Szervezetfejlesztés Tótvázsony Község Polgármesteri Hivatalában Tanácsadói javaslatok A programban közremőködık által megfogalmazott feladatok Készítették: Salamon Hugó és Molnár Zsolt, a KONETT Team tanácsadói
1. Tanácsadói összefoglaló Tótvázsony Önkormányzata az Államreform Operatív Program ÁROP 1.A.2 számú pályázati felhívására benyújtott pályázatában a Polgármesteri Hivatal szervezetfejlesztését tőzte ki célul. A nyertes pályázatban szereplı szervezetfejlesztési-tanácsadási folyamat egyes tevékenységeit alprojektbe összekötve beszerzési eljárást folytatott le, amelyre 2009 áprilisában a KONETT Team tette a legkedvezıbb ajánlatot. A beszerzés során az alábbi szervezetfejlesztési-tanácsadási tevékenységek ellátására tettünk ajánlatot: Vezetıi tanácsadás (koordináció, döntési mechanizmusok) Stratégiai menedzsment tanácsadás Projektirányítási kézikönyv Partnerség erısítése Nyertes ajánlatunkban a vezetési tanácsadás és a stratégiai menedzsment tanácsadás szükséges lépéseit a jelenlegi hivatali helyzet felmérését követıen egy korszerőbb szervezési-mőködési kultúra kialakítása érdekében építettük fel. Az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal vezetése új típusú szemléletének kialakításához az Önkormányzat és Hivatal szakmai területi vezetıi szintjein túl az intézmények vezetıinek és a település kulcsembereinek szemléletformálását is feladatunknak tekintettük. Akkreditált, vezetıi készségfejlesztést is tartalmazó programunk a szervezeti erıforrások optimálisabb kihasználására mutatott be korszerő módszereket. A belsı kommunikáció hiányosságaiból származó információs problémák kiküszöbölésére alakítottunk ki, és alkalmazás közben gyakoroltunk módszereket és technikákat. A helyzetelemzı és stratégiatervezı folyamat során a Polgármesteri Hivatal stratégiai célrendszere mellett kiemelt hangsúlyt fektettünk a komplex önkormányzati, települési stratégia kialakítására. A döntési folyamat szereplıinek szélesebb körő tájékozottságával a döntéselıkészítés minısége, ezáltal a stratégiai döntéshozatali képesség is javítható. A stratégiatervezési módszertan gyakorlatai révén a vezetıkkel közösen beépítettük a stratégiai szemléletet a meghatározó döntési folyamatokba. A vezetési tanácsadás során személyes vezetıi konzultációs alkalmat biztosítottunk két vezetı beosztású kulcsember számára, akik a szervezetben, településen elfoglalt helyük és szerepük pontosabb definiálásával, vezetıi mőködésük átgondolásával és fejlesztésével jelentısen növelhetik a szervezeti eredményességet is. 2
Az Önkormányzat partnerségi modelljét és a partnerségi folyamat fejlesztését nem elméleti alapokon, hanem konkrét helyi partnerek bevonásával megvalósítandó projektötletek nevesítésével, majd kidolgozásuk megkezdésének kívántuk elérni. A folyamatot a Projektirányítási Kézikönyv átadásával, projektindító munkaértekezlettel, majd további partnerségi munkaértekezletekkel (workshopok) támogattuk. A Projektirányítási Kézikönyv (PIK) kidolgozását megelızıen az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal projektekkel foglalkozó munkatársait megkérdeztük arról, hogy az elkészítendı módszertani kézikönyv milyen módon segítené ıket a leginkább. Az ennek alapján elkészült PIK egy olyan dokumentum, amely javaslatunk szerint testületi döntés általi elfogadását és hatályba léptetését követıen minden, projektként meghatározott feladat-együttes használatához alkalmas és kötelezıen alkalmazott módszertani eszköz. A PIK szakszerő és következetes használatával eredményesebben tudja az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal vezetése figyelemmel kísérni, menedzselni az intézményeiben futó projekteket. A fent leírt tanácsadási folyamat során a következı tevékenységeket végeztük el: Tevékenységek Projektindító értekezlet, elıkészítı interjúk és kérdıívek kitöltése Vezetıi kompetenciafejlesztı és partnerségi modell-építı tréning Idıpont 2009. június 18. 2009. június 22-23. Helyzetelemzı és stratégiai tervezı workshop 2009. július 6-7. Projektirányítási kézikönyv elıkészítı workshop, a workshop és tréning termékeinek átadása, coaching Projektirányítási kézikönyv bemutatása az elıkészítésben résztvevıknek, partnerségi munkaértekezlet I., a helyzetelemzı workshop során kijelölt projektötletek kidolgozásának megkezdése Partnerségi munkaértekezlet II., partnerségi konzultáció a projektötletek fejlesztésének lépéseirıl, a KONETT Team alprojektjének lezárása, valamint a tanácsadói javaslatok formális átadása 2009. szeptember 17. 2009. november 5. 2009. november 17. 3
A résztvevık hozzáállása A programba bekapcsolódott vezetı beosztású munkatársak és települési kulcsemberek a tanácsadási folyamat során kiemelkedıen aktív és elkötelezett résztvevıi voltak az általunk megtervezett akcióknak, programoknak. A polgármester és a jegyzı a program eredményes lebonyolításához szükséges döntéseket a megfelelı idıben meghozta, és biztosította a munkatársak részvételét a folyamat minden egyes pontján. A pozitív hozzáállás eredményeképpen a tervezett ütemezést sikerült tartani és a program minden egyes elemét az ajánlati felhívásban és a szolgáltatási szerzıdésben meghatározott határidık szerint maradéktalanul megvalósítottuk. A tanácsadói javaslatok megfogalmazása során figyelembe vettük tanácsadói folyamat teljes idıtartama alatt felmerült, a megbízó Tótvázsony Község Önkormányzatának és Polgármesteri Hivatalának felsıvezetıivel történı együttmőködés és konzultáció során felvetett gondolatokat, ötleteket is. A fentiek alapján a Tótvázsony Község Polgármesteri Hivatala mőködésének fejlesztéséhez, az elképzelt közös jövıkép elérése érdekében az ÁROP 1.A.2 alprojektben 2009. június 18. és 2009. november 17. között megvalósult tanácsadási tevékenységek lezárásakor az alábbi javaslatokat fogalmazzuk meg: 4
2. Tanácsadói javaslatok az Önkormányzat és a Polgármesteri Hivatal fejlesztése 2.1. A lakosság fokozottabb bevonása Tótvázsony életébe Javasoljuk megvizsgálni, hogy a lakosság passzivitása vélt vagy valós passzivitás-e. Ezt egy kérdıíves felméréssel érdemes megvizsgálni, elemezni Tótvázsonyhoz főzıdı kapcsolatukat, hozzáállásukat, érdeklıdésüket. A felmérést egy projekt keretében javasoljuk végigvinni, a lakosságot csoportokra bontva (helyben dolgozik, itt lakik, de máshol dolgozik, óvodai / iskolai szülı stb.) részben írásos kérdıíven, részben személyes interjúkon keresztül összegyőjteni a véleményüket. A felvett adatok kielemzése után lehet áttekinteni, hogy hogyan lehet a település lakosságát eredményesebben belevonni a település életébe, a település stratégiai fejlesztési területeinek kidolgozásába, megvalósításába. 2.2. Egységes jövıkép kidolgozása A számos meglévı kezdeményezés és fejlesztési koncepció mellett javasoljuk egy olyan egységes jövıkép kidolgozását az egész település számára, amely keretet ad minden további stratégiai fejlesztésnek. Ennek a közös jövıképnek össze kell fogni a település, a Polgármesteri Hivatal és az önkormányzati intézmények mőködését, fejlesztését. Fontos, hogy a jövıkép, és az azt megvalósító stratégia hosszú távú, a négy éves hivatali ciklust meghaladó idıszakra szóljon. A Helyzetelemzı és stratégiai tervezı workshop során a résztvevık elkezdték kidolgozni Tótvázsony vízióját, jövıképét és ezt lebontották átfogó és részletes stratégiai célokká. Ezt a folyamatot a lakosság aktív bevonásával javasoljuk folytatni, ahol a lakosságot már a folyamat elején, az ötletgyőjtéstıl kezdve integráljuk a teljes tervezési folyamatba. Így elérhetı, hogy sajátjuknak érezzék, és elkötelezetten a megvalósítás mellé álljanak. A közös jövıkép kidolgozása jó alkalom a lakossági aktivitás felkeltésére. 2.3. A Polgármesteri Hivatalban dolgozó munkatársak anyagi és erkölcsi motiválása A hivatali mőködés hatékonyságának növelése érdekében javasoljuk a munkatársak tevékenységének és szakmai erıfeszítéseinek fokozottabb 5
elismerését, anyagi és erkölcsi motiválását. A korlátozott anyagi lehetıségek mellett javasolt részükre a több pozitív visszacsatolás, dicséret, valamint annak biztosítása, hogy munkájukról a település szélesebb körben is tudomást szerezzen. 2.4. A Polgármesteri Hivatal kommunikációs rendszerének további fejlesztése A mőködési hatékonyság további növelése érdekében javasoljuk mind a Polgármesteri Hivatalon belül, mind a Hivatal és a Testület közötti információáramlás tudatosabb és tervszerőbb mőködtetését, az információk folyamatos megosztását minden érintettel (rendszeres tájékoztatókon, megbeszéléseken keresztül). A Hivatal kis létszáma miatt javasolt a közvetlen jegyzıi tájékoztatás minden fontos témában. 2.5. Döntési folyamatok szabályozása A Polgármesteri Hivatal mőködési rendjét és hatékonyságát tovább erısítené a tervezési és döntési folyamatok szabályozása, és ezek egyértelmővé és kötelezıvé tétele minden érintett számára. Javasoljuk a Helyzetelemzı és stratégiai tervezı workshopon összeállított döntési folyamatok leltárának és a folyamatok kidolgozásának folytatását, az eredmények alkalmazását valamennyi döntési helyzetre. 2.6. A megfogalmazott fejlesztési akciók ütemterve és végrehajtása A Helyzetelemzı és stratégiai tervezı workshop során megfogalmazott hivatali jövıkép elemeinek feldolgozása során a résztvevı vezetık és kulcsemberek megfogalmazták a település stratégiai célrendszerét, amelyhez akciókat és feladatokat rendeltek. Az egyes akciókhoz munkacsoportok alakultak. Ezek megvalósíthatóságának vizsgálata után a vezetık által jóváhagyott akciók pontos ütemezését majd végrehajtását javasoljuk elkészíteni. A workshop során megfogalmazott feladatokat az Összefoglaló jelentés II. tartalmazza. Javasoljuk a közös, fejlesztési irányokat szolgáló gondolkodás fenntartását. Egy évben két alkalommal olyan munkamegbeszélés lebonyolítását javasoljuk, amelynek témája a szervezeti mőködés fejlesztése, a közösen megfogalmazott feladatok aktuális státusza és újabb feladatok megfogalmazása. Javasoljuk, hogy a programot a jegyzı és a polgármester közösen irányítsák. 6
3. A Projektirányítási Kézikönyv (PIK) alkalmazása és illesztése a Polgármesteri Hivatal mőködési rendjéhez 3.1. A Projektirányítási Kézikönyv alkalmazása és hatálya Az alprojekt keretében kidolgozott PIK hatályba léptetését javasoljuk testületi döntéssel megerısíteni. Fontosnak tartjuk, hogy a kézikönyvet mindenki, és minden szervezet, aki, és amely a településen az Önkormányzat vagy a Polgármesteri Hivatal közremőködésével, irányításával kezdeményezett és megvalósított projektek szereplıje a kötött, fegyelmezett rendszert kötelezı érvénnyel alkalmazza, használja. Javasoljuk a PIK hatályának kiterjesztését nemcsak a pályázati projektekre, természetesen elızetesen átgondolva, hogy mely tevékenységsort érdemes projektszerően, a projekt módszertan szerint felépíteni. 3.2. Projektek irányítása és felügyelete Minden induló projekt estében javasoljuk Projekt Irányító Bizottság (PIB) létrehozását. A PIB tagjai: a megbízó, a téma, terület meghatározó személyisége, képviselı testületi tag, vagy települési kulcsember, a polgármester és a jegyzı. A projektek indítása kapcsán javasoljuk a Megbízói szerepkör megerısítését (Testület delegálja a polgármesternek, illetve a hivatali szervezetre vonatkozó projektek esetében a jegyzınek a megbízói szerepkört). A Megbízó mindig a PIB irányítója is. 3.3. Projektmenedzsment képzés Javasoljuk, egy legalább kétnapos projekt menedzsment tréning megszervezését és lebonyolítását. A tréning célja: a PIK-ben megfogalmazott módszertan gyakorlati alkalmazásának megismertetése-bıvítése, az alkalmazásban addig szerzett tapasztalatok feldolgozása. 7
4. Partnerség-építés Tótvázsonyban kimagaslóan aktív tevékenységet folytatnak a civil szervezetek. Önkormányzattal való kapcsolatuk jó, a szakmai együttmőködés jól mőködik. Hasonló együttmőködés kialakítása javasolt a helyi vállalkozói szervezetekkel is. Javasolt minden fejlesztési beruházás és projekt partnerségi megközelítése és tervezése, ahova a helyi vállalkozók folyamatosan és rendszeresen bevonásra kerülnek. A folyamat menedzselése érdekében javasoljuk a vállalakozói körrel rendszeres megbeszélések, egyeztetések, fórumok szervezését, folyamatos kommunikáció kialakítását. A helyi partnerségi kapcsolatok fejlesztéséhez kapcsolódóan javasoljuk Nyílt Partnerségi Fórum évente kétszeri alkalommal történı összehívását. A fórum célja: éves szintő, konkrét partnerségi feladatokhoz kapcsolódó önkormányzati stratégia meghirdetése, partnerségi projekt-ötletek győjtése, év végén a partnerségi keretek között zajló munka értékelését. Javasoljuk egy Évközi Partnerségi Projekt találkozó megszervezését. Az évközi találkozó célja, hogy a munkacsoportok, projekt teamek beszámoljanak az eddig végzett munkáról, nehézségeirıl, eredményeikrıl. Tótvázsony-Budapest, 2009. június - november 8