Cafeteria praktikák, kezdőknek és haladóknak

Átírás

1 Király Ágnes Cafeteria praktikák, kezdőknek és haladóknak Szerző: Dr. Király Ágnes Lektor: Dr. Herich György Szerkesztő: Kiss Tímea, PENTA UNIÓ Zrt. Kiadó: PENTA UNIÓ Zrt Budapest, Sas u. 25. Készítette: REPROFLEX Kiadó és Nyomda Kft Pécs, József u ISBN Minden tartalom szerzői jogvédelem alá tartozik. Bármilyen felhasználása, másolása csak a szerzők előzetes írásbeli engedélyével történhet!

2 Tartalomjegyzék I. fejezet Fogalmak és tévhitek - munkáltatói juttatások, cafeteria 1. Hagyományok és a fix munkáltatói juttatások 2. Cafeteria II. fejezet Jogszabályi környezet - változó világ 1. Változó világ 2. A juttatásokat érintő jogszabályok 2.1. Ki kicsoda - személyek és jogviszonyok 2.2. Adózás és elszámolás Paragrafuskalauz az Szja tv. szabályaihoz Juttatás vagy munkajövedelem? Definíciók Mi nem számít jövedelemnek? Adómérték Jövedelem időpontja Munkába járás Egyéb jövedelem Adóalap korrekció Rendelkezés az adóról Adóelőleg Kifizetői adókötelezettség és egyéb szabályok Egyes meghatározott juttatások Béren kívüli juttatások Korábbi béren kívüli juttatások Szja tv. 1. számú melléklet Eho szabályok Társasági adó szabályok 2.3. Szolgáltatók, kibocsátók, pénztárak, pénzintézetek Számlás szolgáltatók Utalványok SZÉP kártya Önkéntes pénztárak Biztosítók Pénzintézetek 3. Juttatások csoportjai 3.1. Közteher szerint 3.2. Korlát típusok alapján 3.3. Juttatásban részesülők szempontjából III. fejezet Cafeteria rendszer - hogyan működik? 1. A rendszer kialakítása 1.1. Koncepció - vezetői döntések Mivel kezdjük? Koncepcionális döntések Folyamatok térben és időben 1.2. Szabályozás

3 Cél és hatály Alapelvek Jogosultsági szabályok A keretösszeg meghatározása A keret felhasználása Szorzók Juttatások 1.3. Tájékoztatás 1.4. Adminisztráció - Informatika Első lépés: munkavállalók nyilatkoztatása Második lépés: szolgáltatói szerződések Harmadik lépés: rendelések, feltöltések, utalások Negyedik lépés: beillesztés az ügyviteli rendszerbe 2. A rendszer működtetése 2.1. Havi rendszeres teendők 2.2. Változások követése Új munkavállalók Kilépők Jogosultság csökkenés, szünetelés Módosulások Keretváltozás 2.3. Szolgáltatói kapcsolatok 2.4. Adatszolgáltatás az adókötelezettség teljesítéséhez 3. Évváltási feladatok 3.1. Szabályzat, tájékoztatás 3.2. Nyilatkozatok megúj ítása 3.3. Folytatólagos juttatásokkal kapcsolatos feladatok IV. fejezet Mitől lesz hatékony és rugalmas a cafeteria rendszer? 1. Stabil és könnyen kezelhető jogosultsági szabályok 2. Átlátható elszámolási rendszer 3. A rendszer alakítása a változó igényekhez 4. Munkavállalói elégedettség és költséghatékonyság 4.1. Drágább-e a drágább? 4.2. Outsourcing - igen/nem

4 Előszó Sokszor mondtam az elmúlt évek során, hogy már annyi cikket írtam, lassan kötetbe lehetne foglalni, de igazán sosem gondoltam rá, hogy valóban könyvet írjak. Amikor megkaptam a megtisztelő felkérést erre a könyvre, elgondolkodtam, miről is írhatnék, amit előttem nem írtak már meg nagy tudású adószakemberek vagy tekintélyes HR szakértők a cafeteriáról, béren kívüli juttatásokról. Ezzel meg is adtam magamnak a választ. Talán azzal válna hasznossá az irományom, ha mindkét szakterületnek olyan praktikus információkkal szolgálnék, amelyek az ő mindennapi együttműködésüket könnyítenék meg. Hiszen ez a téma végül is e szakmák találkozása. Jellemzően a HR munkatársak feladata, hogy kitalálják, milyen juttatásokat kellene adni a munkavállalóknak, esetleg ezt hogyan lehetne rendszerbe foglalni, honnan lesz rá forrás, és így tovább. Ugyanakkor előfordul, hogy a HR szakember nincs minden szükséges információ birtokában, nem rendelkezik a megfelelő adózási ismeretekkel, szüksége lenne a társrészlegek együttműködésére. Egyszer, egy előadásom végén - amelyen többek között a juttatások adózásáról, bevallásról, sőt még önrevízióról is szó esett - egy HR-es hölgy szinte felháborodva kérdezte, tulajdonképpen miért neki kell ezzel foglalkoznia, hiszen nem is ért hozzá. Úgy gondolom, elkerülhetetlen, hogy a munkabérhez hasonlóan a juttatásokra vonatkozó szabályozással is tisztában legyenek azok, akik kialakítják, üzemeltetik a cég juttatási rendszerét. Legalább ennyire szükséges viszont az is, hogy a bérszámfejtés, könyvelés, pénzügy szintén ismerje a juttatási rendszer jellegzetességeit, szabályait, szolgáltatói hátterét. Immár 15 éves cafeteriás gyakorlatom során rendszeresen beleütköztem abba a problémába, hogy a vállalatoknál a juttatásokkal foglalkozó HR és a bérszámfejtés vagy könyvelés nem egy nyelvet beszélt. Néha sajnos a szándék is hiányzott egymás munkájának megértésére, netán segítésére. A házon belüli kommunikáció hiánya, vagy a gazdasági szakemberek ellenállása miatt nem egy esetben bukott el egy jó elgondolás, amely sokat segíthetett volna a HR-nek a megfelelő minőségű vagy mennyiségű munkaerő toborzásában illetve megtartásában. Az új dolgoktól való ódzkodás, a többletmunkától való félelem gyakran gátja az egyébként hasznos és hatékony megoldások megvalósításának. Meggyőződésem, hogy ha a különböző érintett részlegek munkatársai rászánják az időt és energiát egymás tájékoztatására, a közös tervezésre, sikerül olyan juttatási rendszert kialakítani, amely nem okoz jelentős plusz terhet a rendszer üzemeltetésében részt vevőknek, gördülékenyen és rugalmasan működik, és nem utolsó sorban a munkavállalók elégedettségét szolgálja. Azzal a céllal fogtam bele a könyv megírásába, hogy sokéves tapasztalatommal ehhez nyújtsak némi segítséget. Az adószakembereknek nem Ígérem eddig nem látott adózási szabályok feltárását, de talán sikerül rávilágítani új szempontokra, összefüggésekre, és kicsit megismertetni a másik szakma feladatait és látásmódját. A HR szakembereknek sem ígérek elméleti fejtegetést a juttatások motivációs és egyéb szerepéről, viszont szándékom szerint megismertetem a legfontosabb adózási és egyéb jogszabályok előírásait és azok alkalmazását....hogy egy nyelvet beszéljünk! Király Ágnes

5 1. Hagyományok és a fix munkáltatói juttatások Munkáltatói juttatások már nagyon régóta léteztek, amikor még szó nem volt cafeteriáról, sőt még adózásról sem. A saját emlékeimben is él még a vállalati és szakszervezeti üdültetés, sőt a vissza nem térítendő - bár általában nem nagy összegű - vállalati lakástámogatás, amiben nekem is volt szerencsém részesülni. Ezek a juttatások ágazatonként, vállalatonként nagyon eltérőek voltak, és külön szisztémája volt a juttatások szétosztásának. A régi juttatásokból sok vállalat őriz még hagyományként egyes elemeket. Az ilyen tradicionális juttatásokat jellemzően meg is tartják a munkáltató döntése alapján nyújtott juttatásként, nem bízzák a munkavállalók választására. A leggyakrabban olyan formákkal találkozunk ebben a körben, mint a pihenés, rekreáció támogatása, a munkahelyi étkeztetés, a nyugdíjcélú megtakarítás vagy például a karácsonyi ajándékcsomag. Az egyes cégeknél mindig fellelhető az ilyen juttatások történelme, ami miatt fontos, ragaszkodnak hozzá, és általában az adójogszabályok változásának viharait is kiállják. Gyakran veszek részt olyan egyeztetéseken az ügyfeleknél, amikor a menedzsment a szakszervezettel, üzemi tanáccsal vitatatja meg a következő évi juttatási csomagot. Az egyik cégnél, még a privatizáció előtti állami nagyvállalatnál vezették be az önkéntes nyugdíjpénztári tagdíj-hozzájárulást, amely azóta is igen komoly összegű. Évről-évre felmerül a kérdés, hogy az adóváltozások nem indokolnák-e a támogatás átalakítását, de mind a munkavállalói, mind a munkáltatói oldal ragaszkodik hozzá, a terhek emelkedése ellenére is. Ennek köszönhetően, a nyugdíjrendszer kilátásait tekintve, a cég dolgozói valószínűleg sokkal előnyösebb helyzetben lesznek nyugdíjas korukra, mint azok a sorstársaik, akikről nem gondoskodik így a munkáltatójuk. A munkahelyi étkeztetés esetében legalább háromféle indokkal találkoztam, hogy miért fontos a cégnek ez a juttatás. Az egyik a munkavállalók egészséges étkezése, a másik, hogy a munkavállalók ne töltsenek sok időt házon kívül étkezés okán, a harmadik pedig, hogy rentábilisan működjön az üzemi étkezde. A pihenés, rekreáció támogatása többnyire a régi üdültetés utódaként jelenik meg. Ma már elvétve találunk csak vállalati üdülőket, ennek a juttatásnak a szerepét többnyire a SZÉP kártya vette át. Munkáltatói juttatásként elsősorban olyan cégeknél találkozunk vele, ahol nagyobb a pszichés terhelés, ezért fontos, hogy a munkatársak valóban pihenéssel töltsék a szabadságukat, és nem mellesleg van is kellő pénzügyi forrás rá. A karácsonyi vagy hasonló alkalmakhoz kapcsolódó ajándékcsomag elsősorban olyan cégeknél fordul elő, ahol valamilyen fogyasztási cikket gyártanak, és a munkatársak részére ezekből állítanak össze általuk hasznosítható termékeket tartalmazó csomagokat. Az eddig említettek tehát a munkáltató elhatározása, vagy a szakszervezettel, üzemi tanáccsal kialakított egyezség alapján nyújtott, esetleg kollektív szerződésben rögzített juttatások. Természetesen a felsoroltak csak példák, a juttatási lehetőségek igen széleskörűek, a hagyományok, a cégvezetés preferenciái, a munkavállalói igények szerint igen változatosak lehetnek. Itt álljunk is meg egy gondolat erejéig annak tisztázására, hogy mi is lehet munkáltatói juttatás. Erre a rövid válasz az, hogy szinte bármi. Sokan gondolnak úgy a juttatásokra, hogy az csak olyan dolog lehet, amit az adójogszabályok, különösen az Szja törvény nevesít, holott erről szó nincs. A munkáltató nagyon sokféle dologban, jellemzően termékben, szolgáltatásban valósíthat meg juttatást. A kérdés nem a juttatás formájában, hanem annak adókötelezettségében merül fel. Ebből a szempontból mindig azt kell megvizsgálni, hogy a juttatott dologra vonatkozik-e valamilyen konkrét

6 adózási szabály, illetve, hogy a juttató és a juttatásban részesülő milyen jogviszonyban van egymással. Az adókötelezettség megállapítását pedig - kevés kivétellel - az sem befolyásolja, hogy a munkáltató saját döntése szerinti juttatást ad a munkavállalóknak, vagy rájuk bízza, hogy válaszszanak nekik tetsző formákat. 2. Cafeteria Ezzel el is érkeztünk az ún. választható béren kívüli juttatások (más néven VBKJ) rendszeréhez. A béren kívüli juttatások elnevezés a régebbi fogalom használat szerint minden juttatást magában foglalt, amit a munkáltató a munkabéren felül, mint természetbeni juttatást nyújtott. Azzal, hogy az Szja törvénybe bekerült ez a fogalom, mint adózási kategória, némiképp összekeveredett a szóhasználat. Ráadásul a cafeteria kifejezést, ami a VBKJ megfelelője, egyre gyakrabban más tartalommal használják. Vannak, akik úgy alkalmazzák, mintha a cafeteria kizárólag azokat a juttatásokat jelentené, amelyeket az Szja törvény, mint béren kívüli juttatást nevesít. Mások viszont mindenféle juttatásra ráakasztják a cafeteria jelzőt. így aztán sokszor azzal kell kezdenünk egy tájékoztatást vagy egyeztetést, hogy tisztázzuk a fogalmakat. Hogyan definiálható a cafeteria rendszer? A rendszer lényege, hogy a munkáltató egy költségkeretet, cafeteria keretet határoz meg, amelyhez hozzárendel egy juttatási választéklistát. Az egyes munkavállalók pedig saját maguk döntik el, hogy a részükre meghatározott cafeteria keretet milyen juttatásokra és milyen arányban kívánják felhasználni. Arra vonatkozóan semmilyen korlátozó szabályozás nincs, hogy a rendszerbe milyen választható elemeket lehet beilleszteni. Szinte bármilyen termék vagy szolgáltatás szerepelhet benne, az Szja törvény által nevesített juttatásokon felül is. A rendszer működését jellemzően egy cafeteria szabályzat irányítja. A szabályzat tartalmazza többek között a keret terhére választható juttatásokat, azok elszámolási módját, a cafeteria keret mértékét, a különböző jogosultsági szabályokat, stb., tehát célszerűen minden olyan szabályt, körülményt, ami a munkavállalók vagy a munkáltató részére valamilyen jogot vagy kötelezettséget jelent. A rendszer kialakításáról, szabályozásáról, működtetéséről a későbbiekben még részletesen lesz szó. Elöljáróban talán csak néhány gondolat arról, hogy mi alapján érdemes eldönteni, munkáltatói döntés szerinti juttatásokat adjunk, vagy cafeteria rendszert alakítsunk ki.