ILINOX HUNGARY Kft. KIR Kézikönyv

Átírás

1 ILINOX HUNGARY Kft. KIR Kézikönyv Környezetközpontú Irányítási Rendszer eljárásai, szabályozásai Hatályba helyezés dátuma: Rendszer alkalmazási területe: Fémipari gyártás Jóváhagyások: Készítette: Ellenırizte és jóváhagyta: KM ügyvezetı igazgató A kézikönyvben található valamennyi információ a ILINOX HUNGARY Kft. tulajdona. Nem használhatók fel üzleti vagy más célra a tulajdonos elızetes jóváhagyása nélkül. Másolása részleteiben és egészében is tilos! Karbantartásra kötelezett példány Nem karbantartás-köteles példány Dátum: Oldalszám: 1/ 1

2 Tartalomjegyzék A ILINOX HUNGARY Kft. környezeti politikája...3 Tárgy; bevezetés Hivatkozások Fogalommeghatározások A KIR követelményei vállalkozásunknál Általános követelmények Környezeti politika Tervezés Környezeti tényezık Jogszabályi és egyéb követelmények Célok, elıirányzatok és programok Bevezetés és mőködtetés Erıforrások, szerepek, felelısségi kör és hatáskör Felkészültség, képzés és tudatosság Kommunikáció Dokumentáció A dokumentumok kezelése Felkészültség és reagálás vészhelyzetekre Ellenırzés Figyelemmel kísérés és mérés Nem-megfelelıség, valamint helyesbítı és megelızı tevékenység Feljegyzések Belsı audit Vezetıségi átvizsgálás...14 Dátum: Oldalszám: 2/ 2

3 A ILINOX HUNGARY Kft. környezeti politikája A ILINOX HUNGARY Kft fı tevékenységi köre: Fémipari gyártás, kereskedelem Elhatároztuk MSZ EN ISO 14001: 2005 szabvány szerinti Környezetközpontú Irányítási Rendszer (KIR) kiépítését, mely kiterjed a tevékenységi körünk által meghatározott termékek, szolgáltatások környezeti hatásainak szabályozására. Környezeti politikánkban kiemeljük a következı legfontosabb potenciális környezetterhelési feladatokat, melyek megelızése, csökkentése alapvetı célja rendszerünknek: A tevékenységünk során keletkezı veszélyes hulladék környezetbarát kezelése és az újrahasznosítási lehetıségek keresése A tevékenységünk során környezetbarát eszközök, berendezések használata, alkalmazása Elvárásaink, vállalt kötelezettségeink 1. Környezetközpontú Irányítási Rendszerünk megfogalmazásánál, üzemeltetésénél a megelızı szemlélet következetes érvényesítését tekintjük az egyik legfontosabb feladatunknak. Ennek eredményeképpen a környezetszennyezés minimalizálására törekszünk. 2. Olyan rendszert hozunk létre, illetve üzemeltetünk, melynek beépített eleme a folyamatos javítás. Folyamatos javítási igénynek tekintjük a hulladék minimalizálását és az energiafogyasztás csökkentését is, mivel ezzel közvetett környezetjavítást érhetünk el. Elvárjuk valamennyi munkatársunktól, hogy e kívánalomnak megfelelıen cselekedjen. 3. Mind a külsı szabályozásokat (ránk vonatkozó környezetvédelmi jogszabályok és határozatok, mind a nem kötelezı követelményeket igyekszünk a lehetı legteljesebb mértékben betartani. 4. Jelen környezeti politikára épülı környezeti célok illetve a célok elérése érdekében megfogalmazott környezeti elıirányzatok meghatározzák azon környezeti teljesítéseket, melyek elérése céljából építjük ki a rendszerünket. A KIR kidolgozása, fenntartásának megszervezése biztosítja ezen táblák - hatékony megfogalmazását tehát, a célok, elıirányzatok kijelölését- valamint ezek: - megfelelı felülvizsgálatát, aktualizálását. 5. A Környezetközpontú Irányítási Rendszer alapdokumentációt a, illetve az ott hivatkozott dokumentációk tartalmazzák. A dokumentumok kezelésére a KIR Kézikönyv elıírásai vonatkoznak. Ez kiterjed a bevezetés, fenntartás szabályozására is. 6. Elvárjuk valamennyi dolgozónktól a Vállalkozásunk környezetvédelmi általános követelményei -ben megfogalmazottak betartását. 7. A KIR rendszer adott elemeit megfelelı belsı képzéssel ismertetjük munkatársainkkal. Ennek keretében a környezeti politika és a környezeti célok ismertetése valamennyi dolgozónk felé megtörtént. A környezeti politikát alkalmas helyeken nyilvánosan is kifüggesztjük, hogy elérhetı legyen minden dolgozónk számára. Dátum: Oldalszám: 3/ 3

4 Tárgy; bevezetés CÉGÜNK RÖVID BEMUTATÁSA Az Ilinox Hungary Kft. belsı szabályzat szerint dolgozik, mely elıírja a folyamatos és szigorú ellenırzéseket a teljes termelési ciklus alatt, ezáltal garantálja a legjobb minıségő termékek elıállítását. Fıbb termékeik ismert laboratóriumok által lettek bevizsgálva. Biztosítani tudjuk az UL(NEMA 4-4X-12) EX 2GD U (1,2,21,22) minısítéseket További információk: Jelen KIR Kézikönyv feladata, hogy segítse a Környezetvédelmi Megbízott és egyéb, a környezet védelmére feladatkörrel rendelkezı munkatársaink munkáját a KIR rendszer létrehozását, hatályba helyezését, mőködtetését képezı feladatok ellátásában, vállalkozásunk vezetıségét a KIR megfelelıségének vizsgálatakor, külsı (beleértve auditor) szervezetek véleményalkotását kialakított KIR rendszerünkkel kapcsolatban. 2. Hivatkozások A kiépített rendszer: Környezetközpontú irányítási rendszer (ISO 14001) A rendszer alkalmazási területe: Fémipari gyártás A Környezetirányítási Rendszer a következı telephelyre vonatkozik: Jelen kézikönyvben leírt szabályozásunk követi az ISO szabvány számozását. A szabvány valamennyi egy és két pontos fejezete, illetve az ezekkel kapcsolatos szabályozás megtalálható kézikönyvünkben. (Kivétel: 3. pont alpontjai) 3. Fogalommeghatározások Kézikönyvünkben a szabvány 3. pontjában leírt értelmezés szerint követjük a fogalmakat Általános követelmények 4. A KIR követelményei vállalkozásunknál A Környezeti Kézikönyv a ILINOX HUNGARY KFT. környezetközpontú irányítási rendszerének követelményeit, tevékenységeit és felelısségi viszonyait ismerteti. Rögzíti a ILINOX HUNGARY KFT. feladatait az ISO szabvány elıírásainak, valamint a érdekelt felek által közölt és az egyéb követelményeknek a teljesítése érdekében. A Környezeti Kézikönyv a Kft. környezetközpontú irányítási rendszerének alapdokumentuma. Alapul szolgál az érdekelt felek felé vállalt és a jogszabályokból adódó kötelezettségek Dátum: Oldalszám: 4/ 4

5 teljesítésének igazolásához, a belsı és a külsı környezeti auditokhoz, valamint a környezeti teljesítésre ható tevékenységek irányításához. A Környezeti Kézikönyv hivatalos változatban magyar és tájékoztató jelleggel német nyelvő változatban készül Környezeti politika Ügyvezetı igazgatónk kidolgozta környezetpolitikánkat a következı tartalommal: a) Vállalkozásunk jellegének, a meglevı, illetve a potenciális környezeti hatásoknak megfelelı szabályozás. b) Elkötelezettségünk kinyilvánítása a környezetszennyezés megelızésére, a folyamatos javításra. c) Jogszabályok, határozatok követelményeinek, illetve egyéb kötelezettségeknek a vállalása, melyek környezeti tényezıinkhez kapcsolódnak. d) A célok és elıirányzatok megfogalmazására, felülvizsgálatára. e) Megfelelıen dokumentált, bevezetett, fenntartott. f) Mindenki számára, aki vállalkozásunknak munkát végez közzétett tartalom. g) A nyilvánosság számára elérhetı azáltal, hogy honlapunkon megjelentetjük Tervezés Környezeti tényezık Évente legalább egyszer KIR átvizsgálást tartunk és a továbbiakban minden új projekt megkezdése elıtt számba vesszük, napra kész állapotban tartjuk a szervezetet érintı környezeti tényezıket. A környezeti tényezıket évente a KM által szervezett team átvizsgálja. Az átvizsgálások eredményét az alábbi Tényezık, veszélyek feljegyzésben dokumentáljuk. A társaság által végzett tevékenységek, szolgáltatások környezeti tényezıit és hatásait azonosítva, vizsgálva, és értékelve meghatározzuk a feltárt környezeti tényezık és hatások jelentıségét. A környezeti tényezık és hatások - ezen belül is a jelentısnek ítélt környezeti hatások - nyilvántartását elkészítjük és naprakészen tartjuk. A naprakészség biztosítása érdekében meghatározott idıközönként megismételjük a környezeti hatások értékelését. A lehetséges környezeti tényezık és hatások vizsgálatát fejlesztések, beruházások, technológia módosítás, valamely tevékenység megszőntetése, valamint új tevékenységek megkezdése elıtt is elvégezzük. A környezeti tényezık és hatások értékelését lást: MF Eljárásban Jogszabályi és egyéb követelmények Környezetközpontú Irányítási Rendszerünk követelményrendszerét nagymértékben meghatározzák a jogi és egyéb megfogalmazások által meghatározott elvárások. Ezek tükrözik a jogi elvárásokat, az iparágunkra jellemzı speciális elvárásokat (adatszolgáltatási kötelezettségeket), hatóságokkal, egyéb szervezetekkel kötött megállapodásainkat, azon irányelveket, melyek ugyan nem kötelezıek, de betartásukra kötelezzük magunkat, Dátum: Oldalszám: 5/ 5

6 a korábbi káresetek, vészhelyzetek tanulságát. Az alábbi módon valósítjuk meg ezen célokat: a) Jogi követelmények A jogszabályok figyelését, az Interneten, jogi adatbázisokban ( országgyőlés, minisztériumok honlapjai, stb) minden hónap elején legkésıbb 10-éig), a KM végzi, az átvizsgálás megtörténtét a jogszabály listán aláírásával és dátummal igazolja. Változás esetén a listát módosítja, a régi listán a változást átvezeti, a visszavont jogszabályhoz ÉRVÉNYTELEN felírást tesz, ha listán ötnél több változást kell végrehajtani, akkor új listát készít a KM, egyúttal a régit megsemmisíti. Jogszabályi változás esetén és új projekt megkezdésekor a vonatkozó jogszabályoknak való megfelelést átvizsgálja, az esetleges feladatok végrehajtásáról intézkedik. Évente a belsı audit és a vezetıségi átvizsgálás során feljegyzés készül a jogszabályoknak és egyéb vállalásoknak való megfelelésrıl. b) Belsı és külsı szabályozások A Belsı és külsı környezetvédelmi szabályozások, gyakorlat soroljuk fel azon írott szabályozásokat és követett gyakorlatot, mely regulárisan szabályozza környezetvédelmi tevékenységünket. (Tehát az itt szereplı környezetvédelmi tevékenységek már nem szerepelnek a cél ok között, hacsak a meglevı állapotot nem kívánjuk javítani.) Általában törekszünk arra, hogy minél inkább leírtak legyenek ezek a szabályozások, s ne csupán a gyakorlatra hagyatkozzunk. c) Jelentések A Rendszeres belsı és külsı feljegyzések (jelentések) feljegyzésben rögzítjük a hatóságok által megkövetelt, vagy a vállalkozásunk által elıírt KIR hatókörébe tartozó jelentéseket. d) Korábbi káresetek tanulságai A Korábbi káresetek feljegyzés bemutatja a korábbi káreseteket. (Dátum, Leírás, Kapcsolatos feljegyzések, Kiértékelés) Ezek tanulságainak vizsgálata részét képezi a KIR-Átvizsgálásnak, hiszen erısen befolyásolja jövıbeli környezetvédelmi tevékenységünket. Rendszerünk bevezetésének napjáig káresetet nem találtunk Célok, elıirányzatok és programok Vállalkozásunk KIR rendszerének gerincében a célok (amennyiben lehetséges, mérhetı), illetve a célok megvalósítására szolgáló elıirányzatok és programok állnak Az ügyvezetı és KM feladatát képezi ezek környezeti politikánknak megfelelı megfogalmazása (megfogalmaztatása), illetve rögzítése az alábbiak szerint. Dátum: Oldalszám: 6/ 6

7 A célonként külön-külön készített Célok, elıirányzatok és teljesítésük feljegyzés írja le a célokat, illetve azok elıirányzatokká történı lebontását: 1. Környezeti cél. Környezetvédelemmel kapcsolatos konkrét célkitőzés, mely egy vagy több környezeti elıirányzattal, s azokon belül részlépésekkel teljesíthetı. 2. Érintett egységek, szintek, funkciók. Vállalkozásunk azon érintett egységeinek megnevezése, melyek feladata a célok megvalósításán dolgozni. Szükség esetén itt konkretizálhatók az egyes egységek felelısségi körei. Ezen szervezeti egységek feladata, hogy a jelentıs környezeti tényezık, jogi és egyéb elıírások, technológiai lehetıségek, mőködési és üzleti követelmények, valamint az érdekelt felek véleményének figyelembevételével munkálkodjanak a célszerő megvalósításon. 3. Érintett felek megjegyzései, célok elfogadása. Az érintett egységek vezetıi, vagy az azonosított személyek itt fejthetik ki korlátjaikat, feltételeiket. Aláírásukkal, a céllal való azonosulásukat mutatják meg. 4. Környezeti elıirányzat. Itt fogalmazzuk meg a környezeti cél megvalósítására szolgáló 1 vagy több teljesítési követelményt. Az egyes elıirányzatokkal kapcsolatban megadjuk - az azok teljesítéséért felelıs személyt - a részhatáridıket, valamint - azon elérendı értékeket (jellemzıket, paramétereket), melyeket az adott határidıre el kívánunk érni. Megadjuk ezen kívül az adott elıirányzatok egyes részteljesítéseihez tartozó - speciális eszközigényeket (input), továbbá - speciális követelményeket (output). 5. Részteljesítések ellenırzése Fontosnak tartjuk az elıirányzatok teljesítéseinek megfelelı követését. Erre szolgál ez a pont, mely valamennyi elıirányzat valamennyi részteljesítésével kapcsolatban dokumentálja a következıket: - dátum - mért érték - megjegyzés A megjegyzés rovatban az adott elıirányzatért felelı személy szignójának is szerepelnie kell. 6. Cél teljesítésével kapcsolatos megjegyzések az elıirányzatok teljesítése alapján.: Amikor a célok elérését megfelelı elıirányzatok teljesítésére bontottuk fel, végiggondoltuk, hogy az elıirányzatok megfelelı együttes teljesítése a cél elérését eredményezze Itt egy globális kontrollról, a cél teljesítésének validálásáról van szó. Megvizsgáljuk az elért eredmények tükrében a céllal kapcsolatos következı követelmények teljesülését: - jogi, - elıirányzatokban elıirt szakmai, - gazdaságossági. Dátum: Oldalszám: 7/ 7

8 7. Cél teljesülése, téma lezárása, illetve új cél kezdeményezése. Ha megnyugtatóan lezáródott a 6. pontban dokumentált cél, akkor a téma lezárható, Eltérésekrıl, módosulásokról itt kell feljegyzést készíteni. Ugyancsak elképzelhetı új cél kezdeményezése ekkor. 8. Lezárás jóváhagyása. Ügyvezetı igazgató jogosult (és köteles) az adott környezetközpontú irányítási program lezárását jóváhagyni Bevezetés és mőködtetés Erıforrások, szerepek, felelısségi kör és hatáskör Mindenekelıtt Környezetvédelmi Megbízottat (KM) nevez ki vállalkozásunk. A Környezetvédelmi Megbízott feladata, hogy a KIR létrehozása, jóváhagyása (ügyvezetı igazgatóval közösen) üzembe helyezése, fenntartása az ISO 14001, illetve egyéb kapcsolatos szabványoknak, elıírásoknak, vezetıi elvárásoknak megfeleljen. Környezetvédelmi Megbízott (KM) feladatát képezi a feljegyzések, dokumentumok rendszeres karbantartása, aktualizálása, illetve ha ezt részben mások végzik el, ennek az ellenırzése. KM ezen tevékenységét a belsı auditok ellenırzik. Környezetvédelmi Megbízott a KIR fenntartása során gondoskodik a kollegák, szakértık szükség szerinti bevonásáról, ez irányú munkájuk ellenırzésérıl. Mindezek alapvetıen adott Célok, elıirányzatok és teljesítésük keretében történnek meg. (Részletesebb leírást l alatt.) A munkaköri leírásokban összefoglaltuk a KIR kialakításával, bevezetésével, fenntartásával és fejlesztésével kapcsolatos feladatköröket, felelısség és hatásköröket. Ezeket alkalmazottainknak, személyre szólóan is kiadjuk a munkaköri leírásokban Felkészültség, képzés és tudatosság Vállalkozásunk fontos feladatának tekinti, hogy a szervezetünk számára és a szervezet képviseletében munkát végzı egyének minden szervezeti szinten kellıen tudatában legyenek a KIR rájuk vonatkozó követelményeinek, valamint tudatában legyenek tevékenységük környezetre gyakorolt hatásával: a) tudják a követelmények teljesülésének fontosságát, b) ismerjék a tılük (is) függı környezeti hatásokat, c) milyen szerepük, feladatuk van a KIR követelményeinek teljesítésében d) mi a következménye, ha eltérnek az operatív elıírásoktól. A konkrét megvalósítást feljegyzésben dokumentáljuk: a) Környezetvédelmi általános követelmények Ezt a szabályozást ismertetjük valamennyi szervezetünk számára és a szervezet képviseletében munkát végzı egyénnel, s kifüggesztjük minıségpolitikánkhoz hasonlóan vállalkozásunk több helyiségében is. Ebben azokat az általános Dátum: Oldalszám: 8/ 8

9 környezetvédelmi követelményeket határozzuk meg, melyek betartását megkívánjuk valamennyi dolgozónktól. b) KIR képzési terv Vállalkozásunk megfelelı képzéssel is igyekszik elısegíteni a KIR hatékony mőködését. Ennek keretében KIR megbízott feladatát képezi a képzések megtörténtének megfelelı dokumentálása, a külsı ilyen irányú dokumentumok megırzése, valamint mindezek alapján a képzési tervben elıírtak megvalósítási tapasztalatainak rögzítése. Lásd MIR kézikönyv 6.2. fejezete. c) Alvállalkozók tájékoztatása Vállalkozásunk bizonyos teljesítéseket alvállalkozókkal végeztet el. Minden új tevékenység megkezdése elıtt felmérjük a jelentıs környezeti tényezıket és hatásokat. Dokumentált módon közöljük a munkavégzésükkel kapcsolatos környezeti tényezıket és hatásokat, a speciális környezetvédelmi feladatokat. Ezen dokumentumok az alvállalkozói szerzıdés, megbízás mellékletét képezik. Ismertetjük alvállalkozóinkkal a Környezetvédelmi általános követelményeket és a Környezeti politikát is, s tılük, beosztottaiktól ugyanúgy megköveteljük a leírtak betartását, mint saját munkatársainktól Kommunikáció Vállalkozásunknál méretünk által magyarázott módon a KM feladatát képezi mindennemő belsı és külsı, a környezetvédelmet érintı kommunikáció menedzselése. Ezen feladatán belül kiemelten el kell látnia a következı feladatok teljesítését: Környezetvédelemmel kapcsolatos belsı és külsı jelzések fogadása, dokumentálása, annak továbbítása valamennyi érintett belsı (és ha szükséges külsı) szervezet felé. Az érdekelt felek folyamatos azonosítása, ha jogszabályi vagy hatósági elıírás, kommunikáció a jelentıs környezeti tényezıkkel kapcsolatosan a kapcsolattartás dokumentálása. Az elızıekkel kapcsolatos szükséges intézkedések koordinálása. Beleértendık ebbe az egyeztetı megbeszélések, esetleges technológiai vagy más kivitelezési módosítások foganatosítása. Válaszolás (illetve ennek a menedzselése) a belsı-külsı jelzésekre. Fontosnak találjuk, hogy mindezen tevékenységek elvégzését kellıen dokumentáljuk. A feljegyzést a környezetvédelmi megbízott vezeti, s feladatát képezi, hogy ezt a vállalat vezetése, a környezetvédelemben érintett személyek, az auditorok rendelkezésére bocsássa Dokumentáció Megfelelı dokumentáció kíséri környezetvédelmi tevékenységünket, melynek lényeges elemei: a) A KIR alkotóelemeit. azok közötti összefüggéseket jelen kézikönyv írja le. b) Kapcsolódó eljárások. Melyek a KIR rendszer mőködtetéséhez kapcsolódó szabályozó dokumentumok. KIR Munkautasítások KIR-hez tartozó munkautasításokat tartalmazza Dátum: Oldalszám: 9/ 9

10 KIR Feljegyzések A KIR-hez tartozó feljegyzéseket, adatbázisokat tartalmazza. A Kézikönyv, a KIR eljárások, KIR Munkautasítások, KIR Feljegyzések karbantartásával, kitöltésével valósul meg a KIR mindig naprakész dokumentálása. A feljegyzések kezelését az MF folyamatleírásban részletezzük A dokumentumok kezelése A KIR-rel, környezetvédelemmel kapcsolatos dokumentumok és feljegyzések kezelését az MF folyamatleírás szabályozza A mőködés szabályozása A KIR gerincét a normál mőködés megfelelı környezetvédelmi szabályozása képezi. Ezzel biztosítjuk a következıket: a) Minden olyan tevékenység, mely jelentıs környezeti tényezıvel kapcsolatos, megfelelıen megtervezett környezetvédelmi szabályozást kapjon. b) A szabályozás világosan mondja meg, hogy adott paramétereknek melyek - a szabályozásnak megfelelı, - a szabályozásnak nem megfelelı, sıt - a vészhelyzetet jelentı értékei. c) A felhasznált anyagok, alvállalkozói szolgáltatások is megfelelı kontroll alatt álljanak, az alvállalkozók tudják a rájuk vonatkozó környezetvédelmi követelményeket Az utóbbi ponttal kapcsolatos szabályozás elsısorban d. pontjában található, kiemelve ezen belül is az alvállalkozók tájékoztatása, mellyel közöljük alvállalkozóinkkal, a munkavégzésükkel kapcsolatos speciális környezetvédelmi feladatokat. Minden olyan mőveletrıl (új folyamatok esetén is!), mely jelentıs környezeti hatással kapcsolatos, az KM-nek feljegyzést kell kitölteni a következık szerint: 1. Tevékenység megnevezése Több tevékenység összevonása, illetve egy tevékenység továbbontása megengedett. 2. Tevékenységgel kapcsolatos környezeti tényezık Mindazon környezeti tényezık felsorolása, melyeket figyelemmel kel kísérni az adott tevékenység vonatkozásában környezetvédelmi szempontból. a) Környezetvédelmi szabályozás, mőködési kritériumok Környezeti tényezı szabályozásának módja, vagy hivatkozás azon dokumentumokra, melyek a szabályozást leírják. A mőködési kritériumokat igyekeztünk úgy meghatározni, hogy azok egzaktak, s ha lehet mérhetıek legyenek. Ezen kritériumok mért értékei határozzák meg, hogy az adott környezeti tényezı megfelelı, avagy nem megfelelı állapotát. b) Határértékek és dokumentálási igény, különbözı mőködéseknél Háromfelé bontjuk az oszlopot, Az egyes oszlopokban azon határértékek (esetleg jellemzık) szerepelnek, melynek megfelelés a környezeti tényezıt az adott állapotba sorolja. A három állapot a következı: - Szabályozásnak megfelelı - Szabályozásnak nem megfelelı - Vészhelyzet Dátum: Oldalszám: 10/ 10

11 A határértékek mellett megadjuk itt, ha az adott állapotba kerülésnek van dokumentálási igénye. Az adott dokumentumok hivatkozását (fajtáját) is meg kell itt adni. 3. Ellenırzés, felelısségek Azon beosztásokat, személyeket nevezzük itt meg, akik - az adott környezetvédelmi szabályozások betartásáért felelnek, illetve - az ezzel kapcsolatos környezetvédelmi ellenırzést végzik. Megjegyzések: 1. Kiemelt fontosságúnak tartjuk a - Hulladékgazdálkodást - Baleset - megelızési és elhárítási intézkedési tervek alkalmazását A mőködés környezetvédelmi szabályozását MF Eljárás tartalmazza Felkészültség és reagálás vészhelyzetekre Tevékenységünkkel kapcsolatos vészhelyzeteket az alábbi fajtákra bontjuk: a) Cselekvési igény a szabályozásnak nem megfelelı de vészhelyzetet nem jelentı helyzetben: A környezeti tényezı olyan határértékek között van, vagy olyan tulajdonságokkal rendelkezik, mely a szabályozásnak nem megfelelı. Az itt leírt vagy hivatkozott szabályozás fı célja azon mőveletek leírása, melyek visszavezetik a környezeti tényezıt a szabályozásnak megfelelı, kívánt állapotba. Törekszünk arra, hogy ne csupán visszavezessük a folyamatot a kívánt állapotba, hanem ismerjük meg azon okokat is, melyek a nem megfelelı állapotot eredményezték. A kiváltó okok megismerése vezet az újraelıfordulás valószínőségének csökkenéséhez. Hangsúlyozni kell, hogy az itt leírtak csupán általános felkészülést jelentenek a nem kívánt állapotra. A környezeti tényezık összetettségüknél fogva sokszor nehezen tervezhetıek, így az itt leírt szabályozás csupán általános vezérfonálnak tekinthetı, s a környezetvédelmi szabályozások betartásáért felelıs személy feladatát képezi a mindenkori konkrét eset hatékony felügyelete. b) Cselekvés vészhelyzetben: Kitőnik az elızıekbıl, hogy a Szabályozásnak nem megfelelı állapot bevezetésével, felügyeletével igyekszünk arra, hogy a vészhelyzet ne következzen be. Ha mégis bekövetkezne a vészhelyzet, igyekszünk erre felkészülni, abból a célból, hogy csökkentsük a negatív hatásokat. Itt írjuk le a vészhelyzettel kapcsolatos teendıket, melynek mindenképpen tartalmaznia kell a következıket: - speciális intézkedési felelısségek - cselekvési terv - kiváltó okok vizsgálati módja - dokumentálási igény. A feljegyzés a tevékenységhez tartozó általános vészhelyzet megelızı, illetve bekövetkezett vészhelyzetet elemzı szabályozásokat írja le a következık szerint: a) Balesetek, vészhelyzetek felismerésére, megelızésére foganatosítandó intézkedések: Dátum: Oldalszám: 11/ 11

12 Itt írjuk le mindazon szabályozásokat, gyakorlatot (vagy hivatkozunk ezekre), melyeket a vészhelyzetek idıben történı megelızése érdekében foganatosítottunk. Tehát itt elsısorban olyan helyzetekrıl van szó, amikor nem az elızı pontban ( Cselekvés vészhelyzetben ) kezelt, környezeti jellemzı adott értékével jelzetten áll elı a vészhelyzet. b) Bekövetkezett balesetek, vészhelyzetek kedvezıtlen környezeti hatásainak megelızésére érvényesítendı intézkedések: Annak a leírását adjuk meg, hogy ha bármely oknál fogva bekövetkezik itt a vészhelyzet, katasztrófa, baleset, mit kell tenni. Figyelem, itt a kiindulópont nem feltétlenül környezetvédelmi vészhelyzet, hanem arról van szó, hogy minimalizáljuk a bármilyen jellegő rendkívüli állapot által kiváltott környezetszennyezést Ellenırzés Figyelemmel kísérés és mérés A pontban szabályoztuk környezetvédelmi szempontból mőködésünket. Következı feladat: megfelelı mérések, megfigyelések, vizsgálatok végzése abból a célból, hogy megállapítsuk a pillanatnyi állapotnak megfelelı értékét. Ennek érdekében mérjük és elemezzük energiafelhasználásunkat és egyéb környezeti terhelésünk mértékét A megfelelıség kiértékelése Az elızıek szerint tervezett mérések elvégzését, illetve az ezekkel kapcsolatos információt rögzítjük feljegyzésben. A KIR mőködtetési gyakorlat fogja kialakítani ezen feljegyzések számát. Egyelıre egyetlen feljegyzéssel kezdünk, s itt kronológiai sorrendben dokumentáljuk az értékeket. A kapott értékeket a vezetıségi átvizsgálások alkalmával kiértékeljük. Jogszabályoknak, szabályzatoknak megfelelés Jogszabályok, megállapodások, nem kötelezı vállalások határozzák meg azt a külsı követelményrendszert, melynek meg kell felelnünk Környezetközpontú Irányítási Rendszerünkkel. Vállalkozásunk három szinten valósítja meg a jogszabályoknak és egyéb követelményeknek történı megfelelés vizsgálatát: 1. Környezetvédelmi Megbízott kiemelt feladatát képezi: - Jogi követelmények és Megállapodások, nem kötelezı vállalások folyamatos karbantartása, naprakészségének biztosítása - Annak a vizsgálata, hogy kézikönyvünkben leírt Tervezés komponensek megfelelnek-e a mindenkori jogszabályi követelményeknek. - Annak vizsgálata, hogy a KIR mőködésének szabályozása, illetve maga a vállalat mőködése megfelel-e a fennálló jogi és egyéb vállalt követelményeknek. 2. A KIR audit egyik feladatát képezi: Kézikönyvünk pontja által elıírva az idıszakos auditok egyik területének hatóköre: Dátum: Oldalszám: 12/ 12

13 Megfelelés a jogi követelményeknek, megállapodásoknak, nem kötelezı vállalásoknak Dokumentálás: Audit jelentés 3. A vezetıségi átvizsgálás egyik részfeladatát képezi: A rendszeres, tervezett Vezetıségi Átvizsgálás foglalkozik a terület felülvizsgálatával. Dokumentálás: Vezetıségi átvizsgálás jegyzıkönyve Ebben a jegyzıkönyvben rögzítjük az egyes kérdésekkel kapcsolatos megállapításokat, változtatási, javítási igényeket, felelısöket és határidıket Nem-megfelelıség, valamint helyesbítı és megelızı tevékenység A KIR alapvetı célja, hogy fokozatosan javítsa vállalkozásunk környezetvédelmét. Tehát fontos feladatunknak tekintjük, hogy csökkenjenek nem-megfelelıségeink. Ezt a célt szolgálja a környezetvédelmi nem-megfelelıségeket megelızı tevékenységünk és szemléletünk, valamint a már bekövetkezett nem-megfelelıségek által kiváltott környezeti hatást csökkentı helyesbítı tevékenységek. A tevékenységet a Nem-megfelelıségek, helyesbítı és megelızı tevékenységeket az MF eljárás szabályozza. Vállalkozásunk három szinten valósítja meg a helyesbítı / megelızı tevékenységek kezelését / ellenırzését: 1. Környezetvédelmi Megbízott kiemelt feladatát képezi: - Minden környezetvédelmi megelızéssel / helyesbítéssel kapcsolatos külsı-belsı bejelentés fogadása - Annak a mérlegelése, hogy rögzítse-e adott helyesbítı / megelızı tevékenységet - A feljegyzésben dokumentáltan a szükséges helyesbítések, újraelıfordulás gátlások, rendszerbeli változások menedzselése. 2. A KIR audit egyik feladatát képezi: Kézikönyvünk pontja által elıírva az idıszakos auditok egyik területének hatóköre: Helyesbítı /megelızı tevékenység, valamint a folyamatos javítás Dokumentálás: Audit jelentés 3. A vezetıségi átvizsgálás egyik részfeladatát képezi: A rendszeres, tervezett Vezetıségi Átvizsgálás egyik napirendi pontja foglalkozik a terület felülvizsgálatával. A vizsgálati kérdés: Érvényesül-e a megelızı szemlélet környezetvédelmi kérdésekben? Kellıen hatékony-e a megelızı /helyesbítı tevékenység? Dokumentálás: Vezetıségi átvizsgálás jegyzıkönyve. Ebben a jegyzıkönyvben rögzítjük az egyes kérdésekkel kapcsolatos megállapításokat, változtatási, javítási igényeket, felelısöket és határidıket Feljegyzések Az ILINOX HUNGARY Kft. feljegyzéseinek kezelésével kapcsolatos szabályozása kiterjed azok készítésére, tartalmi és/vagy formai kivitelére, ellenırzésére, azonosítására, jóváhagyására, módosítására, visszavonására, megırzésére, tárolására, selejtezésére. Dátum: Oldalszám: 13/ 13

14 A Dokumentumok és feljegyzések kezelése MF eljárás által elıírt módon végezzük a tevékenységet Belsı audit A KIR auditok alapvetı feladatának annak vizsgálatát tekintjük, hogy a) A KIR megfelel-e a szabvány elvárásainak, illetve a rendszerben megfogalmazott tervezett intézkedéseknek, megfelelı-e a bevezetése és fenntartása. b) Vezetıségünket ezen keresztül is tájékoztatjuk a környezetvédelem állapotáról. Az auditok lefolytatásának lépéseit a MF Eljárás szabályozza. A cég megbízhat külsı szakértıt is a belsı audit lefolytatásával. Környezetvédelmi Megbízott vagy ügyvezetı igazgató bármikor elrendelhet rendkívüli auditot más idıpontban is Vezetıségi átvizsgálás A belsı auditokat követıen vezetıi átvizsgálásra kerül sor, mely már épít a belsı audit megállapításaira, illetve a KM, fejlesztésre irányuló javaslataira. A vezetıségi átvizsgáláson kötelezı foglalkozni a következı napirendi pontokkal, azonban a környezetközpontú irányítási rendszernek nem kell minden elemét egyszerre átvizsgálni. Az átvizsgálási folyamat elvégezhetı egy adott idıszak alatt is. A vezetıségi átvizsgálás bemenı adatai: 1. Belsı auditok eredményei. 2. A jogszabályoknak, egyéb vállalt követelményeknek való megfelelés 3. Kommunikáció a külsı érdekelt felekkel, beleértve a panaszokat 4. A szervezet környezeti teljesítménye 5. A bevezetési, fenntartási erıforrások értékelése 6. Környezeti célok, illetve ezek teljesítését szolgáló elıirányzatok teljesítése 7. Helyesbítı- és megelızı tevékenységek helyzete 8. A korábbi vezetıségi átvizsgálásokból következı tevékenységek 9. Változó körülményekhez való alkalmazkodás, beleértve a fejlıdést a jogszabályoknak, egyéb vállalt követelményeknek való megfeleléssel kapcsolatosan és az azonosított környezeti tényezıkkel kapcsolatos jogszabályoknak történı megfelelést 10. Fejlesztésre irányuló javaslatok. A vezetıségi átvizsgálás kimenı adatai: Döntések és intézkedések a szükségessé vált változtatásokkal kapcsolatosan a környezeti politikában, célokban, elıirányzatokban és a környezetirányítási rendszer egyéb elemeiben, a folyamatos fejlesztés iránti következetes elkötelezettségnek megfelelıen. Minden napirendi pont megvizsgálását dokumentálja a következı adatokkal: Megállapítások Változtatási, javítási igény Felelıs Határidı Végezetül minden napirendi pontot záradékolni kell, mely a kitőzött feladatok hatékonyságával, teljesítésével kapcsolatos megjegyzéseket tartalmazza. Ezt a záradékolást a Környezetvédelmi Megbízott végzi el. Környezetvédelmi Megbízott vagy ügyvezetı igazgató kiegészítheti a vizsgált kérdéseket. Dátum: Oldalszám: 14/ 14

15 Környezetvédelmi Megbízott vagy ügyvezetı igazgató bármikor elrendelhet rendkívüli vezetıségi átvizsgálást más idıpontban is. Dátum: Oldalszám: 15/ 15