Használati útmutató. elektronikus ügyfélszolgálati rendszeréhez

Átírás

1 In vitro Diagnosztikai Minőségellenőrzési Nonprofit Közhasznú Kft. Használati útmutató a QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. elektronikus ügyfélszolgálati rendszeréhez QUALICONT IN VITRO DIAGNOSZTIKAI NONPROFIT KÖZHASZNÚ KFT Szeged, Somogyi u / , 62/ mail@qualicont.com

2 Tisztelt Kollégák! decemberétől kerül bevezetésre a QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. új Internet alapú elektronikus ügyfélszolgálati rendszere. Ezt a fejlesztést a Társaság az általa elnyert II. Nemzetközi Fejlesztési Terv Gazdaságfejlesztési Operatív program GOP pályázat segítségével valósította meg. Ennek révén a 2005 óta működő elektronikus adatközlő rendszer további működése mellett lehetőség nyílik az elektronikus szerződéskötés és elektronikus számlázás kialakítására, valamint elektronikus fizetés bevezetésére. Ez azt jelenti, hogy az online ügyfélszolgálati rendszer segítségével Interneten intézhet minden körvizsgálatokkal kapcsolatos ügyet: szerződéskötést, megrendelést, fizetést, ill. bármi javaslata vagy problémája van, ezt az e-ügyfélszolgálaton keresztül jelezheti a QualiCont irodának. Az Internet alapú elektronikus ügyfélszolgálati rendszert a QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. megújult honlapján keresztül érheti el. Figyelem: a QualiCont-tal folytatott elektronikus kapcsolat annak ellenére biztonságos, hogy némely böngésző Biztonsági figyelmeztetést generál! A QualiCont rendelkezik elektronikus aláírással, mely biztonságos kapcsolatot tesz lehetővé. Sajnos némely böngésző az elektronikus aláírás hitelességét technikai okokból kifogásolja. Ezen böngészők esetén kérjük szíves megértésüket és a biztonságos kapcsolat érdekében a figyelmeztetés mellőzését a piros keretes gombok követésével az 1. és 2. ábra szerint. 2/12

3 1. ábra: Hibás tanúsítvány felhívásának mellőzése (Internet Explorer) 2. ábra: Hibás tanúsítvány felhívásának mellőzése (Firefox 3) A QualiCont Nonprofit Közhasznú Kft. új Internet alapú elektronikus ügyfélszolgálati rendszerének használata Indítson el egy böngészőt és írja be a következő Internet címet (3. ábra): 3/12

4 3. ábra: QualiCont honlap Válassza a főmenük közül az e-ügyintézés-t, amely a QualiCont új elektronikus ügyfélszolgálati rendszerének beléptető oldalára vezet, amelyet a 4. ábra mutat. A rendszer belépéskor mindig kérni fogja a laboratórium azonosítóját (labor kódját vagy más néven QC kódját) és Jelszavát. 4. ábra: Bejelentkezés Ha az Ön laboratóriuma már korábban is kapcsolatban állt a QualiCont-tal, akkor rendelkezik labor kóddal, amelyre az anonimitás biztosítása végett van szükség. Ebben az esetben lapozzon az 1.2. Belépés fejezethez. Ha az Ön laboratóriuma első alkalommal szeretné igénybe venni a QualiCont szolgáltatásait, tehát még nem rendelkezik labor 4/12

5 kóddal, akkor kérjük kattintson a Labor kód kérés hivatkozásra a 4. ábrán szemléltetett belépési oldalon. A Labor kód vagy QC kód kérés fejezet ismerteti a Labor kód kérés folyamatát Labor kód vagy QC kód kérés Ez a fejezet csak annak a laboratóriumnak szól, aki korábban még nem állt kapcsolatban a QualiCont-tal és még nincs a QualiCont-nál regisztrált labor kódja. Ebben az esetben automatikusan igényelhet egyet a bejelentkezési oldalon (4. ábra) a Labor kód kérés hivatkozásra kattintva. A 5. ábrán látható Regisztráció -s ablak fog megjelenni, ahol egy szerződési formanyomtatványt kell kitöltenie, melyben megadja adatait és elfogadja a QualiCont szolgáltatásaihoz kapcsolódó Általános szerződési feltételeket. A hagyományos szerződéskötésen túl az elektronikus szerződésben meg kell adja címét és az elektronikus ügyfélszolgálati rendszerben 5. ábra: Regisztráció és szerződéskötés használandó jelszavát, amelynek minimum 8 karakternek kell lennie. Ha a Számlázási, Szállítási ill. az Igazolások adatai eltérnek az Általános adatoktól, azokat itt megadhatja. A sikeres regisztrációhoz a *-gal jelölt mezők kitöltése kötelező, valamint az oldal alján a Szerződési feltételek elfogadása szintén. A Regisztrálás gombra kattintva történik meg 5/12

6 a laboratórium kódjának elkészítése és elektronikus postázása a megadott címre. A szerződéskötés után automatikusan a bejelentkezési oldalra kerülünk vissza, ahol az ben megkapott labor kóddal és a regisztráció folyamán megadott jelszóval tud belépni az elektronikus rendszerbe Belépés A 4. ábrán szemléltetett oldalon megadva a labor kódot és jelszót, a Belépés gombra kattintva léphet be a rendszerbe, ahol az alábbi üdvözlő oldal fogadja (6. ábra), amely röviden ismerteti a rendszer elemeit. 6. ábra: Bejelentkezés után 1.3. Szerződési adatok módosítása A fenti menüsorban Szerződés menüpontra kattintva a QualiCont-ban regisztrált szerződési adatait tudja megváltoztatni, valamint a meglévő szerződéseit és a szerződési feltételeket tudja megtekinteni. A 5. ábrának megfelelő struktúrában láthatja az adatait és tud módosításokat eszközölni azokon. A Változtatások elküldése gombbal elküldheti a QualiCont számára a változtatott adatokat. Ezzel egyidejűleg a rendszer az új adatok szerint automatikusan elkészíti annak megfelelően az új szerződését elektronikus formában. A szerződés létrejöttéhez szükséges, hogy elfogadja az Általános szerződési feltételeket. Itt kérjük megadni azt, hogy a számlát milyen formában szeretné megkapni, csak elektronikus formában vagy papír alapon is. Ha csak elektronikus formában kéri a számláit, kérjük nyomtassa ki és postázza az aláírt EDI szerződés papír alapú példányát 6/12

7 címünkre Rendelés A fenti menüsorban a Rendelés menüpontra kattintva jelölheti ki a megrendelni kívánt programokat (7. ábra), amelyek logikai csoportokba vannak sorolva, segítve ezzel az egyes programok megtalálását. A csoportok neve melletti + jelre kattintva megjeleníthetők a csoportba tartozó programok. Mivel sok program érhető el a QualiCont szolgálatsásai között, ezért a programok főbb jellemzői alapján szűrési lehetőség is biztosított. Az aktuális évet követő egész éves megrendeléseket minden év december 31-ig lehet megtenni (pl: 2010-es évre december 31-ig). Használhatja a 'Mind' gombot egy program egész éves megrendelésének megadásához. Ha csak egy-egy körvizsgálati ciklusra kíván rendelni akkor azt a program által jelzett megrendelési határidőig teheti meg. A megrendelési határidőt követően már nem lehet rendelni vagy rendelést visszamondani, ezért a 'Mind' gomb is csak a még rendelhető körvizsgálati ciklusokra vonatkozik. A 7. ábra egy rendelés megadását is szemlélteti. A programokról bővebben a program nevére kattintva érünk el információkat, amely a programhoz tartozó 7. ábra: Rendelések megadása laboratóriumok által mérendő analitek vagy paraméterek listáját tartalmazza. A minta szett megrendeléseket a beviteli mezőkben adhatja meg, ahogy eddig is a papír alapú 7/12

8 megrendelőlapon megszokott módon. Az nagy X vagy kis x betű beírásával egy darab minta szett megrendelését adhatja meg. Az X beírására a rendszer az X -et automatikusan 1-esre változtatja. A minta szett megrendeléseket számokkal is megadhatja, azaz a nagy X vagy a kis x helyett használhat 1 -est is. Bizonyos esetekben pl. az 'Allergia diagnosztika' programhoz szükség lehet két minta szettre is, ekkor 2 -est kell az adott beviteli mezőbe írni. Törölni egy megrendelést a beviteli mezőbe 0 bevitelével vagy a benne lévő érték törlésével, a mező üressé tételével lehet (ez a mezőben állva a Backspace billentyű megnyomásával - ha a szám mögött áll a kurzor vagy a Delete billentyű megnyomásával - ha a szám előtt áll a kurzor - érheti el), ekkor a mező sárga színű lesz jelezve a törlési változást. Ha nem megfelelő karaktert (tehát nem szám és nem nagy X valamint nem is kis x ) ír egy mezőbe akkor a mező színe piros lesz és tartalma pedig üres. Ha egy beviteli mező tartalma megváltozik azt a mező körül egy zöld keret jelzi. Egy beviteli mezőről a következőre egyszerűen a TAB billentyű lenyomásával juthatunk. Az eligazodást a megfelelő megrendeléshez az aktuális sor kék kiemelésével és az aktuális mező felett megjelenő rövid üzenettel segíti a rendszer. Ha egész évre rendel mintákat akkor jogosult a kedvezményes árra. Valamint a megrendelések megadása mellett lehetőség van további értékelések megadására egy adott programhoz a sor végén található mező kitöltésével, ezzel a megrendelés árában foglalt értékelés mellé kérhet további értékeléseket. A további értékelések az adott sorban lévő megrendelésekhez tartoznak. A Rendeléseim áttekintése hivatkozásra kattintva egy áttekintő ábrához (8. ábra) érünk, ahol az árak részletes és összesített áttekintése található. A rendszerben lévő előző rendelésekhez képest beállt változások a felhasználó számára a könnyebb áttekinthetőség kedvéért itt is zölddel vannak kiemelve. Itt még lehetőség van a rendelés módosítására a Vissza a szerkesztéshez hivatkozással valamint a rendelés feladására a Rendeléseim feladása és számlázás gombbal. 8/12

9 8. ábra: Rendelések áttekintése 1.5. Számlázás A Rendeléseim feladása és számlázás gomb hatására automatikusan egy megfelelő Díjbekérő generálódik a feladott rendelésekhez (9. ábra). Később ezen oldalra az eszámlázás/e-fizetés menüpontot választva is eljuthatunk. A Díjbekérő kifizetésére több mód is kínálkozik, ezeket az oldal taglalja. A Díjbekérő részleteit a Részletes díjbekérő hivatkozás alatt találjuk meg (10. ábra). A Díjbekérő alapján - annak határidőre történő befizetése után - a QualiCont egy számlát bocsát ki, melyet elektronikus (EDI szerződés megkötése után) vagy postai úton eljuttat a Megrendelőhöz, erről rendelkezni a felső főmenü Szerződés menüpontja alatt lehet. A díjbekérő kifizetése után a számla PDF formátumban is letölthető a PDF végszámla oszlopban megjelenő hivatkozás alatt (9. ábra). 9/12

10 9. ábra: Számlázás 10. ábra: Díjbekérő 1.6. e-fizetés Ahogy az imént említettük, a még ki nem fizetett Díjbekérők kifizetésére több mód is kínálkozik. Az egyik az on-line ügyfélszolgálati rendszeren keresztül, bankkártya 10/12

11 segítségével. Ehhez a rendszer egy külső, banki rendszert hív segítségül, átadva a megfelelő adatokat annak (11. ábra). A fizetés után a banki rendszerből visszakerülünk a QualiCont rendszerébe. 11. ábra: Fizetés bankkártyával 1.7. Eredményközlés és értékelések Az ügyfélszolgálati rendszernek ez a része már 2005 óta működik. Az I-QC adatközlési rendszer segítségével az eredményközlés és az értékelés is elektronikus úton zajlik, sőt digitális képekkel lebonyolított körvizsgálatok is lehetővé válnak (12. ábra). 12. ábra: Körvizsgálatok az I-QC rendszerben 1.8. Ügyfélszolgálat Elektronikus ügyfélszolgálat, ahol kapcsolatba léphet a QualiCont-tal, üzeneteket küldhet, valamint megtekintheti korábbi üzeneteit és az ezekre kapott válaszokat is. Az ügyfélszolgálaton az Új üzenet gombbal küldhetünk új üzenetet a QualiCont számára. Az üzenetnek különböző technikai paraméterei 11/12 adhatók meg a szolgálatatások

12 tulajdonságainak megfelelően. Az üzenetek különböző státusszal rendelkeznek aszerint, hogy mi történt velük a rendszerben: olvasott, megválaszolatlan, megválaszolt. Mivel az idők során rengeteg üzenet gyűlhet össze, ezért kereséssel/szűréssel segítjük az üzenetek közti eligazodást. Csak az aktuális és meg nem válaszolt üzenetek látszanak a laboratóriumok számára, ha először látogatnak el erre az oldalra, a szűrési feltételeknek ez az alapbeállítása. Az üzenet elküldése a Elküld gomb segítségével tehető meg (13. ábra). 13. ábra: Ügyfélszolgálat. Elküldött üzenet. Az üzenet elküldése után minőségbiztosítási okokból az elküldött üzenet nem módosítható, azonban lehetőség van további hozzáfűzésre vagy a Válasz hivatkozásra kattintva. A téma megjelenik a fejlécben és az üzenetre adott további válaszok ezen téma alá kerülnek időrendben megfelelő behúzásokkal a válaszok szintjének megfelelően, azaz, hogy időrendben hányadik válaszra reagáltunk éppen. A rendszerből a bal felső sarokban lévő Kijelentkezés gombbal léphetünk ki. Reméljük, hogy a hatékonyabb és gyorsabb ügyintézés, mely a nap bármely időszakában igénybe Javaslataikat és vehető, észrevételeiket Ügyfeleink szívesen kényelmét fogadjuk, szolgálja amelyeket majd! vagy a mail@qualicont.com címre küldjék, vagy az ügyfélszolgálati rendszerünkön keresztül juttassák el hozzánk. Szeged, november /12