S SDA Stúdió kft. Hallgató Oktató

Átírás

1 Dékáni ügyintéző 1. Bejelentkezés Ehhez szükség van az azonosító és a jelszó megadására. Az azonosítót kis- és nagybetűvel is beírhatjuk, a jelszó megadásánál viszont ügyelni kell rá, hogy pontosan úgy írjuk be, ahogyan azt korábban megadtuk. Ügyeljünk rá, hogy ha valamilyen Windows fut a gépen, akkor a megfelelő karakterkészlet legyen kiválasztva! Csak a jogosultságunknak megfelelően enged belépni a rendszer. 2. Egyének lap A rendszerbe való bejelentkezés után a következő kép jelenik meg: Hallgató Oktató Az 1-es ábrán látható Töröl gombra kattintva törölhetjük az általunk kijelölt egyént Egyének adatai Kattintsunk a Bővebb gombra és a következő kép jelenik meg: 3. ábra. Adatlap 1. ábra. Egyének 2.1. Egyének hozzáadása és törlése Az Hozzáad gombra kattintva vihetünk be új egyéneket a rendszerbe. A gomb megnyomása után a következő képet kapjuk: Az Igénylőlap sorszám -ra CTRL+dupla (bal egérgomb) klikkel láthatóvá válik az egyén adóazonosító jele és TAJ száma. Az egyén fényképére való dupla klikkel láthatóvá válik az egyén fényképe, amennyiben fel lett már vezetve a rendszerbe. Az adatok lap alján 5 fül közül választhatunk: Alap Címek Előképzettség Jogosultságok Egyebek Ezek közül az Előképzettség és a Jogosultságok leírásával foglalkozunk Előképzettség 2. ábra. Új egyén felvétele Ahhoz, hogy a rendszerbe bekerüljön a felveendő egyén a pirossal jelölt adatokat mindenképpen meg kell adni. A Következő gombra kattintva kapjuk a Címek lapot. Amennyiben újból a Következő lap -ra kattintunk, megadhatjuk a felveendő egyén jogosultágait. Ezek a következők lehetnek: 4. ábra. Előképzettség 1. oldal

2 A lapon az egyén előképzettségi adatait láthatóak, melyek módosíthatóak illetve bővíthetőek. Törléshez a CTRL++DEL billentyűket kell megnyomni. A program rákérdez a megerősítésre, ha valóban törölni akarjuk a bejegyzést kattintsunk az Ok -ra Jogosultságok 3.1. Aktuális félév 7. ábra. Aktuális félév 5. ábra. Jogosultságok Ezen a lapon állíthatjuk be az egyén jogosultságát, ami lehet hallgató és/vagy oktató. 3. Tanulmányok lap Ezt a fület választva láthatjuk a hallgató aktuális féléveinek tárgyait. Minden egyes tárgynál szerepel a tárgy kódja, neve, hány előadás, gyakorlat, labor van egy héten, hány kredites, és a félévben szerzett bejegyzések a tárgyból. Kiválasztva egy tárgyat, és a Bővebb gombbal belépve a tárgy füzetébe kerülünk (8. ábra). Itt ugyanúgy, mintha más úton kerülnénk ide, a tárgy alapadatai, leírása, a tárgyra járó hallgatók, azon tárgycsoportok, melyekhez a tárgy tartozik, és a tárgy kurzusai láthatók a megfelelő füleket választva, és a megfelelő jogosultsággal ugyanazokat a műveleteket el is végezhetjük. Pl. a Hallgatók fülön a kurzusmódosítást. 6. ábra. Tanulmányok lap A lapon megtekinthetjük illetve módosíthatjuk az egyen tanulmányival kapcsolatos adatait. A lap alján 3 fül közül választhatunk: Képzések Aktuális félév Féléves adatok 8. ábra. Tárgy adatai A Bezár gombbal visszalépve az aktuális félév fülre láthatjuk a további lehetséges funkciókat. Ilyen az Órarend gomb megnyomására megjelenő órarend, melyen a hallgató órabeosztását láthatjuk. A Kurzusok gomb megnyomására a kurzorral kijelölt tárgy kurzusai jelennek meg, ahol esetleg áttehetjük a hallgatót egy másik kurzusra. 2. oldal

3 A Bejegyzések gombbal a következő ablakhoz jutunk: A lapon a hallgatónak módosíthatjuk jegyeit, illetve új jegyeket vihetünk fel. Az Aláírás törlése gomb szolgál az aláírások törlésére. A Módosít gombbal a már bevitt adatokat lehet megváltoztatni, vagy jegyeket vihetünk be. 9. ábra. Bejegyzések Itt írhatunk be a hallgatónak hivatalos bejegyzéseket, amik a hallgató indexénél (adatbázisbeli indexe) meg is jelennek. A bejegyzések lehetséges típusai: általános bejegyzés, diplomaterv eredmény, félévismétlés, szigorlat eredmény, tárgy akkreditáció, záróvizsga. Ezt alul választhatjuk ki egy menüből. Fölötte kiválaszthatjuk, hogy melyik félévre vonatkozik a bejegyzés. A bejegyzés dátumát nem állíthatjuk, az mindig az aktuális dátum lehet csak. Új bejegyzéshez meg kell nyomnunk az Új bejegyzés gombot, ha a fentieket még nem állítottuk be, ezt meg kell tennünk, meg kel írnunk a bejegyzést a bal felső részen elhelyezkedő mezőben, majd megnyomnunk a Felvesz gombot. A jobb oldalon elhelyezkedő nyilakkal lépkedhetünk a félév bejegyzései között. Beírva a kívánt bejegyzéseket a Kilép gombbal léphetünk ki innét Jegybeírás A Jegyek gombra kattintva a következő képet kapjuk: 11. ábra. Érdemjegy bevitele A fent látható lapon adhatjuk meg az indexbejegyzés típusát, majd megadhatjuk az érdemjegyet. Fontos, hogy a jegybeírás típusa a tárgy követelményei alapján történjen Féléves adatok 12. ábra. Féléves adatok Ezt a fület választva a hallgató eddigi féléveit láthatjuk a lezárt eredményekkel és az utolsó nem lezárt félév eredményeit. A fenti listában vannak felsorolva az egyes félévek. Mellettük ott szerepelnek a különböző átlagok. A kurzort valamelyik félévre állítva, alul megjelennek a félévben hallgatott tárgyak, és azok részletes eredményei. Duplán kattintva valamelyik félévre kinyomtathatjuk a féléves adatokat vagy a törzskönyvi adatokat Tárgyfelvétel hallgatók részére 10. ábra. Jegybeírás A hagyományos vagy normál képzésen a TO ügyintéző veszi fel a hallgatók tárgyait, amit a félévben tejesíteniük kell. 3. oldal

4 A kredites képzésen a hallgatói tárgyfelvételt a hallgatók saját maguk végzik, a TO ügyintéző feladata annak elősegítése. Ezért nagyon fontos, hogy a hallgató képzés adatai helyesen legyenek megadva, ellenkező esetben a TO ügyintézőnek javítani kell azokat a sikeres tárgyfelvétel érdekében. Pl. a hallgató jó képzéshez legyen rendelve, tanulmányi lapján a státuszok jól legyenek beállítva, szakirányhoz hozzá legyen a hallgató rendelve, esetleg évfolyam és csoportszám is be legyen írva a rendszerbe. A tárgyfelvétel valójában a hallgatók részére kurzusfelvételt jelent. A tárgyakat előadás, gyakorlat, labor kurzusokban oktatják, a kurzusokhoz oktatók vannak hozzárendelve, meg órarendi adatok. Egy tárgy kurzusának hallgatóhoz rendeléséhez az ügyintézői füzet Egyének lapján jelöljük ki azokat az egyéneket, akiket hozzá akarunk rendelni egy tárgyhoz. A ábrán a hallgatókat egyenként a kockába tett pipa jellel jelölhetünk ki, egy csoportot pedig a hallgatói lista szűkítésével, szűréssel jelölhetjük ki a AJÁT hallgatók közül, és tehetjük át a Kijelöltek közé.(kijelölés: lásd Egyének kijelölése című 9. Fejezetet.). Pl. ha egy tankört jelölünk ki (mondjuk szűréssel), az azért előnyös, mert a tankört egyszerre rendelhetjük hozzá egy gyakorlati kurzushoz. (Tankör kiválasztásához az Egyének paletta Hallgató típusából indulunk ki, majd a Képzés adatok mezőinek kitöltésével az évfolyam, és tankör is beíródik a palettára, ezután a Képzés majd a Kar megjelölése következik. A korábbiakban elmondottak alapján tudjuk a csoport szűrési feltételeit beállítani, és egy legördülő menüből választhatóvá tenni.) Lépjünk a Képzések lapra, majd válasszuk ki azt a képzést, amelyikre a hallgató jár. Lépjünk be a képzés füzetébe ( Bővebb ), váltsunk a Hallgatók fülre (13. ábra). Megjelennek azok a hallgatók, akiket az Egyének füzetben kijelöltünk, és szerepelnek a képzésen. (Képzéshez rendelésről már volt szó.) Itt kijelölhetjük, mely hallgatókat akarjuk egyszerre hozzárendelni a képzés valamely tárgyához. Ha az egyének füzetben csak azokat a hallgatókat tettük a kijelöltek közé, akikkel egyszerre lehet foglalkozni, akkor a Mindet kijelöli gombot használhatjuk, egyébként egyenként válogathatjuk le a hallgatókat. 13. ábra. Képzéshez tartózó kijelölt hallgatók Ha kijelöltük a megfelelő hallgatókat, nyomjuk meg a 2002/03/1-re tárgyak vagy a 2002/03/2-re tárgyak gombot attól függően, hogy melyik félévre akarunk a hallgatóknak tárgyakat felvenni (a gombokon a félévek pontos kiírása látható, a kiírás attól függ, hogy melyik az aktuális és melyik a következő félév.). A kitüntetett gombok közül a megfelelőt használjuk. Ezután megjelennek a felvételre felkínált tárgyak (14. ábra). A felsorolt tárgyak alatti füleken lehet beállítani, hogy a mintatanterv félévei szerint szeretnénk tárgyakat felvenni, szakirány tárgyakból választva vagy a Képzés, vagy az Intézmény tárgyaiból akarunk választani tárgyat; a tárgyak listája alatt fülek találhatók és a jobbra lévő nyilakkal jeleníthetjük meg a vázolt lehetőségeket. Kiválaszthatjuk, hogy a megjelölt tárgy melyik kurzusára akarjuk a hallgatókat felvenni. Megnyomjuk a Tárgy felvétele gombot. Megjelennek a tárgy kurzusai (15. ábra). Beállítjuk a megfelelő kurzusokat a kurzusra való kattintással (előadások, gyakorlatok, laborok), majd megnyomjuk a Feliratkozás a fent kiválasztottakra gombot. 14. ábra. Tárgy felvétele 4. oldal

5 Az adatok megadása után kattintsunk a Képzéshez rendelés gombra. A 16.-os ábrán látható ablakban váltsunk át a Kijelöltek -re, majd a Beirat/Módosít gombra. 15. ábra. Választható kurzusok 4. Egyén képzéshez rendelése Az egyének fülön válasszuk ki azon egyéneket, melyeket be szeretnénk íratni. Az egyének kiválasztása előtt ügyeljünk arra, hogy a kijelölt tároló üres legyen. Lépjünk át a Képzések fülre, majd kattintsunk a Bővebb gombra. Válaszuk a Hallgatók fület: 18. ábra. Beiratkozás féléve Adjuk meg a beiratkozás félévét utána válasszuk a Képzés adatok módosítása fület és ott szintén adjuk meg a megfelelő adatokat. 5. Üzenetküldés Az Egyének fülön kattintsunk az Üzenet gombra. 16. ábra. Hallgató beíratása Kattintsunk a hozzáad gombra: 19. ábra. Üzenetküldés Megadhatjuk a megjelenítés helyét (Internet, program), az üzenet érvényességének időintervallumát és hogy kinek küldjük az üzenetet. 6. Beiratkoztatás 17. ábra. Képzéshez rendelés Az egyének kijelölése után váltsunk a Képzések fülre és kattintsunk a Bővebb gombra. Válasszuk ki a Hallgatók fület és a kijelöltek között megtaláljuk a hallgatókat, akiket be szeretnénk íratni. Jelöljük ki a beirtani kívánt hallgatókat és kattintsunk a Beirat/Módosít gombra. 5. oldal

6 20. ábra. Beiratkozás Kattintsunk a Rendben gombra: 21. ábra. Adatok Az üzenetpanelen megtekinthetjük a beiratkozással kapcsolatos adatokat Félévzárás A félévzárást akkor kell elvégezni, amikor vége van a vizsgaidőszaknak. Előtte be kell írni a jegyeket. A félévzárást általában a szorgalmi időszak megkezdése előtt, legkésőbb a szorgalmi időszak megkezdésekor kell elvégezni, és a tanulmányi osztályi ügyintéző hatásköre. Rajta kívül a Kari adminisztrátor is elvégezheti az ezzel kapcsolatos tevékenységeket. Az adminisztrációs füzet Egyének fülén először ki kell választanunk azokat a hallgatókat, akiknek le akarjuk zárni a félévét, és be kell őket tennünk a Kijelöltek közé. Ezután átváltunk a Képzések fülre, ahol a Bővebb gombbal belépünk abba a képzésbe, amelyre a hallgatók járnak, és ott átváltunk a Hallgatók fülre, ahol a félévzárással kapcsolatos teendőket elvégezhetjük. Itt nyomjuk meg a Félévzárás gombot: A Következő gombbal léphetünk át az egyik hallgató adatairól a másikra. 22. ábra. Félévzárás A felső listában a hallgató eddigi félévei között váltogathatunk. Ha egy félév már le van zárva, akkor tartoznak hozzá archivált adatok. Az élő és archivált adatok között a bal alsó sarokban válthatunk át. A félév státuszát a jobb oldalon állíthatjuk. A középen elhelyezkedő adatokat a program automatikusan számítja, de ha szükséges, kézzel is átírhatjuk őket ez a lezárást végző egyén felelőssége. Az alsó részen a hallgató által a beállított félévben elért eredményeket láthatjuk. Az érdemjegyre ill. a kreditértéke duplán klikkelve állíthatjuk, hogy az egyes eredmények hogyan számítsanak bele a különböző átlagértékekbe. Négy lehetséges beállítás létezik: a sor elején nincs szám, a jegy fekete Ekkor a jegy nem számít bele sem az aktuális félév átlagába, sem a kumulált átlagba. a sor elején 1, a jegy sárga A jegy csak az aktuális félévi átlagba számít bele. a sor elején 2, a jegy zöld A jegy csak a kumulált átlagba számít bele a sor elején 3, a jegy piros A jegy beleszámít a kumulált és az aktuális félévi átlagba is. Amennyiben egy hallgatónak egy tárgyból több eredménye is van, akkor azok egymás alatt jelennek meg fordított időrendi sorrendben. Az ablak alsó részében lévő négyzet kipipálásával állítható, hogy a féléves adatok között megjelenjen-e az addigi szigorlatok átlaga. Erre elsősorban az utolsó félévben a záróvizsgák esetében lehet szükség, amikor az átlagba beleszámít a szigorlatok átlaga is. A középen elhelyezkedő gombok közül a [>>] -ot megnyomva láthatjuk a képzés 6. oldal

7 mérföldköveit. Mérföldkövek alatt azokat a szabályokat értjük, amelyeknek egy félév elfogadásához teljesülniük kell. Ezek közül kiválasztva azt, amelyik szerint vizsgálni szeretnénk a hallgató által teljesített követelményeket, a [\/] gombbal lehozhatjuk a vizsgálandók közé. Majd szintén a [>>] gombbal visszaléphetünk a félévzárás füzetébe. Az Ellenőrzés gombbal megnézhetjük, hogy az itt szereplő adatok, megfelelnek-e a szabályoknak, amiket a mérföldkövek jelölnek ki. Az Átlag gomb megnyomására a program kiszámítja a hallgató különböző átlagait az alsó ablakban végzett jegybeállítások alapján. Az Archivál gombbal érvényesíthetjük a félévzárás eredményeit. képzést, ahova a hallgató jár. A jogcímeket csak rendszeradministrátori jogosultsággal lehet modósítani. A Végrehajt gombra kattintva vihetjük fel az ösztöndíjat Kifizetett tételek listázása Megjegyzés: Ha elrontottunk valamit, még átválthatunk alul az archivált adatokra, és módosíthatjuk őket. Az archiválást célszerű akkor végezni, amikor már meg vagyunk győződve róla, hogy mindent jól vettünk figyelembe. Ha elvégeztük az egyik hallgatóval kapcsolatos teendőket, átválthatunk a következő hallgatóra az alsó gombbal, és neki is elvégezhetjük a félévzárását. Ha az egyének füzetben más hallgatót(-kat) is betettünk a kijelöltek közé, akiknek le szeretnénk zárni a félévét, de a kiválasztott képzés alatt nem jelent meg nekünk a félévi adatlapja, akkor az a hallgató nem szerepel a művelet elején kiválasztott képzésen. Ebben az esetben be kell lépnünk abba a képzésbe, amelyikre a hallgató jár, és ott kell elvégezni ugyanezeket a műveleteket. 7. Ösztöndíj Az Egyének fölön kattintsunk az Ösztöndíj gombra: 24. ábra. Ösztöndíj lista Listát készíthetünk a kifizetési tételekről, a megfelelő adatok megadásával (keresési időintervallum, tételek listázása, listák alanyai): 25. ábra. Kifizetett tételek (kiválasztott hallgató) A kilistázott tételeket a Nyomtatás gombra való kattintással kinyomtathatjuk. Csoportoknak is készíthetünk listát: 26. ábra. Csoportválasztás 23. ábra. Ösztöndíj felvitele A formom ösztöndiíjat vihetünk fel egy vagy a kiválaszott hallgatóknak.válasszuk ki a hallgatót, akinek ösztöndíjat szeretnénk felvinni, adjuk meg a jogímet, az összeget és a Itt választhatjuk ki, hogy mely csoportnak szeretnénk a kifizetett tételeit kilistázni ztornózás A ztornó fület választva a következő formot kapjuk: 7. oldal

8 30. ábra. Igazolások form 27. ábra. Kifizetett tételek sztornózása Válasszuk ki a hallgatók, akinek kifizetett tételét (-eit) sztornózni kívánjuk, írjuk be az összeget majd kattintsunk a Rendben gombra. A gomb megnyomása után az ablak jobb oldalán megjelennek a sztornózás ( Eddigi feldolgozott tételek ) adatai Jogcímek A zűrés fület választva adhatjuk meg a keresési feltételeket, illetve hogy adóigazolást vagy számlát kívánunk nyomtatni: 31. ábra. zűrés A megfelelő szűrési feltételek megadása után válasszuk ismét az Adatok fület. Kattintsunk duplán az ablakra, amivel bevihetjük a befizető adatait. 28. ábra. Jogcímek Ezen a lapon megtekinthetjük a rendszerbe felvitt jogcímeket. Dékáni ügyintéző jogosultsággal nem hajthatunk végre mosósításokat. Az Adatok gombra kattintva megtekinthetjük a felvitt jogcímek adatait: 32. ábra. Befizető adatai Kattintsunk a Rendben gombra és a program automatikusan kitölti az adatokat. Kattintsunk a Nyomtatás gombra. Amennyiben számlát nyomtatunk a következő ablak jelenik meg: 8. Igazolások 29. ábra. Jogcímek adatai Az Egyének lapon kattintsunk az Igazolások gombra és a következő ablak jelenik meg: 33. ábra. zámla nyomtatása Adjuk meg az adatokat majd a Nyomtat gombot választva kinyomtatódik a számla. Igazolás nyomtatásához jelöljük ki az Adóigazolás -t. A 30-as ábrán látható ablakon a Fájl feliratnál választhatjuk ki az igazolás típusát. A megfelelő igazolás típus 8. oldal

9 kiválasztása után kattintsunk a Nyomtatás gombra Ösztöndíj igazolás Válassuk ki az Ösztöndíj igazolás fület. Adjuk meg az igazolás időtartamát majd kattintsunk a Nyomtatás gombra. A hallgató adóazonosító jelét az Egyének lap / Bővebb / Igénylőlap sorszámon CTRL+dupla klikkel kapjuk meg További igazolásfajták Törzskönyvi nyomtatás Tanulói jogviszony (honvédség részére, vizsgán megjelent stb.) IV befizetés Különeljárási díj Oklevél Indexbejegyzések Általános Tárgylista Bankilap 9. oldal