrlapokat, jelentéseket és más adatbázis-objektumokat; ez az eljárás több rugalmasságot biztosít, de ekkor az adatbázis elemeit külön meg kell határozni. Az adatbázist később tetszés szerint módosíthatjuk és bővíthetjük, bármelyik eljárással hoztuk is létre. 1. Kattintsunk az eszköztáron az Új gombra. 2. Az Új fájl műveleti ablaktábla Új rovatában kattintsunk az Üres adatbázis elemre. 3. Adjuk meg az adatbázis nevét és helyét az Új adatbázis párbeszédpanelen, majd kattintsunk a Létrehozás gombra. (5. ábra) 5. Ábra Megnyílik az Adatbázis ablak, amelyen elkészíthetjük az adatbázisba felvenni kívánt objektumokat.
Objektumok Az Access-ben objektumokkal dolgozunk. A megfelelő objektumra való kattintás után megtekinthetjük az adott objektum összes példányát, a felső gombokra való kattintással a meglévő objektumokat megnyithatjuk (Megnyitás), módosíthatjuk (Tervezés), illetve új objektumokat hozhatunk létre (Új). Táblák: A táblák tartalmazzák az adatainkat. A táblák az adatbázisok klasszikus felépítése szerint mezőkből (oszlopokból) és rekordokból (sorokból) állnak. Lekérdezések: A lekérdezések egy vagy több tábla adatainak általunk megadott szempontok szerinti megtekintésére, összegyűjtésére, elemzésére, módosítására, és törlésére szolgálnak. A lekérdezések űrlapok és jelentések forrásai is lehetnek. Űrlapok: Az űrlapok segítségével az adatokat tetszetősebb formában vihetjük be, tekinthetjük meg és módosíthatjuk. Jelentések: A jelentések segítségével esztétikusabb formájú kimutatásokat, jelentéseket készíthetünk, nyomtatásra előkészítjük a rekordokat. Lapok: Adatelérési lapok használatával közzétehetjük az adatokat az interneten vagy intraneten, interaktív jelentésekkel dolgozhatunk, adatokat elemezhetünk és vihetünk be. A Microsoft Access kikeresi az adatokat a megfelelő táblákból, és megjeleníti azokat a képernyőn a Lap varázslóval elkészített vagy saját elképzeléseink szerint kialakított elrendezésben. Makrók: Gyakran előforduló feladatok automatizálására szolgáló kis programok. A makró egy sor utasítást tartalmaz, amelyek a makró futtatásakor egymás után végrehajtódnak. Modulok: A modul lényegében deklarációk, utasítások és eljárások együtt tárolt gyűjteménye, amely segít a Microsoft
Visual Basic kód megfelelő szervezésében. A Microsoft Access moduljainak két alapvető típusa van: globális modulok és osztálymodulok. Osztálymodulok Az űrlapmodul és a jelentésmodul olyan osztálymodul, amely adott űrlappal vagy jelentéssel van kapcsolatban. Az űrlap- és jelentésmodulok gyakran tartalmaznak olyan eseményvezérelt eljárásokat, amelyek futtatása az űrlapon vagy jelentésben bekövetkezett eseményre válaszol. Az eseményvezérelt eljárásokkal vezérelhetjük az űrlapok és a jelentések viselkedését, valamint a felhasználói műveletekre adott válaszokat, ilyen művelet például a parancsgombra kattintás. Amikor az űrlap vagy a jelentés első eseményvezérelt eljárását hozzuk létre, akkor a Microsoft Access automatikusan létrehoz egy kapcsolódó űrlap- vagy jelentésmodult. Űrlapeljárás megtekintéséhez vagy felvételéhez válasszunk egyet az űrlap objektumai közül az Object mezőben, majd válasszunk eseményt a Procedure mezőből (az eljárással rendelkező események neve félkövér) Az űrlap- és jelentésmodulokban található eljárások hívhatnak a globális modulokba felvett eljárásokat is. Access 97 és az újabb verziókban létezhetnek űrlaptól és jelentéstől független osztálymodulok is, és az ilyen típusú osztálymodulok listája az Adatbázis ablakban jelenik meg. Az osztálymodulok segítségével egyéni objektumok definícióját hozhatjuk létre. Az Access 95 programban csak űrlappal és jelentéssel kapcsolatos osztálymodulok léteznek. Globális modulok
A globális modulok olyan általános eljárásokat tartalmaznak, amelyek nincsenek kapcsolatban más objektummal, illetve olyan gyakran használt eljárásokat, amelyeket bárhonnan lehet futtatni az adatbázison belül. A globális modul és az adott objektumhoz nem kapcsolódó osztálymodul között a fő különbség az elérhetőségben és az élettartamban van. Az osztálymodulban kapcsolódó objektum nélkül deklarált vagy létező állandók és változók értéke csak a kód futtatásakor érhető el, és csak abban az objektumban. Függvénynév és argumentumok Visual Basic deklarációk és utasítások A globális modulok felsorolását az Adatbázis ablakban az Objektumok lista Modulok eleme tartalmazza. Az Objektumtallózóban megtalálható az űrlap-, a jelentés- és globális modulok listája is.
Táblák és kapcsolatok Az alapok ismétlése után kezdjünk el egy konkrét adatbázist felépíteni. Megrendelőnk, egy Biztosan nyerő nevet viselő ingatlanközvetítő iroda, mely eladó és bérelhető ingatlanok, kiközvetítésével foglalkozik. Megrendelőnk külön kérése volt, hogy az adatbázist úgy készítsük el, hogy az később ne csak ingatlanok, hanem járművek közvetítésével, bérbeadásával kapcsolatos adatok rögzítésére is alkalmas legyen. M adatbázis tábláit ezért úgy kellett kialakítani, hogy ezeknek az igényeknek megfeleljen. Lecke Az adatbázis megtervezése Első lépésben meg kell határozni, milyen táblákra is lenne szükségünk ahhoz, hogy ügyfelünk kérésének megfelelően külön tároljuk a bérelhető, illetve eladható ingatlanokat. A megrendelő szeretné, hogy az ügyfelei és az ügynökök (ha vannak) adatait különállóan is lehessen karbantartani. Ugyanakkor, bizonyos elemeket a munka megkönnyítése érdekében listából szeretné kiválasztani. Fontos szempont még, hogy az adatbázis folyamatosan karbantartható és bővíthető legyen.
A táblák normalizálása Miután összegyűjtöttük mindazokat az információkat, melyekre ügyfelünknek szüksége lehet, hozzá kell fogni az adatbázisban szereplő táblák kialakításához, a normalizálásnál tanult szabályok figyelembevételével. A normalizálás érdekében elemezzük ki a következő tábla adattartalmát: Ingatlan- Felvétel Típus Cím Tulaj- Név Lak Ügynök Ügynök Telefon kód kód kód cím kód név 0001 99.05.15 Lakás Tó 13. 001 Gere Borz 013 Kis Pál 243-321 Imre 11. 0002 99.05.15 Kertes Ág 21. 001 Gere Borz 013 Kis Pál 243-321 ház Imre 11. 0003 99.05.21 Lakás Nincs 002 ' Samu Nincs 013 Kis Pál 243-321 15. Ferenc 15. 0004 99.05.22 Telek Jókai 003 Joó Búvár 008 Nagy Ede 241-620 41. Gábor 33. A táblázat jól mutatja, hogy többször is előfordul az az eset, hogy több ingatlan tulajdonosa ugyanaz a személy. Ha egy ilyen ügyfél megváltoztatja a lakcímét - ahhoz, hogy az adatbázis mindenkor a korrekt adatokat szolgáltassa -, több helyen is el kell végezni ezeket a módosításokat. Ha a 0003-as ingatlant törölni szeretnénk, vele együtt töröljük az ügyfelünk adatát is, mivel máshol nem tároljuk. Még rosszabb a helyzet a 0004-es ingatlan esetében, amikor a törlés következtében az ügyfél és az ügynök adatait is elveszítjük. Ugyanakkor, ha fel szeretnénk venni adatbázisunkba egy új üzletkötő adatait, ezt nem tehetjük meg, mert nem érvényesül a relációs adatbázis alapvető követelménye, hogy minden mező ki legyen töltve. Nincs más hátra, mint hogy elvégezzük a táblákban a szükséges normalizálásokat és kiküszöböljük a tranzitív függéseket, valamint az úgynevezett anomáliákat.
A tábla mezőinek meghatározása, pontosítása, valamint az adatbázis normalizálása után a tervezett adatbázisunkat a függőségi diagram segítségével a 6. Ábrán tudjuk szemléltetni. 6. Ábra Többszöri egyeztetés után arra a megállapításra jutottunk, hogy a normalizálás szabályait is figyelembe véve, az előforduló anomáliákat kikerülve az alábbi táblákra lesz szükségünk. Bérlemény tábla, amelyben a bérelhető ingatlanok szerepelnek, és minden rekord egyedi azonosítóval rendelkezik. A táblában minden olyan fontos információnak szerepelnie kell, mely fontos lehet egy ingatlan bérbeadásában. Eladó tábla, amelyben az eladó ingatlanok szerepelnek, szerkezetük megegyezik a Bérlemény tábla szerkezetével, természetesen az egyedi azonosítót kivéve. Ingatlanok tábla, amelyben az ingatlanok típusai szerepelnének (kertes ház, lakás, stb.). Ezt az értéket a felhasználó egy listából szeretné majd kiválasztani. Ugyanakkor fontos, hogy kezelhető, bővíthető legyen. Tulajdonos tábla, amely az ingatlanok tulajdonosait tartalmazza az összes olyan értékkel, melyet a tulajdonos meg kíván adni.
Ügynök tábla, amely az üzletkötők adatait foglalja magában. Település tábla, amely egy könnyen karbantartható, helységneveket és azok irányítószámait tartalmazó tábla, az értéket itt is szintén egy listából kell kiválasztani. A tervezett adatbázisunkat normalizált formában, a Kapcsolatok ablakban a 7. Ábrán látottak szerint tudjuk szemléltetni. 7. Ábra Az egész táblaszerkezet úgy lett kialakítva, hogy a járművek forgalmazásához, bérbeadásához szükséges két táblát is tartalmazza (amelyet mindenki önállóan szorgalmi feladatként viszonylag könnyen beépíthet a rendszerbe), ezeket bármikor hozzácsatolhatjuk a már meglévő és üzemelő rendszerünkhöz. Természetesen az elkészített tábláinkat majd együtt kell hasz-
nálnunk ahhoz, hogy különböző, számunkra fontos kérdésekre választ kapjunk. A közös használatot az teszi lehetővé, hogy minden táblában van egy úgynevezett kapcsolt mező, melyen keresztül az összes információ megjeleníthető. Előfordulhat, hogy egy teljes táblát a kapcsolat közreműködésére fogunk felhasználni, egyetlen egy adatát sem fogjuk megjeleníteni. Ezek után nem marad más hátra, mint hogy munkához is lássunk, létrehozva az adatbázisunkat és a bennük szereplő táblákat. Lecke Új adatbázis létrehozása Indítsuk el a Microsoft Office 2003 programcsomag Access alkalmazását, és a megjelenő ablakban válasszuk ki az Üres Access adatbázis lehetőséget. (8. Ábra) A következő ablakban meg kell adni, hogy új adatbázisunkat hol, milyen néven tároljuk. Legyen ez most a Dokumentumok mappában található IEC mappa. Ezután a Fájlnév mögé írjuk be: Biztosan nyerő, a Fájltípus maradjon Microsoft Office Access adatbázisok (9. Ábra).
8. Ábra 9. Abra A Létrehozás gombra kattintás után egy üres adatbázis jön létre, amely egyetlen objektumot sem tartalmaz.
Táblák definiálása A táblák az adatokat oszlopokban (mezőkben) és sorokban (rekordokban) tárolják. A tábla szerkezete Tervező nézetben (10. Ábra) kialakítható, módosítható, tartalma Adatlap nézetben (11. Ábra) megtekinthető, a bennük található adatok módosíthatók, illetve új rekord is felvihető. 10. Ábra 11. Ábra Táblákat a következő módon tudunk létrehozni. Az adatbázis ablakban kattintsunk a Táblák objektumra, majd az Új parancsgombra. (12. Ábra)
12. Ábra A következő bejelentkező dialógusablakban (13. Ábra) el kell döntenünk, hogy az új táblát létrehozzuk Adatok beírásával, vagy sajátmagunk Tervező nézetben hozzuk létre, illetve Varázsló segítségével, esetleg importáljuk, vagy csatoljuk egy külső, meglévő adatbázisból. 13. Ábra
Importáláson azt értjük, amikor egy külső adatbázis tábláját a saját tábláink közé beillesztjük. Ilyenkor az adott tábla úgy illeszkedik be az adatbázisunkba, hogy nem jön létre kapcsolat a két adatbázis között. Ha az eredeti táblában valamilyen változás következik be adattartalmilag, azt mi nem érzékeljük az importált táblában. Csatolás esetében a külső adatbázis tábláját nem szerkesszük be a mi tábláink közé, csak egy hivatkozás jön létre, amelyen keresztül el tudjuk érni a csatolt táblát. Az így létrejött kapcsolat biztosítja, hogy az eredeti táblában bekövetkezett bárminemű változtatás kihatással legyen a mi adatbázisunkra is. Legyen az első tábla, melyet létrehozunk, a Tulajdonos nevű tábla, mely az ingatlanok tulajdonosainak minden olyan fontos adatát tartalmazza, melyre szükség lehet ahhoz, hogy zökkenőmentesen és gyorsan el tudja intézni ingatlanával kapcsolatos ügyeit. A tábla szerkezetét mi magunk hozzuk létre, ezért kattintsunk a Tervező nézetre, majd az OK gombra. (14. Ábra) 14. Ábra
A Tervező nézetben az egyedtulajdonságokat mezőnévvel azonosítjuk. A mezőnév megadásánál ügyeljünk arra, hogy minden mező más nevet kapjon, a mezőnevek fejezzék ki a tartalmat (pl. Szobák száma, Érvényes, Lejárat stb.), a mezőnevekben ne szerepeljen pont, felkiáltójel, szögletes zárójel. Adattípusok Az adattípus megadásánál figyelembe kell venni, vajon az adott mezőben milyen típusú adatot szeretnénk tárolni (Szám típusú mezőben például nem tárolható szöveg). A tároló terület nagyságát is célszerű megadni, és nem az alapértelmezett értéket elfogadni, ugyanis rengeteg helyet tudunk megtakarítani a megfelelő méret kiválasztásával. Ezzel, az adatbázis-műveletek sebességét is jelentősen megnövelhetjük. A következő táblázat összefoglalja az adattípusként használható változatokat, valamint a tárolásukhoz szükséges méretet.
Adattípus Mire használható ;Méret és helyfoglalás Szöveg Szőveg, illetve szöveg és szám bevi- Maximum 255 karakter telére használható. (Pl. lakcím, tele- (255 bájt). A megadott fonszám, postai irányítószám). Mezőméret értékét általában csökkenteni kell. Feljegyzés Egy hosszú szöveg bevitelére hasz- Maximum 64 000 bájt. nálatos. Szám Numerikus értékek, melyekkel ma- 1, 2, 4 vagy 8 bájt, 16 bájt tematikai számításokat szeretnénk végezni. Dátum/Idő Dátumok és idők bevitelére hasznátható. 8 bájt Pénznem Pénznem értékek. Ezt az adattípust használjuk, ha a számítások során a kerekítéseket szeretnénk megakadályozni. 8 bájt. Számláló Ez egy automatikusan, a rendszer 4 bájt, 16 bájt által kiadott sorszám, amely egyesével, növekszik, vagy egy véletlenül generált számérték. Igen/Nem Ezek a mezők csak két értéket kép- 1 bit. viselnek (Igen/Nem, Igaz/Hamis, Be/Ki) OLE objektum Wordben, Excelben létrehozott ob- Maximum 1 Gigabájt jektumok, illetve képek, hangok, melyeket csatolni vagy beágyazni tudunk a táblába. Az OLE objektum megjelenítéséhez úrlapot vagy jelentésben kötött objektumkeretet kell használni. Hiperhivatkozás Olyan mező, amely hiperhi- Maximum 64 000 bájt vatkozást tartalmaz (UNC vagy URL címet). Keresés varázsló Értéklistából, vagy másik táblából kikeresve írható bele érték.
A következők figyelembevételével döntsük el, hogy egy adott mezőhöz milyen adattípust érdemes választani: Milyen jellegű adatokat szeretnénk a mezőben tárolni? Szám adattípusú mezőben például nem lehet szöveget tárolni. Mekkora tárolóterületet szeretnénk engedélyezni a mezőben lévő érték számára? Milyen típusú műveleteket kívánunk végrehajtani a mezőben tárolt értékeken? A Microsoft Access például képes a Szám és Pénznem mezőkben lévő értékek összegzésére, de a Szöveg és az OLE objektum típusú mezőkben lévő értékeket nem tudja összegezni. Kívánjuk-e a mezőt rendezni vagy indexelni? A Feljegyzés, Hiperhivatkozás és OLE objektum mezőket nem lehet sem rendezni, sem indexelni. Szeretnénk-e a mezőt rekordok csoportosításához használni lekérdezésekben és jelentésekben? A Feljegyzés, Hiperhivatkozás és OLE objektum mezőket nem lehet rekordok csoportosítására használni. Hogyan szeretnénk az értékeket elrendezni egy mezőben? Szöveg mezőben a számok karaktersorozatként rendeződnek (1, 10, 100, 2, 20, 200 és így tovább), nem pedig numerikus értékként. A numerikus értékek numerikus rendezéséhez használjunk Szám vagy Pénznem mezőt. Ezen túlmenően sok dátumformátum rendezése nem lesz megfelelő, ha a mező típusa Szöveg. A megfelelő rendezéshez használjunk Dátum/Idő típusú mezőt. A Leírás kitöltése nem kötelező. A tábla ezen része úgynevezett magyarázatokat tartalmaz a programozó számára, hogy a későbbiekben is pontosan tudja melyik mező, milyen jellegű adatokat tartalmaz.
Mezőtulajdonságok Minden egyes mezőnél meg kell határoznunk a tulajdonságait, attól függően, hogy milyen típusú mezőt készítettünk. A Szám, Pénznem, Dátum/Idő és Igen/Nem adattípusok egy előre definiált megjelenítési formátumot használnak. A formátum megváltoztatására a Mezőtulajdonságok Formátum tulajdonságot használjuk. A Cím tulajdonság kitöltése nem kötelező, ha mégis kitöltésre kerül, abban az esetben a tábla Adatlap nézetében a megadott szöveg lesz olvasható az első sorban. A Szöveg mezők alapértelmezett mérete 50 karakter. Ha ezt módosítani szeretnénk, válasszuk az Eszközök menü Beállítások parancsát, ahol a Táblák/Lekérdezések fülre kattintva megadható a szöveg kívánt alapértelmezett mérete. Mindezek után készítsük el a Tulajdonos táblát. Mezőnév Tkód, Adattípus Számláló, Leírás Tulajdonoskód, Mezőméret Hosszú egész, Cím Kód. (15. Ábra) 15. Ábra
Mezőnév Vezetéknév, Adattípus Szöveg, Leírás Tulajdonos vezetékneve (Lánykori név hölgyek esetében), Mezőméret 25, Kötelező Igen, UNICOD-tömörítés Nem. Mezőnév Keresztnév, Adattípus Szöveg, Leírás Tulajdonos keresztneve, Mezőméret 15, Kötelező Igen, UNICOD-tömörítés Nem. Mezőnév Cím, Adattípus Szöveg, Leírás Utca és házszám, Mezőméret 50, Kötelező Igen. Mezőnév Emelet, Adattípus Szöveg, Mezőméret 2, UNICOD-tömörítés Nem. Mezőnév Ajtó, Adattípus Szöveg, Mezőméret 3, UNICODtömörítés Nem. Mezőnév Irszám, Adattípus Szöveg, Leírás A lakhely irányítószáma, Mezőméret 4, Kötelező Igen, Indexelt Igen (lehet azonos), UNICOD-tömörítés Nem. Mezőnév Otthoni telefon, Adattípus Szöveg, Mezőméret 10, UNICOD-tömörítés Nem. Mezőnév Mobil telefon, Adattípus Szöveg, Mezőméret 10, UNICOD-tömörítés Nem. Mezőnév Ügykód, Adattípus Szám, Mezőméret Egész, Tizedeshelyek 0, Indexelt Igen (lehet azonos). Ha készen vagyunk a mezők felvitelével, meg kell még határoznunk, hogy melyik mező legyen az, amely a többi mezőt egyértelműen azonosítja, azaz melyik legyen a kulcsmező. A Tkód mint egyedi azonosító, tökéletesen megfelel az elsődleges kulcs szerepének. Ennek beállítására jelöljük ki a Tkód sort (a mezőnév előtti szürke négyzetre kattintva az egérrel), majd az Eszköztáron levő kulcs ikonra kattintsunk (16. Ábra) A művelet végrehajtása következtében a kijelölt mezőnév bal oldalán egy kis kulcs fog megjelenni, jelezve azt, hogy az adott mező kulcsmező.
16. Ábra A másik mezőbeállítás, melyet a telefonszámok esetében meg kell tennünk, hogy beviteli maszkot rendelünk az adott mezőhöz. Álljunk rá a Tulajdonos tábla Otthoni telefon mezőjének Beviteli maszk tulajdonságára, kattintsunk a sor melletti három pontot ábrázoló gombra. Ekkor elindul a Beviteli maszk Varázsló, amelynél válasszuk a telefonszámokat (telephone number), majd kattintsunk a Lista szerkesztése gombra (17. Ábra). 17. Ábra
18. Ábra Ebben a lépésben definiálhatjuk egyéni beviteli maszkunkat (18. Ábra), majd a Bezárás és a Befejezés gombokra kattintva lépjünk ki a Beviteli maszk varázslóból. Ennek a tulajdonságnak a beállítása arra szolgál, hogy formázó karaktereket jelenítsünk meg a mezőben, ezzel is biztosítva, hogy a bevitt adatok megfeleljenek a megadott maszknak. A beviteli maszk legfeljebb három, egymástól pontosvesszővel elválasztott részt tartalmazhat, amelyek közül az első a formátumot, a második a formázó karakterek tárolását szolgáló vezérlőszám karaktert, míg a harmadik részben a maszkban kitöltendő helyeket jelölő karaktert tartalmazza. Ha a második argumentum 1-et tartalmaz (vagy semmit sem), abban az esetben a mezőbe bevitt karakterek tárolódnak, a maszk elválasztó karakterei nem. Ha a második rész 0-t tartalmaz, akkor nemcsak a beviteli mezőbe beírt karakterek kerülnek tárolásra, hanem a maszkban megadott formázó karakterek is. Ha a harmadik részt üresen hagyjuk, abban az esetben az Access a "_" jelet használja helykijelölő karakterként. Lássuk részünkről felhasznált adatbeviteli maszk magyarázatát. 1(00")"000\-0009;;_
A beviteli maszk kezdetén található \ jel arra utasítja az Accesst, hogy az őt követő karakter változatlanul jelenjen meg. Ezután következik két 0, amely szerint számjegy bevitel kötelező. Ezt követi az idézőjelek közé rakott zárójel, majd a telefonszám első három karaktere (szám, megadása kötelező), amit a \ jellel bevezetett "-" jel követ (vagyis változatlan formában kerül kiírásra). Legvégül a telefonszám utolsó karakterei következnek, ahol az 0 helyére kőtelező az érték megadása, míg a 9-es számjegyet vagy szóközt vár, de a megadása nem kötelező. A második argumentumban nem adtunk meg semmit, tehát nemcsak az értékek, hanem a formázó karakterek is tárolásra kerülnek. A harmadik argumentum pedig tartalmazza a beviteli maszkban a hely jelölő karaktert. Ugyanezeket a lépéseket hajtsuk végre a Mobil telefonszám esetében is. Beviteli maszkban használható karakterek: 0 Számjegy (0-9, kötelező bejegyzés; plusz [+] és mínusz [-] előjel nem megengedett) 9 Számjegy vagy szóköz (nem kötelező bejegyzés; plusz és mínusz előjel nem engedélyezett) Számjegy vagy szókőz (nem kötelező bejegyzés; az üres helyek szóközzé konvertálódnak, plusz és mínusz előjel megengedett) L Betű (A - Z, kötelező bejegyzés)? Betű (A - Z, nem kötelező bejegyzés) A Betű vagy szám (kötelező bejegyzés) a Betű vagy szám(nem kőtelező bejegyzés) & Bármilyen karakter vagy szóköz (kötelező bejegyzés) C Bármilyen karakter vagy szóköz (nem kötelező bejegyzés)
< Azt eredményezi, hogy az összes következő karakter kisbetűs lesz. > Azt eredményezi, hogy az összes következő karakter nagybetűs lesz.! A mezőbe beírt adatot jobbra rendezi. A jelet kővető karaktert beszúrja a mező megfelelő pozíciójára. Elkészült első táblánk. A mentéshez adjuk ki a Fájl menü Mentés parancsát, majd a megjelenő ablakba írjuk be a tábla nevét, és kattintsunk az Ok gombra (19. Ábra). 19. Ábra Mezőtulajdonságok leírása és beállítása Mezőméret: Egy szövegmező mérete szöveg esetében 1 és 255 karakter közőtti lehet. Így tudjuk elérni azt, hogy az adott méretű szöveg beleférjen a mezőbe. A mezőméretet lehetőleg a legkisebbre állítsuk, mert a kisebb méretek kezelése kevesebb memóriát igényel és gyorsabban feldolgozható. Számok esetében a következő értékek állíthatók be:
Mezőméret Tartomány Pontosság Tárolási méret Bájt 0-tól 255-ig 1 bájt Egész -32768-tól 32767-ig 2 bájt Hosszú egész Egyszeres Dupla -2147483648-tól -2147483647-ig -3,402823E38-tól 3,402823E38-ig -1,7976931348E308 1,7976931348E308-ig 4 bájt 7 jegy 4 bájt 15 jegy 8 bájt Formátum: A Számok és Pénznem típusú mezők esetében beállítható több formátum is (általános szám, pénznem, rögzített, szabványos, százalék, tudományos). A Dátum/Idő formátum esetében lehet általános dátum, hosszú dátum, egyszerű dátum, rövid dátum, hosszú idő, közepes idő, valamint rövid idő. Az Igen/Nem típusú beviteli mezők esetében a beviteli mezők értékei Igen/Nem, Igaz/Hamis, Be/Ki értékre. A Formátum mezőben használhatjuk a beviteli maszknál már ismertetett karaktereket. Például > jelet alkalmazva, a mezőben lévő szöveges adatok nagybetűvel kerülnek kiírásra, 0000 esetén a számok 0001, 0002, 0003... formátumban jeleníthetők meg. Tizedeshely: Szám és Pénznem típusú mezők esetében a kijelzendő tizedeshelyek száma adható meg. Az alapértelmezés Auto. Adatbeviteli maszk: Segítségével az adatbevitel tehető egyszerűbbé és biztonságosabbá. Beviteli maszk létrehozható Varázslóval vagy egyénileg, amikor önmagunk adjuk meg a beviteli maszkban használható karaktereket. Cím: Ha kitőltjük ezt a mezőt, az oszlopazonosító ezt e nevet fogja megjeleníteni, ha üresen hagyjuk, abban az esetben az oszlopazonosító a mezőnévként megadott érték lesz.
Alapértelmezett érték: Bizonyos esetekben, ahol tudjuk, hogy a mezőértékek valószínűleg ugyanazokat az értékeket tartalmazzák, célszerű ezt a tulajdonságot beállítani. Ezáltal az adatbevitel során a beviteli idő jelentősen lecsökkenthető. Kötelező adatbevitel: Ahhoz, hogy a későbbiekben is megtaláljuk a kapcsolt mezők segítségével adatainkat, törekedni kell arra, hogy a fontos szerepet betöltő mezők ki legyenek töltve. Nulla hosszúság engedélyezése: Ha Igen-re állítjuk, akkor megengedett a nulla hosszúságú karakterlánc bevitele, különben nem. A nulla hosszúságú karakterláncot két egymást követő idézőjel ("") bevitelével adjuk meg. Meg kell tudnunk különbőztetni a nem létező (Null érték), illetve a létező, de részünkről nem ismert (Nulla hosszúság) kőzött a különbséget. Például valakinek nincs telefonja (Null érték), illetve van telefonja, csak mi nem tudjuk a számát (Nulla hosszúság). Vagyis, kétféle érték vihető be, egy NULL érték, illetve Nulla hosszúságú karakterlánc. Vegyük például a kővetkező megjelenítési beállítást: @@/@@/@@@@-@@@; "Nincs telefonszám'; "Nem ismerős" Jelen esetben a második argumentumban a Null érték esetén a megadott szöveg jelenik majd meg (a Kötelező mező beállítása ezért Nem), ha viszont nem tudjuk, a harmadik argumentumban megadott szőveg fog megjelenni (Nulla hosszúság Igen-re van állítva). Érvényességi szabály, érvényesítési szöveg: Egyszerű vagy összetett logikai kifejezéseket adhatunk meg benne, a felvitt értékeknek ezzel egyezniük kell. Logikai kifejezések: And (És), OR (Vagy), Not (Nem). Egyéb kifejezések: LIKE (karakterláncok összehasonlításá-
ra szolgál), BETWEEN... AND (zárt intervallum), IN (előre megadott lista). Megadható például, hogy az adott érték nagyobb legyen 50-től (>50), de akár két érték közötti mennyiségre is korlátozhatjuk a felvitt adatot (Between értéki And érték2, ahol az intervallum szélső értékei is beleértendők). Az érvényességi szabályok mellé célszerű érvényesítési szöveget is megadni. Segítségével utasítjuk a felhasználót, mire kell odafigyelnie az adatfelvitelnél. Index létrehozása: Segítségével, sokkal gyorsabbá tehetjük rendezéseinket. Az index valójában egy belső táblázat, amely tartalmazza az indexelt mező értékeit, valamint azok előfordulási helyeit. Nem jelenti a bevitt rekordok fizikai sorrendjének megváltoztatását, csak azt jelenti, hogy az indextáblázat alapján az Access rendezetten jeleníti meg az adatokat. Táblatulajdonságok megadása Nemcsak a mezőknek, hanem a tábláknak is vannak tulajdonságai, ezek beállíthatók a Nézet menü Tulajdonságok parancs segítségével (ha a tábla tervezőnézetében vagyunk). (20. Ábra) A Leírás segítségével a tábla írható le (A Leírás megjelenítése a Nézet menüpont Részletek paranccsal történik). Érvényességi szabály és Érvényesítési szöveg is megadható a mezőtulajdonságoknál megszokott módon. Amikor az érvényességi szabállyal egy másik mezőre, vagy egy másik táblában található mezőre hivatkozunk, ezen a helyen kell megadni a feltételeket. ASzűrő beállításával elérhető, hogy az adatoknak csak egy része jelenjen meg (Where záradéknak felel meg). A Rendezés segítségével be-
állítható, hogy megadott rekordokat milyen rendezési elv szerint szeretnénk látni (alapértelmezés növekvő). Például, a Vezetéknév DESC hatására csökkenő rendezést állítunk be a vezetéknév mező alapján. A növekvő rendezés kulcsszava az ASC, de ezt nem kell kiírni. mert ez az alapértelmezett rendezési érték. 20. Ábra A mezők, mezőnevek, mezőtulajdonságok és egyéb beállítások megtárgyalása után nézzük meg, hogyan néz ki az imént létrehozott tábla Tervező nézetben. (21. Ábra) 21. Ábra
Lecke Táblák létrehozása Miután sikeresen megismerkedtünk a táblakészítés fortélyaival, hozzuk létre a többi szükséges táblát is. A felsorolás alapján mindenki maga készítse el ezeket. Bérlemény tábla Mezőnév Bkód, Adattípus Számláló, Leírás A kiadó ingatlan kódja, Mezőméret Hosszú egész, (kulcs). Mezőnév Felvétel, Adattípus Dátum/Idő, Leírás A felvétel dátuma, Formátum Rövid dátum, Beviteli maszk 0000/00/00/;0;_, Kötelező Igen. Mezőnév Nagyság, Adattípus Szám, Leírás Az ingatlan nagysága m2-ben, Mezőméret Hosszú egész, Kötelező Igen. Mezőnév Itipkód, Adattípus Szám, Leírás Ingatlan típusa, Mezőméret Hosszú egész, Formátum 0000, Kötelező Igen, Indexelt Igen (lehet azonos). Mezőnév Építve, Adattípus Szám, Leírás Mikor építették, Mezőméret Egész. Mezőnév Szoba, Adattípus Szöveg, Leírás: Szobák száma, Mezőméret 3, Kötelező Igen. Mezőnév Fürdőszoba, Adattípus Szöveg, Leírás: Fürdőszobák száma, Mezőméret 2, Kötelező Igen.
Mezőnév Telek, Adattípus Szám, Leírás A telek területe m2-ben, Mezőméret Egész, Kötelező Igen. Mezőnév Cím, Adattípus Szöveg, Leírás Utca és házszáma az ingatlannak, Mezőméret 50, Kötelező Igen. Mezőnév Emelet, Adattípus Szöveg, Mezőméret 2, Kötelező Igen. Mezőnév Ajtó, Adattípus Szöveg, Mezőméret 3. Mezőnév Irszám, Adattípus Szöveg, Mezőméret 4, Kötelező Igen. Mezőnév Fénykép, Adattípus OLE Objektum Mezőnév Irányár, Adattípus Pénznem, Tizedeshelyek: 0, Kötelező Igen. Mezőnév Megjegyzés, Adattípus Feljegyzés, Leírás Egyéb információk, extrák Mezőnév Tkód, Adattípus Szám, Leírás Tulajdonos kódja, Mezőméret: Hosszú egész, Formátum: 0000, Tizedeshelyek: 0, Kötelező Igen, Indexelt: Igen (lehet azonos). Mezőnév Érvényes, Adattípus Igen/Nem, Leírás Kiadó-e még az ingatlan, Alapértelmezett érték =Igen, Kötelező Igen. Mezőnév Lejárat, Adattípus Dátum/Idő, Leírás Meddig kell közvetíteni, Formátum Rövid dátum, Beviteli maszk 0000/00/00/;0; _, Kötelező Igen. Mezőnév Kiközvetítve, Adattípus Igen/Nem, Leírás Sikerült-e kiadni az ingatlant, Alapértelmezett érték =No. Eladó tábla Mezőnév Ekód, Adattípus Számláló, Leírás Az eladó ingatlan kódja, Mezőméret Hosszú egész, (kulcs). A többi mező megegyezik az előző tábláéval, természetesen a kiadás helyett mindig az eladást kell érteni.
Ingatlanok tábla Mezőnév Itipkód, Adattípus Számláló, Leírás Ingatlan típusának kódja, Mezőméret Hosszú egész, Formátum 0000, Cím Tipus, (kulcs). Mezőnév Megnevezés, Adattípus Szöveg, Leírás Ingatlantípus megnevezése, Mezőméret 20, Kötelező Igen. Település tábla Mezőnév Irszám, Adattípus Szöveg, Leírás A helység irányítószáma, Mezőméret 4, Kötelező Igen. Mezőnév Helység, Adattípus Szöveg, Leírás Helységnév, Mezőméret 30, Kötelező Igen. Ügynök tábla Mezőnév Ügykód, Adattípus Számláló, Leírás Az ügynök kódja, Mezőméret Hosszú egész, (kulcs). Mezőnév Vezetéknév, Adattípus Szöveg, Leírás Az ügynök vezetékneve, Mezőméret 25, Kötelező Igen. Mezőnév Keresztnév, Adattípus Szöveg, Leírás Az ügynök keresztneve, Mezőméret 15, Kötelező Igen. Mezőnév Cím, Adattípus Szöveg, Leírás Utca és házszám, Mezőméret 50, Kötelező Igen. Mezőnév Emelet, Adattípus Szöveg, Mezőméret 2. Mezőnév Ajtó, Adattípus Szöveg, Mezőméret 3. Mezőnév Irszám, Adattípus Szöveg, Mezőméret 4, Kötelező Igen. Mezőnév Otthoni telefon, Adattípus Szöveg, Mezőméret 10, Bemeneti maszk I(00")"000\-0009;; ~. Mezőnév Mobil telefon, Adattípus Szöveg, Mezőméret 10, Bemeneti maszk \( 00 ")"000\-0009; Mezőnév Fax, Adattípus Szöveg, Mezőméret 10, Bemeneti maszk \ (00 ") "000\-0009; ; Mezőnév E-mail, Adattípus Szöveg, Mezőméret 35.
Kapcsolatok Az adatbázisban szereplő táblák létrehozása után a következő feladatunk a táblák közötti kapcsolatok definiálása. A kapcsolat két tábla között a kapcsolómezőn keresztül valósul meg. Kapcsolómezőnek nevezzük azt a mezőt, amelyik mindkét táblában megtalálható, mindkettőnek ugyanaz a tulajdonsága, mindkettő azonos tartalmú. Általában a táblákban ugyanazzal a mezőnévvel nevezzük őket. A legtöbb esetben, az egyik táblában ez a mező úgynevezett elsődleges kulcs, amely mint egyedi azonosító szolgál. A másik táblában, mint kapcsoló mező szerepel az adott mező. Egy a többhöz kapcsolat: Ezt a kapcsolattípust használják a leggyakrabban. Ebben a kapcsolatban az "A" tábla valamely rekordjához több rekord is tartozhat a "B" táblában, viszont ez visszafelé nem igaz. Például egy szállító több terméket is szállithat, de minden terméknek csak egy szállítója van. Egy az egyhez kapcsolat: Az ilyen kapcsolatoknál az "A" tábla minden rekordjához csak egy érték tartozhat a "B" táblában és ez visszafelé is igaz. Ez a fajta kapcsolat nem gyakran használatos, mert az ilyen információk akár egy táblában is tárolhatók. Több a többhöz kapcsolat: Több a többhöz kapcsolat esetében az "A" tábla valamely rekordjához több rekord is tartozhat a "B" táblában, ugyanakkor a "B" tábla valamely rekordjához is több rekord tartozhat az "A" táblában. Ez a fajta kapcsolat csak úgy kivitelezhető, ha létrehozunk egy harmadik táblát, úgynevezett illesztő táblát, melynek az elsődleges kulcsa két mezőt tartalmaz, az "A" és a "B" tábla külső kulcsát. Az egyik tartja a kapcsolatot az "A" táblával, míg a másik tartja a kapcsolatot a "B" tábla adataival.
Kapcsolatok definiálása Mielőtt létrehoznánk a kapcsolatokat, zárjuk be az esetleg nyitott táblákat, ugyanis megnyitott táblák között nem hozható létre kapcsolat. Váltsunk át adatbázis ablakra (ez bárhonnan megtehető az F11-es billentyűvel). A kapcsolatok megadásához kattintsunk az Eszközök menü Kapcsolatok parancsra (22. Ábra). 22. Ábra A Kapcsolatok menü Tábla hozzáadása parancs hatására megjelenő ablakból kiválaszthatjuk azokat a táblákat, melyek közőtt definiálni szeretnénk a kapcsolatot, illetve kapcsolatokat. (23. Ábra) A kapcsolatot úgy hozzuk létre két tábla kőzött, hogy az egyik tábla kulcsmezejét áthúzzuk annak a táblának a kapcsolómezejére, mellyel létre szeretnénk hozni a kapcsolatot (24. Ábra).