TANFOLYAMI JEGYZET 5. modul: Táblázatkezelés
Tartalom 1. Az EXCEL XP képernyője, megjelenését befolyásoló beállítások... 4 1.1 Munkalap és koordinátái, munkafüzet... 4 1.2 Munkalap regiszterfülek... 4 1.3 Szerkesztőléc... 5 2. Adatbevitellel kapcsolatos ismeretek... 5 2.1 Adatbevitel, adatbevitel lezárása, elvetése... 5 2.1.1 Kész mód... 5 2.1.2 Beírás mód, adatbevitel lezárása, elvetése... 5 2.1.3 Szerkesztés mód és lezárása... 5 2.2 Cellamutató mozgatása... 5 2.3 Adattípusok, alapértelmezett igazításuk, hosszú adtok viselkedése... 6 2.3.1 Adatok beviteli szabályai... 6 2.3.2 Hibafelismerés igazítás alapján... 7 2.3.3 Cellánál hosszabb adatok viselkedése... 7 3. Kijelölések... 7 4. Automatikus kitöltés... 7 4.1.1 Egy elemükkel megadható listák... 8 4.1.2 Két elemükkel megadható listák... 8 5. Képletek, képletek bevitele, cellacímzés típusok... 8 5.1 Cellahivatkozások megadása egérrel... 9 5.2 Relatív cím, autokitöltés képlettel... 9 5.3 Az abszolút és a vegyes cím... 10 6. Másolás és mozgatás... 10 7. Sorok, oszlopok mérete és elrejtése... 11 7.1 Sormagasság, oszlopszélesség beállítása... 11 7.2 Oszlopok és sorok elrejtése, felfedése... 11 8. Beszúrás... 12 9. Cellák, sorok, oszlopok, illetve azok tartalmának törlése... 12 10. Cellaformátum... 12 10.1 Igazítás... 13 10.1.1 Igazítás ikonokkal... 13 10.1.2 Igazítás menüből... 13 10.2 Betűtípus... 13 10.3 Szegély... 13 10.3.1 Szegélyek ikonnal... 13 10.3.2 Szegélyek menüből... 14 10.4 Mintázat... 14 10.4.1 Mintázat ikonnal... 14 10.4.2 Mintázat menüből... 14 10.5 Számformátum... 14 10.5.1 Számformátum ikonnal... 14 10.5.2 Számformátum menüből... 15 11. Függvények használata... 15 11.1 Függvények megadása... 15 11.1.1 Függvényvarázsló... 15 11.1.2 Függvény begépelése... 16 11.1.3 Képletbe, illetve másik függvénybeágyazott függvények... 16 11.2 A leggyakrabban használt függvények... 17 11.2.1 Automatikus összegzés és statisztikai számítások... 17 11.2.2 Logikai függvények... 17 11.2.3 Adatbázis függvények... 18 12. Diagramok... 20 12.1 Diagramok rajzolása... 20 12.1.1 Diagram Varázsló 1. lépés a 4-ből... 20 12.1.2 Diagram Varázsló 2. lépés a 4-ből... 21 12.1.3 Diagram Varázsló 3. lépés a 4-ből... 22 12.1.4 Diagram Varázsló 4. lépés a 4-ből... 24 Diagramok utólagos formázása... 24 Objektumként beszúrt diagram utólagos formázása... 24
Diagramlapra beszúrt diagram utólagos formázása... 25 A Diagram eszközsor használata... 25 13. Munka nagyméretű táblázatokkal... 25 14. Munka több munkalappal... 26 14.1 Munkalap átnevezése és lapfülek színezése... 27 14.2 Munkalap törlése... 27 14.3 Munkalap beszúrása... 27 14.4 Munkalap mozgatása... 28 14.5 Munkalap másolása... 28 14.6 Munkalapok csoportba foglalása... 28 14.7 Csoportbontás... 29 14.8 Képletek bevitele több munkalap használata esetén... 29 15. Nyomtatás előkészítése, nyomtatás... 29 15.1 Oldalakra tördelés, oldaltörés eltávolítása... 29 15.2 Oldaltörés módosítása... 30 15.3 Oldalanként ismétlődő magyarázó adatok megadása... 30 15.4 Több oldalas tábla nyomtatási sorrendje... 31 15.5 Elhelyezkedés a lapon... 31 15.6 Élőfej és Élőláb... 31 15.7 Méret, méretarány, elrendezés... 32 15.8 Rácsvonalak... 32 15.9 Nyomtatási terület megadása, megszüntetése... 33 Adatok sorba rendezése... 33 Egy kulcsos rendezés... 33 Összetett kulcs szerinti rendezés... 33 15.10 Adatok kezelése szűréssel... 34 15.10.1 Az AutoSzűrő... 35 15.10.2 Irányított szűrő... 36
1. Az EXCEL XP képernyője, megjelenését befolyásoló beállítások A program elindítása után az ábra szerinti képet kapjuk.a már ismert képernyőelemeken kívül (menüsor, eszközsorok, görgető sávok, státusz-, vagy állapotsor, munkaablak) a Word programhoz képest a következő újdonságokat találjuk: szerkesztőléc; munkalap regiszterfülek; a munkalap a koordinátáival. Eszközsorok Program ablak gombjai Szerkesztőléc Dokumentum ablak gombjai Munkalap a koordinátáival Munkalap regiszterfülek Állapotsor Görgetősávok Munkaablak 1. Ábra: Az Excel XP ablaka 1.1 Munkalap és koordinátái, munkafüzet Az Excel alapdokumentuma a munkafüzet, amely normál esetben 3 lapból, úgynevezett munkalapból áll. Az egészet úgy is felfoghatjuk, mint egy 3 lapos kockás füzetet. Természetesen lehet belőle lapot kitépni, pótlapot berakni, illetve indigót rakni a lapok közé, hogy amit beleírunk ne csak egy lapon jelenjen meg. 2. Ábra: A munkalap koordináták Minden munkalap 256 oszlopból és 65 536 sorból áll. Az egyes kis téglalapokat (melyeknek cella a neve) a koordinátáikkal lehet azonosítani. Vízszintesen betűk, függőlegesen számok szolgálnak erre a célra. A probléma csak az, hogy az ábécében nincs 256 betű. A megoldás a következő: A, B, C,, Z, azután AA, AB, AC,, AZ, majd BA, BB, BC,, BZ, és így tovább, végül IA, IB, IC,, IV. +1 regiszter Utolsó regiszter 1.2 Munkalap regiszterfülek A munkafüzetben való lapozáshoz a lapok alján lévő regiszterfüleket használhatjuk. Mindegyiken leolvasható, melyik laphoz tartozik. Ha olyan munkalaphoz akarunk lapozni, melynek nem látszik a regisztere, akkor majd a nyilakkal ellátott gombokat kell használnunk. Első regiszter -1 regiszter 3. Ábra: A Munkalap regiszterfülek
1.3 Szerkesztőléc A szerkesztőléc is új eszköznek számít. A bal oldalán az aktuális cella címe (koordinátája), a jobb oldalán pedig annak valódi tartalma jelenik meg. Ezért, ha egy cellában egy számítási utasításnak csak a kiszámított eredménye látható, a szerkesztőlécen ez esetben is megnézhető a cella igazi tartalma. Ehhez persze a kérdéses cellát ki kell jelölni aktuálisnak (igazság szerint ez így csak alapértelmezett esetben igaz). A képen a szerkesztőléc középső részén látható jelek csak adatbevitel közben jelennek meg. Szerepükről rögtön szó lesz. Aktuális cella koordinátája Aktuális cella tartalma Aktuális cella Csak adatbevitelkor látható jelek 4. Ábra: A Szerkesztőléc 2. Adatbevitellel kapcsolatos ismeretek 2.1 Adatbevitel, adatbevitel lezárása, elvetése Ha elkezdünk valamilyen adatot gépelni, akkor az mindig az aktuális cellában (és a szerkesztőlécen) jelenik meg. Az aktuális cellát arról ismerjük fel, hogy vastag vonal határolja, és a koordinátáinak a színe is más. Adatbevitelkor a státuszsor bal szélén Beírás felirat látható, ami az Excel három üzemmódja közül az egyik. A három üzemmód felsorolásszerűen: Kész, Beírás, Szerkesztés. Aktuális cella 5. Ábra: A cellamutató 2.1.1 Kész mód Ez az üzemmód az alapeset. Ha a másik módokba valahogy nem lépünk be, akkor mindig Kész módban vagyunk. Ugyanígy, ha azokat befejezzük, akkor is a Kész módba kerülünk. 2.1.2 Beírás mód, adatbevitel lezárása, elvetése Beírás módba akkor kerülünk, ha elkezdünk gépelni. Ebben az üzemmódban eleinte arra kell nagyon vigyáznunk, hogy a nyíl billentyűkkel nem lehet az elhibázott szövegrészhez vinni a kurzort. Beírás módban tehát nincs más javítási lehetőségünk, mint a Backspace billentyűvel való visszatörlés, és újra begépelés. Az adatbevitel lezárására (aminek hatására újra 6. Ábra: A státuszsor Kész üzemmódba kerülünk) a következő lehetőségeink vannak: Enter lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával lejjebb ugrik; Tabulátor lezárja a bevitelt, és a cellamutató egy cellával jobbra ugrik; a jelre kattintás lezárja a bevitelt, de a cellamutató a cellán marad. A fentiek közül mindig annak a figyelembevételével válasszunk, hogy hol szeretnénk folytatni az adatbevitelt! Adatbevitel elvetéséhez vagy az Escape billentyűt kell megnyomni, vagy a szerkesztőlécen a jelre kell kattintani. 2.1.3 Szerkesztés mód és lezárása Szerkesztés módba a következő módszerekkel juthatunk: a hiba helyén duplát kattintunk a javítandó cellába, a javítandó cellát jelöljük ki aktuálisnak, és a szerkesztőlécen kattintunk a hibához. A Szerkesztés mód lezárására, illetve a bevitel elvetésére a lehetőségek ugyanazok, mint a Beírás módban. Véleményem szerint sokszor egyszerűbb egy cella adatát újra bevinni, mint kijavítani Szerkesztés módban. 2.2 Cellamutató mozgatása A cellamutató mozgatására a nyíl, az Enter és a tabulátor billentyűkön kívül a következő fontosabb módok vannak: Home az aktuális soron belül mindig az A oszlopba ugrik; End azután egy nyíl az utolsó nem üres cellába ugrik (nem egyszerre, hanem egymás után kell megnyomni); Ctrl - Home az A1 cellacímre ugrik; Ctrl - End a legalsó adatot tartalmazó sor és a legutolsó adatot tartalmazó oszlop metszéspontjába ugrik; Page Up és Page Down a képernyőn elférő sorok számának megfelelő számút ugrik fel-, illetve lefelé.
2.3 Adattípusok, alapértelmezett igazításuk, hosszú adtok viselkedése Az adatokat tulajdonságaik alapján az Excel több adattípusba sorolja. Az egyes típusok bevitelének formai szabályait a Windows Területi és nyelvi beállítások opciójában lehet módosítani, amit a Vezérlőpultban fogunk megtalálni. Ugyancsak itt állíthatunk a nemzeti valuta jelölésén is. Ezek előrebocsátása után lássunk néhány fontos beviteli szabályt. 2.3.1 Adatok beviteli szabályai Szám Csak, számjegyet tizedesjelet és előjelet tartalmazhat (a pozitív előjelet felesleges megadnunk). Ha a Windows Területi és nyelvi beállítások -nál nem adunk meg mást, tizedeseket tartalmazó értékek megadásánál vesszőt kell alkalmaznunk. Az adatbevitel lezárása után az oszlopszélességet is automatikusan beállítja a program, feltéve, hogy azt mi még nem állított át. Ezek után lássunk még néhány speciálisabb problémát: Számok tagolása A kiolvasás megkönnyítése nagy számok esetében ezres tagolással szokás, amit bevitelkor szóközzel lehet megadni. Elég egy helyen tagolni, de a szóköz után 3, 6, 9, stb. újabb számjegynek kell következni. Könyvelésben járatosak arra vigyázzanak, hogy az ezres tagolás nem ponttal történik! Pénzösszegek Ha pénzösszegeket akarunk megadni, akkor a számjegyet követően már bevitelkor egy szóköz mögé megadhatjuk a beállított nemzeti valutát, alapesetben a Ft szimbólumot. Nagyon nagy számok Ha nagyon nagy számot gépelünk be, akkor az Excel azt átváltja úgynevezett normál alakba. Például 2,55E+11 értelmezése 2,55*10 11 (a tizedesjelet 11 pozícióval kell jobbra tolni). Néhány példa nem jó és rossz számokra: Rossz 12 00, 12.000, 12.000.520, 12 2532 Jó 12 000, 253 125436, 2554255, 1 254 365, 25,325, -2512, 25 Ft, 126 365 Ft A hibák elkerülése végett inkább az utólagos tagolás és pénznemre történő formázás javasolt. Dátum és idő Dátumot a Windows Területi és nyelvi beállítások -nak megfelelően kell begépelni. Ez az alapbeállítások mellett év.hó.nap. Az Excel az így megadott adatot a bevitel lezárása után automatikusan átalakítja éééé.hh.nn formára, vagyis az évet 4 jeggyel, a hónapot és a napot 2-2 jeggyel mutatja. Ha rakunk a nap után pontot, azt az Excel elfogadja ugyan, de levágja. Ez az összesen 10 jel viszont már nem fér be a normál szélességű cellába, ezért egy dátum bevitele után a program az oszlopot automatikusan szélesebbre állítja, feltéve, hogy az adott oszlop szélességét még nem állítottuk át. A dátumok tárolására a program a következő trükkös módszert használja: minden dátumot átalakít számmá úgy, hogy időszámításának kezdete 1900. január 1. E logika szerint: Dátum 1900.01.01. 1900.01.02. 1900.01.03. 2003.08.09. 2003.08.10. Szám 1 2 3 4 37 842 37 843 1. Táblázat: Dátumok, és nekik megfelelő számok Ebből következően, ha két dátumot kivonunk egymásból, akkor tulajdonképpen a mögöttük lévő számok különbségét képezzük, ami a közöttük eltelt napok számát kapjuk meg. Ez gyakran bizony nagyon jól jön, gondoljunk csak mondjuk törtévi kamatok számítására. Mivel gyakran kell majd olyan feladatokat végeznünk, ahol a mindenkori aktuális dátummal is számolni kell, nézzük még meg azt, hogy ezt miként lehet megoldani. Egész egyszerűen csak be kell gépelni a mai nap függvényt: =ma(), melynek helyén a mindenkori aktuális dátum jelenik majd meg (függvényekről később még sok szó lesz). Időt óó:pp alakban kell megadni, vagyis az órát és a percet egyaránt két jeggyel, a határoló karakter pedig a kettőspont. Mivel időpontokkal csak nagyon ritkán kell dolgozni, ezt részletesebben nem tárgyaljuk. Kifejezés E típusról hamarosan részletesen fogunk beszélni, így most csak annyit róla, hogy akkor alkalmazzuk, ha valamit ki akarunk a programmal számoltatni. Normál esetben a cellában általában az eredményt fogjuk látni, mégpedig jobbra zárva. Logikai adat Általában nem mint adatot visszük be, hanem egy eldöntendő kérdés, úgynevezett logikai kifejezés eredményeként fogjuk majd megkapni. Így az eredménye sem egy szám, hanem az alábbi két érték valamelyike: IGAZ vagy HAMIS. Szöveg Ami nem tartozik a fenti adattípusok egyikébe sem, azt az Excel szövegként kezeli. Szöveges adatokat többnyire kísérő, magyarázó, kiegészítő feliratként szokás alkalmazni. Igazság szerint szöveges adatokkal is lehet néhány műveletet végezni, de mivel csak viszonylag ritkán kell azokat alkalmazni, nem tárgyaljuk őket (összefűzés a & műveleti jellel valósítható meg, egyéb műveletek a szöveg függvényekkel lehetségesek).
2.3.2 Hibafelismerés igazítás alapján A cellákba kerülő adatokat az Excel tartalmuk alapján a már ismertetett csoportokba sorolja. Az egyes típusok alapértelmezett igazítása: szám jobbra zárt; dátum jobbra zárt; idő jobbra zárt; kifejezés jobbra zárt; logikai középre zárt; szöveg balra zárt. A szöveg adattípust alapesetben tehát balra, a logikait középre, minden más adattípust viszont jobbra igazít a program. Ha adatbevitel lezárása után egy számot, dátumot, időt, kifejezést, vagy logikai értéket az Excel balra zár, akkor azt szövegnek értelmezte, amivel viszont nem tud számolni. Ha mégis megpróbáljuk, hibaüzenetet kapunk. A rossz adatbevitel így kis rutinnal az adat igazításáról is felismerhető. 7. Ábra: Különféle adattípusok Ez nem dátum, mert balra zárt. 8. Ábra: Az igazításról felismerhető a rossz adat 2.3.3 Cellánál hosszabb adatok viselkedése Adott oszlopnál szélesebb adat típusától függően viselkedik: Szöveg típusnál a hosszú adat átlóg a tőle jobbra lévő üres cellába. Ha viszont az nem üres, akkor az átlógó rész látszólag eltűnik, valójában azonban csak takarásba kerül. Sajnos ezt semmi nem jelzi. Nem szöveg adattípusoknál az adat helyett #### jeleket látunk a cellában, ha az hosszabb a cellánál. Ez csak arra figyelmeztet bennünket, hogy az adat nem fért a cellába, ezért a cella oszlopát szélesebbre kell állítani. 9. Ábra: Nem szöveg típusú hosszú adat viselkedése, ha nem fér el a cellában 3. Kijelölések A kijelölés módszerei megegyeznek a Word táblázatainál megtanultakkal. A Ctrl billentyűvel lehetséges többszörös kijelölésre azonban itt sokkal többször lesz szükségünk. Ha van kijelölt területünk, akkor mindig azon belül marad a világos színű aktuális cella, ha az adatbevitelt az Enter, vagy a Tabulátor gombokkal zárjuk le. De nézzük meg a kijelölési lehetőségeket: több cella elhúzás a cellákon; egy sor kattintás a sor koordinátára; több sor elhúzás a sor koordinátákon; egy oszlop kattintás az oszlop koordinátára; több oszlop elhúzás az oszlop koordinátákon; az egész táblázat kattintás koordináták találkozásánál lévő felirat nélküli téglalapon. Fontos, hogy az egérkurzor alakja cellák kijelölésekor, sorok és oszlopok kijelölésekor pedig alakú legyen. 10. Ábra: Enter hatására kijelölésben így mozog az aktív cella Az egész táblázat kijelöléséhez ide kell kattintani Ez az aktuális cella 11. Ábra: Egy egyszerre kijelölt sor, oszlop, és tartomány 4. Automatikus kitöltés Egy táblázatba nagyon gyakran kell olyan adatokat beírni magyarázó, kísérő információként, melyek között logikai kapcsolat ismerhető fel, mint például a hét napjai, a hónapok nevei, egymást követő évek, negyedévek, stb. Máskor matematikai vagy más logikai összefüggés van a sorozatok elemei között. Például: ötösével, tízesével, százasával növekvő számok (azaz a matematikából tanult, úgynevezett számtani sorozat); vagy minden hónap valahányadik napja, negyedévente egy adott dátum, évente egy adott nap, stb. Mindezekre a célokra kiválóan alkalmas az Excel automatikus kitöltő funkciója. Az ennek során alkalmazandó munkamódszer majd attól függ, hogy milyen sorozatot akarunk létrehozni.
4.1.1 Egy elemükkel megadható listák Elég a lista egy elemét megadni, lezárni az adatbevitelt, majd. a cella automatikus kitöltőjét abba az irányba kell húzni amerre folytatni szeretnénk a listát. Az autokitöltő az a picike kis négyzet, mely a cella jobb alsó Ezt a négyzetet kell húzni 13. Ábra: Az autokitöltő sarkában található. Azt, hogy pillanatnyilag hol tartunk, az egérkurzor mellett olvasható le. Ha a lista véges számú elemből áll, akkor az utolsó elem után újra az első elem fog következni. A fontosabb lehetőségeket a következők: A sorozat neve a napok teljes, vagy rövidített nevükkel a hónapok teljes vagy rövidített nevükkel egyesével növekvő, számsorozatszerű szöveg negyedévek arab számmal egymást naponta követő dátumok sorozata Elemei, illetve példa rá hétfő, kedd, szerda,, vagy h, k, sze,, január, február, március,, vagy jan, febr, márc, 92. év termelése, 93. év termelése, 94. év termelése, 1. negyedév, 2. negyedév, 3. negyedév, 4. negyedév 1999.10.11, 1999.10.12, 1999.10.13, 2. Táblázat: Az egy elemükkel is megadható beépített listák Ha jobb gombbal végezzük a húzást, akkor további lehetőségeink is választhatóak a húzás végén megjelenő helyi menüből. Ezek legtöbbjét azonban akkor is elérhetjük, ha a kitöltés végén megjelenő intelligens címkére állunk, majd azt lenyitjuk. Jó ha ismerjük ezeket a lehetőségeket is, mert sok munkát spórolhatunk meg a használatukkal. 4.1.2 Két elemükkel megadható listák Ez esetben a sorozatnak két elemét kell megadni, majd lezárni az adatbevitelt. Ezután ki kell jelölni az induló adatokat tartalmazó cellákat, majd a kitöltés irányába húzni az autokitöltőt. Az így elérhető lehetőségeinket az alábbi táblázat mutatja: A sorozat neve egyszerű számtani sorozat (lineáris trend) a hét azonos napjai a hónapok azonos napjai az évek azonos napjai Elemei, illetve példa rá 5, 10, 15, 20, vagy 17, 21, 25, 29, 1999.01.05, 1999.01.12, 1999.01.19, 1999.01.05, 1999.02.05, 1999.03.05, 1999.01.05, 2000.01.05, 2001.01.05, Ez a kis kereszt lesz az autokitöltő 12. Ábra: Az autokitöltő használata 14. Ábra: A jobb gombos húzás és az intelligens címke elemei 3. Táblázat: Csak két elemükkel megadható listák Az egér jobb gombjával húzva, vagy az intelligens címkét lenyitva itt is további lehetőségekből választhatunk. 5. Képletek, képletek bevitele, cellacímzés típusok A képletek mindig egyenlőségjellel kell, hogy kezdődjenek. Ezen kívül a képlet a következő elemeket tartalmazhatja: konstans műveleti jel zárójel cellahivatkozás függvény szám összeadás + kezdő ( cím pl. A1 max() szöveg (csak ritkán) kivonás - befejező ) tartomány pl. A1:A4 min() szorzás * átlag() osztás / stb. hatványozás ^ 4. Táblázat: Egy kifejezésben szerepeltethető adatok A fenti adatok közül csak az első hármat (konstans, műveleti jel, zárójel) kell majd gépeléssel bevinnünk, a többinek a bevitelére nagyon praktikus módszerek szolgálnak. A műveletek közötti hierarchia a matematikából tanultakkal megegyezik (csökkenő sorrendben: hatványozás, szorzás és osztás, összeadás és kivonás). Ha más műveleti sorrendre van szükségünk, akkor zárójeleket kell alkalmaznunk, de itt csak
egyféle zárójel létezik. A zárójelek kifejtése belülről kifelé történik. Nagyon fontos, hogy a zárójeleknek mindig párban kell lenniük! A cellahivatkozás (cellacím) azért kerül majd egy képletbe, mert azt szeretnénk, hogy az Excel a cella mindenkori aktuális tartalmával számolja ki a képlet értékét. Ez az a zseniális ötlet, ami a táblázatkezelő programokat képessé teszi bármilyen feladat megoldására. Ha egy olyan cellába más értéket gépelünk be, amelyre hivatkozunk egy képletben, akkor a képletet tartalmazó cella értéke is rögtön megváltozik. Nézzünk erre egy egyszerű példát. Ki szeretnénk számolni különböző nagyságú téglalapok kerületét és területét. A megoldás menete a következő: Gépeljünk be a magyarázó feliratokat A1-A4 cellákba, majd állítsuk be az A oszlop szélességét. Adjuk meg a képleteket a B3 és B4 cellákba. Ha konkrét számokat viszünk be B1 és B2 cellába, a program abban a pillanatban automatikusan kiszámolja az oldalhosszakhoz tartozó kerületet és területet. 5.1 Cellahivatkozások megadása egérrel Az már szóba került, hogy ha egy képletet akarunk valamelyik cellába bevinni, először egy egyenlőségjelet kell begépelnünk (igazság szerint + és - jellel is elkezdhetjük a képletet, amivel felgyorsíthatjuk a bevitelt). Amint ezt megtettük, rögtön megváltozik a szerkesztőléc: a és a ikonok szerepéről már esett szó; a ikonnal és a mellette lévő listával függvényt szúrhatunk be. A képletekben szinte minden esetben egy, avagy több cellacím, gyakran cellatartomány is szerepel. Ezek bevitele lehetséges a billentyűzet segítségével is, de sokkal egyszerűbb, ha begépelés helyett rákattintunk arra a cellára, aminek a koordinátáit éppen be akarnánk gépelni. Ha cellatartományt szeretnénk a képletben megadni (erre függvények esetén lesz csak szükségünk), akkor a tartományt a már tanult módon jelöljük ki. Ilyenkor a kifejezésben megjelennek a kérdéses cella, vagy tartomány koordinátái, mellyel egy időben a cellát vagy tartományt egy szaggatott, futó vonal veszi körbe. Több tartomány kijelölése esetén azok más és más színnel jelennek meg. Ugyanakkor a hivatkozott cellákat ugyanolyan színnel ki is emeli a program. Így a képletek értelmezése sokkal könnyebb. Ha rossz cellára kattintottunk, egyszerűen csak kattintsunk rá a jóra (tartomány esetében természetesen jelöljük ki a helyeset). Csak azután gépeljük tovább a kifejezést, miután a kifejezésben megjelent a jó cím. 5.2 Relatív cím, autokitöltés képlettel Az Excel programban, ha egy kifejezésbe cellacímet viszünk be, azt alapesetben úgynevezett relatív címként kezeli. Ez annyit jelent, hogy a hivatkozott cellának a képletet tartalmazó cellához viszonyított helyzetét tartja nyilván az Excel. Például, ha előző feladatunk B3 cellában lévő kifejezését vizsgáljuk, a program valójában a következőket jegyezte meg: kettővel szorozzuk be az oszlopomban, kettővel felettem lévő cella, és az oszlopomban, eggyel felettem lévő cella összegét. Nézzünk egy másik példát, ahol ennek gyakorlati előnyét kihasználhatjuk. Egy cégnek, ahol a termelés két műszakban folyik, szeretnénk a heti termelési adatait kiszámolni. Ehhez csak ez egyes műszakok napi termelési volumenét kell összeadnunk. A feladat megoldása során az A A B1 jelentése most (mivel a B3-ban szerepel): Kettővel felettem lévő adat oszlopba a napok neve, a B oszlopba majd az első műszak, a C oszlopba pedig a második műszak termelési értékei kerülnek. Az összes termelést a D oszlopban számoltatjuk ki a programmal. Ez minden esetben azt jelenti, hogy az összes termelés úgy jön ki, hogy az adott sorban tőle balra kettővel lévő cella tartalmához hozzáadjuk a tőle eggyel balra lévő cella tartalmát. A feladat megoldásához a konstansok (a magyarázó feliratok, és a termelési adatok) megadása után elegendő bevinnünk (persze mutogatással ) D2 cellába a megfelelő képletet, majd az adatbevitelt lezárni. Ehhez most célszerű a jelre kattintani a szerkesztőlécen, mert ez esetben az aktuális cella D2 marad. Az autokitöltőjét csak le kell húzni D6-ig az egeret. Még gyorsabban eredményre jutunk, ha duplát kattintunk az autokitöltőre, mert akkor a tőle balra lévő oszlop legalsó 15. Ábra: Egy nagyon egyszerű feladat 16. Ábra: A szerkesztőléc B2 cellára kattintva annak koordinátája megjelenik a kifejezésben, s ugyanakkor egy futó szaggatott vonal veszi körül 17. Ábra: Cellahivatkozás bevitele egérrel A B2 jelentése most (mivel a B3-ban szerepel): Eggyel felettem lévő adat 18. Ábra: A relatív cím értelmezése
adatáig történik a kitöltés. A cellék tartalmát megvizsgálva azt fogjuk látni, hogy minden cellába a helyes képlet került (az ábrán minden cellában a beírt képlet látható). De honnét tudta az Excel minek kell oda kerülni? A kérdésre a relatív cím adja a megoldást. Mint már megbeszéltük, az Excel valójában nem a cella koordinátáját, hanem annak viszonylagos helyzetét jegyzi meg az úgynevezett relatív címekben, így azokat másolva, vagy ilyen címet tartalmazó cellánál autokitöltőt használva az új helyen aktualizálódik a kifejezés. 19. Ábra: Relatív címek a képletekben 5.3 Az abszolút és a vegyes cím Számításaink során gyakran szükségünk van arra, hogy olyan paraméterekkel is számoljunk, amelyek egy adott pillanatban állandóak ugyan, de bármikor megváltozhatnak. Ilyen jellegű adatok például a kamatok, a haszonkulcsok, a valuta árfolyamok, stb. Ezeket az adatokat csak egy cellában, mint paramétert szokás megadni. A képletekben azután csak hivatkozunk majd rájuk, mégpedig mindig ugyanarra a cellára (amelyben a kérdéses paraméter található). Ennek a célja az, hogy valahányszor megváltozik majd egy ilyen adat, nekünk elég legyen csak egy helyen ezt a változást bevinni a táblázatba. Igen ám, de a fix adatot tartalmazó cellának a képlethez viszonyított helyzete cellánként más és más. Ha ekkor is relatív címet használnánk egy kifejezésben, a képletet máshová átmásolva a hivatkozás az új helyén rossz cellára mutat. Szerencsére ez esetben is létezik megoldás. A programban valamilyen módon hivatkozni kell arra, hogy egy ilyen fix jellegű adat van a képletben, és azt mindig ugyanonnét kell, hogy vegye az Excel. Azaz függetlenül attól, hogy hová másoljuk (az autokitöltővel hová húzzuk), a kérdéses hivatkozás mindig ugyanoda mutasson. Ezt, hogy egy cellacímben valamelyik koordináta fix, egy 21. Ábra: A feladat jó megoldása fix címekkel $ karakter jelzi, amit a fix koordináta elé kell rakni. Ha mindkettő koordináta állandó, akkor mindkettő koordináta elé. No de olyan könnyen lehetet kifejezéseinkbe az egérrel cellahivatkozásokat bevinni. Most majd újra gépelni kell őket? Nem, erre a problémára is találtak egyszerűbb megoldást. Ha egy cellahivatkozás nem relatívként adandó meg, akkor miután már a cellacím bekerült a képletbe az F4 funkció billentyűt kell megnyomni. Ennek hatására a cellacím mindkét koordinátája előtt megjelenik a dollár jel. Ha ez nem jó, mert csak az egyik koordináta fix, akkor addig kell az F4-et nyomkodni, míg a kívánt cellacímet nem kapjuk. Az ilyen jellegű cellahivatkozást egyébként vegyes címnek hívják. A következő kis táblázatban jól látható hogyan változik F4 hatására a cellacím relatívból abszolútra, majd az egyik, aztán a másik vegyes címre. Tovább nyomkodva az F4-et, ezek a lehetőségek ismétlődnek újra. Fontos, hogy értsük a relatív és a fix cím lényegét, mert csak úgy tudunk hatékonyan dolgozni az Excelben! B8 $B$8 B$8 $B8 B8 $B$8 5. Táblázat: Cellacím típusváltás az F4 funkcióbillentyűvel 6. Másolás és mozgatás Mindent pontosan ugyanúgy kell végezni, mint ahogy azt korábban tanultuk: 1. jelöljük ki a mozgatandó, vagy másolandó adatok területét; 2. a Ctrl - C, illetve a Ctrl - X billentyűkombinációval másoljuk, vagy vágjuk ki a vágólapra őket; 3. a cellamutatót vigyük az adatok (csak a beillesztés bal felső sarkába kell vinni a cellamutatót, kijelölni nem szabad, pontosabban felesleges); 4. a vágólap tartalmának beillesztése a szokásosan Ctrl - V billentyűkombinációval, vagy speciális beillesztése a ikon lenyitása után a megfelelő elem kiválasztásával lehetséges. A képlet B3-B9. Mivel B9 üres, ez rossz. Így persze az eredmény is rossz. 20. Ábra: Felül a rosszul, relatív címzéssel készített táblázat képletei, alul a kiszámolt rossz eredmény
A speciális beillesztési lehetőségek a következők: képletek megfelel a Ctrl - V billentyűkombinációnak; értékek képlet esetén annak kiszámolt értékét illeszti be a program; nincs szegély mint a képletek, de a formátumok közül a szegélyek nem kerülnek beillesztésre; transzponálás a sorok és az oszlopok felcserélődnek; csatolva beillesztés csatoláskor nem az adat, hanem csak az adatra történő hivatkozás kerül beillesztésre; irányított beillesztés egy párbeszédablakot kapunk, ahol sok további lehetőségünk is adódik. Bárhogy járunk is el, megjelenik a Beillesztés beállításai intelligens címke ( ). Amennyiben az egérkurzort a címke felé visszük, az átalakul egy legördülő listává, amelyből a beillesztés mikéntjére vonatkozó további lehetőségek közül választhatunk. Ennek a listának az elemei ugyan attól függően alakulnak, hogy mit illesztettünk be, de minden könnyen értelmezhető. Érdemes belenézni, mert sok hasznos dolgot találunk benne! Különösen a kitöltés formátum nélkül nagyon fontos, mint azt majd munkánk során látni fogjuk. Az egész művelet befejezéseként még a forrásterület kijelöltségét (amit a futó szaggatott vonal jelez) meg kell szüntetni az Esc billentyű leütésével. Képletek másolása, mozgatása A képletek másolása illetve mozgatása során a címek a következő módon viselkednek: másoláskor a relatív cím mindkét koordinátája, valamint a vegyes cím relatív összetevője aktualizálódik, mozgatáskor a címzés típusától függetlenül mindig az eredeti képlet kerül az új helyre. 7. Sorok, oszlopok mérete és elrejtése Ezen a területen is sok, már ismerős lehetőséggel fogunk találkozni. A Word programhoz képest a legnagyobb különbség az, hogy egérrel történő húzással az oszlopszélességet és a sormagasságot csak koordinátáknál lehet állítani. 7.1 Sormagasság, oszlopszélesség beállítása A cellamagasságot itt sem kell állítani, mert az a Word programhoz hasonlóan automatikusan az adott sor legmagasabb adatához igazodik. Ha mégis szabályozni akarjuk, akkor azt a legegyszerűbben a sor koordináta alsó határvonalának elhúzásával tudjuk megtenni. A pillanatnyi magasságot mindig kiírja a program, és a sor új magasságát egy szaggatott vonal is jelzi. Másik lehetőség a Formátum menüből a Sor menüpont kiválasztása után a Magasság elindítása, ahol pontokban kell megadni a méretet. Több soros kijelöléskor természetesen minden érintett sor magassága állítódik. Ha a sormagasság egérrel történő álltásának helyére duplát kattintunk, akkor a sor magassága automatikusan a legmagasabb betűhöz igazodik újra (ha a legmagasabb betű nincs 10 pont, akkor 10 pontos betűhöz). Ennek persze csak akkor van jelentősége, ha a sormagasságot elállítjuk. Ezzel egyenértékű, ha menüből a Normál magasság pontot választjuk. Az oszlopszélesség egérrel történő beállításánál itt is igaz viszont az, hogy duplát kattintva az oszlopban lévő legszélesebb adat szélességét veszi fel az oszlop. Ha viszont csak egy, vagy néhány adott cellában lévő adathoz akarjuk igazítani az oszlopszélességet (és van abban az oszlopban nála hosszabb adat is), akkor jelöljük ki a kérdéses cellát, vagy cellákat, majd válasszuk ki a Formátum menü Oszlop pontjából a Legszélesebb kijelölt elemet. További lehetőség a Formátum menüből az Oszlop menüpont kiválasztása után a Szélesség elindítása, majd a méret megadása. 7.2 Oszlopok és sorok elrejtése, felfedése Munkánk során lehetséges, hogy szükségünk lesz arra, hogy bizonyos adatok szerepeljenek ugyan egy sorban, vagy oszlopban, de a végeredményként kapott táblázaton már nem kell, hogy megjelenjenek. Az ilyen jellegű adatokat tartalmazó sorokat és oszlopokat egyszerűen csak el kell majd rejtenünk, melynek menete a következő: jelöljük ki az elrejtendő sort, vagy oszlopot; válasszuk ki a Formátum menüből a Sor, vagy Oszlop pontot, majd az Elrejtés opciót. Úgy is elrejthetünk sorokat és oszlopokat, hogy a szélességüket, illetve magasságukat nullára állítjuk. Ha véletlenül így járunk, vagy tényleg el akartunk rejteni sorokat illetve oszlopokat, de azok ismét láthatóak kellenek, hogy legyenek, a következőket kell csak tennünk: jelöljük ki az elrejtett sor felett és alatt lévő sorokat, oszlop esetén az előtte és mögötte lévő oszlopokat; indítsuk el a Formátum menüből a Sor, vagy Oszlop pontot, majd a Felfedés opciót. Itt kell húzással állítani a sormagasságot 22. Ábra: Sormagasság állítása menüből és egérrel Itt kell húzással állítani az oszlopszélességet 23. Ábra: Oszlopszélesség állítás egérrel
8. Beszúrás Beszúrás menü, Cellák / Sorok / Oszlopok Ha egy táblázatba utólag kell beszúrni cellát, sort, vagy oszlopot, akkor azt minden nehézség nélkül megtehetjük. Ahogy már megszoktuk, a beszúrás most is a kijelölt elem elé történik, ezért előbb ki kell jelölnünk a cellát, sort, vagy oszlopot, majd a Beszúrás menüből a megfelelő almenüpontot elindítani. Ha cellát szúrunk be, akkor a programnak helyet kell készíteni a cellának. Mivel ezt kétféleképpen teheti meg, a módszerre rákérdez. Mint látható, rádió gombok segítségével kell a megfelelőt kiválasztanunk. Az is látszik, hogy így is lehet sort, illetve oszlopot beszúrni. A legfontosabb azonban az, hogy ha a beszúrás miatt egy kifejezés más címre kerül, akkor az ilyen képletekben aktualizálódik az összes cellacím. A legfontosabb azonban az, hogy beszúrással a képleteink nem fognak elromlani (olyan persze előfordulhat, hogy az új cellát is bele kell írni egy képletbe, de hibaüzenetet sosem fogunk kapni)! 24. Ábra: Beszúrás ellenőrző kérdése 9. Cellák, sorok, oszlopok, illetve azok tartalmának törlése Szerkesztés menü, Törlés illetve Tartalom törlése 8 Adatok törléséhez Kész módban csak a Delete gombot kell megnyomni. Ha nincs kijelölve semmi, akkor az aktuális cella, ha vannak kijelölt cellák, minden kijelölt cella tartalma törlődik. Tehát hasonlóan a Word táblázataihoz, a Delete billentyűvel nem maga a cella, hanem annak csak a tartalma törlődik. Sőt, az sem teljesen! Ha ugyanis a cellát már megformáztuk, a formátuma nem törlődik. Ez annyit jelent, hogy ha egy másik adatot viszünk be a törölt tartalmú cellába, akkor az adat ugyanolyan módon fog megjelenni, mint a korábban onnét kitörölt adat. Ha például félkövér adatot töröltünk, az új adat is félkövér lesz. Hasonló okokból azonban ugyanez néha első látásra nehezen érthető furcsaságokhoz is vezet. Ha ugyanis egy cellába beírunk egy dátumot, majd azt a Delete gombbal kitöröljük, aztán ugyan oda beírunk egy számot, akkor a cellában számnak megfelelő dátum jelenik meg (2 esetén például 1990.01.02 ). Ennek az oka az, hogy mint már szó volt róla a dátumok valójában számként tárolódnak, de mert dátum formátum van hozzájuk rendelve, dátumként jelennek meg. A Delete billentyű pedig a formátumot nem törli, következésképpen a bevitt új számadat is dátum formátumban jelenik meg. Ha a formátumot szeretnénk törölni, akkor a Szerkesztés menüből a Tartalom törlése pontot kell választanunk. Ugyanitt választhatunk még további három lehetőséget is: Képletet Ez felel meg a Delete billentyűnek. Megjegyzéseket Minden cellához hozzáfűzhetünk egy, csak a képernyőn látható kommentárt a Beszúrás menü Megjegyzés pontjával.. Ezt csak egy kis piros pont jelzi a cella jobb felső sarkában, de ha a cella felé visszük az egérkurzort, akkor egy buborékban megjelenik maga a megjegyzés is. Néha nagyon jól jön egy-egy ilyen kommentár. Mindet Ennek hatását nem kell magyarázni. Ha nem csak a tartalmat akarjuk törölni, akkor ki kell jelölni a törlendő objektumot, majd a szerkesztés menüből a Törlés elemet kell kiválasztani. Ha cella van csak kijelölve, egy, a beszúráshoz hasonló párbeszédablakban kérdez rá a program arra, hogy a törölt cellák üres helyét merről töltse fel, mivel lyuk nem maradhat a táblázatban. A legfontosabb megjegyzendő információ viszont az, hogy ha cellákat fizikailag törlünk, akkor képleteink felborulhatnak! 10. Cellaformátum Formátum, Cellák A cellaformátum a következő témákat takarja: számformátum, igazítás, betűtípus, szegély, mintázat, védelem (nem tárgyaljuk). 6. Táblázat: Cellaformátumok A cellaformázást a karakterformázás kivételével csak kész üzemmódban lehet végrehajtani. Ha vannak kijelölt területek, akkor természetesen az összes kijelölt cellára végrehajtódik a formázás. 25. Ábra: A Szerkesztés menü Tartalom törlése opciója 26. Ábra: A cella törléskor jelentkező kérdés
A cellaformázást a Formátum menüből, illetve a helyi menüből, vagy a Ctrl - 1 billentyű kombinációval (de az egyes számot most az írógépszerű billentyűzeten kell megnyomni) tudjuk elindítani. Célszerűségi okokból a formázó eszközsorból is elérhető lehetőségek döntő részét természetesen nem a menüből fogjuk majd beállítani. 10.1 Igazítás Elsőként nézzük meg a formázó eszközsor újdonságait, majd a csak menüből elérhető lehetőségeket. 10.1.1 Igazítás ikonokkal Itt a már ismert igazításon kívül találunk egy Cellák egyesítésével ikont is. Ezt az ikont majd elsősorban fejlécekhez fogjuk használni. Hasonló hatást lehet vele elérni, mint a Word programban a táblázatok celláinak egyesítésével, és aztán az egyesített cellában történő középre igazítással. Újra a ikonra kattintva, ismét felosztásra kerül a cella. 27. Ábra: A fontosabb igazítások 10.1.2 Igazítás menüből Formátum, Cellák, Igazítás regiszter Ha a Cella formázása ablakot elindítottuk, és az Igazítás regiszterfülre kattintunk, a fontosabb lehetőségek három csoportba vannak bontva. A szöveg igazítása A függőleges igazítási lehetőségeknek akkor van jelentősége, ha a cella magasságát megnöveltük, vagy a ikonnal függőlegesen több cellát egyesítettünk. A szöveg elhelyezése A Sortöréssel több sorba és a Cellák egyesítésével elemeknek lesz csak jelentőség (utóbbi megfelel a ikonnak). A sortörést úgy is engedélyezhetjük, hogy begépelés közben valahol Alt - Enter billentyűkombinációt nyomunk. Elforgatás A piros jelet a skálán húzva, vagy a számmezőben a szöget megadva elforgathatjuk a cella tartalmát. Ezenkívül lehetséges a betűk egymás alá történő elhelyezése is a Szöveg feliratú mezőre történő kattintással. 28. Ábra: Igazítás menüből 10.2 Betűtípus Mivel a szövegszerkesztés kapcsán már megismertük az összes lehetőséget, így csak két fontos momentumra hívom fel a figyelmet: ha a betűszínt vissza akarjuk állítani az eredetire, akkor az elérhető színek közül az Automatikus opciót kell választanunk; amennyiben nem zártuk le az adatbevitelt, akkor a cellaformázások közül csak a karakterformázásra van lehetőségünk. 10.3 Szegély Nagy valószínűséggel a szegélyek miatt is csak ritkán indítjuk a menüt, hiszen ikonnal szinte minden fontos megvalósítható. Lássuk a lehetőségeket előbb ikonnal, azután menüből. 10.3.1 Szegélyek ikonnal Most mindössze egy ikonról kell beszélni: szegélyek Az ikonhoz tartozó legördülő listát lenyitva ugyan más tartalom jelenik meg, mint amit a Word programnál megszoktunk, én mégis úgy hiszem, hogy részletesebb magyarázatot felesleges hozzáfűzni. Szegélyt eltüntetni a ( Nincs szegély ) ikonnal lehet. 29. Ábra: Szegélyek ikonnal
10.3.2 Szegélyek menüből Formátum, Cellák, Szegély regiszter Menüből formázva három plusz lehetőségünk van: színes szegélyeket húzhatunk; a cellákat átlósan is áthúzhatjuk; több Stílus (vonaltípus) közül választhatunk. Ha menüből formázunk, mert ezekre van szükségünk, akkor a következő sorrendben dolgozzunk: 1. Előbb mindig a Vonal részen adjuk meg, hogy milyen legyen a Stílus és a Szín. 2. Ezt követően az Elhelyezés részre kattintással adjuk meg, hogy a szegély mire vonatkozzon. Ha többféle szegélyt akarunk alkalmazni, akkor a Szegély területen adjuk meg, hogy az aktuális kiválasztás mire vonatkozzon. Az 1 és 2 lépéseket addig ismételgessük, míg el nem készülünk. 10.4 Mintázat 30. Ábra: Szegélyek menüből Bár mintázat alatt a cella különféle sraffozását, pontozását és hátterének színezését egyaránt kell érteni, célszerű csak színeket alkalmazni. 10.4.1 Mintázat ikonnal Ha nagyon ragaszkodunk valamilyen kiemeléshez, akkor javaslom, hogy a sárga kitöltőszínt alkalmazzuk (nem véletlenül az utóbbi az alapértelmezés), mert az ilyen színű cella tartalma színesben tényleg feltűnő, és fekete-fehérben kinyomtatva is jól látható marad. mintázat Kitöltőszín törléséhez a szegélyek ikonra! 10.4.2 Mintázat menüből Formátum, Cellák, Mintázat regiszter Mivel semmilyen érdemi plusz nincs itt, nem tárgyaljuk. lenyitása után egyszerűen csak kattintsunk a 10.5 Számformátum Azt az adatok bevitelekor megtárgyaltuk, hogy az Excel az egyes adattípusokhoz (szám, dátum, idő) eleve rendel valamilyen számformátumot. Ha azonban ettől eltérő alakra van szükségünk, akkor a most ismertetésre kerülő eljárások valamelyikét kell alkalmaznunk. 10.5.1 Számformátum ikonnal Ikonokkal a következő fontosabb számformátumokat állíthatjuk be: 1. pénznem: ezres tagolással és két tizedessel jelenik meg a szám; a Windows Területi és nyelvi beállítások -ban megadott pénznemet szúrja be a szám mögé a program. 2. százalék: a számérték egészre kerekített százszorosa jelenik meg a cellában; a szám mögé a % jelet teszi a program. 3. ezres csoport: ezres tagolással és két tizedessel jelenik meg a szám; a pénznemet és százalékjelet kitörli (ha van). 4. / tizedesek növelése / csökkentése: a tizedesek számát növeli / csökkenti a program (ez egy képlet esetében az eredmény nagyobb / kisebb pontosságú kijelzését jelenti).
10.5.2 Számformátum menüből Formátum, Cellák, Szám regiszter A Cellák formázása ablak elindítása után kattintsunk a Szám regiszterfülre. Itt egy-egy cella tartalmának alakítására sokkal többféle lehetőségünk van, mintha ikonnal formáznánk. A könnyebb eligazodás végett a formátumok kategóriákba vannak sorolva. Mivel a listában lévő lehetőségek értelmezése nem jelent gondot, nem ismertetem őket. Ha olyan számformátumra lenne szükségünk, melyet nem találunk meg a listában, válasszuk az Egyéni kategóriát, majd adjuk meg a megfelelő formátumkódot. A leggyakrabban szükséges formátumok általában a következők: Forma Kód Példa szám + szöveg # ##0 szöveg 1 000 Kg; szám + két tizedes + szöveg # ##0,00 szöveg 534,23 cm; csak a napok neve nnnn. szerda. 31. Ábra: Számformátum menüből Az összes formátumkód jelentését nem tárgyaljuk, csak a legfontosabbakat (a fenti példák is ezekből épülnek fel): Kód Hatása 0 A kód helyén mindenképen megjelenik az adott helyértéken lévő számjegy. Ha nincs ott érték, akkor nulla. # A kód helyén a nulla csak akkor jelenik meg, ha az a szám értékét befolyásolja., Tizedes jel. "szöveg" Az idézőjelbe írt szöveg megjelenik ott, ahol a kódban szerepel. Ha a segítségével a szám mögé akarjuk íratni a mértékegységet, az idézőjelen belül kell a szám és mértékegysége közé szóközt írni. é A dátumokban az év formátuma: éé - 2 jeggyel (pl. 08), éééé - 4 jeggyel (pl. 2008). h A dátumokban a hónap formátuma: h - 1 jeggyel (pl. 5), hh - 2 jeggyel (pl. 05), hhh - rövidítve (pl. május), hhhh - kiírva (pl. május). n A dátumokban a nap formátuma: n - 1 jeggyel (pl. 9), nn - 2 jeggyel (pl. 09), nnn - rövidítve (pl. sze), nnnn - kiírva (pl. szerda).. vagy - Dátumban a határoló karakter. 7. Táblázat: Formátumkódok 11. Függvények használata Az esetek többségében nem csak az alapműveletekkel (összeadás, kivonás, szorzás, osztás, esetleg hatványozás) kívánunk dolgozni, hanem egyéb matematikai, statisztikai, pénzügyi, stb. számításokra is szükségünk lesz, melyeket függvényként tudjuk majd megadni. Az Excel több mint 300 függvényt tartalmaz, melyekből az átlag felhasználó legfeljebb ha egy tucatot használ. Pontosan ezért a függvényeket két részre bontva tárgyaljuk: előbb a gyakran használt függvényeket, illetve azok beviteli módjait tekintjük át; azután a bonyolultabb, illetve másik függvénybe ágyazott függvényeket beszéljük meg. 11.1 Függvények megadása A függvények megadására három módszer használható: 1. a Függvényvarázsló ; 2. a függvény és paraméterei begépelése; 3. vagy a legegyszerűbb, leggyakrabban használt függvények esetében az összegzés és automatikus statisztikai számítások ikon (erről maguknál a függvényeknél esik majd szó). Néha arra is szükségünk lesz, hogy egy függvényen belül újabb függvényt alkalmazzunk, melynek megadási módszerét szintén meg kell beszélni. 11.1.1 Függvényvarázsló Elsőként indítsuk el a függvényvarázslót a szerkesztőlécen lévő ikonnal. A megjelenő párbeszédablakban előbb válasszuk ki a Választható kategóriák legördülő listában a megfelelőt, majd a Függvény neve listában a konkrét függvényt, azután nyomjuk meg az OK gombot.
Külön fel szeretném hívni a Legutóbb használt kategóriára a figyelmet. Ez a kategória ugyanis a felhasználó szokásainak megfelelően dinamikusan változik. Előbb-utóbb benne lesz a leggyakrabban használt 10 függvény. Így majd nem kell őket a többi kategóriában keresgetni. Ha kiválasztottuk a függvényt, kattintsunk az OK gombra. Ennek hatására megjelenik a Függvényargumentumok ablak, melyben a függvény argumentumát (értelmezési tartományát) kell megadni. Ezt lehetséges, sőt, 33. Ábra: A függvény argumentumának megadása a Függvényargumentumok ablakban célszerű az egérrel végezni. Csak abba az adatbeviteli mezőbe kell kattintani, ahová a cella címet, vagy cellatartományt meg szeretnénk adni (ha egy argumentuma van a függvénynek, akkor még ez sem szükséges). Ezután kattintsunk az argumentumnak megadandó cellára, vagy húzással jelöljük ki a kívánt tartományt. Ha nem férünk a megadandó cellákhoz, akkor a Függvényargumentumok ablakot húzzuk el az útból, vagy kattintsunk rá az adatmező végén látható jelre. Ennek hatására a Függvényargumentumok ablak eltűnik, pontosabban csak egy adatmezővé zsugorodik. Amennyiben újra meg szeretnénk jeleníteni, kattintsunk az adatmező végén látható jelre. Ha megadtunk minden argumentumot, kattintsunk a Kész gombra, minek hatására máris megjelenik a maximum konkrét értéke a cellában. Hasonló módszerrel kell minden függvényt megadni. 32. Ábra: A függvényvarázsló 34. Ábra: A zsugorított Függvényargumentumok ablak 11.1.2 Függvény begépelése Ha egy függvényt elkezdünk begépelni egy képletbe, akkor amint a kezdő zárójelet is beírtuk, megjelenik egy kis címkén a függvény összes paramétere. Nincs már más hátra, mint azok megadása (az egyes paraméterek közé pontosvesszőt kell gépelni). Ha így begépelés közben a szerkesztőlécen a ikonra kattintunk, akkor is megjelenik a Függvényargumentumok ablak. 35. Ábra: A címkén megjelenő szintakszis 11.1.3 Képletbe, illetve másik függvénybeágyazott függvények A mindennapi feladatokban egy-egy függvényt gyakran kell a képleten belül alkalmazni. Néha arra is szükségünk lesz, hogy a függvényen belül szerepeljen egy újabb függvény, amit beágyazásnak neveznek. Elvileg akár 7 szintig is egymásba ágyazhatóak a függvények. Ilyenkor a belső, beágyazott függvény megadásához a lista gombot kell lenyitnunk a szerkesztőléc bal szélén (a felirata mindig az utoljára alkalmazott függvény neve, tehát nem feltétlenül Szum ). A továbbiakban a korábban tanultaknak megfelelően kell eljárnunk: válasszuk ki a megfelelő függvényt; a Függvényargumentumok ablak segítségével, a megbeszélteknek megfelelően adjuk meg a beágyazott függvény argumentumát; kattintsunk a szerkesztőlécre, és folytassuk a képlet bevitelét a beágyazott, tehát a belső függvény zárójele mögött egy pontosvessző begépelésével, aminek hatására a Függvényargumentumok ablakban újra a külső függvény paraméterei jelennek meg; fejezzük be a külső függvény paraméterezését, majd ha végeztünk, de csak akkor, kattintsunk a Kész gombra. Ha úgy gépeljük a függvényt, akkor a megfelelő függvénynevet kell beírni, amit persze most is kezdőzárójel követ. Ekkor a függvény címke átvált a beágyazott függvényre, és akkor áll csak vissza a külső függvényre, ha a beágyazott függvény zárójelét bezárjuk. A beágyazás egyébként úgy kikerülhető, hogy a beágyazandó függvényt külön cellában alkalmazzuk, és a külső függvényben csak hivatkozunk ennek az eredményére. Ezt úgy tehetjük meg, hogy ennek a cellának a koordinátáit, mint paramétert adjuk meg.
11.2 A leggyakrabban használt függvények A következőkben kategóriákba csoportosítva bemutatásra kerül néhány fontos függvény. Ezek ismerete általában elegendő a legtöbb gyakorlati feladat megoldásához, valamint a szoftver-üzemeltető, illetve az érettségi és az ECDL vizsga letételéhez is. Függvény funkciója Kategóriája Neve 1. összegzés mat. és trigonom. SZUM(); 2. átlag statisztika ÁTLAG(); 3. maximum statisztika MAX(); 4. minimum statisztika MIN(); 5. számok száma statisztika DARAB(); 6. több feltétel együttes teljesülése logikai ÉS(); 7. több feltételből egy teljesülése logikai VAGY(); 8. mi történjen, ha egy feltétel teljesül, és mi, ha nem logikai HA(); 9. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopának összege adatbázis AB.SZUM(); 10. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok száma adatbázis AB.DARAB(); 11. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok átlaga adatbázis AB.ÁTLAG(); 12. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok maximuma adatbázis AB.MAX(); 13. feltételeknek megfelelő sorok adott oszlopában lévő számok minimuma adatbázis AB.MIN(); 14. feltételeknek megfelelő sor adott oszlopában lévő érték adatbázis AB.MEZŐ(); 11.2.1 Automatikus összegzés és statisztikai számítások Az automatikus számításokkal pillanatok alatt lehet összegzéseket és statisztikai műveleteket végezni. Csak oda kell állni, ahol az eredményt látni szeretnénk, majd a. ikonnal lenyitni a listát, és következő lehetőségekből kiválasztani a megfelelőt: Számítási feladat Elindított függvény Összeg (elég a ikonra kattintani) Szum(); Átlag Átlag(); Darabszám Darab(); Maximum Max(); Minimum Min(). Az Excel felismeri, és egy futó pontvonallal jelzi, hogy a kérdéses cellához képest hol helyezkednek el az azok a cellák, amelyekkel a számítást akarjuk végezni. Ha ez nem felelne meg, húzással másik tartományt is kijelölhetünk. Ha a tartomány már jó, zárjuk le az adatbevitelt a korábban tanult módszerek bármelyikével. Ezek után nézzük meg az egyes függvényekkel kapcsolatos speciális kérdéseket! 11.2.1.1 Átlag - ÁTLAG() Abban az esetben, ha a megadott argumentumban egyáltalán nincs számot tartalmazó cella, a #ZÉRÓOSZTÓ! hibaüzenetet kapjuk. Ennek az oka az, hogy mivel 0 darab szám átlagát kellene kiszámolnia a programnak, nullával kellene osztani, az pedig értelmetlen. 11.2.1.2 Legnagyobb és legkisebb érték - MIN() és MAX() A gyakorlati feladatokban általában azt is meg kell határozni, hogy a minimum, illetve a maximum érték melyik magyarázó sorfelirathoz tartozik. De lássunk egy példát! Tegyük fel, hogy, ha egy táblázat tartalmazza egy bolt adott hónapbeli forgalmi adatait, és az a kérdés, melyik napon volt a legkisebb, illetve a legnagyobb a bevétel. Ennek a megoldása azonban csak egy további függvénnyel lehetséges, a következő módon: a MIN(), vagy a MAX() függvénnyel kikerestetjük a legmagasabb, vagy a legalacsonyabb értéket; majd a szintén tárgyalt AB.MEZŐ() függvénnyel kikerestetjük a maximális, illetve a minimális értékhez tartozó napot. 11.2.1.3 Számok száma - DARAB() A DARAB() függvény segítségével megszámoltatható, hogy a függvény argumentumaiban hány szám szerepel. Arra ügyeljünk, hogy a program a számokat tartalmazó cellákba az üres cellákat nem, de a 0 (nulla) értéket tartalmazó cellákat beleszámolja! 11.2.2 Logikai függvények A logikai függvények tárgyalása előtt pár mondatot szólni kell a logikai kifejezésekről is. Minden logikai kifejezés csak két értéket vehet fel: IGAZ, vagy HAMIS.
A logikai kifejezések egy-egy cella értékét hasonlítják össze valamilyen szám, vagy szöveg konstanssal, de az is lehet, hogy két cellát egymással. Az alkalmazható összehasonlító operátorok: =, <> (nem egyenlő), <, >, <=, >=. Szövegek összehasonlításakor a kis- és nagybetűk nem kerülnek megkülönböztetésre. Megadásukkal kapcsolatban a következő szabályokat kell betartani: 1. Ha egy cellába gépeljük be őket, akkor egyenlőségjellel kell kezdeni. Tehát egy-egy cellába begépelve jó megoldások a következők: =C2>500 akkor ad IGAZ értéket, ha C2 cella tartalma nagyobb, mint 500; =D2<=1200 csak akkor IGAZ, ha D2 legalább 1 200; =E2<> Zöld ha E2 nem zöld, akkor IGAZ, különben HAMIS; =F2= Zöld ha F2 zöld, akkor IGAZ; =G2> Nagy ha a G2 cellában lévő szöveg ABC rendben hátrább lenne, mint Nagy, akkor IGAZ. 2. Amennyiben viszont a függvény argumentumában adjuk meg, nem kell egyenlőségjellel kezdeni. Tehát helyes példa a következő néhány függvény: ÉS(A1>5;B1<=12) akkor ad IGAZ értéket, ha A1 cella tartalma nagyobb, mint 5, és B1 legfeljebb 12; VAGY(A1>5;B1<=12) amennyiben A1 nagyobb 5, vagy B1 legfeljebb 12, IGAZ (elég, ha az egyik feltétel teljesül). 11.2.2.1 Több feltétel együttes teljesülése - ÉS(), több feltételből egy teljesülése - VAGY() ÉS(Logikai1; Logikai2; ) VAGY(Logikai1; Logikai2; ) Az ÉS, illetve a VAGY függvény valamennyi paramétere egy-egy logikai kifejezés. Lássunk rájuk két-két példát: Példák ÉS függvényre Logikai1 Logikai2 Eredmény 1. ÉS(A1>5;B1<=12) A1>5 IGAZ B1<=12 IGAZ IGAZ 2. ÉS(C1> K ; A1<=12) C1> K HAMIS A2<=12 IGAZ HAMIS Mivel az ÉS függvény akkor ad IGAZ értéket, ha minden argumentuma IGAZ, az csak első példa értéke IGAZ, mert csak ott IGAZ mindkét argumentum. Példák VAGY függvényre Logikai1 Logikai2 Eredmény 1. VAGY(A1>5;B1<=12) A1>5 IGAZ B1<=12 IGAZ IGAZ 2. VAGY(C1> K ; A1<=12) C1> K HAMIS A2<=12 IGAZ IGAZ Mivel a VAGY függvény akkor is IGAZ értéket ad, ha egyetlen argumentuma IGAZ, mindkét példa értéke IGAZ. 11.2.2.2 Mi történjen, ha egy feltétel teljesül, és mi, ha nem - HA() HA(Logikai_vizsgálat; Érték_ha_igaz [; Érték_ha_hamis]) A HA függvény Logikai_vizsgálat paramétere az, ami a neve: egy logikai vizsgálat. Ez lehet egy olyan cellára történő hivatkozás, melyben logikai kifejezés szerepel, vagy maga a logikai kifejezés. 36. Ábra: A példák adatai 37. Ábra: A példák adatai Emennyiben a kiértékelés eredménye IGAZ, akkor az Érték_ha_igaz paraméter, ha pedig HAMIS, akkor az Érték_ha_hamis paraméter értéke jelenik meg abban a cellában, ahol maga a HA függvény szerepel. Természetesen ez utóbbi két paraméter is hivatkozhat cellára. Lássunk erre is két példát: Példák HA függvényre Logikai_vizsgálat Eredmény 1. HA(A1>5; D2;E2) A1>5 IGAZ IGAZ Nagy 2. HA(A1>7; D2;E2) A1>7 HAMIS HAMIS Kicsi 11.2.3 Adatbázis függvények Aki már érti a statisztikai függvényeket, az gyorsan megtanulja majd az adatbázis függvényeket is. Mindegyiknek az a lényege, hogy egy tartományból csak általunk megadott feltételeknek megfelelő sorokat vesz bele a számításba. Azt, hogy melyik oszlopból vegye az adatokat, szintén nekünk kell paraméterként megadni. Adatbázis függvényekben megadandó argumentumok: adatbázis A munkalap adatokkal feltöltött, fejlécekkel rendelkező tartománya. A függvény ezen belül vizsgálja majd az adatokat. mező A tartomány egy oszlopa, melyre a nevével, azaz a fejlécével, vagy a tartománybeli sorszámával lehet hivatkozni. A függvény ebből az oszlopból veszi majd azokat az adatokat, melyekkel számolni fog. kritérium Azok a feltételek, melyek meghatározzák a számításokba bekerülő adatok körét.
Kritérium megadás szabályai A kritérium lehet egyetlen logikai kifejezés, de lehet egészen összetett is, ÉS, illetve VAGY kapcsolatokkal. Egy elemi (tehát csak egy feltételt tartalmazó) kritériumot úgy kell megadni, hogy felírjuk annak az oszlopnak a magyarázó feliratát, amelyre a feltétel vonatkozik, majd az alatta lévő cellába megadjuk a feltételt. Maga a feltétel hasonlít a már tárgyalt logikai kifejezésekre. Lássunk két példát: >350 az adatbázis függvény csak akkor veszi figyelembe a számításhoz a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat nagyobb, mint 350; =350 a függvény csak akkor veszi figyelembe a számításhoz a tartomány argumentumában megadott adatokat, ha az adott adat pontosan 350. Még egyszer hangsúlyozom, a fenti feltételeket úgy kell megadni, hogy előbb begépeljük egy cellába annak az oszlopnak (mezőnek) a nevét, amelyre a feltétel vonatkozni fog, majd az alatta lévő cellába magát a feltételt. Ha több feltételt is meg akarunk adni ÉS, illetve VAGY kapcsolatokkal, akkor azt kell megjegyezni, hogy az egy sorba írt feltételek kapcsolata ÉS, a külön sorba írt feltételek kapcsolata pedig VAGY. Lássunk az ÉS, illetve a VAGY kapcsolatokra is példákat. I. példa: egyetlen ÉS kapcsolat Csak azokat a tételsorokat akarjuk a számításnál figyelembe vetetni, ahol a lakhely Győr, és emellett a születési dátum korábbi, mint 1984.01.01. Mivel a két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat ÉS, tehát a két feltételt egy sorba kell írni. Lakhely Győr Született <1984.01.01 II. példa: egyetlen VAGY kapcsolat 38. Ábra: I. példa Csak azokat a tételsorokat akarjuk a számításnál figyelembe vetetni, ahol a lakhely Lakhely Született nem Eger, vagy a születési dátum későbbi, mint 1984.01.01. Mivel a két feltételből <>Eger elég az egyiknek teljesülnie, a kapcsolat VAGY, tehát a két feltételt külön sorokba kell írni. >1984.01.01 III. példa: két ÉS és egy VAGY kapcsolat egy időben 39. Ábra: II. példa Azokat a tételeket akarjuk a számításnál figyelembe venni, ahol: Ha lakhely Budapest, akkor a születési idő későbbi, mint 1984.01.01. Mivel Lakhely Született ennek a két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat ÉS, ezért egy sorba kell őket írni. =Budapest >1984.01.01 Amennyiben viszont a lakhely nem Budapest, akkor a születési idő korábbi, <>Budapest <1980.01.01 mint 1980.01.01. A két feltételnek szintén egyszerre kell teljesülnie, a kapcsolat 40. Ábra: III. példa most is ÉS, azaz egy sorba kell ezeket is írni. A két összetett feltételből viszont elég, ha az egyik igaz. Ez VAGY kapcsolat, tehát két külön sorba kell írni az első és a második összetett feltételt. IV. példa: több ÉS és több VAGY kapcsolat egy időben Azokat a tételeket akarjuk a számításnál figyelembe venni, ahol: Lakhely Lakhely Született Született Ha a lakhely Budapest, akkor a születési idő =Budapest >1984.01.01 <1984.12.31 későbbi, mint 1984.01.01 és korábbi, mint =Győr <1975.01.01 1984.12.31. Tehát ennek a három feltételnek egyszerre kell teljesülnie, vagyis a kap- <>Győr <>Budapest <1980.01.01 csolat ÉS, amit egy sorba kell írni. 41. Ábra: IV. példa Amennyiben a lakhely Győr, akkor a születési idő korábbi, mint 1975.01.01. A két feltételnek egyszerre kell teljesülnie, azaz a kapcsolat ÉS, amit egy sorba kell megadni. Amennyiben a lakhely nem Budapest és nem Győr, akkor a születési idő korábbi, mint 1980.01.01. Ennek a három feltételnek is egyszerre kell teljesülnie, szintén ÉS, azaz egy sorba kell bevinni őket. A három összetett feltételből viszont elég, ha az egyik igaz. Ez VAGY kapcsolat, így mindhármat külön sorban kell megadni. Azt már talán megtanultuk, hogy ÉS kapcsolat esetén egy sorba kell írni az elemi feltételeket. A gondot most az jelenti, hogy az első és a harmadik feltételben több kritériumot is ugyanarra a mezőre kellene megadni. A problémát úgy tudjuk megoldani, hogy többször is megadjuk ugyanannak a mezőnek a nevét (annyiszor, ahány elemi feltétel vonatkozik rá ÉS kapcsolattal).
11.2.3.1 Feltétel szerinti sorok egy oszlopának összege - AB.SZUM() AB.SZUM(adatbázis; mező; kritérium) Az AB.SZUM segítségével az adatbázis argumentumban meghatározott területen belüli, a mező paraméterben megadott oszlopában lévő azon számokat lehet összegezni, ahol a számot tartalmazó sor megfelel a kritérium argumentum feltételeinek. 11.2.3.2 Feltétel szerinti sorok egy oszlopában lévő számok száma - AB.DARAB() AB.DARAB(adatbázis; mező; kritérium) Szinte megegyezik az AB.SZUM függvénnyel, de nem összegez, hanem a számot tartalmazó cellákat számolja meg (mint a DARAB() függvény). 11.2.3.3 Feltétel szerinti sorok egy oszlopának átlaga - AB.ÁTLAG() AB.ÁTLAG(adatbázis; mező; kritérium) Az adatbázis paraméter szerinti tartomány mező argumentuma által megadott oszlopban előforduló számok átlagát számolja ki (mint az ÁTLAG() függvény). Csak azokat a sorokat veszi figyelembe, melyek megfelelnek a kritérium tartományban megadott feltételeknek. 11.2.3.4 Feltétel szerinti sorok egy oszlopának minimuma - AB.MIN(), maximuma - AB.MAX() AB.MIN(adatbázis; mező; kritérium) AB.MAX(adatbázis; mező; kritérium) Ez a függvény a mező argumentumban megadott oszlop számai közül a minimumot, illetve a maximumot adja vissza (mint a MIN(), illetve a MAX() függvény). Az adatbázis és a kritérium megadása természetesen most is a szokásos. 11.2.3.5 Feltételeknek megfelelő sor adott oszlopában lévő érték - AB.MEZŐ() AB.MEZŐ(adatbázis; mező; kritérium) Ez a függvény a mező argumentumban, a magyarázó feliratával, vagy számával megadott mező tartalmát adja vissza. A tábla és a kritérium megadása természetesen most is a szokásos. Amennyiben több sor is megfelel a kritérium tartomány feltételeinek, hibaüzenetet ad vissza! 12. Diagramok Az Excel egyik legnagyszerűbb szolgáltatása, hogy számításainkat különféle diagramokban is ábrázolhatjuk. Ezen a téren is meglepően bőkezű velünk a program. Összesen több mint 100 különféle diagramtípust alkalmazhatunk. A kész diagramok testre szabásával azonban a variációk száma gyakorlatilag végtelen. Pontosan ezért a téma teljes körű megtárgyalása szinte lehetetlen. Ezek ellenére a legfontosabb lépéseket és lehetőségeket azért megpróbálom ismertetni. 12.1 Diagramok rajzolása A diagramok rajzolása szerencsére egyszerű, mert egy varázsló segíti munkánkat. A Diagram Varázsló elindításához a ikonra kell csak kattintani, előtte azonban célszerű kijelölni azt a területet, ahonnét az adatokat kívánjuk ábrázolni. A kijelölésbe lehetőleg vegyük bele az adatokhoz tartozó magyarázó feliratokat is. Csak összefüggő területet lehet kijelölni? Nem, alkalmazható a többszörös kijelölés is. Arra azonban ügyeljünk, hogy a kijelölt területeket képzeletben összeillesztve egy téglalapot kapjunk. Ellenkező esetben valami biztosan nem fog stimmelni a kész diagramon. Sőt! Az Excel korábbi verzióiban esetleg nem is lesz diagram. 12.1.1 Diagram Varázsló 1. lépés a 4-ből Az ikonra kattintás után megjelenik a diagram létrehozására szolgáló 1. lépés a 4-ből. Ez a párbeszédablak szolgál a diagram típusának kiválasztására. Minden típusnak több altípusa is van, amit szintén itt kell kiválasztani. A típusokról annyit kell tudnunk, hogy nem minden adat ábrázolható az összes fajta diagramban, továbbá, még ha ábrázolható is ugyan, akkor is messze nem mindegy, hogy a szemléltetni kívánt értékeket milyen diagramban jelenítjük meg. 42. Ábra: Az első lépés a diagram típusának kiválasztása