Felhasználói kézikönyv. Probono közigazgatási szakvizsga felkészítő- és vizsgaszervezési rendszer funkcióinak alkalmazásához

Átírás

1 Felhasználói kézikönyv Probono közigazgatási szakvizsga felkészítő- és vizsgaszervezési rendszer funkcióinak alkalmazásához április

2 Tartalomjegyzék Előszó A RENDSZER HASZNÁLATÁHOZ SZÜKSÉGES TECHNIKAI FELTÉTELEK A KÖZIGAZAGATÁSI SZAKVIZSGASZERVEZŐ FELÜLET A KÉPZÉSI REFRENSEK SZEMSZÖGÉBŐL A közigazgatási szakvizsga szervező felület igénybevételéhez szükséges feltételek Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben Közigazgatási szervezet regisztrálása/aktiválása Tisztviselői szerep jóváhagyása a Probono felületén Tisztviselő kiléptetése a szervezettől Képzési tervek összeállítása a közigazgatási szakvizsga szerepeltetése az egyéni továbbképzési tervekben A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek szakvizsga tervezési, valamint vizsgajelentkezési folyamatának bemutatása Szakvizsga tervezés és jelentkeztetés a Probono a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében Munkáltató váltás folyamata A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk Eredmények és jelentkezések áttekintése A Probono rendszer által küldött ek és értesítők A KÉPZÉSSZERVEZŐ/VIZSGASZERVEZŐ FELADATAI A szakvizsgaidőszak meghirdetése Felkészítő tanfolyamok és vizsgák időpontjainak meghirdetése Kötelező tárgyi felkészítő és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata Kötelező tárgyi felkészítő időpontok létrehozása A kötelező tantárgy vizsgaeseményének létrehozása Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata Választható felkészítő tanfolyamok meghirdetése Választható tárgyi vizsgaidőpont meghirdetése Jelentkezők felkészítő konzultációkhoz és vizsgaidőpontokhoz rendelése Konzultációhoz rendelés Vizsgához rendelés Átirányítás Átirányítás kezdeményezése Átirányítás fogadása A felkészítő konzultációkat és vizsgaszervezést támogató sablonok letöltése Eredmények rögzítése a Probono felületén A felkészítő konzultációk eredményének rögzítése A vizsga eredmények rögzítése Halasztó vizsgázók státuszának kezelése Ismétlő- és halasztott vizsgára kötelezettek kezelése, korábbi eredmények beszámítása A számlázás folyamata a Probono rendszerben (fejlesztés alatt) Megszűnt jogviszony kezelése Folyamatban levő fejlesztések MELLÉKLETEK

3 Előszó A Nemzeti Közszolgálati Egyetem a közszolgálati továbbképzés működtetését biztosító Probono rendszert alkalmassá tette a közigazgatási szakvizsga felkészítő konzultációinak, vizsgaszervezési folyamatainak és nyilvántartási feladatainak támogatására. A közigazgatási vizsgarendszer szervezési folyamatainak elektronikus felületen történő összpontosítása 2011 szeptemberében a közigazgatási alapvizsga újbóli bevezetésével kezdődött, s az eltelt időszakban a felhasználók egyre szélesebb köre javasolta a támogatás közigazgatási szakvizsgára történő kiterjesztését, mellyel jelentős mértékben egyszerűsíthetők az adminisztratív feladatok, átláthatóvá válnak a szervezési folyamatok és naprakész adatszolgáltatás biztosítható. Felhasználói kézikönyv célja, hogy a közigazgatási szakvizsgarendszer működtetésében résztvevők (képzési referensek, vizsgaszervezők) számára feladataik logikus sorrendjében lépésről-lépésre bemutassa a felület funkcióit. A felület felépítése és a funkciók jó része ismert a továbbképzési rendszerből, ezért bízunk benne, hogy a betanulási folyamat nem állítja komoly kihívás elé a közigazgatási szakvizsgarendszer szereplőit. A felhasználói kézikönyv két nagyobb fejezetre oszlik: a 2. fejezet kifejezetten a képzési referensek, míg a 3. fejezet a képzés/vizsgaszervezők számára tartalmaz információkat. A könnyebb áttekinthetőség kedvéért a tartalomjegyzéket is figyelmükbe ajánljuk. Annak ellenére, hogy a fejlesztés során részben kitaposott ösvényt követhettünk, szívesen veszünk minden építő javaslatot a rendszer funkcióinak bővítésére, ésszerűsítésére. Kérjük, hogy ezeket a javaslatokat írásban a szakvizsga@vtki.uni-nke címre legyenek kedvesek megküldeni! Az egyes fejlesztési feladatok zárását követően a Felhasználói útmutatót frissíteni tervezzük, ennek tényéről tájékoztatást küldünk. Budapest, április 30. Vezető- és Továbbképzési Intézet Nemzeti Közszolgálati Egyetem 3

4 1. A RENDSZER HASZNÁLATÁHOZ SZÜKSÉGES TECHNIKAI FELTÉTELEK A Probono rendszer használatához szükséges minimális technikai feltételek a következők: A rendszer használatához Mozilla Firefox vagy Google Chrome böngésző javasolt. Internet Explorer használata esetén legalább 10-es vagy 11-es verzió ajánlott. A rendszer Internet Explorer 8-as vagy ennél régebbi verzióval nem használható! 2. A KÖZIGAZAGATÁSI SZAKVIZSGASZERVEZŐ FELÜLET A KÉPZÉSI REFRENSEK SZEMSZÖGÉBŐL Az alábbiakban a képzési referens feladataira fókuszálva mutatjuk be a felület használatát. A képzési referensek hasonlatosan a továbbképzési rendszerhez a munkáltató képviseletében eljárva iskolázzák be a tisztviselőt a közigazgatási szakvizsgára felkészítő tanfolyamra és a vizsgára. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetéshez az alábbi feltételek együttes megléte szükséges: A. a közigazgatási szervezet rendelkezzen legalább egy regisztrált felhasználóval a Probono rendszerben; B. a közigazgatási szervezet rendelkezzen legalább egy képzési referensi jogosultsággal a Probono rendszerben; C. a képzési referens szervezete aktiválva legyen a Probono rendszerben; D. a tisztviselő regisztrálva legyen a Probono rendszerben; E. a közszolgálati tisztviselőkről szóló 273/2012. (IX.28.) Korm. rendelet (a továbbiakban: TKR.) hatálya alá tartozó közszolgálati jogviszonnyal rendelkező tisztviselő rendelkezzen egyéni továbbképzési tervvel, melyben a közigazgatási szakvizsga betervezésre került. F. a nem TKR. hatálya alá tartozó tisztviselők és egyéb jelentkezők esetében (jellemzően, pl.: NAV,stb.) is szükséges a Probono felületén történő tisztviselői regisztráció! 4

5 2.1 A közigazgatási szakvizsga szervező felület igénybevételéhez szükséges feltételek Tisztviselő regisztrációja a Probono rendszerben A rendszer használatához minden felhasználónak regisztrációval kell rendelkeznie. Fontos! Abban az esetben, ha a felhasználó egyszer már regisztrált, akkor tilos újra regisztrálnia! Amennyiben a korábban már regisztrált tisztviselő időközben munkáltatót vált, akkor a változásokat a felületen kell átvezetni, a 2.4. alfejezetben ismertetett módon, tehát még ebben az esetben sem szabad újra beregisztrálni! Új felhasználó regisztrálása esetén a következő lépéseket kell megtenni. 1. Nyissa meg a oldalt! Kattintson a Regisztráció feliratra! 2. Töltse ki értelemszerűen a rendszer által kért adatokat! Ne felejtse el lenyitni és kitölteni a Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy adott szerepbe.,illetve a Személyazonosító adatok megadása részt!(az alábbi képen piros nyilakkal jelölve!) A személyazonosító adatok megadás rész tisztviselőként való regisztrációhoz vagy képzésre/vizsgára való jelentkezéshez szükséges. 5

6 3. Minden esetben ügyeljen arra, hogy címét pontosan adja meg, mert ellenkező esetben nem tudja aktiválni a regisztrációját. Abban az esetben, ha hibásan gépelte be címét, és a regisztráció már megtörtént, akkor várja meg a regisztráció automatikus törlését (ez 168 óra elteltével történik meg, addig új regisztrációt nem áll módjában kezdeményezni. A rendszer lehetőséget biztosít arra is, hogy a képzési referens a felület segítségével regisztrálja be a tisztviselőt. Erre az Adminisztráció menüpont Új felhasználó regisztrálása nyújt lehetőséget. A funkcióról bővebben itt olvashat. Figyelem! Fontos, hogy adatait pontosan, a személyazonosításra alkalmas iratokban szereplő adatoknak megfelelően adja meg, ugyanis a közszolgálati továbbképzési programok, így a közigazgatási szakvizsga esetén kiállítandó tanúsítványok, bizonyítványok az itt rögzített adatok alapján kerülnek kiállításra. Amennyiben az adatok helytelenül (pl. elgépelve) adta meg, azok a kiállított okmányokon is helytelenül szerepelnek majd. Az előnév rész esetében csak titulust(dr.,phd.) szabad beírni, illetve az utónév esetében szintén csak titulus szerepelhet (maximum 3 karakter). Amennyiben két keresztnévvel rendelkezik a felhasználó, akkor mindkettőt a keresztnév mezőben kell feltüntetni. Kerülni kell a beíráskor a CAPS LOCK (CSUPA NAGYBETŰ) használatát, valamint az indokolatlan szóközök alkalmazását. A titulust nem szabad a vezetéknév részben feltüntetni, erre szolgál az előnév mező! (Kivéve, ha a felhasználó a nevét a következőképpen használja: Kissné Dr. Tóth Katalin, ebben az esetben a vezetéknév részbe kell írni a Kissné Dr. Tóth név részt. 6

7 4. Regisztráció kérése egy adott szervezethez/vagy szerephez: A különböző felhasználói szerep felvétele elsődlegesen a regisztráció során történik meg. A tisztviselői szerep felvételéhez a személyes adatokat is meg kell adni! A szerep beállításához a regisztrációs lapon található alábbi szimbólumra kell kattintani a lenyitáshoz: Miután lenyitásra került a Regisztráció kérése egy adott szervezethez és/vagy szerepbe, akkor az alábbi felület látszódik: 7

8 A szerepek rész lenyitásakor kiválasztható az igényelt szerep. Ezt követően a szervezet nevéhez beállítható a munkáltató neve. A találatok megjelenítéséhez ne használjon rövidítést, legalább 3 karaktert kell beírni, illetve adott esetben előfordulhat, hogy a teljes szervezet nevét be kell írni a pontos találathoz. A szerep igénylésekor meg kell adni az alap adatokon túl a felhasználó személyes adatait is. A személyes adatokat a következő felületen (regisztrációs felület, Személyazonosító adatok megadása rész) kell értelemszerűen kitölteni. Figyelem! Egy felhasználót csak egyszer lehet regisztrálni! A rendszerben egy cím csak egy felhasználóhoz köthető és egy felhasználót jelölhet! Elfelejtett jelszó esetén a bejelentkezési felületen kérhető jelszó emlékeztető (Bejelentkező ablak, bal alsó része). Munkáltatóváltás, vagy egyéb adatváltozás esetén nem szabad újra regisztrálni! Ilyen esetekben a korábban használt címmel be lehet jelentkezni a rendszerbe abban az esetben, ha a felhasználó ismeri a jelszavát. Belépés után az cím módosítható. Lehetőség van arra is, hogy 8

9 még kilépés előtt a képzési referens módosítsa a felhasználó címét egy olyan címre, amit a felhasználó a munkáltatótól történő távozás után is elér. Fontos megjegyezni, hogy a kiléptetést, azaz a tisztviselői jogviszony visszavonását a felületen minden esetben a korábbi munkáltató képzési referensének kell intéznie, úgy, hogy a tisztviselő adatlapján a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok résznél a jogviszony időszaknál be kell állítani azt a záró dátumot, ameddig a kilépő tisztviselő a szervezetnél dolgozott. A jogviszony lezárását követően tud csak a tisztviselő a bejelentkezést követően a Személyes oldalam/adatlap/jogosultságok részen új tisztviselői szerepet igényelni. Abban az esetben, ha az cím már megszűnt, viszont a felhasználó nem emlékszik a jelszavára, akkor az ügyfélszolgálattól (tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu; /20373; /20358) lehet új jelszót igényelni a felhasználó azonosítását követően. A felhasználók azonosítása az ügyfélszolgálaton a személyes adatok megadásával történik. Csak abban az esetben lehetséges a jelszó módosítása, ha azt a felhasználói fiók tulajdonosa kéri! A kérelmezett szerep(ek) a következő(k) lehet(nek): Egyéni vizsgázó (szakvizsga szempontjából nem releváns) Képzési referens Képzésszervező Közszolgálati tisztviselő Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő 9

10 Oktató Programtulajdonos (szakvizsga szempontjából nem releváns) Vizsgabizottsági tag(itt a vizsgabizottság elnöke és tagjai értendők) Vizsgabiztos (csak közigazgatási alapvizsga esetében releváns, szakvizsga esetében ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni) Vizsgaszervező (csak közigazgatási alapvizsga esetében releváns, szakvizsga esetében ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni) Egyéni vizsgázó: Titkos ügykezelői képzés esetében használt szerep, olyan felhasználók esetében, akik nem közszolgálati tisztviselők, illetve munkáltatójuk nem található meg a regisztrált szervezetek listájában (titkos ügykezelői képzés esetében ilyen szervezetnek minősülnek a cégek és különböző vállalkozások) (szakvizsga szempontjából nem releváns) Képzési referens: A rendszerben jóváhagyja a felhasználók adott szervezetre vonatkozó tisztviselői szerepigényeit és jelentkezéseit, illetve adott esetben feljelentkezteti a tisztviselőket különböző képzésekre, és a továbbképzések esetében elkészíti a továbbképzési terveket. A jóváhagyást követően (első képzési referens esetében az NKE a jóváhagyó, második esetében a szervezetnél már ilyen jogosultsággal rendelkező személy) a referensi szereppel rendelkező felhasználó jogosultságot szerez a Probono felületen a tisztviselőkkel kapcsolatos adminisztratív feladatok teljes körű ellátására. Amennyiben egy szervezetnél a képzési referens személye változik, akkor célszerű még a korábbi referens szerepének törlése előtt jóváhagyni az új referenst. Ellenkező esetben nem lesz olyan személy a rendszerben adott szervezetnél, aki jogosult az új referensi jog jóváhagyására. Abban az esetben, ha nem történik meg az új referens jóváhagyása még azelőtt, hogy a régi referens visszavonná a szerepét, akkor az új referens jóváhagyását már csak az ügyfélszolgálat (tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu; /20373; /20358) tudja megtenni. Képzésszervező: A közigazgatási szakvizsgák esetében a képzések és vizsgák meghirdetéséért és adminisztrációjáért felelős felhasználó. A képzésszervezői jogosultságot a felhasználók a belépést követően a személyes oldalam/adatlap jogosultságok részénél lehet igényelni. A jóváhagyást követően (első képzésszervező esetében az NKE a jóváhagyó, második esetében a szervezetnél már ilyen jogosultsággal rendelkező személy). ) a képzésszervezői szereppel rendelkező felhasználó jogosultságot szerez a Probono felületen a tisztviselőkkel és egyéb regisztrált felhasználókkal kapcsolatos képzés- és vizsgaszervezési feladatok teljes körű ellátására. A képzésszervezői látja el a közigazgatási szakvizsga esetén a képzésekkel és vizsgákkal kapcsolatos feladatokat, valamint a vizsgabiztosi teendőket. A jogosultsággal rendelkező felhasználó az alábbi feladatokat láthatja el: Szakvizsgához és egyéb képzésekhez kapcsolódó vizsgák/képzések meghirdetése, Vizsgaidőszakok rögzítése, Jelentkezők adminisztrációja, Eredmények megtekintése, nyilvántartása, rögzítése Képzésszervezők közigazgatási szakvizsgákhoz rendelése. (Adott vizsgához rendelt képzésszervező) a teljes vizsga adminisztrációját ellátja. Ezen feladatkörében tehát a következő feladatokat végezheti el: 10

11 Jelenlét és eredmény rögzítése, Közigazgatási szakvizsgákhoz kapcsolódó vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív, jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása). Az új képzésszervezői szerepigényt a már képzésszervezői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. A képzésszervező feladatai a vizsgaszervezés folyamatában: A vizsga megkezdése előtt a képzésszervező előkészíti a vizsgát. Ennek keretében a vizsgára kijelölt képzésszervező Probono felületéről letölti, majd kinyomtatja a dokumentumokat (Jelenléti ív, Ajtólista, értékelő lap) A képzésszervező ellenőrzi a vizsgán megjelent vizsgázók adatait a személyazonosító okmányok alapján. Ez a lépés a pontos és hiánytalanul kitöltött képzésszervezési dokumentumok előállításának érdekében kiemelten fontos feladat. Amennyiben a képzésszervező eltérést talál az adatokban, akkor ezt jelzi a vizsgázónak és megkéri az adatok javítására. A vizsgázó a saját felhasználói fiókjába történő belépést követően a Személyes oldalam Adatlap almenüpont személyes adatok résznél tudja javítani a hibásan kitöltött vagy hiányos adatokat. Az adatok módosítására a tisztviselő munkáltatójának képzési referense is jogosult. Az adatok helyszínen történő javításának biztosítása érdekében a vizsga helyszínén egy internetkapcsolattal rendelkező számítógép megléte szükséges. A vizsgán megjelent vizsgázók az adatellenőrzés befejezését követően aláírják a jelenléti ívet, ezzel igazolva, hogy a vizsgán megjelentek. Közszolgálati tisztviselő: A rendszer legnagyobb felhasználói csoportja. A tisztviselők egy adott szervezet munkavállalói. Minden közszolgálati tisztviselőnek rendelkeznie kell munkáltatóval, ellenkező esetben nem lehet a tisztviselőt képzésekre és vizsgákra jelentkeztetni, illetve maga a tisztviselő sem tud jelentkezni. Minden felhasználó csak egyszer lehet regisztrálva. Abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált akkor az útmutató 2.4 fejezetében leírtak szerint kell eljárni. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő: A nem közszolgálati tisztviselő a Közszolgálati tisztviselőhöz hasonló jogosítványokkal rendelkezik. Nem közszolgálati tisztviselők: polgármesterek, hatósági állatorvosok, hegybírók, képviselőtestület tagjai. Szakvizsga esetén közszolgálati tisztviselőnek minősülnek azon szervezethez tartozó személyek is, akik nem tartoznak a továbbképzési rendelet hatálya alá (pl.: Nemzeti Adó- és Vámhivatal) A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is a közszolgálati tisztviselői szerepet kell választani és ki kell tölteni a jóváhagyáskor a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatokat. Értelemszerűen a továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részt nem kell kitölteni. Az összes többi adatot viszont kötelező megadni.(lásd: 2.6 fejezet) 11

12 Oktató: A felhasználói szerep regisztrációhoz kötött, amely a regisztráció során, illetve a regisztrációt követően is felvehető. Az oktatói szereppel rendelkező személyek az adminisztrátori (Nemzeti Közszolgálati Egyetem munkatársa) jóváhagyást követően hozzárendelhetők a különböző képzésekhez és kurzusokhoz. A közigazgatási szakvizsgák esetében az oktatók, vizsgáztatók központilag integrálásra kerültek az OKV névjegyzékben szereplő adatoknak megfelelően. (Abban az esetben, ha a képzésszervezők egy olyan oktatót szeretnének felkérni, aki az OKV névjegyzék alapján felkérhető, de az oktató, vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a felületen, akkor az oktató, vizsgabizottsági tag még nem regisztrált. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem az adatok betöltésekor minden oktatónak, vizsgabizottsági tagnak elektronikus levélben jelezte, hogy a közigazgatási szakvizsgák esetében a vizsgán történő közreműködés alapvető feltétele az, hogy az oktatónak, vizsgabizottsági tagnak a Probono felületén regisztrációval kell rendelkeznie. A Probono felületén a különböző képzés és vizsgatípusoknak megfelelően kerülnek kiosztásra szerepek az arra jogosult felhasználóknak. Ezek alapján a Probono rendszerben az oktatói szerepen belül a következő szerepeket különböztetjük meg: - Alapvizsga konzulens - Szakvizsga oktató - Továbbképzési oktató Természetesen, amennyiben egy oktató több szerepre is jogosult, akkor a rendszerben egyidejűleg több szereppel is rendelkezhet. Programtulajdonos: A programtulajdonosi szereppel rendelkező felhasználók továbbképzési programok benyújtására jogosultak. Abban az esetben, ha szervezet rendelkezik jogosultsággal minősített programok benyújtására, akkor a felület segítségével egyszerűen megigényelhető a szerep. A programtulajdonosi szerepet minden esetben az NKE adminisztrátora hagyja jóvá. (szakvizsga szempontjából nem releváns) Vizsgabizottsági tag: A vizsgabizottsági tag szereppel rendelkező felhasználók a jóváhagyást követően (a jóváhagyást a Nemzeti Közszolgálati egyetem adminisztrátorai végzik) az elektronikus felületen kiválaszthatók szakvizsga vizsgabizottsági tagnak. A közigazgatási szakvizsgák esetében az oktatók, vizsgabizottsági tagok központilag integrálásra kerültek az OKV névjegyzékben szereplő adatoknak megfelelően. (Abban az esetben, ha a képzésszervezők egy olyan oktatót szeretnének felkérni, aki az OKV névjegyzék alapján felkérhető, de az oktató, vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a felületen, akkor az oktató, vizsgabizottsági tag még nem regisztrált. A Nemzeti Közszolgálati Egyetem az adatok betöltésekor minden oktatónak, vizsgabizottsági tagnak elektronikus levélben jelezte, hogy a közigazgatási szakvizsgák esetében a vizsgán történő közreműködés alapvető feltétele az, hogy az oktatónak, vizsgabizottsági tagnak a Probono felületén regisztrációval kell rendelkeznie. Vizsgabiztos (alapvizsgák esetén releváns, szakvizsga esetén ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni): Adott vizsgához rendelt vizsgabiztos a teljes vizsga adminisztrációját ellátja (jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása, jelenlét rögzítése, vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív). A szerepigényt a már vizsgaszerzői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. Vizsgaszervező (alapvizsgák esetén releváns, szakvizsga esetén ezeket a feladatokat a képzésszervezői jogosultsággal lehet ellátni): A vizsgaszervezői joggal rendelkező személyek a 12

13 vizsgák létrehozásáért és adminisztrációjáért felelősek. A jogosultsággal rendelkező felhasználó az alábbi feladatokat láthatja el: vizsgák meghirdetése, jelentkezők adminisztrációja, eredmények megtekintése, nyilvántartása, vizsgabiztosok vizsgákhoz rendelése. Adott vizsgához (alapvizsgák esetén) rendelt vizsgabiztos a teljes vizsga adminisztrációját ellátja (jegyzőkönyv, bizonyítvány nyomtatása, jelenlét rögzítése, vizsgaszervezési dokumentumok előállítása (ajtólista, jelenléti ív). A szerepigényt a már vizsgaszerzői jogosultsággal rendelkező személyek hagyhatják jóvá. (szakvizsga szempontjából nem releváns) 2.2. Közigazgatási szervezet regisztrálása/aktiválása április 7-től a rendszerben nincs lehetőség a közigazgatási szervezetek regisztrációjára. A szervezetek adatai a Magyar Államkincstár adatbázisából kerülnek átemelésre. Abban az esetben, ha egy szervezet frissen kerül be az Államkincstár adatbázisába, akkor szervezeti aktiválásra van szükség. A szervezet aktiválását a következő lépések segítségével lehet elvégezni: 1. Amennyiben már rendelkezik regisztrált felhasználóval, lépjen be a Probono felületére. 2. A jobb felső sarokban válassza ki a Személyes oldalam menüpontot, majd az almenüpontok közül válassza az intézmény regisztrálása almenüpontot! 13

14 3. Válassza ki, hogy milyen intézményt kíván regisztrálni! (Közigazgatási szerv/képző intézmény) 4. Amennyiben közigazgatási szervet kíván regisztrálni, az alábbi képet látja: Írja be az aktiválni kívánt intézmény nevét! Majd kattintson a Szűkítés ikonra! Amennyiben a szervezet létezik, akkor az alábbiakhoz hasonló táblázat jelenik meg. 5. Jelölje ki az aktiválni kívánt szervezetet vagy telephelyet és kattintson az aktivációs kérelem feladása ikonra! 6. A szervezetet az NKE adminisztrátorai aktiválják. A szervezet aktiválás megkezdése előtt (miután a leendő képzési referens beregisztrálásra került) egy t kell küldeni az ügyfélszolgálat címére ( tovabbkepzes_vtki@uni-nke.hu ), amelyben az aktiválni kívánt szervezet vezetője jelzi, hogy mely munkatársának kívánnak képzési referensi (értelemszerűen azt a személyt kell megadni, akit már regisztrált az oldalon és a regisztrált képzési referens rendszerben regisztrált címét is meg 14

15 kell küldeni!) jogosultságot igényelni. A szervezet csak a jóváhagyást követően lesz kiválasztható a többi felhasználó számára. 2.3 Tisztviselői szerep jóváhagyása a Probono felületén Amennyiben a szervezetéhez tartozó új tisztviselő regisztrál a Probono felületén az alábbi lépéseket kell követnie. 1. Lépjen be a Probono felületére ( referensi jogosultsággal. Belépés után nyomja meg a jobb felső sarokban az adminisztráció ikont. 2. Ezután a Szerepek jóváhagyása almenüpontnál (adminisztráció menüpont) ki kell keresni a jóváhagyásra váró tisztviselőt. 15

16 3. Ha ez megtörtént, akkor egy piros elutasítás ikon látszódik és (ez a tisztviselői szerep elutasítására szolgál) egy narancssárga, aminek segítségével szerkeszteni lehet a tisztviselő különböző adatait. A narancssárga ( szerkesztés ) ikon akkor jelenik meg, amikor valamelyik adat még hiányzik, ezt a referensnek kell megadnia. A felület narancssárga szerkesztés ikon mellett röviden azt is jelzi, hogy mely adat hiányzik, illetve hibás. Ilyen hiányzó adat lehet: jogviszony kezdete, alapvizsga, szakvizsga, felsőfokú végzettség megszerzésének időpontja. A szerkesztés ikon minden jóváhagyásra váró tisztviselőnél meg jelenik. Az ikonok kitöltöttségtől függően változnak, illetve jelennek meg. Amennyiben minden adat rendben van, akkor a mentést követően a tisztviselői szerep automatikusan jóváhagyásra kerül. Abban az esetben, ha a tisztviselő, vagy egyéb jogosultsággal (pl. képzési referens) rendelkező személy nem kerül azonnal jóváhagyásra, akkor a jóváhagyási felületen egy piros(elutasítás) és egy zöld(jóváhagyás) ikon jelenik meg a felhasználó nevénél. A jóváhagyáshoz elegendő megnyomni a zöld ikont. Elutasítás esetén a piros ikont kell megnyomni. Figyelem! Egyik művelet sem visszavonható. 4. Ha szerkeszteni kell a tisztviselői adatait a jóváhagyáshoz, akkor a ( szerkeszt ) narancssárga ikon megnyomását követően a tisztviselő adatlapját látjuk. (A szerkesztés funkció részletesebb ismertetése a következő 5. és 6. pontokban olvasható) 5. Gördítse le az adatlapot és a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához /Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok részt keresse meg az oldalon. Kattintson rá, majd a következő képet látja: 16

17 6. Töltse ki az adatlapot értelemszerűen! Közigazgatási alapvizsga, illetve Közigazgatási szakvizsga jelentkezés esetén az alábbi adatokat kötelező megadni: Ön ügykezelő? (Alapvizsga, szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Alapvizsga és szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Alapvizsga: o Alapvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni.) o Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a tisztviselőnek van alapvizsgája, és be kell írni az alapvizsga megszerzésének dátumát! Szakvizsga: o Szakvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni. 17

18 Szakvizsga esetén a fent említetteken kívül kötelező igazolni az alábbi, jogszabályokban rögzített feltételeket: Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte (ha gyakornok a besorolása a tisztviselőnek, és szakvizsgázni szeretne, akkor csak abban az esetben tud szakvizsgára jelentkezni, ha ezt az opciót jelöli be!) (lásd az alábbiakban a Jogviszony időszak beállítása résznél) Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó rész továbbá A továbbképzési kötelezettség keletkezésének idejére, valamint a szakvizsga megszerzésének dátumát. A pontszámításhoz, valamint a köztisztviselői szerep beállításához is be kell állítani a jogviszony időszakot is! Ezt az alábbi részen lehet megtenni: A fehér keresztre történő kattintást követően lehetőség nyílik a közszolgálati jogviszony adatainak kitöltésére. Fehér keresztre történő kattintást az alábbi kép látszódik: 18

19 A szervezet nevének megadását követően ki kell tölteni a belépés dátumát (ha a belépés dátuma korábbi, mint a szervezet alapításának dátuma, akkor célszerű azt a dátumot beállítani kezdő dátumnak, amikor a szervezet létrejött). Ha a rendszer nem engedi menteni a jogviszony kezdő dátumát, akkor kérjük, ellenőrizze le a Magyar Államkincstár adatbázisában a szervezet nyilvántartásba vételi dátumát az alábbi címen: A szervezet beállítása részen, amennyiben aktiválásra kerültek a telephelyek, akkor lehetőség van a tisztviselők telephelyekhez történő hozzárendelésére. Ehhez egyszerűen a legördülő listából ki kell választani a megfelelő telephelyet. Abban az esetben, ha a tisztviselő határozatlan idejű jogviszonnyal rendelkezik, akkor a dátum ig részét nem kell kitölteni. Kötelező megadni azt, hogy vezető státuszban van-e a tisztviselő, illetve a heti munkaóra mennyiségét is, valamint ki kell választani a legördülő menüből a beosztását (fogalmazó,tanácsos, stb.) (amennyiben ez nincs beállítva, nem történik meg a pontszámítás, valamint a tisztviselő nem tudi jelentkezni bizonyos képzésekre, pl.: közigazgatási szakvizsgára). A felület már lehetőséget biztosít a vezető beosztás kiválasztására is! Gyakornok beosztás kiválasztása esetén a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetés csak abban az esetben lehetséges, ha a Kttv (12) bekezdésében adott mentességek fennállnak. Figyelem! Célszerű a határozott idejű jogviszonnyal rendelkező tisztviselő esetében a jogviszony meghosszabbítását a lejárati dátum előtt megtenni, mivel ellenkező esetben a tisztviselő szerepe törlődik, és már nem lesz szűrhető a képzési referens számára. Ezt követően a tisztviselői szerep csak úgy állítható vissza, ha a tisztviselő ezt a saját felületén (személyes oldalam/adatlap/jogosultságok) újra kérelmezi. Ha a szükséges adatok beállítás megtörtént, akkor a mentés ikont kell megnyomni. Ha sikeres volt az adatok mentése, akkor a tisztviselő automatikusan jóváhagyása megtörténik, és ezt követően már kikereshetővé válik az Adminisztráció menüpont Felhasználók almenüpontjában. 19

20 A Felhasználók szűrésénél lehetőség van többféle szűrési feltétel beállítására. Lehetőség van: Név cím Születési dátum Születési hely Anyja neve Szerep alapján történő szűrésre. A szűréshez kattintson az alábbi képen látható Keresési feltételek mutatása/elrejtése részre! 20

21 Miután rákattintott a Keresési feltételek mutatása/elrejtése részre, láthatóvá vállnak a különböző szűrési feltételek. Írja be a keresett tisztviselő valamelyik adatát és keresse ki a szűrő segítségével! Amenniyben a rendszerben létezik a megadott adatokkal rendelkező(adott szervezhetnél tisztviselői szereppel is rendlekező) tisztviselő, akkor az alábbi kép látszódik: Amennyiben nem létezik a keresett felhasználó, vagy ugyan regisztrálva van, de adott szervezetnél nem rendelkezik jóváhagyott vagy megigényelt tisztviselői szereppel, akkor az alábbi kép látszódik: 21

22 2.4. Tisztviselő kiléptetése a szervezettől A Probono rendszer üzemeltetése során gyakran szembesülünk azzal a problémával, hogy a képzési referensek nem fordítanak kellő figyelmet arra, hogy a jogviszonyukat megszüntető tisztviselőket a Probono szervezeti nyilvántartásból is kiléptessék. Fontos, hogy az adatok minden esetben naprakészek legyenek, hiszen ennek hiányában a tisztviselők nem tudnak új munkáltatójuknál képzésekre jelentkezni, illetve a korábban kilépett tisztviselők a korábbi munkáltató adatbázisában is megjelennek és ezáltal nem valós adatokat jelenít meg a rendszer. Amennyiben képzési referensi szereppel rendelkezik, lépjen be a oldalra, majd ezt követően válassza az adminisztráció ikont, illetve ezen belül a felhasználók almenüpontot. Keresse ki a tisztviselőt név, vagy alapján. Ezután már csak a kiválasztott tisztviselőt látja. Kattintson jobb szélen az adatlap szimbólumra (piros körrel jelölve)! Miután a tisztviselő adatlapját betölti a rendszer, lehetősége lesz, (amennyiben szükséges) a tisztviselő címének módosításra. A tisztviselő szerepét az adatlap Továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok résznél tudja törölni úgy, hogy megnyomja a jobb szélen lévő szerkesztés ikont (piros nyíl a következő 22

23 oldalon) és a betöltődő lapon a jogviszony dátum ig részén beírja azt a dátumot, ameddig fennállt a tisztviselő jogviszonya a szervezetnél. Ennél a funkciónál lehetőség van telephely beállításra adott tisztviselőhöz, abban az esetben, ha korábban aktiválásra kerültek telephelyek. Telephely aktiválásra csak abban az esetben van lehetőség, ha a MÁK adatbázis is tartalmazza a telephelyet. Fontos! A korábbi időszakot nem szabad törölni! Minden egyes időszakot külön-külön kell felvenni abban az esetben, ha a tisztviselő munkáltatót vált. A jogviszony lezárásával, valamint a közszolgálati tisztviselői szerep törlésével nem törlődik a tisztviselő eredménye, mivel ezek az adatok személyhez kötöttek! A mentést követően a tisztviselő a saját fiókjába történő belépést követően a személyes oldalam adatlap rész jogosultságok résznél meg tudja igényelni az új munkáltatónál a közszolgálati tisztviselői szerepet. 23

24 A szerep igénylésének megtörténtét követően az alábbi kép látszódik: A szerep jóváhagyását követően jelenik meg a tisztviselő az új szervezetnél. A tisztviselők képzési terve, illetve eddig elvégzett képzései természetesen nem törlődnek, mivel ezek a felhasználóhoz kapcsolódnak és nem a szervezethez. A felhasználóknak lehetőségük van az cím cseréjére is, abban az esetben, ha a korábban megadott cím munkahelyi volt és időközben megszűnt. Ebben az esetben a felhasználónak be kell lépnie a saját felhasználói fiókjába a Probono-n és a Személyes oldalam Adatlap almenüpontjában a Belépési adatok résznél cserélnie kell a korábbi címét. 24

25 A tisztviselő címének módosítására a képzési referens is jogosult abban az esetben, ha tisztviselő a szervezetnél jóváhagyott közszolgálati tisztviselői szereppel rendelkezik. Amennyiben megtörténik az cím módosítása a képzési referens részéről, akkor erről a tisztviselő egy megerősítő t kap. Az megerősítését követően a rendszerbe már az új címmel lehet bejelentkezni. 25

26 2.5. Képzési tervek összeállítása a közigazgatási szakvizsga szerepeltetése az egyéni továbbképzési tervekben 1. A képzési terv összeállításához a Probono felületén kattintson a Képzéstervezés menüpontra, majd válassza ki a Képzéstervező/Programtervező almenüpontot! 2. Keresse ki azt a tisztviselőt, akinek szeretné elkészíteni a képzési tervét! A tisztviselő kereséséhez használja a kereső funkciót! Az oldalon az alábbi funkciók érhetők el: Programterv éve opció (segítségével az aktuális év beállítható) XLS Export (A tisztviselők adatai Excel formátumban letölthetők. Az alábbi adatok érhetők el: Közszolgálati jogviszony, mentességek, programterv, tervkészítő szerv létszámadatai, továbbképzések, programterv-jelentés). Amennyiben telephelyek is aktiválásra kerültek, akkor lehetőség van telephelyenkénti XLS Exportra is. Intézményi képzési terv nyomtatás (A képzési terv kinyomtatása) Kereső mező (A kereső funkció segítségével konkrét tisztviselőket kereshet a felületen, illetve a szűrő mellett található lenyitható menü segítségével beállítható, hogy közszolgálati tisztviselők, vagy nem közszolgálati tisztviselők szerint történjen a szűrés). 26

27 3. Miután a tisztviselő kiválasztása megtörtént, az alábbi kép látszódik: 4. Amennyiben még nem kerültek az alap adatok rögzítésre, úgy első lépésként ezeket kell rögzíteni az Adatrögzítés ikon segítségével. Az Adatrögzítés ikon megnyomását követően a rendszer a tisztviselő adatlapját tölti be. Az adatokat értelemszerűen, teljes körűen és pontosan kell kitölteni! (Ameddig nem történik meg az adatok kitöltése (ez adott esetben tisztviselő személyes adataira is vonatkozhat!), addig a Képzési terv feliratú ikon inaktív marad!) FIGYELEM! A szakvizsga jelentkezéshez mindenképpen kötelező kitölteni az alábbi adatokat, ellenkező esetben nem lehet betervezni a közigazgatási szakvizsgát, illetve tervezés hiányában nem lehet a tisztviselőt a meghirdetett vizsgaidőszakra jelentkeztetni. Szakvizsgatervezés, illetve jelentkeztetés esetén a kötelezően kitöltendő, illetve beállítandó adatok köre a következő: Ön ügykezelő? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) Közigazgatási alapvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a tisztviselőnek van alapvizsgája /vagy mentesült a közigazgatási alapvizsga alól (hiszen a közigazgatási alapvizsga a jelentkezés egyik törvényi feltétele), és be kell írni az alapvizsga megszerzésének dátumát a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részhez! Amennyiben a tisztviselő mentesül az alapvizsga alól, akkor a mentesül alóla opciót kell választani, majd a megjelenő beviteli mezőbe be kell írni a mentesülés okát röviden. Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó részt Szakvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni a szakvizsgánál, és értelemszerűen A szakvizsga megszerzésének dátuma részt üresen kell hagyni. Közigazgatási gyakorlatra vonatkozó rész: Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte (ha gyakornok a besorolása a tisztviselőnek, és szakvizsgázni szeretne, akkor csak abban az esetben tud szakvizsgára jelentkezni, ha ezt az opciót jelöli be!) (lásd 17. oldal Jogviszony időszak beállítása) A TOVÁBBKÉPZÉSI KÖTELEZETTSÉG MEGHATÁROZÁSÁHOZ SZÜKSÉGES ADATOK résznél (Személyes oldalam/adatlap almenüpont) a köztisztviselői szerep beállításához is be kell 27

28 állítani a jogviszony időszakot is! (A jogviszony időszakon belül ki kell tölteni az alábbi részeket is: Szervezet neve, Jogviszony időszak időtartama (-tól,-ig) Vezető?, Heti munkaóra, Besorolás Tisztviselőnek jóváhagyott közszolgálati tisztviselői szereppel kell rendelkeznie a Probono felületén Figyelem! A szakvizsgára (és bármely egyéb képzésre) történő jelentkezés esetén fontos, hogy a tisztviselők alapadatai pontosan és hiánytalanul legyenek kitöltve, valamint, rendelkezzen jóváhagyott tisztviselői szereppel, továbbá hiánytalanul legyenek kitöltve a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatok, illetve legyen beállítva a közszolgálati jogviszony időtartama. Amennyiben a feltételek hibásan vagy hiányosan kerülnek kitöltésre, akkor a rendszer nem engedélyezi a közigazgatási szakvizsga és egyéb képzés tervezését a Probono felületén. 5. A képzési terv elkészítéséhez a tisztviselő neve mellett található Képzési terv feliratra kell kattintani: 28

29 Ezt követően az alábbi képernyőkép jelenik meg: A képzéstervező felülete két részre osztható. A felső részen található a már rögzített képzések listája (ezek azok a képzések, amelyek betervezésre kerültek, tehát ezekre tud jelentkezni a tisztviselő abban az esetben, ha meg van hirdetve időpont. Ha még egyetlen képzés sincs rögzítve a tisztviselő tervében, akkor a A tisztviselőhöz nem tartozik beosztott program. felirat látszódik a rögzített programok listája résznél. Amennyiben szükségessé válik, ugyanezen a részen lehet törölni a betervezett képzéseket a Törlés ikon megnyomásával. A törölni kívánt képzéseket a képzés neve előtt található jelölőnégyzet kipipálásával lehet kiválasztani. A képzési terv természetesen bármikor módosítható a képzési referens által. A képzéstervező alsó részén található a képzéskereső. Ennek segítségével lehet adott képzésre/képzésekre szűrni. A tisztviselőnek felvenni kívánt képzéseket be kell pipálni (piros körrel jelölt rész), majd a véglegesítéshez a Mentés ikonra kell kattintani. 29

30 6. A közigazgatási szakvizsga tervezésének folyamata a közszolgálati továbbképzések tervezésével megegyezik a programkereső felületén a közigazgatási szakvizsga nevet kell begépelni, majd a Szűkítés ikonra kell kattintani. A keresés eredménye a következőképpen jelenik meg (itt a kiválasztani kívánt tárgyat kell bepipálni a bal oldalon található négyzetben, majd a Mentés ikont kell megnyomni): Figyelem! Egy tisztviselő esetében egyféle program választható ki, mely egyszerre tartalmazza a kötelező és a választott tárgyi vizsgarészt!!!! Amennyiben nincsenek jól beállítva az adatok, akkor a rendszer nem engedni a tervezést. Ebben az esetben ellenőrizni kell a tisztviselő továbbképzésekre vonatkozó adatait.(ld.2.5. alfejezet 4. pontja) 30

31 Az alábbiakban a közigazgatási szakvizsga tervezés folyamata kerül bemutatásra lépésről-lépésre. A közigazgatási szakvizsga tervezése két lépésben történik: a közigazgatási szakvizsga egyéni éves továbbképzési tervbe történő felvétellel, valamint a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő hozzárendeléssel. Ezek elvégzéséhez az alábbi lépéseket kell követni: 1. A kiválasztott tisztviselőnek első lépésként be kell tervezni a közigazgatási szakvizsgát a képzési terv ikon segítségével. (Képzéstervezés menüpont Képzéstervező/Programtervező almenüpontjában található). 2. A kiválasztott tisztviselőnek a képzéstervező felület segítségével lehet felvenni a közigazgatási szakvizsga programját. 3. A kiválasztott szakvizsga tárgyat be kell pipálni, majd a képzési tervbe történő rögzítéshez meg kell nyomni a Mentés ikont. (Értelemszerűen egy tisztviselő esetében egyetlen program választható ki!) 31

32 Sikeres mentés esetén az alábbi képhez hasonlóan látszódik a felvett szakvizsga tárgy a tisztviselő egyéni éves továbbképzési tervében: Figyelem! A szakvizsga terv csak addig törölhető, amíg nem történt jelentkeztetés egy vizsgaidőszakra, vagy nem került rögzítésre eredmény. Amint megtörtént a jelentkezés, akkor a szakvizsga a tervből már csak úgy törölhető, ha lejelentkeztetik a tisztviselőt a vizsgaidőszakról. Amennyiben egy tisztviselő részére megtörtént az eredményrögzítés, akkor már a terv, illetve a vizsgajelentkezés sem törölhető. Fontos! Abban az esetben, ha a tisztviselő sikertelen vizsgát tesz, akkor a képzési tervébe újra fel kell venni a közigazgatási szakvizsgát és újra jelentkeztetni kell a referens által vizsgaidőszakra.(értelemszerűen normatíva csak egyszer kerül levonásra!) 4. A képzési terv rögzítését követően amennyiben a vizsgaszervező meghirdette a közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszakot - a tisztviselőt fel kell jelentkeztetni a vizsgaidőszakra. A képzések megvalósítása, képzésre jelentkeztetés almenüpont segítségével. Az almenük a képernyő felső részében jelennek meg: 32

33 5. A következő felület segítségével programonkénti, illetve tisztviselőnkénti szűrés segítségével (piros körrel jelölve a következő képen) ki kell választani azt a tisztviselőt, akinek a képzési tervébe rögzítésre került a közigazgatási szakvizsga. Amennyiben a szűrés sikeres, akkor ez a felületen a következőképpen jelenik meg: 6. A jelentkeztetni kívánt tisztviselő esetében a jobb szélen található Jelentkeztetés ikont kell megnyomni! A jelentkeztetés ikon megnyomását követően az alábbi felület jelenik meg: 7. A jelentkeztetéshez először ki kell választani a vizsgaidőszakot, majd be kell jelölni azt, hogy a tisztviselő részt kíván-e venni a kötelező tárgyi, illetve a választható tárgyi felkészítő programon, valamint minden esetben kötelező igazolnia a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeit. (E feltétel igazolása minden esetben kötelező, míg a kötelező, valamint a választott tárgyi felkészítők kiválasztása opcionális.) Figyelni kell arra, hogy a felkészítő igénylésére, (ha ez korábban a jelentkezéskor nem történt meg) csak addig van lehetőség, amíg a lejelentkezési 33

34 határidő le nem járt. Abban az esetben, ha a lejelentkezési határidő már lejárt, akkor már nem lehet módosítani a vizsgaidőszakra történő jelentkezést, azaz nincs lehetőség arra, hogy utólagosan felkészítőt kérjen a képzési referens a tisztviselő számára. Figyelem! A A közigazgatási szakvizsgára való jelentkezés jogszabályi feltételeinek megfelel. mező bepipálása egyben azt jelenti, hogy a tisztviselő rendelkezik mindazon feltétellel, amelyek a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóságot lehetővé teszik. 8. A jelentkezés ikon megnyomását követően az alábbi kép lesz látható: A Jelentkezési lap mentés ikon megnyomásával a jelentkező jelentkezési lapja pdf. formátumban jelenik meg Figyelem! A lejelentkezési határidőig (ezt pirossal jelöli a rendszer) a jelentkezés törölhető a piros lomtár szimbólum segítségével. Sikeres törlés esetén újra megjelenik a legördülő menü, melynek segítségével új időszak választható. A törlést követően a rendszer egy es értesítést is küld a törlést végrehajtó képzési referens címére. Figyelem! A törlés az megérkezésétől függetlenül is sikeres és érvényes abban az esetben, ha a törlést követően új időszakot lehet beállítani a tisztviselőnek. Az csak tájékoztatási célokat szolgál! 34

35 Figyelem!!!!! A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés akkor tekinthető sikeresnek, ha a tisztviselő egyéni továbbképzési tervébe betervezésre és a vizsgaidőszakhoz hozzárendelésre került. E tényről a tisztviselő és a képzési referens ben értesül (lásd 10. és 11. pont). 9. A jelentkezés folyamatát a Jelentkezési lap letölthetőségével is támogatja a rendszer. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezéshez a jogszabály megkívánja a jelentkezési lap vizsgaszervezőhöz történő eljuttattatását e jogszabályi feltétel teljesítését támogatja a Jelentkezési lap generálási funkció. A jelentkezési lap a közigazgatási szakvizsga egyéni tervbe történő felvétele és a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő jelentkezést követően a jogszabályban megjelölt határidőig - a jelentkezési lap elkészíthető és kinyomtatható, aláírást követően pedig a vizsgaszervező részére megküldhető. A jelentkezési lap a 8. pontban ismertetett módon pdf formátumban letölthető, illetve kinyomtatható. 35

36 10. A jelentkeztetést végrehajtó képzési referens a jelentkeztetés megtörténtét követően a rendszertől visszaigazolást kap. A rendszer ebben az üzenetben a jelentkeztetést elvégző referenst tájékoztatja arról, hogy mely tisztviselőt, melyik időszakra jelentkeztette.(figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi címe. 36

37 11. A tisztviselő a rendszertől az alábbi üzenetet kapja a jelentkeztetés megtörténtét követően. A rendszer ebben az üzenetben tájékoztatja a tisztviselőt arról, hogy melyik időszakra jelentkeztette fel a képzési referense. Amint a vizsgaszervező a tisztviselőt konkrét vizsgaidőpontra jelentkezteti, akkor a rendszer a későbbiekben egy újabb üzenetet küld a tisztviselő számára. (Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi címe A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés két lépésben történik: 1.) A kitöltött jelentkezés lap vizsgaszervező részére történő megküldésével és 2.) az elektronikus képzésszervezési felületen (Probono) történő jelentkezéssel valósul meg. A munkáltatóknak a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés során mindkét feltételnek eleget kell tenniük!!! A jelentkezési lap benyújtása a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően történik. (A jelentkezési lap kitöltését és elkészítését a Probono felület támogatja ld alfejezet 9. pont.) Azokban az esetekben, amelyekben a munkáltató közigazgatási szerv tervkészítésre kötelezett, a tisztviselők egyéni továbbképzési tervében szükséges szerepeltetni a közigazgatási szakvizsga közszolgálati továbbképzési programot. Az egyéni továbbképzési tervbe történő felvétel mellett 37

38 szükséges az illetékes vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakra történő jelentkeztetés is. (A közigazgatási szakvizsgára történő elektronikus jelentkezési felület február 1-től elérhető.) 2.6. Továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek szakvizsga tervezési, valamint vizsgajelentkezési folyamatának bemutatása A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó szervezetek (pl.: NAV) esetében ugyanazon a felületen történik a tervezés, mint a továbbképzési rendelet hatálya alá tartozó tisztviselők esetében. A továbbképzési rendelet hatálya alá tartozó tisztviselőknek is közszolgálati tisztviselői szerepet kell igényelniük ahhoz, hogy a szakvizsga számukra betervezhető legyen. A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetén a regisztráció (lásd útmutató: fejezete), illetve a jóváhagyás (lásd útmutató: 2.3 fejezete) ugyanazon metódus szerint történik, mint a közszolgálati tisztviselők esetében. Fontos! Abban az esetben, ha már történt korábban regisztráció, akkor tilos újra regisztrálni! Ki kell hangsúlyozni, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében csak a szakvizsga kerül betervezésre! A szakvizsga sikeres betervezéséhez elengedhetetlenül fontos a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok fülön az adatok pontos és hiánytalan kitöltése. Ennek menetét az alábbiakban a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőkre vonatkozóan részletesen ismertetjük. A közigazgatási szakvizsgához szükséges tervezéshez, valamint a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetéshez a Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok című pontot kell lenyitni és kitölteni. Amennyiben nem pontos az adatok kitöltése, akkor sikertelen lesz a közigazgatási szakvizsga tervezése, valamint a referens nem tudja terv hiányában jelentkeztetni vizsgaidőszakra a tisztviselőt. A Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok menüfül lenyitását követően a képzési referens az alábbi képet látja: 38

39 A Továbbképzési kötelezettség meghatározásához/ Közigazgatási vizsgára való jelentkezéshez szükséges adatok oldalon először állítsa be értelemszerűen az alábbi részt: A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében a képzési referensnek a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének idején kívül minden a közigazgatási szakvizsga jelentkezéshez szükséges kötelező adatot meg kell adni az alábbiak szerint: Ön ügykezelő? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!) 39

40 Szeretne ügykezelői képzésen részt venni? (Szakvizsga jelentkezés esetén a nem opciót kell bejelölni.) (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!) Alapvizsgára vonatkozó adatok (kötelező kitölteni továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében is!): Szakvizsga jelentkezés esetén értelemszerűen be kell állítani, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőnek van alapvizsgája /vagy mentesült a közigazgatási alapvizsga alól (hiszen a közigazgatási alapvizsga megléte a jelentkezés egyik törvényi feltétele), továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében az alapvizsga megszerzésének dátumát a Továbbképzési kötelezettség keletkezésének ideje részhez nem kell beírni! Amennyiben a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő mentesül az alapvizsga alól, akkor a mentesül alóla opciót kell választani, majd a megjelenő beviteli mezőbe be kell írni a mentesülés okát röviden. Felsőfokú végzettség megszerzésének dátumára vonatkozó mezőt (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!) Szakvizsgára vonatkozó adatok: Szakvizsga jelentkezés esetén a nincs opciót kell bejelölni a szakvizsgánál, és értelemszerűen A szakvizsga megszerzésének dátuma részt üresen kell hagyni. (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is!) Közigazgatási gyakorlatra vonatkozó rész (kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében).: (ebben a részben az alábbi lehetőségek közül lehet választani) Legalább 2 éves közigazgatási gyakorlat: o igen o nem o vezetői kinevezéssel/megbízással rendelkezik) o nem, de a közigazgatási szakvizsgára bocsátást 2 éves közigazgatási gyakorlat hiányában a Közigazgatási Továbbképzési Kollégium engedélyezte Ha végzett az adtok kitöltésével, akkor kattintson a mentés ikonra! 40

41 Miután beállította a továbbképzési kötelezettség meghatározásához szükséges adatokat, akkor ezt követően állítsa be a jogviszonyidőszakot: A jogviszony időszakot kötelező kitölteni a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében is! Fontos, hogy a besorolás is mindenképpen kitöltésre kerüljön! Amennyiben szeretne új jogviszony időszakot felvenni, akkor a fehér kereszt kell kattintani a jobb felső sarokban! Az alábbi kép jelenik meg: szimbólumra 41

42 Meg kell adni a szervezet nevét A jogviszony időszak kezdetét A jogviszony időszak végét (Amennyiben a tisztviselő határozatlan jogviszonnyal rendelkezik, akkor üresen lehet hagyni.) Vezető státuszra vonatkozó részt Heti munkaórák számát Besorolást (Ezt minden esetben kötelező kitölteni!) Amennyiben már létezik jogviszony időszak, akkor a már létező időszak szerkeszthető az alábbi képen jelölt szerkesztés ikon megnyomásával. Figyelem! Munkáltató váltás esetén a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt ki kell léptetni. Ilyen esetben a kiléptetni kívánt felhasználóra rá kell szűrni (Adminisztráció menüpont/felhasználók almenüpont), majd az adatlap rész Továbbképzés meghatározásához szükséges adatok fülön a jogviszony időszakot le kell zárni! Szakvizsga tervezés és jelentkeztetés a Probono a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében A közigazgatási szakvizsga esetében a tervezés, valamint a vizsgaidőszakra történő jelentkeztetés a képzési referensek által történik. 1. A szakvizsga tervezéshez a Képzéstervezés menüpont Képzéstervező/Programtervező almenüpontra kell kattintani. Ezt követően az alábbi oldal jelenik meg: 42

43 A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselők esetében a tisztviselők keresésére szolgáló részen be kell írni a keresett személy nevét, majd a szűréshez a szűkítés ikonra kell kattintani. A keresés befjezését követően az alábbi kép látszódik: 2. Első lépésként, ha szükséges, akkor az adatokat kell rögzíteni. A jobb szélen található Adatrögzítés ikon segítségével. (Erre főként akkor van szükség, ha inaktív a képzési terv ikon). 3. Második lépésként a képzési terv ikon megnyomásával be kell tervezni a szakvizsgát. 4. A képzési terv ikon megnyomását követően az alábbi kép jelenik meg: 43

44 Amennyiben a felületen a képzési terv az alábbi formában jelenik meg (azaz a piros nyíllal jelölt részen, kék alapon fehér felkiáltó jel látszik), akkor be kell zárnia a tervező ablakot és vissza kell lépni a tisztviselő adatlapjához és ki kell tölteni vagy pontosítani kell a hiányzó adatokat. 5. Ha minden adat rendben van, akkor jelölje ki a programtervbe rögzíteni kívánt szakvizsga programot és a jelölőnégyzetet pipálja ki, majd kattintson a mentés ikonra! 44

45 6. Ha sikeres a mentés, akkor az alábbi kép látszódik: Amennyiben törölni szeretné a betervezett szakvizsgát, akkor ki kell jelölni és a törlés ikont kell megnyomni! A képzési tervből csak addig törölhető a szakvizsga, amíg nem történt meg a jelentkeztetés valamely vizsgaidőszakra, illetve amíg nem történt konkrét vizsgaidőpontra történő jelentkeztetés a szakvizsga szervező által, illetve ha még nem történt eredményrögzítés. 45

46 A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkeztetés során a képzési referensnek az alábbiakban ismertetett lépések szerint kell eljárnia. 12. A közigazgatási szakvizsga képzési tervbe történő rögzítését követően amennyiben a vizsgaszervező meghirdette a közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszakot - a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt fel kell jelentkeztetni a vizsgaidőszakra a képzések megvalósítása, képzésre jelentkeztetés almenüpont segítségével. Az almenük a képernyő felső részében jelennek meg: 13. A következő felület segítségével programonkénti, illetve tisztviselőnkénti szűrés segítségével (piros körrel jelölve a következő képen) ki kell választani azt a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt, akinek a képzési tervébe rögzítésre került a közigazgatási szakvizsga. Amennyiben a szűrés sikeres, akkor ez a felületen a következőképpen jelenik meg: 14. A jelentkeztetni kívánt továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő esetében a jobb szélen található Jelentkeztetés ikont kell megnyomni! A jelentkeztetés ikon megnyomását követően az alábbi felület jelenik meg: 46

47 15. A jelentkeztetéshez először ki kell választani a vizsgaidőszakot, majd be kell jelölni azt, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő részt kíván-e venni a kötelező tárgyi, illetve a választható tárgyi felkészítő programon, valamint minden esetben kötelező igazolnia a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeit. (E feltétel igazolása minden esetben kötelező, míg a felkészítő tárgyak kiválasztása opcionális.) Figyelem! A A közigazgatási szakvizsgára való jelentkezés jogszabályi feltételeinek megfelel. mező bepipálása egyben azt jelenti, hogy a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő a közigazgatási szakvizsgára bocsáthatóság törvényi feltételeinek megfelel. 16. A jelentkezés ikon megnyomását követően az alábbi kép lesz látható: A Jelentkezési lap mentés ikon megnyomásával lementheti a jelentkező jelentkezési lapját pdf. formátumban. 47

48 Figyelem! A lejelentkezési határidőig (ezt pirossal jelöli a rendszer) a jelentkezés törölhető a piros lomtár szimbólum segítségével. Sikeres törlés esetén újra megjelenik a legördülő menü, melynek segítségével új időszak választható. A törlést követően a rendszer egy es értesítést is küld a törlést végrehajtó képzési referens címére. Figyelem! A törlés az megérkezésétől függetlenül is sikeres és érvényes abban az esetben, ha a törlést követően új időszakot lehet beállítani a tisztviselőnek. Az csak tájékoztatási célokat szolgál! Figyelem!!!!! A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés akkor tekinthető sikeresnek, ha a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő részére betervezésre került a közigazgatási szakvizsga és a vizsgaidőszakhoz hozzárendelésre került. E tényről a továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő és a képzési referens e- mailben értesül (lásd 10. és 11. pont). 17. A jelentkezés folyamatát a Jelentkezési lap letöltésével is támogatja a rendszer. A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezéshez a jogszabály megkívánja a jelentkezési lap vizsgaszervezőhöz történő eljuttattatását e jogszabályi feltétel teljesítését támogatja a Jelentkezési lap generálási funkció. A jelentkezési lap a közigazgatási szakvizsga éves egyéni tervbe történő felvétele és a vizsgaszervező által meghirdetett vizsgaidőszakhoz történő jelentkezést követően a jogszabályban megjelölt határidőig - a jelentkezési lap elkészíthető és kinyomtatható, aláírást követően pedig a vizsgaszervező részére megküldhető. A jelentkezési lap a 8. pontban ismertetett módon pdf formátumban letölthető, illetve kinyomtatható. 48

49 18. A jelentkeztetést végrehajtó képzési referens a jelentkeztetés megtörténtét követően a rendszertől visszaigazolást kap. A rendszer ebben az üzenetben a jelentkeztetést elvégző referenst tájékoztatja arról, hogy mely továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselőt, melyik időszakra jelentkeztette.(figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi címe. 19. A továbbképzési rendelet hatálya alá nem tartozó közszolgálati tisztviselő a rendszertől az alábbi üzenetet kapja a jelentkeztetés megtörténtét követően. A rendszer ebben az üzenetben 49

50 tájékoztatja a tisztviselőt arról, hogy melyik időszakra került feljelentkeztetésre a képzési referense által. Amint megtörténik a konkrét vizsgaidőpontra történő jelentkeztetése a vizsgaszervező által, akkor a rendszer a későbbiekben egy újabb üzenetet küld a tisztviselő számára. (Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló megérkezése). A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó címe o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül(levélszemét) a Probono rendszer központi címe Munkáltató váltás folyamata Munkáltató váltás esetén a nem közszolgálati tisztviselői szerep egyszerűen törölhető a képzési referensek által az Adminisztráció menüpont, Felhasználók menüpontnál. Ebben az esetben a kiléptetni kívánt felhasználóra rá kell szűrni, majd az adatlap rész Jogosultságok fülön a jogosultság törölhető a piros lomtár szimbólum megnyomásával. Kiléptetéskor a jogviszony időszakot is ellenőrizni kell, ha szükséges, akkor le kell zárni! (lásd: útmutató: 2.4 fejezete) A közigazgatási szakvizsgára történő jelentekezéshez szükséges információk A közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés két lépésben történik: 1.) A kitöltött jelentkezés lap vizsgaszervező részére történő megküldésével és 2.) az elektronikus képzésszervezési felületen (Probono) történő jelentkezéssel valósul meg. A munkáltatóknak a közigazgatási szakvizsgára történő jelentkezés során mindkét feltételnek eleget kell tenniük!!! 50

51 A jelentkezési lap benyújtása a közigazgatási szakvizsgáról szóló 35/1998. (II.27.) Korm. rendelet előírásainak megfelelően történik. (A jelentkezési lap kitöltését és elkészítését a Probono felület támogatja ld alfejezet 9. pont) Azokban az esetekben, amelyekben a munkáltató közigazgatási szerv tervkészítésre nem kötelezett, a szakvizsgára történő jelentkezés az elektronikus felületen (Probono) a regisztrációt követően a jelentkezési adatok megadásával a vizsgahónap kiválasztásával véglegeződik. (A közigazgatási szakvizsgára történő elektronikus jelentkezési felület február 1-től elérhető.) 2.7. Eredmények és jelentkezések áttekintése A felület segítségével a képzési referenseknek lehetőségük van a tisztviselők közigazgatási szakvizsga jelentkezéseinek és eredményeinek áttekintésére. A referens minden regisztrált és közszolgálati tisztviselői szereppel rendelkező tisztviselőjére rá tud szűrni és a képzések menüpont segítségével egyenként át tudja tekinteni az egyes vizsgákhoz tartozó eredményeket és jelentkezéseket. A tisztviselők kereséséhez az adminisztráció menüpont felhasználók almenüpontra kell kattintani, majd a szűrő részen be kell írni a keresett tisztviselő nevét vagy címét. Figyelem egy adott szervezet képzési referense csak azon tisztviselők között tud keresni, akik a Probono felületére regisztráltak és a szervezetnél jóváhagyott tisztviselői szereppel rendelkeznek. A képzések (szakvizsga jelentkezések és eredmények) megjelenítéséhez a képzések szimbólumra kell kattintani az oldal jobb szélén. A Képzések szimbólumra történő kattintás után az alábbi felületen lehet áttekinteni a kiválasztott tisztviselő jelentkezéseit és eredményeit. 51

52 A felület az alábbi képzéshez kapcsolódó tevékenységekről nyújt információkat: Tananyag elérhetősége Elért eredmény sikeressége rész/teljes (Zöld pipával jelölve a teljesítés, piros X-el jelölve a sikertelenség, illetve ha a tisztviselő nem jelent meg a képzésen vagy vizsgán, vagy nem teljesítette a feltételeket) Tanúsítvány megszerzésének ténye (a megszerzett tanúsítvány a képzést követő napon legenerálható) 52

53 A Tananyag elnevezésű oszlop esetében, amennyiben a képzéshez e-learninges tananyag is tartozik, akkor egy hivatkozás jelenik meg az említett oszlopban Tananyag felirattal. (A közigazgatási szakvizsga esetében e-learning módszertanra alapozott tananyag nem áll rendelkezésre.) Az Elért eredmény sikeressége rész/teljes oszlopban a teljesítést zöld pipával jelzi a rendszer. Amennyiben a kurzort (egérmutatót) a zöld pipára visszük, akkor a felületen megjelenik a közigazgatási szakvizsga eredménye. Ha a képzést a tisztviselő sikeresen teljesítette az eredményjelző felület jobb szélén láthatóvá válik a tanúsítvány letöltése szimbólum. A fent említett eredményjelző részt a tisztviselők is elérhetik a belépést követően a felhasználói fiók személyes oldalam Képzéseim almenüpontjában. Itt az eddig már elvégezett képzések adatain túl, a korábbi képzésjelentkezések és az aktuális képzések is áttekinthetők. Ez mind a szakvizsgára, mind pedig az egyéb képzésekre is vonatkozik. 53

54 Amennyiben a tisztviselő a képzésszervező által egy konkrét képzés és vizsgaidőpontra beosztásra került, akkor jelennek meg a szakvizsga jelentkezéssel kapcsolatos adatok (képzés, vizsga időpontja) a Képzések felületen. A Képzések felületen az összes eddigi képzés- és vizsgajelentkezés, valamint eredmény elérhető. Képzési referensek esetében a funkció az alábbiak szerint érhető el: A képzési referensek az Adminisztráció menüpont Felhasználók almenüpontjában érhetik el a funkciót. A szűrés részen rá kell keresni a tisztviselőre, majd a kiválasztott tisztviselő adatai mellett a jobb szélen a Képzések ikonra kell kattintani.(lásd jelen fejezet első oldala) A kiválasztott tisztviselő esetében a Képzések felületen annak függvényében változik az adatok mennyisége, hogy korábban hány képzésre jelentkezett a kiválasztott személy. A közigazgatási szakvizsga esetében a további információkat a részletek ikonra történő kattintással lehet elérni (következő képen piros körrel jelölve). A részletek ikon megnyomását követően a felületen a kiválasztott képzés/vizsga összes adata áttekinthető (az alábbi képen látható módon). 54

55 Vizsga esetében a következő részletes adatlap jelenik meg. Tisztviselők a funkciót az alábbiak szerint érhetik el: A Probono-ra történő bejelentkezést követően a tisztviselői joggal rendelkező felhasználók a Személyes oldalam Képzéseim almenüpontban érhetik el a képzés- és vizsgajelentkezéseket, valamint eredményeket. 55

56 A Probono rendszer által küldött ek és értesítők A Probono rendszer a képzési referensek, valamint a tisztviselők részére értesítéseket küld az egyes tranzakciókról. Az alábbiakban összefoglaljuk, hogy milyen üzeneteket küld a rendszer különböző tranzakciók esetén: 1. sz. táblázat: A képzési referens és a vizsgázó számára küldendő értesítések Üzenetküldés tárgya üzenet címzettje Tartalma üzenetküldés időpontja a szervezet által beiskolázott tisztviselők kötelező és választott tárgyi felkészítők időpontjáról képzési referens 1-2.sz.melléklet Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a csoportba a tisztviselő. a szervezet által beiskolázott tisztviselők kötelező és választott tárgyi vizsga időpontjáról képzési referens 3-4.sz.melléklet Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a vizsgacsoportba a tisztviselő. kötelező és választott tárgyi felkészítők időpontjáról vizsgázó 5-6. sz. mellékletek Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került a vizsgázó a felkészítőre. kötelező és választott tárgyi vizsga időpontjáról vizsgázó 7-8. sz. mellékletek Az üzenetet a képzésszervező küldi ki, miután beosztásra került vizsgázó a vizsgacsoportba. A táblázatban ismertetetteken felül értelemszerűen- a jelentkezések törléséről mind a képzésszervező, mind a vizsgázó értesítést kap. Figyelem! A jelentkeztetés sikerességét nem befolyásolja a visszaigazoló megérkezése. A jelentkeztetés az értesítő üzenet megérkezésétől függetlenül is sikeres. A rendszer az üzenetet minden esetben kiküldi. A tapasztalatok alapján akkor nem érkezik meg a levél: o Ha hibásan került megadásra a felhasználó címe. o Ha a levelet fogadó szervezet levelezőrendszerében tiltásra kerül (levélszemét) a Probono rendszer központi címe. 56

57 3. A KÉPZÉSSZERVEZŐ/VIZSGASZERVEZŐ FELADATAI Az alábbiakban a képzésszervező feladataira fókuszálva mutatjuk be a felület használatát. A képzésszervezők jogosultak a közigazgatási szakvizsga esetén a vizsgaidőszakok, felkészítő- és vizsgaesemények létrehozására, tisztviselők, oktatók és vizsgáztatók oktatási eseményhez, és vizsgaeseményhez történő beosztására, valamint az eredmények rögzítésére. A közigazgatási szakvizsga szervezése képzésszervezői jogosultsággal lehetséges, tehát elengedhetetlen, hogy a vizsgaszervező kormányhivatal rendelkezzen legalább egy képzésszervezővel, aki regisztrált a Probono rendszerben és jóváhagyott szereppel (képzésszervező) rendelkezik. A fejezetben az alábbi szervezési folyamatokat mutatjuk be: vizsgaidőszakok létrehozása; felkészítő és vizsga események létrehozása; oktatók, vizsgáztatók és tisztviselők eseményekhez rendelése; átirányítások kezelése; dokumentumok generálása; eredmények rögzítése (felkészítő tanfolyam, vizsga); összesítő eredmények generálása; halasztások, ismétlővizsgák kezelése; számlázáshoz szükséges adatok kinyerése A szakvizsgaidőszak meghirdetése A közigazgatási szakvizsga vizsgaidőszak létrehozására a vizsgaszervező intézménynél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személy jogosult. A rögzíteni kívánt időszaknak meg kell adni a nevét (pl márciusi-áprilisi vizsgaidőszak), a kezdő és záró dátumát, valamint a jelentkezési és a lejelentkezési határidőt. Figyelem!!!! A vizsgaidőszak kezdő és záró dátumának megadása kiemelten fontos, hiszen ezeken az időpontokon kívül (se korábbra, se későbbre) nem szervezhető közigazgatási szakvizsgára felkészítő tanfolyam és vizsga!!!!! Amennyiben az összes adat kitöltése megtörtént, a mentés ikonnal rögzítjük a vizsgaidőszakot. (lásd az alábbi képen). 57

58 A rögzítést követően a felvitt időszak megjelenik a listában, az alább látható módon: Az első ikon a pirossal keretezett, újonnan felvitt időpont esetében a szerkesztés. Ha hibásan került rögzítésre bármelyik időpont (pl. elgépelés), akkor lehet javítani, módosítani, és a Mentés ikon megnyomásával a rendszer az új adatokat jeleníti meg. A második ikon a törlés funkcióját látja el, erre kattintva a felvitt időszakot lehet törölni. A menüpontra kattintással lehet az időszakot meghirdetni. Az elérhető vizsgaidőszakról tájékoztatást kap ben mindenki, akinek a képzési tervében szerepel a szakvizsga, illetve e személyek munkáltatójához tartozó képzési referensek. A vizsgaidőszakot meg lehet hirdetni meghirdetetett vizsga- és felkészítő időpontok nélkül is, azonban javasoljuk, hogy 58

59 egyet-egyet mindegyikből hozzanak létre. További vizsga- és felkészítő időpontokat a meghirdetés után is lehetséges hozzáadni, amennyiben a jelentkezők száma miatt ez szükséges. Azok az időpontok, amelyeknél csak a Nagyító és a Programok menük jelennek meg, már meg vannak hirdetve. A Programok menüpontra kattintva egy új felület töltődik be (lent), melynek segítségével a felkészítő konzultációkra és vizsgákra történő beosztás megkezdődhet. (Egyúttal ez az a felület, mely áttekintést nyújt a jelentkezők számáról: bemutatva a tervezett éves összes létszámot, a vizsgaidőszakra jelentkezők számát és a vizsgaszervező által az adott vizsgaidőszakra beosztottak számát.) A tisztviselők beosztásának előfeltétele a konzultációs és vizsgaidőpontok meghirdetése. Tárgy neve: Itt szerepel a szakvizsga kötelező és választható tárgyi része, melyekhez felkészítő és vizsgaidőpontokat lehet meghirdetni, az Események menüpontra kattintva. Tervezett éves összes: azoknak a felhasználóknak a száma, akiknek a képzési tervében szerepel a szakvizsga, az adott választható tárggyal. Programelem: az adott program részeit jeleníti meg (felkészítők, vizsgák, amiket meg kell/lehet majd hirdetni). Vizsgaidőszakra jelentkezettek száma: A felület itt jeleníti meg az összes, az adott vizsgaidőszakra jelentkeztetett vizsgázó számát. Vizsgaidőszakra beosztottak száma: Azon jelentkezők száma, akik már beosztásra kerültek. Lehetőség van excel tábla letöltésére is tárgyankénti bontásban. Ehhez a megfelelő ikonra kell kattintani (a Tervezett éves összes oszlopban található) Itt azoknak a jelentkezőknek az adatai jelennek meg egy excel táblában, akik számára a közigazgatási szakvizsga, bármilyen választható tárggyal betervezésre került. Az excel táblában a következő adatokat találjuk: Előnév: a jelentkező előneve (ha szerepel az adatlapján). Vezetéknév: a jelentkező vezetékneve. 59

60 Keresztnév: a jelentkező keresztneve(i). Utónév : a jelentkező utóneve (ha szerepel az adatlapján) Születési név: a jelentkező születési neve. Születési hely: a jelentkező születési helye. Születési idő: a jelentkező születési ideje. Anyja neve: a jelentkező édesanyjának születéskori családi és utóneve. cím: a jelentkező Probono rendszerben tárolt címe. Intézmény neve: a jelentkező munkáltatójának neve. Település: a jelentkező munkáltatójára vonatkozó adat (illetékesség szempontjából fontos). Megye: a jelentkező munkáltatójára vonatkozó adat (illetékesség szempontjából fontos). Teljesítette (I/N): ez a cella alapértelmezetten üres, ami azt jelenti, hogy még semmilyen eredmény nem került berögzítésre. I érték szerepel, ha a vizsgázó teljesítette az összes vizsgát és bizonyítvány kapott. N érték szerepel, ha bármelyik vizsgáján elégtelen minősítést kapott. Van jelentkezése (I/N): van-e a vizsgázónak érvényes jelentkezése (bármelyik vizsgaidőszakra) Beosztás kötelező tárgyi vizsgára: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás választható tárgyi vizsgára: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás kötelező tárgyi felkészítőre: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. Beosztás választható tárgyi felkészítőre: amennyiben a jelentkezőt a szervező beosztja, a konkrét csoport neve szerepel. 3.2 Felkészítő tanfolyamok és vizsgák időpontjainak meghirdetése A közigazgatási szakvizsga kötelező és választható tárgyra oszlik. Az egyes események (felkészítő tanfolyamok, vizsgák) megszervezése külön-külön történik. Ezt az Események menüpontra kattintva lehet megtenni. Az alábbi táblázatban megjelenik, hogy összesen hány fő regisztrált felhasználónak lett a közigazgatási szakvizsga betervezve (tervezett éves összes oszlop), valamint az adott vizsgaidőszakra hány fő jelentkezett (vizsgaidőszakra jelentkezettek száma oszlop), és közülük hány fő lett az adott vizsgaidőszakra beosztva (vizsgaidőszakra beosztottak száma oszlop). 60

61 Az alábbiakban a kötelező tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozását mutatjuk be, majd ezt követően ismertetésre kerül a választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok kialakításának folyamata is Kötelező tárgyi felkészítő és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata Kötelező tárgyi felkészítő időpontok létrehozása Az alábbiakban a kötelező tárgyi felkészítő tanfolyamok megszervezésével kapcsolatos folyamatot ismertetjük. A kötelező tárgyi felkészítő időpontjának (és vizsgaidőpontjának) létrehozásához a felület jobb szélén található Események ikonra kell kattintani. Ezt követően létre kell hozni a kötelező tárgyi felkészítő időpontokat a bal oldalon található Új felkészítő esemény ikonra történő kattintással. (Vizsgaidőpontokat az Új vizsgaesemény ikon megnyomásával lehet létrehozni. ) 61

62 Az új felkészítő tanfolyam ikon jelenik meg: megnyomását követően az alábbi ablak Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű (pl. 1. csoport_kötelező felkészítő tanfolyam (NAV_zárt csoport). 62

63 Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Az itt feltüntetett adatok megjelennek a jelentkezők oldalán, a Képzéseim menüpontban. Kezdő dátum, Záró dátum: A felkészítő tanfolyam kezdő és záró napja. Figyelemmel arra, hogy a kötelező tárgyi felkészítő tanfolyam 5 db, egyenként egynapos felkészítő tanfolyamból áll, a kezdő és záró dátum minimum öt munkanapos idő intervallumot ölel fel. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl , de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. A maximális létszám beállítása során a rendszer figyeli az eseményhez rendelt terem kapacitását is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezők, regisztrált személyek jelennek meg (név, cím, telefonszám). Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is megadhatja, ha módosítja az adatait (Személyes oldalam, azon belül Adatlap menüpont, ott pedig a Személyes adatokra kell kattintani, ezen a felületen lehet rögzíteni a telefonszámot). Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendeléskor. Tanterem: A képzés helyszíne (tantermet rögzíteni, illetve a meglévő termek mellé újakat felvenni, a meglévőket módosítani, szerkeszteni a Képzések megvalósítása menüben, a Tantermek menüpontra kattintva lehetséges). 63

64 Az új terem felvételének bemutatása Az Új tanterem felvétele ikonra kattintva lehet új tantermet rögzíteni. A már létrehozottakat is lehet szerkeszteni, illetve törölni, a megfelelő ikonokra kattintva. Ha az adott tanteremben nem tartanak a későbbiekben felkészítőt vagy vizsgát, az aktív beállítást célszerű nem értékre módosítani, a felület így fel sem kínálja az adott tantermet az események szervezésekor. Irányítószám, Település Címe: a tanteremnek otthont adó épület pontos elérhetőségei Terem neve: a tanterem többi teremtől történő megkülönböztetésére szolgál (pl. Magyary terem, vagy 1. sz. tanterem stb). Max. létszám: a terem maximális befogadó-kapacitása Aktív?: ha igenre van állítva, akkor a felkészítő és vizsga eseményeknél megjelenik a legördülő menüben a tanterem kiválasztásakor, ellenkező esetben nem! Tanteremnél az összes adatot kötelező megadni! Az adatok kitöltését követően a mentés ikonra kattintva megtörténik a tanterem rögzítése. Amennyiben valamelyik adat hiányosan kerül kitöltésre, a rendszer piros hibaüzenettel jelzi a hiányosan kitöltött részeket! 64

65 Folytatva a felkészítő tanfolyam meghirdetését mentjük az adatokat: Ha valamennyi adatot kitöltöttük, a Mentés ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján. Ezt követően a Szerkeszt ikonra kell kattintani, a most létrehozott eseménynél, és rögzíteni kell az oktatókat (modulonként), és az időintervallumot, amikor oktatnak, majd újfent a Mentés ikonra kell kattintani. Amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Ha az adatok kitöltése megtörtént, a kötelező tárgyi modulokhoz szükséges beállításokhoz az esemény nevénél található részt kell lenyitni, majd ezt követően az egyes modulokhoz rendelt adatmezőket tölthetjük ki! 65

66 Az egyes modulok adatainak szerkesztése a jobb oldali szerkesztés ikon megnyomásával lehetséges. A szerkesztés ikon megnyomását követően az alábbi ablak jelenik meg: 66

67 Esemény neve: az esemény nevét a Probono automatikusan kitölti a kiválasztott modul alapján. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő és Záró Dátum: a felkészítő kezdő és záró napja. A Probono automatikusan kitölti a felkészítő eseménynél megadott dátumokkal, ezt módosítani kell, az adott modul képzési napjára, mert az alapértelmezett beállítás minden modulnál a teljes időintervallumot hivatkozza be, mintha minden modul 5 napos lenne! A kezdő és a záró dátumnak ugyanazt a naptári napot kell megjelölni, mivel egynapos képzésről van szó. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl , de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő és záró időpont: az adott modul oktatása hány órakor kezdődik, illetve ér véget (A felajánlott időpont módosítható a vizsgaszervező igényeinek megfelelően. pl.: ha az oktatás 8:00-kor kezdődik, az időpont átírható. Az időpontot óra:perc formátumban kell megadni.) Ha ezek az adatok kitöltésre kerültek, célszerű menteni, mert ha a mentést megelőzően adjuk hozzá az oktatókat, a korábban felvitt adatok törlődnek! 67

68 A következő lépésben az oktatót/oktatókat rendeljük a kötelező tárgyi modulhoz (minden mező kitöltése szükséges): A Probono nyomon követi, hogy egy oktatót ne lehessen ugyanabban az időpontban több felkészítő tanfolyamra beosztani. A vizsgálat az összes szervezőre kiterjed, országosan figyelve a beosztást. Amennyiben ütközést talál, hibaüzenetet jelez. Oktató: az oktatókat legördülő listából lehet kiválasztani. A legördülő listából a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjai közül lehet kiválasztani az oktatót. A Probono figyeli, hogy melyik oktatónak mely tantárgyhoz, mely régióban van oktatási jogosultsága, és ennek megfelelően csak az adott tantárgyhoz oktatási jogosultsággal rendelkezőket jeleníti meg. (Amennyiben a kiválasztani tervezett oktató nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga oktatói jogosultsággal rendelkezik, vélhetően az NKE felhívására ellenére- nem regisztrált a Probono rendszerben.) Dátum: Az oktató, mely naptári napon oktat. A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl , de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Időpont: Az oktató mely naptári napon, mettől (-tól), meddig (-ig) ( óra:perc bontásban) oktat. Amennyiben az oktató felvételéhez szükséges összes mező kitöltésre került, a Felvesz menüpontra kattintva lehet őket hozzárendelni az adott eseményhez. 68

69 Egy eseményhez több oktatót is hozzá lehet rendelni (amennyiben szükséges, mert pl. megosztva oktatják az adott modult). Amire figyelni kell, hogy az oktatók időbeosztása ne ütközzön (pl. az első oktató 9:00-tól 12:00-ig van hozzárendelve az eseményhez, akkor a következő oktatót 12:00-tól vegyük fel)! Értelemszerűen az imént bemutatott kötelező felkészítő konzultáció I. moduljára vonatkozó adatok feltöltését a további négy modul esetében is (az első modulhoz hasonlóan) szükséges és lehetséges elvégezni. Automatikus tájékoztatás A Probono ben azonnali értesítést küld az oktatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy oktatási eseményhez (a Felvesz ikon megnyomása után), vagy, ha az oktatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! A kötelező tantárgy vizsgaeseményének létrehozása A kötelező tárgyhoz tartozó vizsgaesemény létrehozásához a felületen az új vizsgaesemény létrehozása ikonra kell kattintani. A kötelező tárgyhoz tartozó vizsgaesemény létrehozásához a felületen az új vizsgaesemény létrehozása ikonra kell kattintani. 69

70 A ikon megnyomását követően az alábbi ablakban kell megadni a vizsgaesemény adatait: Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A vizsgaesemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-záró dátum: a vizsga kezdő és záró napja (a kötelező tárgyi vizsga esemény egy napos, így csak a vizsga napját szükséges beállítani). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl , de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. 70

71 Kezdő időpont: a vizsga kezdetének időpontja, óra:perc formátumban szükséges megadni Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban. (A vizsga maximális létszámát jogszabály 20 főben határozza meg.) A maximális létszám beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelésekkor.) Tanterem: a vizsga helyszíne. (legördülő menüből kiválasztható a felvett tanterem). Amennyiben új tantermek felvétele indokolt, vagy a már felvitt tantermek szerkesztése szükséges a alfejezetben bemutatott Új terem felvétele részben ismertetett módon szükséges eljárni.) Amennyiben valamelyik adat hiányos, vagy nem megfelelő, a rendszer piros hibaüzenettel jelezi a hiba okát! A mentés ikonra történő kattintást követően a felrögzített időpont megjelenik az időpontok listáján amíg nincs minden adat kitöltve, addig piros jelzéssel (az esemény nevénél egy piros csíkkal jelzi a rendszer, a hiányos adatokat). Ebben az esetben a szerkesztés ikonra történő kattintással meg kell adni a vizsgabizottság tagjait. Amennyiben minden adat kitöltésre került, akkor az esemény neve előtti csík zöldre vált. Több csoport is létrehozható, igény szerint, ezek egymás alatt jelennek meg a felületen. A Szerkesztés ikon megnyomását követően az alábbi ablak jelenik meg, melyen a vizsgaidőponthoz tartozó elemek megszerkeszthetők: 71

72 Kötelezően kitöltendő adatok: Esemény neve: A vizsgaesemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelművé teszi, hogy kik tartozhatnak abba a csoportba (pl. zárt csoport). Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. Kezdő-- záró dátum: A vizsga napja (Egy naptári nap jelölhető ki, mivel a vizsga egynapos.). A dátumot be lehet írni kézzel, az alábbi formátumban: pl , de javasoljuk a dátum melletti naptár ikon használatát. Kezdő időpont: a vizsga kezdetének időpontja, órában és percben (A kezdő időpont tetszőlegesen szerkeszthető: ha pl. a vizsgaszervező 8 órakor kezdi a vizsgát, az időpontot átírhatja.) Min, Max létszám: hány fő esetén indítható a csoport, és maximum hányan lehetnek ebben a csoportban (a maximális létszámot 20 fő, a jogszabály határozza meg). A maximális létszám 72

73 beállítása során a rendszer figyelemmel van az eseményhez rendelt terem kapacitására is, ezért, ha a maximális létszám nagyobb, mint a terem kapacitása, hibaüzenet jelenik meg. Kapcsolattartó adatai: Kapcsolattartóként a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkező személyek jelennek meg. (név, cím, telefonszám) (Figyelem! A kapcsolattartó legördülő listában jelenik meg, az adott személyt kiválasztva a Probono automatikusan kitölti az címet és a telefonszámot. Amennyiben a telefonszám hiányzik, meg lehet adni itt is, vagy az érintett személy is meg tudja adni, ha módosítja az adatait. Utóbbi esetben a Probono automatikusan kitölti a további hozzárendelésekkor.) Tanterem: a vizsga helyszíne Vizsgabizottsági tagok o Vizsgabiztos o Elnök o Tagok A vizsgabizottság tagjait legördülő menü segítségével lehet kiválasztani. A vizsgabizottság tagjainak kiválasztását támogató legördülő menüben a hatályos Országos Közigazgatási Vizsgabizottság tagjainak névsora jelenik meg. A kiválasztott tagokat a mentés ikon segítségével lehet rögzíteni. Kilépés előtt az aktuálisan szerkesztett adatokat menteni kell, ellenkező esetben törlődnek a beállított adatok. (Amennyiben a kiválasztani tervezett vizsgabizottsági tag nem jelenik meg a legördülő sávban, jóllehet közigazgatási szakvizsga vizsgáztatói jogosultsággal rendelkezik, a kiválasztani tervezett vizsgáztató az NKE felhívására ellenére- vélhetően nem regisztrált a Probono rendszerben.) Vizsgabiztosként az a személy választható ki, aki a szervezőnél jóváhagyott képzésszervezői szereppel rendelkezik. Minden ilyen személyt megjelenít a felület, legördülő lista formájában, e legördülő listából lehetséges a vizsgabiztosokat a vizsgaeseményhez rendelni. Összeférhetetlenség vizsgálata A Probono figyeli, hogy ne kerülhessen olyan vizsgázató és vizsgázó egy csoportba, akiknek a munkáltatójuk megegyezik. Ha ilyen esetet talál, piros felirattal jelzi. Csak a teljes egyezést vizsgálja a rendszer. Automatikus tájékoztatás A Probono ben értesítést küld az vizsgáztatóknak, abban az esetben, ha hozzá lettek rendelve egy vizsga eseményhez (a Felvesz ikon megnyomása után), vagy, ha a vizsgáztatói közreműködésre nem tartanak igényt (a Törlés funkció használata esetén). Az eddigi tapasztalatok azt mutatják, hogy az egyes levelezőrendszerek (munkahelyi, privát) eltérően kezelik a Probono által kiküldött automatikus leveleket, előfordulhat, hogy az oktatóknak küldött felkérő levél a Kéretlen levelek (Spam) mappába kerül, privát levelezőrendszerek esetén pedig más kategóriába. Kérjük a szervezőket, hogy az oktatókkal ellenőriztessék, megérkezett-e a felkérő levél! 73

74 Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozásának folyamata Választott tárgyi felkészítő- és vizsgaidőpontok létrehozása az adott vizsgaidőszakon belül, az Események menüpontra kattintva lehetséges (a bemutatáshoz az Államigazgatást választottuk) Választható felkészítő tanfolyamok meghirdetése A felkészítő időpont létrehozásához kattintsunk az Új felkészítő esemény menüpontra. Az új esemény létrehozásához kötelező megadni az alábbi mezőket: Esemény neve: A felkészítő esemény neve. Célszerű olyan elnevezést használni, mely egyértelmű. Esemény leírása: Nem kötelező kitölteni e mezőt. Amennyiben szükséges, a szervező itt megjegyzéseket helyezhet el az eseménnyel kapcsolatban. 74