MINİSÉGIRÁNYÍTÁSI KÉZIKÖNYV

Átírás

1 6722 Szeged, Kossuth L. sgt. 17. Tel: 62/ , fax. 62/ Nyilvántartási száma: A Csongrád Megyei Agrár Információs, Szolgáltatós és Oktatásszervezı felnıttképzési tevékenységérıl Készült a 24/2004. (VI. 22.) az akkreditációs eljárás és követelményrendszer részletes szabályairól szóló FMM rendelet követelményei szerint 2009

2 A KÉZKÖNYV JÓVÁHAGYÁSA A kézikönyvet jóváhagyta és alkalmazását elrendelte A Csongrád Megyei Agrár Felnıttképzési Szakmai Tanácsadó Testülete, és Szabó Zoltán ügyvezetı A Tanácsadó testület tagjai: Haskó Pál, FSZTT elnöke Keresztúri Istvánné, FSZTT tagja Kovács Ferencné, FSZTT tagja Jóváhagyva: : Oldalszám: 84 Verziószám: 1. Példányszám 5 eredeti példány A Minıségirányítási Kézikönyv felelıse az ügyvezetı A Minıségirányítási Kézikönyv a Csongrád Megyei Agrár tulajdona, továbbadása és felhasználása a Társaság írásos hozzájárulása nélkül tilos! 2

3 Tartalomjegyzék Címlap A kézikönyv jóváhagyása...2 Tartalomjegyzék...3 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ A Csongrád Megyei Agrár Nonprofit Közhasznú Kft bemutatása Alapadatok Alapító okirat szerinti tevékenységi körök A társaság alapítása, küldetése Tevékenységek részletezése Oktatási és szaktanácsadási tevékenység bemutatása A Munkaügyi Központ által nyilvántartott felnıttképzési tevékenységek Minıségirányítási rendszer érvényessége Minıségpolitika A minıségpolitika létrehozása, tartalma, aktualizálása Minıségcélok A minıségcélok tervezése, jóváhagyása, értékelése Felnıttképzési dokumentumok és feljegyzések kezelése Általános rendelkezések Alapdokumentumok kezelése Felnıttképzési dokumentumok és feljegyzések kezelése Általános követelmények Felnıttképzési dokumentumok kezelése Alkalmazott nyomtatványok II. INTÉZMÉNY MINİSÉG IRÁNYÍTÁSI RENDSZER...22 II.I. Az intézmény mőködése Stratégiai tervezés Szervezeti felépítés Az intézmény feladat, felelısség, hatáskör és döntés mechanizmus, ellenırzés bemutatása A felnıttképzés irányítása, és mőködése A vezetıség elkötelezettsége Felelısségi kör Információs ügyfélszolgálati és panaszkezelési rendszer leírása Információáramlás jellemezıi Az információ iránya Belsı kommunikáció Kommunikáció a külsı partnerekkel Az információ fogadása, kezelése Ügyfélszolgálat Panaszkezelési szabályzat Önértékelési rendszer Belsı elégedettség mérés Vevıi visszajelzések

4 7. Vezetıségi átvizsgálás Általános követelmények Az átvizsgálás területei és felelısei A vezetıi átvizsgálás eredményei, szükséges intézkedések megtétele...31 II. II. Oktatási és felnıttképzési szolgáltatási folyamatok A folyamtok érvényessége és hatálya A folyamatszabályozás Az oktatási folyamat leírása, felelısségi körök Az oktatási folyamat általános leírása Képesítést nem adó továbbképzések, tanfolyamok speciális jellemzıi Képesítést adó tanfolyamok, továbbképzések speciális jellemzıi OKJ-s képzések Hatósági képzések Oktatás folyamatábrája Beszerzések az oktatási tevékenységen belül Általános követelmények Tanárok, alvállalkozók kiválasztása, minısítése Oktatási helyszín kiválasztása (terem, étkeztetés) Vizsgaszervezı kiválasztása Tankönyvek, jegyzetek beszerzése Oktatást segítı technikai eszközök beszerzése Oktatást segítı fogyóeszközök beszerezése Gyakorlati oktatást segítı gépek, berendezések, anyagok, eszközök beszerzése Szolgáltatások beszerzése Humánerıforrás terv Általános követelmények Képesítési elıírások A felnıttoktatók rendelkezésre állásának forgatókönyve Továbbképzési terv Mőködtetésért és fejlesztésért felelıs, személy kijelölése ) Felnıttképzési szolgáltatások Területi érvényesség Elızetes tudásszint felmérés Képzési szükségletek felmérése, képzési tanácsadás Egyéb felnıttképzési szolgáltatás Agrárinformációs Rendszer Csoportos szaktanácsadás

5 Mellékletek Nyomtatványok jegyzéke:...50 Ny 1 Elfogadott beszállítók jegyzéke...51 Ny 2 Oktató elsı alkalmazása elıtti értékelése...53 Ny 3 Oktatói adatlap...54 Ny 4 Külsı oktatási helyszín értékelı lap...55 Ny 5 Felnıttképzési szerzıdés...57 Ny 6 Jelentkezési lap...59 Ny 7 Jelentkezési lap vizsgára...60 Ny 8 Hallgatói alapadatok összesítıje...61 Ny 9 Felmentési kérelem minta...62 Ny 10 Jelenléti ív...63 Ny 11 Oktatói teljesítési gazolás...64 Ny 12 Vállalkozói szerzıdés elıadáshoz, vizsgadolgozat javítására...65 Ny 13 Megbízási szerzıdés elıadáshoz, vizsgadolgozat javítására...67 Ny 14 Megbízási szerzıdés munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony...69 keretében történı foglalkoztatásra Ny 15 Megbízási szerzıdés tananyagkészítésre...71 Ny 16 Vállalkozói szerzıdés tananyagkészítésre...73 Ny 17 Vállalkozói szerzıdés nyomdai elıkészítésre...75 Ny 18 Vállalkozói szerzıdés nyomdával...77 Ny 19 Tanfolyam-látogatási bizonyítvány minta...79 Ny 20 Önértékelési rendszer adatlap...81 Ny 21 Hallgatói kérdıív

6 I. ÁLTALÁNOS RÉSZ 1.) A Csongrád Megyei Agrár bemutatása 1.1 Alapadatok A szervezet neve: Csongrád Megyei Agrár Információs, Szolgáltató és Oktatásszervezı. Székhelye: 6722 Szeged, Kossuth L. sgt. 17. ~ A társaság a Csongrád Megyei Agrár Kht. jogutódja 1.2 Alapító okirat szerinti tevékenységei körök Közhasznú Tevékenységek Egyéb természettudományi, mőszaki kutatás, fejlesztés Társadalomtudományi, humán kutatás, fejlesztés Üzletszerő tevékenységek: Erdészeti szolgáltatás Könyvkiadás Címtárak, levelezıjegyzékek kiadása Folyóírt, idıszaki kiadvány kiadása Adatfeldolgozás, web-hoszting szolgáltatás M.n.s egyéb információs szolgáltatás Egyéb pénzügyi kiegészítı tevékenység Saját tulajdonú bérelt ingatlan bérbeadás, üzemeltetése Számviteli könyvvizsgálói, adószakértıi tevékenység PR, kommunikáció Üzletviteli, egyéb vezetési tanácsadás Piac-, közvélemény-kutatás Fordítás, tolmácsolás M.n.s. egyéb szakmai, tudományos, mőszaki tevékenység (fıtevékenység) Irodagép kölcsönzése (beleértve: számítógép) Összetett adminisztratív szolgáltatás Konferencia, kereskedelmi bemutató szervezése Szakmai középfokú oktatás Oktatást kiegészítı, tevékenység 1.3. A társaság alapítása, küldetése A Csongrád Megyei Agrár Információs, Nonprofit Közhasznú társaság jogutódja a szegedi székhelyő Csongrád Megyei Agrár Információs, Szolgáltató és Oktatásszervezı Kht-nak. A Kht-t a Csongrád Megyei Agrárkamara hozta létre november 6-án, azzal a céllal, hogy a Csongrád Megyei Agrárkamara munkáját kiegészítve elsısorban a szolgáltatás 6

7 területén oktatási, adatfeldolgozási, kutatás-fejlesztési feladatokat, közhasznú szervezetként lássa el. Emellett végezzen egyéb, a termelıket segítı tevékenységet (Pl. könyvkiadás, idıszaki kiadványok megjelentetése, hirdetésszervezés, üzletviteli tanácsadás, adatfeldolgozást, rendezvények, /kiállítások, vásárok / felnıtt képzések szervezését) tól közhasznú szervezetként jegyzik. 1.4 Tevékenységek részletezése Oktatás: Tanácsadás: Továbbképzések, Támogatott mg-i szaktanácsadás Információs napok szervezése Elektronikus tanácsadás: Gazdaportál Okj-be nem sorolt szaktanfolyamok Pénzügyi-, könyvvezetési tanácsadás Mg. OKJ-s képzések Adótanácsadás Hatósági képzés Egyéb mezıgazdasági tanácsadás Tananyagok szerkesztése Környezetvédelem Felnıttképzési szolgáltatások Falusi turizmus Innováció Pályázatkészítés: Projektterv-készítés Szervezés: Projekt koordináció Rendezvények szervezése Forráskoordináció Tanulmányutak szervezése Pályázatfigyelés Kiállítások, vásárok szervezése Hitelpályázatok készítése Cégképviselet Pályázatok készítése Projektelszámolás Reklámtevékenység: Közbeszerzési eljárásban közremőködés Reklámanyag készítés Kiadványok szerkesztése Speciális szolgáltatás Cégbemutató szerkesztése Adóbevallások készítése Honlap-készítés Piackutatás Ügyvitel i szolgáltatás A konkrét felsorolásból látszik, hogy tevékenységünk nemcsak oktatási tevékenységre korlátozódik, árbevételünk nagy része a társaságunk saját megvalósításában és az ügyfeleink számára írt pályázati tevékenységekbıl, és az ingatlan bérbeadásból származik. Ezen minıségirányítási kézikönyv a felnıttképzéshez kapcsolódó tevékenységet szabályozza, a felnıttképzési akkreditációs eljárás lefolytatásához készült. ~ 1.5. Oktatási és szaktanácsadási tevékenység bemutatása 1.6 A Munkaügyi Központ által nyilvántartott felnıttképzési tevékenységek A Kft. az alábbi szakmai képzéscsoportokban végez oktatási tevékenységet: 7

8 Azonosítója megnevezése Gazdasági és igazgatási képesítések Számítástechnikai ismeretek Mezı-, erdı- és halgazdasági képesítések Személyi szolgáltatási, vendéglátói, kereskedelmi, idegenforgalmi Képesítések Ezen belül képesítést nem adó képzések és Képesítést adó képesítéseket (OKJ.s és hatósági képesítések) is tartunk. 8

9 A felnıttképzési szolgáltatás Azonosítója megnevezése 91 Elızetes tudásszint felmérés 93 Képzési szükségletek felmérése és képzési tanácsadás 96 Egyéb felnıttképzési szolgáltatás Agrárinformációs Rendszer, Csoportos szaktanácsadás Képesítést nem adó képzések és a felnıttképzési szolgáltatások A nyilvántartásba vétel ideje: A nyilvántartásba vétel lejárta: A 80 órás zöldkönyves növényvédelmi tanfolyam nyilvántartása okt. 8-tól hatályos. Az OKJ-s képzések nyilvántartásba vétele júliustól érvényes 9

10 2. Minıségirányítási rendszer érvényessége A minıség irányítási rendszer érvényességi területei: Iskolarendszeren kívüli oktatás, tananyagkészítés, vizsgáztatás Felnıttképzési szolgáltatások Érvényesség kezdete: július 30. Aktualizálás esedékessége: évenként Minıségcélok évenkénti meghatározása az elızı évi értékelés alapján történik. 10

11 3. Minıségpolitika 3.1. Minıségpolitika létrehozása, tartalma, aktualizálása A Csongrád Megyei Agrár minıségpolitikája meghatározza a társaság minıség iránti elkötelezettségét. Ennek megfelelıen: A mindenkori minıség politikát a társaság szakmai tanácsadó testülete hagyja jóvá és adja ki. A minıség politika a szervezet általános képzési céljaihoz kapcsolódik, és annak megvalósítását támogatja. Célja a képzésben résztvevık, munkáltatók, munkatársak és oktatók felnıttképzéssel kapcsolatos igényeinek teljes körő kielégítése pontos és megbízható munkával. A szolgáltatások teljesítéséhez a jó minıséget helyezi elıtérbe, külön gondot fordít a beszállítók kiválasztására és ellenırzésére, az oktatók felnıttképzéssel kapcsolatos igényeinek kielégítésére. Összhangban áll a szervezet mőködési elveivel, szervezeti kultúrájával. Kifejezi az intézmény elkötelezettségét a jogszabályi és szakmai követelmények teljesítése, minıségirányítási rendszer, valamint a szakmai munka eredményességének folyamatos fejlesztése iránt, Utal az évenkénti felülvizsgálat, illetve az aktualizálás szükségességére Minıségcélok A Csongrád Megyei Agrár Nonprofit Közhasznú Kft-nak minden évben el kell készítenie az elızı évi értékelés tapasztalatain alapuló minıségcélokat az alábbiak szerint: A minıségcélok kiterjednek a képzéssel kapcsolatos minden lényeges funkcióra és a képzésszervezésben érintett valamennyi szervezeti egységre, illetve személyre, az érintettek számára közérthetıek, összhangban vannak az intézmény minıségpolitikájával, beleértve a folyamatos fejlesztés iránti elkötelezettséget. Igazodnak az intézmény felnıttképzési és szolgáltató tevékenységéhez, a jogszabályi és szakmai követelményekhez, a belsı elıírásokhoz, minden esetben mérhetıek, alkalmasak az objektív értékelésre. 11

12 3.3 Minıségcélok tervezése, jóváhagyása, értékelése A minıségcélokat tárgyévben az év végi testületi értékelési jegyzıkönyve tartalmazza. Tervezés A minıségcéloknak tartalmazniuk kell azokat a célokat is, amelyek a folyamatokkal szemben megfogalmazott követelmények teljesítéséhez szükségesek A rendszer mőködésének hatékonyságát és a vevık megelégedettségét folyamatosan ellenırizni, értékelni kell, és ha szükséges meg kell tenni a helyesbítı intézkedéseket, ezzel is biztosítva a rendszer folyamatos továbbfejlesztését. A minıségtervek készítésénél a testület figyelembe veszi: a terv végrehajtásához szükséges felelısségi és hatásköröket, a szükséges készségeket és képzettséget, a rendelkezésre álló eszközöket és módszereket, a végrehajtáshoz szükséges erıforrásokat, a végrehajtás lehetséges változatait (elınyeivel ás hátrányaival), az eredményesség értékelésének szempontjait, a terv végrehajtásához szükséges dokumentumokat és feljegyzéseket. Az ügyvezetı felelıs a minıségirányítási rendszer bevezetéséért, valamint a rendszer bevezetéséhez és mőködéshez szükséges erıforrások biztosításáért. A minıségirányítási rendszer változtatásait indokolja: a szakmai követelmények változása, a vevıi igények, a vezetıségi átvizsgálás, a belsı audit, a helyesbítı és megelızı tevékenység A változtatási igényeket írásban kell dokumentálni, és csatolni kell a meglévı minıségirányítási tervhez. A vezetıi döntés, ha az intézkedés megfelelı, akkor kerül a rendszer módosításra és bevezetésre. Jóváhagyás értékelés: A minıségcélok teljesülését a. Felnıttképzési Szakmai Tanácsadó Testületi átvizsgálás során értékeli az ügyvezetıvel együtt évente, az éves képzési tervvel egyidejőleg. Záradék: A minıségpolitikát az SZTT és az ügyvezetı aláírásával jóváhagyta, Szeged, június 10. napjával. 12

13 4. Felnıttképzési dokumentumok és feljegyzések kezelése 4.1 Általános rendelkezések Minıségirányítási rendszerünkben nem alkalmazunk elektronikus formában elıíró jellegő dokumentumokat. A számítógépen megtalálható dokumentumaink (pl. Minıségirányítási kézikönyv, nyomtatványok, stb.) tájékoztató jellegőek, csak kinyomtatott és jóváhagyott formában érvényesek. A Minıségirányítási Kézikönyvbıl az aktuális módosításokat tartalmazó példányt biztosítunk a tanúsító szervezet, illetve a Minıségirányítási Kézikönyvbıl a képzésért felelıs vezetı által meghatározott esetekben partnereink részére. A külsı szervezetek részére kiadott példányok nyilvántartása a képzésért felelıs vezetı feladata. A belsı dokumentumokról és érvénybelépésük idıpontjáról a munkaköri leírások, munkaszerzıdések, kivételével a pénzügyi csoport listát vezet. A belsı dokumentumokból törzspéldányokat (eredeti) és használati példányokat (másolatok) kezelünk. A belsı dokumentumokból általános esetben 1 törzspéldány és 1 munkapéldány van. Az Alapító okirat, cégbírósági bejegyezés, SZMSZ, Minıségirányítási kézikönyv, melyet a pénzügyi vezetı a könyvelésben tárol a munkatársak által jól hozzáférhetı helyen. A szerzıdések és számlák a fıkönyvi könyvelésben, és a projektekben vannak nyilvántartva. Felnıttképzést is tartalmazó projektek képzési dokumentumai a képzésért felelıs vezetınél és a projektfelelısöknél vannak. A munkaköri leírások, munkaszerzıdések 2 eredeti példányban készülnek, 1 példány átadásra kerül a dolgozó részére, 1 példány a személyi anyagához csatolva kerül megırzésre a pénzügyi munkatársnál. Az Általános utasítások a vonatkozó jogszabályoknak megfelelıen készülnek el. A ügyvezetı felelıssége, hogy a felsorolt dokumentumok azonosítható, olvasható, aktuális változatai álljanak rendelkezésre mindenütt, ahol a minıségirányítási rendszer hatékony mőködése szempontjából lényeges mőveleteket végeznek. A belsı dokumentumok azonosítása, jellemzıik Minden belsı elıállítású dokumentumon legalább az alábbi azonosítókat kell szerepeltetni: Tartalomazonosító (pl. a dokumentum neve, címe, vagy annak rövidítése, azonosító száma), Jóváhagyást jelzı aláírás a tartalomjegyzéken (ha van ilyen), vagy az elsı, illetve utolsó oldalon, Változat azonosító (pl. jóváhagyás dátuma, változatszám) célszerő esetben valamennyi oldalon, Oldalszám/oldalak szám 13

14 A minıségirányítási rendszerben használatra elıírt formanyomtatványok a Minıségirányítási Kézikönyv mellékleteként kerülnek jóváhagyásra. A nyomtatványokat a felhasználás során legalább egy tartalomazonosító (pl. név) és egy verzióazonosító (pl. érvénybelépési dátum, verziószám, stb.) azonosítja. A belsı dokumentumok módosításának szabályai, lépései Dokumentáción történı változtatást bármely dokumentum felhasználó kezdeményezhet szóban, vagy írásban a dokumentum jóváhagyójánál. A változtatási igény elfogadásáról (a dokumentum módosításáról) a dokumentum készítıje (illetve jóváhagyója) dönt. A dokumentumok módosításainak átvizsgálása és jóváhagyása a 4.2 Alapdokumentumok kezelése és Felnıttképzési dokumentumok kezelése alfejezetekben kijelölt személy feladata. A dokumentumokban elıírtak aktualitása általában a belsı auditok alkalmával kerül ellenırzésre és értékelésre. újra kiadás, A dokumentumok módosításának engedélyezett módszerei 14