JELENTÉS a Miniszterelnökség fejezet működésének ellenőrzéséről

JELENTÉS a Miniszterelnökség fejezet működésének ellenőrzéséről 2002. május 0216

Államháztartás Központi Szintjét Ellenőrző Igazgatóság Átfogó Ellenőrzési Főcsoport V-17-141/2001-2002. Témaszám: 572 Az ellenőrzést felügyelte: Bihary Zsigmond főigazgató Az ellenőrzés végrehajtásáért felelős: Hegedűsné dr. Műllern Veronika főcsoportfőnök Az ellenőrzést vezette: Horváth Sándor főcsoportfőnök-helyettes dr. Horváth Margit osztályvezető főtanácsos Az ellenőrzést végezték: Balkay Attila Hegedűsné Erdélyi Piroska Szabó Józsefné számvevő számvevő tanácsos, tanácsadó számvevő tanácsos Beck Miklós dr. Horváth Margit Szilágyi Gyöngyi számvevő osztályvezető főtanácsos számvevő tanácsos, főtanácsadó Borsos Ferenc Kádár Kriszta Szilágyi Zsuzsanna számvevő tanácsos számvevő számvevő tanácsos, tanácsadó dr. Burján Margit Krémó Márkné Szöllősiné Hrabóczki Etelka számvevő tanácsos, számvevő tanácsos számvevő tanácsos, főtanácsadó főtanácsos Fekete Gábor Niklai Heléna Uram Ferenc számvevő tanácsos számvevő számvevő tanácsos dr. Fónyad Erzsébet Pongrácz Éva Vértényi Gábor számvevő tanácsos osztályvezető főtanácsos számvevő gyakornok Hajkó Andrea számvevő gyakornok dr. Sipos Dóra számvevő tanácsos Az ÁSZ által a témában eddig készített jelentések: 1. Az éves zárszámadások és költségvetési előirányzatok ellenőrzései 1990.-2000. 2. A Miniszterelnökség fejezet működésének pénzügyi-gazdasági ellenőrzése 1992., 1998. 3. A költségvetési fejezetek jóléti célú kiadásainak és jóléti intézményei működésének pénzügyigazdasági ellenőrzése 1995., 1999. 4. A kizárólagos állami tulajdon nyilvántartása helyzetéről szóló jelentés 2000. 5. Az állami tulajdonú földterületek nyilvántartásának ellenőrzéséről szóló jelentés 2000. 6. A Magyar Köztársaság 2000. évi költségvetése végrehajtásának ellenőrzése (Országimázs Központ) 2001. 7. A központi költségvetés területén működő belső kontroll mechanizmusok ellenőrzése 2001. Jelentéseink az Országgyűlés számítógépes hálózatán és az Interneten a www.asz.hu címen is olvashatók, továbbá a Belügyminisztérium folyóirata, az "Önkormányzati Tájékoztató" rendszeresen közli, valamint a Megyei Közigazgatási Hivatalvezetők részére is átadásra kerül.

TARTALOMJEGYZÉK BEVEZETÉS.5 I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK...7 II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK...11 1. A FEJEZET SZAKMAI FELADATAINAK, SZERVEZETI RENDSZERÉNEK, MŰKÖDÉSÉNEK ÉS A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS FELTÉTELEINEK ÖSSZHANGJA...11 1.1. A szakmai feladatok, a szervezeti rendszer és a működés...11 1.2. A MEH feladata, szervezeti rendszere és működése...12 1.3. A belső kontroll mechanizmusok értékelése...15 1.3.1. Az intézmények működésének, gazdálkodásának szabályszerűsége... 16 1.3.2. A felügyeleti költségvetési ellenőrzés működése... 18 1.3.3. A belső ellenőrzési rendszer szabályozottsága, működése... 19 1.3.4. Egyes szakmai feladatellátást támogató informatikai rendszerek a MEH-nél és az MKGI-nél... 20 1.3.4.1. A Miszterelnöki Hivatal integrált pénzügyi és számviteli informatikai rendszere... 22 2. A KÖLTSÉGVETÉS TERVEZÉSI ÉS FINANSZÍROZÁSI RENDSZERE...23 2.1. Az előirányzatok megalapozottsága...23 2.2. A saját bevételek alakulása...25 2.3. Az előirányzatok módosítása...26 3. A KÖLTSÉGVETÉS VÉGREHAJTÁSA...27 3.1. A létszámmal- és a személyi juttatásokkal való gazdálkodás...27 3.2. A dologi kiadások...34 3.2.1. A kiküldetési kiadások... 34 3.2.2. A reprezentációs-, reklám- és propaganda kiadások... 35 3.3. Az eszköz-, vagyon- és készletgazdálkodás...36 3.3.1. Az ingatlan- és helyiséggazdálkodás... 37 3.3.2. A gépjárművek beszerzése, üzemeltetése... 38 3.3.3. A készletgazdálkodás... 40 3.4. A közbeszerzés...41 3.5. A biztonság- és vagyonvédelem...42 3.6. Az integrált üdültetési rendszer működtetése...43 3.7. A MEH részvétele gazdasági társaságokban...44 4. A FEJEZETI KEZELÉSŰ ELŐIRÁNYZATOK ÉS FELHASZNÁLÁSUK...46 4.1. A fejezeti kezelésű előirányzatok tervezésének megalapozottsága...46 4.2. A fejezeti kezelésű előirányzatok alakulása...47 4.3. A programfinanszírozás körébe vont fejezeti kezelésű előirányzatok alakulása...49 4.4. A programfinanszírozás körébe nem tartozó fejezeti kezelésű előirányzatok alakulása...50 4.5. Egyes fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása...51 4.5.1. A központi kormányzati informatikai infrastruktúra fejlesztése... 52 4.5.2. A Bős-Nagymaros feladatkörrel kapcsolatos kormányzati feladatok koordinálása... 53 4.5.3. A Szamos és Tisza folyók cianid szennyeződéséből származó kormányzati feladatok koordinálása... 55 4.5.4. A Balatonnal kapcsolatos feladatok támogatása... 56 4.5.5. Az Egyházak támogatása... 57 4.5.6. A Civil szervezetek és kapcsolódó feladatok támogatása... 57 4.5.7. Az Európai Közigazgatási Képzési Ösztöndíj alapján közszolgálati jogviszonyt létesítők kiadásai... 58 4.5.8. Az Európai Közigazgatási Képzési Ösztöndíj kiadásainak támogatása... 59 4.5.9. A Modernizációs és Európai Integrációs program támogatása... 59 4.5.10. A Modernizációs és Euro-atlanti Integrációs Projektiroda támogatása... 60 4.5.11. A Fejezeti tartalék... 60 5. A KORÁBBI ÉVEK ELLENŐRZÉSEI MEGÁLLAPÍTÁSAINAK HASZNOSULÁSA...62 5.1. Az előző fejezeti átfogó ellenőrzés megállapításai alapján tett intézkedések...62 5.2. A belső kontroll mechanizmusok utóellenőrzése...65 5.3. A kizárólagos állami tulajdonnal kapcsolatos ÁSZ vizsgálat utóellenőrzése...65 1

2

Rövidítések jegyzéke Áht. BM FB GM GYIAT HÍF HTMH IM ISM ITF KEHI KHVM KöVIM KüM KVI ME MEH MEHig. MEHVM MeKÜF MHK Kft. MISZ MKGI MKI NEKH NHIT OGY PM az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény Belügyminisztérium Felügyelő Bizottság Gazdasági Minisztérium Gyermek és Ifjúsági Alapprogram Titkársága Hírközlési Főfelügyeletet Határon Túli Magyarok Hivatala Igazságügyi Minisztérium Ifjúsági és Sportminisztérium MKGI Informatikai és Telekommunikációs Főosztály Kormányzati Ellenőrzési Hivatal Közlekedési, Hírközlési és Vízügyi Minisztérium Közlekedési és Vízügyi Minisztérium Külügyminisztérium Kincstári Vagyoni Igazgatóság Miniszterelnökség fejezet Miniszterelnöki Hivatal Miniszterelnöki Hivatal igazgatása alcím Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter Miniszterelnökség Központi Üdülési és Oktatási Főigazgatósága Magyar Hivatalos Közlönykiadó Kft. Mobilitás Ifjúsági Szolgálat Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága Magyar Közigazgatási Intézet Nemzeti és Etnikai Kisebbségi Hivatal Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanács Országgyűlés Pénzügyminisztérium 3

STRATEK SzMSz Szt. Stratégiai Elemző Központ Szervezeti és Működési Szabályzat a számvitelről szóló 1991. évi XVIII., illetve a 2000. évi C. törvény 4

ÁLLAMI SZÁMVEVŐSZÉK JELENTÉS a Miniszterelnökség fejezet működésének ellenőrzéséről BEVEZETÉS A Miniszterelnökség fejezet éves költségvetései teremtik meg a pénzügyi, gazdasági keretét a miniszterelnök munkájának, a Kormány működésének, egyes, a kormányzati feladatok ellátását segítő szervezetek, fejezeti jogosítvánnyal rendelkező intézmények költségvetésének. A fejezet felügyeletét ellátó szerv vezetője az alá besorolt költségvetési intézmények és fejezeti kezelésű előirányzatok tekintetében a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter, a Polgári Nemzetbiztonsági Szolgálatoknál a tárca nélküli miniszter, illetve a Kormányzati Ellenőrzési Hivatalnál a Hivatal elnöke. A Magyar Köztársaság 2001. és 2002. évi költségvetéséről szóló 2000. évi CXXXIII. törvény szerint a fejezet kiadási előirányzata 2001-ben 153,8 Mrd Ft, költségvetési létszáma 6.220 fő, a fejezetet irányító miniszter felügyelete alá rendelt címek kiadási előirányzata 67,4 Mrd Ft, költségvetési létszáma pedig 1.754 fő volt. A fejezetnél az Állami Számvevőszék 1998-ban végzett átfogó pénzügyigazdasági ellenőrzést. Ezt követően minden évben ellenőriztük a költségvetési előirányzatok tervezését, zárszámadását, továbbá témavizsgálatok érintették a fejezet tevékenységét. A központi költségvetés 2000. évi végrehajtásának ellenőrzése keretében megvizsgáltuk az Országimázs Központ működését. Jelen ellenőrzésünk pedig kizárólag a korábbi megállapításaink hasznosításának utóellenőrzésére irányult. Jelenlegi átfogó ellenőrzésünk célja annak értékelése volt, hogy a fejezet felügyeletét ellátó miniszterhez besorolt költségvetési intézmények, egyes fejezeti kezelésű előirányzatok, valamint a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal tekintetében a fejezet szervezeti, irányítási és működési rendszere, költségvetési előirányzatai összhangban voltak-e a feladatokkal; a költségvetési gazdálkodásban érvényesültek-e a szabályszerűségi és célszerűségi követelmények; a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználása segítette-e a szakmai célkitűzések meg- 5

bevezetés valósulását; továbbá az, hogy milyen eredménnyel hasznosították a korábbi számvevőszéki ellenőrzések megállapításait, javaslatait. Ellenőrzésünk nem terjedt ki a Miniszterelnökség fejezethez tartozó Polgári Nemzetbiztonsági Szolgálatok címre, valamint a központi költségvetés általános, illetve a Kormány hatáskörébe tartozó céltartalékok előirányzataira. Az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 121. (1) bekezdése alapján az Állami Számvevőszék ellenőrzi az államháztartás forrásait, azok felhasználását és a vagyonnal való gazdálkodást. Az ellenőrzés tervezésére az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény 2. (1), (3), (5) bekezdései, a 16. (1) bekezdése és a 17. (3) bekezdése figyelembevételével került sor. A helyszíni ellenőrzés a korábbi átfogó, pénzügyi-gazdasági ellenőrzés lezárását követő időszak (1998. január 1-jétől 2001. június 30-áig) feladatellátására és gazdálkodására vonatkozott, illetve a pénzügyi-gazdasági folyamatokat figyelemmel kísértük a helyszíni ellenőrzés lezárásáig. Az ellenőrzés átfogó jellege miatt nem térhetett ki minden lényeges kérdésre, ezért a 2001. évi zárszámadás ellenőrzése keretében kerül sor a Miniszterelnöki Hivatal igazgatás alcím, a Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága alcím, valamint a fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának financial audit típusú ellenőrzésére. A fejezetnek az állami vagyon kezelésével kapcsolatos tevékenységét pedig részletesebben a vagyonra, illetve annak kezelésére irányuló ellenőrzések keretében értékeljük, mint például az M3 autópálya beruházás pénzügyi folyamatának ellenőrzéséről szóló ezen jelentésünkkel egyidejűleg nyilvánosságra hozott jelentésünkben vagy az Állami Privatizációs és Vagyonkezelő Rt. 2001. évi működésének folyamatban lévő ellenőrzése során. A Miniszterelnökség fejezet intézményei közül a Miniszterelnökség Központi Üdülési és Oktatási Főigazgatóságánál vizsgáltuk az integrált üdültetési rendszer működtetését. A jelentést véglegezés előtt egyeztettük a tárca közigazgatási államtitkárával, aki a jelentésre észrevételt nem tett (2. sz. melléklet). A végleges jelentést az Állami Számvevőszékről szóló 1989. évi XXXVIII. törvény III. fejezet 25. (1) bekezdésének megfelelően észrevételezésre megküldtük a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszternek, aki észrevételezési lehetőségével nem élt. 6

i. összegző megállapítások, következtetések, javaslatok I. ÖSSZEGZŐ MEGÁLLAPÍTÁSOK, KÖVETKEZTETÉSEK, JAVASLATOK A Miniszterelnökség fejezet szakmai feladatainak struktúráját a kormányzati munkamegosztásban az ellenőrzött időszak alatt bekövetkezett változások befolyásolták. A nem szorosan kormányzati koordinációt szolgáló feladatok és a költségvetési előirányzatok (ifjúságpolitikai, egyházügyi, nemzeti kisebbségi, határon túli magyarsággal összefüggő) a szakmailag kompetens tárcákhoz, ugyanakkor az 1998-ban megalakult új Kormány programja értelmében hangsúlyosabbá váló feladatok (kincstári vagyon felügyelete, információs társadalom kialakítása) a fejezethez kerültek. A kormányváltásig közigazgatási államtitkár által irányított Miniszterelnöki Hivatalt az összkormányzati érdekek által meghatározottan alakították át. A Kormány döntéseit előkészítő, megalapozó szervezetek megerősödtek (a kabinetek köre bővült; gazdasági-, társadalmi stratégiai elemzések szélesebb körűvé váltak), a miniszteri irányítás speciális eszközökkel bővült (állami tulajdonosi joggyakorlás), meghatározott feladatkörrel politikai államtitkárokat (kommunikációs, társadalompolitikai, gazdaságpolitikai, kül- és biztonságpolitikai) bíztak meg, a központi közigazgatás intézményrendszerével való kapcsolattartásra Kormányzati Referatúrákat hoztak létre. Az átalakítás a különböző döntéselőkészítő fórumok feladatainak meghatározásában és ellátásában párhuzamosságokat is eredményezett. A Miniszterelnöki Hivatal feladat- és szervezetrendszerében stabil elemként, áttekinthető feladatmegosztással, változatlan struktúrában működtek a közigazgatási államtitkár által közvetlenül, illetve helyettes államtitkárokon keresztül felügyelt, a fejezet, a Hivatal gazdálkodását, működését biztosító funkcionális szervezetek. A fejezet intézményrendszerének átalakítása az intézmények többségénél a belső kontroll mechanizmusokra, az irányítási, szabályozási rendszereik kiépítésére és működésére is kedvező hatású volt. A 2000. évi állapotra vonatkozó felmérésünk eredményéhez képest az intézmények többségénél javulás mutatkozott, azok működése, gazdálkodása szervezettebb lett, szabályozottságuk igazodott a jogszabályi előírásokhoz. A belső kontroll mechanizmusok egyes területeit tekintve kiegyensúlyozott maradt a felügyeleti- és az intézményi belső ellenőrzés, az intézmények számvitele, a kincstári kapcsolatok működése. Ugyanakkor hiányosságokat is tapasztaltunk egyes intézményeknél a megbízási díjak, a külföldi kiküldetések, a reprezentáció, a gépkocsi használat szabályozásában; a működési és a gazdálkodási szabályzatok aktualizálásában, továbbá a számviteli- és bizonylati fegyelem terén. Az intézmények belső kontroll mechanizmusán belül továbbra is gyenge pont maradt az informatikai rendszerek szabályozottsága és működtetése, melyhez hozzájárultak a kormányzati informatikában az adatbiztonsági követelmények, illetve az adatvagyon-gazdálkodásban az összkormányzati érdekek hangsúlyozott érvényesítésének hiányosságai. 7

i. összegző megállapítások, következtetések, javaslatok A változások a Miniszterelnöki Hivatalt vezető miniszter felügyelete alá tartozó költségvetési források emelkedésével jártak (1998-ról 2001-re az eredeti kiadási előirányzat két és félszeresére; az eredeti támogatási előirányzat a háromszorosára nőtt), ugyanakkor a fejezet egyes intézményeinél nem sikerült teljes körűen a szakmai feladatok, a szervezet és a költségvetési források összhangjának biztosítása (a Miniszterelnökség Központi Üdültetési és Oktatási Főigazgatósága alapításától kezdve időszakosan forráshiányosan működött). Az intézmények kiadási előirányzata, teljesítése az ellenőrzött időszak alatt minden évben emelkedett, 1998-ról 2001-re több mint három és félszeresére. A növekedésben a szerkezeti változások mellett a fejlesztések is szerepet játszottak. A feladatok finanszírozásához az intézmények saját bevételei változó mértékben járultak hozzá, azok összege a Hírközlési Főfelügyelet 2000. évi átvétele után lett számottevő, a saját bevételek a vizsgált időszak elejéhez viszonyítva több mint tízszeresére nőttek. A fejezetet érintő feladatváltozások, a fejezeti kezelésű előirányzatok átadása, a központi beruházások végrehajtása az intézményeknél indokolt előirányzatmódosítással járt, ugyanakkor a teljesítések rendre a módosított előirányzatok alatt maradtak, a kötelezettségvállalással nem terhelt előirányzatmaradványokat elvonták. A gazdasági társaságokkal kapcsolatos tulajdonosi jogok gyakorlása megfelelt a törvényi előírásoknak, de hiányosságokat is tapasztaltunk (alapító okiratok pontatlanságai). A Miniszterelnöki Hivatal továbbra sem élt azzal a lehetőséggel, hogy az eredményesen működő gazdasági társaságai után osztalékot vegyen ki, azt a társaságok az általuk ellátott tevékenységek hosszabb távú megalapozása érdekében fejlesztésre fordíthatták. A fejezetnél a létszámmal és a személyi juttatásokkal való gazdálkodás a jogszabályoknak megfelelő volt. A többletfeladatokhoz kialakított struktúra a vezetői szintek számának és az apparátusnak a növekedésével járt, a Miniszterelnöki Hivatal szervezeti egységeinek engedélyezett létszáma 540 főre, a korábbinak több mint másfélszeresére nőtt. A létszámkeretek és a személyi juttatás előirányzatai biztosították a kormányváltás után megnövekedett, megváltozott feladatok ellátásának feltételeit. A vezető beosztású és címekkel rendelkező köztisztviselők aránya magas volt. A foglalkoztatottak megtartásának érdekében mind a köztisztviselői, mind a közalkalmazotti körben éltek a vezetői beosztás, a differenciált alapilletményemelés és a címadományozás eszközével. Évről évre emelkedtek a külső megbízási díjra kifizetett összegek is. Évente nagy számú, több száz megbízási szerződést kötöttek, amelyeknél a szabályzatok egyes előírásait nem tartották be. A dologi kiadások több mint ötszörösére, az ingatlanvagyon háromszorosára történt növekedéséhez a fejezethez tartozó intézményi kör változása (Hírközlési Főfelügyelet, Kincstári Vagyoni Igazgatóság fejezethez csatolása), a feladatok növekedése (pl. az üdülők átvétele), a bérleti, közüzemi, üzemanyag díjak, továbbá a kiküldetési, a reklám-propaganda költségek emelkedése is hozzájárult. 8

i. összegző megállapítások, következtetések, javaslatok Az integrált üdültetési rendszer bevezetésénél nem biztosították teljes körűen a feladatok és források összhangját; nem gondoskodtak a hatékonyabb működést szolgáló egységes adatbázisról. A tapasztalt hiányosságok ellenére az integrált üdültetési rendszer elősegítette a szolgáltatások színvonalának és a férőhelyek kihasználtságának emelkedését. Az intézmények tárgyi eszköz ellátottsága összességében megfelelő volt, az elhelyezési gondokon bérleményekkel segítettek. A Miniszterelnöki Hivatal és a Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága több épületben történt elhelyezése nehezíti a munkavégzést, növeli a költségeket. A Hírközlési Főfelügyelet ingatlanvásárlása sem javított az intézmény elhelyezésén, ugyanis az irodaépületet térítésmentesen használatba adta az Informatikai Kormánybiztosság elhelyezésére. A feladat- és létszámbővülés miatt a gépkocsik száma is emelkedett. A tárgyi eszköz- és készletbeszerzéseknél a közbeszerzésekről szóló törvény előírásait néhány tartalmi és formai hiányosság kivételével (a bizottsági munka szabályozása, az árajánlatok, az aláírt szerződések dokumentálása) betartották. A fejezet gazdálkodásában a fejezeti kezelésű előirányzatok szerepe, nagyságrendje a vizsgált időszak alatt meghatározó volt, a fejezet támogatási előirányzatának kétharmadát tette ki. A fejezeti kezelésű előirányzatok összegének egy harmada célelőirányzat volt. A helyszíni ellenőrzésünk 11 fejezeti kezelésű előirányzatra terjedt ki, amelyből 8 volt a célelőirányzat. A fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználásának szabályozottsága, szervezeti, döntési rendszere szakmailag és pénzügyileg differenciált volt. A fejezeti kezelésű előirányzatok felhasználását, annak célszerűségét, eredményességét kedvezőtlenül befolyásolták a koordinációs feltételekben, a pályáztatási rendszer működtetésében tapasztalt hiányosságok főleg a Civil szervezetek támogatása előirányzatnál 1999-2000. évben és az Európai közigazgatási képzési ösztöndíj előirányzatnál. A vizsgált időszakban a programfinanszírozás körébe tartozó előirányzatok a fejezeti kezelésű előirányzatok egy tizedét tették ki. A programfinanszírozásra rendelkezésre álló forrásoknak ugyanakkor kevesebb, mint felét használták fel, ami a programok nem kellően megalapozott előkészítésére utal. A Miniszterelnökség fejezetet érintő korábbi ellenőrzéseink megállapításaira, javaslataira intézkedések javították a fejezet feladatellátását, gazdálkodását (részleges profiltisztítás, intézményi belső ellenőrzés megerősítése, az állami tulajdonú ingatlanoknál a vagyonvesztés megakadályozása). A miniszter felügyelete alá tartozó címeken túl a költségvetési ellenőrzés intézményrendszerének fejlesztésében és működésében részt vevő Kormányzati Ellenőrzési Hivatal működését és gazdálkodását is értékeltük (1. sz. melléklet). A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal feladat- és hatáskörét az államháztartásról szóló törvény rendelkezéseinek megfelelően az ellenőrzött időszakban újrafogalmazták, ugyanakkor továbbra is jellemző volt a munkaterven felüli vizsgálatok nagy száma, amely hátráltatta a munkatervi feladatok teljesítését és 9

i. összegző megállapítások, következtetések, javaslatok párhuzamosságot okozott a Kormányzati Ellenőrzési Hivatal és az Állami Számvevőszék által végzett ellenőrzések körében. A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal számára jóváhagyott eredeti előirányzatok a feladatai teljesítéséhez elegendőnek bizonyultak. Humán erőforrásai 2001-2002-ben bővültek, az erre vonatkozó kormányzati döntést befolyásolta az Európai Unió szakemberei által végzett átvilágítás eredménye is. A Kormányzati Ellenőrzési Hivatal tervezési és gazdálkodási tevékenysége az ellenőrzött időszak utolsó évében javult. A rendszeres gazdasági műveletek irányítása és végzése során a vezetői- és a folyamatba épített ellenőrzés követelményei beépített kontrollokkal megfelelően érvényesültek. A helyszíni ellenőrzés megállapításainak hasznosítása mellett javasoljuk a Kormánynak: 1. Vizsgáltassa felül az integrált üdültetési rendszernél a feladatok és források kormányzati szándéknak megfelelő összhangja biztosításának lehetőségét. a fejezet vezetőjének: 1. Intézkedjen annak érdekében, hogy a felügyelete alá tartozó intézményeknél a belső kontroll mechanizmusok értékelése keretében feltárt szabályozási és működési hiányosságokat (megbízási díj, külföldi kiküldetés, reprezentáció, gépkocsi használat, közbeszerzéseknél a bizottsági munka szabályozása; számviteli- és bizonylati fegyelem) szüntessék meg, a meglévő szabályzataikat aktualizálják (szervezeti és működési szabályzatok, ügyrendek, számviteli szabályzatok). 2. Gondoskodjon a költségvetési előirányzatok szakszerűbb, megalapozottabb tervezéséről és felhasználásáról, különösen egyes, a programfinanszírozás körébe tartozó fejezeti kezelésű előirányzatoknál. 3. Kezelje kiemelt feladatként a kormányzati informatikában az adatbiztonsági követelmények, az adatvagyon-gazdálkodásban az összkormányzati érdekek hangsúlyozott érvényesítését. 4. Segítse elő az integrált üdültetési rendszer hatékonyabb működtetéséhez szükséges egységes adatbázisok létrehozását. 10

II. RÉSZLETES MEGÁLLAPÍTÁSOK 1. A FEJEZET SZAKMAI FELADATAINAK, SZERVEZETI RENDSZERÉNEK, MŰKÖDÉSÉNEK ÉS A KÖLTSÉGVETÉSI GAZDÁLKODÁS FELTÉTELEINEK ÖSSZHANGJA 1.1. A szakmai feladatok, a szervezeti rendszer és a működés A Miniszterelnökség (ME) fejezet szakmai feladatait az ellenőrzött időszakban a kormányzati munkamegosztás működésében bekövetkező feladatátrendeződések határozták meg. Kiemelt feladata volt a miniszterelnök munkájához, a Kormány testületi működéséhez a megfelelő adminisztratív és technikai háttér, továbbá a szükséges források biztosítása a Miniszterelnöki Hivatal igazgatása alcím (MEHig.) és a Miniszterelnökség Közbeszerzési és Gazdasági Igazgatósága alcím (MKGI) költségvetésén keresztül. Az ME fejezet feladat- és intézményrendszere 2001-re a profiltisztítást követően áttekinthetőbbé vált; a nem szorosan kormányzati koordinációt szolgáló feladatok és költségvetési előirányzatok a szakmailag kompetens tárcákhoz kerültek, ugyanakkor ezzel ellentétesen a szakmai jellegű ágazati hírközlési feladatokat az ME fejezethez csoportosították is. Az ME fejezettől előirányzatokkal együtt az Igazságügyi Minisztérium (IM) fejezethez csoportosították át a Nemzeti és Etnikai Kisebbségi Hivatalt (NEKH); a Külügyminisztérium (KüM) fejezethez a Határon Túli Magyarok Hivatalát (HTMH); az Ifjúsági és Sportminisztérium (ISM) fejezethez a Gyermek és Ifjúsági Alapprogram Titkárságát (GYIAT), a Gyermek és Ifjúsági Érdekegyeztető Tanácsot, a Mobilitás Ifjúsági Szolgálatot (MISZ). Ezzel 1999-re a fejezetnél 3 intézmény MKGI, Magyar Közigazgatási Intézet (MKI) és az 1998. végén a Pénzügyminisztériumtól (PM) a fejezethez sorolt Kincstári Vagyoni Igazgatóság (KVI) maradt, valamint a korábbi 49 fejezeti kezelésű előirányzatból 21. A fejezet intézményeinek köre 2000-től a Miniszterelnökség Központi Üdülési és Oktatási Főigazgatóságával (MeKÜF) bővült. Ugyanebben az évben a fejezethez csoportosították át a Hírközlési Főfelügyeletet (HÍF) és a Felügyelethez kapcsolt, részben önállóan gazdálkodó Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanács (NHIT) működésével kapcsolatos feladatokat ellátó NHIT Irodát, valamint az informatikai, távközlés-fejlesztési és frekvenciagazdálkodási feladatok fejezeti kezelésű előirányzatot, az átcsoportosítás a 2001. évi költségvetésben jelentett címrendi változást. Az ME fejezet feladat-átrendezésének szabályszerűségét törvények, kormányrendeletek és -határozatok, valamint az átadó és átvevő fejezetek közötti megállapodások alapvetően biztosították. Egyes feladatváltoztatások, illetve a feladatokhoz rendelt költségvetési források fejezetek közötti átcsoportosítása azonban nem mindig szabályszerűen, esetenként késedelmesen, nem megfelelően dokumentálva történt. A MeKÜF-öt a központi közigazgatás integrált üdülési rendszerének kialakításáról, feladatairól szóló 129/1999. (VIII. 24.) Korm. rendelet hozta létre 1999. szep- 11

tember 1-től, tevékenységét ténylegesen 2000. január 1-jével kezdte meg a szükséges előirányzatok késedelmes és részleges átcsoportosítása miatt. A 2001. évi költségvetési törvény csak a Magyar Hivatalos Közlönykiadó (MHK) Kft. üzemeltetésében lévő üdülők és vendéglátóhelyek átvételével kapcsolatos előirányzatokat tartalmazta, mivel az érintett tárcákkal az üdülők átadásáról a megállapodásokat késedelmesen kötötték meg. A hírközlési feladatokhoz kapcsolódó költségvetési előirányzatok fejezetek közötti átcsoportosítása az érintett tárcák késedelme miatt a törvényes határidőt követően történt. Az ME fejezet gazdálkodásának költségvetési forrása meghatározóan a költségvetési támogatás volt, amelynek összege a Miniszterelnöki Hivatalt (MEH) vezető közigazgatási államtitkár/miniszter felügyeleti körébe sorolt előirányzatok tekintetében az 1998-tól 2001-ig tartó időszakban átlagban a kiadási előirányzat négyötödét fedte le. A teljes ME fejezet kiadási előirányzatából a MEH-et vezető közigazgatási államtitkár/miniszter költségvetési felügyelete alá tartozó címek együttes kiadási előirányzatainak aránya ugyan a vizsgált időszakban nem változott (42-44 %), az összege viszont 3,5-szeresére nőtt (1998-ban 44,8 Mrd Ft-ból 18,9 Mrd Ft, 2001-ben 153,8 Mrd Ft-ból 67,4 Mrd Ft). Hasonló tendencia érvényesült az eredeti támogatási előirányzatoknál (17,6 Mrd Ft-ról 52,4 Mrd Ft-ra), míg az eredeti saját bevételi előirányzat több mint tízszeresére nőtt (1998. évi 1,3 Mrd Ftról 2001-re 15 Mrd Ft-ra). A bevételi előirányzat jelentős, a támogatási előirányzat alacsonyabb növekedési ütemét a kizárólag saját bevételből gazdálkodó HÍF 2000. évi átvétele indokolta, amelynek saját bevételi előirányzata a fejezet bevételi előirányzatának kétharmadát tette ki. A MEH-et vezető közigazgatási államtitkár/miniszter költségvetési felügyelete alá tartozó címekhez rendelt humán források dinamikusan emelkedtek, amíg a teljes ME fejezet létszáma 1998-tól 2001-re a duplájára nőtt. Az intézmények közül a MEHig. alcím költségvetési létszáma és kiadási előirányzata nőtt a legnagyobb mértékben. A létszám 1998-tól 2001-re 1,8- szorosára (311-ról 540 főre); a kiadási előirányzat pedig háromszorosára növekedett (1998-ban 1,2 Mrd Ft; 2001-ben 3,5 Mrd Ft). Ugyanezen időszak alatt 2,8-szorosára növekedett a fejezeti kezelésű előirányzatok körén belül az ún. célelőirányzatok kiadása is (1998-ban 3,9 Mrd Ft, 2001-ben 10,9 Mrd Ft). 1.2. A MEH feladata, szervezeti rendszere és működése A MEH jogállását, feladat- és hatáskörét a 137/1998. (VIII. 18.) Korm. rendeletben újrafogalmazták. A kormányrendelet 1. -a értelmében: A Miniszterelnöki Hivatal a miniszterelnök munkaszervezete, amely a miniszterelnök és a Kormány döntéseinek, valamint a kormányprogram célkitűzéseinek megfelelően gondoskodik a kormányzati tevékenység stratégiai irányításáról és összhangjának biztosításáról, a döntés-előkészítésben az összkormányzati érdekek érvényesítéséről. A Hivatal egyúttal ellátja a Kormány testületi működésével kapcsolatos feladatokat. 12

A MEH 1998-ban az új Kormány programjában megfogalmazott elveknek megfelelően alapvető funkcionális és jelentős szervezeti változáson ment keresztül. A strukturális átalakítás jogi hátterét a hivatkozott kormányrendelet biztosította. A MEH szervezeti átalakítását 1998. végén és 1999. elején végrehajtották. Az új szervezet felállításához részletes döntés-előkészítő dokumentációk nem álltak rendelkezésre. A MEH-nél a struktúra átalakítása új vezetői szintek beiktatásával (miniszteri irányítás, meghatározott feladatkörű politikai államtitkárok, referatúrák) és az apparátus megnövekedésével járt. A MEH részletes szervezeti felépítését, belső munkamegosztási- és működési rendjét tartalmazó Szervezeti és Működési Szabályzatot (SzMSz) 1999. március 1-jei hatállyal adták ki. (A kormányváltás előtti MEH Szervezeti és Működési Szabályzata addig érvényben volt.) Az ellenőrzött időszakban a MEH-en belüli további változások jogi hátterét a 137/1998. (VIII. 18.) Korm. rendelet többszöri módosításával biztosították, ezzel összhangban a Hivatal SzMSz-ét is változtatták, pl. a kommunikáció összkormányzati jellegének erősítése érdekében, az Informatikai Kormánybiztosság létrehozása miatt. A Kormány döntéseit előkészítő, megalapozó szervezetek megerősödtek, a kabinetek köre bővült. A korábban is működő Gazdasági Kabinet mellett Kormánykabinetet és Nemzetbiztonsági Kabinetet hoztak létre. A Kormány féléves munkatervek alapján működik, melyeket a Kormány jogalkotási tervei determinálnak. A Kormány működésének eljárási rendjét a megelőző két kormányzati ciklusban kellő részletezettséggel és a döntések előkészítésének, a végrehajtásnak megfelelő garanciáival meghatározták. A Kormány ügyrendjéről szóló 1088/1994. (IX. 20.) Korm. határozat szerint jártak el az ellenőrzött időszakban is. Az ügyrendet kisebb módosításokkal adaptálták a Kormány összetételéhez, operatívabbá tették a döntéselőkészítést. A kabinetek üléseiről nem nyilvános emlékeztető, a Kormány üléseiről pedig a kihirdetett rendeleteken, határozatokon túl összefoglaló készül, amelynek eredeti példánya a mellékleteivel együtt nem selejtezhető. A MEH-et miniszter vezeti, akit az általános jogkörű politikai államtitkár helyettesít. Az apparátus szakmai irányítója a közigazgatási államtitkár, aki tevékenységét a feladatkörük szerint eltérő illetékességű helyettes államtitkárok közreműködésével látja el. Ugyanakkor elsősorban az összkormányzati érdekek érvényesítésére meghatározott feladatkörű politikai államtitkárok és referatúrák működnek a Hivatalban, ezáltal a Kormány döntéseit előkészítő, megalapozó intézmények megerősödtek (kabinetek), illetve új elemekkel bővültek (Kormányzati Stratégiai Elemző Központ [STRATEK], a meghatározott szakmai területekért felelős politikai államtitkárok [kommunikáció, közigazgatás- és területfejlesztés, kül- és biztonságpolitika, társadalompolitika, gazdaságpolitika], az 5 ágazati referatúrából álló, az illetékes politikai államtitkárok által felügyelt Kormányzati Referatúrák). 13

Az új SzMSz kiadásáig a MEH politikai államtitkárainak feladatkörét miniszterelnöki határozatban, kormányrendeletben vagy -határozatban rögzítették. A MEH közigazgatási államtitkárához rendelt feladatokat ellátó szervezeti egységek áttekinthető feladat-megosztáson alapuló struktúrában működtek, az ágazati referatúrákkal bővültek. A Referatúrák feladatkörét a MEH SzMSz-e (48. ); a Referatúrák ügyrendje és a munkatársak munkaköri leírásai együttesen határozzák meg. A feladatok döntő része a kormányzati munkához kapcsolódik. A Referatúrákat helyettes államtitkár, az egyes ágazati referatúrákat főosztályvezető vezeti; a helyettes államtitkárhoz tartozik az ágazati referatúrákon kívül a Kincstári Vagyongazdálkodási Főosztály és 2000. dec. 1-jéig, az új SzMSz hatályba lépéséig a Privatizációs Főosztály is (ez utóbbi a miniszteri kabinethez került). A Kormányzati Referatúrák egy közös ügyrenddel rendelkeznek, az ágazati referatúrák tárca-kompetenciáit csak a munkaköri leírásokból lehet nyomon követni. A Kormányzati Referatúrák a miniszterelnök és a MEH-et vezető miniszter (MEHVM) részére heti rendszerességgel készítettek jelentéseket az illetékességi körükbe sorolt fontos, kiemelkedő ágazati koncepciókról, témakörökről. A MEH működésének szabályozása megfelelő volt. Az SzMSz III. része a MEH működésének legfontosabb előírásait tartalmazza (munkáltatói jogok gyakorlása, kiadmányozás, vezetői értekezletek, kapcsolattartás). A MEH hivatali szervezeti egységei az ellenőrzött időszakban rendelkeztek ügyrenddel. A különböző döntéselőkészítő fórumok (STRATEK, Kormányzati Referatúrák, Kormányiroda) feladatainak meghatározásában és ellátásában párhuzamosságok mutatkoznak. A hivatali működésnek a szigorú hierarchián alapuló előírásait kiegészítette a közszolgálati teljesítményértékelési rendszer. Az egyéni teljesítményértékelési rendszer fontos része az értékelési időszakra a vezető és a beosztott közötti Teljesítmény-szerződés, amelyben a fontossági sorrendbe rakott feladatokhoz teljesítmény-elvárásokat határoznak meg és fogadnak el kölcsönösen, majd a teljesítményeket feladatonként és összességében is értékelik, azt a beosztottal együtt véglegezik, egyben meghatározzák az egyéni teljesítmény javítását szolgáló fejlesztési, képzési, támogatási teendőket. A MEHVM a fejezet intézményeivel (MKGI, MeKÜF, MKI, KVI) kapcsolatban alapítóként, illetve fejezeti irányító szervként gyakorolja mindazon jogosítványokat, amelyek az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. tv. (Áht.) és az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet és a költségvetési szervek gazdálkodására vonatkozó egyéb jogszabályok előírásai szerint megilletik, az SzMSz szerinti megosztásban. A költségvetési és gazdálkodási helyettes államtitkár felügyeli a miniszter megbízásából az MKGI tevékenységét (SzMSz 18. ), a személyügyi és funkcionális szervezetet irányító főigazgató működik közre a MeKÜF feletti felügyeleti jog gyakor- 14

lásában [SzMSz 38. (2) f)]. Az MKI szakmai felügyeletének telepítése hiányzik az SzMSz-ből. A MEHVM-et a kincstári vagyon kezelése körében a KVI-re, illetve az állami vagyon privatizációja tekintetében ÁPV Rt.-re kiterjedően megilletik az állami tulajdonosi jogkör gyakorlásának jogosítványai, melyek ellátását részletesen megvizsgáltuk a Kincstári Vagyongazdálkodási Főosztály és jogutódja (Privatizációs Titkárság) működésén keresztül. Az eltérő státuszú, egymás tevékenységét kiegészítő feladatkörű szervezetekkel kapcsolatos tulajdonosi joggyakorlás eszközeit a jogszabályokban, az alapító okiratokban és MEHVM utasításokban foglaltak szerint alakították ki és gyakorolják (kinevezési jogosítványok, az alapvető szervezeti, működési és gazdálkodási kérdéseket meghatározó dokumentumok jóváhagyása, illetve megállapítása, a szervezetek tevékenységéről megfelelő szinten és fórum előtt történő rendszeres beszámoltatás). A KVI Alapító Okirata alapján a MEHVM a KVI vezérigazgatóját a kinevezését követően az intézmény 8 hónapos, 1 éves, majd ezt követően 2000-ben az 1999-2000. évi tevékenységéről számoltatta be, emellett az irányítás sajátos eszköze, hogy a KVI vezérigazgatója a minisztert kéthetenként, a közigazgatási államtitkárt heti rendszerességgel személyesen tájékoztatja a kincstári vagyont érintő legfontosabb ügyekről. Az ÁPV Rt. tevékenységéről a Kormány számára a beszámolót a privatizációért felelős miniszter készítette elő, azt megelőzően az Igazgatóság határozattal fogadta el, a Felügyelő Bizottság véleményezte. A Vagyonkezelési Főosztály (Privatizációs Titkárság) munkatársai a miniszter részére végezték a szakmai előkészítő, véleményező munkát, rendszeresen részt vettek az Igazgatósága, FB ülésein. 1.3. A belső kontroll mechanizmusok A központi költségvetés területén működő belső kontroll mechanizmusok ellenőrzéséről szóló (1999-2000. I. féléves időszakra vonatkozó) jelentésünk fő megállapítása értelmében az ME fejezet intézményeinél az elemi beszámolók megbízhatósága szempontjából a belső kontroll mechanizmusok kiépítése és működése egyenletes volt a számviteli tevékenység területén; megfelelő a belső ellenőrzési tevékenységnél és a kincstári adatszolgáltatáshoz kapcsolódó ellenőrzésnél; hiányosságokat mutatott az intézményi tevékenység szabályozottsága, különösen az informatikai környezet szabályozottsága terén. A belső kontroll mechanizmusok alatt értjük a kiépített és működő irányítási, szabályozási rendszereket, továbbá azok környezetét és a kontroll eljárásokat. Az értékeléshez az alapvető irányítási, szabályozási eszközök és a kontroll eljárások működésének kulcsfontosságú folyamat-elemei (számviteli tevékenység és annak informatikai támogatottsága, függetlenített belső ellenőrzés, munkafolyamatba épített kincstári ellenőrzés) tartoznak. A jelen ellenőrzésünk keretében a belső kontroll mechanizmusok működésének vizsgálatát helyszíni ellenőrzéssel alátámasztva, teljes körűen végeztük. 15

A 2001. évi állapotra vonatkozó helyszíni ellenőrzésünk adatai alapján javulás mutatkozott, ehhez hozzájárult a KEHI alacsony, a HÍF közepes kockázati minősítése, ugyanakkor a 2000. évi értékeléshez hasonlóan az MKI magas minősítése megmaradt alapvetően a számviteli terület szabályozottsági hiányosságai miatt. A fejezet intézményei közül a KVI alacsony és az MKGI közepes kockázati minősítése nem változott, a MEHig.-é és a MeKÜF-é közepes lett az alacsonyból, illetve a magasból. A felmérés eredménye alapján a fejezet intézményinél egy terület kapott magas kockázati minősítést, az informatikai környezet szabályozottsága. Az intézményeknél továbbra is kiegyensúlyozottan működött a Kincstár munkafolyamatba épített ellenőrző funkciója. Hiányosságokat tapasztaltunk egyes intézményeknél az intézményi szabályozottság, a belső ellenőrzés és a számviteli rendszer szabályozottsága terén (MKI, MKGI). 1.3.1. Az intézmények működésének, gazdálkodásának szabályszerűsége Az intézményi működés szabályozottságára több intézménynél kedvező hatású volt a belső kontroll vizsgálatunk. Alapító okirattal, SzMSz-szel, ügyrenddel az ellenőrzött időszak végére az intézmények rendelkeztek, hiányosságokat a működési szabályzatok aktualizálása, egyes esetekben a munkaköri leírások területén tapasztaltunk. Az ellenőrzött alapító okiratok közül az MKI átdolgozott Alapító Okiratát a helyszíni ellenőrzés befejezéséig a felügyeleti szerv nem hagyta jóvá. Az MKGI Alapító Okiratában a feladataiban történt változások miatt szükséges módosítások késve történtek. (Az üdültetési feladatokat 1999. II. félévében adták át, az Alapító Okiratot azonban csak 2001-ben módosították.) A NEKH-nél és a HTMH-nál az SzMSz-ek aktualizálása, - a folyamatos feladatváltozások, szervezeti átalakítások miatt késett. A MeKÜF SzMSz-ét az alapítás után 15 hónappal hagyták jóvá. Aktualizálása is több hónapot késett, a 2001. januárban végrehajtott szervezeti módosításokat tartalmazó SzMSz 2001. május végén lépett hatályba. Az MKI-nél a módosított Alapító Okirattal összhangban új SzMSz készült, amit felterjesztettek a felügyeleti szervnek, jóváhagyása a helyszíni ellenőrzés befejezéséig nem történt meg. Az MKGI szervezeti egységei közül csak három készítette el időben az ügyrendjét. Az MKI dolgozói a Gazdasági Igazgatóságon dolgozók kivételével nem rendelkeztek munkaköri leírással. A fejezethez tartozó intézmények gazdálkodási tevékenységének szabályozottsága javult. Az intézmények alapvetően az Szt.-ben meghatározott alapelvekhez és a szakmai sajátosságokhoz igazodva alakították ki számviteli politikájukat, amelyhez kapcsolódott a leltározási, értékelési, pénzkezelési szabályzat. A számlarend a számlakeret-tükör és magyarázata mellett tartalmazta a zárlati feladatokat, az analitikus nyilvántartások vezetésének rendjét és a főkönyvi számlák összefüggéseit. A bizonylati rend és az okmányfegyelem szabályozása megfelelő volt. 16

Jellemző hiányosság volt pl. a számviteli-pénzügyi területre vonatkozó szabályzatok elhúzódó aktualizálása (KVI, MKI). A számviteli politika, számlarend az MKI-nél nem felelt meg az Szt. előírásainak. Az MKGI számviteli politikája nem minden tekintetben tartalmazta az intézmény adottságának, körülményeinek megfelelően az Szt.-ben rögzített alapelveket. A számlarend nem tartalmazta a főkönyvi számla és az analitikus nyilvántartás kapcsolatát, egyeztetésének módját. Az MKGI pénzkezelési szabályzata nincs összhangban a 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet 133. (4)-(6) bekezdésében foglaltakkal (a felügyeleti szerv engedélye nem állt rendelkezésre). Az MKI-nél a kötelezettségvállalás rendjének szabályzata elavult. A pénzkezelési szabályzat nem volt teljes körű, hiányzott pl. a szigorú számadású nyomtatványok használatára, a valutakezelésre vonatkozó előírás. A selejtezési és leltározási szabályzat aktualizálása az ellenőrzés ideje alatt volt folyamatban. A HÍF-nél nem aktualizálták a közbeszerzési és a reprezentációs szabályzatot. Az intézmények az előirányzat-módosítások nyilvántartását általában megfelelően vezették, de a dokumentáltság és nyilvántartás egyes esetekben (MKGI, MeKÜF, KVI, MKI) nem volt megfelelő. A felügyeleti szerv az intézményeknek az éves beszámoló és a zárszámadás elkészítéséhez minden évben körlevelet adott ki, melyben meghatározta a feladatokat, azok tartalmi elemeit és a végrehajtás határidőit. A MEH Költségvetési Főosztálya ellenőrizte az intézményi beszámolókat és azok dokumentáltságát, a beszámolók adatait a Magyar Államkincstár által közölt adatokkal egyeztette. Az esetleges eltéréseket (pl. helytelen kincstári kód alkalmazása, előirányzat-módosítások késedelmes bejelentése) az intézmények írásban indokolták, rendezésük megtörtént, a felügyeleti szerv a fejezeti szintű összesítést elkészítette. Az eltéréseket a kincstári körön kívüli számlavezetés (lakásalapszámla), az előirányzat-maradvány kezelése, valamint az okozta, hogy a kincstári zárási nap és az intézmények beszámoló készítési időpontja nem esett egybe. A szöveges beszámolók a PM által e tárgyban kiadott köriratnak megfelelően készültek el. Az intézmények a vizsgált időszakban az éves, féléves beszámolókat az államháztartás működési rendjéről szóló 217/1998. (XII. 30.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően készítették el. A beszámolók főkönyvi kivonattal, leltárral alátámasztottak voltak, de a főkönyvi könyvelés és az analitikus nyilvántartás között a MeKÜF-nél és az MKI-nél eltérést is tapasztaltunk. A vizsgált időszakban az intézmények gazdálkodásában az MKI és a GYIAT kivételével a pénzügyi, bizonylati fegyelem megfelelő volt. Az MKI-nél a kötelezettségvállalások ellenjegyzését a megvizsgált bizonylatok több mint 80 %-ában nem végezték el. A GYIAT 1998. évben nem rendelkezett számviteli politikával. Az intézménynél a megbízási szerződések nyilvántartása nem volt megfelelő. 17

1.3.2. A felügyeleti költségvetési ellenőrzés Az ME fejezetnél a felügyeleti ellenőrzés az intézményi és fejezeti beszámolók megbízhatósága szempontjából kontrollkockázat csökkentő tényező volt. A fejezeti felügyeleti ellenőrzés feladatai ellátásának személyi és szabályozási feltételei javultak. Az ellenőrzési feladatokat a MEH Ellenőrzési Főosztálya látta el, a jogszabályi előírásnak megfelelően közvetlen közigazgatási államtitkári alárendeltségben, a szervezet függetlensége biztosított volt. A Főosztály engedélyezett létszáma 2001-re a korábbi 6-ról 7 főre nőtt. Az ellenőrzési tevékenység szabályozása 2001-től maradéktalanul megfelel a központi, a társadalombiztosítási és köztestületi költségvetési szervek kormányzati, felügyeleti, valamint belső költségvetési ellenőrzéséről szóló 15/1999. (II. 5.) Korm. rendelet előírásainak. A Főosztály ügyrendje, amely egyben az ellenőrzési tevékenység szabályzata is, magában foglalja a felügyeleti ellenőrzés prioritásait, az ellenőrzések folyamatának előírásait (megbízólevél, program, helyszíni ellenőrzés, ellenőrzési részjelentés, összefoglaló jelentés, az ellenőrzési megállapítások hasznosítása, realizáló levél, megbeszélés stb.), az ellenőrzési munkatervek és beszámolók tartalmi követelményeit, a közigazgatási államtitkár jogosítványait (az ellenőrzés felfüggesztése). Az ügyrendet a közigazgatási államtitkár jóváhagyta. Az Ellenőrzési Főosztály a felügyeleti ellenőrzési feladatok mellett ellátta a MEHig. alcím belső ellenőrzését is, a feladatok teljesítését azonban e tényező nem befolyásolta. Az ellenőrzések előkészítettsége, irányultsága is összhangban volt a hivatkozott kormányrendelet előírásaival. A 2001. évi Ellenőrzési Munkaterv szerinti 2 átfogó felügyeleti ellenőrzésük (valamint az előző évről áthúzódó 1) lezárása az ütemezésnek megfelelően megtörtént (MeKÜF, KVI). A tervezett 4 célellenőrzés (különböző fejezeti kezelésű előirányzatok 1999-2000. évi felhasználásának ellenőrzése) a helyszíni ellenőrzésünk idején folyamatban volt, témaellenőrzéseik közül végrehajtották az intézmények és a fejezet 2000. évi előirányzat-maradványának vizsgálatát; munkaterven kívül elvégezték az MKI átfogó ellenőrzését. A kormányrendeletben előírt 3 évenkénti ellenőrzési kötelezettség teljesítésének feltételei biztosítottak. A Főosztály 2001-re ütemezett átfogó felügyeleti ellenőrzései teljesítik a kormányrendelet és az Ügyrend szerinti prioritásokat. A felügyeleti ellenőrzések alapján tett intézkedések nyomon követhetősége érdekében többször tartottak utóvizsgálatokat (civil szervezetek és kapcsolódó feladatok támogatása fejezeti kezelésű előirányzat 2000. évi felhasználásának utóellenőrzése), melyekre a kapacitás-bővítés lehetőséget ad. Az ME fejezetnél 3 éve nem ellenőrzött költségvetési szerv nincs. 18

1.3.3. A belső ellenőrzési rendszer szabályozottsága, működése A fejezet intézményeinél a belső ellenőrzési rendszer szabályozottsága, működése javult, ehhez hozzájárultak a vonatkozó kormányrendelet alapján tett intézkedések is. A vezetői és a munkafolyamatba épített ellenőrzés az intézmények többségénél szabályozott volt, működésével hozzájárult a hibák és szabálytalanságok megelőzéséhez, feltárásához, az ezek alapján tett intézkedésekkel öszszességében csökkentette a belső kontroll kockázatokat. A vezetői ellenőrzés egyéb, a kormányrendelet 6. (2) bekezdésben foglalt eszközei és módszerei (gazdasági- pénzügyi adatok elemzése, a beosztottak beszámoltatása, munkahelyeken végzett helyszíni ellenőrzések, munkaterven felüli ellenőrzések) két intézmény (KVI, HTMH) kivételével szabályozottak voltak, megfelelően működtek, kivéve az MKI-t és a NEKH-et. A függetlenített belső ellenőrzés a hibák, szabálytalanságok feltárásával, intézkedési javaslatokkal, működésével elősegítheti az intézmények megbízható, szabályszerű működését. A kormányrendelet előírásainak eleget téve 2000- től minden intézménynél működött belső ellenőr. A belső ellenőrzés függetlensége a jogszabályoknak megfelelően biztosított volt. Részmunkaidős belső ellenőrt alkalmaznak az MKI-nál, megbízással foglalkoztattak belső ellenőrt 1998-ban a MISZ-nél, a GYIAT-nál, 2000-ben a MeKÜF-nél. A KVI-nél Önálló Belső Ellenőrzési Osztály működött. Nem foglalkoztattak belső ellenőrt 1998-ban a NEKH-nél és a HTMH-nál. A függetlenített belső ellenőrzési tevékenység szabályozottsága nem volt megfelelő a GYIAT-nál; a KVI-nél a szabályzat aktualizálása késedelmesen történt; az MKGI jóváhagyott belső ellenőri szabályzattal nem rendelkezett. Az ellenőrzések a vezetők által jóváhagyott ellenőrzési programok alapján történtek. Az intézményeknél az MKI és a MeKÜF kivételével az elemi beszámolók megbízhatóságát befolyásoló tényezők ellenőrzése prioritást kapott. A MeKÜF 2001. évi ellenőrzési tervében nem szerepelt a 2000. évi költségvetési beszámoló valódiságának ellenőrzése. Az MKI a mérlegvalódiság vizsgálatánál a leltárral való alátámasztottságra, mint vizsgálati szempontra nem tért ki. Az ellenőrzési jelentések az MKI, MISZ, GYIAT kivételével tartalmazták a kormányrendeletben foglaltakat, tartalmukat a vizsgált szervezet és a felső vezetés is megismerte. Az MKI-nél belső ellenőri jelentés nem készült, a MISZ-nél és a GYIAT-nál a belső ellenőr munkájáról ellenőrzési naplót és annak alátámasztására munkafüzetet vezettek az ellenőrzési jegyzőkönyv helyett. Az ellenőri jelentések megállapításai alapján feltárt hiányosságok felszámolására az intézmények az MKI, a MISZ és a GYIAT kivételével intézkedési 19

tervben foglalták össze a feladatokat, amelyek megvalósulását a belső ellenőri beszámolókban is ismertették, illetve az utóvizsgálatok során ellenőrizték. 1.3.4. Egyes szakmai feladatellátást támogató informatikai rendszerek a MEH-nél és az MKGI-nél A feladatellátást támogató informatikai rendszerek átfogó ellenőrzésére a MEH-nél és az MKGI-nél került sor. A MEH és az MKGI szabályzatai (SzMSz) alapján a MEH informatikai működtetéséért, irányításáért az MKGI Informatikai és Telekommunikációs Főosztályának (ITF) vezetője volt felelős. Az informatika képviselete, az ITF szakmai felügyelete a Hivatal felső vezetésében az informatikai és távközlési ügyekben illetékes helyettes államtitkárság megszüntetése óta formálisan sem volt megoldott. A MEHVM 7/1999. (IV. 29.) utasításával kivette az informatikai és távközlési ügyekben illetékes helyettes államtitkár felügyelete alól az ágazati informatikai vezetői feladatellátást, az Informatikai Kormánybiztosság létrehozásával a feladatok egy részének jogutódlásáról viszont nem gondoskodott (a Hivatal belső informatikai és távközlési fejlesztéseinek irányításáról, a Hivatal feladat- és hatáskörébe utalt informatikai, kormányzati távközlési tevékenységekkel kapcsolatos központosított közbeszerzési feladatok összehangolásáról, a hozzá kapcsolódó normatív előkészítő munka irányításáról). Az információgazdálkodás szervezeti kialakításának kockázatos pontja volt az adatvédelemmel összefüggő szabályozás és felügyelet hiánya. Átfogó adatvédelmi szabályzattal a MEH és az MKGI nem rendelkezett, az informatikai biztonság kialakításának és felügyeletének szervezeti felelőseit az SzMSz nem határozta meg. Hiányoztak a legfontosabb informatikai szabályzatok is (informatikai stratégia, biztonsági szabályzat, katasztrófa terv). A meglevő szabályzatok csak részben fedtek le egyes informatikai területeket, a szervezeti átalakulások miatt is aktualizálásra szorulnak. Az informatikai rendszerek szoftver jogtisztaságát, biztonságát két hatályos szabályzat is érinti (7/1998. sz. közigazgatási államtitkári utasítás, a MEH VM 6/1999. Utasítása). Azok azonban részleges rendelkezéseket tartalmaznak, miközben a szabályzat alkalmazásához szükséges adatvédelmi és adatkezelési előírásokkal a MEH nem rendelkezik. A közszolgálati adatok védelmét szabályozó közigazgatási államtitkári utasítás az intézményi információvédelemnek csak egy kisebb területét fedte le. A számítógépes iratkezelés területén gyengíti az adatvédelmet, hogy az államtitkári utasítással ellentétben titokvédelmi felelőst 1994 óta nem neveztek ki. Hiányos volt a rendszerszemléletű szabályrend kialakítása és az abban előírandó feladatok következetes számonkérése. A szabályzatok nem rendelkeztek egyértelműen a tekintetben, hogy az informatikai biztonsági intézkedések hiányosságaiért ki a felelős. Az MKGI-nél az informatikai szervezet (ITF) szervezeti kapcsolatait és feladatait az SzMSz és a főosztály ügyrendje meghatározta, ugyanakkor tartalmi hiá- 20