Az egyetemi levelezőrendszerbe integrált megosztható Naptár szolgáltatás használata. Események, feladatok, meghívók felvitele és megosztása

Átírás

1 Az egyetemi levelezőrendszerbe integrált megosztható Naptár szolgáltatás használata Események, feladatok, meghívók felvitele és megosztása

2 A Naptár szolgáltatás Tulajdonképpen egy elektronikus határidőnapló, mely képes figyelmeztetéseket is küldeni megadott e- mail címre feladatok vagy események kapcsán Meghívásokat és azok visszaigazolását kezeli

3 Naptár megjelenése Beállítható, hogy napi, heti, havi vagy egymás utáni 7 napos bontásban jelenjen meg a naptár (lásd a következő ábra) Mini naptár alkalmazás is megjeleníthető a bal oldali területen, illetve elrejthető Adott nap színesen jelölve, meglévő események szintén

4 Megjeleníthető: Naptár megjelenése Naptár formátumban (képen) Az adott naptárformátum szerinti időtartamhoz tartozó napirendek, meghívók, feladatok listája a fenti hasonló elnevezésű menüsorból

5 Naptár megjelenése

6 Naptár megosztása Naptár beállításait a bal oldali menüsor megfelelő ikonjára kattintva lehet megváltoztatni Az Info fül alatt a naptár nevét, leírását lehet megadni, beállítható az alapértelmezett időzóna, illetve a naptárban megjelenő események színe A Megosztás fül alatt állítható, ki milyen jogosultságok mellett férhessen a naptárunkhoz Az alapbeállítás szerint Minden felhasználó Meghívás jogosultsággal fér a naptárunkhoz. Ezt nem célszerű alacsonyabb szintűre átállítani vagy elvenni, mert az ilyen esetben érkező meghívók nem kerülnek be a naptárunkba, így visszaigazolásuk sem lehetséges.

7 Naptár megosztása

8 Naptár megosztása Amennyiben szeretnénk valakinek a naptárához hozzáférni, először engedélyt kell kapnunk az adott személytől, aki a naptárának a beállításaiban a Megosztás fülön adhatja azt meg. Fontos! A hozzáférés megadásánál nem az e- mail cím szerepel, ezért célszerű a címjegyzékből hozzáadni névre keresve. Azonban jól megadható a cusmanazonosító@uni-corvinus.hu beírásával is. Az cím megadása hibás, ilyenkor a megjelölt személy nem fog a naptárhoz hozzáférni.

9 Naptár megosztása Akikkel megosztjuk a naptárunkat, azok láthatják az abban szereplő eseményeket a hozzáférési jogosultságuknak megfelelően. A jogosultságok (a magasabb szintű jogosultságok felé haladva): Elérhetőség ellenőrzése: új esemény felvételekor, melyre szeretnének meghívni kollégákat, ellenőrizhetik, szabad-e a kollága az adott időben. A naptárra külön nem érdemes feliratkozni, mert ott továbbra sem lesz látható előre, hogy az adott személy elfoglalt-e vagy sem. Meghívás: tartalmazza az elérhetőség ellenőrzését és meghívó küldése esetén lehetővé teszi, hogy az bekerüljön a naptárunkba. Ez az alapbeállítás. Olvasás: az előbbi jogok mellett, akiknek ilyen jogosultságot adtunk, olvashatják is a naptárunkba felvett eseményeket, de oda nem vehetnek fel újat. Amelyik naptár esetén ilyen hozzáférést kapunk, arra már érdemes feliratkozni is. Olvasás+Írás: olvashatják és bele is írhatnak a naptárba, ahol ilyen joggal rendelkeznek. Tulajdonos: ugyanazokkal a jogokkal bír a naptár felett, mint a jogosultságot adó, vagyis ő maga is oszthat ki rá hozzáféréseket.

10 Feliratkozás naptármegosztásra A Feliratkozás naptármegosztásra ikonra (bal oldali első ikon legördülő menüjéből) kattintva megjelenő űrlapon kereshetünk rá a kívánt személyre, majd a megfelelő naptárt kiválasztva és a Feliratkozás gombra kattintva menthetjük el ezen igényünket. Ekkor az illető naptára megjelenik a saját naptárunk alatt.

11 Események felvétele Új eseményt vagy a naptárban a megfelelő nap megfelelő idősávjára vagy az Új esemény ikonra kattintva lehet felvenni Idősáv esetén egy buborék jelenik meg. Ott az esemény létrehozható rögtön, amennyiben elegendő a megnevezés megadása. Az időpont a kész eseményen egérrel változtatható Az Esemény létrehozása gomb ugyanahhoz az űrlaphoz vezet, mintha az Új esemény ikonra kattintottunk volna

12 Események felvétele

13 Új esemény Megadandó az esemény elnevezése kezdete időtartama vagy a vége Megadható az esemény helyszíne leírása legördülő ablakból megadható, hogy publikus, vagy magánjellegű legyen-e, illetve hogyan jelenítse meg a naptárban azt az időintervallumot ( szabad, elfoglalt ) Illetve az eseményhez meghívó csatolható

14 Új esemény

15 Új esemény - Meghívás A meghívandó személy naptárában (amennyiben rendelkezik ilyen jogosultsággal) ellenőrizhető, ráér-e A meghívandó személy felvehető a címjegyzékből is Később az esemény megnyitásánál a meghívottak neve mellett különböző színű ikonok jelzik a meghívás elfogadásának/elutasításának tényét

16 Új esemény - Meghívás

17 Új esemény egyéb funkciók A középső terület felső ikonsorában a következőket lehet az eseményhez beállítani: Csatolás: szükséges mellékletek, anyagok hozzáadása az eseményhez Ismétlés: beállítható rendszeres eseményeknél (pl. a mindig ugyanakkor tartandó heti projekt-értekezletek), így egyszeri megadással megjelenik a megfelelő rendszerességgel akár több hónapra előre Emlékeztető: az esemény előtt megadott időben (pl. 1 nap/óra...) jelezhetünk magunknak pl. ben Időzóna Az esemény a Mentés ikonra kattintva jelenik meg a naptárban

18 Beérkező meghívók fogadása Eseményekre érkező meghívások között is különbséget kell tennünk: Belső egyetemi rendszer naptárából érkező meghívók webmailből küldve Egyéb szerverek naptáraiból érkező meghívók Amennyiben az egyetemi rendszerből érkezik a meghívás, a korábban említett alapbeállítás mellett az bekerül a naptárunkba Ahhoz, hogy ez észrevehetően történjen meg, szükséges a Beállítások->Naptár->Értesítések menü alatt bejelölni a Küldjön értesítést ben, ha új meghívó érkezik, vagy egy meghívás valamely paramétere megváltozik pontot.

19 Meghívó visszaigazolása I. Belső meghívó esetén Az értesítő ben szereplő dátum szerint a naptárban megtalálható a bejegyzés, melyet visszaigazolhatunk aszerint, hogy részt veszünk-e az eseményen vagy sem. (Vagy akár feltételesen függőben is hagyhatjuk azt.) Az ilyen meghívók közvetlenül az értesítő e- mailből nem igazolhatóak vissza!

20 Meghívó visszaigazolása II. Külső meghívás esetén Vannak meghívók, melyek az értesítő ből visszaigazolhatóak ezeket értelemszerűen a jelzett helyen meg lehet tenni Nem minden meghívó igazolható vissza Megfelelő formátumú (ical) csatolmányként érkező esmények letöltés, majd importálás után a naptárba bekerülhetnek külön begépelés nélkül Mindemellett vannak olyan rendszerek, melyek meghívóit nem tudja kezelni az egyetemi naptár illetve levelező. Ilyenkor csak értesítő érkezik.

21 Feladatok felvétele Új feladat felvétele a fenti menüsorban található Új feladat ikonra kattintva lehetséges A megjelenő ablakban beállítható a feladat Megnevezése Prioritása Megjelenítésre vonatkozó információk További részletek megadása pontra kattintva az új esemény felvételéhez tartozó űrlap jelenik meg a részletes megadhatóság érdekében Ez a naptárban nem jelenik meg csak a Feladatok menü alatt, de beállítható hozzá ugyanúgy emlékeztető, meghívó illetve anyag csatolható hozzá

22 Feladatok felvétele

23 Feladatok felvétele

24 Nyomtatás, export/import A Naptár, az események, és a feladatok nyomtathatóak is ikonra kattintva kiválasztható, hogy pl. napi, heti, bontásban történjen A Címjegyzékhez hasonlóan a Naptár is importálható és exportálható megfelelő formátumú (ical) fájlból illetve fájlformátumba