Szervezetfejleszti alprojekt az SZTE-n 2013. december 12. Dr. Majó Zoltán SZTE gazdasági műszaki főigazgató
High Level Design Magas szintű rendszerkoncepció Premisszák, alapelvek rögzíte Súlyponti kérdek rögzíte Problématérkép összeállítása Stratégiai opciók kialakítása megtárgyalása Stratégiai irányok eldönte Kritikus folyamatok, területek azonosítása - Kulcsfolyamatok azonosítása - Kulcsfolyamatok aktuális helyzetének elemze - Kulcsfolyamatok informatikai támogatottságának elemze Javaslattétel a munkacsoport számára Folyamatok, szervezeti egységek, informatikai eszközök összerendele Alkalmazás modul szintű lehatárolás, alkalmazástérkép Integrációs kapcsolatok megterveze Fejleszti ütemterv
Problématérkép Információ IT támogatás Hozzáfér hiánya Kompetenciahiány Nincs rendszeres tájékoztatás, képz Integráltság hiánya Folyamatok Visszacsatolás hiánya Párhuzamos munkavégz Egységes folyamatszabályozás hiánya (biz. album) Státuszkövet nehézségei Magas átfutási idők Gazdálkodási jogkör Heterogén széttagolt gazdálkodási struktúra Feladatok kapacitások összhangjának hiánya
Fejlőd Folyamatok Vevők Teljesítmény TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004 A gazdálkodási terület céltérképe Jogszabályi megfelel Hozzájárulás a fenntarthatósághoz Megfelelő ár-érték arány Valós információk időben történő biztosítása Elégedett gazdálkodási egységek Szolgáltatások előre meghatározott szinten történő teljesíte Egyértelmű, tiszta felelősségi rendszer (szétválasztás) Mérhető, szabályozott folyamatok Feladatok optimális telepíte Rendszeres értékel, visszacsatolás Szolgáltatási képesség Ügyviteli inf. rendszerek kzségszintű ismerete Magas színvonalú, korszerű informatikai támogatás Egységes szabályozás, egységes értelmez
A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 1. Szempontok Opciók Egyetemi egységek kezele Egységes gazdálkodási gazdasági adminisztrációs felelősség Heterogén, de szabályozott gazdálkodási gazdasági adminisztrációs felelősség (kis egységek, nagy egységek) Heterogén gazdálkodási gazdasági adminisztrációs felelősség Kis egységek kezele Rzleges gazdálkodási gazdasági adminisztrációs felelősség Rzleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül Nagy egységek kezele Rzleges gazdálkodási gazdasági adminisztrációs felelősség Rzleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül Klinikai Központ kezele Rzleges gazdálkodási gazdasági adminisztrációs felelősség Rzleges gazdálkodási felelősség adminisztrációs felelősség nélkül Helyi gazd. admin. kapacitás telepíte Kis egység nagy egység Nagy egység (kis egységeknél) Csak (kis nagy egységeknél helyben) Kötelezettségvállalási jogosultság Rzlegesen decentralizált Centralizált Ellenjegyzi jogosultság Kis egység nagy egység Nagy egység (kis egységeknél helyben) Beérkező számlák érkeztete, iktatása Kis nagy egység Nagy egység (kis egységeknél helyben) Érvényesít Kis nagy egység Nagy egység (kis egységeknél helyben) Utalványozás Kis nagy egység Nagy egység (kis egységeknél helyben) Utalványozás ellenjegyze Kis nagy egység Nagy egység (kis egységeknél helyben) Csak Csak Csak Csak Csak Keretek kialakításának elvei Decentralizált, költséghely orientált Centralizált, téma költséghely orientált Egységes elven kialakított, rugalmasan alábontható
A gazdálkodási keretrendszerre vonatkozó alapelvek 2. Szempontok Opciók Pénzforrások keretek kapcsolata Keret szintű teljes összerendel Keretcsoport szintű összerendel Aszimmetrikus összerendel Keret felülvizsgálatának tartalma Keretcsoporton belül átcsoportosítás lehetséges Keretcsoporton belül, között, de gazdasági egységen belül átcsoportosítás lehetséges Keretcsoporton belül, között gazdasági egységek közötti átcsoportosítás lehetséges Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - oktatás Keretek felülvizsgálatának rendszeressége - EÜ Havi felülvizsgálat Negyedéves felülvizsgálat Féléves felülvizsgálat Nincs évközi felülvizsgálat Havi felülvizsgálat Negyedéves felülvizsgálat Féléves felülvizsgálat Nincs évközi felülvizsgálat Kifizeti korlátok ütemeze Időarányos (1/12) Terv alapú, bevételek teljesülével korrigált Vegyes Fedezetvizsgálat tartalma Keret szintű fedezetvizsgálat Keretcsoport szintű fedezetvizsgálat Pénzforrás-specifikus Ingatlanokkal kapcsolatos beruházási, felújítási karbantartási döntek Egyetemi vezet Gazdasági Főigazgató Gazdasági egység Ingatlanok értékesíte Egyetemi vezet Gazdasági Főigazgató Gazdasági egység Ingatlan bérbeadása Gazdasági Főigazgató engedélyéhez kötött Gazdasági egység hatáskör a központi szabályozás betartása mellett Gazdasági egység Kontrolling funkció ellátása Decentralizált Nagy egységek Kontrolling fókusza - oktatás Költséghelyi kontrolling Tényköltségszámítás szakok szintjén Indokolt- tényköltség számítás Kontrolling fókusza - EÜ Költséghelyi kontrolling Top-down irányultságú költségviselő számítás Esetszintű költségszámítás
Kulcsfolyamatok összeállítása, változtatási javaslatok Kulcsfolyamatok Rzfolyamatok Nem igényl alapú, átutalással teljesülő kiadások Keretleköt Kötelezettség -vállalás Átvétel/ Érvényesít, utalványozás, ellenjegyz Utalás főkönyvi feladás Igényl alapú, átutalással teljesülő kifizetek Igényl Keretleköt Kötelezettség -vállalás Átvétel/ Pénzügyi elszámolás Áttárolás/ raktári kivét Kzpénzes kiadások Előleg kiadása Érvényesít, utalványozás, ellenjegyz Kifizet elszámolása főkönyvi feladás Átutalással teljesülő bevételek Kötelezettség -vállalás Számla kiállítása Számla érvényesíte Követelkezel Bevétel azonosítása főkönyvi feladás Kzpénzes bevételek Kötelezettség -vállalás Számla kiállítása Számla érvényesíte Követelkezel Befizet elszámolása főkönyvi feladás
Folyamat leírás minta Nem igényl alapú, átutalással teljesülő kiadások Rzfolyamat Tevékenység Leírás Szerepkör kis egység Szerepkör nagy egység Jelenlegi informatikai támogatás Átvétel / Teljesítigazolás elkzíte Teljesítigazolás elkzíte, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel) Helyi Nagy egység Nincs Átvétel / Teljesítigazolás aláírása Teljesítigazolás aláírása Kis egység teljesít-igazoló Nagy egység teljesít-igazoló Nincs Beérkező számla rögzíte A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrze. Beérkező számla a A beérkező számla a. Érvényesít, utalványozás, ellenjegyz Utalványrendelet nyomtatása Utalványrendelet elkzíte érvényesítő érvényesítő
Érintett funkciók Jellemzők TÁMOP-4.1.1.C-12/1/KONV-2012-0004 A jövőbeli alkalmazás-portfóliót terveze Kulcsfolyamatok További funkcionális elemek A rendszerfunkcionalitást folyamat alapon közelítjük meg, az egyes folyamatlépekhez szerepköröket rendelünk. A rendszerfunkcionalitást terjedelem/követelmények meghatározásán keresztül közelítjük meg. Gazdasági események elszámolásának folyamata (nem igényl alapú, átutalással teljesülő kiadások; igényl alapú, átutalással teljesülő kiadások;kzpénzes kiadások; átutalással teljesülő bevételek; kzpénzes bevételek.) Gazdasági események során megjelenő, vagy azokhoz kapcsolódó funkcionális elemek: Facility management Eszköz- kzletmenedzsment Controlling/vezetői információszolgáltatás
Folyamat leírás minta Nem igényl alapú, átutalással teljesülő kiadások Rzfolyamat Tevékenység Leírás Szerepkör kis egység Szerepkör nagy egység Jelenlegi informatikai támogatás Átvétel / Teljesítigazolás elkzíte Teljesítigazolás elkzíte, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel) Helyi Nagy egység Nincs Átvétel / Teljesítigazolás aláírása Teljesítigazolás aláírása Kis egység teljesít-igazoló Nagy egység teljesít-igazoló Nincs Beérkező számla rögzíte A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrze. Beérkező számla a A beérkező számla a. Érvényesít, utalványozás, ellenjegyz Utalványrendelet nyomtatása Utalványrendelet elkzíte érvényesítő érvényesítő
Folyamat leírás minta Nem igényl alapú, átutalással teljesülő kiadások Rzfolyamat Tevékenység Leírás Jelenlegi szerepkör Szerepkör kis egység Szerepkör nagy egység Jelenlegi informatikai támogatás Jövőbeli informatikai támogatás Átvétel / Teljesítigazolás elkzíte Teljesítigazolás elkzíte, melyen szerepel a kötelezettségvállalásra vonatkozó hivatkozás (áru átvétele, nyilvántartásba vétel) O: egységek, E: egységek Helyi Nagy egység Nincs ERP eszköz/kzlet modul Átvétel / Teljesítigazolás aláírása Teljesítigazolás aláírása O: egységek, E: egységek Kis egység teljesítigazoló Nagy egység teljesítigazoló Nincs Iratkezelő Beérkező számla rögzíte A beérkező számla iktatása, kötelezettségvállalás hivatkozás ellenőrze. O: egységek, E: adm. Iratkezelő, ERP pénzügyi modul Beérkező számla a A beérkező számla a. ERP pénzügyi modul Érvényesít, utalványozás, ellenjegyz Utalványrendelet nyomtatása Utalványrendelet elkzíte érvényesítő érvényesítő érvényesítő ERP pénzügyi modul
Alkalmazástérkép Jelenlegi
Alkalmazástérkép Tervezett
Előzetes ütemez Feladatok Q1 Q2 Q3 Q4 Folyamatszervez követelményspecifikáció elkzíte Folyamatszervez bizonylati album kidolgozása Informatikai rendszerkövetelmények, integrációs követelmények rzletes kidolgozása 2014 2015 2016 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 2017 Q1 Q2 Beszerzi eljárás lebonyolítása Rendszerbevezet I. ütem ERP FM Követelmények pontosítása Rendszertervez Fejleszt paraméterez Tesztel Migráció/Ősfeltölt Oktatás Éles indulás Rendszerbevezet II. ütem KV CO VIR Követelmények pontosítása Rendszertervez Fejleszt paraméterez Tesztel Oktatás Éles indulás
Köszönöm a figyelmet! Dr. Majó Zoltán SZTE gazdasági műszaki főigazgató