Projektirányítás Kézikönyv 2.sz. MELLÉKLET a Pannon Egyetemre vonatkozóan I. BESZERZÉSEKHEZ KAPCSOLÓDÓ ELŐÍRÁSOK, ELVÁRÁSOK: Minden beszerzési igény teljesítése (kötelezettségvállalás: szerződéskötés, megrendelés, stb ) a Beszerzési Irodán keresztül történik. Minden beszerzési igény a projektmenedzsment jóváhagyásával a Beszerzési Igény formanyomtatvány kitöltésével indítható meg. Ez vonatkozik az áru-készlet-, eszközbeszerzésekre, valamint a szolgáltatások (pl.: képzések szervezése, kutatás-fejlesztéshez kapcsolódó szolgáltatás, kommunikációs tevékenységek, tanulmányok, szakértői díjak, szakmai tanácsadás, rendezvényszervezés, nyilvánosság biztosítása, közbeszerzési eljárások lebonyolítása, könyvvizsgálói tevékenység) igénybevételére is. A számlákon a vevő megnevezésénél minden esetben a Pannon Egyetem Veszprém, Egyetem u. 10. adószám: 15308816-2-19 szerepeljen. Amennyiben a számlán tétel megnevezéseként csak a beszerzett eszköz/szolgáltatás kódszáma kerül feltüntetésre, akkor a teljesítésigazolásban rögzíteni kell a beszerzett eszköz vagy szolgáltatás pontos megnevezését. Külföldről beszerzett eszköz, vagy szolgáltatás esetén fordítás a szerződésről vagy visszaigazolt írásos megrendelőről és a számláról. A számla fordításon szerepelnie kell a számla lényeges tartalmi elemeinek magyar nyelvre történő fordításának (szállító adatai, teljesítés és számlakiállítás dátuma, tevékenység megnevezése, adó alapja, adó mértéke, adómentesség megjelölése - amennyiben ezeket a számla tartalmazza), a fordító aláírásának. Állománybavételi bizonylatok (aláírása és visszajuttatása) postafordultával. Repülőjegy, informatikai eszközök, nyomdai szolgáltatások, irodaszer beszerzése CSAK a Beszerzési Irodán keresztül közbeszerzési eljárás keretében intézhető.
II. SZEMÉLYI ÜGYEK, HR Külföldiek foglalkoztatása: 10/2012. HR Tájékoztató alapján. Alaplevél készítése HR részére (fedezetigazoló: Kontrolling Iroda), mely tartalmazza a pályázat nevét, azonosító számát, témaszámát, pályázatra elszámolni kívánt óraszámot, összeget, alprojekt számát és nevét, valamint egyéb, HR által elvárt adatokat. Személyügyi dokumentumok (kinevezés, kinevezés módosítás) elkészítésének folyamata az alábbi ábra szerint.
Minden HR dokumentumot a projektasszisztens előzetesen átnéz. Minden HR dokumentumot legelőször a projektet felügyelő dékán,piglerné dr. Lakner Rozália hagy jóvá; és a munkavállaló írja alá utoljára. Hozzájáruló nyilatkozat kitöltése: HR kiadhatja a Kontrolling Iroda részére a kinevezéssel kapcsolatos dokumentumokat, valamint a bérkartonokat (amennyiben a kinevezés nem tartalmazza). Kinevezés/kinevezés módosítás esetén havi munkaidő nyilvántartás vezetése és leadása kötelező aláírva, papíron, 2 példányban minden hónap 5. napjáig a projektasszisztens részére. Megbízási szerződés vagy többletfeladat elrendelés esetén szakmai beszámoló + teljesítési igazolás elkészítése és leadása kötelező. Ha valaki munkaidejének 100%-a van projekttevékenységre elszámolva, akkor elég egy munkaköri leírás. Ha valakinek a munkaideje szervezeti egységnél is és projekten is el van számolva, akkor kell külön munkaköri leírás a szervezeti egységnél végzendő munkakörhöz, és projektenként külön-külön munkaköri leírás kiegészítés. Munkaidő nyilvántartás aláírásának folyamata: Munkavállaló Kari felelős Szakmai vezető Projektmenedzser III. UTAZÁSSAL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA Csak másodosztályú tömegközlekedési eszközök, külföldre repülőgéppel történő utazás esetén turista osztályú repülőjegy igénybevétele számolható el. Repülés esetén a transzfer és az illeték is elszámolható Repülőjegy esetén a számla mellé csatolandó a megrendelő (on-line megrendelő), + megrendelés visszaigazolása. A számlákra minden esetben rá kell írni a projekt azonosítóját Külföldi számla, árajánlat esetén fordítás szükséges Csatolni szükséges igazoló dokumentumként az utazásban résztvevő(k) nevét Taxidíj csak nagyon indokolt esetben számolható el (számla szükséges) Parkolási díj: csak a projekthez kapcsolódó adott rendezvény időtartamára vonatkozóan számolható el (alátámasztó dokumentációval kiegészítve)
Autópálya díj: csak a projekt adott eseményhez kapcsolódóan a legrövidebb időszak számolható el Utazás esetén minden esetben kell: kiküldetési utasítás, utazási terv, úti beszámoló o o Szakmai egyeztetés esetén: jelenléti ív, feljegyzés, emlékeztető Konferencia esetén: meghívó, regisztráció, program, előadás, poszter, fotók Saját gépkocsi használatának esetén: belföldi kiküldetési rendelvény, nyilatkozat saját autóról Vonat, távolságbusz, helyi busz esetén is kell számla a menetjegy(ek)ről (hallgatók esetén is) Külföldi előadók útiköltség elszámolása esetén: o Kiküldetési rendelvény, igazolás saját gépkocsival történő utazásról, meghívó (ebben az esetben rá kell írni a rendelvényre, hogy más egyébb juttatásban nem részesül) o Megbízási szerződés tisztelet díj meghatározása olyan összegben, amely tartalmazza a felmerülő összes költséget. Utazással kapcsolatos dokumentáció elkészítésének folyamata: Utazó előkészíti a projekt kiküldetési utasítását, (külföld esetén az intézményi kiküldetési utasítást is), és az utazási tervet. Az előkészített dokumentumokat megküldi a projektasszisztens részére további átnézésre és jóváhagyásra. Utazás Úti beszámolót készít az utazó, melyben szerepeltetni kell azt is, hogy adott utazás hogyan kapcsolódik a projekthez. Az úti beszámolót a kapcsolódó számlákkal és alátámasztó dokumentációval együttesen megküldi az utazó a projektasszisztens számára további ügyintézésre. IV. ÉTKEZÉSSEL SZÁLLÁSAL KAPCSOLATOS KÖLTSÉGEK ELSZÁMOLÁSA A szállásköltségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként ellátás nélkül max. 150 euró; belföldi szállás esetében legfeljebb 15.000 ft (áfa nélkül) mértékű költség számolható el Félpanziós ellátás nem elszámolható, ha van napidíj A számlákra minden esetben rá kell írni a projekt azonosítóját Külföldi számla, árajánlat esetén fordítás szükséges Csatolni szükséges igazoló dokumentumként az étkezésben/szállásban résztvevő(k) nevét
100.000 ft felett kell 3 árbekérő, 3 árajánlat és 1 megrendelő, 1 megrendelés visszaigazoló, számla Szállásköltségek elszámolása esetén vendég-éjszakánként, ellátás nélkül, belföldi szállásnál legfeljebb nettó 15.000 ft, külföldi szállás esetén legfeljebb 150 euro mértékű költség számolható el. Étkezési költség és járulékai csak akkor számolhatók el, ha a kiküldött nem részesül napidíjban. Az étkezés költsége legfeljebb naponta 4.000 ft/fő lehet, de összességében maximum a szállásköltség 50%-a. V. SZÁMLÁS KIFIZETÉSEK FOLYAMATA 1. Ajánlatbekérő nettó 100.000 Ft felett egy időben kiküldött, legalább három, azonos tárgyú, összehasonlítható, összegében egyértelmű, a szerződés tárgya szerinti tevékenységi területen tapasztalattal rendelkező szolgáltatótól írásos ajánlat bekérése nettó 100.000 Ft alatt egy ajánlat bekérése eleendő Papír alapú vagy elektronikus (az elektronikusat is szükséges kinyomtatni) 2. Ajánlat/Ártájékoztató Az ajánlato(ka)t szintén ki kell nyomtatni, mert az alátámsztó dokumentáció részét képezi(k). 3. Megrendelés A bekérő és az ajánlat mellé becsatolandó a Beszerzési Igény kitöltött formanyomtatvány, majd Beszerzési Irodával való egyeztetés. 4. Megrendelés visszaigazolása A szolgáltató írásos formában visszaigazolja a megrendelést. Ezt is ki kell nyomtatni, mert az alátámsztó dokumentáció részét képezi. 5. Számla 6. Utalványlap elkészítése 7. Teljesítési igazolás A megrendelő állítja ki. Fontos a helyes dátum szerepeltetése, valamint egyértelműen jelezni, hogy mely költségsorról kerül elszámolásra a tétel/szolgáltatás. 8. Dokumentum csomag leadása aláírásra a projektasszisztens számára
VI. EGYÉB Valamennyi kötelezettségvállalás (szerződés, megrendelés, kiküldetés, foglalkoztatásra, kinevezésre vonatkozó dokumentum stb.) 1. helyi aláírója a kötelezettségvállaló (aláírásbejelentő karton alapján, a szabályzatban rögzített összeghatárok figyelembevételével). Összeghatárok: Br. 500.000 Ft alatt: szervezeti egység vezető Br. 500.000 Ft 3.000.000 Ft között: dékán Br. 3.000.000 Ft felett: rektor A kötelezettségvállalás csak pénzügyi ellenjegyzéssel, a szerződéskötéssel egy időben tehető meg. A pénzügyi ellenjegyzést megelőzi a fedezetigazolás. A projekt kari felelősei a Pannon Egyetemen Georgikon Kar: Dr. Tóth Zoltán Mérnöki Kar: Dr. Dallos András Műszaki Informatikai Kar: Dr. Mizsey Péter A kari felelősök az adott kar projektben vállalt szerepét és adminiszztrációs feladatait segíti. Kapcsolatot tart a kar, projektben érintett szervezeti egységeivel és a projektmenedzsmenttel, valamint adott kar dékánjával. A munkaidő nyilvántartásokat adott kar kari felelőse is aláírja! A szakmai megbeszélésekről, egyeztetésekről minden esetben szükséges jelenléti ívet és feljegyzést/emlékeztetőt készíteni! Amelyet kérünk a havi beszámolók során alátámasztó dokumentumként felölteni. MEGJEGYZÉS: A melléklet az előrehaladó munka alapján szerzett tapasztalatok, a változó intézményi szabályzatok és előirásoknak megfelelően módosulhat!